MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Versión 1

CARLOS ANDRES DAZA BELTRAN

Alcalde Municipal
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Código: GU-HP-001
CONTABLES
Versión: 1
PROCESO HACIENDA PÚBLICA
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Elaboró: Asesor Oficina de Revisó: Control Interno – Aprobó:
Contabilidad Profesionales MECI-CALIDAD

Contenido

INTRODUCCION ........................................................................................................... 5

1. OBJETIVOS ............................................................................................................... 5

1.1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................ 5

1.2. OBJETIVO ESPECIFICO ........................................................................................ 5

2. ALCANCE................................................................................................................... 5

3. RESPONSABLE ......................................................................................................... 6

4. GENERALIDADES ..................................................................................................... 6

4.1. NORMATIVIDAD DE LA ALCALDIA DE FUSAGASUGÁ ........................................ 6

4.2. ORGANOS QUE LA REGULAN .............................................................................. 6

5. OBLIGACION DE INFORMAR .................................................................................... 8

6. PARA QUE SIRVE LA INFORMACION CONTABLE ................................................ 10

6.1. Cualidades de la información contable .................................................................. 10

7. PERIODO CONTABLE ............................................................................................. 11

8. PROCESO CONTABLE............................................................................................ 11

7.1. Las Cuentas se clasifican en: ................................................................................ 12

8.2. ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE ................................................................. 12

8.3. DOCUMENTOS INTERNOS ................................................................................. 12

8.4. SOPORTES CONTABLES .................................................................................... 13

8.5. LIBROS DE CONTABILIDAD ................................................................................ 13

9. ESTADOS FINANCIEROS ....................................................................................... 14

8.1. Los indicadores más conocidos son: ..................................................................... 15

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10. RESPONSABILIDADES TRIBUTARIAS ............................................................... 15

11. POLITICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES ............................................................ 16

12. FONDOS............................................................................................................... 17

12.1. Registro contable de los Fondos ........................................................................ 18

12.2. Conciliaciones Bancarias ................................................................................... 19

13. INVERSIONES DE LIQUIDEZ .............................................................................. 19

14. INVERSIONES EN ENTIDADES NO CONTROLADAS......................................... 20

15. LAS RENTAS POR COBRAR ............................................................................... 20

16. DEUDORES .......................................................................................................... 21

17. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO ........................................................................ 22

18. DEUDA PÚBLICA INTERNA ................................................................................. 24

19. CUENTAS POR PAGAR ....................................................................................... 24

19.1. ACREEDORES.................................................................................................. 24

19.2. OBLIGACIONES LABORALES.......................................................................... 24

19.3. TRANSFERENCIAS POR PAGAR .................................................................... 25

20. IMPUESTOS ......................................................................................................... 25

20.1. RETENCION EN LA FUENTE Y DE IVA ........................................................... 26

20.2. LIQUIDACION Y PAGO DE LA RETENCION EN LA FUENTE .......................... 27

20.2.1. Devolución De Retención En La Fuente .................................................. 28

20.2.2. Otras Obligaciones.................................................................................. 28

21. BONOS PENSIONALES ....................................................................................... 28

22. RECAUDO A FAVOR DE TERCEROS ................................................................. 29

23. CAUSACION DE CUENTAS (CUENTAS POR PAGAR) ....................................... 29

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23.1. CONTROLES POSTERIORES A LA CAUSACIÓN ........................................... 31

24. CUENTA DE INGRESOS ...................................................................................... 31

25. INGRESOS FISCALES ......................................................................................... 31

26. GASTOS ............................................................................................................... 32

27. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CONTABLE.............................................. 33

27.1. INGRESOS UNIVERSALES .............................................................................. 33

27.1.1. Objetivo ................................................................................................... 33

27.1.2. Alcance: .................................................................................................. 33

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INTRODUCCION

La Alcaldía Municipal de Fusagasuga, en desarrollo de las actividades tendientes a un

manejo transparente y claro de los recursos viene realizando ajustes y desarrollando
programas para poder llevar a feliz término este propósito, razón por la cual se decidió
realizar una Guía Contable que sirva no solamente para los servidores públicos ejecutores
de los procesos contables, sino para todas y cada una de las personas que requieran
consultas en materia contable, siendo además claro que el Grupo de Contabilidad sirve de
Apoyo a cada una de las dependencias que entran a ejecutar en forma directa el Plan de
Desarrollo del Municipio de Fusagasuga para la vigencia 2008-2011.

1. OBJETIVOS

1.1. OBJETIVO GENERAL

Orientar y dar a conocer (con base en la normatividad vigente) los procesos y

procedimientos que permitan el adecuado reconocimiento, registro, causación,
clasificación y emisión de la información contable y financiera.

1.2. OBJETIVO ESPECIFICO

Ofrecer al lector una orientación sobre las actividades que se desarrollan en el proceso
contable de la Alcaldía de Fusagasuga y que le corresponde ejecutar, coordinar al Grupo
de Contabilidad de la Secretaría de Hacienda e informar a las demás Secretarías que se
relacionan con contabilidad como proceso cliente.

Reflejar las políticas contables que se han trazado como un mecanismo regulador en el
actuar administrativo de quienes ejecutan los procesos.

2. ALCANCE

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El presente manual de políticas y procedimientos contables contiene los parámetros

aplicables a los procesos y procedimientos que permitan el adecuado reconocimiento,
registro, causación, clasificación y emisión de la información contable y financiera del
Municipio de Fusagasugá para garantizar el normal funcionamiento de la gestión de la
entidad.

3. RESPONSABLE

Secretaría de Hacienda (Contabilidad)

4. GENERALIDADES

4.1. NORMATIVIDAD DE LA ALCALDIA DE FUSAGASUGÁ

4.2. ORGANOS QUE LA REGULAN

Contaduría General de la Nación (CGN)

Es el Organismo de la Administración Pública que consolida toda aquella información que

de forma exacta refleje el estado de las finanzas públicas y permita un análisis detallado
del manejo de los recursos públicos.

La CGN, es la institución responsable de determinar:

 Las políticas, principios y normas de contabilidad que deben regir en el sector

público Colombiano.

 Centralizar y consolidar la información Contable, elaborar el Balance General de la

Nación.

Funciones de la Contaduría General de la Nación:

 Determinar las políticas, principios y normas sobre contabilidad, que deben regir
en el país para todo el sector público.

 Establecer las normas técnicas generales y específicas, sustantivas y

procedimentales, que permitan uniformar, centralizar y consolidar la Contabilidad
Pública.

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 Llevar la Contabilidad General de la Nación, para lo cual expedirá las normas de

reconocimiento, registro y revelación de la información de los organismos del
sector central nacional.

 Conceptuar sobre el sistema de clasificación de ingresos y gastos del Presupuesto

General de la Nación, para garantizar su correspondencia con el Plan General de
Contabilidad Pública. En relación con el Sistema Integrado de Información
Financiera-SIIF-, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público garantizará el
desarrollo de las aplicaciones y el acceso y uso de la información que requiera el
Contador General de la Nación para el cumplimiento de sus funciones.

 Señalar y definir los Estados Financieros e Informes que deben elaborar y

presentar las Entidades y Organismos del Sector Público, en su conjunto, con sus
anexos y notas explicativas, estableciendo la periodicidad, estructura y
características que deben cumplir.

 Elaborar el Balance General, someterlo a la Auditoria de la Contraloría General de

la República y presentarlo al Congreso de la República, para su conocimiento y
análisis por intermedio de la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de
Representantes, dentro del plazo previsto por la Constitución Política.

 Establecer los libros de contabilidad que deben llevar las Entidades y Organismos
del Sector Público, los documentos que deben soportar legal, técnica, financiera y
contablemente las operaciones realizadas, y los requisitos que éstos deben
cumplir.

 Expedir las normas para la contabilización de las obligaciones contingentes de

terceros que sean asumidas por la Nación, de acuerdo con el riesgo probable
conocido de la misma, cualquiera sea la clase o modalidad de tales obligaciones,
sin perjuicio de mantener de pleno derecho, idéntica la situación jurídica vigente
entre las partes, en el momento de asumirlas.

 Emitir conceptos y absolver consultas relacionadas con la interpretación y

aplicación de las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación.

 La Contaduría General de la Nación, será la autoridad doctrinaria en materia de

interpretación de las normas contables y sobre los demás temas que son objeto de
su función normativa.

 Expedir las normas para la contabilización de los bienes aprehendidos,

decomisados o abandonados, que Entidades u Organismos tengan bajo su
custodia, así como para dar de baja los derechos incobrables, bienes perdidos y
otros activos, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar.

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 Impartir las normas y procedimientos para la elaboración, registro y consolidación

del inventario general de los bienes del Estado.

 Expedir los certificados de disponibilidad de los recursos o excedentes financieros,

con base en la información suministrada en los estados financieros de la Nación,
de las Entidades u Organismos, así como cualquiera otra información que resulte
de los mismos.

 Producir informes sobre la situación financiera y económica de las Entidades u

Organismos sujetos a su jurisdicción.

 Adelantar los estudios e investigaciones que se estimen necesarios para el

desarrollo de la Ciencia Contable.

 Realizar estudios económicos-financieros, a través de la Contabilidad Aplicada,

para los diferentes sectores económicos.

 Ejercer inspecciones sobre el cumplimiento de las normas expedidas por la

Contaduría General de la Nación.

 Coordinar con los responsables del control interno y externo de las entidades
señaladas en la ley, el cabal cumplimiento de las disposiciones contables.

 Determinar las entidades públicas y los servidores de la misma responsables de

producir, consolidar y enviar la información requerida por la Contaduría General de
la Nación.

 Imponer a las Entidades a que se refiere la presente Ley, a sus directivos y demás
funcionarios, previa las explicaciones de acuerdo con el procedimiento aplicable,
las medidas o sanciones que sean pertinentes, por infracción a las normas
expedidas por la Contaduría General de la Nación.

 Establecer y desarrollar programas de capacitación, asesoría y divulgación, de las

normas, procedimientos y avances de los estudios sobre contabilidad pública y
temas relacionados.

 Las demás que le confieran la Constitución Política y la ley.

5. OBLIGACION DE INFORMAR

La Alcaldía de Fusagasugá presenta a entes externos e internos información con diversos

cortes y en las siguientes fechas:

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 Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y ambiental,

Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Flujo de Efectivo, Notas a los
estados contables básicos, a corte 31 de diciembre de cada año, por tardar el 16
de febrero del año siguiente. Certificado del Contador Público.
Dichos estados se presentan a la CGN, a todos los entes de Control que así lo
requieran, a la comunidad y a los terceros en general.

 Reportes ante la Contaduría General de la Nación: Formularios de saldos y

movimientos, formulario de operaciones reciprocas, en forma trimestral, formulario
de notas de carácter general y especifico este formulario en forma anual.

 Información EXÓGENA, debe presentarse anualmente y de acuerdo a los plazos

establecidos por la DIAN, e información exógena sobre sacrificio de ganado de
manera semestral al igual en los plazos establecidos por la DIAN.

 Declaraciones tributarias (presentación y pago) correspondiente a Retención en la

Fuente en forma mensual, e IVA de manera bimestral respectivamente. A la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, de acuerdo al calendario tributario
que para tal fin expida dicha administración.

 Declaración de Retención de Impuesto de industria y comercio (presentación y

pago) correspondiente al impuesto de ICA en forma anual establecido por el
Municipio de Fusagasuga.

 Informe de Deudores Morosos del Estado cada 6 meses, el 10 de junio (a corte 31

de mayo) y 10 de diciembre (a corte 30 de noviembre), reporte dirigido a la
Contaduría General de la Nación.

 Informe SIA (Sistema Integral de Auditoria), debe presentarse a la Contraloría de

Cundinamarca, en forma anual y de acuerdo a los parámetros establecidos por el
Ente de Control.

 Avances planes de mejoramiento con la Contraloría Departamental siempre y

cuando existan. Informe que se presenta a la Oficina de Control Interno. Cada
seis meses. Avance Plan de Mejoramiento por procesos con la oficina de control
interno; siempre y cuando existan. Cada que esta dependencia los requiera.

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6. PARA QUE SIRVE LA INFORMACION CONTABLE

 Conocer y mostrar los recursos manejados por el Ente Público.

 Conocer y mostrar las obligaciones contraídas por el Ente Público.

 Los cambios que se presenten en el manejo de los recursos y el resultado

obtenido en el período.

 Apoyar en la planeación, organización y dirección de la administración.

 Tomar las decisiones referentes a las Inversiones y el Crédito Público.

 Evaluar la Gestión de los que Administran los Entes Públicos.

 Contribuir en la información aportada a nivel nacional.

 Sirve de herramienta para evaluar el impacto social en la comunidad que la

entidad pública viene ejecutando.

6.1. Cualidades de la información contable

Las características cualitativas de la información contable pública constituyen los atributos

y restricciones esenciales que identifican la información provista por el SNCP y que
permiten diferenciarla de otro tipo de información.

Las características cualitativas d la información contable tienen por objeto cumplir y

validar los propósitos del SNPC y garantizar la satisfacción equilibrada de los objetivos de
los distintos usuarios. Las características cualitativas que garantizan la Confiabilidad son:
La Razonabilidad, la objetividad y la Verificabilidad; con la relevancia se asocia la
Oportunidad, Materialidad y la Universalidad; con la Comprensibilidad se relacionan la
Racionabilidad y la Consistencia.

 CONFIABILIDAD: La información contable pública es confiable si constituye la

base de logro de sus objetivos y si se elabora a partir de un conjunto homogéneo y
transversal de principios, normas técnicas y procedimientos que permitan conocer
la gestión, el uso y el control y las condiciones de los recursos y el patrimonio
público. Para ello, la confiabilidad es consecuencia de la observancia de la
razonabilidad, la objetividad y la verificabilidad.

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 RELEVANCIA: La información contable pública es relevante si proporciona la base

necesaria, suficiente y con la calidad demandada, para que los usuarios dispongan
oportunamente de ella, conforme a sus objetivos y necesidades. Esto significa
incluir la declaración explícita y adicional de la información necesaria para conducir
a los distintos usuarios a juicios y decisiones razonadas sobre las actividades y
situación de las entidades contables públicas, reveladas por medio de los estados,
informes y reportes contables. En la información contable pública, por su condición
de bien público, la relevancia procura un equilibrio entre niveles de oportunidad,
materialidad y universalidad.

 COMPRENSIBILIDAD: La información contable pública es comprensible sí

permite a los usuarios interesados formarse un juicio objetivo sobre su contenido.
Para el efecto se presume que los usuarios tienen un conocimiento razonable de
las actividades y resultados de la entidad contable pública objeto de su interés, así
como de la regulación contable que le aplica. En este sentido, la información
contable pública es comprensible sí es racional y consistente.

7. PERIODO CONTABLE

Corresponde al tiempo máximo en que la entidad contable pública debe medir los
resultados de sus operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales y el
patrimonio público bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y
cierre. El período contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de
diciembre. No obstante, se podrán solicitar estados contables intermedios e informes y
reportes contables, de acuerdo con las necesidades y requerimientos de las autoridades
competentes, sin que esto signifique necesariamente la ejecución de un cierre.

8. PROCESO CONTABLE

Es el registro sistemático de los hechos económicos de cualquier organización por medio

de procedimientos manuales, mecánicos o electrónicos, con el objetivo de suministrar la
información contable.

La Estructura de la información contable esta determinada por las cuentas, donde quedan
registrados los hechos económicos.

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7.1. Las Cuentas se clasifican en:

Reales o de Balance: Pueden ser del Activo, Pasivo y Patrimonio.

Cuentas de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental comprenden los

ingresos, gastos y costos en que incurre la entidad contable pública en desarrollo de sus
funciones de cometido estatal y reflejan el resultado de la gestión, en cumplimiento de las
actividades ordinarias realizadas durante le período contable. Estas cuentas también
incluyen las partidas extraordinarias.

Cuentas de Orden: Bajo esta denominación se incluyen los grupos que representan los
hechos o circunstancias de las cuales pueden generarse derechos que afecten la
estructura financiera de la entidad contable pública.

8.2. ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE

1. Identificación
2. Clasificación
3. Registro y Ajustes
4. Elaboración y Presentación de los Estados Contables.
5. Análisis, Interpretación y Comunicación de la Información.

8.3. DOCUMENTOS INTERNOS

Son los documentos contables predeterminados por la Alcaldía de Fusagasuga para

registrar sus hechos económicos, y entre ellos encontramos:

CONCEPTO DEL GECHO NOMBRE DEL DEPEDENCIA

ECONOMICO DOCUMENTO ORIGEN
Ingresos Comprobante de Ingreso Tesorería
Egresos Ordenes de Pago Tesorería
Traslado de Fondos Traslados Tesorería
Ajustes Generales Ajustes Contabilidad
Reversiones Reversiones Contabilidad - Tesorería
Causación de Cuentas Comprobantes Manuales Contabilidad

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8.4. SOPORTES CONTABLES

Son todos los documentos necesarios para justificar las operaciones o transacciones
realizadas por la entidad pública, teniendo en cuenta para ello que cumplan los requisitos
legales según el tipo de documento, Ejemplo: La Factura.

Los soportes contables deben quedar como soportes de los comprobantes de contabilidad
respectivos y debidamente archivados.

La información contable debe ser razonable, por lo tanto todos los registros contables
deben contar con los soportes y documentos idóneos del tal forma que permita la
verificación y comprobación de la información registrada. Por lo tanto deben contener:
Nombre o razón social de la entidad que emite el documento, nombre, número y fecha del
comprobante, una descripción mínima del concepto y firmas de los responsables del
comprobante.

8.5. LIBROS DE CONTABILIDAD

En estos libros se registran en forma ordenada y cronológica las transacciones y

operaciones del ente público en valor monetario.

Estos libros constituyen la fuente de la información para la elaboración de los estados

contables, ya que en ellos se registran todos los comprobantes de contabilidad de la
entidad.

Para el manejo de los libros oficiales como son:

 El Libro Mayor y Balances: se registran en forma resumida los valores por cuenta o
rubros de las transacciones del período respectivo. Partiendo de los saldos del
período anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del
período respectivo.

 Libro Diario: en este libro se registra todas las operaciones resultantes de los
hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes.

Forma de llevar los libros: Además de los medios impresos se acepta como
Procedimiento los medios mecanizada o electrónica, siempre y cuando se garantice su
reproducción exacta.

En los Libros auxiliares se registraran en forma individual las transacciones realizadas por
el Ente Público, los cuales deben estar debidamente soportados en los comprobantes de
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contabilidad y los documentos de orden externo o interno. Para el manejo y conservación

de éstos la administración Municipal ha determinado conservar estos libros en CD (Medio
electrónico), por el volumen de la información procesada durante un mes, siempre y
cuando se asegure su reproducción exacta.

Corrección de los libros de contabilidad: Cuando se incurre en error u omisión se debe de

salvar con un nuevo asiento contable, permitiendo evidenciar el error cometido. Cuando
se anule un folio deberá de señalar sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación,
suscrita por los nombres de los responsables de la misma.

Registro de los libros: Para que los libros puedan servir de prueba deben ser registrados
previamente a su diligenciamiento. Los libros auxiliares no requieren ser registrados. Es
de resaltar que las autoridades competentes donde se pueden registrar los libros son:
Cámara de Comercio, Ministerios, Gobernaciones, Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales, Consejo Nacional Electoral, Inspecciones de Trabajo, Alcaldías, entre otros.

9. ESTADOS FINANCIEROS

El Ente Público preparará en forma periódica los Estados Financieros bajo la

responsabilidad de los funcionarios a quienes se les ha asignado dicha responsabilidad.
El objetivo en la preparación de los Estados Financieros es poder dar información a los
usuarios, quienes requieren conocer los resultados de las operaciones y la situación
económica del ente público.

Los Estados Financieros de propósito general: Son el Balance General, El Estado de

Resultados (De actividad económica, financiera, social y ambiental), Estado de Cambios
en el Patrimonio, Estado de cambios en la situación financiera, El Estado de flujos de
efectivo.

Los estados financieros se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del
período inmediatamente anterior.

Los Estados Financieros Certificados: Son los firmados por el Representante Legal y el
Contador Público responsable quien los preparó.

Los Estados Financieros Dictaminados. Son aquellos que van acompañados por la
opinión profesional de acuerdo al examen con sujeción a las normas de auditoria
generalmente aceptadas del Revisor Fiscal, si lo hubiere.

Notas a los Estados Financieros: Las notas, son parte integral de los Estados financieros,
donde se reflejan las prácticas contables y revelaciones del ente público, las cuales deben
identificarse plenamente, lo anterior con el fin de dar claridad en la lectura de las mismas
y en el cruce con los respectivos estados financieros.

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Análisis de la información contable: Es la interpretación de la información financiera,

mediante un análisis a los valores obtenidos, el cual se realizará en forma Trimestral
acorde a la rendición de la información Financiera y Contable a la Contaduría General de
la Nación - (CGN), con el fin de ofrecer a la administración elementos de juicio para la
toma de decisiones y el conocimiento pleno de la situación del ente público.

8.1. Los indicadores más conocidos son:

Capital de trabajo: Es la diferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente.

Constituye los recursos de que dispone un negocio para cancelar su pasivo a corto plazo
y sirve para medir la capacidad de una empresa para pagar oportunamente sus deudas
en un período no mayor del ejercicio fiscal.

Capital de trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente

Razón circulante o índice de liquidez: Significa las veces que el activo corriente cubre al
pasivo corriente, o sea los pesos que hay en el activo corriente para cubrir el pasivo
corriente o deudas a corto plazo.

Índice de Liquidez = Activo Corriente

Pasivo Corriente

Solidez: Está representada por la relación entre el activo total y el pasivo total
o es la capacidad de pago del ente público a corto y largo plazo, para demostrar su
consistencia financiera.

Solidez = Activo Total

Pasivo Total

Endeudamiento: Esta representado por la relación entre pasivo total y activo total

Endeudamiento = Pasivo Total * 100

Activo Total

10. RESPONSABILIDADES TRIBUTARIAS

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Qué tipo de Contribuyente es la Alcaldía: De acuerdo al Artículo 22 del E.T. no son

contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, la Nación, los
Departamentos y los Municipios, entre otros.

Que Responsabilidades tiene la Alcaldía: Por el monto del patrimonio y de los ingresos
manejados, declaraciones, fue clasificado por la DIAN como Gran Contribuyente.

Desde el 23 de mayo de 2003, la alcaldía fue registrada ante la DIAN con la actividad
7010 Actividades inmobiliarias realizadas con bienes propios o arrendados; lo que
conllevo, a que la entidad fuese considerada Responsable de
Impuesto a las ventas.

Agente retenedor: Debe de presentar información EXOGENA anualmente, Retención en

la Fuente mensualmente y Declaración de IVA bimestralmente.

11. POLITICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES

Con el propósito de ofrecer mayor claridad a los usuarios de la información la Alcaldía de

Fusagasuga ha determinado fijar algunas políticas en materia contable, como son:

1. Las Cuentas de los Fondos de la Administración Central serán manejadas y

controladas por el grupo de tesorería y conciliadas por el Grupo de Contabilidad.

2. El Fondo de Caja Menor deberá ser creado para una vigencia fiscal mediante acto
administrativo, debiéndose realizar reembolsos al cumplir aproximadamente el
70% del total del monto total autorizado.

3. Los bienes de menor cuantía serán registrados de acuerdo a la normatividad

vigente que en materia contable disponga la Contaduría General de la Nación
anualmente.

4. El manejo de los Avances serán registrados en cumplimiento al Régimen de la

Contabilidad Pública y deberá legalizarse en la fecha límite establecida después
de su expedición y para el cierre de la vigencia, en el tiempo determinado por la
administración central.

5. Las Inversiones Patrimoniales en Entidades no Controladas, serán actualizadas

como mínimo una vez al año.

6. Los Activos Depreciables adquiridos por la Administración Municipal serán

depreciados por el Método de Línea Recta.

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7. La Administración Central en cumplimiento a la normatividad vigente creó el

Comité de Sostenibilidad Contable, el cual se constituye en un mecanismo para
depurar y mantener la información contable. Este Comité deberá celebrarse como
mínimo Cuatro (4) veces al año.

8. Los cheques girados por la Administración Municipal, los cuales no hayan sido
retirados, o que habiéndolos entregado no hayan sido cobrados en la entidad
bancaria en un lapso de tiempo de 6 meses contados a partir del giro, serán
anulados por la Tesorería Municipal, en relación debidamente soportada.

9. la Administración Municipal ha optado como política la conservación de los libros

auxiliares en medios magnéticos (CD), debido al volumen de información contable
procesada. Debiendo además garantizar su reproducción exacta.

10. Todas las dependencias que de acuerdo a los procedimientos determinados por la
Administración Municipal, son proveedores de la información contable por los
insumos que proveen, deberán asegurar que la información reportada sea
fidedigna, clara y debidamente soportada, para que le ofrezca confiabilidad a la
información contable.

11. El Grupo de Contabilidad efectuará, por tardar dentro de los Tres (3) Meses
siguientes efectuado el cierre del mes, la impresión del Libro Diario y del Libro
Mayor y Balance o en su defecto emitirá en CD para su consulta, archivo y
reproducción; de igual manera deberá ser enviados debidamente firmados en
archivo PDF a la oficina de comunicaciones para que sean publicados en la pagina
del Municipio de manera trimestral.

12. La Administración Municipal bajo la responsabilidad del Grupo de Contabilidad

realizará en forma anual el CIERRE DE EJERCICIO a corte 31 de diciembre, el
cual quedará registrado en un mes TRECE que se identificará en el software como
mes “FINAL”.

Para asegurar que los saldos de las cuentas de Resultados queden reflejados a 31 de
diciembre y que a 1º de enero queden en ceros (0).

12. FONDOS

El manejo de los Fondos del Municipio se realiza a través de la Tesorería del Municipio,
quienes administran los fondos de Regalías y del Sistema General de Regalías, Sistema
General de Participaciones (SGP), Recursos del Crédito, Impuesto al Valor Agregado
(IVA), Fondo de Pensiones, Fondos de Movilidad, Fondo Local de Salud, Fondo de
Seguridad, Fondo de Solidaridad y Redistribución del Ingreso, Fondos de vivienda, Venta
de Activos. Por encargo fiduciario se manejan los fondos de recursos Propios (Fondo de

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Inversión, Reserva Laboral, Fondo de Contingencias, Fondo de Deuda), Convenios (del

año 2007 hacia atrás).

Los Fondos se registran de acuerdo a las disposiciones que sobre la materia contempla el
Régimen de la Contabilidad Pública, los cuales son operados por la Tesorería y
solamente para el caso de ajustes, reclasificaciones y reversiones será operado por el
Grupo de Contabilidad, ya que las transacciones de los Fondos no nacen en contabilidad,
nacen mucho antes, por quien los operan.

12.1. Registro contable de los Fondos

Los Fondos del Municipio se registran por:

 Traslado de fondos -
 Pago de Ordenes -
 Ingresos de tesorería –

Estos movimientos son reportados a través de los boletines de ingresos y de egresos,

dependiendo el tipo de transacción, los cuales son reportados por el Grupo de Tesorería
al Grupo de Contabilidad para la revisión mensual de los fondos y la aplicación de los
pagos (procedimiento establecido).

También se registran en los Fondos del Municipio.

 Legalización de rendimientos Financieros

 Reversiones
 Ajustes
 Registro de Gastos Bancarios

Los registros contables se realizarán así:

Sí son ingresos (recaudo de cartera, rendimientos financieros, transferencias)

Código Contable Nombre de la Cuenta Debito Crédito

1110 Nombre del fondo XXX

Nombre del ingreso XXX

Sí son Traslados entre fondos

Código Contable Nombre de la Cuenta Debito Crédito

1110 Nombre del fondo XXX

1110 Nombre del fondo XXX
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Si son egresos (pago de órdenes, Gastos bancarios)

Código Contable Nombre de la Cuenta Debito Crédito

Nombre de la CXP XXX

1110 Nombre del fondo XXX

12.2. Conciliaciones Bancarias

Este es un reporte que presenta las diferencias encontradas entre los libros auxiliar de
determinado fondo y el extracto bancario de ese mismo fondo, el cual debe tener como
característica que corresponda a una misma cuenta y a un mismo período de
comparación. La Conciliación constituye un mecanismo de control para el manejo de los
fondos y el objetivo primordial es conocer las partidas conciliatorias pendientes por
registrar o depurar con las instituciones financieras.

La Oficina Asesora de Contabilidad tiene la Responsabilidad en forma mensual de realizar

las conciliaciones bancarias de los fondos del Municipio, de revelar y/o requerir respuesta
y soporte documental a las demás dependencias sobre las partidas conciliatorias de los
mismos.

EL Grupo de Contabilidad tiene la responsabilidad en forma mensual de realizar los

ajustes que sean necesarios y que permitan mostrar la razonabilidad de las cifras de los
fondos, de acuerdo a la conciliación presentada y una vez soportada las partidas
conciliatorias por parte de las demás dependencias.

13. INVERSIONES DE LIQUIDEZ

Las inversiones de administración de liquidez comprenden los recursos colocados en

títulos de deuda o participativos, de entidades nacionales o del exterior, así como los
instrumentos derivados, con el propósito de obtener utilidades por las fluctuaciones del
precio a corto plazo. Los títulos de deuda le otorgan al titular la calidad de acreedor y su
rentabilidad se encuentra predeterminada. Por su parte, los títulos participativos le
otorgan al titular la calidad de copropietario e incorporan derechos sobre los resultados
obtenidos por la entidad emisora.

Esta cuenta en la Administración Central, comprende los recursos colocados en títulos en

las instituciones financieras, bajo la responsabilidad de la Tesorería Municipal, de acuerdo
a las políticas que para este fin sean trazados. Por lo tanto y por ser del manejo de
tesorería solamente se afectaran contablemente cuando se disponga su colocación o
cancelación.
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 Siendo así la tesorería quien informa en forma mensual al Grupo de Contabilidad

sobre el Estado de los títulos colocados, cancelados, renovados, etc.

 El Grupo de Contabilidad realizará los registros contables para actualizar las cifras
dependiendo el informe emitido por tesorería.

14. INVERSIONES EN ENTIDADES NO CONTROLADAS

Esta cuenta comprende los títulos participativos clasificados como de baja o mínima
bursatilidad o sin ninguna cotización, los cuales no le permiten a la entidad pública
controlar, compartir el control o ejercer influencia importante sobre el ente emisor. Estas
inversiones se reconocen por el método del costo, mediante el cual el reconocimiento
inicial se efectúa por el costo histórico y las utilidades por concepto de dividendos y
participaciones, distribuidos en efectivo o en acciones, cuotas o partes de interés social,
hasta el monto que percibe como distribuciones de ganancias netas acumuladas de la
entidad en la que invierte, originadas con posterioridad a la fecha de adquisición, se
reconocen como ingreso.

Esta cuenta en la Administración Municipal esta representada en las acciones adquiridas

en algunas entidades y se actualizan en forma periódica por parte del Grupo de
Contabilidad una vez se recibe la información de las acciones poseídas.

15. LAS RENTAS POR COBRAR

Son todos los derechos a favor de la entidad contable pública, por concepto de ingresos
tributarios, directos e indirectos, determinados por disposiciones legales, por la potestad
que tiene el Estado de establecer gravámenes.

El Grupo de recaudo a cargo de la Oficina Asesora de Tesorería tiene la responsabilidad y

facultad en el manejo de estos ingresos, los cuales son generados en forma mensual y
trasladados al Grupo de Contabilidad para su correspondiente registro en los estados
contables del Municipio a través de interfaces realizados de manera periódica por el
aplicativo SINFA.

Los principales ingresos de la Administración Municipal están establecidos en:

 Impuesto predial unificado

 Industria y Comercio
 Sobretasa a la Gasolina
 Impuesto de Delineación Urbana
 Licencias y demás derechos de planeación

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 Impuesto de tránsito y transporte

 Multas (como comparendos)
 Otros, como Avisos y tableros, degüello de ganado, etc.

Para realizar la respectiva causación contable de estos ingresos, el Grupo de Recaudo

realizará previamente de acuerdo a los procedimientos establecidos las liquidaciones,
cierres de caja correspondientes permitiendo identificar claramente el contribuyente,
generando los correspondientes informes para el Grupo de Contabilidad. De tal manera
que quede reflejados en los estados contables de la administración Central.

Por otra parte el Régimen de la Contabilidad Pública tiene reglamentado el registro de

dichos ingresos en forma separada, la Vigencia Actual de las Vigencias Anteriores.

16. DEUDORES

En esta cuenta se incluyen los derechos de cobro de la entidad contable pública

originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

Hacen parte de deudores conceptos tales Ingresos por Multas de Transito,

comercialización de bienes y la prestación de servicios, los préstamos concedidos, por
los valores conexos a la liquidación de rentas por cobrar, los intereses, sanciones, multas
y demás derechos por operaciones diferentes a los ingresos tributarios, entre otros.

En esta cuenta la administración central registra:

Los Ingresos Tributarios como son:

 Multas (como comparendos)

 Contribuciones (como Valorización)

Las Transferencias por cobrar: Representa el valor de los derechos adquiridos por la
entidad contable pública para el desarrollo de sus funciones de cometido estatal, por
concepto de los recursos establecidos en el presupuesto que se reciben sin
contraprestación. Registrando allí la administración central del Sistema General de
Participaciones (SGP).

Avances y Anticipos Entregados: En esta cuenta se registran los valores entregados por
la entidad contable pública en forma anticipada, a contratistas y proveedores para la
obtención de bienes y servicios. Además registra los valores entregados para viáticos y
gastos de viaje que están pendientes de legalización.

Recursos entregados en Administración: En esta cuenta se registran los ingresos y los

pagos realizados al Sistema General de Salud sin situación de Fondos.
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Depósitos Entregados: En esta cuenta se registran los depósitos realizados al PDA con
giro directo del Ministerio respectivo y al igual los giros por aportes patronales del Sistema
General de Participaciones en Educación.

17. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Todas las entidades públicas deben revelar en sus estados contables los bienes
clasificados en las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo, que por su característica
tangible y por la utilización para la producción y comercialización de bienes y la
prestación de servicios, la administración de la entidad contable pública no los tiene
disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales siempre
que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año.

En la Administración Municipal, es el Almacén General el encargado de darle la debida

entrada y registro tanto de los ingresos, salidas, traslados, bajas, registro de mejoras,
entre otros, a los bienes de la Entidad.

Los bienes de acuerdo al Régimen de la Contabilidad Pública se clasifican:

Código Nombre

1605 Terrenos
1610 Semovientes
1612 Plantaciones Agrícolas
1615 Construcciones en curso
1620 Maquinaria, planta y equipo en montaje
1625 Propiedad, planta y equipo en tránsito
1635 Bienes muebles en bodega
1636 Propiedad, Planta y Equipo en Mantenimiento
1637 Propiedad, Planta y Equipo no explotados
1640 Edificaciones
1645 Plantas, Ductos y Túneles
1650 Redes, Líneas y Cables
1655 Maquinaria y Equipo
1660 Equipo Médico y Científico
1670 Equipos de Comunicación y Computación
1675 Equipos de Transporte, Tracción y Elevación
1680 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería

De estos códigos se desprenden en detalle las cuentas de movimiento y en forma

simultánea el Almacén ha clasificado los bienes así:

a) De Consumo
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b) Devolutivos

El Almacén debe de enviar en forma mensual al Grupo de Contabilidad todos los boletines
de movimientos de los bienes de la administración central para efectuar la respectiva
revisión y ajustes de final de mes, incluyendo la depreciación de los bienes. Estos son:

 Boletín de movimientos de almacén – Devolutivos en servicio.

 Boletín de movimientos de almacén – De Consumo Controlado.
 Bajas del almacén.
 Bienes entregados en Comodato.
 Reporte de Depreciación.
 Reporte bienes en servicio.
 Movimiento diario de almacén.

La Depreciación: Las propiedades, planta y equipo son objeto de depreciación o

amortización. La depreciación, al igual que la amortización, reconoce la pérdida de la
capacidad operacional por el uso y corresponde a la distribución racional y sistemática del
costo histórico de las propiedades, planta y equipo durante su vida útil estimada, con el fin
de asociar la contribución de los activos al desarrollo de las funciones de cometido estatal
de la entidad pública. Existen diferentes métodos de depreciación como son:

 Línea Recta.
 Número de Unidades de Producción u horas de trabajo
 Suma de los dígitos de los Años
 Doble tasa sobre saldo decreciente.

La Administración Central adoptó como Política depreciar sus bienes por el Método de
Línea Recta.

Método Línea Recta. Se aplica cuando el activo es utilizado de manera regular y uniforme
en cada período contable, y consiste en determinar una alícuota periódica constante que
se obtiene de dividir el costo histórico del activo entre la vida útil estimada.

Años de Vida Útil de Activos Depreciables o amortizables.

La Vida Útil de un activo depreciable o amortizable debe definirse por parte de la entidad
contable pública, considerando los beneficios económicos futuros o el potencial de
servicio del Activo. Se pueden tomar como referencia las siguientes vidas útiles:

Activos Depreciables Años de

Vida Útil
Edificaciones 50
Redes, líneas y cables 25
Plantas, ductos y túneles 15
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Maquinaria y Equipo 15
Equipo médico y científico 10
Muebles, enseres y equipo de oficina 10
Equipos de transporte, tracción y elevación 10
Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelera 10
Equipos de comunicaciones 10
Equipos de computación 5

18. DEUDA PÚBLICA INTERNA

En esta cuenta la administración central registra las cuentas que representan el valor de
los actos o contratos que de conformidad con las disposiciones legales sobre crédito
público, tienen por objeto dotar a la entidad contable pública de recursos, bienes o
servicios, con plazo para su pago, tales como empréstitos, emisión y colocación de bonos
y títulos de deuda pública y, crédito de proveedores.

La Administración Central ha determinado que el manejo de la Deuda Pública se

encuentre a cargo de la Secretaria de Hacienda, la cual se encarga de todos los procesos
inherentes a estos recursos.

19. CUENTAS POR PAGAR

En esta cuenta se incluyen las cuentas que representan las obligaciones que la entidad
contable pública adquiere con terceros, relacionadas con las operaciones que lleva a
cabo, en desarrollo de funciones de cometido estatal.

Todas las Secretarias de la Administración Central producen cuentas dependiendo su

función, las cuales son tramitadas de acuerdo al procedimiento de Contratación
previamente establecido.

19.1. ACREEDORES

Representa el valor de las obligaciones adquiridas por la entidad contable pública, en

cumplimiento de sus funciones de cometido estatal, por concepto de descuentos de
nómina, servicios, excedentes financieros, saldos a favor de contribuyentes por pagos de
impuestos en exceso excedentes de remates, aportes y otras obligaciones.

19.2. OBLIGACIONES LABORALES

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Representa todas las obligaciones generadas en la relación laboral en virtud de normas

legales, convenciones o pactos colectivos, así como las derivadas de la administración del
sistema de seguridad social integral.

La Administración Central ha determinado el manejo directo de las nóminas a través de:

 Nómina empleados Administración Central – a cargo de la División de Desarrollo

Humano.
 Nómina de pensionados – a cargo del Fondo de Pensiones territorial.
 Nómina de educadores – a cargo de la Secretaria de Educación.
 Nómina de Personería – a cargo de la Personería Municipal.

Estas dependencias realizan el trámite correspondiente a las nóminas, cumpliendo los

procedimientos inherentes al manejo de las nóminas.

19.3. TRANSFERENCIAS POR PAGAR

En esta cuenta se registran todas las obligaciones contraídas por la entidad contable
pública en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, por concepto de los recurso
establecidos en el presupuesto que se entreguen sin contraprestación a entidades del
país o del exterior, públicas o privadas.

Los registros que se realicen en esta cuenta corresponden a los valores que se
encuentran en la etapa de obligación de la ejecución presupuestal y no sobre la base de
estimaciones.

La Administración Central registra en esta cuenta los valores pendientes por girar tanto a
los entes de control como a las instituciones educativas.

20. IMPUESTOS

Es necesario conocer previamente el tipo de Contribuyente que es la Alcaldía de

Fusagasugá, para dar inicio a los conceptos de impuestos a cargo de la entidad.

Fusagasugá es Gran Contribuyente del Régimen Especial, no obligado a presentar

Declaración de Renta.

Que obligaciones en materia tributaria se tienen:

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 Presentación de Información Exógena.

 Presentar información exógena sobre sacrificio de Ganado
 Agente Retenedor de IVA.
 Agente Retenedor de Retención en la Fuente.
 Agente Retenedor CREE
 Declaración de IVA por ser responsable de Impuesto a las Ventas por la actividad
registrada desde el año 2003 (7010) Actividades inmobiliarias realizadas con
bienes propios o arrendados

20.1. RETENCION EN LA FUENTE Y DE IVA

Es el medio que facilita y asegura el recaudo anticipado del impuesto sobre la renta y de
IVA, del periodo gravable respectivamente en el que se cause, definido por el ET. Siendo
así las cosas la Administración Municipal por ser un Agente Retenedor, está en la
obligación de aplicar dichas retenciones por los bienes y servicios adquiridos.

En qué momentos se aplica la Retención en la Fuente e IVA.

Estas retenciones constituyen para los contratistas como un descuento, en el momento de

la causación para el pago de la cuenta.

Como se aplican la retención en la fuente e IVA.

Anualmente la Administración de Impuestos Nacionales emite una tabla donde se

encuentra contenida los Ingresos y conceptos que se encuentran sometidos a la retención
en la fuente e IVA, con sus correspondientes porcentajes de aplicación.

Registros Contables de la Retención en la fuente.

Los Códigos contables para el registro y revelación de la retención en la fuente esta

regulado en el Régimen de la Contabilidad Pública, de acuerdo al concepto de retención.

Ejemplo de aplicación por compras

Se compra suministros por valor de $ 3.000.000.oo más el IVA del 16%.

Se liquida así

Valor suministro $ 3.000.000.oo

Valor del IVA 16% $ 480.000.oo

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Valor total factura… $ 3.480.000.oo

Retención en la fuente
Por compras 3.5% $ 105.000.oo
Por IVA 50% $ 240.000.oo

Registro contable

Código Nombre de la Cuenta Debito Crédito

Contable
511111 Materiales y suministros 3,480,000.00
243625 Impto a las ventas retenido 240,000.00
243608 Ret.Fte compras 105,000.00
1110 Fondo 3,135,000.00
SUMAS IGUALES 3,480,000.00 3,480,000.00

Observación No.1: El trámite de las cuentas conlleva otros descuentos que se deben
tener en cuenta en el momento de liquidarla, pero para efectos del ejemplo no es
procedente centrarnos en ellos.

Observación No.2: Es importante tener en cuenta que la retención en la fuente se aplica

solamente sobre el valor del bien a adquirir. La norma tributaria no permite liquidar
impuesto sobre impuesto.

20.2. LIQUIDACION Y PAGO DE LA RETENCION EN LA FUENTE

La Administración de Impuestos Nacional DIAN establece en forma anual el calendario del

pago de la Retención en la Fuente, la cual se debe realizar en forma mensual (12 veces
en el año), fechas que quedan preestablecidas por cada vigencia.

En la liquidación y pago de la Declaración de Retención en la Fuente, participan como

responsables:

 El Grupo de Contabilidad tiene la responsabilidad de liquidar el total de retención

en la fuente a pagar, de acuerdo a los registros contables realizados en el mes por
cada uno de los conceptos de retención en la fuente, generando una relación
acumulada con sus debidos soportes, los cuales son trasladados a la División de
tesorería.

 El Grupo de Tesorería: Tiene la responsabilidad de realizar el pago de la

Declaración de la Retención en la fuente, en las fechas establecidas para su pago
oportuno.

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20.2.1. Devolución De Retención En La Fuente

La Administración Central ha determinado un Procedimiento de Devolución de

Retenciones en la fuente aplicadas en el pago de las cuentas, los cuales se originan
debido a:

valores que deberían

haberse aplicado de acuerdo a las disposiciones en materia tributaria que determina la
DIAN.

su Carácter u
Obligación no se les debe aplicar retención en la fuente alguna (son exentos de retención
en la fuente).

Como requisito para efectuar la devolución de la retención en la fuente se le establece al

Contribuyente que al realizar la solicitud de devolución debe Certificar que dicho valor
objeto de devolución no se ha descontado ni será descontado en las Declaraciones de
Renta presentadas a la DIAN (establecido en el procedimiento respectivo).

Estas devoluciones de retención en la fuente realizadas a los Contribuyentes, serán

descontadas por la Alcaldía a la DIAN en las liquidaciones de las declaraciones de
retención en la fuente en curso (con los debidos soportes).

20.2.2. Otras Obligaciones

La Administración Central a través de la Oficina asesora de Contabilidad del Municipio

está en la obligación legal de emitir en forma anual los certificados de retención en la
fuente aplicada a todos los contratistas en la vigencia fiscal en la cual se haya aplicado la
respectiva retención. Dicha obligación vence los 31 de marzo de cada año (según la
actual disposición de la DIAN).

21. BONOS PENSIONALES

Representa el valor amortizado de las cuotas partes de bonos pensiónales emitidos a

nombre de las personas que se trasladaron al Régimen de Ahorro individual con
Solidaridad, de acuerdo con las normas de seguridad social vigentes.

El manejo de esta cuenta la ha determinado la Administración Central, a través de la

Secretaria de Hacienda-Oficina de Pensiones.
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22. RECAUDO A FAVOR DE TERCEROS

Representa el valor de las obligaciones originadas por el recaudo de ingresos de

propiedad de otras entidades contables públicas, entidades privadas o personas
naturales, que deben ser reintegrados a éstas, en los plazos y condiciones convenidos.

En esta cuenta la administración central registra los valores correspondientes a:

Retención de transito, Estampilla Pro cultura los correspondiente al 20% para afiliación de
gestores culturales, Recaudos a favor de la Corporación Autónoma Regional CAR,
Descuentos de los contratos de Obra Pública con destino a SENA- FIC, Recaudo por
concepto de PONAL Y POLCA con destino a Trafic and transito, Recaudo a favor del
Fondo Nacional del Ganado y Recaudo de rendimientos financieros generados por
convenios suscritos por el Municipio y que no hacen parte de los ingresos corrientes del
Municipio.

23. CAUSACION DE CUENTAS (CUENTAS POR PAGAR)

El registro de las obligaciones es un proceso netamente contable, sin embargo nace

mucho antes del proceso contable, ya que se dan etapas anteriores que deben cumplirse
para que pueda revelarse en los estados contables. Es así que una vez haya ingresado
el bien o generado el servicio respectivo (una vez cumplida toda la etapa de contratación,
de acuerdo a las reglamentaciones existentes), se inicia el trámite de la cuenta.

 El trámite de la cuenta inicia en la Secretaria o dependencia ejecutora donde se

creo la necesidad y la Secretaria Ordenadora del Gasto, Pasando a la Dirección
de Presupuesto para los respectivos giros presupuestales, una vez cumplida esta
etapa pasa a la división de contabilidad.

 El Grupo de Contabilidad debe efectuar la revisión de la cuenta, de tal

manera que contenga las liquidaciones de impuestos y descuentos
realizados de dicha cuenta. Una vez se haya realizado esta verificación se
procede a la Causación Contable.

La Causación Contable, es un proceso contable donde se registra el hecho económico de

acuerdo al Régimen de la Contabilidad Pública, para determinar el registro debe de
orientarse por las dinámicas contables existentes dependiendo el bien o servicio
adquirido. Se deben realizar todos los descuentos de ley. Siendo claro que estas
causaciones deben quedar registradas en una cuenta por pagar, de tal forma que pueda
ser cancelada en forma posterior por la Tesorería con cargo a dicha cuenta.

Es importante en el trámite de cada una de las cuentas, identificar:

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a) Tener claramente identificado el prestador del servicio o quien suministra el

bien.

Si es persona Natural debe tener como identificación cédula de ciudadanía.

Si es persona jurídica debe tener como identificación NIT con número de Verificación.

Es decir no podemos crear un tercero donde quede con el nombre comercial y a su vez el
nombre personal.

NO SE DEBE

Ejemplo: ALMACEN XXXXYYYYY y/o Pedro Pérez

SE DEBE

Sí es persona Jurídica

Ejemplo: ALMACEN XXXXYYYY

NIT No. 899.999.999 – 9 (Digito de Verificación)

Sí es persona natural

Ejemplo: Pedro Pérez

C.C. No. 14.000.1111

b) Tipo de Contribuyente: Se debe identificar que tipo de contribuyente y

responsabilidad tiene el tercero ante la DIAN, ya que esta información es
fundamental para dar inicio al proceso de contratación y por ende a los
descuentos y registros contables.

c) Documentos soportes: Al determinar el tipo de responsabilidades que tiene el

tercero, se determina la obligación de presentar factura o no. Por lo tanto sí el
tercero es Responsable del Régimen Común es de obligatorio cumplimiento
emitir la respectiva factura de venta (del bien o servicio).

d) Se debe tener en cuenta en las liquidaciones de los impuestos de las cuentas,

que no se podrá liquidar un impuesto teniendo como base en la liquidación de la
cuenta (el valor de la cuenta incluyendo otro impuesto), ya que las normas
tributarias son claras en establecer que no se podrá liquidar IMPUESTO
SOBRE IMPUESTO.

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23.1. CONTROLES POSTERIORES A LA CAUSACIÓN

Al culminar el mes la Oficina Asesora de Contabilidad realiza una revisión en detalle de

las cuentas causadas en contabilidad y remitidas para su pago a la Oficina de Tesorería,
consistente en la revisión del tercero para determinar el pago o no de la cuenta. Este
control permite controlar las debidas contabilizaciones y descargues de pagos por
tesorería.

24. CUENTA DE INGRESOS

En esta cuenta se incluyen los grupos que representan flujos de recursos generados por
la entidad contable pública, susceptibles de incrementar el patrimonio público durante el
periodo contable, bien sea por aumento de activos o por disminución de pasivos,
expresados en forma cuantitativa y que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria y los
ingresos de carácter extraordinario, en cumplimiento de las funciones de cometido estatal.

Los siguientes conceptos comprenden los ingresos del Municipio así:

25. INGRESOS FISCALES

Tributarios:

 Impuesto Predial Unificado

 Impuesto de Industria y Comercio.
 Avisos, tableros y vallas
 Publicidad Visual
 Impuesto De Delineación, Demarcación Urbana
 Impuesto Con Destino Al Deporte
 Espectáculos públicos.
 Degüello de ganado mayor
 Degüello de ganado menor
 Impuesto sobre vehículos automotores
 Sobretasa a la gasolina motor
 Sobretasa Bomberil
 Estampillas

No tributarios:

 Tasas
 Multas
 Intereses

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 Sanciones
 Regalías y compensaciones monetarias
 Derechos de tránsito
 Arrendamientos y Alquileres

Ingresos por Fondos Especiales:

 Cuota de fiscalización y auditaje

 Fondo de Vivienda y Lotes
 Fondo de Seguridad
 Fondo de Solidaridad
 Fondo de Solidaridad y Redistribución del Ingreso
 Fondo Local de Salud

Transferencias:

 Sistema General de Participación

 Otras Transferencias y aportes de convenios

26. GASTOS

La cuenta de Gastos incluye todas las salidas de recursos de la entidad contable pública,
susceptibles de reducir el patrimonio público durante el período contable, para el caso de
la Alcaldía de Fusagasuga (enero a diciembre), bien sea por disminución de activos o
aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Son requeridos para el desarrollo
de la actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de carácter
extraordinario.

Esta cuenta es de naturaleza débito.

En esta cuenta se manejan:

 Sueldos y salarios.
 Contribuciones imputadas.
 Contribuciones efectivas.
 Aportes sobre la nómina.
 Gastos Generales.
 Impuestos, contribuciones y tasas.

Así mismo en esta cuenta se llevan las cuentas representativas de los montos
determinados para cubrir previsiones futuras de ocurrencia cierta, derivadas de
contingencias de pérdidas o provisiones por eventos que afecten el patrimonio público, así
como el valor relativo al desgaste o pérdida de la capacidad operacional por el uso de los
bienes, su consumo, o extinción. Es así como se manejan las provisiones en protección
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de inversiones, provisión para deudores, provisión para protección de inventarios,

provisión para contingencias, como las depreciaciones para reconocer la disminución
gradual de la capacidad operacional de las propiedades.

Por otra parte, los recursos trasferidos por la entidad contable pública de conformidad con
los porcentajes establecidos en la ley, para financiar los servicios a su cargo, con
prioridad al servicio de salud y los servicios de educación preescolar, primaria, secundaria
y media, garantizando la prestación de los servicios y la ampliación de cobertura.

También se incluyen las cuentas que presentan los recursos destinados por la entidad
contable pública a la solución de las necesidades básicas insatisfechas de salud,
educación, saneamiento ambiental, agua potable, vivienda, medio ambiente, recreación y
deporte y los orientados al bienestar general y al mejoramiento de la calidad de vida de la
población, de conformidad con las disposiciones legales.

El registro de todas las cuentas de gastos, se da en el proceso de la Causación Contable,

como se explicó anteriormente.

27. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CONTABLE

27.1. INGRESOS UNIVERSALES

27.1.1. Objetivo

Registrar todos los hechos, transacción y operaciones de la Administración Central

Municipal, conforme al Régimen de Contabilidad Pública y su reglamentación, a fin de
producir información confiable, relevante y comprensible que permita el conocimiento
claro, preciso y suficiente de las acciones y actividades de Entidad.

27.1.2. Alcance:

Desde el momento en que se produzca un hecho que afecte la realidad contable de la

Entidad, hasta su revelación en los estados financieros y su divulgación a los entes y
organismos de Ley.

Quienes son los proveedores de la información que sirve de insumo para el proceso
contable?
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 Proceso Administración de Compensaciones – suministra los Reportes de Nómina.

 Proceso Administración de Bienes y Servicios – suministra los informes mensuales

de movimiento de activos (almacén).

 Proceso Gestión de Tesorería – suministra todos los Boletines de ingresos y

gastos, Reportes de Tesorería.

 Proceso Gestión de Ingresos – suministra Reporte de Cartera (Impuestos, tasas y

contribuciones).

 Proceso Representación Judicial y Extrajudicial – Suministra Oficios de

Contingencias con determinación de éxito o fracaso de los procesos judiciales en
contra del municipio.

 Fiduciaria - suministra todos los boletines y reportes de transacciones ordenados

por la Tesorería.

 Contaduría General de la Nación – suministra el Régimen de la Contabilidad

Pública y todas las reglamentaciones que en materia contable disponga.

 Proceso Gestión Presupuestal – suministra las Ejecuciones de Ingresos y de

Egresos.

 Entes de Control, Instituciones Educativas – suministra los Estados Financieros y

movimientos presupuestales respectivos.

 Comité de Sostenibilidad Contable – suministra Actas.

 Comité Operativo de Hacienda – suministra actas.

 Entes de Control – suministra informes de auditoria.

Todos los anteriores insumos son transformados a través de las etapas del
Proceso Contable, para poder obtener las salidas del mismo y que son:

 Estados Financieros.

 Información Exógena.

 Informes de Impuestos.

 Reportes a la Contaduría General de la Nación.

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 Boletín de Deudores Morosos.

 Planes de Mejoramiento.

Los Clientes del Proceso Contable son:

 Entes de Control.

 Contaduría General de la Nación.

 Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

 Proceso de Planeación del Desarrollo Institucional.

 DIAN

 Comunidad

Todas las actividades desarrolladas por el Grupo de Contabilidad y plasmadas en esta

Guía se encuentran debidamente soportadas a través de los procedimientos
desarrollados como son:

a) Procedimiento para la confirmación de boletines de ingresos mediante impresión.

b) Procedimiento para la Certificación de incorporación de recursos.

c) Procedimiento para la verificación de traslados bancarios.

d) Procedimiento para la elaboración de informe a la Contraloría Municipal – SIREC.

e) Procedimiento para el registro de egresos efectuado mediante cuentas bancarias.

f) Procedimiento para la elaboración y presentación de información Exógena.

g) Procedimiento para la elaboración de estados financieros de la administración

central.

h) Procedimiento para la elaboración de los Reportes Contables consolidados ante la

Contaduría General de la Nación.

i) Procedimiento para el Registro y Pago Devolución de Retención en la Fuente.

Los procesos y procedimientos, parámetros, Directrices, recomendaciones y plazos

estipulados en esta guía contable, son para la orientación y cumplimiento de todos los
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servidores públicos ejecutores de los procesos contables y de cada una de las personas
que requieran consultas en materia contable.

Atentamente,

GUILLERMO ALFONSO RIVEROS RUIZ

Jefe Asesor de Contabilidad

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