Control
Las medidas de control nos permitan verificar que el desarrollo de lo planeado se ha cumplido.
Éstas pueden establecerse en diferentes etapas del trabajo: antes, durante y después de realizar
las actividades.
Concepto
El control es considerado como la función administrativa que consiste en medir y corregir el
desempeño individual y organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los
planes; esto implica medir el desempeño con metas y planes, mostrar dónde existen desviaciones
de los estándares y ayudar a corregirlas1.
Propósitos de Control
• Medir resultados.
• Establecer medidas correctivas.
• Identificar desviaciones.
• Limitar las acciones.
• Generar información para la toma de decisiones.
Características
• Debe ser oportuno. Si hablamos de que lo ideal es detectar las desviaciones antes de
que ocurran, la función del control consiste en informar inmediatamente cualquier
irregularidad.
• Debe ser accesible. Las medidas que se establezcan para el control deben ser de fácil
entendimiento.
• Deben ubicarse. No pueden establecerse en toda la empresa, por lo que deben ubicarse
estratégicamente las áreas donde se aplicarán.
• Deben reflejar a la organización. Estarán acordes con el tamaño y necesidades de la
organización.
Importancia
• Se aplica a todas las áreas de la organización.
• Permite introducir medidas correctivas.
• Proporciona información sobre la forma como se están llevando a cabo los planes.
• Reduce tiempo y costos.
• Aumenta la productividad de todos los recursos.
Objetivos del control.
• Comparar los resultados de la actividad.
• Suministrar información.
• Proporcionar políticas y reglas.
• Suministrar a los responsables.
• Conocer las causas que producen las desviaciones.
Principios del control de acuerdo a Lourdes Munch Galindo
• Equilibrio
El ejercicio de la autoridad debe ser proporcional al grado de control aplicado. Es decir,
al delegar la autoridad, debemos contar con las herramientas necesarias para verificar
su buen funcionamiento.
• De los objetivos
Los objetivos son el eje de toda organización; sin ellos, el control no existiría. No hay
forma de controlar algo que no se ha determinado mediante el establecimiento de
objetivos: el control está en función de los objetivos.
• De la oportunidad
El control debe aplicarse antes de que ocurran los errores, con la finalidad de aplicar
medidas correctivas oportunamente.
• De las desviaciones
Todas las variaciones que se presenten deben ser analizadas y estudiadas de tal modo
que se encuentre la situación que las originó, para evitar más errores en el futuro.
• Costeabilidad
Para lograr una reducción de costo dentro del control, es necesario identificar
actividades y procedimientos específicos; es decir, aquellas actividades que realmente
contribuyan al logro de objetivos.
• De la preferencia
Este principio nos indica que el control debe ser aplicado preferentemente sobre las
funciones y/o actividades representativas o estratégicas que colaboren al alcance de los
objetivos, con la finalidad de reducir tiempos y costos.
• De la función controlada
La persona que ejerce el control de una actividad no debe ser juez y parte. Es decir, no
debe tener relación directa ni estar involucrado con las tareas que revisa.
Naturaleza y propósito del control
Como función del proceso administrativo, la naturaleza del control consiste en su inclusión en
todas las áreas, para evaluar el trabajo realizado por la planeación, organización y dirección. El
control debe aplicarse sobre todas las actividades y personas encargadas de ejecutar planes
dentro de una organización.
Proceso del control
El control, considerado como parte final del proceso administrativo, ayuda a verificar el
cumplimiento de objetivos y resultados. Al aplicarse, deben considerarse los factores siguientes:
Cuantitativos
• Cantidad. Se aplica en actividades donde el volumen es lo principal.
• Tiempo. Ayuda en la programación de fechas estimadas para el desarrollo de las
actividades.
• Costo. Con este factor, se conocen las erogaciones realizadas como indicadores de la
eficacia administrativa.
Cualitativos
• Calidad. Es la combinación de esfuerzos para la realización de una actividad, con el
objetivo de cubrir eficientemente la mayoría o todas sus especificaciones.
Pasos
El proceso de control podría establecerse de acuerdo a los siguientes pasos:
• Control.
• Establecimiento de estándares
• Medición de resultados.
• Corrección.
• Retroalimentación. Es básica en el control, ya que a través de ella, la información
obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
El proceso de control propuesto en el libro Introducción a la administración con enfoque de
sistemas, de Joaquín Rodríguez y Valencia, consta de cuatro etapas:
1era Etapa
2da Etapa Medición
Control Establecimiento de
del funcionamiento
normas
3era Etapa
4ta Etapa Acción Comparación del
Retroalimentación
correctiva funcionamiento con
la norma
Estándares
Estándar es una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en el cual se
efectúa el control.
Los tipos de estándares que se deben utilizar son:
• Estadísticos.
• Fijados por apreciación.
• Técnicamente elaborados.
Medició n
Primero, tenemos el establecimiento de normas. Éstas son la base para tasar el desempeño real
contra el esperado, y reflejan la planeación de toda una empresa.
Hay diversas clasificaciones de normas, por ejemplo:
• Materiales
• De costos
• De productividad
• De publicidad
• De tiempo
• De ingresos
• De información
Comparació n de los resultados con los está ndares
La comparación se efectúa con la norma o base que se estableció y el funcionamiento aplicado.
Luego, se debe distinguir un criterio para valorar qué tan relevantes son las diferencias
encontradas y tomar las acciones necesarias. Este proceso debe llevarse a cabo lo más cerca
posible de la zona de trabajo.
Mediante esta inspección logramos saber en dónde y qué hay que corregir, contribuyendo a que
las pérdidas sean menores.
Cuando se comparan los resultados con la norma establecida y no tienen diferencia alguna, o su
diferencia es mínima, no se requieren de inmediato las acciones de control; en caso contrario, es
necesario aplicar una acción controladora y/o una valoración de los resultados que se están
obteniendo para tomar decisiones en la aplicación de medidas de control.
Correcció n del rendimiento real
Es la última fase del proceso de control, en donde se observarán los alcances obtenidos para
determinar qué tipo de acción se aplicará.
• Acción remediadora. Implica encontrar la causa de la variación para eliminarla
• de la mejor forma posible, evitando cambios de procesos, métodos y procedimientos.
• Acción correctiva. Deben aplicarla quienes tienen autoridad sobre los procedimientos.
Al establecer medidas correctivas se da inicio a la retroalimentación, ya que vinculamos
planeación y control.
Finalmente, podemos afirmar que para establecer un sistema de control es necesario:
• Contar con objetivos y estándares estables.
• Que el personal clave comprenda y esté de acuerdo con los controles.
• Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos.
(Se debe tomar en cuenta que un sistema de control por sí solo no contribuye a la
eficiencia).
• Evaluar la efectividad de los controles:
• Eliminando los que no sirven.
• Simplificándolos.
• Combinándolos para perfeccionarlos.
Tipos de control
En toda organización, pueden establecerse controles para el seguimiento de las actividades. La
autoridad determinará si desea ejercer el control durante la actividad, antes de llevarla a cabo o al
finalizarla.
Antes
Durante
Despues
Control
Control previo
Para que este tipo de control funcione, requiere que el controlador tenga información precisa y
oportuna, debido a que su objetivo es adelantarse a los hechos (es decir, se lleva a cabo antes de
la actividad). Este tipo de control tiene la ventaja de prever antes de la corrección.
Su utilización por las organizaciones no es tan frecuente como debiera y a veces no es tan
aplicable para ciertas situaciones (las de mercado, por ejemplo).
Control concurrente
Permite corregir problemas antes de que crezcan y no puedan ser controlables, o se eleven los
costos de corrección, ya que se aplica durante el cumplimiento de la actividad. Este tipo de control
es más común que el previo.
Control Posterior a la retroalimentació n
Este tipo de control es el más común en toda organización; pero no es óptimo, puesto que las
correcciones se llevan a cabo después de ocurridos los hechos.
Su mayor desventaja se presenta cuando el responsable que recibe la información no puede hacer
mucho para solucionar el problema; no obstante, el resultado final puede retroalimentar una
futura planeación.
Sistemas de información administrativa
El sistema de información administrativa (MIS), de carácter formal, tiene como finalidad apoyar a
la gerencia con información necesaria para la correcta toma de decisiones.
Además, ofrece todos los referentes que serán empleados en los procesos de decisión; trata con el
soporte de situaciones bien estructuradas (que los administradores conozcan anticipadamente los
factores a considerar para la correcta toma de decisiones, así como aquellas variables más
significativas que pueden influir sobre un resultado); y permite anticipar requerimientos de
información.
Para establecer un sistema de información administrativa, se requiere:
• Analizar las necesidades de la empresa.
• Desarrollar bases de información que faciliten el funcionamiento de la empresa.
• Diseñar estrategias adecuadas para su procesamiento.
• Crear un archivo idóneo para el almacenamiento de la información.
Los analistas de sistemas preparan reportes que contienen información bien organizada y
suficiente para los encargados de tomar las decisiones. Además, es muy frecuente que la
información que arrojan los MIS se combine con la obtenida del exterior (tendencias económicas,
oferta y demanda, etcétera). Así, se podrá tomar una decisión general global.
Si se cuenta con un buen sistema de información, todos los departamentos podrán tener
diferentes reportes, entre otros:
• De las tasas de rotación de personal.
• Del personal, según edad, sexo, ocupación e ingresos.
• De los niveles que guardan los inventarios.
• De ventas.
• De asistencia.
• De ingresos y egresos.
Herramientas de control
Existe una variedad de herramientas entre las más importantes destacan
Modelos Matemáticos
Estadísticas
Investigación de operaciones
Métodos cuantitativos
Cálculos probabilísticos
Programación dinámica
Redes
Reportes
Sistemas de Información
Archivos (computarizados, mecánicos, expedientes etc)
Procesos
Graficas y diagramas Procedimientos
Gráficas de Gannt
Tiempos y movimientos
Estudio de metodos
Estándares
Sistemas de información. Son los medios que proporcionan información a los administradores
para conocer el funcionamiento de todas las actividades y cargos de la organización.
Reportes e informes. Varían de una organización a otra; pero los más comunes son:
• Reportes de información.
• Informes de control (son utilizados en forma continua para el control de operaciones
diarias).
• Formas. Son documentos impresos utilizados para el registro de actividades relativas a
cada departamento. Su importancia radica en que facilitan la transmisión de
información.
• Redes. Son una de las herramientas más importantes en la administración, ya que
pueden aplicarse a todo tipo de empresa, sin importar su tamaño ni actividad. Los
métodos más comunes utilizados por las redes son:
• Pert. Se basa en la utilización de tres tiempos para el desarrollo de una actividad:
pesimista, optimista y muy probable.
• CPM. Sólo emplea una estimación de tiempo.
• Investigación de operaciones. Este modelo refleja variables y restricciones en diferentes
situaciones y en las repercusiones sobre los objetivos y metas. Su objetivo principal es
optimizar todos los recursos a través de la utilización del método científico.
Grá ficas de Gantt.
El diagrama de Gantt es una herramienta de gestión que sirve para planificar y programar
tareas a lo largo de un período determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de
las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una
de las etapas de un proyecto y, además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y
secuencia, además del calendario general del proyecto.
El gráfico del diagrama de Gantt es, en realidad, un sistema de coordenadas con dos ejes
esenciales: en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del
proyecto, mientras en el horizontal se ponen los tiempos.
En función del tipo de actividades que conformen el proyecto, los valores ubicados en el
eje horizontal deben definirse en días, semanas, meses, semestres o, incluso, años.
