PROCEDIMIENTO DE
OPERACIONES ESCOFFERY
ONLINE
25 DE NOVIEMBRE DE 2020
AGENCIAS ESCOFFERY S.A.
PROCESOS
OPERACIONES
RESUMEN DEL DOCUMENTO
Nombre del
Procedimientos de Operaciones Escoffery Online
documento
Antonio Rodríguez
Área Gerencia de Operaciones Preparado por Gerente de
Operaciones
Responsables
Aprobado por
del Proceso
Gerencia General
Involucrados en Encargado de Multidespensa, Facturación, Recepción, Asistente de Pedidos de
el Proceso Multidespensa.
Fecha de
25 de noviembre del 2020
elaboración
CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS
Fecha Solicitado por Descripción de cambios
PROCESOS
OPERACIONES
Contenido
1. Objetivos...................................................................................................................... 5
2. Normas........................................................................................................................ 5
3. Definiciones.................................................................................................................. 7
4. Procedimiento.............................................................................................................. 8
5. Flujograma................................................................................................................... 9
6. Anexos......................................................................................................................... 9
Anexo 1_ Documento de Pedido...................................................................................10
Anexo 2_Factura del Pedido.........................................................................................11
...................................................................................................................................... 11
Anexo 3_ Mercancia para ser Retirada.........................................................................12
...................................................................................................................................... 12
...................................................................................................................................... 12
PROCESOS
OPERACIONES
1. Objetivos
Mediante este proceso explicamos los pasos a seguir para brindar el servicio de venta por pedido en
línea a nuestros clientes de manera segura, rápida y eficiente.
2. Normas
El asistente de venta será el encargado de atender los clientes que realicen pedido online. Para
esto Se habilitará una línea de celular para activar un WhatsApp comercial. También debe
llevarse un registro de cada cliente con su # teléfono, correo y nombre. Se recomienda al
asistente de venta que incentive al cliente a registrase en la página online donde puede ver los
productos online y hacer compras online.
El encargado responsable de la tienda tiene como principal responsabilidad despachar los
pedidos entregados por Comercial en un lapso no mayor de 24 horas. Sin embargo, los pedidos
recibidos has las 2:00 p.m. se facturaran y despacharan al final del mismo día.
El encargado responsable de la Tienda debe recibir y revisar las recargas solicitas por Comercial.
Luego de su verificación conforme, procede firmar la transferencia para que sea contabilizada.
Notificar a comercial si algún producto se agotó. Transferir los productos en mal estado, dañados
o vencidos a la bodega 002. Si hay productos por vencer avisar Mercadeo para que realice
alguna oferta u promoción.
Comercial es responsable de que todos los pedidos online del día queden facturados antes de
finalizar el día laboral. Si por alguna razón queda algo pendiente de facturar, serían los últimos
pedidos del día y los mismos se deben pasar a recepción al día siguiente antes de las 8:30 a.m.
Comercial debe llevar un registro de la mercancía solicitada por los clientes y que no se tenga en
existencia (cajas caídas) para poder reponer o saber si es que no se contaba con la misma en el
momento. Si algún cliente no se le pudo despachar el pedido por faltantes, se debe hacer
contacto con el cliente apenas se reponga dicha mercancía.
Comercial es responsable de verificar el apartado de ´´wish List´´ de cada cliente para enviarle
notificación cuando el producto este de vuelta en stock y “activo” en la tienda online.
Es responsabilidad del departamento Comercial, en un inicio semanalmente, verificar la
existencia disponible para la venta y realizar un pedido a Bodega para reponer lo no existente.
Esto podría variar dependiendo de la demanda de los clientes y la disponibilidad o no de los
productos.
El pedido a bodega se debe generar semanalmente y enviar al Jefe de Bodega a más tardar el
jueves de cada semana (antes medio día) para que sea despacho a más tardar el viernes. De
PROCESOS
OPERACIONES
agotarse algún producto durante la semana, se podrán realizar recargas parciales para mantener
inventario disponible.
El departamento de Operaciones tiene como responsabilidad: mantener surtida la Bodega 005 de
acuerdo a las recargas solicitadas por comercial; mantener un ayudante o 2 dependiendo de la
demanda del servicio en la bodega 005, los cuales no deberán ser utilizado en otras funciones
hasta que no terminen con su labor de atender a todos los clientes online; el orden y aseo de la
Bodega 005.
En caso de que las ventas se cobren en Recepción:
o Debe mantener un fondo para poder dar vuelto de ser necesario. De igual forma un punto
de venta para el cobro de tarjeta visa o clave.
o La factura tendrá un periodo de vida una semana 7 días, después de este tiempo se
enviará a su anulación. Tomar en cuenta que las facturas deben quedar facturadas al día
anterior de la entrega, por lo cual los 7 días empiezan a contar desde la fecha de entrega,
es decir, al día siguiente.
o Diariamente debe realizar el reporte de recaudación y realizar el efectivo cobrado en el
día.
Mercadeo será el responsable de mantener la línea de celular con la información comercial
requerida:
o Fotos productos.
o Catálogos
o Propaganda
o Ofertas y demás.
Mercadeo debe colaborar en la actualización de contactos y crear los grupos de difusión en el
WhatsApp.
Departamento de Auditoria realizará inventarios completos y selectivos de bodega 005 de
acuerdo a su planeación de trabajo; darles seguimiento a las facturas anuladas; y llevará
registros de las ventas y su comportamiento.
PROCESOS
OPERACIONES
3. Definiciones
Mercancía: Se refiere a los artículos que forman parte del inventario para su compra/venta.
Pedidos: Se refiere al conjunto de artículos que solicita un cliente para su compra.
Liquidación: La liquidación es el resultado de liquidar, que significa, hacer el pago total a una
cuenta, finalizar un estado de algo.
Faltantes: En este caso, hace referencia a la falta de disponibilidad de mercancia para atender los
pedidos de los clientes.
Código de Barra: es un código basado en la representación de un conjunto de líneas paralelas de
distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información, es decir, las
barras y espacios del código representan pequeñas cadenas de caracteres. De este modo, el código
de barras permite reconocer rápidamente un artículo de forma única, global y no ambigua en un
punto de la cadena logística y así poder realizar inventario o consultar sus características asociadas.
Leyenda del flujograma:
Simbolo Descripción Simbolo Descripción
Indica el inicio y el fin del
diagrama de flujo Inidica un retraso, demora o
Indica una tarea o espera.
actividad
Se utiliza cuando debe
tomarse una decision. Representa una entrada con
Debe incluir siempre una multiples documentos
pregunta
Sirve para representar la
entrada de documento Representa un proceso
necesario para ejecutar predefinido
una acción
PROCESOS
OPERACIONES
4. Procedimiento
Documento o
Paso Responsable Actividad
Transacción
Se reciben los datos de la orden: contacto, dirección Número de guía y
1 Sistemas detallada, número de teléfono, dirección de email, referencia externa
Provincia, Distrito, Corregimiento y Barrio. del cliente
Genera documento de pedido basándose en #de guía Documento de
2 Comercial proporcionada por Sistemas pedido
Encargado de Recibe pedidos generados por Comercial, revisa el
documento de pedido, separa la mercancía en Documento de
3 Tienda
Pedido
(bodega 005) conjunto con su ayudante general.
En caso de requerir soporte, el ejecutivo encargado
Ejecutivo de del proceso de e-commerce guiará en los paso a Verificación de ruta
4
e-Commerce seguir para dar solución a las necesidades y tarifa
presentadas.
Serán generadas las facturas de cada cliente. En este
momento se le comunicará al cliente el cliente que su Documento de
pedido está listo y se pasarán a distribución para Pedido/Factura del
5 Comercial generación de la guía. Y Se entregan a recepción todo pedido
el grupo de facturas a entregar para el día siguiente
de lo que este facturado.
Espera al cliente para realizar el cobro del pedido, Documento de
4 Recepción entrega factura pagada e indica que se dirija a Pedido/Factura del
ventanilla de bodega 005. pedido
Encargado de Cuando cada cliente se apersone con la factura fiscal Documento de
5 Tienda pagada, localiza el N° de Pedido, se le entregará la Pedido/Factura del
(bodega 005) mercancía y se firmará las facturas por ambas partes. pedido/
5. Flujograma
PROCESOS
OPERACIONES
6. Anexos
PROCESOS
OPERACIONES
Anexo 1_ Documento de Pedido
PROCESOS
OPERACIONES
Anexo 2_Factura del Pedido
PROCESOS
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Anexo 3_ Mercancia para ser Retirada
