UF0033.

Aprovisionamiento y almacenaje en la venta

UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta 1

 Índice
• INTRODUCCIÓN...............................................................................

• UNIDAD DIDÁCTICA 1. Caja y terminal punto de venta..................

1.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta

1.1.1. Funcionamiento..............................................................................

1.1.2. Características..................................................................................

1.2. Sistemas tradicionales...................................................................................

1.2.1. Caja registradora..............................................................................

1.2.2. Datáfono..........................................................................................

1.3. Elementos y características del TPV..........................................................

1.4. Apertura y cierre del TPV...........................................................................

1.5. Escáner y lectura de la información del producto...................................

1.6. Otras funciones auxiliares del TPV............................................................

1.7. Lenguajes comerciales: codificación de la mercancía, transmisión

electrónica de datos (sistema EDI u otros)...............................................

1.8. Descuentos, promociones, vales en el TPV..............................................

1.9. Utilización del TPV (terminal punto de venta)........................................

RESUMEN.........................................................................................

AUTOEVALUACIÓN........................................................................

• UNIDAD DIDÁCTICA 2. Procedimientos de cobro y pago de las

2 UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta

 operaciones de venta.............................................................................

2.1. Caracterización de los sistemas y medios de cobro y pago....................

Datos del autor

2.1.1. Efectivo............................................................................................
Patricia Blanco Rivas es Diplomada en Gestión y Administración Pública
por la Universidad de Vigo. y domiciliación bancaria........................................
2.1.2. Transferencia
Desde el año
2.1.3. 2005desecrédito
Tarjeta ha dedicado
y débito.a............................................................
la docencia, impartiendo acciones
formativas relacionadas con la gestión, el marketing y la prevención de riesgos
laborales2.1.4. Pago contraempresas
en las principales reembolso. de..................................................................
formación de la Comunidad Autónoma
de Galicia.
2.1.5. Pago mediante teléfonos móviles, u otros..................................
En año 2007 realiza el CAP por la Universidad de Vigo, formación que
2.1.6. enMedios
cumplimenta de pago
el año 2010 con online
la acción y seguridad
formativadel comerciodeelectrónico.
“Formador formadores”
en dónde accede a conocimientos relacionados con la elaboración de contenidos
2.2. Losy justificantes
didácticos la formaciónde e- pago. .............................................................................
learning.

En la2.2.1. El recibo:
actualidad, elementos
combina y características.
su profesión de docente ..........................................
con la elaboración de
contenidos didácticos
2.2.2. adaptados
Justificante a diferentes niveles formativos.
de trasferencias...........................................................

2.3. Diferencias entre factura y recibo...............................................................

2.3.1. Obligaciones para el comerciante y establecimiento comercial

2.4. Devoluciones y vales....................................................................................

2.4.1. Normativa........................................................................................

2.4.2. Procedimientos internos de gestión.............................................

2.5. Registro de las operaciones de cobro y pago............................................

2.6. Arqueo de caja...............................................................................................

2.6.1. Concepto y finalidad.......................................................................

2.7. Recomendaciones de seguridad e higiene postural en el TPV...............

RESUMEN.........................................................................................

UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta 3

 Ficha
Aprovisionamiento y almacenaje en la
venta. Comercio y marketing

1ª Edición
Certia Editorial, Pontevedra, 2013

Autor: Patricia Blanco Rivas

Formato: 170 x 240 mm • 85 páginas.

Aprovisionamiento y almacenaje en la venta. Comercio y marketing.

No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su

tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier
medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos,
sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.
Derechos reservados 2013, respecto a la primera edición en español, por
Certia Editorial.

ISBN: 978-84-16019-09-0
Depósito legal: PO 602-2013
Impreso en España - Printed in Spain

Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico

citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos
establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y
omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones
pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

Fuente fotografia portada: MorgueFile, autoriza a copiar, distribuir,

comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.
 Familia profesional: COMERCIO Y MARKETING

Área profesional: Compraventa

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (COMV0108)

ACTIVIDADES DE VENTA (RD 1377/2008, de 1 de Agosto)
 Índice

• INTRODUCCIÓN............................................................................... 11

• UNIDAD DIDÁCTICA 1. Gestión de stocks e inventarios................. 13

1.1. Características y conservación de productos:...........................................15

1.1.1. Condiciones de conservación de productos...............................15

1.1.2. Cualidades básicas...........................................................................17

1.1.3. Productos especiales. Normativa aplicable.................................18

1.1.4. Embalaje y conservación...............................................................19

1.2. Clasificación de stocks: clasificación ABC................................................19

1.3. Rotación de productos: concepto...............................................................20

1.3.1. Ruptura de stocks: repercusiones comerciales...........................20

1.3.2. Stock de seguridad: concepto y cálculo.......................................21

1.3.3. Stock óptimo: concepto y cálculo................................................21

1.3.4. Periodicidad y métodos a punto de pedido.................................22

1.4. Inventario.......................................................................................................22

1.4.1. Finalidad...........................................................................................23

1.4.2. Principios y métodos de valoración de inventario: LIFO y

FIFO.................................................................................................23

1.4.3. Inventario físico y contable...........................................................24

1.5. La pérdida desconocida: concepto y causas..............................................25

7
 1.6. Gestión del aprovisionamiento...................................................................25

1.6.1. Conceptos básicos. Entradas y salidas.........................................26

1.6.2. Fichas de almacén...........................................................................26

1.6.3. Registro de información: etiquetas de productos......................28

1.6.4. Codificación y trazabilidad............................................................28

1.7. Control de inventarios..................................................................................29

1.7.1. Ratios de control de stock.............................................................29

1.8. Innovaciones tecnológicas...........................................................................31

1.8.1. Herramientas informáticas para la gestión del almacén:

hardware y software........................................................................31

RESUMEN......................................................................................... 35

AUTOEVALUACIÓN........................................................................ 37

• UNIDAD DIDÁCTICA 2. Almacenaje y distribución interna de

productos.............................................................................................. 41

2.1. El almacén: concepto y finalidad................................................................43

2.2. Proceso organizativo del almacenamiento de productos........................45

2.2.1. Sistemas de almacenaje...................................................................45

2.2.2. Bloques apilados..............................................................................45

2.2.3. Sistema convencional.....................................................................46

2.2.4. Sistema compacto...........................................................................47

2.2.5. Sistema dinámico............................................................................48

8
 2.3. Criterios de almacenaje................................................................................49

2.3.1. Tipos.................................................................................................49

2.3.2. Ubicación.........................................................................................50

2.3.3. Apilamiento......................................................................................51

2.3.4. Ventajas e inconvenientes..............................................................51

2.4. Distribución interna y plano del almacén..................................................52

2.5. Seguridad y prevención de riesgos en el almacén....................................57

2.5.1. Actuación en caso de accidentes..................................................57

2.5.2. Medidas de seguridad e higiene....................................................60

2.5.3. Recomendaciones en el almacén comercial: manual de

seguridad...........................................................................................61

RESUMEN......................................................................................... 63

AUTOEVALUACIÓN........................................................................ 65

• EJERCICIOS........................................................................................ 71

• EVALUACIÓN FINAL........................................................................ 73

• BIBLIOGRAFÍA/WEBGRAFÍA......................................................... 81

9
 Introducción

Es importante estudiar los sistemas de almacenaje, puesto que gracias ellos

se pueden aprovechar bien las mercancías y realizar gestiones correctas de stock,
así como una gestión eficiente.

La gestión de stock es fundamental para conocer cuáles son las pérdidas

reales de los almacenes y poder gestionar las existencias de forma eficiente. Cabe
destacar el conocimiento de los modelos FIFO y LIFO de gestión de stocks.

Las empresas deben realizar dos inventarios anuales; normalmente, éste debe
coincidir con el cierre del año fiscal. Gracias al inventario se puede conocer cuáles
son las existencias reales que tiene un almacén y cotejarlas con los registros de
las mismas para saber si ha habido errores en el registro, robos, desperfectos, etc.

Es importante que las empresas realicen una gestión de aprovisionamiento

en el almacén para controlar aspectos de éste tales como, por ejemplo, la
gestión de las entradas y salidas de mercancía, la rotura de existencias, los
desperfectos, la documentación relativa a cada operación, etc. Para la gestión de
aprovisionamiento es necesario apoyar tales tareas con sistemas de hardware y
de software adaptados a las circunstancias del almacén, así como a su estructura
interna.

Los almacenes son aquellos lugares en los que se guardan los productos
o servicios para ser distribuidos posteriormente. Existen distintos tipos de
almacenes y este factor depende, principalmente, del tipo de producto que se
almacenará en el mismo.

Para una optimización del espacio de los almacenes, es necesario realizar un

estudio de los metros cuadrados y cúbicos disponibles para colocar la mercancía
de la forma más eficiente, ahorrando espacio y, por consiguiente, dinero.

Por último, cabe destacar la prevención de los riesgos laborales en los

almacenes: los operarios deben recibir los conocimientos básicos para saber
actuar en caso de accidente.

UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta 11

 Unidad

Gestión de stocks e inventarios

1
• Contenido
1.1. Características y conservación de productos:

1.2. Clasificación de stocks: clasificación ABC

1.3. Rotación de productos: concepto

1.4. Inventario

1.5. La pérdida desconocida: concepto y causas

1.6. Gestión del aprovisionamiento

1.7. Control de inventarios

1.8. Innovaciones tecnológicas

• Resumen
• Autoevaluación

UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta 13

 D entro de todo el engranaje del funcionamiento de los almacenes tiene
especial relevancia la gestión de stocks y los inventarios ya que, gracias a este tipo
de gestión, los empresarios no tienen una serie de pérdidas por la depreciación
de los productos o por su caducidad. A lo largo de esta unidad didáctica vamos
a estudiar los aspectos más relevantes de los stocks y los inventarios, así como de
almacenamiento en general.

1
.1. Características y conservación de productos
La conservación es el proceso a través del cual se manipulan los productos
de tal forma que se evite o ralentice su deterioro. Esto suele lograrse evitando el
crecimiento natural de los productos, así como su exposición a ciertas sustancias
y retrasando la oxidación de las grasas que provocan su deterioro.

1.1.1. Condiciones de conservación de productos

Es importante conservar los productos para que éstos tengan una vida útil
más duradera; además, se conservan para evitar daños en los trabajadores y en la
sociedad en general.

UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta 15

 Se pueden conservar todo tipo de productos, aunque, a priori, relacionemos la
conservación con los productos alimenticios. A continuación vamos a enumerar
algunos de los productos que se conservan por razones preventivas:

• Productos alimenticios.

• Maquinarias de trabajo.

• Equipos de oficina.

• Equipos de seguridad.

Los principales métodos y técnicas de conservación son:

• Mediante el calor, ya que éste destruye la mayoría de gérmenes. Las

formas más utilizadas son:

a) La pasteurización. A través del calor se destruyen microrganismos

patógenos. Se utilizará un tipo de temperatura diferente para cada
producto.

b) Esterilización. Se realiza la esterilización por el vapor de agua a

presión. Se suele utilizar para instrumental que va a estar en contacto
con el cuerpo humano.

c) Ebullición (100ºC). Se realiza mediante la cocción de más de cinco

minutos y los gérmenes no sobrevivirán. Este método se utiliza para
alimentos, pero también para lavar productos o ropas.

d) Uperización (UHT). La uperización consiste en una esterilización

sometida a una corriente de vapor de agua recalentado y normalmente
se utiliza para conservar productos como la leche.

• Mediante el frío se aumenta la vida útil de los ciertos productos y se

reduce la velocidad de crecimiento de los gérmenes. Las formas más
utilizadas son:

a) Refrigeración. Se mantiene el alimento a bajas temperaturas sin

llegar a la congelación.

b) Congelación. Los productos se ponen a temperaturas inferiores a 18

16 UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta

 grados.

c) Ultracongelación. Se somete el alimento a una temperatura entre -35

y -150 grados durante breve periodo de tiempo.

• Por deshidratación:

a) Secado. Es una pérdida de agua parcial en condiciones ambientales

naturales o bien con una fuente de calor suave y corrientes de aire.

b) Concentración. Se elimina parcialmente el agua en alimentos

líquidos.

c) Liofilización: Es la desecación de un producto que anteriormente ha

sido congelado a través de una sublimación del hielo al vacío.

• Mediante aditivos de origen natural o bien de origen industrial

debidamente autorizados.

• Por irradiación. Consiste en la aplicación de radiaciones ionizantes bajo

un estricto control.

• Conservación química, basada en la adición de sustancias que actúan

modificando químicamente el producto, por ejemplo disminuyendo el
pH.

1.1.2. Cualidades básicas

A continuación vamos a enumerar las cualidades básicas de conservación de
productos:

• Orden y limpieza.

• Formación del personal que manipula los productos.

• Organización en los espacios en los que se almacenan los productos.

• Evitar las contaminaciones cruzadas (sobre todo en alimentos); los

productos no deben mezclarse con otros productos, para evitar las
contaminaciones.

UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta 17

 1.1.3. Productos especiales. Normativa aplicable
La normativa aplicable a los productos especiales la podemos encontrar en
el Real Decreto 379/2001, de 6 de abril, por el que se aprueba el Reglamento
de almacenamiento de productos químicos y sus instrucciones técnicas
complementarias MIE APQ-1, MIE APQ-2, MIE APQ-3, MIE APQ-4, MIE
APQ-5, MIE APQ-6 y MIE APQ-7.

Es necesario establecer una serie de condiciones de seguridad de las

instalaciones de almacenamiento, carga, descarga y trasiego de productos
especiales, siendo éstos, como norma general, productos químicos. Las
condiciones específicas para productos especiales se aplicarán a las instalaciones
de nueva construcción, así como a las ampliaciones o modificaciones de las
existentes, y no serán aplicables a los productos y actividades para los que existan
reglamentaciones de seguridad industrial específicas, que se regirán por ellas.

Quedan excluidos de la aplicación del Real Decreto antes citado los

almacenamientos de productos químicos de capacidad inferior a la que se indica
a continuación:

1. Sólidos fácilmente inflamables: 1.000 kg.

2. Sólidos tóxicos: clase T+, 50 kg; clase T, 250 kg; clase Xn, 1.000 kg.

3. Comburentes: 500 kg.

4. Sólidos corrosivos: clase a, 200 kg; clase b, 400 kg; clase c, 1.000 kg.

5. Irritantes: 1.000 kg.

18 UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta

 6. Sensibilizantes: 1.000 kg.

7. Carcinogénicos: 1.000 kg.

8. Mutagénicos: 1.000 kg.

9. Tóxicos para la reproducción: 1.000 kg.

10. Peligrosos para el medio ambiente: 1.000 kg.

1.1.4. Embalaje y conservación

Se denomina embalaje a la utilización de distintos instrumentos para proteger
y transportar los productos. Una de las principales funciones de embalaje es
la conservación de los productos en todo el sistema de gestión de almacén.
En definitiva, embalaje es todo aquel envoltorio que acompaña y protege al
producto intrínseco desde el momento de la producción hasta su consumo.

Debemos tener en cuenta que el embalaje se apoya de envases, que son

los materiales de cualquier naturaleza que se utilizan para contener, proteger,
manipular, distribuir y presentar mercancías, desde materias primas hasta artículos
acabados, en cualquier fase de la cadena de fabricación, distribución y consumo.
Se considerarán también envases todos los artículos desechables utilizados con
este mismo fin. Dentro de este concepto se incluyen únicamente los envases
de venta o primarios, los envases colectivos o secundarios y los envases de
transporte terciarios. Se consideran envases industriales o comerciales aquellos
que sean de uso y consumo exclusivo en las industrias, comercios, servicios o
explotaciones agrícolas y ganaderas y que, por tanto, no sean susceptibles de
uso y consumo ordinario en los domicilios particulares. Solo podrán utilizarse
aquellos envases que estén autorizados mediante normativa.

1
.2. Clasificación de stocks: clasificación ABC
El método de clasificación ABC consiste en efectuar un examen de los
inventarios creando capas de inversión o categorías, con el fin de lograr un
mayor control y atención sobre los inventarios que, por su número, merecen

UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta 19

 una vigilancia y atención permanente. El establecimiento de los inventarios es
necesario para instaurar tres grupos o secciones, siendo éstos A, B y C. Los
grupos deben establecerse con base al número de partidas y su valor. En la
clasificación se establece que:

1. En el grupo A se incluyen los artículos más relevantes, de los que existen

menos existencias, pero que tienen un valor importante.

2. En el grupo B están los artículos que tienen un número más de existencias

que los anteriores, pero menos valor.

3. En el grupo C están aquellos que tiene más presencia en el almacén, pero

cuyo valor es inferior.

Las características principales de estos sistemas incluyen:

1. Se base en una colocación previamente establecida dentro de un almacén.

2. Inspección visual de bajadas de inventario.

3. Existen lugares en dónde se colocan las existencias con más salida y otros
en dónde se ubican las que reservas.

1
.3. Rotación de productos: concepto
La rotación de productos en un almacén es el sistema a través del cual las
existencias van entrando y saliendo a un ritmo determinado, para ser servidos
a los distribuidores o consumidores finales. A lo largo de este punto vamos a
estudiar las principales características de la rotación de los productos.

1.3.1. Ruptura de stocks: repercusiones comerciales

La rotura de stocks es aquel sistema que incluye el conjunto de costes por
la falta de existencias y que no serán absorbidos por la producción del proceso,
sino que irán a parar directamente al estado de resultados.

20 UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta

 A la hora de diseñar la ruptura de stocks hay que tener en cuenta las siguientes
características:

1. Disminución del ingreso por venta.

2. Incremento de gastos de servicio.

3. Planificación de reaprovisionamiento.

Ruptura de stocks
• Disminución del ingreso
• Incremento de los gastos

1.3.2. Stock de seguridad: concepto y cálculo

Las empresas deben disponer, dentro de sus almacenes, de un sistema de
gestión de stocks adecuado a las necesidades, teniendo que ser previsores y
mantener un stock de seguridad. La determinación de los stocks de seguridad
viene dada, en primer lugar, por la precepción del mercado y por el grado de
servicio que una empresa esté dispuesta a ofrecer. Por ejemplo, si se prevé y se
confía en que un equipo de fútbol gane una competición, se debe tener un gran
stock de seguridad si se quiere servir a los clientes en ese momento determinado.
Por este motivo, las empresas deben fijar el nivel de servicio (el servicio que
están dispuestos a ofrecer), expresado como porcentaje de servicios sin rupturas
de stocks. El Stock de seguridad se calcula:

Stock de Seguridad = NS*LD*MAD

En donde el NS es e nivel de servicio, LD es la plazo de entrega previsto

para la entrega y MAD es la desviación media absoluta, que es la diferencia ente
la demanda real y la demanda pronosticada.

1.3.3. Stock óptimo: concepto y cálculo

El stock óptimo está formado por los productos que permiten cubrir

UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta 21

 las previsiones ideales de ventas al mismo tiempo que consigue una mejor
rentabilidad almacén-capital invertido. Para calcularlo es necesario aplicar el
método Wilson, que tiene como objetivo determinar el volumen o la cantidad de
pedido que se quiere realizar, de tal manera que optimice el sistema de gestión
de inventarios.

El modelo de Wilson determina que el pedido óptimo es aquel que minimiza

los costes de gestión de inventarios. Con el modelo de Wilson se intenta
determinar el volumen óptimo de pedido que suponga unos costes de gestión
totales mínimos, es decir, los costes de pedido más los costes de mantenimiento
sean mínimos.

1.3.4. Periodicidad y métodos a punto de pedido

La reposición de los stocks se produce antes de que se produzca el
desabastecimiento evitando la rotura de stocks. Denominamos punto de pedido
al momento en el que se ha llegado a un nivel de existencias que permite cubrir
la demanda durante el plazo de entrega emitiendo un pedido. En definitiva,
podemos explicar el punto de pedido como aquel que se define como el nivel de
existencias que obligan a emitir un pedido de reposición.

El punto de pedido se calcula por el stock mínimo más la cantidad que se

necesita para cubrir el consumo previsto durante un intervalo de tiempo que
media entre la emisión del pedido y la entrega del material por el proveedor.

1
.4. Inventario
Podemos definir el inventario como aquella relación ordenada de bienes y
existencias de una organización o empresa en una fecha concreta. En definitiva,
es la relación de los bienes materiales, contables y derechos pertenecientes a una
persona o entidad, hecha con orden, claridad y transparencia.

Desde el punto de vista de contabilidad, un inventario es una relación

detallada de las existencias materiales ubicadas en el activo que tiene que mostrar
el número de unidades en existencia, la representación de los artículos, los

22 UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta

precios unitarios, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del
inventario.

1.4.1. Finalidad
La principal finalidad del inventario es gestionar y controlar las existencias
de una empresa u organización para minimizar gastos ocasiones del almacenaje;
además, se reducen las roturas de las mercancías y atiende en todo momento a
la demanda de los clientes. Realizando una gestión adecuada de los inventarios
se reduce el riesgo de rotura de las existencias y se minimizan los costes de
mantenimiento, sabiendo en todo momento el número de existencias que están
a disposición de los clientes y usuarios.

1.4.2. Principios y métodos de valoración de inventario: LIFO

y FIFO
Los métodos de valoración de inventarios más conocidos son el LIFO (last
in, firts out) y el FIFO (firts in, firts out), que vamos a estudiar a continuación.

El método FIFO significa primera entrada, primera salida. Es un sistema

óptimo para almacenar los productos pereceros, que deberán ser colocados de
manera que los primeros que han entrado en el almacén sean los primeros en
salir, puesto que son los que antes van a caducar. Una de las formas de entender
perfectamente este sistema es a través de silos de almacenaje, en los cuales la
mercancía se coloca por arriba y se suministra por abajo.

Entrada

Salida

UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta 23

 El sistema LIFO significa que el último producto en entrar será el primero
en salir. Este sistema se utiliza para productos no pereceros.

1.4.3. Inventario físico y contable

A través del inventario se verifica la existencia de las mercancías de una
empresa, contabilizando cada una de las existencias existentes.

Podemos definir el inventario contable como la relación ordenada de bienes y

existencias de una organización a una fecha determinada. Se determina mediante
una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías dentro
del almacén de la organización.

En el inventario físico, los profesionales que lo realizan contabilizan cada

uno de los productos; éstos tienen que ser cotejados con los sistemas de registro.
De esta manera, se podrá comprobar qué mercancías han sufrido roturas, cuáles
se han perdido o robado, etc. El inventario físico se debe realizar dos veces al
año. Normalmente, debe coincidir con el cierre del período fiscal, para efecto
del balance contable. Se debe hacer el inventario físico por las siguientes razones:

• Permite verificar las diferencias existentes entre los registros manuales o

informáticos y las existencias reales del almacén.

• Se puede verificar económicamente las diferencias entre los registros

contables y las existencias reales.

• Es importante para conocer el valor total de las existencias para efectos

de los balances.

El inventario físico se fundamenta en dos razones:

• Cumple las exigencias fiscales, ya que los resultados del inventario deben
estar registrados en los libros contables.

• Satisface la necesidad contable.

24 UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta

1
.5. La pérdida desconocida: concepto y causas
Podemos definir la pérdida desconocida como la diferencia entre el valor de
una mercancía recibida y el valor que finalmente alcanza la mercancía atendiendo
a la cifra de ventas que la empresa ha recaudado. Lo normal es que la mercancía
se venda a un precio superior al que se ha adquirido, pero no siempre sucede
así y los almacenes tienen que asumir una serie de pérdidas que hay que evitar
en lo posible. En definitiva, podemos definir la pérdida desconocida como la
diferencia entre los stocks teóricos que tiene un almacén y los stocks reales. Estas
pérdidas tienen su origen en tres causas principales:

• Hurto externo, provocado por personas ajenas a la empresa.

• Hurto interno, producido por los empleados de la propia empresa o

personas relacionadas laboralmente con la empresa.

• Errores de gestión, derivados de fallos de gestión no intencionados

como, por ejemplo, el error al anotar el precio de un producto.

Las empresas deben crear protocolos para evitar la pérdida desconocida ya

que, a lo largo de un año, se pierden miles de euros por esta causa, siendo unas
pérdidas que las empresas tienen que asumir.

1
.6. Gestión del aprovisionamiento
Las empresas, como norma general, producen bienes y servicios. Para
la realización de los bienes y servicios necesita de una serie de factores de
producción y entre ellos se encuentran las existencias necesarias para la actividad
de la empresa. La obtención y gestión de esas existencias forma la función de
aprovisionamiento. A continuación estudiaremos los datos y conceptos más
importantes de la gestión del aprovisionamiento empresarial.

UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta 25

 1.6.1. Conceptos básicos. Entradas y salidas
El departamento de aprovisionamiento tiene dos funciones fundamentales
dentro de la gestión de aprovisionamiento, que son:

• Gestión de las compras. Se encarga de realizar todas las compras de

productos y mercaderías que se requieren para la producción o
comercialización del mismo. Esta función debe valorar aspectos como:

1. El coste de las mercaderías.

2. La calidad de los productos.

3. Los plazos de entrega y la seriedad en el cumplimiento de la entrega

de las mercancías.

4. Las facilidades de pago.

5. Los posibles descuentos por pronto pago.

6. Los servicios posventa.

• Gestión de inventarios. Se encarga de la organización de las existencias

que permanecen en stock. Contempla variables tales como:

1. La determinación de la cantidad de las existencias que se han de

mantener para cubrir las necesidades de la producción.

2. La garantía de un ritmo de pedidos adecuado.

3. La organización del espacio físico del almacén en el que se van a

apilar las existencias, de forma que el almacenamiento se realice
en óptimas condiciones para evitar mermas, roturas y gastos
innecesarios.

1.6.2. Fichas de almacén

La ficha de almacén es el documento contable a través del cual se registran
todos los movimientos de existencias que tienen lugar en el almacén durante un
período de tiempo determinado. En la ficha de almacén se deberán registrarse,
entre otros datos:

26 UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta

 • El desglose de las existencias iniciales.

• La entrada de mercancías en el almacén.

• El precio de adquisición de las mercancías.

• El precio de coste de las mercancías.

A continuación vamos a ver un ejemplo de una ficha de almacén:

Fecha Producto Proveedor Coste Grados Transporte Otros

UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta 27

 1.6.3. Registro de información: etiquetas de productos
El etiquetado de los productos es obligatorio y en él deben costar todos
sus datos. Una de las funciones más importantes del etiquetado es identificar el
garante del producto, que puede ser el fabricante, el distribuidor, el vendedor, el
importador o incluso el marquista. Los datos de la etiqueta son muy importantes
y se debe contener:

• El nombre del producto.

• La identificación del responsable del producto, es decir, la entidad a la

que se le puede reclamar en caso de daños a terceros.

• Las instrucciones de uso de los mismos.

En la gestión de almacén es muy importante el etiquetado para la identificación

de los distintos productos. Normalmente, las etiquetas llevan códigos de barras
y, si no es así, éstos deberán ser creados por los responsables de los almacenes. El
etiquetado es crucial para realizar una buena gestión, ya que en él se contendrán
datos relativos al almacenaje, ubicación del producto en el almacén, fecha de
entrada, caducidad, etc.

El sistema de etiquetado funciona cuando estamos hablando de sistemas de

gestión de almacén que se realicen mediante un software.

1.6.4. Codificación y trazabilidad

Podemos definir la trazabilidad como el conjunto de acciones y tecnologías
que permiten rastrear todo el recorrido de los productos desde el nacimiento de
los mismos hasta el origen final, es decir, la entrega al consumidor. En definitiva,

28 UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta

podemos definir la trazabilidad como la reconstrucción de la historia de los
productos.

El sistema de trazabilidad es importante para ciertos productos, sobre todo

aquellos alimentarios o que pueden tener repercusión en la salud del consumidor
final, como los alimentos en los sistemas de garantías de calidad y seguridad al
consumidor y en el cumplimiento de las normativas de defensa del consumo
aplicado por los diferentes países.

La obligación de establecer sistemas de trazabilidad para ciertos productos

viene establecida en el Reglamento CE 178/2002 de la Unión europea, a través
del cual se establece la obligatoriedad de la trazabilidad para los productos
agroalimentarios, definiendo la trazabilidad como «aquel conjunto de acciones y
procedimientos técnicos que permiten identificar y rastrear cada alimento, desde
su nacimiento, transformación, producción y almacenaje hasta su distribución,
brindando con ello información que es considerada de valor para el consumidor».

Debemos tener en cuenta que la trazabilidad se aplica también en logística

con el objetivo de diseñar las cadenas más profesionales desde la producción
hasta el consumidor final en el transporte, almacenaje, distribución, etc. La
forma de establecer un sistema de trazabilidad apropiado es crear códigos en los
que se presente toda la información de los productos. Un producto, desde su
nacimiento, debe estar codificado, y cada uno de los pasos que se realicen debe
estar perfectamente registrado.

1
.7. Control de inventarios
En la gestión de los almacenes tiene especial relevancia el control de
inventario, ya que a través de éste se podrán establecer sistemas para conocer
las pérdidas de productos y el porqué de las mismas. Es importante conocer los
ratios de control de stock, que estudiaremos a continuación.

1.7.1. Ratios de control de stock

Es necesario que en el control de inventarios se tenga en cuenta las técnicas

UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta 29

 de previsión de demanda y el análisis de los costes. Ambos datos se tienen
que tener en cuenta para establecer un sistema de producción eficiente. Para
controlar la gestión de stocks, el responsable del almacén debe contar con
una serie de medidas y de ratios de control que se establezcan para conocer
cuánta mercancía es necesaria en el almacén, sobre todo, en períodos de tiempo
determinados.

Las magnitudes objeto de medida las podemos agrupar en las siguientes

categorías:

• Existencias.

• Movimientos.

• Rotación.

• Cobertura.

• Recursos.

La medida de existencias es la cuantificación del activo circulante de que se

dispone en cada momento o en determinados momentos de la actividad de la
empresa. Podemos distinguir los siguientes tipos de existencias:

• Existencias semanales.

• Existencias mensuales.

• Existencias anuales o del ejercicio contable.

Las existencias se pueden medir en unidades físicas o en unidades monetarias.

La medición de los movimientos del circulante, es decir, de las entradas y

salidas de mercancías, es otro aspecto fundamental del control de inventarios,
que requiere la utilización de herramientas informáticas de apoyo para conseguir
una mejor gestión. Las entradas y salidas pueden medirse pedido a pedido.

El ratio o tasa de rotación es otra magnitud, en este caso relativa, fundamental

para el control de los inventarios que relaciona las salidas con las existencias. La
rotación se puede definir como la salida de las existencias, teniendo en cuenta
cada cuánto tiempo salen las mismas del almacén.

30 UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta

 Los ratios de control de stock son una de
las principales herramientas para establecer
la entrada y salida de las mercancías del
almacén

1
.8. Innovaciones tecnológicas
El avance de las nuevas tecnologías permite que la gestión de los almacenes
y, en especial, la gestión de existencias y de stocks, sean mucho más sencillas,
cómodas y eficientes. A lo largo de este punto analizaremos las herramientas
informáticas para la gestión del almacén, es decir, el hardware y software.

1.8.1. Herramientas informáticas para la gestión del almacén:

hardware y software
Entre los dispositivos de hardware (parte física de los ordenadores) que
más se utilizan en los almacenes se encuentran los terminales portátiles, los
ordenadores de mesa, los mini portátiles y las PDA. Gracias a las nuevas
tecnologías se pueden desarrollar sistemas de software (parte no física de los
ordenadores) para mejorar la gestión de los almacenes y obtener una serie de
ventajas tales como, por ejemplo:

• Una eficiencia mucho mayor en la gestión de las tareas más repetitivas del
almacén, tales como, por ejemplo, el registro de existencias, la salida de
las mismas, etc.

• El control real que se invierte en cada trabajo, pudiendo establecer

sistemas de productividad a través de los cuales se pueda estimar el
tiempo que cada operario debe invertir en las diferentes tareas.

• La creación de sistemas de voz que agilicen las tareas de gestión de

los almacenes. Por ejemplo, cuando un operario está recogiendo un
pedido, como norma general, tiene que consultar la hoja de pedidos en el
ordenador o en la hoja impresa. En la actualidad, existen sistemas de voz

UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta 31

 que pueden agilizar la tarea, es decir, que en vez de coger la información
los operarios podrán recibirla a través de unos auriculares; de esta manera,
sus manos quedarán libres para realizar mayores tareas. Normalmente,
este tipo de tareas incrementan la productividad, al menos, un 10%.

• Reducción de errores gracias a los nuevos sistemas de software.

• Mayor rapidez a la hora de elaborar las tareas de almacén.

• Ahorro del papel, ya que los sistemas de software se pueden leer

directamente desde terminales de hardware sin necesidad de realizar
impresiones de papel.

Los almacenes de grandes dimensiones necesitan establecer sistemas de

radiofrecuencia para interactuar con el operario mediante la voz y que éste se
integre con la gestión de aprovisionamiento, para ofrecer a las empresas de
distribución una solución que integre y aproveche la tecnología disponible.
Las principales funcionalidades obtenidas a partir del establecimiento de esta
solución en una compañía son, principalmente, las siguientes:

1. El tratamiento de la información generada podrá ser consultada a través

de la red, es decir, que el usuario final podrá hacer uso de ella donde,
cuando y como lo desee.

2. Permite guiar y gestionar la preparación de las mercancías y el trabajo

de los operarios de almacén, minimizando recorridos y optimizando el
servicio al cliente.

3. Contempla las funciones necesarias para que pueda ser integrado con
cualquier sistema automático del almacén.

4. Dispone de tres niveles de conversación con el operario; uno básico con

completas explicaciones de cada instrucción, otro normal y, finalmente,
uno avanzado con escuetas instrucciones.

5. Permite una fácil integración en tiempo real con el software de gestión

central que pueda existir en la empresa.

6. Es altamente parametrizable, por lo que está concebido como un puzle

de piezas que se interrelacionen entre sí para proveer al cliente de la
solución deseada.

32 UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta

7. Finalmente, su concepción permite una rápida implantación, habilitando
al usuario la interfaz más sencilla e intuitiva que existe: el habla.

UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta 33

 Resumen

• La conservación es el proceso a través del cual se manipulan los

productos de tal forma que se evite o ralentice su deterioro.

• Las cualidades básicas de conservación de productos son el orden y

la limpieza, la formación de los profesionales, la organización de espacios y la no
contaminación.

• La rotación de productos en un almacén es el sistema a través del cual

las existencias van entrando y saliendo a un ritmo determinado para ser servidos
a los distribuidores o consumidores finales.

• El punto de pedido es el momento en el que se ha llegado a un nivel de

existencias que permite cubrir la demanda durante el plazo de entrega emitiendo
un pedido.

• El inventario sirve para verificar la existencia de las mercancías de una

empresa, contabilizando cada una de las existencias existentes.

• El departamento de aprovisionamiento tiene dos funciones

fundamentales dentro de la gestión de aprovisionamiento: la gestión de compras
y la gestión de inventarios.

UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta 35

 Autoevaluación

1
. La gestión de inventarios se encarga de la organización
de las existencias que permanecen en stock contemplando la
siguientes variables:
a) Determinar la cantidad de las existencias que se han de mantener para
cubrir las necesidades de la producción.

b) Garantizar un ritmo de pedidos adecuado.

c) Organizar el espacio físico del almacén en el que se van a apilar las

existencias, de forma que el almacenamiento se realice en óptimas
condiciones para evitar mermas, roturas y gastos innecesarios.

d) Todas las respuestas son correctas.

2
. El método FIFO significa:
a) Primera entrada, primera salida.

b) Primera entrada, última salida.

c) Primera entrada, segunda salida.

d) Ninguna de las anteriores son ciertas.

3
. Señala la respuesta correcta:
a) El sistema LIFO significa que el último producto en entrar será el
primero en salir. Este sistema se utiliza para productos no pereceros.

UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta 37

 b) A través del inventario se verifica la existencia de las mercancías de
una empresa, contabilizando cada una de las existencias existentes.

c) En el inventario físico, los profesionales que lo realizan contabilizan

cada uno de los productos, éstos tienen que ser cotejados con los
sistemas de registro.

d) Todas las respuestas son ciertas.

38 UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta

 Soluciones

1
. La gestión de inventarios se encarga de la organización
de las existencias que permanecen en stock contemplando la
siguientes variables:
a) Determinar la cantidad de las existencias que se han de mantener para
cubrir las necesidades de la producción.

b) Garantizar un ritmo de pedidos adecuado.

c) Organizar el espacio físico del almacén en el que se van a apilar las

existencias, de forma que el almacenamiento se realice en óptimas
condiciones para evitar mermas, roturas y gastos innecesarios.

d) Todas las respuestas son correctas.

2
. El método FIFO significa:
a) Primera entrada, primera salida.

b) Primera entrada, última salida.

c) Primera entrada, segunda salida.

d) Ninguna de las anteriores son ciertas.

3
. Señala la respuesta correcta:
a) El sistema LIFO significa que el último producto en entrar será el
primero en salir. Este sistema se utiliza para productos no pereceros.

UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta 39

 b) A través del inventario se verifica la existencia de las mercancías de
una empresa, contabilizando cada una de las existencias existentes.

c) En el inventario físico, los profesionales que lo realizan contabilizan

cada uno de los productos, éstos tienen que ser cotejados con los
sistemas de registro.

d) Todas las respuestas son ciertas.

40 UF0033 Aprovisionamiento y almacenaje en la venta