Iniciar Word 2016

Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2016 es arrancar el

programa. Nos vamos al botón inicio de Windows ( ), en todas las

aplicaciones buscar el elemento Microsoft Office y se haz clic sobre Word para
que se arranque.

Al ejecutar Word 2016 aparece una pantalla inicial como ésta.

Cuando inicia Word 2016 sin abrir ningún documento, por defecto se muestra
una ventana en donde proporciona plantillas prediseñadas para distintas
funciones.

En el área de trabajo (parte blanca que simula a la hoja en blanco) hay una

pequeña barra vertical parpadeante que va avanzando según se escribe

escribiendo, se llama punto de inserción, y nos sirve para saber dónde se va a
escribir la siguiente letra que tecleemos.

Es importante no confundir el punto de inserción con el puntero del ratón que

tiene esta forma cuando está dentro del área de texto y esta otra cuando
está encima de los menús.
También se puede ver una raya horizontal como ésta que indica dónde acaba
el documento.

Cuando se mueve el ratón, se está moviendo el puntero; cuando se pulsan las

teclas de dirección, se mueve el punto de inserción. Por eso cuando se comete
un error, y se descubre inmediatamente, se debe pulsar la tecla Retroceso que
retrocede una posición borrando la última letra tecleada. (La tecla Retroceso
aparece como bksp en el teclado, aunque suele ser una flecha grande hacia la
izquierda).

En caso de cometer errores después de haber escrito unas cuantas letras más,
se debe pulsar la tecla con la flecha direccional izquierda, que no borra las letras,
sólo mueve el cursor hasta llegar a la siguiente letra donde se encuentra el error;
entonces pulsa Retroceso para borrar el error.

Por último, si el error se encuentra lejos del punto de inserción, se puede mover
el ratón hasta colocar el puntero detrás del error y pulsa el botón izquierdo del
ratón; el punto de inserción se desplaza justo a esa posición y se puede proceder
a pulsar la tecla Retroceso. La tecla suprimir (DEL o SUPR) borra la letra que se
encuentra a la derecha del punto de inserción.

Elementos de Word

La pantalla que se muestra a continuación es la que se presenta al arrancar

Word, en dicha ventana se definirán cada uno de sus elementos:
Word 2016 trabaja con una banda de opciones que tienen un comportamiento
"inteligente", el cual consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más
importantes y los que el usuario va utilizando.

INICIO

La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y
pegar, además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición. La cual
se muestra a continuación:
La pestaña Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las
operaciones correspondientes a:

 Portapapeles.
 Fuente (tamaño de letra, tipo de letra, etc.).
 Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas, sangría, etc.).
 Estilos.
 Edición (buscar texto, reemplazar, etc.).

A diferencia de anteriores versiones de Word donde cada parte de las recién

nombradas, ocupaban una barra de herramientas aparte. Es importante recalcar
que cada una de las secciones cuenta con comandos de acceso rápido para
poder realizar la tarea deseada.

La barra de herramientas de acceso rápido

En esta barra se puede ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos

más habituales, como Guardar, Deshacer.

Botón Office (Archivo)

La opción de menú Archivo (en ediciones anteriores representada mediante un

botón con el icono de Office) presenta las siguientes opciones.

 Información: información general del documento, control de cambios,

versiones.
 Nuevo: nuevo documento Word.
 Abrir: abrir un documento Word existente.
 Guardar: salvar el documento actual.
 Guardar como: salvar el documento actual escogiendo características.
 Imprimir: opciones de impresión.
 Compartir: guardar documento a la nube, opciones de compartir.
 Exportar: preparar documento para exportarlo.
 Cerrar: salir de Word.
 Cuenta: personalización temas, fondo, información de cuenta Office.
 Opciones: personalizar uso de Word.
Edición básica

Es necesario para editar documentos desplazarnos, seleccionar, eliminar,

copiar, pegar y deshacer. También veremos cómo buscar y reemplazar palabras;
y diferentes formas de ver un mismo documento.

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:

Con el ratón: Desplazar el cursor del ratón hasta el punto elegido y hacer clic, el
punto de inserción se colocará en ese lugar.

Con las teclas de dirección: Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de

inserción una posición a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan
el punto de inserción una línea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la
línea y la tecla Inicio al principio de la línea.

Desplazamientos a lo largo de todo el documento: Teclas AvPág y RePág. Estas

teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Se debe tener presente que
no es lo mismo una pantalla que una página. El tamaño de la pantalla lo limita el
monitor mientras que la longitud de la página la definimos nosotros.

Nota: En los teclados en ingles las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home,
Fin=End, AvPág=Pup, RePág=Pdn

Mediante las Barras de desplazamiento.

Permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma gráfica. La

longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del
documento y el cuadrado pequeño que hay en su interior representa la
posición actual del punto de inserción. Podemos desplazarnos de las
siguientes formas:

 Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro nos

desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento.
 Utilizando los iconos de flechas para realizar el desplazamiento.
 Arrastrar el cuadro indicador de la posición.
Panel de Navegación (mapa del documento)

En el menú Vista tenemos la opción panel de navegación que nos muestra una
especie de índice en la parte izquierda de la página. Haciendo clic en las líneas
de ese índice nos desplazaremos a la parte del documento que contiene dicha
línea.

Las barras de desplazamiento horizontal.

Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra

vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento
hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos
frecuente que el documento sea más ancho de lo que cabe en una pantalla.

Como guardar un documento

Se pueden utilizar los comandos Guardar y Guardar como del Botón Office
(Archivo) o el icono de la barra de acceso rápido para guardar documentos.
Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo como
el que ves a continuación que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y
la carpeta que lo contiene. Al utilizar el comando Guardar no se abrirá ningún
cuadro de dialogo, simplemente se guardarán en su actual ubicación los cambios
que hayas efectuado en el documento.

Sin embargo, si se utiliza el comando Guardar con un documento nuevo, que no

ha sido guardado nunca, se abrirá el mismo cuadro de dialogo que para Guardar
como.

Para guardar un archivo se deben tener en cuenta tres campos del cuadro de
diálogo:

- Guardar en
- Nombre del archivo

- Guardar como tipo

Truco: la tecla F12 para abrir de forma más rápida cuadro de diálogo Guardar
como.

Formatos

Cuando se habla del formato de un texto se refiere a las indicaciones que tienen
que ver con el aspecto del texto, con la forma en que se presenta.

Es importante recalcar que aunque lo fundamental cuando se escribe un texto

es lo que se dice en él, la forma en la que lo vemos también tiene mucha
importancia.

En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en
tres grandes grupos.

1. Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra

o fuente, tamaño, color, etc..

2. Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por

ejemplo alineación y sangrías.

3. Otros formatos. Aquí incluimos el resto de acciones que se pueden hacer

sobre el formato como tabulaciones, cambio a mayúsculas, numeración y
viñetas, bordes y sombreados, etc.

Formato carácter: fuentes

Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos
que se escriben como texto. Las letras incluidas en imágenes, no se consideran
caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a
estudiar.
Dentro de las posibilidades más comunes para
variar el aspecto de los caracteres que están
disponibles en la pestaña Inicio dentro del grupo de
herramientas Fuente.

También aparecen las herramientas de

formato automáticamente al seleccionar
una palabra o frase para poder modificar,
fuente, tamaño y estilo de fuente, etc.

Fuente

Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es
seleccionar los caracteres, palabras o líneas sobre los que queremos realizar el
cambio. A continuación hacer clic sobre el pequeño triángulo que hay al lado de

la fuente actual, esto hará que se abra una ventana con las
fuentes disponibles.

Observa que el propio nombre de la

fuente está representado en ese tipo
de fuente, de forma que podemos ver
el aspecto que tiene antes de
aplicarlo.

El menú despegable tiene dos zonas

separadas por una doble línea
horizontal, en la parte superior están
las últimas fuentes utilizadas y en la
parte inferior todas las disponibles.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre
ella para aplicarla.

Tamaño

De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar

el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos,
o escribirlo directamente.

La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los

tamaños más utilizados son 10 y 12 puntos.

Estilo

Una vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los tres

disponibles: negrita, cursiva y subrayado, basta seleccionar el texto

y hacer clic en el botón correspondiente.

Observar como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado

(se ve en un tono anaranjado). Para quitar un estilo que hemos

aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo.

También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo negrita y cursiva.

Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.

Ortografía y gramática

En la parte superior de la ventana, en la barra de título, nos informa del idioma

que se está utilizando en la corrección, en este caso, el español.
 Omitir una vez. No realiza ninguna acción sobre la palabra no encontrada
y continua revisando el documento.
 Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará
por alto sin realizar ninguna acción sobre ella. Continúa revisando el
documento.
 Agregar al diccionario. Añade la palabra no encontrada al diccionario
personalizado. Se puede usar esta acción cuando se considera que la
palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la
vuelva a detectar como no encontrada.
 Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a
la palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia que
consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra
no encontrada la corrección que creamos oportuna y pulsar este botón.
 Cambiar todas. Cambia automáticamente todas las veces que aparezca
la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no
encontrada.
Otra diferencia respecto al método
anterior es que cuando encuentre
un posible error no mostrará el
cuadro de diálogo que vimos
anteriormente, sino que subrayará
la palabra no encontrada con un
subrayado ondulado en color rojo,
como vemos en la imagen de la
derecha.

Para corregir el error debemos

colocar el cursor en la palabra
subrayada y pulsar el botón derecho del ratón, entonces aparecerá una pequeña
ventana, como la que vemos en la imagen, que nos permitirá tratar el error de
forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografía al finalizar.

Diseño de página

Configurar pagina

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos

en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área
en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de

herramientas Configurar página, se nos muestra las herramientas con las que se
puede modificar Márgenes, Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de
línea, Columnas y Guiones.
Al hacer clic sobre el botón
Márgenes, aparecen unos
márgenes predeterminados que
se pueden utilizar para agilizar la
tarea. Si ninguno de esos
márgenes es correcto para el
documento que está realizando,
entonces se puede personalizar
haciendo clic en la opción
Márgenes Personalizados.

También se puede modificar el

tamaño de la hoja, en la cual
saldrá impreso el documento. Al
hacer clic en el botón Tamaño, se
abre una lista de Tamaños
predeterminados. Pero, al igual
que en los márgenes, aquí
también se puede personalizar el
tamaño de la hoja, haciendo clic
en la opción Más tamaños de
papel.
Tablas

Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que

se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por
ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una
lista de nombres.

Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en
cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos.

Como se crea una tabla

Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas están en la pestaña
Insertar, seleccionar dentro de una cuadrícula las filas o columnas, definirla
usando números para especificar cuantas filas y columnas se necesitan o
dibujándola con el ratón.
Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaña Insertar y seleccionar
el botón Tabla, allí se muestra una ventana con las tres
opciones.

1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que

simula una tabla, cada cuadrado sería una celda de la
misma.

2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla,

este vínculo abre una ventana que permite determinar
la cantidad de filas y columnas para la tabla.

3. La tercer opción es usar el vínculo Dibujar Tabla, aquí

se dimensiona la tabla dibujándola con el Mouse.

Estilos

Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal

ventaja de utilizar estilos es que con un solo clic aplicamos varias características
de formato a la vez.

Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word, por ejemplo, el

estilo Titulo 1 está compuesto por tamaño de letra de 16 puntos, fuente "Arial",
negrita y párrafo alineado a la izquierda. Pero, además, se pueden crear estilos
personales, con las características de formato que deseemos. Y así cada una se
puede utilizar con diferentes formatos

Como aplicar estilos

Para acceder a los Estilos podemos hacerlo desde la pestaña Inicio en el grupo
de herramientas Estilo. Desde allí también se puede acceder al cuadro de
diálogo Estilo.
Para acceder al cuadro de diálogo
Estilo, hacer clic en el botón
inicializador del cuadro de diálogo
Estilo , que se encuentra en la
parte inferior del grupo de herramientas Estilo (pestaña Inicio).

En el grupo de herramientas, aparecen Estilos predeterminados que facilitan la

tarea, simplemente selecciona el texto que deseas modificar y luego haz clic en

el Estilo deseado. Si haces clic en el botón , puedes ver la totalidad de estilos

predefinidos.

Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento desde el cuadro de

diálogo Estilos sólo se debe seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos
que se muestran en el panel Estilos.

Si se hace clic en Borrar formato, el texto seleccionado volverá al estado original,

es decir, sin ningún tipo de formato.

Si antes de aplicar un estilo no se ha seleccionado un texto, se aplicará el estilo

al texto que se inserte a partir de ese punto hasta que se vuelva a cambiar el
estilo.
Plantillas

Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una

plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la
fuente, el tamaño, etc., de todo el documento, así como los formatos de las
tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de números de página,
cabeceras y pies de página.

Una plantilla puede ser útil cuando se usa muchas veces un documento con la
misma estructura. Por ejemplo, para enviar faxes, el documento será siempre
muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la dirección, el
remitente, el asunto, etc.

Una plantilla es un documento de Word con la característica de que el tipo de

documento es plantilla de documento (.dotx)

La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un

documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla
permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces
queramos.

Utilización de las plantillas de Word

Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento Nuevo desde el botón
Office (Archivo), como se puede ver en esta imagen.
El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas más habituales
cuando estamos creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo
en blanco o abrir un nuevo documento a partir de otro ya existente. También nos
permite crear un documento nuevo a partir de una plantilla.

Imágenes

Imágenes vectoriales o prediseñadas. Imágenes prediseñadas procedentes de

las librerías que Word tiene organizadas por temas. Estas imágenes están
construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas más grandes o
pequeñas sin pérdida de resolución.
 Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. Imágenes fotográficas procedentes
de cámaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks,
PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imágenes se
pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo y distintas
opciones de edición, pero no se pueden desagrupar en los elementos que las
forman. Están formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una
posición pero no están relacionados unos con otros. Estas imágenes admiten
cambios de tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente
intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolución. Cuando se habla de
imágenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imágenes no
vectoriales.

Sobre las imágenes se pueden realizarse multitud de operaciones, como mover,

copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de
varias pestañas pero que principalmente para la edición de imágenes se utilizan
las pestañas Formato para las imágenes y las pestañas Diseño que son
sobresaltadas al posicionar el cursor sobre la imagen.

Impresión

Se puede imprimir de dos formas:

a) Desde la opción de menú Impresión rápida que se encuentra dentro del menú
Imprimir del Botón Office (Archivo). Se utiliza cuando no queremos cambiar
ninguna característica de impresión.

b) Desde la opción rápida de menú Imprimir (CTRL+P).

Se despliega en pantalla una ventana que permite cambiar algunas

características de impresión. Por ejemplo, el número de copias, imprimir sólo
alguna página del documento, entre otras.
Si el documento se imprime directamente. En este caso se imprimen todas las
páginas del documento, con las opciones definidas en ese momento.

Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente

comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello se debe utilizar el
comando Imprimir.

Se seleccionan o rellenan las opciones deseadas y pulsamos el botón Aceptar.

Haciendo clic en el botón Opciones, se abre otra ventana en la que podemos

seleccionar varias opciones, entre otras la de Imprimir colores e imágenes de
fondo muy útil cuando queremos que los temas que vienen acompañados de
soporte visual se reflejen del mismo modo en el papel que en pantalla.

Descripción de la ventana Imprimir

Vamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro
de diálogo:
 Impresora: podemos elegir la impresora por la que queremos que salga la
impresión. Se utiliza cuando tenemos más de una impresora conectadas a
nuestro ordenador, bien sea directamente o por red. Pinchando en el botón
Propiedades podemos cambiar algunos parámetros como el tipo de papel, la
orientación del papel, si queremos impresión en color o blanco/negro, etc.

Intervalo de páginas. En este recuadro indicamos las páginas que queremos

imprimir, basta con pinchar en la opción deseada:

Todo. Imprime todo el documento.

Página actual. Imprime la página en la que se encuentra situado el punto de

inserción en ese momento.

Selección. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos

pinchar en esta opción para que nos imprima únicamente el texto seleccionado.

Páginas. Permite indicar qué páginas se quieren imprimir. Si se quieren páginas

salteadas, poner los números de página separados por coma, por ejemplo: 2, 8,
10 imprimiría las páginas 2, 8 y 10 Para indicar un intervalo, poner la página
inicial y la página final separadas por un guion, por ejemplo: 4-7 imprimiría las
páginas 4, 5, 6 y 7. Se puede indicar un intervalo sin página inicial para indicar
'hasta', por ejemplo: -3 imprimiría las páginas 1, 2 y 3 (hasta la página 3); o bien
sin página final para indicar 'desde', por ejemplo 12- imprimiría las páginas desde
la página 12 hasta la última ambas inclusive. También podemos combinar
cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo: 2, 3, 10- imprimiría las páginas
2,3, 10, 11,..., hasta la última.

Copias. En el recuadro Copias se indica el número de copias que queremos,

es decir nos imprime lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de
páginas, tantas veces como indicamos en Número de copias.

Notas al pie y notas al final

Notas al pie y notas al final. Las notas al pie suele utilizarse para añadir
información o dejar constancia de alguna aclaración con respecto al texto
desarrollado en la página. Por ejemplo una nota al pie se suele utilizar cuando
se ha hecho una cita de algún autor, en la nota al pie se pondrá quien es el autor
de esa cita.

En las imágenes de la derecha vemos una palabra que tiene un

superíndice con el número 1, esto indica que esa palabra tiene una
nota al pie. La segunda imagen muestra la nota al pie referente al superíndice 1.

Las notas al pie como veremos en la

unidad pueden ser al pie de página como
en este ejemplo o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo
la nota al pie se ha utilizado para aclarar el significado de la palabra AvPág.

Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho
se tratan igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de
la página para aclarar algún punto y la nota al final se suele poner al final de un
capítulo o bien al final del documento.