EMPRESA EN EL AULA 2022
ANEXO 1:
FACTURACIÓN
1. La factura
Una factura es un documento de carácter mercantil que recoge la información relativa a
una transacción o compra venta de bienes o servicios. Su regulación está establecida en
el Reglamento General de Facturación de 2012. Cada factura debe incluir todos y cada uno
de los datos que te enumero a continuación:
1. Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será
correlativa. Pueden existir series separadas en los siguientes casos: varios
establecimientos, operaciones de distinta naturaleza o facturas rectificativas.
Normalmente se inicia una serie nueva para cada año.
2. La fecha de su expedición.
3. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a
expedir factura como del destinatario de las operaciones.
4. Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o, en su
caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la
operación el obligado a expedir la factura.
5. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las
operaciones.
6. Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la
determinación de la base imponible del impuesto, es decir, el importe total de la
contraprestación, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio
unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja
que no esté incluido en dicho precio unitario.
7. El tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si procede, así como el
porcentaje de retención en el IRPF igualmente si es que procede, como ocurre con
los profesionales.
8. La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por
separado.
9. El importe total a pagar.
10. La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la
que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una
fecha distinta a la de expedición de la factura.
1
EMPRESA EN EL AULA 2022
Cuándo emitir una factura: Un empresario o profesional autónomo tiene la obligación
a expedir y entregar factura, u otros justificantes, por las operaciones que realizas durante
tu actividad. Siempre tiene que conservar una copia del documento que entregue. También
está obligado a conservar todas las facturas que reciba de otros empresarios o
profesionales.
Es obligatorio que en la entrega de bienes y en la prestación de servicios emita y conserve
las facturas en las que se recojan las operaciones del IVA que conlleva su actividad (la
obligatoriedad se extiende también a aquellas que no están sujetas al impuesto y las sujetas
pero exentas) e igualmente si te acoges a un régimen especial de IVA.
Ahora bien, en algunos regímenes especiales de IVA, en principio no es necesario emitir
facturas, dando lugar a las siguientes excepciones que afectan fundamentalmente a las
operaciones con particulares:
Son operaciones exentas de IVA.
Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial del recargo de
equivalencia.
Las realizadas por empresarios o profesionales en régimen simplificado del IVA, salvo
que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de
ingresos.
Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial de la
agricultura, ganadería y pesca.
El empresario siempre está obligado a emitir factura cuando el destinatario sea un
empresario o profesional que actúe como tal y cuando tu cliente te la exija para el
ejercicio de cualquier derecho tributario.
2. La factura simplificada
Con la entrada en vigor el 1 de enero de 2013 del Reglamento de facturación aprobado en
el Real Decreto 1619/2012, se introdujo y potenció la figura de la factura simplificada en
detrimento del ticket, que desde entonces no se acepta en ningún caso como documento
contable justificativo de un gasto.
Actividades que pueden emitir factura simplificada
La factura simplificada podrá emitirse, a elección del emisor, cuando el importe del
trabajo a facturar no exceda de 400 euros, IVA incluido o cuando deba expedirse una
factura rectificativa.
Además, la factura simplificada podrá emitirse, cuando su importe no exceda de 3.000
euros, IVA incluido, en las operaciones que se describen a continuación:
2
EMPRESA EN EL AULA 2022
1. Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los
productos entregados.
2. Ventas o servicios en ambulancia.
3. Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
4. Transportes de personas y sus equipajes.
5. Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías,
horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de
bebidas o comidas para consumir en el acto.
6. Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
7. Servicios telefónicos en cabinas telefónicas de uso público
8. Servicios de peluquería e institutos de belleza.
9. Utilización de instalaciones deportivas.
10. Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
11. Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
12. Alquiler de películas.
13. Servicios de tintorería y lavandería.
14. Utilización de autopistas de peaje.
¿Qué datos debe contener una factura simplificada?
En una factura simplificada tienes que reflejar todos y cada uno de los datos que te
enumeramos a continuación:
1. Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será
correlativa.
2. Fecha de expedición de la factura. En caso de que sea diferente, también habrá que
incluir la fecha de realización del trabajo o en que se haya recibido el pago anticipado.
3. Número de identificación fiscal (NIF) del obligado a expedir factura.
4. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir
factura.
5. Identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.
6. Tipo impositivo de IVA aplicado y opcionalmente, también la expresión «IVA incluido».
7. El importe total a pagar.
8. NIF, nombre y apellidos y domicilio del destinatario y cuota tributaria (retención
IRPF), cuanto el destinatario sea empresario, profesional o no lo sea, pero así te lo pida
3
EMPRESA EN EL AULA 2022
para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales o para el ejercicio de cualquier
derecho de naturaleza tributaria.
Frente al ticket, la factura simplificada pretende ser un documento justificativo algo
más formal, aunque sin llegar al nivel de una factura completa, evitando de esta forma la
mayor complejidad administrativa que ello supondría.
3. Facturas con retención del IRPF
Un error común de muchos nuevos autónomos es creer que todos los autónomos deben
incluir retenciones de IRPF en sus facturas.
Esto no es ni mucho menos así, de hecho los autónomos que facturan con IRPF son
minoría. El grupo más importante lo componen los profesionales autónomos dados de
alta en los epígrafes de profesionales del impuesto de actividades económicas (IAE) y sólo
en facturas que emitan para clientes que sean empresas u otros autónomos, nunca para
particulares.
El tipo a aplicar en la factura es del 15%, aunque los nuevos autónomos pueden
aplicar un tipo reducido del 7% en el año en que se dan de alta y los dos siguientes.
El importe de la retención lo deducirás de tu factura y deberá ser pagado por tu
cliente a Hacienda en tu nombre.
Consiste por tanto en un pago anticipado que realizas a Hacienda a cuenta de tus
futuras declaraciones de IRPF, al igual que a un trabajador en nómina la empresa que le
contrata le quita un % de retención de IRPF que ingresa a nombre del trabajador en
Hacienda.
Una ventaja de facturar con retenciones de IRPF es que si más del 70% del importe
que factures las incluye, estarás exento de presentar la declaración trimestral del IRPF,
el modelo 130, con lo que ahorrarás en papeleo y gestiones fiscales. Eso sí, cada año se
deberá presentar la declaración de la renta. Otros autónomos que pueden tener que
incluir retenciones en sus facturas son determinados autónomos en el régimen de módulos y
los que se dedican a actividades ganaderas (1%), agrícolas y forestales (2% en estos
últimos dos casos).
4. FACTURAS E IVA
El IVA hay que incluirlo siempre en las facturas, tanto si es para un cliente final como si
es para otro autónomo o una empresa.
Se trata de un impuesto que incrementa el valor del importe a cobrar por tu factura, ahora
bien, es un impuesto que hay que retener ya que trimestralmente/ mensualmente hay que
ingresarlo en hacienda al presentar la declaración de IVA.
Hay tener muy claro cuál es el tipo de IVA que corresponde a cada actividad, en la
actualidad, se aplica un IVA del 21% (tipo general) en la mayor parte de los sectores,
aunque en algunos se aplica un 10% (tipo reducido), un 4% (tipo superreducido) o incluso
en algunos casos existen exenciones de IVA.
Y en estos últimos casos en tu factura se deberá precisar que se está exento.
Puede darse el caso de que haya que aplicar tipos de IVA distintos a los diferentes
productos de una misma factura.
4
EMPRESA EN EL AULA 2022
Por ejemplo, un autónomo tiene una librería-papelería, si vende libros de texto, tendrá que
aplicar un 4% de IVA mientras que al material escolar le tendrá que aplicar un 21%.
5. Factura rectificativa
Una factura rectificativa como su propio nombre indica, es una factura que se emite para
realizar un tipo de modificación o ampliación concreta con respecto a la factura original.
Al contrario de lo que la lógica pueda pensar, si nos damos cuenta de que hemos cometido
un error en alguno de los datos o importes de una factura, en lugar de acudir al documento
original y realizar la corrección correspondiente, debemos emitir una nueva factura que
rectifique, o amplíe la parte implicada, preservando así intacta la validez de la factura
original.
¿Cuáles son los motivos que nos llevan a rectificar una factura?
Algunos de los motivos por los que expedir una factura rectificativa pueden ser:
Error en alguno de los datos profesionales de la factura
Fallo a la hora de calcular los importes expuestos
Ausencia de información relevante en el documento
Tipo de IVA o cuota mal calculada
En el caso de que lo que necesitemos modificar sea el importe, es importante
hacerlo dentro de los cuatro años desde la fecha de devengo.
La factura rectificativa incluirá exclusivamente el importe de la modificación, que puede
ser positivo o negativo.
En este caso ambas facturas (la original y la rectificativa) serán válidas.
También podemos emitir una factura rectificativa con todos los datos correctos; si lo
hacemos así, se entenderá que esta última sustituye a la originalanulándola.
Existe la posibilidad de rectificar varias facturas en una sola, siempre y cuando se
identifiquen todas las facturas que queremos rectificar.
¿Qué debe contener una factura rectificativa?
Al emitir una factura rectificativa no olvides incluir:
1- Todos aquellos datos que permitan identificar la factura original que se quiere modificar
(número y fecha)
2- El motivo de su emisión y el detalle de la rectificación que se va a efectuar
3- Debe ponerse claramente que se trata de una factura rectificativa
4- Llevará una numeración diferente a la original
Cuidado con las facturas rectificativas negativas
Como hemos comentado, es posible la emisión de facturas rectificativas negativas, por
ejemplo en el caso de que se proceda a la devolución de una mercancía concreta.
Sin embargo hay que tener mucho cuidado cuando se dé este caso, ya que puede
ser motivo de rechazo por la agencia tributaria.
5
EMPRESA EN EL AULA 2022
Si se trata de un bien material y emitimos una factura rectificativa solicitando la devolución,
no suele haber ningún inconveniente, sin embargo es muy difícil justificar ante hacienda, la
anulación de una prestación de servicios.
Existen dos supuestos que implican modificar el IVA de una factura
1. Modificar el IVA en una factura
Tendremos que emitir una factura rectificativa en caso de que las cuotas repercutidas del
IVA se hubiesen calculado de forma incorrecta.
2. Recuperar el IVA de una factura impagada
Puede ocurrir que hayamos emitido facturas a alguno de nuestros clientes habiendo
declarado y pagado el IVA correspondiente por ellas, y sin embargo no las hayamos
cobrado. En este caso, es posible utilizar la factura rectificativa para recuperar dicho
IVA.
Tendrá como objetivo modificar la base imponible de la factura original, y anular la cuota
repercutida.
Cómo emitir una factura rectificativa
1-Contaremos con el plazo de un mes para emitir la factura rectificativa correspondiente.
2- Posteriormente, en el plazo de un mes desde la emisión de dicha factura
rectificativa, comunicaremos por escrito a la Agencia Tributaria, que hemos procedido a
modificar la base imponible y anular así la cuota repercutida en la factura original. Con este
documento, deberemos adjuntar copia de la factura original y rectificativa, así como la
acreditación de que nuestro cliente se encuentra en situación de quiebra o concurso de
acreedores.
6. Factura recapitulativa
La factura recapitulativa permite incluir en una sola factura, varias operaciones dirigidas
a un mismo destinatario y que estén comprendidas en distintas fechas, pero en un mismo
mes natural. Cuando el destinatario de la operación es empresario o profesional que actúe
como tal, la expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el
curso del cual se hayan realizado las operaciones.
7. Factura proforma
Este documento tiene por finalidad informar sobre una oferta comercial, indicando los
productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador a un determinado precio,
con lo cual su finalidad es que el comprador disponga del máximo posible de información
relativa a la futura compra que va a realizar.
No tiene valor contable ni sirve de justificante, por lo que no se numera, ni se aconseja
firmarlas o sellarlas, salvo que el cliente lo solicite de forma explícita.
8. ¿Y si me piden un duplicado de una factura?
En principio sólo se pueden expedir un original de cada factura o documento sustitutivo.
Pero se permite hacer duplicados, en los que deberá constar la expresión “duplicado” que
tendrán la misma eficacia que la factura o documento sustitutivo original, en dos casos:
6
EMPRESA EN EL AULA 2022
a. Cuando en una misma entrega de bienes o prestación de servicios
concurriesen varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y
en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a
cada uno de ellos.
b. En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.
9. Factura electrónica
La factura electrónica, factura digital o factura telemática, sin lugar a dudas es el modelo
de factura que predominará en breve. La creciente importancia en la utilización de nuevas
tecnologías y la búsqueda de una mayor fiabilidad, seguridad y comodidad, está provocando
que cada vez sea más frecuente el uso de factura mediante un soporte electrónico.
Desde 2015 su implantación cobró un nuevo impulso con las medidas que hacen obligatorio
su uso en la Administración Pública y entre las grandes empresas.
La factura electrónica se realiza en dos fases:
1. Se crea la factura (al igual que se hace con la factura en papel) y se almacena en un
fichero de datos.
2. Una vez creada la factura, se procede a firmarla electrónicamente mediante el certificado
digital propiedad del emisor de la factura, si se desea.
