Guía N° 1 Trabajo en clase.

Centro Empresarial en Salud CESALUD.

Programa: Técnico Auxiliar en Servicios Farmacéuticos.
Modulo: Suministros y Farmacovigilancia.

Proceso de selección y adquisición de medicamentos y dispositivos médicos.

El objetivo de este proceso es gestionar la adquisición de los medicamentos, dispositivos médicos y

materiales requeridos para la prestación y desarrollo de los servicios de salud de la institución, con
eficiencia, calidad y oportunidad. Como elementos de entrada al proceso de adquisición en una Institución
prestadora de Servicios de Salud está el listado básico y el plan de compras.

La adquisición podemos dividirla en tres momentos:

1. La selección de los productos y formulación de políticas, objetivos y funciones, así como la
proyección de necesidades de compras.
2. El segundo paso es la ejecución, mediante la cual se lleva a cabo la adjudicación de medicamentos
y dispositivos médicos
3. Por último, está la evaluación tanto del proceso y del cumplimiento de éste frente a lo programado.

Comité de compras.
El comité de compras de la institución es el encargado de aplicar la política de compra de la institución.
1. La política de compra deben tener en cuenta los siguientes criterios:
 Relación a largo plazo con los proveedores.
 Responsabilidades durante el proceso.
 Niveles de inventario.
 Tiempo para el cual se efectúa la compra.
 Modalidad de la compra (licitación, compra directa, subastas, etc.).
 Los medicamentos y dispositivos médicos a comprar corresponderan al listado de la institución.
 Cuándo y cómo comprar fuera del listado básico (urgencia evidente).
 Manejo de donaciones.

2. Funciones del comité.

 Verificar las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas y analizar las ofertas con los
criterios definidos para recomendar la adjudicación del contrato o la contratación directa.
 Solicitar el concepto técnico para la adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos.
 Evaluar el plan de compras y sugerir cualquier modificación.
 Realizar la adquisición a través del estatuto de contratación pública o de la normatividad vigente
para la contratación privada o comercial según el caso.
 Aplicar la política de regulación de precios de medicamentos, la cual se resume en la Circular
número 04 de 2006 de la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos.

Modalidades de compra. La modalidad de compra está dada como una política interna de la institución.
La compra puede hacerse mediante diferentes modalidades, entre las que se encuentran: los concursos de
proveedores, las compras directas y las entregas contratadas. La modalidad de compra se escoge teniendo
en cuenta factores de diferente orden: legislación vigente, costo, gasto en el proceso, servicios del
proveedor y control del proceso.
La legislación define en gran parte la naturaleza de la modalidad, por cuanto señala tipo de compras según
la cuantía y número de proveedores. Es importante resaltar que la institución realiza su proceso de compra
de acuerdo a lo establecido en el manual de contratación que esta adopte.

Donaciones: Para el manejo adecuado de las donaciones se deben tener en cuenta los cuatro principios
básicos, ajustados a los criterios de la Organización Mundial de la Salud - OMS (1996):

 Todas las donaciones deberán beneficiar a quienes la reciben. z Deben respetarse los deseos y
autoridad del beneficiario.
 No debe haber discriminación en la calidad de los productos.
 Debe establecerse un mecanismo efectivo de comunicación entre el donante y el beneficiario.

Aunque hay diferentes escenarios para las donaciones de medicamentos y dispositivos médicos
como situaciones de emergencia o ayudas gubernamentales, las directrices de la OMS se pueden
aplicar a todos los casos.

Gestión de Proveedores: Recordemos, un proveedor es aquella persona o empresa que abastece con
algo a otra empresa con el fin de ofrecer un servicio. Existen tres tipos de proveedores para las empresas:
proveedores de bienes, de servicios y de recursos. Para el caso que nos ocupa el proveedor de
medicamentos y dispositivos médicos es un proveedor de bienes. La gestión de proveedores se basa en la
relación del proveedor con la institución.

El objetivo fundamental de esta relación con el proveedor es mejorar el aseguramiento de la calidad y

eliminar las insatisfactorias condiciones existentes entre el proveedor y el comprador

1. Aspectos a tener en cuenta en la gestión de proveedores.

 El comprador y proveedor deben ser independientes y respetar esta independencia.
 El comprador debe dar información clara sobre lo que desea.
 El comprador y el proveedor son responsables de la garantía de la calidad.
 El contrato entre las partes debe contemplar: calidad, cantidad, precio, tiempo, condiciones de
entrega y forma de pago.
 El proveedor debe certificar y garantizar una calidad satisfactoria, respaldada por protocolos. g Las
partes deben acordar los medios de evaluación.
 Las partes deben conocer los procedimientos para la solución de conflictos.
 Las partes deben intercambiar la información necesaria para ejecutar un mejor control de calidad.
 Las partes deben controlar eficientemente las actividades comerciales.
 Comprador y proveedor deben prestar siempre la debida atención a los intereses del consumidor.

Para que lo enunciado anteriormente pueda cumplirse, es necesario contar con un listado Institucional de
proveedores, los cuales participaran en los estudios de mercadeo, y planes de compra.

2. Valoración de proveedores
Es el proceso mediante el cual la institución retroalimenta a sus proveedores en cuanto a la calidad,
tanto del servicio como de los productos recibidos en un tiempo determinado. En este proceso se
evalúan los factores críticos para tener en cuenta en la prestación del servicio, llevando un registro de
las no conformidades, las cuales se comparan con la tabla de puntajes, y se le asigna un puntaje de
acuerdo al cumplimiento en cada uno de los aspectos que se evalúan. Ej:

 Cumplimiento en la entrega,  calidad de los productos,

 atención oportuna,  descuentos por negociación.
  Oportunidad en la entrega.  Sostenimiento de las ofertas.
 Informe oportuno de la situación del  Política en el manejo de devoluciones.
pedido.  Cumplimiento de las especificaciones
 Atención al servicio. administrativas.

Programación y método de estimación de necesidades

La programación de necesidades se realiza de acuerdo a los lineamientos establecidos por el comité de

compras. El servicio farmacéutico o el establecimiento farmacéutico determinará la cantidad de
medicamentos y dispositivos médicos que requiere para cierto periodo teniendo en cuenta: la población
usuaria, consumo histórico, perfil epidemiológico comparado con la definición de necesidades de los
servicios, la oferta de servicios y el presupuesto disponible.

1. La programación de necesidades debe cumplir con los siguientes requisitos:

 Definir periodo de análisis y de proyección de necesidades.
• Definir los consumos promedios de los medicamentos y dispositivos médicos.
• Programar las cantidades a adquirir teniendo en cuenta los indicadores de: Punto de reposición,
consumos promedios, niveles mínimos y máximos y tiempos de reposición.
• Definir prioridades de acuerdo con el presupuesto disponible y al peso económico de cada
medicamento dentro del total de la compra (clasificación ABC/VEN) de los medicamentos o
cualquier otro método idóneo para tal fin. • Definir la programación de entregas de la compra de
acuerdo con la modalidad de adquisición y el flujo de caja de la institución.

2. Método de estimación de necesidades

Para definir el método de estimación de necesidades, se deberá tener en cuenta los lineamientos
establecidos por el Comité de Farmacia y Terapéutica.

Dentro de los métodos más frecuentes están los siguientes:

 Perfil epidemiológico o morbilidad: Recomendado por la OMS, se basa en la frecuencia de la

morbilidad y protocolos de tratamiento. El proceso consiste en listar las enfermedades con sus frecuencias
de aparición en la población e indicadores de prevalencia o incidencia (número total de casos presentados),
información que se puede tomar de diferentes fuentes como: registros diarios de consulta, historias clínicas,
egresos hospitalarios, certificados de defunción. De esta manera se conocen las principales causas de
morbimortalidad, las cuales se confrontan con las guías o protocolos de tratamiento para definir los
medicamentos más indicados para tratarlas. Se calculan los medicamentos necesarios en el tratamiento
específico para cada morbilidad y por grupo etáreo por un periodo mínimo de un año. Ejemplo:

 Consumo histórico: Es el registro histórico de las cantidades despachadas y registradas en la fórmula

médica en promedio (cada mes, semana, día). Este promedio se hace teniendo en cuenta la
información de un periodo (últimos tres, seis o doce meses), se actualiza periódicamente
(semanalmente, mensualmente). Además, sirve para calcular otros parámetros de control, como
niveles mínimos y máximos de existencia con los cuales puede calcularse al mismo tiempo la cantidad
 para comprar. Debe tenerse en cuenta que el comportamiento de estos consumos no es lineal y
muchas veces se presentan agotamientos de existencia que afectan su movimiento real. Cuando esto
ocurre sólo se tiene en cuenta los periodos con existencia.
 Consumo ajustado: Este método sólo se utiliza cuando no se cuenta con información, por lo que es
necesario tomar la información de una región similar demográficamente, así como en factores
ambientales y culturales. Con esta información se toma la decisión de cuantificar por perfil de
morbilidad o por el histórico.

Plan de compras Es necesario tener en cuenta las siguientes variables o elementos para la elaboración de
un adecuado plan de compras, que se ajuste a las necesidades para la atención de los usuarios

• El consumo promedio mensual (CPM): Para calcular el CPM, se deberá promediar los consumos por el
número de meses. Debe tenerse en cuenta que el comportamiento de estos consumos no es lineal y
muchas veces se presentan agotamientos de existencia que afectan su movimiento real. Cuando esto
ocurre sólo se tiene en cuenta los periodos con existencia.

• EL nivel mínimo de existencias (NmE) Es la existencia de seguridad o reserva, para evitar agotamientos,
debe permanecer siempre como tal.

NmE= CPM x TR (Tiempo de reposición expresado en meses)

• Tiempo de reposición TR: Es el tiempo durante el cual se realizan todas las actividades administrativas
necesarias para la adquisición, sumándole además, el tiempo que se gasta el proveedor en entregar el
pedido a la institución. Este tiempo se toma desde la fecha en que se inicia la solicitud, hasta el momento
en que se recibe el medicamento en la respectiva dependencia.

•Debe establecerse en fracción de tiempo, expresado en meses. Ejemplo:

•TR: 20 días. Fracción de tiempo = 20 días/30 días = 0.66 mes
 El nivel máximo de existencias (NME) Representa la cantidad máxima de existencias de un producto,
para cubrir las necesidades en un tiempo determinado de acuerdo al proceso de compra de la institución.

Se calcula teniendo en cuenta la cantidad mínima que se debe tener como reserva (NmE) más la cantidad
que se consume durante el período para el cual se compra.

NME= NmE + (CPM*número de meses para los cuales se compra)

 El punto de reposición (PR) Es la relación entre el mínimo de existencias (NmE), los consumos
promedios (CP) y el tiempo anticipado o intervalo entre la decisión de compra y la entrega del proveedor.
Para ello entonces, debemos tener en cuenta el nivel mínimo de existencias (NmE), más un tiempo de
reposición que se consumirá mientras llegue el nuevo pedido sin que se agote el nivel mínimo.

PR= NmE + (CP X TR)

 Cantidad a pedir (CAP). Permite calcular, de una manera más asertiva la cantidad que realmente se
requiere para el trimestre de compra, adoptado en la institución, debido a que para ello se tienen en cuanta
las existencias del insumo al momento de iniciar los trámites de adquisición.

Para calcular la cantidad a pedir se debe tener en cuenta: Punto de Reposición (PR), Consumo promedio
mensual CPM y las existencias al momento de empezar a hacer el pedido.

CAP= ( (CPM* meses para la compra)+ PR)- Existencias

 Taller Guía N° 1 Trabajo en clase.
Centro Empresarial en Salud CESALUD.
Programa: Técnico Auxiliar en Servicios Farmacéuticos.
Modulo: Suministros y Farmacovigilancia.

De acuerdo a la lectura anterior responda las siguientes preguntas:

1. ¿Cuáles son los tres momentos en los que podemos dividir el proceso de adquisición de
medicamentos y dispositivos médicos?
2. ¿En qué consiste el comité de compras y mencione 3 de sus funciones?
3. ¿Cuáles son las 3 modalidades de copra mencionadas en la lectura?
4. ¿Cuáles son los cuatro principios que deben tenerse en cuenta para el manejo adecuado de las
donaciones?
5. ¿El proveedor de medicamentos y dispositivos médicos es considerado, un proveedor de bienes,
de servicios o de recursos?
6. ¿Mencione 3 aspectos a tener en cuenta en la gestión de proveedores?
7. ¿Mencione 5 aspectos que pueden ser evaluados, en la valoración de proveedores?
8. ¿Cuáles fueron los métodos de estimación de necesidades estudiados y de que se tratan?
9. Para definir plan de compras del producto ácido ascórbico desarrolle el siguiente ejercicio.
Hallar la cantidad a pedir del siguiente medicamento.

Medicamento Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Ácido Ascorbico Tabletas
160 110 153
Masticables X 500 Mg 140

Inventario
Medicamento Bodega Estantes Total
Ácido Ascorbico Tabletas Masticables X 500
80 45 125
Mg

Tiempo de reposición 25 días.

Proyección de compra: 3 meses

10. Para definir plan de compras mediante perfil epidemiológico desarrolle el siguiente ejercicio.
Hallar la cantidad a pedir del siguiente medicamento:

Morbilidad Tuberculosis
Tratamiento Rifampicina 150 Mg + Isoniazida 75 Mg + Pirazinamida 400 Mg + Etambutol
275 Mg
(4 Tabletas al Día X 56 Días)
Frecuencia 15 Casos Año (Adultos)
Porcentaje De 95% De Los Casos
Utilización
Cantidad Total Por
Tratamiento
Cantidad Necesaria