Teoría de sistemas
Orígenes de la Teoría de sistemas
La TGS surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig van Bertallanfy. La TGS
no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, sino producir teorías y
formulaciones conceptuales para aplicaciones en la realidad empírica. Las presuposiciones
básicas de la TGS son:
A. Existe una tendencia hacia la integración de las ciencias naturales y sociales.
B. Esa integración parece orientarse rumbo a una teoría de los sistemas.
C. La Teoría de los sistemas constituye el modo más abarcador de estudiar los campos no físicos
del conocimiento científico, como las ciencias sociales.
D. La Teoría de los sistemas desarrolla principios unificadores que cruzan verticalmente los
universos particulares de las diversas ciencias involucradas, enfocando el objetivo de la
unidad de la ciencia.
E. La Teoría de los sistemas conduce a una integración en la educación científica.
Bertallanfy critica la visión dividida que se tiene del mundo en diferentes áreas, como
física, .química, biología, psicólogia, sociología, etcétera. Son divisiones arbitrarias y con
fronteras sólidamente definidas, y espacios vacíos (áreas blancas) entre ellas. La naturaleza no
está dividida en ninguna de esas partes. TGS afirma que se debe estudiar a los sistemas
globalmente, involucrando a tocí.as las interdependencias de sus partes. El agua es diferente
del hidrógeno y del oxígeno que la constituyen. El bosque es diferente de sus árboles.
La TGS se fundamenta en tres premisas básicas que son:
a. Los sistemas existen dentro de sistemas. Cada sistema se constituye de subsistemas
y al mismo tiempo, hace parte de un sistema más grande, el suprasistema. Cada subsistema
puede ser detallado en sus subsistemas componentes, y así en adelante. También el
suprasistema hace parte de un suprasistema aún más grande. Ese encadenamiento parece ser
infinito. Las moléculas existen dentro de tejidos, que componen a los órganos, que componen
a los organismos, y asi en adelante.
b. Los sistemas son abiertos. Es una consecuencia de la premisa anterior. Cada
sistema existe dentro de un medio ambiente constituido por otros sistemas. Los sistemas
abiertos se caracterizan por un proceso infinito de intercambio con su ambiente para cambiar
energía e información.
c. Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Cada sistema tiene un
objetivo o finalidad que constituye su papel en el intercambio con otros sistemas dentro del
medio ambiente.
La Teoría de sistemas se introdujo en la teoría administrativa por varias razones:
a. La necesidad de una síntesis e integración de las teorías que la precedieron, esfuerzo
intentado sin mucho éxito por las teorías estructuralista y conductual. Todas las teorías
anteriores tenían un punto débil: el micro enfoque. Estas teorías lidiaban con muy pocas
variables de la situación total y se reducían a algunas variables impropias y que no tenían
tanta importancia en administración.
b. La cibernética permitió el desarrollo y la operacionalización de las ideas que
convergían para una Teoría de sistemas aplicada a la administración.
c. Los resultados exitosos de la aplicación de la teoría de sistemas en las demás
ciencias:
Concepto de sistemas
La palabra .sistema denota un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes o un
grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado. Sistema es un conjunto o
combinaciones de cosas o partes formando un todo unitario.
Características de los sistemas
Los sistemas presentan características propias. El aspecto más importante del concepto
de sistema es la idea de un conjunto de elementos interconectados para formar un todo. El
todo presenta propiedades y características propias que no se encuentran en ninguno de los
elementos aislados. Es a lo que llamamos emergente sistémico: una propiedad o característica
que existe en el sistema como un todo y no existe en sus elementos en partícular. Las
características del agua son totalmente diferentes del hidrógeno y del oxígeno que la forman.
De la definición de Bertalanffy,s según la cual el sistema es un conjunto de unidades
recíprocamente relacionadas, del cual se derivan dos conceptos: el de propósito (u objetivo) y
el de globalización (o totalidad). Esos dos conceptos retratan dos características básicas del
sistema.
- Propósito u objetivo
- Globalización o totalidad.
Tipos de sistemas
Existe variedad de sistemas y varias tipologías para clasificarlos. Los tipos de sistemas son:
1. En cuanto a su constitución, los sistemas pueden Ser físicos o abstractos:
a. Sistemas físicos o concretos. Se componen de equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. Se
denominan hardware. Pueden describirse en términos cuantitativos de desempeño.
b. Sistemas abstractas o conceptuales. Se componen de conceptos, filosofías, planes, hipótesis,
ideas. Aquí, los símbolos representan atributos y objetos, que muchas veces sólo existen en el
pensamiento de las personas. Se denominan software.
2. En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos:
a. sistemas cerrados. No presentan intercambio con el medio ambiente que los circunda, pues
son herméticos a cualquier influencia ambiental. Siendo así, no reciben influencia del
ambiente ni influyen en él. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea
enviado hacia afuera. En rigor, no existen sistemas cerrados en la acepción exacta del término.
La denominación sistemas cerrados se da a los sistemas cuya conducta es determinística y
programada y que operan con pequeño y conocido intercambio de materia y energía con el
medio ambiente. También el término se utiliza para los sistemas estructurados, en donde los
elementos y las relaciones se combinan de forma peculiar y rigida produciendo una salida
invariable. Son los llamados sistemas mecánicos, como las máquinas y los equipos.
b. Sistemas abiertos. Presentan relaciones de intercambio con el ambiente por medio de
innumerables entradas y salidas. Los sistemas abiertos cambian materia y energía
regularmente con el medio ambiente. Se adaptan, para sobrevivir deben reajustarse'
constantemente a las condiciones del medio, Mantiene un juego recíproco con el ambiente y
su estructura se optimiza cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza a través de
una operación de adaptación. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de
autoorganización.
Parámetros de los sistemas
El sistema se caracteriza por parámetros. Son constantes arbitrarias que caracterizan,
por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema o componente del
sistema. Los parámetros de los sistemas son: entrada, salida, procesamiento, retroalimentación
y ambiente.
1. Entrada o insumo (input) es la fuerza o impulso de arranque o de partida del sistema que
provee material o energía o información para la operación del sistema. Recibe también el
nombre de importación.
2. Salida o producto o resultado (output) es la consecuencia para la cual se reunieron
elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un sistema son las salidas. Ésas deben
ser congruentes (coherentes) con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son
finales (concluyentes), mientras que los resultados de los subsistemas son intermediarios.
Recibe el nombre de exportación.
3. Procesamiento o procesador o transformador es el mecanismo de conversión de las
entradas en salidas. El procesador está empeñado en la producción de un resultado. El
procesador puede representarse por la caja negra: en ella entran los insumas y de ella salen los
productos.
4. Retroalimentación, retroinformación o alimentación de retorno: es la función de sistema
que compara la salida con un criterio o estándar previamente establecido. La retroacción tiene
por objetivo el control, o 'sea, el estado de un sistema sujeto a un monitor. Monitor es una
función de guia, dirección y acompañamiento, Así; la retroacción es un subsistema planeado
para "sentir" la salida (registrando su intensidad o calidad) y compararla con un estándar o
criterio preestablecido para mantenerla controlada dentro de aquel estándar o criterio evitando
desviaciones. La retroacción tiene como objetivo mantener el desempeño de acuerdo con el
estándar o criterio seleccionado.
5. Ambiente es el medio que envuelve externamente el sistema. El sistema abierto recibe sus
entradas del ambiente, las procesa y efectúa las salidas al ambiente, de tal forma que existe
entre ambos, sistema y ambiente, una constante interacción. El sistema y el ambiente se
encuentran interrelacionados e interdependientes. Para que el sistema sea viable y sobreviva,
éste debe adaptarse al ambiente por medio de una constante interacción. Así, la viabilidad o la
supervivencia de un sistema depende de su capacidad para adaptarse, cambiar y responder a
las exigencias y demandas del ambiente externo. El ambiente sirve como fuente de energía,
materiales e información al sistema. Como el ambiente cambia continuamente, el proceso de
adaptación del sistema debe ser sensitivo y dinámico, Ese enfoque "ecológico" indica que el
ambiente puede ser un recurso para el sistema como puede también ser una amenaza a su
supervivencia.
Otra forma de definir los elementos
Insumos o influjos: abastecen al sistema de los necesarios para cumplir su misión.
Proceso: transformación de los insumos de acuerdo con los métodos propios de la
tecnología del sistema.
Producto: es resultado del proceso y un insumo de otros sistemas.
Retroalimentación: es la respuesta de los sistemas que han recibido como insumo el
producto de un sistema previo o la respuesta de su medio ambiente, cuando este ha recibido
un producto del sistema.
Insumos y unidad de entrada: los insumos son todos los alimentadores de un
sistema, y la unidad de entrada es por donde se reciben los insumos.
Unidad de proceso: organiza y transforma de acuerdo con la finalidad del sistema:
comprende los siguientes subsistemas:
Unidad de dirección o subsistema gerencial: estos son la toma de decisiones y un
sistema y conducirlo hacia un fin preestablecido.
Unidad de control: es cuando no se cumplen los requisitos este se encarga de señalar
la ocurrencia de las desviaciones mediante mecanismos específicos con el fin de que se corrija
la marcha del proceso.
Unidad de alarma: señala algo que se ha salido fuera de su normalidad.
Unidad de memoria: retiene y recuerda el pasado, al igual que ir dejando huella de lo
acontecido.
Los productos de salida son los bienes materiales o inmateriales que genera el
sistema. La unidad de salida es el medio por el cual se entregan los productos resultantes del
proceso.
Unidad de retroalimentación es la respuesta del medio que le permite a la empresa
avaluarse en relación a la aceptación de sus productos.
Principios en que se sustenta la teoría de sistemas
1. Los sistemas existen dentro de otros sistemas
2. Los sistemas son abiertos
3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura
El sistema abierto
El sistema abierto se caracteriza por un intercambio de transacciones con el ambiente
y se conserva constantemente en el mismo estado (autorregulación) a pesar de que la materia
y la energía que lo integran se renuevan constantemente (equilibrio dinámico u homeostasis).
El organismo humano, por ejemplo, no puede considerarse mera aglomeración de
elementos separados, más bien un sistema definido que posee integridad y organización. Así,
el sistema abierto (como el organismo) recibe influencia del medio ambiente e influye sobre
él, alcanzando un- estado de equilibrio dinámico en ese medio, El modelo de sistema' abierto
es un complejo de elementos en interacción e intercambio continuo con el ambiente. Por esa
razón, el enfoque sistémico provocó profundas repercusiones en la teoría administrativa.
Existen diferencias fundamentales entre los sistemas abiertos:
1. El sistema abierto se encuentra en constante interacción dual con el ambiente. Dual, en el
sentido de que influye en él y también recibe influencia. Actúa al mismo tiempo, como
variable independiente y como variable dependiente del ambiente. El sistema cerrado no
interactúa con el ambiente.
2. El sistema abierto tiene la capacidad de crecimiento, cambio, adaptación al ambiente y hasta
autorreproducción bajo ciertas estas condiciones ambientales. El sistema cerrado no tiene esta
capacidad. Por lo tanto, el estado actual, final o futuro del sistema abierto no es, necesaria ni
rígidamente, condicionado por su estado original o inicial porque el sistema abierto tiene
reversibilidad. Mientras el estado actual y futuro o final del sistema cerrado será siempre su
estado original o inicial.
3. Es contingencia del sistema abierto competir con otros sistemas, lo que no ocurre con el
sistema cerrado.
La organización como sistema abierto
El concepto de sistema abierto es perfectamente aplicable a la organización
empresarial. La organización es un sistema creado por el hombre y mantiene una dinámica
interacción con su medio ambiente, sean clientes, proveedores, la competencia, entidades
sindicales, órganos gubernamentales y otros agentes externos, influye sobre el medio
ambiente y recibe influencia de él. Además, es un sistema integrado por diversas partes o
unidades relacionadas entre sí, que trabajan en armonía unas con las otras, con la finalidad de
alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organización como de sus participantes.
En suma, el sistema abierto "puede entenderse como un conjunto de partes en
constante interacción e interdependencia, constituyendo un todo sinérgíco (el todo es mayor
que la suma de las partes), orientado hacia determinados propósitos (conducta teológica
orientada hacia fines) y en permanente relación de interdependencia con el ambiente
(entendida como la doble capacidad de influenciar el medio externo y ser por él influenciado)
El enfoque sistemático de la empresa y las organizaciones sociales en general son de
vital importancia. Ello permite evaluar, diagnosticar, a la empresa en sus insumos, procesos,
productos; medir su productividad en relación con el consumo de sus insumos y el producto
logrado; conocer la fase del proceso es la que da mayor valor agregado al consumidor y
generadora de mayor utilidad a la empresa. Los sistemas son fuertes en medida en que
minimizan sus productos.
Características de la organización como sistema abierto
Las organizaciones poseen las características de sistemas abiertos, que son
1. Comportamiento probabilístico y no determinista: Como todos los sistemas sociales, las
organizaciones son sistemas abiertos afectados por cambios en sus ambientes y que se
denominan variables externas. El ambiente incluye variables desconocidas e incontrolables.
Por esa razón, las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no
determinísticas y su comportamiento no es totalmente previsible. Las organizaciones son
complejas y responden a muchas variables ambientales que no son totalmente comprensibles
2. Las organizaciones como parte de una sociedad mayor, constituida de partes menores: Las
organizaciones se observan como sistemas dentro de sistemas. Los sistemas son "complejos
de elementos colocados en interacción." Ese enfoque incide más sobre las relaciones entre los
elementos que interactúan cuya relación produce una totalidad que no puede comprenderse
mediante el simple análisis de las partes por separado.
3. Interdependencia de las partes: La organización es un sistema social cuyas partes son
independientes pero interrelacionadas. "El sistema organízacional comparte con los sistemas
biológicos la propiedad de interdependencia de sus partes, de forma que el cambio en una de
las partes provoca impacto sobre las otras. La .organización no es un sistema mecánico en el
cual una de las partes puede ser cambiada sin un efecto concomitante sobre las otras partes.
Debido a la diferenciación provocada por la división de trabajo, las partes necesitan ser
coordinadas a través de medios de integración y de control.
4. Homeostasis O "estado de equilibrio" La organización alcanza un estado firme, es decir, un
estado de equilibrio, cuando satisface dos requisitos: la unidireccionalidad y el progreso.
5. Frontera o límite: Frontera es la línea que demarca y define lo que se encuentra adentro y lo
que se encuentra afuera del sistema o subsistema. No siempre la frontera existe físicamente.
Los sistemas sociales tienen fronteras que se superponen. Un individuo X puede ser miembro
de dos organizaciones, concomitantemente: los sistemas A y B. Las organizaciones tienen
fronteras que las diferencian de los ambientes. Las fronteras varían en cuanto al grado de
permeabilidad: son líneas de demarcación que pueden dejar pasar mayor o menor intercambio
con el ambiente. Las transacciones entre organización y ambiente se hacen por los elementos
situados en las fronteras organízacionales, es decir, en la periferia de la organización. La
permeabilidad de las fronteras define el grado de abertura del sistema en relación al ambiente.
Es por medio de la frontera que existe la interfaz. Interfaz es el área o canal entre los
diferentes componentes de un sistema a través del cual la información se transfiere o el
intercambio de energía, materia o información se lleva a cabo.
6. Morfogénesis: A diferencia de los sistemas mecánicos e incluso de los sistemas biológicos, el
sistema organizacional tiene la capacidad de modificarse a sí mismo y su estructura básica: es
la propiedad morfogénica de las organizaciones, considerada por Buckley característica que
identifica a las organizaciones. Una máquina no puede cambiar sus engranajes y un animal no
puede crearse otra cabeza, sin embargo, la organización puede modificar su constitución y
estructura por un proceso cibernético, por medio del cual sus miembros comparan los
resultados deseados con los resultados obtenidos y detectan los errores que deben corregirse
para modificar la situación.
7. Resistencia: En lenguaje científico, la resistencia es la capacidad de superar el disturbio
impuesto por un fenómeno externo. Corno sistemas abiertos, las organizaciones tienen
capacidad de enfrentar y superar perturbaciones externas provocadas por la sociedad sin que
desaparezca su potencial de autoorganízación. La resistencia: determina el grado de defensa o
de vulnerabilidad del sistema a presiones ambientales externas. Eso implica que cuando una
organización presenta elevada resistencia a los intentos de restaurar los modelos tradicionales
y burocráticos sufren fuerte resistencia al avance de la innovación y del cambio.
Modelos de organización
Existen varios modelos que explican a la organización como un sistema abierto. Abordaremos
tres de ellos: el modelo Schein, Katz y Kahn y el modelo socio-técnico
1. Modelo de Schein
Schein propone algunos aspectos que la Teoría de sistemas considera en la definición de
organización:
- La organización es un sistema abierto, en constante interacción con el medio, recibiendo
materia prima, personas, energía e informaciones y transformándolas o convirtiéndolas en
productos y servicios que se exportan al medio ambiente.
- La organización es un sistema con objetivos o funciones múltiples que involucran
interacciones múltiples con el medio ambiente.
- La organización es un conjunto de subsistemas en interacción dinámica unos con otros. Se
debe analizar el comportamiento de los subsistemas en lugar de enfocar los comportamientos
individuales.
- Los subsistemas son mutuamente dependientes y los cambios que ocurren en uno de ellos
afecta el comportamiento de los otros.
- La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas. El
funcionamiento de la organización no puede ser comprendido sin considerar las demandas
impuestas por el medio ambiente.
- Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen difícil la clara
definición de las fronteras organizacionales.
2. Modelo de Katz y Kahn
Katz y Kahn desarrollaron un modelo de organización por medio de la aplicación de la
teoría de los sistemas a la Teoría administrativa. En el modelo propuesto, la organización
presenta las características típicas de un sistema abierto.
a. La organización como un sistema abierto
La organización es un sistema abierto que presenta las siguientes características:
1. Importación (entradas). La organización recibe insumos del ambiente y depende de
suministros renovados de energía de otras instituciones o de personas. Ninguna estructura
social es autosuficiente o autocontenida.
2. Transformación (procesamiento). Los sistemas abiertos transforman la energía recibida. La
organización procesa y transforma sus insumas en productos acabados, mano de obra
capacitada, servicios, etcétera. Esas actividades acarrean alguna reorganización de las
entradas.
3. Exportación (salidas). Los sistemas abiertos exportan sus productos, servicios o resultados
para el medio ambiente.
4. Los sistemas son ciclos de eventos que se repiten. "El funcionamiento del sistema abierto
consiste en ciclos recurrentes de importación (transformación - exportación). La importación
y la exportación son transacciones que involucran el sistema y sectores de su ambiente
inmediato, mientras la transformación es un proceso contenido dentro del propio sistema. Las
organizaciones reciclan constantemente sus operaciones a lo largo
del tiempo.
5. Entropía negativa. La entropía es un proceso por el cual. todas las formas organizadas
tienden al agotamiento, a la desorganización, a la desintegración y, al final, a la muerte. Para
sobrevivir, los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico y
reabastecerse de energía, manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. Es un
proceso reactivo de obtención de reservas de energía que recibe el nombre
de entropía negativa o negentropía.
6. Infomració como insumo, retroalimentación negatriva y proceso de codificación. Los
sistemas abiertos reciben insumes, como materiales o energía, que se transforman o procesan.
Reciben también entradas de carácter informativo, que proporcionan señales a la estructura
sobre el ambiente y sobre su propio funcionamiento en relación a él.
7. Estado de equilibrio y Homeostasis dinámica. El sistema abierto mantiene una cierta
constancia en el intercambio de energía importada y exportada del ambiente, asegurando su
carácter organizacional y evitando el proceso entrópico. Así, los sistemas abiertos se
caracterizan por un estado de equilibrio: existe un influjo continuo de energía del ambiente
externo y una exportación continua de los productos del sistema, sin' embargo el cociente de
intercambios de energía y las relaciones entre las partes siguen los mismos. El estado de
equilibrio se observa en el proceso homeostático que regula la temperatura del cuerpo: las
condiciones externas de temperatura y humedad pueden variar, pero la temperatura del cuerpo
permanece. La tendencia más sencilla del estado de equilibrio es la homeostasís y su principio
básico es la preservación del carácter del sistema: el equilibrio casi estacionario propuesto por
Lewin. Según ese concepto, los sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio
del crecimiento que asimila las nuevas entradas de energía en sus estructuras. Los altos y
bajos de ese ajuste continuo no siempre traen el sistema de regreso a su nivel primitivo. Así,
los sistemas vivos presentan un crecimiento o expansión, en la cual maximizan su carácter
básico, importando más energía de la necesaria para su salida con la finalidad de garantizar su
supervivencia y obtener algún margen de seguridad además del nivel inmediato de existencia.
8. Diferenciación. La organización, como sistema abierto, tiende a la diferenciación, es decir,
a la multiplicación y a la elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de
papeles y diferenciación interna. Los estándares difusos y globales se sustituyen por funciones
especializadas, jerarquizadas y diferenciadas. La diferenciación es una tendencia para la
elaboración de estructura.
Equifinalidad. Los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad: un
sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo resultado final, partiendo de
diferentes condiciones iniciales. En la medida en que los sistemas abiertos desarrollan
mecanismos reguladores (homeostasis) de sus operaciones, la cantidad de equifinalidad se
reduce. Sin embargo, la equifinalidad permanece: existe más de una forma de que el sistema
produzca un determinado resultado, o sea, existe más de un camino para alcanzar un objetivo.
El estado estable del sistema puede ser alcanzado a partir de condiciones iniciales diferentes y
por medios diferentes.
Las organizaciones constituyen una clase de sistemas sociales, los cuales constituyen
una clase de temas abiertos. Como tal; las organizaciones propiedades peculiares y comparten
las propiedades de los sistemas abiertos, como entropía negativa, retroalimentación,
homeostasis, diferenciación y equifinalidad. Los sistemas abiertos no están en reposo y ni
siquiera son estáticos, pues tienden a la elaboración' y a la diferenciación
b. Características de primer orden
Las características de las organizaciones como sistemas sociales son las siguientes:
1. Los sistemas sociales no tienen limitación de amplitud. Las organizaciones sociales están
vinculadas a un mundo concreto de seres humanos, de recursos materiales, de fábricas y de
otros artefactos, sin embargo esos elementos no se encuentran en interacción natural entre sí.
El sistema social es independiente de cualquier parte física, pudiendo aliviarla o sustituirla,
pues representa la estructuración de eventos o acontecimientos y no la estructuración de
partes físicas. Mientras los sistemas físicos o biológicos tienen estructuras anatómicas que
pueden ser identificadas (como automóviles u organismos), los sistemas sociales no se
pueden representar por modelos físicos. Existe una enorme diferencia entre la
estructura socialmente planeada del sistema social y la estructura física de la máquina o del
organismo humano y del sistema físico biológico.
2: Los sistemas sociales necesitan de entradas de mantenimiento y de producción. Las
entradas de mantenimiento son importaciones de la energía que sustenta el funcionamiento
del sistema, mientras las entradas de producción son las importaciones de la energía que se
procesa para proporcionar un resultado productivo. Las entradas de producción incluyen las
motivaciones que atraen a las personas y las mantienen trabajando dentro del sistema social.
3. Los sistemas sociales tienen la naturaleza planeada. Son sistemas inventados por el
hombre y, por lo tanto, imperfectos. Éstos se basan en actitudes, creencias, percepciones,
motivaciones, hábitos y expectativas de las personas. A pesar de la rotación del personal,
presentan constancia en los estándares de relaciones.
4. Los sistemas sociales presmtaJ1 mayor variabilidad que los sistemas biológicos. Por esa
razón, los sistemas sociales necesitan utilizar fuerzas de control para reducir la variabilidad y
la inestabilidad de las acciones humanas, situándolas en estándares uniformes y dignos de
confianza por parte del sistema social.
5. Las funciones, las normas y los valores son los principales componentes del sistema
social. Las funciones describen las formas de comportamiento asociado a determinadas tareas
a partir de los requisitos de la tarea y constituyen formas estandarizadas de conducta,
requeridas de las personas que desempeñan las tareas. Las normas son expectativas generales
con carácter de exigencia, alcanzando a todos los involucrados del desempeño de función.
Valores son las justificaciones y aspiraciones ideológicas más generalizadas. Así, las
conductas de función de los miembros, las normas que prescriben y sancionan esas conductas
y los valores en que las normas se encuentran implantadas constituyen las bases
sociopsicológicas de los sistemas sociales para garantizar su integración.
6. Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizando de funciones: representan
un estándar de funciones interconectadas que definen formas de actividades prescritas o
estandarizadas. Las reglas definen la conducta esperada de las personas en el sistema y son
explicitamente formuladas. Para la imposición de las reglas existen las sanciones.
7. El concepto de inclusión parcial: la organización utiliza únicamente los conocimientos y
las habilidades de las personas que le son importantes. Los otros aspectos de las personas son
simplemente ignorados. ASÍ, la organización no requiere ni solicita a la persona por entero.
Las personas pertenecen a muchas organizaciones y ninguna es capaz de obtener el pleno
empeño de sus personalidades. Las personas se incluyen apenas parcialmente en las
organizaciones.
8. La organización en relación a su medio ambiente: el funcionamiento organizacional debe
ser estudiado en relación a las transacciones Con el medio ambiente. Esa relación involucra
los conceptos de sistemas, subsistemas y supersistemas: los sistemas sociales, como sistemas
abiertos, dependen de otros sistemas sociales. Su caracterización como subsistemas, sistemas
o supersistemas depende del grado de autonomía en la ejecución de sus funciones.
c. Cultura y clima organizacionales
Katz y Kahn enfatizan que "cada organización crea su propia cultura con sus propios
tabues, usos y costumbres. La cultura del sistema refleja las normas y los valores del sistema
formal y su reinterpretación por el sistema informal, así como sucede con las disputas internas
y externas de las personas que la organización atrae, sus procesos de trabajo y distribución
física, las modalidades de comunicación y el ejercicio de la autoridad dentro del sistema. Así
como la sociedad tiene una herencia cultural, las organizaciones sociales poseen estándares
distintivos de sentimiento y creencias colectivas, que se transmiten a los nuevos miembros"
d. Dinámica del sistema
Para que puedan mantenerse, las organizaciones sociales recurren a la multiplícación
de mecanismos, pues les falta la estabilidad intrínseca de los sistemas biológicos. Así, las
organizaciones sociales crean mecanismos de recompensas con la finalidad de vincular a sus
miembros al sistema, establecen normas y valores para justificar y estimular las actividades
requeridas y las estructuras de autoridad para controlar y dirigir el comportamiento
organizacional.
e. Concepto de eficacia organizacional
"Como sistemas abiertos, las organizaciones sobreviven mientras sean capaces de
mantener geneantropía, es decir, la importación bajo todas las formas, de cantidades mayores
de energía de la que se devuelve al ambiente como producto. La razón es obvia. Una parte de
la entrada de energía en una organización es invertida directamente y objetivada como salida
organizadonal Sin embargo, una parte de la entrada recibida se consume por la organización.
Para hacer el trabajo de transformación, la propia organización necesita ser creada, recibir
energía para ser mantenida y dichos requisitos se reflejan en la inevitable pérdida de energía
entre la entrada y la salida."
f. Organización como sistema de papeles
Papel es el conjunto de actividades solicitadas de un individuo que ocupa una determinada
posición en una organización
Los requisitos pueden ser obvios al individuo debido a su conocimiento de la tarea o del
proceso técnico, o le pueden ser comunicados por los miembros de la organización que
solicitan, o dependen de su conducta en el papel para que puedan atender a las expectativas de
sus propios cargos. Así, la organización consiste en papeles o aglomerados de actividades
esperadas de los individuos y que se superponen. La organización es una .estructura de
papeles. Mejor aún, un sistema de papeles.
3. Modelos sociotécnicos de Tavistock
El modelo sociotécnico de Tavistock se propuso por sociólogos y psicólogos del Instituto
de Relaciones Humanas de Tavistock. Para ellos, la organización es un sistema abierto en
interacción constante con su ambiente. Más que eso, la organización es un sistema
sociotécnico estructurado sobre dos subsistemas:
A- Subsistema técnico. Que comprende las tareas que serán desempeñadas, las instalaciones
físicas, los equipos e instrumentos utilizados, las exigencias de la tarea, las utilidades y
técnicas operacionales, el ambiente físico y la forma en cómo estas acomodados, así como la
operación de las tareas. En suma, el subsistema técnico involucra la tecnología, el territorio y
el tiempo. Es el responsable por la eficiencia potencial de la organización.
B- Subsistema social. Que comprende a las personas, sus características físicas y psicológícas,
las relaciones sociales entre los individuos ercargados de la ejecución de la tarea, así como las
exigencias de las organizaciones formal e informal en la situación de trabajo. El subsistema
social transforma la eficiencia potencial en eficiencia real.
Apreciación crítica de la teoría de sistemas
De todas las teorías administrativas, la Teoría de sistemas es la menos criticada, por el
hecho de que la perspectiva sistémica parece concordar con la preocupación estructural y
funcionalista típica de las ciencias sociales de los países capitalistas de hoy, La Teoría de
sistemas desarrolló los conceptos de los estructuralistas y conductistas, poniéndose a salvo de
sus críticas. Una apreciación crítica de la Teoría de sistemas revela los siguientes aspectos:
1. Confrontación entre teorías de sistema abierto y de sistema cerrado
El concepto de sistemas tiene su origen en las disciplinas científicas (como biología,
sociología, etcétera), Esas tienen un denominador común: el llamado sistema abierto, que
describe las acciones e interacciones de un organismo en un ambiente, Los sistemas abiertos
intercambian energía e información con sus ambientes y son por ellos influenciados, El
enfoque de sistema abierto trajo una nueva y moderna concepción para la administración, a
partir de los siguientes aspectos:
a. La naturaleza esencialmente dinámica del ambiente entra en conflicto con la tendencia
esencialmente estática de la organización, Ésa se constituye para autoperpetuarse o, en la peor
de las hipótesis, para autoperpetuar su estructura, criterios, métodos y metas y no para
cambiar esos elementos de acuerdo con las transformadores ocurridas en el ambiente.
b. Un sistema organizacional rígido no puede sobrevivir en la medida en que no consigue
responder de forma eficaz a los cambios continuos y rápidos del ambiente,
c. Para garantizar su viabilidad, la organización como sistema abierto (como un club, hospital o
gobierno) ofrece al ambiente los productos que necesita y, si es el caso, crea en él la necesidad
de dichos productos, pues únicamente así garantiza la absorción de los productos y la
provisión de insumos.
d. El sistema necesita de constante y apurada información del ambiente sobre su naturaleza,
sobre la calidad y la cantidad de los insumas disponibles y sobre la eficacia o adecuación de
los productos o respuestas de la organización al ambiente. En una palabra, el sistema requiere
constante, apurada y rápida retroalimentación, pues la continua oferta de productos
innecesarios repercutirá, a medio plazo, en la reducción de los insumas o de los recursos,
reduciendo la capacidad de la organización de autosustentarse y alcanzar sus propósitos.
Carácter integrador y abstracto de la teoría de sistemas
La Teoría de sistemas es demasiado abstracta y conceptual y, por lo tanto, de difícil
aplicación a situaciones gerenciales prácticas." A pesar de predominar en la teoría
administrativa y tener "una aplicabilidad general a la conducta de diferentes tipos de
organizaciones e individuos en diferentes medios culturales"," el enfoque sistémico es una
teoría general que cubre ampliamente todos los fenómenos organizacionales, Ella es una
teoría general de las organizaciones y de la administración,'! una síntesis integradora de los
conceptos clásicos, neoclásicos, estructuralistas y conductistas. Algunas variables nuevas se
estudiaron en ese contexto. A pesar de que el esquema general de ese enfoque parezca
completo en su totalidad, muchos detalles de la teoría aún se encuentran en la posibilidad de
ser estudiados e investigados." Los campos de la cibernética y de la teoría de los sistemas
prácticamente se fundieron, pues el campo principal de aplicación teórica de ambas son los
sistemas. En verdad, la cibernética es una Teoría de sistemas cuyos fundamentos son la
comunicación (tanto la circulación de información entre el sistema y el ambiente, como
internamente dentro del sistema) y el control (o la regulación del funcionamiento del sistema
en función del ambiente).
