Tema 9: Archivo y custodia de la información
1. ¿Cuáles son los significados que puede tener la palabra ARCHIVO?
Si buscamos en la RAE, la palabra ARCHIVO tiene los siguientes significados:
1. Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución,
etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
2. Lugar donde se custodian uno o varios archivos.
3. Acción y efecto de archivar (guardar documentos en un archivo).
4. Acción y efecto de archivar (dar por terminado un asunto).
5. Conjunto de datos almacenados en la memoria de una computadora u otro
dispositivo electrónico, que puede manejarse con una instrucción única.
6. Oficina.
7. Persona a quien se confía un secreto o recónditas intimidades y sabe guardarlas.
8. Persona que posee en grado sumo una perfección o conjunto de perfecciones.
Archivo de la cortesía, de la lealtad.
2. ¿Cuáles son los motivos por los que empresas y entes públicos deben guardar
documentos?
Los motivos por los que las empresas y entes públicos deben guardar documentos se
deben a que, por un lado, la ley les obliga a guardar la documentación relacionada con
su actividad y por otro lado por propio interés ya que la información es la base y el
fundamento de muchas decisiones empresariales; y esta se encuentra en los
documentos. Las acciones que suceden en el presente tienen su fundamento en
acciones del pasado, asó como repercusión en el futuro, y su trayectoria quedará
reflejada en los documentos.
3. Ya sabemos que el simple hecho de guardar documentos, no es un Archivo, ¿qué se
necesita para serlo? Pon 2 ejemplos de cosas que guardamos, uno que no sea un
archivo y otro que sí lo sea.
Para que se considere un archivo como tal, es necesario que los documentos estén
ordenados y que se guarden siguiendo unas normas y criterios previamente
establecidos en un lugar determinado.
Ejemplos: No es un archivo dejar en la cajonera las facturas que lleguen a mi mesa
Es un archivo guardar los expedientes de los nuevos empleados haciéndolo
por orden alfabético en el archivo de personal.
4. ¿Cuáles son las Fases del Ciclo Vital de un Archivo? Pon un ejemplo de un documento
archivado, cuando va pasando por cada una de las fases.
Los documentos tienen su ciclo vital que consta de cuatro fases:
• Nacimiento. Cuando se generan (o nos llegan), comienza su existencia.
• Madurez. Durante el tiempo que los manejamos o trabajamos con ellos.
• Declive. Comienza cuando ya no se necesitan, pero hay que conservarlos.
• Muerte. Cuando desaparecen, porque ya no sirven y se eliminan.
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En algunos casos, las fases intermedias (madurez y declive) son muy cortas; por
ejemplo, cuando llega una información que carece de interés y se arroja
inmediatamente a la papelera. Sin embargo, para los documentos que sí interesan, es
a lo largo de estas fases en las que el archivo tiene su sentido.
Por ejemplo: Archivamos un expediente de un trabajador (nacimiento). Mientras que
ese trabajador forme parte de la empresa tendremos que hacer uso de esa carpeta
para ir adjuntando los nuevos documentos que vayan generándose (madurez). El
trabajador causa baja en la empresa y nos vemos obligados a guardar la documentación
durante 6 años (declive). Una vez que han pasado los 6 años que la ley obliga a
conservar los documentos, lo destruimos (muerte)
5. ¿A qué llamamos SOPORTE de un documento?
Llamamos soporte de un documento al medio en el que se contiene la información
según los materiales empleados (papel, archivo audiovisual, fotográfico, fílmicos,
informáticos y sonoros).
6. ¿En qué se diferencian los archivos informáticos de los archivos físicos?
Los archivos informáticos se guardan en una base de datos, mientras que los físicos en
carpetas dentro de un armario.
Los archivos informáticos se clasifican por ficheros y los físicos en cajones o apartados
del archivo.
Los archivos informáticos se dividen en registros y los físicos en fichas.
Los archivos informáticos están compuestos de campos donde se recoge la
información más elemental de la base de datos y los físicos tienen estos datos en
casillas de la cartulina.
7. ¿Qué tipos de archivos existen según donde se coloque el archivo?
Centralizado, descentralizado y mixto.
8. Según la frecuencia de uso de los documentos, los archivos pueden ser:
Activo, semiactivo o definitivo.
9. ¿Qué diferencias hay entre los Archivos Centralizados y los Descentralizados?
El archivo centralizado se concentra en un solo lugar, archivo central, desde el que se
atiende a los distintos departamentos. En los descentralizados, la documentación se
reparte en diversas secciones y pasado un tiempo se lleva a un depósito común.
10. Dí a qué fase del ciclo de vida de un documento pertenecen:
# Buscamos una ficha de un producto para saber su precio: Madurez
# hacemos un pedido para comprar madera: Nacimiento
# Rompemos un catálogo del 2010: Muerte
# Guardamos las facturas pagadas en los archivos que correspondan: Declive
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11. Clasifica los siguientes documentos según el tipo de archivo al que pertenezca.
Público Privado Físico Informát Activo SemiAct. Inactivo
.
Contrato de un
trabajador de hace
10 años que ya no x x x
trabaja en la
empresa.
Catálogo de
publicidad de hace x x x
2 años
Factura de hace 1
mes que aún no x x x
hemos cobrado
DVD con la copia
de la contabilidad x x x
de este año
Expediente de un
alumno que x x x
estudia en el IES
Recibos de alquiler
de nuestro piso de x x x
hace 2 meses
PEN DRIVE con los
datos de nuestros x x x
clientes
12. Explica las diferencias de acceso de archivo centralizado y al descentralizado.
El archivo centralizado se concentra en un solo lugar, archivo central, desde el que se
atiende a los distintos departamentos. En los descentralizados, la documentación se
reparte en diversas secciones y pasado un tiempo se lleva a un depósito común.
13. Define base de datos y los tipos de bases de datos que conozcas.
Una base de datos es un programa informático de tratamiento de información (datos).
Según la variabilidad pueden ser estáticas y dinámicas.
Según el contenido pueden ser Bibliográficas, de texto completo o directorios.
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Según los modelos de administración de datos pueden ser jerárquicas, de red,
transaccionales, relacionales, multidimensionales, orientadas a objetos, documentales
o deductivas.
14. Indica el nombre de bases de datos comerciales que conozcas.
FileMaker 18
IBM Db2
InterSystems IRIS Data Platform
Microsoft Azure SQL Database
Oracle Autonomous Database Cloud
15. Indica la función que tiene la agencia de protección de datos.
La función primordial de la AEPD es velar por el cumplimiento de la legislación
sobre protección de datos y controlar su aplicación, en especial en lo relativo a los
derechos de información, acceso, rectificación, oposición y cancelación de datos.
16. ¿Cuánto tiempo establece el Código de Comercio que deben conservarse los
documentos relacionados con la contabilidad?
6 años
17. ¿Cuánto tiempo deben mantenerse legalmente en la empresa los siguientes
documentos?
a) Los documentos laborales: 6 años según el CC
b) Los libros de visita y de matrículas: 6 años según el CC
c) Los documentos que generen derechos y obligaciones de la empresa con respecto a
terceros: 10 años
d) Los que derivan derechos de propiedad:
e) Los expedientes del personal: 4 años
f) Los libros contables: 6 años según el CC
18.
a) ¿Cómo se denomina el proceso de destrucción de la documentación?
Expurgo
b) ¿Cuál es la manera más adecuada de realizar dicho proceso?
A través de trituradoras de documentos o de empresas especializadas en la destrucción
de documentación.
19.
a) ¿Qué ley regula el tratamiento y la conservación de los datos personales?
La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales
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b) ¿Qué datos se consideran “datos personales”?
Se consideran datos personales cualquier información numérica, alfabética, gráfica,
fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas
identificadas o identificables.
c) ¿Qué organismo se encarga de vigilar que las empresas cumplen con dichas
obligaciones?
La Agencia Española de Protección de Datos
20. Enumera los cuatro derechos que tienen los ciudadanos respecto al tratamiento de
sus datos personales
Acceso, rectificación, oposición y cancelación de datos.
