CODIGO: SST-PRT-02

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN Y
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CONSULTA
Sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el trabajo
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COMUNICACIONES.
Se debe reconocer que la comunicación entre los diferentes niveles de la organización y con
sus partes interesadas es un elemento clave para el desarrollo, mantenimiento y mejora de
SST, para garantizar su adecuada gestión, se deben establecer lineamientos para el manejo de
las comunicaciones que parten del análisis de las partes interesadas externas e internas.
1. OBJETIVO.
Establecer los mecanismos de motivación, comunicación, participación y consultas respecto al
sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo entre SERVICIOS Y
MANTENIMIENTOS SERYMTO S.A.S y sus empleados y demás partes interesadas. Regular el
flujo de comunicaciones internas y externas relacionadas a SST, los peligros y riesgos, entre los
diferentes niveles y funciones de la empresa, también recibir, documentar y responder las
inquietudes de las partes interesadas y registrar su decisión.
2. ALCANCE.
Este procedimiento se aplica a todas las actuaciones de participación, consulta y comunicación en
materia de Prevención de Riesgos Laborales que se realicen en SERYMTO S.A.S y partes
externa interesadas
3. FUNCIONES.
GERENTE: Participar y promover dentro del personal a su cargo y demás partes interesadas
que le competen, las acciones de motivación, participación, comunicación y consulta conforme
a lo establecido en este procedimiento. Aprobar y gestionar la provisión de recursos para la
implementación del procedimiento y aplicación de acciones correctivas y preventivas derivadas
de las actividades del mismo. Procurar condiciones de trabajo seguras que protejan a los
trabajadores de los riesgos reales y/o potenciales presentes en el ambiente laboral y que
contribuyan al bienestar físico, mental y social de los mismos.
COORDINADOR DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: Es el responsable de
comunicar a todos los involucrados sean internos o externos, incluyendo personal nuevo de la
empresa sobre cada uno de los riesgos específicos o asociados de cada puesto de trabajo al
momento de realizar una labor, y de las normas o estándares de seguridad establecidos para
minimizarlos o controlarlos.

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COPASST: Apoyar al coordinador de Salud y Seguridad en el Trabajo en las definiciones

de estrategias e implementación de las actividades de este procedimiento. Hacer
monitoreo al cumplimiento de las recomendaciones y acciones correctivas y preventivas
derivadas de las actividades de este procedimiento.
SUPERVISOR: Participar y promover dentro del personal a su cargo y demás partes
interesadas que le competen, las acciones de motivación, participación, comunicación y
consulta conforme a lo establecido en este procedimiento. Implementar las acciones
correctivas y preventivas que se deriven de este procedimiento.
BRIGADA DE EMERGENCIAS: Participar y promover al interior del grupo de brigadistas,
las acciones de motivación, participación y comunicación y consulta conforme a lo
establecido en este procedimiento.
PERSONAL RESTANTE: Responsables de respetar los canales de comunicación
establecidos para el cumplimiento de cada procedimiento.

4. DEFINICIONES:
Comunicación: Al interior de SERYMTO S.A.S debemos entender la comunicación como
el proceso en que se trasmite información de un emisor a un receptor, utilizando
diferentes lenguajes verbales o impresos. Nuestro proceso de comunicación debe fluir en
ambos sentidos, tanto al interior de la empresa como fuera de ella. (Contratistas,
subcontratistas y visitantes.
Coordinador de seguridad y salud: Es el representante de los trabajadores con
funciones específicas en materia de Prevención de Riesgos en el ambiente laboral.
Consulta: Entendida dentro de la organización como la acción y efecto de solicitar una
revisión, una opinión o información sobre algún tema específico en Seguridad y Salud en
el trabajo. Esta debe desarrollarse dentro de la organización hacia los trabajadores,
cuando surgen cambios en la manera de desarrollar las actividades, ya sea por aplicación
de nuevas tecnologías, modificaciones administrativas u operativas, con el fin de detectar
los posibles nuevos riesgos que se puedan generar y reducir la resistencia de los
empleados a la implementación de dicho cambio.
Motivación: Suma de factores que ocasionan, canalizan y sustentan la conducta humana
en motivación adecuadamente orientada en nuestros trabajadores, es una herramienta
significativa para el mejoramiento de la calidad, el incremento de la productividad, la
reducción de la accidentalidad y la protección del ambiente laboral.

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Participación: Es el acto de involucrarse en una situación de interés general. Representa

la posición de la empresa para involucrar al personal en el objetivo común de propender
por lugares de trabajo seguros, generando así cultura organizacional de cuidado propio y
de las demás personas, tanto internas como externas de la empresa. SG-SST: Consiste
en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que
incluye las políticas, la organización, planificación, aplicación, evaluar y controlar los
riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo.
Capacitación a terceros: Es informar sobre temas de SST a los que prestan un servicio
a la empresa.

5. La definición de los medios y mecanismo para dar a conocer el SG-SST a

los trabajadores y contratistas.

 La inducción y re-inducción, además de formaciones específicas en el SG-SST

 Carteleras (tablero informativo)
 Volantes
 Cartas de la gerencia.
 Campañas de SST.

6. Canales para recolectar inquietudes, ideas, y aportes de los trabajadores.

 Buzones de sugerencias.
 Reportes de condiciones.
 Reportes a través de la intranet.
 Ideas de mejora.

7. Comunicación Interna

La comunicación interna multidireccional garantiza que el personal propio y contratado por

SERYMTO S.A.S conozca el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, los
riesgos a los que se encuentran expuestos, así como los objetivos del Sistema de Gestión
y puedan además contribuir al cumplimiento de la Política del Sistema Gestión y a la
mejora continua. También sirve como medio de recepción de sugerencias e información
para la revisión de los procedimientos y programas.
Las áreas que reciben las comunicaciones internas deben tener documentada la gestión y
registrar la decisión tomada.
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La coordinación de Seguridad y Salud en el Trabajo, a través del respectivo órgano

regular difundirán entre el personal la información, resoluciones y novedades relacionadas
con el Sistema de Gestión mediante los siguientes medios:

 Circulares informativas.
 E-mail.
 Capacitación.
 Reunión Comité Paritario.
 Reunión Sub Comités.
 Charlas pre turno de seguridad
 Inducción personal nuevo.
 Inducción de campo especifica por puesto.

8. COMUNICACIÓN EXTERNA

Las partes externas interesadas como lo son área de seguridad y salud de la compañía CI
UNIBAN, la ARL SURA y/u otro ente tendrán conocimiento dentro de la comunicación
sobre temas de seguridad y salud en el trabajo referente a: incidentes, accidentes de
trabajo, certificaciones en seguridad y salud, auditorias de prevención del riesgo,
evaluaciones ambientales e informes del sistema de gestión de la seguridad y salud en el
trabajo.

Y se hará por medio de estos canales:

 Correos WEB.
 Llamadas telefónicas.
 Informes y/o actas de seguridad.

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FLUJOGRAMA DE COMUNICACION

GERENCIA

AREA INTERNA SECRETARIA

TRABAJADOR

GESTION DEL CAMBIO

COMUNICACIÓN
VERSIONDEL AREA SISTEMA
FECHA DEL CAMBIO IDENTIFICACION DE LOS CAMBIO RSPONSABLE
DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y
02 EN EL TRABAJO
SALUD 10 julio de 2019 Codificación del documento, fecha Adriana Garay
de aprobación sst

SST
COMPAÑÍA
UNIBAN

ARL SURA
AREA EXTERNA

OTROS
ENTES

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