MANUAL
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
© Sogenube, S.L.  Dpto. Soporte: +34 955 292 294  Versión – 8.04
 ÍNDICE
 

Tabla de contenido 
INTRODUCCIÓN 

Principales características ......................................... 8 

¿Cómo funciona “la nube” para los Administradores de Fincas? ........ 9 

Copias de seguridad de sus datos ................................... 11 

¿Cómo acceder a FincasPro? ......................................... 12 

PRIMEROS PASOS: 

Configuración de la aplicación Utilidades -> Datos usuario principal 14 

Menú Utilidades -> Gestión de Oficinas del Administrador ........... 17 

Menú Utilidades -> Gestión de Acceso de Usuarios a FincasPro ....... 19 

DATOS 

Gestionar datos de sus COMUNIDADES de propietarios ................. 22 

Gestionar datos de las PROPIEDADES de una Comunidad ................ 27 

Gestionar datos de los PROPIETARIOS y otras personas de una propiedad

................................................................... 28 

Gestionar datos de los PROVEEDORES de servicios a las Comunidades .. 31 

Gestionar datos de COEFICIENTES de participación de las propiedades. 33 

Gestionar datos de CONTRATOS de servicios a las Comunidades. ....... 34 

Gestionar datos de TABLAS. ......................................... 35 

GESTIÓN 

Gestión PUBLICAR DOCUMENTOS. ....................................... 37 

Gestión PLANTILLAS para combinación de datos. ...................... 38 

Instrucciones plantilla etiquetas ................................. 39 

Instrucciones plantilla carta a morosos ........................... 40 

Instrucciones plantilla de recibos ................................ 40 

Ejemplo de una plantilla de ETIQUETAS: ............................ 43 

Ejemplo de una plantilla de CARTA A MOROSOS: ...................... 44 

 
2
 Ejemplo de una plantilla de RECIBOS: .............................. 46 

Ejemplo de una plantilla de FACTURA: .............................. 47 

Gestión de INCIDENCIAS ............................................. 48 

Gestión PRESUPUESTOS ............................................... 50 

Gestión LECTURA CONTADORES para facturar consumos .................. 54 

Gestión CUOTAS RECIBOS ............................................. 56 

Gestión EMITIR RECIBOS ............................................. 58 

Gestión RECIBOS A BANCO ............................................ 59 

Gestión COBROS ..................................................... 61 

Gestión PAGOS ...................................................... 64 

Gestión TESORERÍA .................................................. 68 

CORREO 

Correo ETIQUETAS ................................................... 70 

Correo MAILING Y SMS. .............................................. 71 

Correo ENVÍOS LOGALTY .............................................. 74 

INFORMES 

Informes DOSSIER DE FIRMAS ......................................... 76 

Informes JUNTAS .................................................... 78 

Informes LIQUIDACIONES ............................................. 79 

Informes COMPARATIVA DE LO PRESUPUESTADO CON LO GASTADO ............ 83 

CONTABILIDAD 

Tres formas de hacer contabilidad .................................. 86 

¿Dónde lo pongo, en el DEBE o en el HABER? ......................... 89 

El Devengo ......................................................... 91 

Supuesto práctico número 1 ......................................... 93 

1.- Enunciado ..................................................... 93 

2.- Plan de cuentas propuesto conforme al P.G.C. .................. 96 

3.- Elaboración del Presupuesto Ordinario 2019 y asignación de

cuotas recibos. ................................................... 98 

4.- Asiento de apertura al 1/1/2019. .............................. 99 

 
3
 Solución paso a paso del supuesto práctico nº.1 ................... 100 

1.- Asiento de apertura inicial .................................. 101 

2.- Insertar en gestión-> Cobros fuera de ejercicio los recibos

pendientes al inicio ............................................. 102 

3.- Cobrar los recibos pendientes desde Gestión -> Cobros. ....... 103 

Supuesto práctico número 2: Comunidad con saldos de liquidación ... 104 

1.- Datos generales. ............................................. 104 

Confección del Presupuesto de gastos para calcular el importe de los

recibos. .......................................................... 106 

Lectura de contadores para facturar consumos de agua, luz,

calefacción, etc. ................................................. 109 

Emitir los recibos desde Gestión -> Emitir recibos ................ 111 

Envío al banco de los recibos domiciliados ........................ 113 

Ver el detalle de un recibo emitido desde Gestión->Cobros ......... 118 

Cobrar una remesa bancaria desde Gestión->Recibos a banco ......... 119 

Devolución de un recibo desde Gestión->Cobros ..................... 119 

Informes económicos ............................................... 121 

Ejemplo Modelo de Recibos apaisados con matriz para impresora láser 123 

Contabilidad AUTOMÁTIZADA con la NORMA 43 ......................... 125 

OFICINA VIRTUAL 

Solicitud de claves para acceder a la Oficina Virtual ............. 132 

Proceso de asignación de claves para acceder a la Oficina Virtual . 132 

Qué podemos mostrar a los propietarios en la O. V. del Administrador

.................................................................. 139 

APÉNDICE 

Informe económico 1.2 ............................................. 149 

Informe económico 2.2 ............................................. 152 

Informe económico 3.1 ............................................. 156 

Informe económico 4.1 ............................................. 160 

Listado del libro mayor ........................................... 162 

Presupuestos ...................................................... 168 

 
4
 

 
 
 
 

 
5
INTRODUCCIÓN
FincasPro  ha  sido  creado  por  Administradores  de  Fincas  colegiados,  con  muchos  años  de  experiencia 
profesional, que durante su trayectoria han utilizado diferentes programas para gestionar la contabilidad 
y otros procesos en las comunidades de propietarios. 

INSATISFECHOS  con  el  desempeño  del  software  existente,  por  ser  muchas  veces  innecesariamente 
complicado,  tener  muchas  limitaciones  y  algunos  errores  en  su  ejecución,  que  nunca  se  solucionaban, 
decidieron crear FincasPro con un enfoque de futuro, en la nube. 

La VISIÓN fue crear un software SENCILLO, FLEXIBLE y POTENTE. Buscando potenciar la comunicación con 
los propietarios, TRANSPARENCIA y la AUTOMATIZACIÓN de procedimientos contables. 

FincasPro es un software de uso INTERNACIONAL que se puede adaptar a cualquier uso horario, moneda 
e idioma u otras peculiaridades legales de su zona. 

A  pesar  de  que  todavía  no  sea  legalmente  obligatorio  la  aplicación  del  PGC  (Plan  General  de 
Contabilidad) en  este  ámbito, actualmente  no hay  discusión  acerca  de la  necesidad  de ello por varios 
motivos: 

‐ Es cierto que hay muchas personas dentro de una comunidad pueden no entender los distintos 
estados contables (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, etc.), pero la aplicación de la técnica 
contable (como el uso de la partida doble, la gestión de ejercicios con un asiento de apertura y 
otro de cierre, etc.) permite presentar la misma información con distintos formatos, de manera 
que lo pueda entender tanto el contable como el no contable. 
 
‐ Gestionar solamente cobros y pagos con una hoja Excel dificulta el control de recibos pendientes 
de cobro y de los gastos pendientes de pagar, incluso de otros ejercicios. Se hace muy complicado 
llevar  esta  gestión,  sobre  todo  cuando  tenemos  varias  comunidades.  Con  el  uso  de  la  técnica 
contable esto queda resuelto. 
 
‐ Los  programas  de  administración  de  fincas  facilitan  mucho  esta  labor,  sobre  todo  porque 
permiten  gestionar  ingresos  y  gastos  sin  tener  que  actuar  directamente  sobre  el  diario  de 
contabilidad.  Además,  se  realizan  muchos  asientos  contables  de  forma  automática,  (como  la 
emisión  y  puesta  al  cobro  de  recibos,  el  abono  de  remesas  de  recibos  domiciliados  en  cuenta 
bancaria, la devolución de recibos, etc.) sin necesidad de conocer la cuenta contable de cargo ni 
la de abono. 
 

Pero no se confundan, no estamos diciendo que para gestionar los ingresos y gastos de una Comunidad 
de  Propietarios  sea  necesario  saber  contabilidad  como  un  economista,  no,  lo  que  defendemos  es  la 
conveniencia de utilizar ciertos aspectos BÁSICOS de la técnica contable, puesto que ello facilita nuestra 
labor,  más  aún  si  tenemos  un  programa  que  los  aplica.  Con  FincasPro  podrá  hacer  contabilidad  sin 
necesidad de saber contabilidad, desde el apartado GESTIÓN con los módulos de Cobros y Pagos. 

Como consecuencia de lo expuesto hemos creado FincasPro que basado en la técnica contable, facilita la 
gestión  no  solamente  económico‐contable,  sino  también  de  incidencias,  juntas,  mailing  etc.  con  la 
posibilidad de tener informados a los propietarios, en la Oficina Virtual del administrador, a través de su 

 
6
página web, de una manera SENCILLA que nos ahorrará mucho tiempo. Similar al funcionamiento de la 
banca electrónica. (Es bueno para los propietarios por que les permite acceder a mucha información de su 
comunidad, pero sobre todo, para quien es verdaderamente interesante es para el administrador porque 
incrementa su PRODUCTIVIDAD y le permite concentrarse en HACER CRECER SU NEGOCIO). 

FincasPro es la primera solución de Cloud Computing completa para Administradores de Fincas (al estar 
TODO  en  la  nube,  permite  un  acceso  desde  cualquier  lugar,  en  cualquier  momento,  fundamental  para 
poder interactuar de una forma sencilla con los propietarios desde la oficina virtual o despacho24h). 

Es por ello que para comprender el funcionamiento de FincasPro sea necesario conocer algunos aspectos 
MUY  SENCILLOS  de  la  técnica  contable  y  por  ese  motivo  hemos  realizado  este  MANUAL  DE 
CONTABILIDAD BÁSICA PARA GESTIONAR COMUNIDADES DE PROPIETARIOS que a la vez pretende ser el 
MANUAL DE FINCASPRO. 

Para  quienes  deseen  profundizar  en  el  conocimiento  de  la  técnica  contable  para  la  gestión  de 
comunidades  de  propietarios,  recomendamos  la  lectura  del  Manual  de  Contabilidad  para 
Administradores  de  Fincas  escrito  por  nuestro  compañero  Administrador  de  Fincas  Colegiado,  Juan 
Rodríguez  Baeza  autor  también  de  www.comunidades.com  y  de  la  página  del  libro  que  es 
www.contacomunidades.com. 

FincasPro es una EVOLUCIÓN de las distintas soluciones aportadas por otros programas para la gestión, 
en sentido amplio, de las comunidades de propietarios. 

No  obstante,  FincasPro  está  pensado  desde  CERO  para  aprovechar  todas  las  oportunidades  que  nos 
ofrece  INTERNET,  mejorando  la  interacción  con  nuestros  clientes,  facilitando  nuestra  labor  para 
incrementar nuestra PRODUCTIVIDAD. 

Otra de las ventajas que aporta FincasPro en la gestión de datos a nivel general es que a  diferencia  de 

cómo  hacen  la  mayoría  de  aplicaciones  de  este  sector  en  el  momento  de  introducir  datos  de 
Comunidades,  Personas  (propietarios,  pagadores,  etc),  Proveedores,  Contratos,  Incidencias,  etc.  en  las 
que lo primero que muestran al entrar, en cada  uno de estos apartados, es un listado  con los registros 
existentes, FincasPro muestra el formulario de entrada de datos, con el fin de permitir una más rápida 
introducción de los mismos, haciendo clic en el icono GUARDAR una vez hemos finalizado cada registro. 

No obstante, también podemos utilizar este formulario para introducir algún dato en uno o varios de los 
campos del mismo y haciendo clic en el icono         Buscar nos hace un FILTRO sobre la base de datos con 
ese criterio de búsqueda. 

Si, por el contrario, lo que deseamos es ver un listado con todos nuestros datos, simplemente debemos 
hacer clic en el icono BUSCAR sin haber rellenado previamente ningún campo del formulario. 

La gestión del SISTEMA DE AYUDA dentro de FincasPro puede ser general explicativo de cada apartado a 
la que se accede  haciendo clic en el icono        junto  al título  de  cada módulo.  Además, si  es importante 
hacer alguna aclaración específica de un campo hemos introducido un bocadillo       que pasando la flecha 
del ratón por encima le mostrará un texto de explicativo relativo a ese campo. 

 
7
Principales características
 

Gestiona ilimitadas comunidades.  Estadísticas sobre el cierre de ejercicio. 
Gestión eficaz de los propietarios.  Cálculo y cobro de intereses de demora. 
Módulo de cartas, mailing y SMS.  Completa agenda de avisos y alarmas. 
Control y punteo de los movimientos bancarios.  Cálculo de cuotas mediante presupuestos y asignación directa. 
Gestión de proveedores.  Permite realizar cobros anticipados. 
Exporta los datos a Internet.  Contabilidad de acuerdo con el P.G.C. 
Módulo de gastos e ingresos.  Completo módulo de facturación. 
Permite la inclusión de lecturas de contadores.  Impresión de Facturas con plantillas personalizables. 
Genere recibos de forma fácil.  Gestione sus honorarios. 
Varios modelos de liquidaciones  Envíe los recibos al Banco en formato SEPA xml. 
Completo sistema de control de recibos.  Carga los movimientos de las cuentas Norma‐43 
Diseñe sus propios modelos de recibos.  Completa gestión de devoluciones de ingresos. 
Emita circulares con un solo clic.  Edite sus propias plantillas. 
Diseñe sus asambleas fácilmente.  Gestión completa de incidencias. 
Todos los documentos e informes en Word y Excel  Alta y mantenimiento de usuarios. 
Completo módulo de convocatorias y actas  Permite conectar ilimitados ordenadores en red. 
Saldo individualizado por finca.  Multitud de listados e informes 
 
 

 
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¿Cómo funciona “la nube” para los Administradores de
Fincas?
La  mejor  forma  de  dar  un  servicio  con  información  accesible  por  terceros  como  ocurre  con  la  banca 
electrónica  es  que  todos  los  DATOS  estén  online.  Así  ocurre  con  las  oficinas  bancarias  y  es  la  misma 
forma en que nosotros proponemos que realice su trabajo. 

De esta forma no tendrá necesidad de tener nada instalado en su ordenador y podrá acceder a toda la 
información de sus clientes, en cualquier momento y desde cualquier lugar, tan solo necesitará conexión 
a internet e introducir su código de usuario y contraseña para acceder a FincasPro o INTRANET. 

1º‐  Así tendrá por un lado su página web con su dominio propio y personalizada a su logotipo e imagen, 
con  sus  cuentas  de  correo  [email protected]  y  todo  accesible  tanto  para  clientes  como  no 
clientes. Será su mejor tarjeta de visita. 

 
 
2º.‐ Por  otro  lado  y  perfectamente  integrado  dentro  de  su  página  web  PÚBLICA,  dispone  de  un  espacio 
destacado  con  fondo  amarillo  (porque  a  Vd.  le  interesa  que  sus  propietarios  lo  utilicen,  ya  que  le 
ahorrará  mucho  tiempo  de  atender  visitas  y/o  llamadas  telefónicas)  llamado  OFICINA  VIRTUAL 
(también  podemos  referirnos  a  este  apartado  como  EXTRANET)  que  es  lo  mismo  que  otros  llaman 
Despacho24h, pero sin salir de su propia dirección  de internet,  donde en distintos apartados podrá 
dar  información  económica  personalizada  a  sus  clientes  propietarios  en  las  Comunidades,  sobre  el 
estado de pago de los recibos periódicos. Tablón de anuncios para publicar en .pdf las convocatorias y 
las actas de las Juntas de Propietarios y otras reuniones, escritos varios presentados. En el apartado 
Datos de su Comunidad podrá mostrar, una vez escaneados, los distintos contratos de mantenimiento 
de limpieza, puerta garaje, ascensores, sistemas contraincendios, contratos de suministro eléctrico y 
agua, pólizas de seguros etc. 

 
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3º.‐ Toda  la  información  que  se  muestra  en  la  Oficina  Virtual,    está  online  en  tercer  vértice  de  esta 
pirámide de servicios a través de la INTRANET o aplicación FincasPro que son la misma cosa. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
En el caso de que utilice el programa Gesfincas existe la posibilidad de exportar de  forma  GRATUITA el 
90.% de sus datos a la nube con FincasPro. Para ello deberá instalar en cualquiera de los ordenadores que 
tienen acceso a Gesfincas nuestra aplicación Pasarela que tiene 2 versiones:  

UNA ES LA PASARELA NORMAL, con la que podrá puntualmente decidir qué Comunidades desea subir a 
FincasPro. Para acabar antes respecto a la información de Gesfincas que no se importa, indicaremos que 
no se suben los datos de cobro de recibos que aparecen en el apartado Horizontal de Gesfincas, debido a 
que en algunas ocasiones y de forma inexplicable, no coincide dicha información con la existente en los 
diarios de contabilidad de cada ejercicio. Una vez subidos todos los datos a FincasPro, se recompone la 
información  de  Horizontal  con  la  información  contable  subida  y  se  muestra  en  el  apartado  Gestión  de 
FincasPro. 

Ya en FincasPro, no hay posibilidad de discrepancia entre la información sobre el estado de los COBROS 
mostrada en el apartado de GESTIÓN y la CONTABILIDAD, ya que únicamente existe una fuente de datos 
desde donde se gestiona esto que es la información generada por los DIARIOS DE CONTABILIDAD de cada 
ejercicio contable en cada Comunidad. 

Por otro lado existe también  LA  PASARELA  AUTOMÁTICA, que sube incluso diariamente la información 

deseada sin tener que hacer nada más que configurar la hora a la que deseamos que actúe. De esta forma 
la información de FincasPro aparecerá SINCRONIZADA con los cambios que puedan haberse realizado en 
los datos gestionados por Gesfincas. 

 
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Copias de seguridad de sus datos
El USUARIO PRINCIPAL desde Utilidades‐>Copias de seguridad, podrá realizar backup de sus datos. 

Deberá indicar de qué datos necesita bajar una copia de seguridad y hacer clic en el botón <Descargar>.  

FincasPro lo agrupará todo en un fichero comprimido .zip y una vez lo haya bajado, encontrará sus datos 
en formato dBase, archivos .dbf, que podrá abrir con Access o con Excel. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
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¿Cómo acceder a FincasPro?
 
Podrá  acceder  desde  www.fincaspro.es  y  hacer  clic  en  ACCESO  FINCASPRO,  o  directamente  desde 
intranet.fincaspro.es, y deberá aparecer esta página. 
 

 
 
Si no puede introducir su código de usuario ni contraseña, aparecerá un mensaje que le indica que debe 
permitir los elementos emergentes para esta página web en la configuración de su navegador. Mejor si 
indica que desea esto de  forma  permanente, para evitar que vuelva a tener problemas al momento de 
acceder a FincasPro. 
 
La principal característica de FincasPro es su SENCILLEZ sin por ello perder FLEXIBILIDAD  ya que permite 
adaptarse a las necesidades de cada comunidad, con mucha POTENCIA sin límite de usuarios trabajando a 
la vez con el programa. 
 
Para comprender su funcionamiento debemos tener en cuenta primero que está basado en el P.G.C. 
 
 

 
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Existen dos formas de tratar la información económica: Una actuando directamente sobre el DIARIO y el 
MAYOR  de  cada  ejercicio  en  CONTABILIDAD  así  como  con  los  distintos  informes  contables  facilitados 
(balance de situación, sumas y saldos, cuenta de resultados) y otra forma distinta (más sencilla sobre todo  
para  el  no  experto  contable)  que  es  a  través  del  apartado  GESTIÓN  del  menú  principal  (que  otros 
programas llaman horizontal), donde tenemos COBROS y PAGOS fundamentalmente. 
 
Aquí  podemos  ver  un  ESQUEMA  de  la  estructura  de  menús  del  programa.  Existe  un  menú  principal  en  la 
parte superior y un menú secundario en la parte izquierda de su pantalla. Si lo ve muy pequeño, puede hacer 
clic en <Ctrl> y signo MÁS para ampliar la pantalla de lo que está viendo. (Mejor con Internet Explorer) 
 
Otra  característica  interesante  para  trabajar  mejor  con  el  programa  es  la  POSIBILIDAD  DE  ABRIR 
PESTAÑAS de su navegador con las opciones del MENÚ IZQUIERDA. Si tiene pulsada la tecla <Ctrl> y hace 
clic en cualquier opción de este menú, dicha opción se abre una PESTAÑA DE SU NAVEGADOR con lo cual 
puede estar trabajando a la vez con varias opciones del programa. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
13
PRIMEROS PASOS:
Configuración de la aplicación Utilidades -> Datos
usuario principal
Esta  tarea  se  realiza  desde  el  apartado  UTILIDADES  del  menú  principal.  Aquí  debo  ir  a  Utilidades‐>Datos 
usuario principal. (Esta opción no aparece para los usuarios de prueba, ni para aquellos otros usuarios que 
no sean principales). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
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16
Menú Utilidades -> Gestión de Oficinas del Administrador
Accedemos a esta opción desde  Utilidades‐>Gestión de oficinas. Aquí daremos al menos de alta la OFICINA 
PRINCIPAL del Administrador. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
17
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Esta opción de UTILIDADES sólo aparecerá disponible para el USUARIO PRINCIPAL del programa. 
 
FincasPro está pensado para que puedan existir varias OFICINAS de un mismo administrador, cada una 
gestionando sus propias comunidades. 
 
Es en esta pestaña <Comunidades> donde se pueden ver las Comunidades que ha dado de alta y gestiona 
cada oficina. 
 
Esto  es  también  muy  interesante  para  poder  franquiciar  un  SISTEMA  de  Administración  de  Fincas.  O 
incluso para poder centralizar información de varios Administradores y ofrecer un servicio conjunto como 
pueda ser TELÉFONO DE ASISTENCIA 24h (con gestión de incidencias) o poder negociar mejores precios 
con proveedores uniendo la información de varios despachos. 
 
Luego al dar de alta USUARIOS para cada oficina se pueden asignar comunidades a los usuarios. Esto lo 
veremos en el siguiente apartado. 

 
18
Menú Utilidades -> Gestión de Acceso de Usuarios a
FincasPro
Accedemos  a  esta  opción  desde  Utilidades‐>Gest.  acceso  usuarios.  Aquí  daremos  al  menos  de  alta  los 
usuarios que necesitemos. Esta opción sólo aparece disponible para el Administrador principal y para el 
JEFE DE OFICINA (para dar de alta usuarios en su oficina). 
Estos datos son a nivel interno. 
Sólo pueden ser vistos por otros 
usuarios del programa. Por ello en 
Teléfono sugerimos que se 
introduzca el móvil de contacto 
pues permitirá a otros usuarios 
poder localizar a esta persona. 
 
El Cargo puede ser: 
JEFE DE OFICINA que podrá dar de 
alta a otros usuarios dentro de su 
misma oficina o EMPLEADO 
/COMERCIAL que no podrá dar de 
alta usuarios. 
 
Por seguridad, el código de usuario 
obligamos a que sea un número que 
sugerimos sea el mismo DNI y para 
la contraseña una combinación de 
al menos 8 caracteres con al menos 
3 de las siguientes características: 
Letras mayúsculas, Letras 
minúsculas, Números y Símbolos. 
 
En la pestaña <Firma> podemos 
definir los datos de la firma para 
que aparezca luego en Correo‐
>Mailing y SMS al seleccionar el 
email de este usuario. Podemos 
insertar una imagen como un 
logotipo o firma. 

 
19
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Desde  aquí  podemos  asignar  Comunidades  a  Usuarios  del  programa.  Esto  puede  ser  útil  si  tenemos 
muchas comunidades y queremos repartir su gestión entre los distintos usuarios. 
 
También si gestionamos la contabilidad del despacho como si fuera una comunidad más, podemos sacar 
dicha comunidad para que sea el Administrador jefe quien la gestione. 
 
En  primer  lugar  debemos  seleccionar  FILTRO  de  partes  del  programa  que  van  a  gestionar  con  las 
COMUNIDADES SELECCIONADAS. 
 
y LUEGO para  el  RESTO DE LAS OPCIONES DEL FILTRO qué comunidades vamos a gestionar, puede ser: 
TODAS, NINGUNA o LAS DEMÁS COMUNIDADES (aparte de las seleccionadas). 
 
 
 
 
 
 
 

 
20
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
DATOS
 

 
21
DATOS
Gestionar datos de sus COMUNIDADES de propietarios
Desde el apartado Datos‐>Comunidades debemos introducir los datos de cada Comunidad o Empresa de la 
que  deseemos  emitir  recibos  o  facturas,  para  luego  llevar  la  contabilidad  de  la  misma.  En  la  pestaña 
<Datos>  podremos  introducir  una  imagen  identificativa  de  la  Comunidad  que  se  mostrará  en  la  Oficina 

Virtual de la página web del Administrador cuando entren los propietarios a ver información de su interés. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Si tenemos una Intercomunidad, Mancomunidad  o Supracomunidad, donde los partícipes a quienes se 
emiten  los  recibos,  son  cada  uno  de  los  bloques  que  la  forman  y  nos  las  propiedades  de  éstos 
individualmente, para que luego los propietarios puedan ver la información de esa Intercomunidad en la 
Oficina  Virtual  del  administrador,  debemos  anotar  en  la  ficha  de  la  comunidad  donde  aparecen  los 
propietarios  con  sus  propiedades,  que  estos  también  deben  poder  ver  la  información  de  la 
Intercomunidad, que añadiremos pinchando en la lupa           y seleccionando la misma dentro de la lista 
de comunidades que gestionamos. 
 

 
22
En  la  pestaña  <Datos>  seleccionando  algún  "Formato  de  recibos  para  mailing  automático  al  emitir"  que 
podemos personalizar en  Gestión‐>Plantillas al emitir los recibos/facturas de esta Comunidad el programa 
enviará un email automático a cada propietario avisándole de la puesta al cobro de los recibos/facturas 
correspondientes adjuntándole el recibo o factura en formato .pdf. 
 
En la ficha de la Comunidad, dentro de la 
pestaña <Otros>, debemos indicar las cuentas 
corrientes que pueda tener abiertas esta 
Comunidad y además la Cuenta Contable que 
 queramos asignarle, dentro del Plan de 
Cuentas correspondiente, para que al COBRAR 
o emitir RECIBOS A BANCO sepamos en qué 
cuenta Contable deben abonarse esos 
 recibos. 
 
A diferencia de otros programas, en FincasPro, 
están ACTIVAS todas las cuentas corrientes de 
una Cmdad. para poder enviar recibos 
domiciliados a cualquiera de ellas. 
 
 
 
A estas cuentas corrientes se asignan 
CONCEPTOS DE FACTURACIÓN desde Gestión‐
>Cuotas recibos 
Los diferentes conceptos facturación los 
gestionamos desde el apartado Datos‐>Tablas 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
23
 Desde la pestaña <Of.Virt.> se podrá configurar la 
información que se mostrará en la OFICINA VIRTUAL 
del AAFF, desde donde el propietario podrá RECIBIR 
toda la información que vaya colgando el AAFF. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
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 En la pestaña <Ubicación> podrá situar la 
Comunidad sobre un mapa de Google. 
 
Esto le puede servir para enviar por email la 
ubicación de la Comunidad a un proveedor 
para que le sea más fácil saber dónde se 
encuentra. 
 
Finalmente, si tiene indicada la ubicación de 
todas sus comunidades o al menos varias de 
ellas, haciendo clic en el icono              que 
aparece arriba a la derecha del menú principal 
de FincasPro, podrá visualizar en un solo 
mapa, dónde se encuentra cada una de las 
comunidades que administra. 
 
 
   

 
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 En la pestaña <Proveedores> podemos indicar 
los PROVEEDORES que habitualmente trabajan 
para esta comunidad. (tengamos contrato de 
prestación de servicios con ellos o no). 
 
Esta información es IMPORTANTE para luego 
en Gestión‐>Incidencias en el momento de 
asignar un proveedor a una incidencia para 
que la resuelva 
 
 Si en la pestaña <Proveedores> marcamos 
PUBLICAR, la información de dicho proveedor 
se mostrará en la OFICINA VIRTUAL para que 
pueda ser consultada por los propietarios. 
 
 
 
 
 
 
Esta pestaña <Parámetros> le aparecerá en la 
ficha de Comunidades siempre que tenga 
activada la opción "Contabilidad con 
FincasPro" dentro de la pestaña <Otros> arriba 
a la derecha. 
 
 Aquí se configuran los PARÁMETROS 
 CONTABLES para la gestión de cada 
 Comunidad. 
 
 Las entregas a cuenta o ANTICIPOS 
 realizados por los propietarios es mucho mejor 
que se gestionen por la cuenta 438 distinta de 
la 430 que está reservada para los recibos 
emitidos y su gestión de cobro. 

 
26
Gestionar datos de las PROPIEDADES de una Comunidad
Desde  el  apartado  Datos‐>Propiedades  debemos  introducir  los  datos  de  las  Propiedades  con  sus 
propietarios  a  quienes  deseemos  emitir  recibos  o  facturas.  Primero  introduciremos  las  propiedades 
indicando tipo, coeficiente de participación, estado, apellido y nombre del propietario y su forma de pago 
para los recibos de comunidad. Luego haciendo clic en cada CARITA         podremos completar el resto de 
datos de esta persona. 
 
 

 
27
Gestionar datos de los PROPIETARIOS y otras personas de
una propiedad
Desde  el  apartado  Datos‐>Personas  debemos  introducir  los  datos  de  los  Propietarios  y  demás  personas 
como (Pagador1, Pagador2, Pagador3, Cónyuge, Apoderado, Cotitular1, Cotitular2, Cotitular3 y Cotitular4) 
que puedan tener relación con cada propiedad. 
 
Por  defecto  los  recibos  de  comunidad  CUALQUIERA  QUE  SEA  SU  CONCEPTO  DE  FACTURACIÓN  son 
pagados  por  el  PROPIETARIO  de  cada  vivienda,  garaje  o  la  propiedad  de  que  se  trate.  Una  propiedad, 
además  de  propietario  puede  tener  otras  personas  referidas  a  la  misma,  que  puede  ser  que  tengan 
asignado  el  pago  de  algún  tipo  de  recibo  (Por  ejemplo,  que  los  recibos  ordinarios  los  paga  el  inquilino 
identificado como pagador1 y que el resto de recibos, como puedan ser los extraordinarios que los pague 
el propietario). 
 
 
 

 
28
 A diferencia de cómo ocurre con 
otros programas, en FincasPro a 
la hora de introducir los datos de 
PERSONAS y PROVEEDORES, no 
existe limitación en la cantidad 
de números de teléfono, fax o 
emails que podemos anotar. 
 
Además en cada forma de 
contacto que introduzcamos 
podemos realizar alguna 
anotación sobre el mismo. 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
29
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Como hemos dicho antes, en FincasPro todos  los  CONCEPTOS  DE  FACTURACIÓN  de  una  propiedad  los 
paga  POR  DEFECTO  EL  PROPIETARIO,  salvo  que  esa  propiedad  tenga  alguna  otra  persona  (Pagador1, 
Pagador2,  Pagador3,  Cónyuge,  Apoderado,  Cotitular1,  Cotitular2,  Cotitular3  y  Cotitular4).  Así  en  la 
pestaña  <Propiedades>  de  estas  personas,  aparecerán  unas  MONEDITAS                    a  la  derecha  de  cada 
Propiedad.  Haciendo  clic  sobre  ellas,  nos  aparecerá  una  nueva  ventana  con  los  CONCEPTOS 
FACTURACIÓN disponibles para asignar los que esta persona va a pagar para esta propiedad. 
 
 
 
 
 
 
 

 
30
Gestionar datos de los PROVEEDORES de servicios a las
Comunidades
Desde el apartado Datos‐> Proveedores debemos introducir los datos de los Proveedores. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
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Gestionar datos de COEFICIENTES de participación de las
propiedades.
Desde el apartado  Datos‐>Coeficientes siguiendo lo establecido en la División Horizontal, anotamos uno o 
varios  coeficientes  de  participación  establecidos  en  la  misma.  Además  podemos  determinar  distintos 
GRUPOS DE GASTOS o REPARTO determinado por las propiedades que participan en los mismos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
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Gestionar datos de CONTRATOS de servicios a las
Comunidades.
En el apartado Datos‐>Contratos daremos de alta los distintos contratos de cada Comunidad como la Póliza 
de Seguros, los contratos por suministros de Luz y Agua principalmente, contrato de mantenimiento de 
ascensores, grupos de presión, telefonillo y televisión, red de alcantarillado, puerta de garaje, etc. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Podemos  incluso  añadir  escaneada  la  copia  de  cada  contrato  y  si  marcamos  la  casilla  Publicar  Oficina 
Virtual, los propietarios podrán ver esta información cuando entren en la OV dentro de la página web del 
Administrador. 
 
Esto  es  distinto  de  los  proveedores  asignados  a  una  Comunidad,  que  debe  hacerse  desde  la  pestaña 
<Proveedores> existente en la ficha de la Comunidad en Datos‐>Comunidades. 

 
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Gestionar datos de TABLAS.
Desde  el  apartado  Datos‐>Tablas  configuramos  las  distintas  tablas.  Las  más  importantes  son  la  de 
CONCEPTOS  FACTURACIÓN  que  se  utilizan  en  Gestión‐>Cuotas  recibos  y  la  de  PRESENTADOR  CUOTAS 
RECIBOS  que  se  tienen  en  cuenta  en  la  pestaña  <Características>  dentro  del  apartado  Gestión‐>Cuotas 
recibos. 

 
El PRESENTADOR se utiliza 
para la creación del fichero 
que se envía al banco para la 
gestión del COBRO de los 
recibos DOMICILIADOS. 
 
El código NIF del presentador 
puede ser el del administrador 
o el de la comunidad según lo 
acordado con el banco. El 
sufijo suele ser el 000 (es lo 
normal) u otro número de 
conformidad con la entidad 
bancaria. 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
 
 
 
 
   

 
35
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
GESTIÓN

 
36
GESTIÓN
Gestión PUBLICAR DOCUMENTOS.
Desde el apartado Gestión‐>Publicar documentos podremos publicar en la OFICINA VIRTUAL de la página 
web del administrador, archivos .pdf, imágenes en .jpeg y presentaciones flash en formato .flv 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Para publicar un documento, debemos seleccionarlo de nuestro disco duro haciendo clic en examinar. 
 
Una vez lo hemos seleccionado, debemos darle un título que será el que luego se muestre cuando entren 
los propietarios.  
 
También tenemos que indicar en cual apartado de la OFICINA VIRTUAL queremos mostrar el documento: 
‐ Datos de su Comunidad (Contratos, División Horizotal, Estatutos, NIF, Proyecto edificio, etc.) 
‐ Información Económica (Liquidaciones mensuales, trimestrales, anuales, etc.) 
‐ Tablón de anuncios (Escritos del administrador, convocatorias, actas, fotos averías, etc.) 
 
Finalmente en el apartado Permisos, si lo dejamos en blanco, es para que lo vean todos los propietarios 
de esta Comunidad, pero cabe la posibilidad de indicar que sólo lo vean algunos. Así haciendo clic en la 
LUPA        nos aparecerá una lista de propietarios para que seleccionemos quienes queremos que sean los 

 
37
únicos que vean este documento. Esto puede servir para algún documento que afecte sólo a una parte de 
la Comunidad o el borrador de un acta que sólo queremos que lo vean los miembros de la directiva. 
 
Gestión PLANTILLAS para combinación de datos.
Desde el apartado Gestión‐>Plantillas subimos ficheros .rtf de Word para modelos de escritos.  
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Desde FincasPro podemos hacer COMBINACIÓN  DE  CORRESPONDENCIA  con  WORD cogiendo los datos 
del programa. Esto se utiliza para el diseño de ETIQUETAS, el diseño del formato en papel de los RECIBOS 
que queramos imprimir desde Gestión‐>Cobros  haciendo clic en el icono         Descargar  siempre que 
tengamos algún recibo seleccionado. 
 
Las CARTAS A MOROSOS también se pueden personalizar con FincasPro desde Plantillas y se utilizan en 
Gestión‐>Cobros  haciendo  clic  en  el  icono                  C.Morosos  para  reclamarles  los  recibos  pendientes  de 
pago. 
 

 
38
El  resultado  impreso  que  nos  podemos  descargar,  podemos  obtenerlo  en  formato  Word                  .rtf  o 
Acrobat          .pdf. Si son varios documentos a la vez nos lo descarga comprimido en un fichero .zip y si lo 
queremos en un solo .pdf, nos lo agrupa para que podamos imprimir todas las cartas de una sola vez. 
 
Al  comenzar  con  FincasPro  ya  vienen  unos  modelos  predefinidos  que  nos  pueden  servir  de  base  para 
luego crear los nuestros propios. Estos modelos no los podemos modificar y por eso vienen marcados      . 
pero PODEMOS DESCARGARLOS haciendo clic en         y luego volver a subirlo una vez hemos cambiado lo 
que  nos  interesa  (por  ejemplo  poner  nuestro  logo,  poner  nuestra  firma,  cambiar  el  texto  de  la  carta  a 
morosos, etc.). 
 

Instrucciones plantilla etiquetas

Para las diferentes PLANTILLAS posibles, debe utilizar documentos de Word en formato .RTF (Rich Text 
Format). Puede utilizar tantos ficheros de etiquetas como desee, subiendo cada uno de ellos a través de la 
opción Gestión‐>Plantillas y seleccionando el fichero correspondiente de su disco duro dándole a            . 
Posteriormente podrá seleccionar el que desea obtener al pinchar en el icono         Generar  en Correo‐
>Etiquetas. 

Si el país del propietario en la etiqueta es el mismo que el de la comunidad, no aparecerá. 

Los diferentes campos personalizados para el modelo Etiquetas, son los siguientes: 

<<NomProp>>  Nombre de la persona 
<<ApeProp>>  Apellidos de la persona 
<<NomApeProp>>  Nombre y apellidos de la persona 
<<ApeNomProp>>  Apellidos y nombre de la persona 
<<DirProp>>  Dirección de la persona 
<<CPProp>>  Código Postal de la persona 
<<PobProp>>  Población de la persona 
<<ProProp>>  Provincia de la persona 
<<PobProvProp>>  Población (Provincia) 
<<CPPobProvProp>>  Código Postal ‐ Población (Provincia) 
<<PaisProp>>  País de la persona 
 
 

 
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Instrucciones plantilla carta a morosos

Para las diferentes PLANTILLAS posibles, debe utilizar documentos de Word en formato .RTF (Rich Text 
Format). Puede utilizar tantos ficheros de etiquetas como desee, subiendo cada uno de ellos a través de la 
opción Gestión‐>Plantillas y seleccionando el fichero correspondiente de su disco duro dándole a              . 
Posteriormente podrá seleccionar que desea obtener al pinchar en el icono         C.morosos  en Gestión‐
>Cobros una vez tenemos seleccionado uno o varios recibos pendientes de pago. 

Los diferentes campos personalizados para el modelo Carta a morosos, son los siguientes: 

Datos de la Comunidad  Datos del recibo 
<<nomcmd>>  Nombre de la Comunidad  <<date>>  Fecha actual en formato corto (p.e.: 30/01/2015) 
<<dircmd>>  Dirección  <<datelng>>  Fecha actual en formato largo (30 de Enero de 2015) 
<<cpcmd>>  Código Postal  <<referencia>>  Referencia de la carta 
<<pobcmd>>  Población  <<numrecibos>>  Nº. de recibos que se muestran en la carta 
<<procmd>>  Provincia  <<LineasDetalle>> Líneas del recibo 
<<ctacmd>>  Primera cta. banco de la Cmd.  <<totpend>>  Total pendiente de todos los recibos de cada pagador 

Datos de la Empresa (Administrador)  Datos del pagador 
<<empresa>>  Nombre de la empresa  <<pagador>>  Apellidos y nombre del pagador 
<<nomadm>>  Nombre del Administrador  <<apepagador>>  Apellidos del pagador 
<<apeadm>>  Apellidos del Administrador  <<nompagador>>  Nombre del pagador 
<<diradm>>  Dirección del Administrador  <<direccion>>  Dirección del pagador 
<<cpadm>>  Código Postal  <<cppaga>>  Código Postal 
<<pobadm>>  Población  <<pobpaga>>  Población 
<<proadm>>  Provincia  <<propaga>>  Provincia 
<<tfnoadm>>  Teléfono Administrador  <<pais>>  País 
<<faxadm>>  Fax Administrador 
<<emailadm>>  Email Administrador 

Instrucciones plantilla de recibos

Para las diferentes PLANTILLAS posibles, debe utilizar documentos de Word en formato .RTF (Rich Text 
Format). Puede utilizar tantos formatos de recibos como desee, subiendo cada uno de ellos a través de la 
opción Gestión‐>Plantillas y seleccionando el fichero correspondiente de su disco duro dándole a           . 
posteriormente podrá seleccionar el que desea obtener al pinchar en el icono         Descargar  en Gestión‐
>Cobros una vez tenemos seleccionado uno o varios recibos. 

 
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En  estos  documentos  .rtf  podrá  introducir  una  o  varias  imágenes  que  le  servirán  para  personalizar  su 
modelo de recibo o factura. Si está trabajando con el papel en VERTICAL, el máximo ancho de la imagen 
(para  que  ocupe  menos  tamaño  el  fichero  resultante)  deberá  ser  750  píxeles  y  si  está  con  el  papel  en 
APAISADO u HORIZONTAL, el máximo ancho de la imagen (mejor si es formato .GIF que ocupa menos) 
deberá ser de 1080 píxeles. En Word no es posible poner una imagen encima de otra. 

Los diferentes campos personalizados para el modelo Recibo, son los siguientes: 

Datos del Pagador    Datos de la Comunidad en  recibo o factura 
ApePagador{A‐C}  Apellidos  NumRec{A‐C}  Número de recibo 
NomPagador{A‐C}  Dirección  FechaRec{A‐C}  Fecha de emisión 
DniPagador{A‐C}  DNI/NIF del pagador  FechaVto{A‐C}  Fecha de vencimiento 
DirPagador{A‐C}  Dirección del pagador  CodCmd{A‐C}  Código de la comunidad 
CPPagador{A‐C}  Código Postal  NomCmd{A‐C}  Nombre de la comunidad 
PobPagador{A‐C}  Población  DirCmd{A‐C}  Dirección de la comunidad 
ProPagador{A‐C}  Provincia  CPostCmd{A‐C}  Cód. postal de la comunidad 
FormaPago{A‐C}  Forma de pago  PobCmd{A‐C}  Población de la comunidad 
CuentaPagador{A‐C}  Cta. corriente pagador  ProCmd{A‐C}  Provincia de la comunidad 
    NifCmd{A‐C}  NIF de la comunidad 
    CtaCmd{A‐C}  1ª. cuenta de cobro de la Cmdad. 
    Mensaje{A‐C}  Mensaje del recibo 

Desglose del recibo    Totales 
{a‐j}IdProp{A‐C}  Id. Propiedad (hasta 8)  CIva{A‐C}  Importe total de IVA 
{a‐j}Prop{A‐C}  Nombre de la propiedad  IVA{A‐C}  Texto: "IVA tipo% sobre B.I." (IVA 21% sobre 344,55) 
{a‐j}Cpto{A‐C}  Concepto del recibo  CIrpf{A‐C}  Importe total de IRPF (en negativo) 
{a‐j}CptoFac{A‐C}  Concepto de facturación  IRPF{A‐C}  Texto:"IRPF tipo% sobre B.I."(IRPF 19% sobre 344,55) 
{a‐j}Irpf{A‐C}  Porcentaje o tipo de IRPF  ImpRec{A‐C}  Importe total del recibo o factura, IVA e IRPF incluidos 
{a‐j}Iva{A‐C}  Porcentaje o tipo de IVA  ImpPag{A‐C}  Importe pagado del recibo 
{a‐j}Imp{A‐C}  Importe  ImpPen{A‐C}  Importe pendiente del recibo 

 
LA NOMENCLATURA ES COMO SIGUE: 

‐  Las letras mayúsculas de la A a la C, encerradas entre llaves, hacen referencia a cada uno de los tres 
posibles  recibos  incluidos  en  la  plantilla.  Si  en  la  plantilla  sólo  se  reflejara  un  recibo,  éste  debería 
terminar en A. Así, por ejemplo: 

 
41
  * NumRecA hace referencia al nº. de recibo del primer recibo. 

  * ImpRecB hace referencia al importe total del segundo recibo. 

  * NomCmdC hace referencia al nombre de comunidad en el tercer recibo. 

‐  Las letras minúsculas antes de cada campo del desglose de recibo, indican cada una de las propiedades 
a incluir en el mismo. Es decir, para indicar la primera línea en el recibo, será: aIdProp, aProp, aCptoFac 
y aImp; para la segunda línea será: bIdProp, bProp, bCptoFac y bImp, y así sucesivamente, indicando 
cada posible propiedad que pueda haber en un recibo, hasta un máximo de 10. Si el recibo final tuviera 
menos propiedades que las reflejadas, el resto aparecerá en blanco. A tal efecto, a partir de la segunda 
propiedad  debe  encerrarse  cada  línea  entre  caracteres  ii  y  ff,  para  distinguir  aquéllas  que  deben 
aparecer o ser eliminadas (se sobreentiende que siempre habrá al menos una) Ejemplos: 

    * aPropA aCptoFacA  ..............   aImpA 
  * iibPropA bCptoFacA  ............   bImpAff 
  * iicPropA cCptoFacA  .............   cImpAff 
  * iidPropA dCptoFacA  ............   dImpAff 

Como puede comprobar, todas las líneas son referidas al primer recibo (A). 

Si  desea  tener  una  prueba  de  un  modelo  de  recibo  personalizado,  descárguese  la  plantilla  compartida 
titulada "Recibo apaisado con matriz SIN LOGO", haciendo clic en el icono de Word correspondiente. 

Recomendamos  revisar  bien  la  plantilla  antes  de  guardarla,  ya  que  modificaciones  posteriores  puede 
colocar  "basura"  en  el  documento  .RTF,  haciendo  que  ocupe  más  de  lo  necesario.  Así  mismo,  para 
modificar un campo de los descritos anteriormente, se debe modificar de principio a fin (es decir repetir 
todo el campo), para impedir que Word lo corte y falle la impresión de los recibos. 

Respete  los  tabuladores  y  espacios  que  pudiera  tener  la  plantilla  a  la  hora  de  sustituir  los  textos  e 
importes  del  formato  de  recibo  original  por  los  códigos  de  campos  descritos,  aunque  parezca  que  se 
descuadra el recibo, ya que al cambiar el texto por uno más largo, Word puede alterar la tabulación no 
reflejando realmente el resultado final del recibo cuando se imprima. 

Los datos de la empresa que emite el recibo deben ir fijos en la plantilla. 

 
42
Ejemplo de una plantilla de ETIQUETAS:
 

 
43
Ejemplo de una plantilla de CARTA A MOROSOS:
 

 
44
La  plantilla  CARTA  A  MOROSOS  anterior,  una  vez  la  hemos  personalizado  con  un  logotipo  e  incluso  le 
hemos puesto la firma del administrador, al realizar la combinación de correspondencia desde Gestión‐
>Cobros con los recibos pendientes seleccionados, resulta como sigue: 
 
   
Desde FincasPro podrá generar de 
forma automática escritos en 
Word de reclamación de recibos 
pendientes de pago, pudiendo 
tener varios formatos, en función 
de la dureza que desee imprimir a 
su reclamación debido a la cuantía 
de la deuda. 
 
Estos escritos están basados en la 
función de combinación de 
correspondencia que posee Word 
y con la posibilidad de tener varias 
plantillas, podrá introducir las 
imágenes que desee, como su 
logotipo o incluso su firma 
escaneada a color como en este 
ejemplo. 
 
Si dispone de email del moroso 
podrá mandarle si lo desea un 
aviso automático por este medio 
que irá igualmente personalizado 
sobre su deuda con la información 
recogida de la contabilidad. 
 
 
 
 
 

 
45
Ejemplo de una plantilla de RECIBOS:
 

 
46
Ejemplo de una plantilla de FACTURA:
 

 
47
Gestión de INCIDENCIAS
Desde el apartado Gestión‐>Incidencias tenemos un completo GESTOR DE INCIDENCIAS.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Cuando recibimos una llamada telefónica, podemos introducir el número de teléfono de quien nos está 
llamándo  y  haciendo  clic  en  el  botón  BUSCAR  del  formulario  DATOS  DEL  COMUNICANTE,  FincasPro 
realizará una búsqueda entre todas las personas y proveedores que hayamos dado de alta, completando 
el apartado con la información encontrada. 
 
 

 
48
 Este listado de INCIDENCIAS que 
podemos filtrar, por comunidades, 
proveedores, según el estado en 
que se encuentre la misma: 
 
 
Pendiente de asignar proveedor 
estarán en rojo. Pend.A. 
 
Pendientes de concluir aunque ya 
tienen proveedor asignado en 
verde. Pend. 
 
Y Concluidas en azul. Conclu. 
 
También podemos realizar un filtro 
en función de la persona de nuestro 
despacho a quien se la ha asignado 
el control de dicha tarea. 
 
Desde aquí podemos hacer un 
seguimiento de las incidencias y 
realizar anotaciones haciendo clic 
en        para reflejar las distintas 
gestiones que se han podido realizar 
en otro momento con relación a una 
incidencia. 
 
Si lo que necesita es modificar o 
ampliar la información de una 
incidencia puede modificarla 
haciendo clic en lápiz               
 

 
49
Gestión PRESUPUESTOS
Desde  Gestión‐>Presupuestos  podemos  introducir  todos  los  gastos  que  deseemos  repartir,  indicando  el  grupo  de 
reparto y los meses en que se reparte dicho gasto, para calcular el importe de la cuota o recibo que hay que cobrar a 
cada propiedad. 
 
A  diferencia  de  otros  programas  de  gestión  de  comunidades,  con  FincasPro  NO  HAY  LÍMITE  en  el  número  de 
presupuestos  de  INGRESOS  Y  GASTOS  que  podemos  gestionar  en  cada  Comunidad.  Esto  nos  permite  tener  un 
histórico de los diferentes presupuestos presentados a la Comunidad para realizar comparativas e incluso crear un 
nuevo presupuesto tomando como base otro anterior. 
 
De  cada  presupuesto  tenemos  unas  <Características>  que  determinan  el  CONCEPTO  DE  FACTURACIÓN  y  otras 
variables del mismo, para realizar luego el reparto de gastos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Debajo de las <Características>  de un presupuesto, aparecen unas columnas referidas a GRUPOS DE GASTOS, que 
anteriormente hemos definido en Datos‐>Coeficientes. Al menos debe haber una columna de reparto. 
 

 
50
Haciendo clic en los OJITOS             que aparecen encima de cada COLUMNA se nos abre una nueva ventana titulada 
GASTOS PRESUPUESTOS donde podemos añadir GASTOS afectos ese grupo de gastos o GRUPO DE REPARTO. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Para ello debemos seleccionar la cuenta de gastos de la lista y luego darle al botón AÑADIR. 
 
A continuación nos aparece una línea por cada gasto y podemos introducir el importe del gasto en el año anterior, la 
variación del mismo que puede ser positiva o negativa. 
 
Si la variación es MENOR de 100 FincasPro aplicará un porcentaje de incremento o disminución sobre el gasto del 
año anterior (según el signo que pongamos) para el campo siguiente de TOTAL GASTO PRESUPUESTO. 
 
Si la variación es SUPERIOR a 100, sumará o restará (según el signo que pongamos) dicha cantidad a la anotada en el 
gasto del año anterior, cuyo resultado aparecerá en el campo TOTAL GASTO PRESUPUESTO. 
 
Si no tenemos una referencia del año anterior, porque se trate de una nueva comunidad, directamente anotaremos 
la cantidad para el gasto directamente en el campo TOTAL GASTO PRESUPUESTO. 
 
Una vez hemos terminado de introducir el importe para cada gasto, hacemos clic en icono          Guardar, se cierra 
esta ventana y RECALCULA el presupuesto. 
 
Teniendo editado un presupuesto y cambiando  simplemente el nombre  o título del mismo, si hacemos clic en el 
icono         Duplicar, FincasPro lo guarda duplicando el mismo. Esto nos facilita mucho la labor de un año con otro a la 
hora de calcular la nueva previsión de gastos para el año siguiente tomando como base otro presupuesto. 
 

 
51
Si hacemos clic en el icono              Informe, se nos abre una ventana donde por un lado podemos ver los distintos 
gastos del presupuesto y por otro su reparto por cada propiedad. Este informe impreso es lo que podemos entregar 
a  los  propietarios  para  justificar  el  importe  de  la  cuota  o  recibo  por  cada  propiedad  para  este  CONCEPTO  DE 
FATURACIÓN. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
52
Finalmente desde Gestión‐>Presupuestos si hacemos clic en        Actualizar, FincasPro cambiará los importes actuales 
de Gestión‐>Cuotas recibos para este CONCEPTO DE FACTURACIÓN por lo que aparezca en este presupuesto. 
 

 
53
Gestión LECTURA CONTADORES para facturar consumos
Es habitual en ciertas zonas que el Administrador, además de recibos ordinarios y extraordinarios, tiene 
que  emitir  periódicamente  (normalmente  cada  trimestre),  recibos  por  CONSUMOS  referidos 
normalmente a AGUA aplicando las tarifas aprobadas por la Cmdad. o el Ayuntamiento correspondiente. 
 
Para calcular el importe a cobrar a cada propiedad en función del consumo hemos creado este módulo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Nos  estamos  refiriendo  a  Conceptos  de  Facturación  como  AGUA  FRÍA,  CANON  DE  CONSERVACIÓN, 
BASURA y ALCANTARILLADO fundamentalmente. 

 
54
Con  FincasPro  los  TRAMOS  y  PRECIOS  se  deben  introducir  para  una  frecuencia  mensual,  con  el  fin  de 
poder  afrontar  todas  las  posibilidades.  Así  luego  en  Periodicidad  definimos  ésta  si  es  MENSUAL, 
BIMENSUAL o TRIMESTRAL. 
 
En el campo TRAMOS indicamos separados por “;” los siguientes elementos por cada tramo: 
‐ El primer elemento de la serie puede ser 0 ó el mínimo aplicable a esta tarifa. 
‐ El resto de elementos representan el límite superior del tramo correspondiente. 
‐ El último elemento será 0 cuando no hay límite superior. 
 
En el campo PRECIOS indicamos separados por “;” los siguientes importes: 
‐ El primer elemento es 0 ó la Cuota Fija ó El Mínimo. 
‐ El resto de elementos se corresponde con la tarifa de m³ en el tramo correspondiente. 
 
Características comunes para TRAMOS y PRECIOS: 
‐ Los campos Tramos y Precios han de tener el mismo número de elementos. 
‐ Para una Cuota Fija el primer elemento de tramos ha de ser 0 y el primer elemento de precios el 
importe de la cuota. 
‐ Para un Mínimo, el primer elemento de tramos ha de ser los m³ mínimos y el primer elemento de 
precios el importe total del tramo. 
 
Para CPTO. FACTURACIÓN debemos tener una Lectura contadores de: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
En  Emitir  MES/AÑO  debemos  indicar  el  mes  y  año  en  que  deseamos  se  emitan  estos  recibos  por 
CONSUMO.  Esto  es  importante  para  que  luego  al  hacer  clic  al  icono                  Actualizar  traspase 
correctamente los datos para facturar a Gestión‐>Cuotas Recibos. 
 
Para facilitar la introducción de las lecturas del siguiente período, tenemos la opción        Duplicar que nos 
permite duplicar la última lectura de contadores para luego usando las opciones Copiar lectura actual en 
anterior  y  Poner  la  lectura  actual  de  otra  lectura  de  contadores  (por  si  nos  estamos  refiriendo  a  los 
mismos consumos para otro concepto de facturación con otras tarifas). 

 
55
Gestión CUOTAS RECIBOS
En este apartado es donde se recogen los IMPORTES DE LOS RECIBOS QUE QUEREMOS EMITIR y también 
el ÚLTIMO MES Y AÑO DE RECIBOS YA EMITIDOS PARA CADA CONCEPTO DE FACTURACIÓN. 
 
Lo  primero  que  debemos  hacer  es  elegir  la  comunidad  y  el  concepto  de  facturación  que  queremos 
PREPARAR. 
 
En  la  pestaña  <Características>  si  tenemos  algún  recibo  cuyo  cobro  esté  domiciliado,  para  esta 
comunidad, por un lado hay que indicar el PRESENTADOR que debemos haber definido en Datos‐>Tablas 
(Entidad ‐ Oficina ‐ CIF del presentador que puede ser el mismo de la Comunidad o el del Administrador, 
esto  debe  definirse  de  acuerdo  con  la  entidad  bancaria  donde  tengamos  la  cuenta  corriente  de  la 
Comunidad)  y  por  otro  lado  anotar  la  cuenta  corriente  de  abono  de  los  recibos  domiciliados  (de  las 
anotadas en la pestaña otros dentro de la ficha de la Comunidad).  
 
Si en vez de emitir recibos, para este concepto de facturación queremos emitir una FACTURA con IVA e 
IRPF, debemos indicar el tipo aplicable que se definen en Datos‐>Tablas. De otra forma el Iva y/o el Irpf 
deben aparecer en blanco. 
 
Si los importes para este  concepto de  facturación tienen  un mes que debe ser el último  que queremos 
que  se  emitan  los  recibos,  por  ejemplo  una  cuota  extraordinaria  que  empieza  a  emitirse  en  MARZO  y 
debe emitirse durante 5 meses, en último mes de facturación deberemos poner 07/2015. 
 
Si no hay límite para la emisión de recibos, estos campos de fecha límite, deben aparecer en blanco.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Es IMPORTANTE tener en cuenta que el MES y el AÑO a que se refiere el importe de cada propiedad, es el 
ÚLTIMO YA EMITIDO y ese indica como mecanismo para que no se pueda volver a emitir por error. Si es la 
primera vez que vamos a hacer los recibos con el programa, esos campos de MES y AÑO aparecen VACÍOS. 

 
56
En el campo PER de cada PROPIEDAD, se refiere al PERÍODO EN QUE SE VA A EMITIR EL RECIBO PARA CADA 
PROPIEDAD. De esta manera en Datos‐>Tablas CONCEPTOS DE FACTURACION si ponemos: 
 
Per  Periodicidad    En el concepto facturación  Traducido al emitir 
1  MENSUAL    Ordinaria #MA#    Ordinaria ENE‐2015 
2  BIMENSUAL    Ordinaria #BA#     Ordinaria 1BI‐2015 
3  TRIMESTRAL    Ordinaria #TA#      Ordinaria 1TR‐2015 
4  CUATRIMESTRAL  Ordinaria #CA#     Ordinaria 1CT‐2015 
6  SEMESTRAL    Ordinaria #SA#      Ordinaria 1SE‐2015 
12  ANUAL      Ordinaria #AA@    Ordinaria 2015 
 
También  podemos  hacer            Operaciones  MATEMÁTICAS  con  los  importes  que  aparecen  en  cada 
propiedad, para calcular un incremento o una disminución que puede ser numérica o porcentual. 
 
Desde  la  ventana  de  Operaciones,  incluso  podemos  copiar  el  resultado  indicando  que  se  APLIQUE    en 
otro Concepto de Facturación. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Con este ejemplo: Va a sumar al importe actual el 2,5 % del mismo redondeando el resultado a 2 dígitos 
 
 
 
 
Con este ejemplo: Va a sustituir el importe actual por la cantidad de 160,28 redondeando a 2 dígitos 
 
 
 
 
 
 
 
Va a multiplicar el importe actual por 1,00 y COPIAR en el concepto de facturación "Obras portal #MA#" 

 
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Gestión EMITIR RECIBOS
Emitir recibos o facturas (si llevan IVA y/o IRPF) con el programa es muy sencillo. Tan solo hay que decidir 
la  FECHA  DE  EMISIÓN,  decidir  si  queremos  emitir  de  TODAS  las  comunidades  o  algunas  en  concreto 
(podemos  seleccionar  varias  si  tenemos  pulsada  la  tecla  <Ctrl>)  y  para  estar  seguros  antes  de  EMITIR 
podemos hacer clic en        Vista previa de esta forma nos mostrará las comunidades a que corresponde 
emitir recibo, para esta FECHA DE EMISIÓN, (de acuerdo con lo establecido en Gestión‐>Cuotas recibos) y 
a cuales no corresponde emitir recibo. 
 
El MENSAJE A INCLUIR EN LOS RECIBOS se utiliza para indicar el nuevo horario durante el verano o para 
felicitar por la navidad. Este mensaje aparecerá abajo del recibo que entregue el banco a los propietarios 
por cuenta de la Comunidad. ESTE MENSAJE NORMALMENTE APARECERÁ EN BLANCO puesto que hoy día 
está en desuso puesto que MEJOR utilizamos el email para comunicarnos con los propietarios. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Si hacemos clic en el icono           Cuadrante nos mostrará el detalle  de  los  recibos  emitidos por cada 
comunidad, con una línea para CONCEPTO FACTURACIÓN, agrupados por años. Si pongo el ratón encima 
de  alguna  de  las  cantidades,  aparece  una  ETIQUETA  amarilla  que  me  informa  de  cuanto  es  el  Importe 
Domiciliado (que voy a cobrar mediante Recibos a banco) y cuanto es el Importe No Domiciliado. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
58
Gestión RECIBOS A BANCO
Desde  aquí  el  programa  nos  GENERARÁ  el  fichero  que  tenemos  que  mandar  al  banco,  normalmente  a 
través de la Banca Electrónica (INTERNET). Lo más importante es que el fichero que generamos CUMPLE 
lo  establecido  por  la  NORMA  19  DEL  CONSEJO  SUPERIOR  BANCARIO,  también  llamado  CSB19  o 
CUADERNO‐19. 
 
Esta  NORMA  19  es  un  standar  que  permite  que  el  banco  de  forma  automática  pueda  cobrar  de  las 
cuentas  de  cada  propietario  el  importe  del  recibo  de  la  comunidad  y  además  cada  banco  con  la 
información que nosotros enviamos puede imprimir un recibo que detalla los conceptos y las propiedades 
a que se refiere el recibo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Aquí  podemos  ver  un  ejemplo  de  la  información  que  aparece  en  el  RECIBO  BANCARIO  que  el  banco 
puede enviar al propietario, relativo al cargo en su cuenta del importe de la comunidad. (algunos bancos 
no lo envían). 
 
 

 
59
Es importante antes de generar el fichero para enviar al banco con los recibos domiciliados, que hagamos 
clic en        Vista previa y el programa nos mostrará un listado con los recibos correspondientes. 
 
VISTA PREVIA RESUMIDA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
VISTA PREVIA AMPLIADA 

 
Si ponemos una fecha en el campo CONTABILIZAR EL ABONO DE ESTA REMESA EN EL DIARIO el programa 
simplemente  al  generar  el  fichero,  realizará  un  asiento  en  cada  DIARIO  correspondiente  de  cada 
Comunidad con la fecha de COBRO de estos recibos. 
 
Si al generar el fichero de RECIBOS DOMICILIADOS no hemos indicado la fecha de ABONO EN EL DIARIO, 
podemos hacerlo después haciendo clic en         Cobrar remesa incluso podemos volver a DESCARGAR EL 
FICHERO DE UNA REMESA YA GENERADA haciendo clic en         Descargar. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
60
Gestión COBROS
Desde Cobros tenemos centralizadas  la  mayoría de  las  tareas  que  podamos  querer hacer con  los  RECIBOS de  una 
comunidad de propietarios. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
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La opción COBROS junto con PAGOS será la parte del programa donde pasaremos aproximadamente el 
85.% de nuestro tiempo si nos dedicamos a llevar la gestión económico/contable de una comunidad de 
propietarios. 
 
Como vemos en la página anterior, cuando ya hemos emitido algunos recibos, bien sean recibos sueltos 
desde Gestión‐>Cobros haciendo clic en             Insertar o bien desde Gestión‐>Emitir recibos haciéndolo 
en conjunto para todos los recibos de una o varias comunidades, aparece UNA LÍNEA POR RECIBO aunque 
incluya varias propiedades. Si son varias las propiedades para un mismo recibo en el campo PROPIEDAD 
aparecerá la palabra (Varios). 
 
Cada  recibo  puede  estar  pendiente  o  cobrado.  En  la  misma  línea  de  cada  recibo  al  final  aparecerá  el 
símbolo      si está PENDIENTE y el símbolo      si el recibo está PAGADO. 
 
Desde COBROS tenemos a nuestra disposición todas las tareas necesarias para gestionar los INGRESOS: 
 
‐    Insertar  recibos  sueltos.  Si  la  fecha  de  emisión  está  dentro  de  algún  ejercicio,  se  anotarán  en  el 
mismo.  Si  la  fecha  es  anterior  al  inicio  del  primer  ejercicio  de  contabilidad,  se  considera  como 
INSERCIÓN  DE  RECIBOS  FUERA  DE  EJERCICIO,  para  el  caso  de  que  cojamos  una  comunidad  que  tenga 
recibos pendientes que anotamos en el asiento de apertura y tenemos luego que desglosar en cobros. 
‐    Cobrar  ‐  Dar  por  cobrados  unos  recibos  emitidos.  Se  nos  abre  una  ventana  donde  tenemos  que 
indicar la fecha de cobro y la cuenta por la que se ha cobrado. 
‐    Eliminar uno o varios recibos, que tengamos seleccionados en el cuadradito junto a cada recibo. 
‐    Descargar para imprimir uno o varios recibos en formato Word o .pdf con los modelos que tenemos 
disponibles por defecto en Gestión‐>Plantillas  que podemos personalizar y subir como propios. 
‐    Devolver ‐ Anotar la devolución de uno o varios recibos incluyendo los gastos por devolución si los 
hubiera  y  enviarle  de  forma  automática  (si  nosotros  hacemos  clic  en  enviar)  un  email  o  SMS  al 
propietario informándole de dicha circunstancia. 
‐    C.Morosos  ‐  Generar  una  carta  (existen  varios  formatos  e  incluso  podemos  crearnos  uno  propio) 
para reclamarle al propietario los recibos pendientes con detalle de los mismos en formato Word o .pdf 
con los modelos que tenemos disponibles por defecto en Gestión‐>Plantillas  que podemos personalizar 
en formato .rtf y subir como propios. 
‐    Reenviar ‐ Seleccionar uno o varios recibos domiciliados para volver a enviar el banco. 
‐    A  cuenta  ‐  Anotar  el  ingreso  de  una  cantidad  como  entrega  a  cuenta  o  ANTICIPO  de  los  recibos 
pendientes  que  tiene  un  propietario  para  luego  poder  dar  por  cobrados  uno  o  varios  recibos  contra 
dicho anticipado o entrega a cuenta. 

 
62
‐    Duplicar un recibo (cambiando algunos datos del mismo) creándolo como emitido/devengado en el 
diario de contabilidad. 
‐    L.Impagados ‐ Disponer de un listado de recibos impagados. 
‐    D.Vigentes  ‐  Con  esta  opción,  cuando  un  propietario  ha  comprado  una  propiedad,  los  recibos 
emitidos  al  antiguo  propietario,  siguen  a  su  nombre,  si  por  algún  motivo  queremos  que  aparezcan  al 
nuevo propietario, debemos marcar esos recibos en su cuadradito y luego hacer clic en este icono. 
‐  Haciendo  clic  en  el  número  de  un  recibo  ‐  Editar  para  consultar  o  modificar  los  datos  de  un  recibo  y 
poder ver los movimientos anotados en el diario. 
 

 
63
Gestión PAGOS
Desde  Pagos  tenemos  centralizadas  la  mayoría  de  las  tareas  que  podamos  querer  hacer  con  los  GASTOS  de  una 
comunidad de propietarios. 
 
   

 
64
Haciendo clic en          Insertar, podremos INSERTAR UN PAGO y se nos abre una ventana como esta: 
 
 
Si introducimos FECHA FACTURA 
es OBLIGATORIO indicar el 
PROVEEDOR o empresa que emite 
esa factura. 
 
Si no aparece entre los disponibles 
podemos añadirlo haciendo clic  
en             Nuevo Proveedor (Es 
importante indicar su Actividad en 
la pestaña <Se dedica a> de la 
ficha del proveedor) 
 
Si la Comunidad ha hace declaración 
de IVA ni IRPF para la factura que 
estamos insertando en PAGOS, NO 
HACE FALTA RELLENAR NADA NI DE 
NUM.FACTURA, NI TIPO IVA NI 
TIPO IRPF. 
Haciendo clic en Más Gastos se nos abre otra ventana para poder anotar más gastos que corresponden a una misma factura 
que en el banco se ha pagado un importe correspondiente a la suma de todos estos gastos. 
 
 
   

 
65
De forma automática todo lo que hagamos desde aquí se verá reflejado en DIARIO correspondiente, de 
igual  forma  que  cualquier  modificación  que  hagamos  en  el  diario,  referida  a  un  PAGO  luego  se  verá 
reflejada también en Gestión‐>Pagos. 
 
Al  introducir  la  fecha  del  pago,  es  imprescindible  que  la  misma  esté  comprendida  dentro  de  algún 
ejercicio ABIERTO, que se crean y modifican desde Contabilidad‐>Diario. 
 
Lo  primero  que  hacemos  al  entrar  en  pagos,  después  de  haber  seleccionado  la  comunidad  con  la  que 
vamos a trabajar, es INSERTAR un pago para lo cual se nos abre una nueva ventana. 
 
Aquí podemos decidir cómo queremos que se anote en el diario, si queremos anotar primero la fecha de 
recepción de la factura y luego la fecha del pago de la misma o si directamente queremos anotar la fecha 
del pago de la misma. 
 
Nosotros  ACONSEJAMOS  introducir  la  fecha  de  emisión  de  la  factura  y  por  otro  lado  la  fecha  del  pago, 
puesto que de esta forma desligamos el hecho de la generación de la obligación de pago de la fecha en 
que  se  realiza  el  mismo.  Así  al  pedir  un  informe  económico  en  cualquier  momento  podemos  informar 
además del dinero que hay en el banco y los recibos pendientes de cobro de las facturas pendientes de 
pago (puesto que tienen fecha de factura pero no fecha de pago) 
 
En este caso habría 2 asientos en el Diario: 
UNO PRIMERO DE DEVENGO DEL GASTO con la fecha de emisión de la factura que hemos recibido. 
Nº.Asiento: 6 Importes 210,50 (D) 210,50 (H)
Fecha: 25/05/2015 Descuadre: 0,00 0,00
Cuenta: Comentario: Importe D/H Doc Rec
6220200 LIMPIEZAS CRIN TRIANA - MAY-2015 210,50 D 0 0
4100220 LIMPIEZAS CRIN TRIANA - MAY-2015 210,50 H 0 0
 
Y OTRO SEGUNDO ASIENTO que representa el PAGO 
Nº.Asiento: 7 Importes 210,50 (D) 210,50 (H)
Fecha: 05/06/2015 Descuadre: 0,00 0,00
Cuenta: Comentario: Importe D/H Doc Rec
4100220 SERV. LIMPIEZA BLOQUE - MAY-2015 210,50 D 0 0
5720001 SERV. LIMPIEZA BLOQUE - MAY-2015 210,50 H 0 0
 
Otra ventaja de separar la fecha en que se emiten las facturas que nos llegan y generan una obligación de 
pago del momento en que se pagan, es que al presentar un informe no aparecen reflejados las vicisitudes 
de  la  tesorería,  es  decir  que  si  en  un  mes  se  han  pagado  4  facturas  atrasadas  de  limpieza,  de  cara  a 

 
66
información  presentada  a  los  propietarios,  dichos  gastos  aparecerán  reflejados  en  los  INFORMES 
ECONÓMICOS en cada mes en que se emitió la factura y no cuando se realizó el pago. 
 
Haciendo clic en la fecha del pago que sea podemos EDITAR EL PAGO y nos aparecerá esta ventana: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Y haciendo clic en cualquiera de los NÚMEROS DE ASIENTO que afectan a este pago, podemos EDITAR el ASIENTO 
del DIARIO. De esta forma modificando el asiento en el diario podemos corregir, incluso desde PAGOS cualquier dato 
como la cuenta contable, el importe, el comentario o el grupo de reparto. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
67
Gestión TESORERÍA
Se utiliza poco. Sólo sirve para desde GESTIÓN poder anotar en el diario movimientos entre las cuentas bancarias y 
de tesorería que previamente hemos introducido en Datos‐>Comunidades dentro de la pestaña <Otros>. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Así  por  ejemplo,  la  realización  de  este  movimiento  de  tesorería,  generaría  en  el  Diario  el  siguiente  asiento,  que 
significa que ha sacado 1.000 Euros de una cuenta bancaria de la Comunidad para introducir el mismo importe en 
otra cuenta bancaria de la comunidad, para hacer frente al pago de un recibo de seguro que tenemos domiciliado en 
esta segunda cuenta corriente. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   

 
68
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
CORREO

 
69
CORREO
Correo ETIQUETAS
Desde etiquetas podemos seleccionar los Propietarios o personas que sean relativas a las propiedades de una Comunidad 
para  GENERAR  etiquetas  en  papel  según  el  formato  que  hemos  diseñado  en  Gestión‐>Plantillas.  Seleccionamos  las 
comunidades, luego hacemos clic en          Buscar propietarios y luego le damos a GENERAR para hacer las etiquetas 
Haciendo clic en el icono           , una vez ya 
nos está mostrando los propietarios de una 
o varias comunidades, el programa nos 
generará para descargar un fichero que 
luego desde la página web de correos 
www.correos.es en el apartado Oficina 
Virtual y nos damos de alta si no lo 
estamos. 
 
Una vez dentro de la Oficina Virtual de 
correos, podemos seleccionar un fichero 
.pdf con un acta o lo que sea que 
queremos mandar a todos estos 
propietarios para indicarles  las direcciones 
de envío,  examinamos en nuestro disco 
duro, el fichero generado con FincasPro. 
De esta forma 
 
Correos se encargará de imprimir el fichero 
.pdf + introducir en cada sobre + ponerle la 
etiqueta (con los datos de cada 
propietario) + cerrar el sobre + ponerle el 
sello que corresponda y realizar el envío. 
TODO ESTO SIN MOVERNOS DE NUESTRA 
MESA. 
 
Finalmente tendremos que pagar con 
tarjeta de crédito, pero correos nos emitirá 
una FACTURA a nombre de la Comunidad.  
 
 

 
70
Correo MAILING Y SMS.
Es  uno  de  los  módulos  más  utilizados  del  programa,  puesto  que  facilita  nuestra  comunicación  con  los 
clientes  (propietarios)  y  proveedores  usando  la  información  de  sus  fichas  como  una  LIBRETA  DE 
DIRECCIONES. 
 
Es un completo sistema de envíos de email o SMS, de forma individual o conjunta. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Si hacemos clic en el circle Proveedores nos aparece el listado de los Sectores de Actividad y en el caso de 
que los destinatarios sean los Propietarios nos aparece una lista de las comunidades que gestionamos. 
 
En  ambos  casos  debemos  seleccionar  una  o  varias  (Sectores  o  Comunidades  respectivamente)  y  luego 
hacer clic en         Buscar para que nos muestre una lista con los emails o tfnos. móviles que correspondan. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
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Utiliza  nuestros  datos  de  propietarios  y/o  proveedores  para  poder  enviarles  emails  o  SMS  (para  poder 
enviar SMS debemos adquirir un bono de 500 mensajes) 
 
Para buscar los emails de los propietarios debemos seleccionar una o varias comunidades y luego hacer 
clic en          Buscar. 
 
FincasPro  nos  mostrará  un  listado  con  todos  los  emails  de  los  propietarios  de  las  comunidades 
seleccionadas, incluso varias direcciones de email de un mismo propietario si están en su ficha. 
 
Luego tenemos que seleccionar con un solo clic todos los propietarios o algunos de ellos. 
 
Podemos seleccionar de nuestro disco duro hasta 6 ficheros que pueden ir ADJUNTOS al EMAIL en cuyo 
caso tardará más el envío y será más pesado para quien lo reciba o en forma de ENLACE A FICHEROS (Más 
recomendable),  porque  dentro  del  mensaje  donde  nosotros  decidamos  con  la  etiqueta  <enlace> 
decidamos que aparezcan los ficheros por su nombre para poder ser descargados por el destinatario y de 
esta forma no se carga su buzón. 
 
Más  abajo  nos  da  la  posibilidad  de  crearnos  nuestro  propio  fichero  .HTML  y  que  el  envio  sea 
completamente personalizado (Esto es para usuarios expertos). 
 
Tenemos  la  posibilidad  de  enviar  un  email,  introduciendo  CAMPOS  DE  COMBINACIÓN  DE 
CORRESPONDENCIA  como  <Nombre>,  <Apellidos>,  <Dirección  Particular>,  <Nombre  de  la  Comunidad>, 
<Dirección de la Comunidad>, <Código de Usuario> y <Claves de acceso a la Oficina Virtual> e incluso el 
lugar donde queramos que muestre los ENLACES A FICHEROS <Enlaces> anteriormente referidos. 
 
En DIRECCIONES DE EMAIL podemos anotar otros emails, si son varios deben ir separados por PUNTO Y 
COMA, cuando queramos utilizar este formato para envíos a personas que no estén en nuestra LIBRETA 
DE DIRECCIONES formada por los datos de propietarios y proveedores introducidos en el programa. 
 
Finalmente sólo queda poner el ASUNTO y rellenar el CUERPO DEL MENSAJE. 
 
Terminado  todo  sólo  queda  hacer  clic  en                  Enviar  @  para  que  salga  el  correo  y  luego  nos  llegará 
nuestro  email  un  REPORTE  con  la  información  del  email  enviado  para  que  nos  sirva  como  copia  de 
respaldo del mismo. 
 

 
72
 
Este es un ejemplo del CUERPO DEL MENSAJE donde se incluyen los botones de combinación: 
 
 
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Si estamos dentro del cuerpo del mensaje y hacemos clic en algunos de los botones de COMBINACIÓN, se 
introducen unos CAMPOS DE COMBINACIÓN delimitados en los extremos por %%. Cuando haga el ENVÍO 
a cada propietario sustituirá dicho texto por la información correspondiente del propietario en NEGRITA. 
(Esto es parecido a la combinación de correspondencia en Word). 
 
Si en la ficha del usuario Utilidades‐>Gestión de acceso usuarios hemos incluido una firma en la pestaña 
<firma> (Ver página 15 abajo de este manual) la incluirá en el cuerpo del mensaje por defecto. 
 
En los envíos a varios emails de propietarios o proveedores, el programa siempre lo hace con CCo (Con 
copia  oculta)  de  manera  que  NUNCA  MOSTRARÁ  EN  UN  EMAIL  LOS  DATOS  DE  LOS  DEMÁS  EMAILS  A 
QUIENES SE HA REALIZADO TAMBIÉN EL ENVÍO. 

 
73
Correo ENVÍOS LOGALTY
LOGALTY es una empresa que hace la competencia a CORREOS, siendo más barato que un 
BUROFAX tiene  el  mismo  resultado.  Permite  realizar  envíos  tanto  en papel  (a  través de  la 
empresa SEUR) como por medio DIGITAL a través de EMAIL y/o SMS pero lo más importante 
es que permite DAR PRUEBA JUDICIAL DEL ENVÍO Y DEL CONTENIDO DEL MISMO. 
 
Este servicio está reservado para los Administradores de Fincas colegiados y se accede a Logalty a través 
de la Oficina Virtual de las páginas web de estos colegios. www.logalty.com 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Al hacer clic en          Generar, nos descarga un fichero comprimido en formato .zip que es lo que luego 
tenemos que ADJUNTAR en la página de Logalty y ya incluye el fichero .pdf que queremos enviar y todas 
las direcciones a donde queremos que se envíe. 

 
74
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
INFORMES

 
75
INFORMES
Informes DOSSIER DE FIRMAS
Con FincasPro, en Informes‐>Dossier  de firmas tiene a su disposición una importante herramienta para 
recoger  la  asistencia  de  personas  a  una  Junta  de  Propietarios  o  también  puede  servir  para  recoger  la 
entrega de mandos de garaje, entrega de llaves, entrega de carnets para permitir el acceso a una piscina y 
otros usos que se nos puedan ocurrir. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Como  podemos  ver  en  el  formulario,  si  se  tratara  de  una  comunidad  de  propietarios  formada  en  su 
conjunto por varios bloques y plazas de aparcamiento, tenemos en la ventana de la izquierda todas las 
propiedades  disponibles  y  si  sólo  queremos  mostrar  en  el  dosier  de  firmas  un  subgrupo  de  esta 
comunidad,  por  ejemplo  sólo  queremos  que  aparezcan  los  propietarios  de  plazas  de  aparcamiento, 
porque  queremos  que  firmen  la  entrega  de  los  mandos  del  garaje,  pues  marcamos  en  la  ventana 
izquierda todas las propiedades que no sean del garaje y las pasamos hacia la derecha con                para 
excluirlas. De esta forma el dosier de firmas sólo incluirá las propiedades garaje que aparecen más abajo 
en la ventana izquierda. 
 
Es por este tipo de formularios, que FincasPro nos permite un amplio abanico de posibilidades a la hora 
de <Buscar> cualquier cosa, por lo que decimos que se trata de un software FLEXIBLE y POTENTE. ;) 

 
76
Aquí  podemos  ver  un  ejemplo  de  cómo  quedaría  la  primera  página  del  dosier  de  firmas  que  hemos 
generado en el supuesto de nuestra Comunidad de pruebas. 
 

 
77
Informes JUNTAS
Desde este módulo se facilita la redacción de la CONVOCATORIA y ACTAS de las Juntas de Propietarios.
Sobre todo simplifica los procesos más pesados de este trabajo, como son:

1º.- Inclusión en la Convocatoria de una relación detallada de los propietarios morosos a una fecha,
que de acuerdo con la LPH tienen privado su derecho de voto.
2º.- La introducción de los propietarios asistentes y representados, con sus porcentajes de
participación. Determinación de la suma total de propietarios y su porcentaje.
3º.- Finalmente podrá recoger el sentido de las votaciones a cada punto del Orden del Día, incluso
con la posibilidad de contemplar varias PROPUESTAS dentro de un mismo punto. Además indica la
suma de los propietarios y sus porcentajes, por cada sentido del voto (Sí, No o Abstención) para
cuando sea necesario tener en cuenta la DOBLE MAYORÍA.

Para incluir en la CONVOCATORIA el detalle de propietarios con recibos pendientes de pago y así
poder privarles del Derecho de Voto tal como prevé la LPH, debe hacer clic en el BOTÓN <Calcular> una
vez haya indicado previamente a qué recibos se refiere: emitidos con fecha desde y hasta, que estén
impagados a una fecha determinada, normalmente a la fecha de confección de la Convocatoria.

Si no hace clic en el botón <Calcular> no aparecerá ningún importe indicado a la derecha del mismo y no
se incluirá ningún detalle de recibos pendientes en la plantilla de Convocatoria. Si a pesar de que existan
propietarios morosos no desea que aparezcan en la Convocatoria puede hacer clic en la que aparece
a la derecha del botón <Calcular> o eliminar dicha información cuando se genere la Convocatoria con su
plantilla en Word.

 
78
 
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Informes LIQUIDACIONES
Esta  parte  es  sin  lugar  a  dudas,  una  de  las  más  complejas  de  FincasPro.  Tiene  que  ver  con  un  tipo  de 
información que podemos dar a los propietarios de una comunidad. Por esto pedimos su mayor atención 
para comprender su funcionamiento. 
 
En  algunas  comunidades  de  propietarios  además  de  presentar  un  informe  (por  ejemplo  Informe‐
>Informes  económicos  ‐  Informe  4.1)  con  los  RECIBOS  EMITIDOS,  GASTOS  y  con  un  saldo  final  que  se 
justifica indicando cuánto dinero tenemos en el banco, a qué proveedores le tenemos pendiente de pago 
alguna cantidad y qué propietarios deben algún recibo, se hace una LIQUIDACIÓN. 
 
Esta  LIQUIDACIÓN  normalmente  se  realiza  una  vez  concluido  el  Ejercicio  Económico  (aunque  puede 
realizarse  desde  el  inicio  del  ejercicio  a  cualquier  fecha  dentro  del  mismo)  y  la  anotación  de  toda  la 
información  contable  que  está  cuadrada  con  el  banco.  Supone  la  asignación  a  cada  propiedad  de  un 
SALDO FINAL aplicando los ingresos y repartiendo los gastos que correspondan según el coeficiente de 
participación asignado en escritura de cada propiedad. 
 
Dichos  SALDOS  por  propiedad,  dependiendo  de  la  voluntad  de  los  propietarios  y  el  resultado  de  los 
mismos,  se  podrán  devolver  o  aplicar  al  ejercicio  próximo  si  son  positivos  o  saldar  (reclamar  a  los 
propietarios), si son negativos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
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El resultado de este informe REPARTO DE GASTOS sería el siguiente: 
 

 
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El resultado  de  este informe  LIQUIDACIÓN DE INGRESOS Y GASTOS teniendo un saldo inicial y un saldo 
final por propiedad sería el siguiente: 
 

 
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Informes COMPARATIVA DE LO PRESUPUESTADO CON LO GASTADO
Para poder detectar desviaciones que luego puedan ser objeto de comentario en una junta de propietarios, puede 
ser  necesario  generar  un  informe  que  compare  el  presupuesto  de  un  ejercicio  con  los  gastos  habidos  durante  el 
mismo. 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
Y aquí tenemos un ejemplo de esta comparativa, que incluso podemos mostrar MES a MES. 
 
   

 
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84
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

CONTABILIDAD
 

 
85
CONTABILIDAD
Tres formas de hacer contabilidad
Con FincasPro dispone de 3 formas de hacer la contabilidad: Una tradicional haciendo asientos
directamente en el Diario contable de una Comunidad, dentro del ejercicio correspondiente en función
de la fecha del movimiento.
 
 

 
 
 
ATAJOS DEL TECLADO en ASIENTO MÚLTIPLE 
 
     en Contabilidad‐>Diario y hacer clic en           Asiento múltiple: 
ctrl.+R  Repite contenido del campo superior del campo Comentario e Importe. 
ctrl.+D  Estando en el campo Doc inserta el número del siguiente documento. 
ctrl.+E  Estando en el campo Importe cuadra el asiento según lo que haya en D/H 
 
 
 
 
 
Otra que algunos llaman por Horizontal y nosotros llamamos GESTIÓN, que nos permite anotar COBROS 
y  PAGOS  de  manera  sencilla,  ya  que  al  insertarlos  desde  GESTIÓN,  FincasPro  lo  realiza  de  forma 
automática creando el asiento correspondiente en el Diario. 
 
Desde  la  parte  de  Gestión‐>Cobros  uno  puede  emitir  (devengar  y  poner  al  cobro)  un  recibo  suelto 
haciendo clic en el icono INSERTAR              o  realizar  en  su  conjunto  la  emisión  de  todos  los  recibos 
Ordinarios, Extraordinarios o los que sean de todas las propiedades de una o varias comunidades en un 
mes desde Gestión‐>Emitir recibos. En ambos casos FincasPro generará de forma automática un asiento de 
emisión en el diario de contabilidad correspondiente. 
 
Igual  ocurrirá  si  damos  por  cobrado  un  recibo  o  lo  devolvemos  desde  el  apartado  Gestión‐>Cobros, 
FincasPro realizará la correspondiente anotación en el diario de contabilidad. 
 

 
86
Y una tercera forma que es por Contabilidad‐>Norma 43, que nos permite automatizar hasta el 80.% de 
la contabilidad, si nos descargamos un fichero de la Banca Online que incluye los movimientos y luego se 
puede introducir en FINCASPRO. 
 
Al  final  todo  lo  que  hagamos  desde  GESTIÓN  tiene  un  reflejo  en  CONTABILIDAD  y  viceversa.  Lo  más 
importante es que la información que nos muestre el Diario SIEMPRE COINCIDA  con lo que aparezca 
reflejado en GESTIÓN. 
 
(Esta  premisa  es  MUY  IMPORTANTE  para  la  fiabilidad  de  FincasPro  y  existe  algún  programa  para 
administración de fincas que prevé que esto pueda no ser así y por ello hay veces que cuando realizamos 
una  anotación  en  el  apartado  HORIZONTAL  ese  programa  prevé  la  posibilidad  de  no  contabilizar  dicha 
acción). 
 
En  FincasPro  es  IMPOSIBLE  que  haya  una  discrepancia  entre  la  información  que  aparece  en 
CONTABILIDAD  con  lo  que  nos  muestra  el  apartado  GESTIÓN  y  esto  es  debido  a  que  aunque  haya  2 
formas de llevar la contabilidad SÓLO HAY UNA FUENTE DE DATOS: EL DIARIO DE CONTABILIDAD (Todo 
proviene de ahí). 
 
A  diferencia  de  otros  programas  que  tienen  un  plan  contable  para  cada  ejercicio  dentro  de  una  misma 
comunidad, FincasPro SÓLO tiene un plan contable para cada Comunidad. 
 
El  EJERCICIO  CONTABLE  también  llamado,  período  contable  o  ejercicio  económico,  hay  que  definirlo  al 
abrir un ejercicio desde  Contabilidad‐>Diario y debe supeditarse a un período que normalmente es igual a 
12 meses y suele coincidir con el año natural. Esto nos permitirá una mejor visión de la Comunidad para 
una oportuna toma de decisiones, por ejemplo comparando un ejercicio con otro. 
 
Podemos definir la CONTABILIDAD como “la ciencia social que se encarga de estudiar, medir y analizar el 
patrimonio de las empresas (comunidades de propietarios), con el fin de servir a la toma de decisiones y 
control,  presentando  la  información,  previamente  registrada,  de  manera  sistemática  y  útil  para  las 
distintas partes interesadas. 
 
Posee  además  la  contabilidad  una  TÉCNICA  que  produce  sistemáticamente  y  estructuradamente 
información  cuantitativa  y  valiosa,  expresada  en  unidades  monetarias  acerca  de  las  transacciones  que 
efectúan las entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que le 
afectan, con la finalidad de facilitarla a los diversos públicos interesados.” (Wikipedia). 

 
87
 
En otras palabras, la CONTABILIDAD es un SISTEMA DE INFORMACIÓN con un método propio para llegar 
a elaborar unos determinados informes que ayudan a conocer la situación económica de una empresa o 
comunidad de propietarios. 
 
En la práctica, desde el punto de vista monetario, la contabilidad nos permite conocer QUÉ dinero hemos 
“fabricado” o recibido, EN QUÉ hemos gastado ese dinero, CUANTO dinero nos queda y DÓNDE está ese 
dinero que nos queda. 
 
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS 
El principio de la PARTIDA DOBLE fue establecido por Fray Luca Pacioli en 1494. 
1º.‐  Un asiento contable está formado por 2 apartados que son el DEBE y el HABER. 
2º.‐  La suma de las cantidades que anotamos en el DEBE tienen que sumar lo mismo que las del HABER. A 
esto llamamos CUADRAR UN ASIENTO. 
 
En  FincasPro  intentamos  utilizar  la  misma  estructura  del  P.G.C.  (Plan  General  de  Contabilidad)  de  1974 
con la adaptación propuesta por D. Juan Rodríguez Baeza en su libro “Contabilidad para Comunidades de 
Propietarios” actualizadas a las últimas modificaciones en su adaptación a la CEE de 2008. 
 
El primer dígito de las cuentas del PLAN DE CUENTAS indica el grupo al que pertenecen. El PGC dispone 9 
grupos de cuentas: 
 
1º.‐ FINANCIACIÓN BÁSICA. 
2º.‐ INMOVILIZADO. 
3º.‐ EXISTENCIAS. 
4º.‐ ACREEDORES Y DEUDORES POR OPERACIONES DE TRÁFICO. 
5º.‐ CUENTAS FINANCIERAS. 
6º.‐ COMPRAS Y GASTOS. 
7º.‐ VENTAS E INGRESOS. 
8º.‐ GASTOS IMPUTADOS AL PATRIMONIO NETO. 
9º.‐ INGRESOS IMPUTADOS AL PATRIMONIO NETO. 
 
Las más utilizadas para en las comunidades de propietarios son las siguientes: 
 
 

 
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Cuentas  Título 
129    Resultado del ejercicio 
410nnnn  Acreedores por prestaciones de servicios (Los proveedores de las comunidades). 
430nnnn  Clientes (Las propiedades de una comunidad de propietarios) 
438nnnn  Anticipos (De los propietarios de una comunidad) 
570nnnn  Caja en euros 
572nnnn  Bancos e instituciones de crédito c/c a la vista en euros 
6nnnnnn  Cuentas del grupo 6 que representan LOS GASTOS 
705nnnn  Prestaciones de servicios (Contrapartida por la emisión de recibos y cpto. facturación). 
 
Lo  habitual  es  utilizar  cuentas  con  nivel  de  7  dígitos.  No  obstante,  FincasPro  permite  que  éstas  puedan 
tener  hasta  9  dígitos  y  esto  lo  definimos  en  Datos‐>Comunidades,  dentro  de  la  pestaña  <Parámetros> 
marcando el campo Nivel máximo cuentas contables. 
 
La pestaña  <Parámetros> aparecerá siempre que tengamos marcada la casilla Contabilidad con FincasPro 
en la pestaña <Otros> de la ficha de la Comunidad. 
 
¿Dónde lo pongo, en el DEBE o en el HABER?
Cuando  empezamos  con  la  técnica  contable  y  queremos  hacer  asientos  en  el  Diario,  sabiendo  que  un 
asiento tiene que estar formado al menos por dos cuentas, con los mismos importes (para que la suma 
del Debe sea igual a la suma del Haber), ¿pero cuál de ellas ponemos en el debe y cual en el haber?. 
 
Hay una regla BÁSICA muy importante de la técnica contable que es:  
QUE LAS CUENTAS DE 
ACTIVO y GASTOS AUMENTAN POR EL DEBE Y DISMINUYEN POR EL HABER 
Y QUE LAS CUENTAS DE  
PASIVO e INGRESOS AUMENTAN POR EL HABER Y DISMINUYEN POR EL DEBE. 
 
De  una  forma  simplista  el  ACTIVO  representa  LOS  BIENES  Y  DERECHOS  de  la  comunidad  y  el  PASIVO  LAS 
OBLIGACIONES de la misma. A continuación, indicamos las cuentas contables que más se utilizan y su tipo: 
 
Cuenta PGC  Tipo de Cta.  Título o detalle de su contenido 
129    Resultado del ejercicio 
410nnnn  PASIVO  (Los proveedores de las Comunidades) representan obligaciones 
    de pago que tiene la Comunidad para con sus proveedores por 

 
89
    servicios prestados que están pendientes de pago. 
430nnnn  ACTIVO  (Las propiedades de una comunidad de propietarios) 
    representan un Dcho. de Cobro de la Comunidad hacia las 
    propiedades por lo recibos que vamos emitiendo. 
438nnnn  PASIVO  Anticipos (De los propietarios de una comunidad) representan 
    cantidades recibidas por la Comunidad de sus propietarios para 
    aplicarlas a los recibos que se vayan emitiendo a éstos. 
570nnnn  ACTIVO  Caja en euros 
572nnnn  ACTIVO  Bancos e instituciones de crédito c/c a la vista en euros 
6nnnnnn  GASTOS  Cuentas del grupo 6 que representan LOS GASTOS 
705nnnn  INGRESOS  (Contrapartida por la emisión de recibos y concepto facturación). 
 
Así, por ejemplo, si queremos anotar el pago de un recibo de luz de 245,23 € que realizamos el 25 de abril 
a través de un cargo en la cuenta bancaria de la comunidad intervienen 2 cuentas: 
 
Nº.Asiento: 2 Importes 245,23 (D) 245,23 (H)
Fecha: 25/04/2018 Descuadre: 0,00 0,00
Cuenta: Comentario: Importe D/H Doc Rec
6281893 LUZ SUMINISTRO 893 del 20/02/2018 al 20/04/2018 245,23 D 0 0
5720000 LUZ SUMINISTRO 893 del 20/02/2018 al 20/04/2018 245,23 H 0 0
 
O anotar la emisión de un recibo el 1 de mayo por importe de 50,00 € que emitimos por la mensualidad 
ordinaria de MAYO‐2018 de la propiedad Bajo‐A sería así: 
 
Nº.Asiento: 3 Importes 50,00 (D) 50,00 (H)
Fecha: 01/05/2018 Descuadre: 0,00 0,00
Cuenta: Comentario: Importe D/H Doc Rec
4300001 Propiedad Bajo A recibo ordinario MAY-2018 50,00 D 0 0
7050001 Emisión de recibos ordinarios 50,00 H 0 0
 
Si queremos anotar el cobro mediante ingreso en el banco de este recibo el 5 de mayo: 
 
Nº.Asiento: 4 Importes 50,00 (D) 50,00 (H)
Fecha: 01/05/2018 Descuadre: 0,00 0,00
Cuenta: Comentario: Importe D/H Doc Rec
5720000 BANCO cobro recibo Bajo A de MAY-2018 50,00 D 0 0
4300001 Propiedad Bajo A recibo ordinario MAY-2018 50,00 H 0 0
 

 
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Tanto en cobros como en pagos si en un asiento interviene alguna cuenta financiera como la de BANCO 
5720000  o  la  de  CAJA  5700000,  se  hace  muy  fácil  saber  lo  que  tenemos  que  poner  en  el  Debe  y  en  el 
Haber,  puesto  que,  si  la  cuenta  de  Banco  o  Caja  AUMENTA,  el  importe  que  sea  hay  que  ponerlo  en  el 
DEBE y si por el contrario disminuye dicha cantidad va en el HABER. Así podemos saber fácilmente que su 
contrapartida, la que sea, va en el apartado contrario sea Debe o Haber. 
 
El Devengo
El devengo en economía y contabilidad, es el principio por la cual todo ingreso o gasto nace en la etapa de 
compromiso, considerándose en este momento ya como incremento o disminución patrimonial a efectos 
contables y económicos. Es un derecho ganado que todavía no ha sido cobrado. 
 
El principio del devengo establece el criterio de imputación temporal de ingresos y gastos en función de la 
corriente  real  de  bienes  y  servicios,  en  vez  de  hacerlo  atendiendo  a  las  corrientes  monetarias  que  se 
produzcan. La aplicación del principio del devengo a la contabilidad proporciona una información más 
fiable  y  relevante  que  el  principio  de  caja.  Este  criterio  es  uno  de  los Principios  de  Contabilidad 
Generalmente Aceptados a nivel internacional. Reconocer las operaciones bajo este criterio implica que la 
operación  se  debe  registrar  en  el  momento  en  que  ocurre  el  hecho  económico  que  la  genera,  con 
independencia  de  si  fue  contratado,  facturado,  pagado  o  cobrado,  o  de  su  formalización  mediante 
un contrato, factura o cualquier otro documento. 

 
El Plan General de Contabilidad de España establece el principio del Devengo como uno de los principios 
obligatorios  en  el  registro  contable  de  ingresos  y  gastos,  estableciéndolo  de  la  siguiente  manera:  "la 
imputación de ingresos y gastos deberá hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que 
los mismos representan y con independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria o 
financiera derivada de ellos". 
 
Con  relación  a  las  Comunidades  de  Propietarios,  cuando  emitimos  los  recibos  con  FincasPro,  estos  se 
anotan  en  el  Diario  de  contabilidad  mediante  un  asiento  de  DEVENGO  en  el  que  generamos  una 
obligación de pago por parte de las propiedades de unos recibos determinados. Posteriormente conforme 
vayan realizándose los cobros se irán anotando con la fecha correspondiente. 
 
Cuando insertemos PAGOS desde Gestión‐>Pagos, si indicamos que está pagado en el mismo momento 
que lo insertamos, estaríamos utilizando un CRITERIO DE CAJA. 
 
 

 
91
En este caso el asiento en el diario sería así:  
Nº.Asiento: 5 Importes 30,05 (D) 30,05 (H)
Fecha: 01/06/2018 Descuadre: 0,00 0,00
Cuenta: Comentario: Importe D/H Doc Rec
6220207 OTROS GASTOS BANCARIOS - Mantenimiento Cta. Bank 30,05 D 0 0
5720001 OTROS GASTOS BANCARIOS - Mantenimiento Cta. Bank 30,05 H 0 0
 
Si por el contrario queremos por un lado hacer un asiento para indicar en momento del nacimiento de la 
obligación de pago, en este caso de una factura de limpieza que nos llega con fecha 25/05/2018. Y otro 
asiento en el momento del pago el 05/06/2018, estaríamos utilizando el CRITERIO DE DEVENGO. 
 
En este caso habría 2 asientos en el Diario: 
 
UNO PRIMERO DE DEVENGO DEL GASTO con la fecha de emisión de la factura que hemos recibido. 
Nº.Asiento: 6 Importes 210,50 (D) 210,50 (H)
Fecha: 25/05/2018 Descuadre: 0,00 0,00
Cuenta: Comentario: Importe D/H Doc Rec
6220200 LIMPIEZAS CRIN TRIANA - MAY-2018 210,50 D 0 0
4100220 LIMPIEZAS CRIN TRIANA - MAY-2018 210,50 H 0 0
 
Y OTRO SEGUNDO ASIENTO que representa el PAGO 
Nº.Asiento: 7 Importes 210,50 (D) 210,50 (H)
Fecha: 05/06/2018 Descuadre: 0,00 0,00
Cuenta: Comentario: Importe D/H Doc Rec
4100220 SERV. LIMPIEZA BLOQUE - MAY-2018 210,50 D 0 0
5720001 SERV. LIMPIEZA BLOQUE - MAY-2018 210,50 H 0 0
 
 

 
92
Supuesto práctico número 1

1.- Enunciado
Nos han encargado la gestión de la Comunidad de Propietarios Calle Albert Einstein, 151 que hasta ahora 
era  gestionada  por  los  propios  vecinos.  Se  trata  de  una  comunidad  formada  por  2  edificios  y  un  garaje 
común.  Nos  facilitan  los  datos  de  todos  los  propietarios,  incluyendo  las  cuentas  bancarias  de  aquellos 
propietarios que tienen domiciliado el pago de los recibos periódicos de la comunidad. 
 
Haciendo una lectura de la división horizontal tenemos la siguiente estructura del edificio: 

Id. Blq. Propiedad Tipo Coefic Nombre Prop. Apellidos/Razón Social Banco Oficina Dc Cuenta F. Cobro

1 1 Local A Local 4,55% Marisol Martínez Martínez 0075 0736 83 0600256156 Domiciliado

2 1 Local B Local 4,26% Francisco Flores Fernández 0075 0736 82 0600160839 Domiciliado

3 1 1º.A Piso 6,10% Juan Jurado Jaen 0081 5605 91 0150005680 Domiciliado

4 1 1º.B Piso 6,10% Raquel Ruiz Ruiz 0049 5608 88 0000005608 Despacho

5 1 2º.A Piso 6,10% Nuria Núñez Núñez 2100 5409 18 0210500059 Domiciliado

6 1 2º.B Piso 6,10% María Márquez Piquer 0081 5068 41 0568048066 Domiciliado

7 1 3º.A Piso 4,29% Rosario Ruiz Rodríguez Despacho

8 1 3º.B Piso 4,29% Tomás Tenorio Tormo 2106 5005 34 5068046056 Domiciliado

9 2 Local A Local 4,55% Elisa Espejo España 0075 0736 84 0600809054 Domiciliado

10 2 Local B Local 4,26% María Márquez Piquer 0081 5068 41 0568048066 Domiciliado

11 2 1º.A Piso 5,80% Montserrat Muñoz Muñoz 2100 5090 11 0260490565 Domiciliado

12 2 1º.B Piso 5,80% Ana Antúnez Aznar 0081 5560 61 0620680456 Domiciliado

13 2 2º.A Piso 5,80% Rogelio Robles Ruiz 0049 5650 81 0906546500 Domiciliado

14 2 2º.B Piso 5,80% Felipe Fernández Flores Transferencia

15 2 3º.A Piso 4,10% Luis Lopez Luzón 2100 5068 52 6045904560 Despacho

16 2 3º.B Piso 4,10% Rafael Ramos Román 2180 5600 19 0905465979 Domiciliado

17 3 Garaje 01 Garaje 1,50% Luis Lopez Luzón 2100 5068 52 6045904560 Despacho

18 3 Garaje 02 Garaje 1,50% Luis Lopez Luzón 2100 5068 52 6045904560 Despacho

19 3 Garaje 03 Garaje 1,50% Nuria Núñez Núñez 2100 5409 18 0210500059 Domiciliado

20 3 Garaje 04 Garaje 1,50% Felipe Fernández Flores Transferencia

21 3 Garaje 05 Garaje 1,50% Elisa Espejo España 0075 0736 84 0600809054 Domiciliado

22 3 Garaje 06 Garaje 1,50% Rogelio Robles Ruiz 0049 5650 81 0906546500 Domiciliado

23 3 Garaje 07 Garaje 1,50% Rosario Ruiz Rodríguez Despacho

24 3 Garaje 08 Garaje 1,50% Raquel Ruiz Ruiz 0049 5608 88 0000005608 Despacho

25 3 Garaje 09 Garaje 1,50% Tomás Tenorio Tormo 2106 5005 34 5068046056 Domiciliado

26 3 Garaje 10 Garaje 1,50% María Márquez Piquer 0081 5068 41 0568048066 Domiciliado

27 3 Garaje 11 Garaje 1,50% Marisol Martínez Martínez 0075 0736 83 0600256156 Domiciliado

28 3 Garaje 12 Garaje 1,50% Estupensur, S.L. 0049 4608 61 0465089064 Domiciliado

100,00%
 

 
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Según se desprende de lo establecido en la División Horizontal, las plazas de aparcamiento y los locales 
comerciales están excluidos de participar en los gastos de mantenimiento de la piscina y pista de pádel. 
 
Los locales comerciales únicamente participarían en los siguientes gastos, si los hubiera, de acuerdo con 
su  coeficiente  de  participación:  Seguro  del  edificio,  mantenimiento  de  la  red  de  alcantarillado 
comunitaria, gastos por mantenimiento de una cuenta bancaria. 
 
Los  honorarios  del  administrador  se  pagarán  por  partes  iguales,  teniendo  en  cuenta  que  son  10 
Euros/mensuales por cada vivienda y local comercial y 1 Euro/mensual por cada plaza de aparcamiento. 
 
Los  propietarios  de  plazas  de  aparcamiento  participarán  de  acuerdo  con  su  coeficiente  en  el 
mantenimiento  del  ascensor,  consumo  eléctrico  del  alumbrado  del  garaje  y  motor  de  la  puerta 
automática,  mantenimiento  del  sistema  contraincendios,  limpieza  del  garaje,  alcantarillado  general, 
Seguro del edificio y cualquier otro gasto cuyo beneficio repercuta directamente sobre el garaje. 
 
Las viviendas de forma específica, participarán según su coeficiente correspondiente en el sostenimiento 
de  los  gastos  derivados  de  la  limpieza  del  interior  de  los  bloques  y  zona  ajardinada  exterior, 
mantenimiento  del  ascensor,  consumo  eléctrico  de  los  bloques  y  zona  exterior,  Seguro  del  edificio, 
alcantarillado etc. 
 
Con  esta  información  pasaremos  a  crear  los  diferentes  grupos  de  gastos  o  REPARTO  (otros  llaman 
centros  de  costes),  partiendo  de  los  coeficientes  de  participación  generales  indicados  en  la  División 
Horizontal. 
 
A – Gastos Generales (Pisos, locales y garaje). 
B – Gastos Viviendas y zona exterior. 
C – Gastos Garaje. 
D – Gastos Viviendas y Garaje. 
E – Gastos Administrador por partes iguales. 
 
En la azotea del edificio se encuentra instalada una antena de telefonía móvil que aporta a la Comunidad 
unos ingresos extraordinarios de 12.000 Euros anuales más IVA. 
 
   

 
94
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
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2.- Plan de cuentas propuesto conforme al P.G.C.
Teniendo en cuenta la configuración y los distintos elementos comunes de que consta esta Comunidad, 
proponemos el siguiente PLAN DE CUENTAS (No obstante, puede utilizar el suyo propio). 
 
1  FINANCIACIÓN BÁSICA  4300014  Portal 2 – 2º.B ‐  
10  CAPITAL  4300015  Portal 2 – 3º.A ‐  
100  CAPITAL SOCIAL  4300016  Portal 2 – 3º.B ‐  
1000  Capital social  4300017  Pza. Garaje 01 ‐  
1000000  Capital social ‐   4300018  Pza. Garaje 02 ‐  
101  FONDO SOCIAL  4300019  Pza. Garaje 03 ‐  
102  CAPITAL  4300020  Pza. Garaje 04 ‐  
1020  Capital  4300021  Pza. Garaje 05 ‐  
1020000  Capital ‐   4300022  Pza. Garaje 06 ‐  
11  RESERVAS Y OTROS INSTRUMENTOS DE PATRIMONIO  4300023  Pza. Garaje 07 ‐  
112  RESERVA LEGAL  4300024  Pza. Garaje 08 ‐  
1120  Reserva legal  4300025  Pza. Garaje 09 ‐  
113  RESERVAS VOLUNTARIAS  4300026  Pza. Garaje 10 ‐  
1130  Fondos propios o resultados  4300027  Pza. Garaje 11 ‐  
114  FONDO DE RESERVA  4300028  Pza. Garaje 12 ‐  
1140  Fondo de reserva  438  ANTICIPOS DE PROPIETARIOS 
1140001  Fondo de reserva Portal 1 ‐ Local A ‐   4380  Anticipos de propietarios 
1140002  Fondo de reserva Portal 1 ‐ Local B ‐   4380001  Portal 1 ‐ Local A ‐  
...  Demás propiedades  4380002  Portal 1 ‐ Local B ‐  
12  RESULTADOS PENDIENTE DE APLICACIÓN  ...  Demás propiedades 
120  REMANENTE  439  INGRESOS PARA SU DEVOLUCIÓN O CONCILIACIÓN 
121  RESULTADOS NEGATIVOS DE EJERCICIOS ANTERIORES  4390  Ingresos para su devolución o conciliación 
1210  Resultados negativos de ejercicios anteriores  4390000  Ingresos para su devolución o conciliación ‐  
1210000  Resultados negativos de ejercicios anteriores ‐   44  DEUDORES VARIOS 
129  RESULTADO DEL EJERCICIO  440  DEUDORES VARIOS 
4  ACREEDORES Y DEUDORES POR OPERAC DE TRÁFICO  4400  Deudores varios 
40  PROVEEDORES  446  DEUDORES DE DUDOSO COBRO 
400  PROVEEDORES  46  PERSONAL 
4000  Proveedores  460  ANTICIPOS DE REMUNERACIONES 
407  ANTICIPOS A PROVEEDORES  4600  Anticipos de remuneraciones 
4070  Anticipos a proveedores  465  REMUNERACIONES PENDIENTES DE PAGO 
41  ACREEDORES VARIOS  4650  Remuneraciones pendientes de pago 
410  ACREEDORES POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS  466  REMUNERACIONES APORTACIONES PDTES. DE PAGO 
4100  Acreedores por prestación de servicios  47  ADMINISTRACIONES PÚBLICAS 
4100000  Acreedores varios ‐   470  HACIENDA PÚBLICA, DEUDORA POR DIVERSOS CPTOS. 
4100001  Administrador de Fincas, S.L. ‐   4700  Hacienda Pública, deudora por I.V.A. 
4100002  Endesa ‐   471  ORGANISMOS DE LA SEGURIDAD SOCIAL, DEUDORES 
4100003  Limpiezas Crin Triana, S.L. ‐   4710  Organismos de la Seguridad Social, deudores 
4100004  Conlima, S.L. ‐   472  HACIENDA PÚBLICA, I.V.A. SOPORTADO 
4100005  Emasesa, S.A. ‐   4720  Hacienda Pública, I.V.A. soportado 
4100006  Duplex Elevación, S.A. ‐   4720008  I.V.A. soportado al 8.% ‐  
4100007  Mapfre, S.A. ‐   4720010  I.V.A. soportado al 10.% ‐  
4100008  Telefónica de España ‐   4720021  I.V.A. soportado al 21.% ‐  
4100009  Banco de Sabadell, S.A. ‐   473  HACIENDA PÚBLICA, RETENCIONES Y PAGOS A CTA. 
4101  Acreedores por gastos fijos mensuales  4730  H/P, retenciones y pagos a cuenta 
4101000  Administración ‐   4730001  H/P, retenciones y pagos a cuenta ‐  
43  CLIENTES  475  HACIENDA PÚBLICA, ACREEDORA POR CPTOS. FISCALE 
430  RECIBOS PENDIENTES DE COBRO  4750  H/P, acreedora por I.V.A. 
4300  Recibos pendientes de cobro  4751  H/P, acreedora por retenciones I.R.P.F. 
4300000  Recibos devueltos por conciliar ‐   4751000  Retenciones a trabajadores ‐  
4300001  Portal 1 – Local A ‐   4751001  Retenciones a profesionales ‐  
4300002  Portal 1 – Local B ‐   4752  H/P, acreedora por impuesto de sociedades 
4300003  Portal 1 – 1º.A ‐   476  ORGANISMOS DE LA SEGURIDAD SOCIAL, ACREEDORE 
4300004  Portal 1 – 1º.B ‐   4760  Organismos de la Seguridad Social, acreedores 
4300005  Portal 1 – 2º.A ‐   4760000  Organismos de la Seguridad Social, acreedores ‐  
4300006  Portal 1 – 2º.B ‐   477  HACIENDA PÚBLICA, I.V.A. REPERCUTIDO 
4300007  Portal 1 – 3º.A ‐   4770  H/P, IVA repercutido 
4300008  Portal 1 – 3º.B ‐   4770008  I.V.A. repercutido al 8.% ‐  
4300009  Portal 2 – Local A ‐   4770010  I.V.A. repercutido al 10.% ‐  
4300010  Portal 2 – Local B ‐   4770021  I.V.A. repercutido al 21.% ‐  
4300011  Portal 2 – 1º.A ‐   5  CUENTAS FINANCIERAS 
4300012  Portal 2 – 1º.Bj ‐   57  TESORERÍA 
4300013  Portal 2 – 2º.A ‐   570  CAJA 

 
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5700001  Caja Presidente ‐   6221300  Reparación pista de tenis o pádel ‐  
5700002  Caja Administrador ‐   62214  PORTEROS AUTOMÁTICOS 
572  BANCOS Y CAJAS DE AHORRO  6221400  Mantenimiento porteros automáticos ‐  
5720001  Banco Sabadell ‐   6221401  Reparación porteros automáticos ‐  
5720002  Banco Popular ‐   6221402  Sustitución porteros automáticos ‐  
6  COMPRAS Y GASTOS  62215  PUERTAS AUTOMÁTICAS 
602  COMPRAS Y OTROS APROVISIONAMIENTOS  6221500  Mantenimiento puertas automáticas ‐  
6020000  Compra enseres, etc... ‐   6221501  Reparación puertas automáticas ‐  
62  SERVICIOS EXTERIORES  6221502  Varios puertas automáticas ‐  
621  ARRENDAMIENTOS Y CÁNONES  62216  SEGURIDAD Y VIGILANCIA 
6210000  Guardamuebles ‐   6221600  Servicio de vigilancia ‐  
6210001  Apartado de correos ‐   6221601  Mantenimiento cámaras de seguridad ‐  
622  REPARACIONES Y CONSERVACIÓN  6221602  Reparación cámaras de seguridad ‐  
62201  ALBAÑILERÍA  623  SERVICIOS DE PROFESIONALES INDEPENDIENTES  
6220100  Trabajos de albañilería ‐   6231  Administración  
62202  ANTENAS  6231001  Honorarios Administración ‐  
6220200  Mantenimiento Antena TV ‐   6231002  I.V.A. Administración ‐  
6220201  Reparación Antena TV ‐   6231003  Constitución Comunidad ‐  
62203  ASCENSORES  6232  Servicios arquitectos comunidad  
6220300  Mantenimiento Ascensores ‐   6232000  Otros servicios arquitectos, visados, etc. ‐  
6220301  Reparación Ascensor no incluida en Mto. ‐   6232001  Informe I.T.E. edificio ‐  
6220302  Inspección periódica obligatoria de ascensor ‐   6233  Servicios letrados  
6220303  Adecuación ascensor tras inspección obligatoria ‐   6233000  Servicios letrados ‐  
6220304  Sustitución ascensor ‐   6234  Servicios procuradores  
62204  BOMBAS DE ACHIQUE Y GRUPOS DE PRESIÓN  6234000  Servicios procuradores ‐  
6220400  Mto. bombas de achique y/o grupo de presión ‐   6235  Otros gastos jurídicos, registrales  
6220401  Revisión bombas de achique y/o grupo de presión ‐   6235000  Otros gastos jurídicos, registrales ‐  
6220402  Sustitución bombas de achique y/o grupo de presión ‐   624  TRANSPORTES 
62205  CALDERAS  6240  Transportes ‐  
6220500  Mantenimiento Calderas ‐   625  PRIMAS DE SEGUROS 
6220501  Reparación Calderas ‐   6250  Primas de seguros 
6220502  Sustitución Calderas ‐   6250000  Seguro multirriesgo ‐  
62206  DESRATIZACIÓN, DESINSECCIÓN, DESINSECTACIÓN  6250001  Seguro responsabilidad civil ‐  
6220600  Mantenimiento desratización DDD ‐   626  SERVICIOS BANCARIOS Y SIMILARES 
62207  ELECTRICIDAD, CERRAJERÍA Y SIMILARES  6260  Servicios bancarios y similares 
6220700  Revisión alumbrado y sustitución material eléctrico ‐   6260000  Servicios bancarios y similares ‐  
6220701  Reparación cerrajería ‐   6260001  Liquidación intereses cuenta ‐  
6220702  Trabajos de carpintería ‐   6260002  Comisión por transferencia ‐  
6220703  Trabajos de pintura ‐   6260003  Gastos remesa recibos domiciliados ‐  
6220704  Compra material eléctrico ‐   627  PUBLICIDAD, PROPAGANDA Y RELACIONES PÚBLICAS 
62208  EXTINTORES  6270  Publicidad, propaganda y relaciones públicas 
6220800  Manmto. extintores y sistema contra incendios ‐   6270000  Cambalache ‐  
6220801  Mantenimiento extintores portal 1 ‐   628  SUMINISTROS 
6220802  Manmto. sistema contra incendios garaje ‐   6280  AGUA 
6220803  Manmto. extintores sala de calderas ‐   6280nnn  Agua póliza nnn limpieza ‐  
6220804  Servicios no incluidos en Mto. extintores ‐   6280nnn  Agua póliza nnn riego ‐  
6220805  Sustitución extintores ‐   6280nnn  Agua póliza nnn garaje ‐  
62209  FONTANERÍA Y DESATASCOS  6280nnn  Agua póliza nnn piscina ‐  
6220900  Manmto. red de alcantarillado ‐   6281  LUZ 
6220901  Desatasco y limpieza de tuberías ‐   6281nnn  Luz póliza nnn escalera y ascensor ‐  
6220902  Localización y/o reparación de fuga ‐   6281nnn  Luz póliza nnn jardines y patios ‐  
6220903  Otras reparaciones de fontanería ‐   6281nnn  Luz póliza nnn fuerza calderas ‐  
62210  JARDINERIÁ  6281nnn  Luz póliza nnn garajes ‐  
6221000  Mantenimiento de jardines ‐  6281nnn  Luz póliza nnn loquesea ‐  
6221001  Trabajos extraordinarios de jardinería ‐   6282  GAS 
6221002  Compra productos de jardinería ‐   6282nnn  Gas póliza nnn agua caliente ‐  
62211  LIMPIEZA  6282nnn  Gas póliza nnn calefacción ‐  
6221100  Limpieza bloque/portal ‐   6282nnn  Gas póliza nnn loquesea ‐  
6221101  Limpieza garaje ‐   6283  GASÓLEO CALEFACCIÓN 
6221102  Limpieza patio y/o jardín ‐   6283000  Gasóleo calefacción ‐  
6221103  Limpieza extraordinaria ‐   6284  TELEFONÍA 
6221104  Limpieza depósitos de agua ‐    6284nnn  Teléfono nnn portal 1 ‐  
6221105  Productos de limpieza ‐   6284nnn  Teléfono nnn ascensor ‐  
62212  PISCINA  6284nnn  Teléfono nnn conserjería ‐  
6221200  Servicio integral socorrismo y mantenimiento ‐   6285  INTERNET 
6221201  Socorrista ‐   6285000  Servicio común acceso internet ‐  
6221202  Servicio de barrefondo ‐   629  OTROS SERVICIOS 
6221203  Productos químicos  ‐   6290  Otros servicios 
6221204  Mantenimiento invernada ‐   6290000  Gastos varios ‐  
6221205  Reparación depuradora ‐   6290001  Fotocopias y correspondencia ‐  
6221206  Sustitución depuradora ‐   6290002  Material mantenimiento y conservación ‐  
6221207  Otros gastos piscina ‐   6290003  Gasolina ‐  
62213  PISTA DE TENIS O PÁDEL  6290004  Complementos de jardinería y decoración ‐  

 
97
6290005  Ropa de trabajo ‐   6780000  Reintegro de Subvenciones ‐  
6290006  Aportaciones a la Intercomunidad ‐   6786  Gastos por siniestros 
6290007  Aportaciones Extras a la Intercomunidad ‐   67860  Gastos por siniestros 
63  TRIBUTOS  6786000  Gastos por siniestros ‐  
631  TRIBUTOS  68  DOTACIONES PARA AMORTIZACIONES 
6310000  Tasa entrada y salida de vehículos ‐   69  PÉRDIDAS POR DETERIORO Y OTRAS DOTACIONES 
6310001  Impuesto de Bienes Inmuebles ‐   690  PÉRDIDAS X DETERIORO INMOVILIZADO INTANGIBLE 
6310002  Licencia de obras ‐   7  VENTAS E INGRESOS 
6310003  Tasa de basuras ‐   70  VENTAS DE MERCADERÍAS, DE PRODUCCIÓN PROPIA 
64  GASTOS DE PERSONAL  705  PRESTACIONES DE SERVCIO 
640  SUELDOS Y SALARIOS  7050001  Ordinaria #MA# ‐  
6400000  Nóminas empleados ‐   7050002  Calefacción ‐  
6400099  Suplencias empleados ‐   7050003  Obras fachada ‐  
641  INDEMNIZACIONES  7050004  Obras portal #MA# ‐  
642  SEGURIDAD SOCIAL A CARGO DE LA EMPRESA  7050005  Extra #MA# ‐  
6420  Seguridad Social a cargo de la empresa  7050006  Gas #MA# ‐  
6420000  Seguros sociales ‐   7050007  Agua fría #MA# ‐  
649  OTROS GASTOS SOCIALES  7050008  Agua caliente #MA# ‐  
6490  Otros gastos sociales  7050009  Liquidación ‐  
6490001  Servicios Prevención Riesgos Laborales ‐   7050010  Intereses de demora ‐  
65  OTROS GASTOS DE GESTIÓN  7050011  Saldos ‐  
650  PÉRDIDAS DE CRÉDITOS COMERCIALES INCOBRABLES  75  OTROS INGRESOS DE GESTIÓN 
6500000  Pérdidas de créditos incobrables ‐   752  INGRESOS POR ARRENDAMIENTOS 
651  RESULTADOS DE OPERACIONES EN COMÚN  7520  Ingresos por arrendamientos 
6510  Beneficio transferido (gestor)  755  INGRESOS POR SERVICIOS AL PERSONAL 
6510000  Beneficio transferido ‐   759  INGRESOS POR SERVICIOS DIVERSOS 
659  OTRAS PÉRDIDAS EN GESTIÓN CORRIENTE  7590  Ingresos por servicios diversos 
6590  Otras pérdidas en gestión corriente  7590000  Ingresos pista pádel ‐  
6591  Pérdidas de retenciones del ejercicio anterior  76  INGRESOS FINANCIEROS 
6591000  Pérdidas de retenciones del ejercicio anterior ‐   769  OTROS INGRESOS FINANCIEROS 
66  GASTOS FINANCIEROS  7690  Redondeo de ingresos 
662  INTERESES DE DEUDAS  7690000  Redondeo de ingresos ‐  
6623  Intereses de deudas con entidades de crédito  7693  Intereses bancarios 
6623000  Intereses de deudas con entidades de crédito ‐   7693000  Intereses bancarios ‐  
6624  Intereses de deudas, otras empresas  77  BENEFICIOS PROCEDENTES ACTIVOS NO CORRIENTES 
668  DIFERENCIAS NEGATIVAS DE CAMBIO  778  INGRESOS EXCEPCIONALES 
669  OTROS GASTOS FINANCIEROS  7780  Ingresos excepcionales 
6690  Redondeo de gastos  7780000  Ingresos excepcionales ‐  
66900  Redondeo de gastos  7780999  Ingresos y beneficios ejercicios anteriores ‐  
6690000  Redondeo de gastos ‐   7786  Indemnizaciones por siniestros 
67  PÉRDIDAS PROCEDENTES ACTIVOS NO CORRIENTES  7786000  Indemnizaciones por siniestros ‐  
670  PÉRDIDAS PROCEDENTES INMOVILIZADO INTANGIBLE  7789  Ingresos por juicios, costas, etc. ...  
671  PÉRDIDAS PROCEDENTES INMOVILIZADO INMATERIAL  7789000  Ingresos por juicios, costas, etc. ... ‐  
675  PÉRDIDAS X OPERACIONES CON OBLIGACIONES PROPI  78  REMANENTE DEL EJERCICIO ANTERIOR 
678  GASTOS EXCEPCIONALES  79  EXCESOS Y APLICACIONES PÉRDIDAS x DETERIORO 
6780  Gastos excepcionales  795  EXCESOS DE PROVISIONES 
 

3.- Elaboración del Presupuesto Ordinario 2019 y asignación

de cuotas recibos.
En  función  de  la  configuración  del  edificio  y  la  información  facilitada  por  la  comunidad  respecto  a  los 
ingresos y gastos ordinarios habidos durante 2018 elaboramos el presupuesto ordinario para 2019. 
 
A – Gastos Generales (Pisos, locales y garaje)  ________________________    3.400,00 € 
  Primas de seguros multirriesgo ‐  ................................   2.500,00 € 
  Mantenimiento alcantarillado ‐  .................................   750,00 € 
  Gastos bancarios ‐  ......................................................   150,00 € 
 
B –  Gastos Viviendas y zona exterior. _______________________________    12.100,00 € 
  Limpieza general ‐  ......................................................   10.000,00 € 
  Luz portal y escaleras ‐  ...............................................   2.100,00 €  
 

 
98
C –  Gastos Garaje.  ______________________________________________    2.854,40 €   
  Luz Garaje ‐  .................................................................   1.580,00 €  
  Limpieza garaje ‐  ........................................................   1.274,40 € 
 
D – Gastos Viviendas y Garaje.  ____________________________________    3.684,00 €   
  Mantenimiento 2 ascensores ‐  ...................................   3.252,00 € 
  Tfno. Ascensor ‐  ..........................................................   432,00 € 
 
E –  Gastos Administrador por partes iguales. _________________________    2.435,52 € 
  Honorarios Administrador ‐  .......................................   2.435,52 € 
 

4.- Asiento de apertura al 1/1/2019.

Teniendo en cuenta la información facilitada por la comunidad damos de alta el ASIENTO DE APERTURA 
donde debemos tener en cuenta: 
 
‐ Saldo en cuenta corriente del Banco Sabadell al 31 diciembre de 2018 es de 3.534,20 €. 
‐ Detalle de los propietarios con recibos pendientes de pago. (Cuentas del grupo 430nnnn) 
  45,22 €  correspondientes al recibo ordinario DIC‐2018 del Portal 1 – 3º.A 
  150,33 €  correspondientes a los recibos ordinarios OCT‐NOV‐DIC‐2018 del Portal 2 – 2º.B 
  100,48 €  correspondientes a los recibos ordinarios NOV‐DIC‐2018 del Portal 2 – 3º.B 
  60,34 €  correspondiente al recibo ordinario 4TR‐2018 de la Pza. Garaje 05 
‐ Detalle de los proveedores de la comunidad con los que tengamos alguna deuda al comienzo del 
ejercicio. (Cuentas del grupo 410nnnn) 
  140,00 €  a Administrador de Fincas, S.L. (Administrador factura DIC‐2018) 
  635,35 €  a Endesa por 2 recibos de luz pendientes de pago. 
  435,22 €  a Limpiezas Crin Triana (Factura servicios DIC‐2018) 
 

 
99
Solución paso a paso del supuesto práctico nº.1
1.‐ Datos‐>Comunidades: 
 

Desde Datos‐>Comunidades dar de alta la Comunidad marcando en la pestaña <Otros>   Contabilidad 
con  FincasPro.  Es  importante  que  indiquemos  los  20  dígitos  de  la  cuenta  bancaria  de  la  Comunidad  así 
como delante indicar la “cuenta contable” a la que se aplica (normalmente la 5720000 o 5720001). 
 
2.‐ Datos‐>Propiedades: 
 

A  continuación  en  Datos‐>Propiedades  debemos  dar  de  alta  las  propiedades,  indicando  el  tipo  de 
propiedad y el coeficiente principal (sacado de la División Horizontal de la Comunidad). Pinchando en la 
CARITA introduciremos los datos del propietario, incluyendo su cuenta corriente si tiene como forma de 
pago DOMICILIADO. Si el propietario ya existe porque tiene alguna propiedad que hemos dado de alta con 
anterioridad, debemos BUSCARLO pinchando en la lupa de buscar. 
 
3.‐ Datos‐>Personas: 
 

Si  una  propiedad  tiene  algún  pagador  u  otra  persona  referida  a  una  propiedad  (pagador1,  pagador2, 
cónyuge, cotitular1, cotitular2, etc) debemos crearla en Datos‐>Personas y luego asignarle la propiedad 
correspondiente  desde  la  pestaña  <Propiedades>  indicando  una  vez  hemos  asignado  una  propiedad  a 
esta  persona,  PINCHANDO  EN  LAS  MONEDITAS                      qué  conceptos  de  facturación  va  a  pagar  esta 
persona, si es que va a pagar algún recibo. (Ver página 25 abajo de este manual). 
 

En FincasPro todos los CONCEPTOS DE FACTURACIÓN (Ver Datos‐>Tablas) los paga el PROPIETARIO 
SALVO que haya alguna persona asignada a una propiedad (Pagador1, Pagador2, Cónyuge, Cotitular1, 
Cotitular2, etc.) que tenga ASIGNADO el pago de algún concepto de facturación. 
 
4.‐ Gestión‐>Cuotas recibos: 

Para  introducir  los  importes  de  los  recibos  a  emitir  (Ordinarios,  Extraordinarios,  Liquidación,  etc),  
podemos  hacerlo  directamente  desde  Gestión‐>Cuotas  recibos  editando  el  Concepto  Facturación  que 
deseemos e introduciendo los importes uno a uno o crear un presupuesto desde Gestión‐>Presupuestos 
definiendo  en  primer  lugar  la  periodicidad  de  las  cuotas  y  los  meses  que  va  a  comprender  el  mismo 
(normalmente 12 meses que corresponden  con un ejercicio  contable)  introduciendo después los gastos 
en cada columna pinchando en el OJITO 
 
Una vez he introducidas todas las previsiones de gastos, puedo imprimir un informe para entregar a los 
propietarios donde se justifica el importe mensual asignado a cada propiedad y finalmente haciendo clic 
en icono           Actualizar actualizo e inserto los importes en el apartado Gestión‐>Cuotas recibo para ese 
concepto facturación en esa comunidad. 
 
 
 

 
100
1.- Asiento de apertura inicial
Después  de  abrir  un  ejercicio  debemos  generar  el  ASIENTO  DE  APERTURA.  Este  siempre  debe  tener  el 
número 1 en el Diario. Contabilidad‐>Diario y hacer clic en icono   Insertar  asiento  múltiple  y  luego 
hacer clic en           y si no existe el asiento de apertura, el Nº.Asiento pasará a ser siempre el UNO 
 
 
 
 
 
 
 
 
Básicamente aquí debemos indicar:  
‐ El saldo que tenemos en Banco y Caja. (Si el importe es positivo debe ir en el debe del asiento y si 
es negativa en el haber del mismo). Son cuentas 572nnnn o 570nnnn respectivamente. 
‐ Los propietarios con recibos pendientes de pago. (Al tratarse de derechos de cobro que tiene la 
Comunidad por estos recibos, son un ACTIVO de la misma y el activo aumenta por el DEBE. Por 
tanto estas cantidades se anotan en el DEBE). Son cuentas 430nnnn. 
‐ Los  proveedores  pendientes  de  pago.  (Al  tratarse  de  obligaciones  de  pago  que  tiene  la 
comunidad hacia los proveedores, son un PASIVO de la misma y como el pasivo aumenta por el 
haber  y  disminuye  por  el  debe,  debemos  anotar  estas  cantidades  en  el  HABER).  Son  cuentas 
410nnnn. 
‐ El  cuadre  del  asiento  de  apertura  lo  realizaremos  contra  la  cuenta  129  que  representa  el 
resultado del ejercicio anterior. 
 

Nº.Asiento: 1 Importes 3.890,57 (D) 3.890,57 (H)

Fecha: 01/01/2019 Descuadre: 0,00 0,00
Cuenta: Comentario: Importe D/H Doc Rec
5720000 Saldo inicial en Banco Sabadell 3.534,21 D 0 0
4300007 Recibos pendientes Portal 1 – 3º.A 45,22 D 0 0
4300014 Recibos pendientes Portal 2 – 2º.B 150,33 D 0 0
4300016 Recibos pendientes Portal 2 – 3º.B 100,48 D 0 0
4300021 Recibos pendientes Pza. Garaje 05 60,34 D 0 0
4100001 Administrador de Fincas, S.L. 140,00 H 0 0
4100002 Endesa 635,35 H 0 0
4100003 Limpiezas Crin Triana 435,22 H 0 0
129 Resultado del ejercicio 2.679,99 H 0 0

 
101
2.- Insertar en gestión-> Cobros fuera de ejercicio los
recibos pendientes al inicio
Una  vez  hemos  realizado  el  asiento  de  apertura,  el  siguiente  paso  es  insertar  en  Gestión‐>Cobros  los 
recibos pendientes de las propiedades que aparecen con saldo deudor en dicho asiento: 

Cta.Contab.  Importe  Concepto y período de los recibos pendientes 

4300007  45,22 €  recibo ordinario DIC‐2018 del Portal 1 – 3º.A 

4300014  150,33 €  recibos ordinarios OCT‐NOV‐DIC‐2018 del Portal 2 – 2º.B 
4300016  100,48 €  recibos ordinarios NOV‐DIC‐2018 del Portal 2 – 3º.B 
4300021  60,34 €  recibo ordinario 4TR‐2018 de la Pza. Garaje 05 
 
Esto lo debemos realizar en Gestión‐>Cobros haciendo clic en icono             Insertar se nos abre una venta‐
na donde en primer lugar haciendo clic en           Buscar debemos elegir el propietario cuya propiedad 
tiene algún recibo pendiente. 

 
 
 

Después debemos indicar la fecha en se emitió ese recibo y finalmente un poco más abajo, pondremos la 
propiedad, el concepto facturación y el importe correspondiente. 

Hay  que  realizar  esta  operación  por  cada  recibo  pendiente.  Sólo  se  pueden  realizar  a  la  vez  los  recibos 
pendientes de distintas propiedades de un mismo propietario para la misma fecha de emisión. 

 
102
La  fecha  de  emisión  de  estos  recibos  estará  fuera  del  ejercicio  y  será  anterior  a  la  fecha  de  inicio  del 
mismo. 

Una  vez  insertados  todos  los  recibos,  cuyos  saldos  aparecen  pendientes  en  el  asiento  de  apertura,  los 
podremos ver en Gestión‐>Cobros así: 

3.- Cobrar los recibos pendientes desde Gestión -> Cobros.

Con  posterioridad,  cuando  desde  Gestión‐>Cobros  vayamos  realizando  el  cobro  de  estos  recibos 
pendientes, se irá creando el correspondiente asiento en el diario. 
 
Para ello debemos marcar los casilleros a la izquierda de los recibos que queremos cobrar y luego hacer 
clic en el icono           Cobrar.  Veamos un ejemplo: 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
103
Debemos  indicarle  la  fecha  de  cobro  (que  tiene  que  estar  dentro  de  un  ejercicio)  y  luego  la  cuenta  de 
tesorería  572nnnn  o  570nnnn  donde  se  ha  ingresado  el  importe.  Podemos  incluso  realizar  un  cobro 
parcial puesto que podemos modificar a la baja el importe a cobrar 
 
Supuesto práctico número 2: Comunidad con saldos de
liquidación

1.- Datos generales.

Nos han encargado la gestión de la Comunidad de Propietarios Calle Albert Einstein, 151 que hasta ahora 
era  gestionada  por  los  propios  vecinos.  Se  trata  de  una  comunidad  formada  por  2  edificios  y  un  garaje 
común.  Nos  facilitan  los  datos  de  todos  los  propietarios,  incluyendo  las  cuentas  bancarias  de  aquellos 
propietarios que tienen domiciliado el pago de los recibos periódicos de la comunidad. 
‐ Saldo en cuenta corriente del Banco Sabadell al 31 diciembre de 2018 es de 1.487,80 €. 
‐ Detalle de los proveedores de la comunidad con los que tengamos alguna deuda al comienzo del 
ejercicio. (Cuentas del grupo 410nnnn) 
  140,00 €  a Administrador de Fincas, S.L. (Administrador factura DIC‐2018) 
  635,35 €  a Endesa por 2 recibos de luz pendientes de pago. 
  435,22 €  a Limpiezas Crin Triana (Factura servicios DIC‐2018) 
‐ Detalle de los saldos de liquidación de los propietarios con al 31 de diciembre de 2018. (Cuentas 
del  grupo  430nnnn)  ‐  Los  saldos  deudores  son  a  favor  de  la  comunidad  y  los  saldos  acreedores 
son a favor del propietario. 
  ‐151,26 €  Saldo deudor Portal 1 ‐ Local A 
  ‐100,31 €  Saldo deudor Portal 1 ‐ Local B 
  80,23 €  Saldo acreedor Portal 1 ‐ 1º.A 
  160,36 €  Saldo acreedor Portal 1 ‐ 1º.B 
  100,36 €  Saldo acreedor Portal 1 ‐ 2º.A 
  100,85 €  Saldo acreedor Portal 1 ‐ 2º.B 
  116,63 €  Saldo acreedor Portal 1 ‐ 3º.A 
  80,69 €  Saldo acreedor Portal 1 ‐ 3º.B 
  ‐151,26 €  Saldo deudor Portal 2 ‐ Local A 
  ‐100,31 €  Saldo deudor Portal 2 ‐ Local B 
  30,65 €  Saldo deudor Portal 2 ‐ 1º.A 
  83,90 €  Saldo deudor Portal 2 ‐ 1º.B 
  100,65 €  Saldo acreedor Portal 2 ‐ 2º.A 
  69,80 €  Saldo deudor Portal 2 ‐ 2º.B 
  150,65 €  Saldo deudor Portal 2 ‐ 3º.A 
  80,60 €  Saldo deudor Portal 2 ‐ 3º.B 
  26,19 €  Saldo acreedor Pza. Garaje 01 
  60,90 €  Saldo acreedor Pza. Garaje 02 
  27,68 €  Saldo acreedor Pza. Garaje 03 
  68,80 €  Saldo acreedor Pza. Garaje 04 
  80,76 €  Saldo acreedor Pza. Garaje 05 
  54,36 €  Saldo acreedor Pza. Garaje 06 
  86,60 €  Saldo acreedor Pza. Garaje 07 
  84,69 €  Saldo acreedor Pza. Garaje 08 
  0,00 €  Saldo CERO Pza. Garaje 09 
  ‐16,90 €  Saldo deudor Pza. Garaje 10 

 
104
   ‐67,68 €  Saldo deudor Pza. Garaje 11 
  50,80 €  Saldo acreedor Pza. Garaje 12 
 
En base a esta información facilitada y el plan de cuentas de la Comunidad que ya tenemos del supuesto 
práctico número 1, tenemos que HACER EL ASIENTO DE APERTURA EN FincasPro. 
 
Si  nos  fijamos  cuando  hay  saldos  de  liquidación  por  propiedad,  cobrando  todos  los  saldos  deudores  y 
devolviendo  a  los  propietarios  todos  los  saldos  acreedores,  habría  para  pagar  a  los  proveedores  y  nos 
quedaríamos con saldo CERO en banco. 
 
En este caso no hay fondo de reserva. Si lo hubiera aparecería como una cuenta 114 Fondo de reserva si 
queremos asignado a cada propietario 1140001 y luego lo cuadraríamos el asiento de apertura con una 
cuenta 129 por el importe total del FONDO DE RESERVA. 
 
ASIENTO DE APERTURA según el supuesto práctico número 2 
 
 

 
105
Confección del Presupuesto de gastos para calcular el
importe de los recibos.
El  importe  de  los  recibos  ordinarios,  extraordinarios  o  por  el  concepto  que  sea  de  una  Comunidad  de 
Propietarios,  deben  ser  consecuencia  de  repartir  una  serie  de  gastos,  agrupados  en  el  grupo  de  gastos 
que  les  correspondan,  en  función  de  las  propiedades  que  tiene  que  participar  en  su  sostenimiento, 
aplicando el coeficiente de participación correspondiente y repartido entre el número de meses a que se 
refiere el presupuesto. 
 
Desde aquí pretendemos calcular el importe de las cuotas mensuales ordinarias que tienen que pagar los 
propietarios de la Comunidad Cl/ Albert Einstein, 151. 
 

 
106
Una vez hemos finalizado hacemos clic en           Guardar y volvemos a editar el presupuesto.  
Ahora hacemos clic en           Informe para que nos genere el detalle donde aparece lo que tiene que pagar 
cada propietario y de dónde sale dicho importe. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Este  informe  podemos  hacerlo  teniendo  en  cuenta  el  importe  gastado  o  presupuestado  en  el  ejercicio 
anterior, indicando si variamos un porcentaje en más o en menos (si la variación es menor de 100) o si 
variamos una cantidad en más o en menos (si la variación es superior a 100), con respecto a la cantidad 
de referencia.  
 
Así con FincasPro, podemos tener varios presupuestos para un mismo ejercicio, con diferentes variantes. 
Todos  ellos  pueden  quedar  guardados  antes  de  que  alguno  sea  definitivamente  aprobado  por  la  Junta 
General de Propietarios. 

 
107
Un poco más abajo en la misma ventana tenemos el REPARTO DEL PRESUPUESTO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
En el reparto del presupuesto, mostramos el desarrollo de los GASTOS DEL PRESUPUESTO y en función del 
grupo  de  gastos  al  que  vaya  asignado,  así  aparecerá  finalmente  la  cantidad  mensual  que  corresponde 
pagar por cada propiedad. 
 
Una  vez  se  haya  aprobado  el  Presupuesto,  debemos  hacer  clic  en  el  icono                      Actualizar  para  que 
ACTUALICE Gestión‐>Cuotas recibos con los nuevos importes para este CONCEPTO FACTURACIÓN. 
 
 
 

 
108
Lectura de contadores para facturar consumos de agua,
luz, calefacción, etc.
Es habitual en ciertas zonas que el Administrador, además de recibos ordinarios y extraordinarios, tenga 
que  emitir  periódicamente  (normalmente  cada  trimestre),  recibos  por  CONSUMOS  referidos 
normalmente a AGUA aplicando las tarifas aprobadas por el Ayuntamiento correspondiente. 
 
Para calcular el importe a cobrar a cada propiedad en función del consumo hemos creado este módulo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Nos  estamos  refiriendo  a  Conceptos  de  Facturación  como  AGUA  FRÍA,  CANON  DE  CONSERVACIÓN, 
BASURA y ALCANTARILLADO fundamentalmente. 
 

 
109
Con  FincasPro  los  TRAMOS  y  PRECIOS  se  deben  introducir  para  una  frecuencia  mensual,  con  el  fin  de 
poder  afrontar  todas  las  posibilidades.  Así  luego  en  Periodicidad  definimos  ésta  si  es  MENSUAL, 
BIMENSUAL o TRIMESTRAL. 
 
En el campo TRAMOS indicamos separados por “;” los siguientes elementos por cada tramo: 
‐ El primer elemento de la serie puede ser 0 ó el mínimo aplicable a esta tarifa. 
‐ El resto de elementos representan el límite superior del tramo correspondiente. 
‐ El último elemento será 0 cuando no hay límite superior. 
 
En el campo PRECIOS indicamos separados por “;” los siguientes importes: 
‐ El primer elemento es 0 ó la Cuota Fija ó El Mínimo. 
‐ El resto de elementos se corresponde con la tarifa de m³ en el tramo correspondiente. 
 
Características comunes para TRAMOS y PRECIOS: 
‐ Los campos Tramos y Precios han de tener el mismo número de elementos. 
‐ Para una Cuota Fija el primer elemento de tramos ha de ser 0 y el primer elemento de precios el 
importe de la cuota. 
‐ Para un Mínimo, el primer elemento de tramos ha de ser los m³ mínimos y el primer elemento de 
precios el importe total del tramo. 
 
Para CPTO. FACTURACIÓN debemos tener una Lectura contadores de: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
En  Emitir  MES/AÑO  debemos  indicar  el  mes  y  año  en  que  deseamos  se  emitan  estos  recibos  por 
CONSUMO. Esto es importante para que luego al hacer clic al icono            Actualizar traspase correcta‐
mente los datos para facturar a Gestión‐>Cuotas Recibos. 
 

 
110
Para facilitar la introducción de las lecturas del siguiente período, tenemos la opción        Duplicar que nos 
permite duplicar la última lectura de contadores para luego usando las opciones Copiar lectura actual en 
anterior  y  Poner  la  lectura  actual  de  otra  lectura  de  contadores  (por  si  nos  estamos  refiriendo  a  los 
mismos consumos para otro concepto de facturación con otras tarifas). 
 
Emitir los recibos desde Gestión -> Emitir recibos
Desde el apartado Gestión‐>Emitir recibos podremos realizar de forma masiva la emisión de recibos de 
todas las Comunidades y de los conceptos correspondientes según la información existente en Gestión‐
>Cuotas recibos.  
 
Aquí debemos recordar que por defecto los recibos se emiten a los propietarios como pagadores de los 
mismos. No obstante, es posible que haya otra persona (pagador1, pagador2, pagador3, etc.) relacionada 
con  una  propiedad,  que  pueda  tener  asignado  el  pago  de  algún  CONCEPTO  FACTURACIÓN  para  esa 
propiedad.  Esto  se  ASIGNA  en  la  pestaña  <Propiedades>  de  Datos‐>Personas  haciendo  clic  en  las 
MONEDITAS             . Además a la vez que se emiten son generados en Gestión‐>Cobros y FincasPro realiza 
el correspondiente asiento de emisión en Contabilidad‐>Diario.  
 
Si no existe ejercicio para la fecha de emisión de algún recibo, el programa dará un aviso de error y en 
Contabilidad‐>Diario deberemos crear el ejercicio donde sea necesario. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
111
Si hacemos clic en            Cuadrante, nos aparecerá una ventana donde podremos ver por años todos los 
recibos  que  se  han  emitido,  de  todas  las  Comunidades  por  MESES,  agrupados  por  Conceptos  de 
Facturación,  indicándonos  el  importe  total  que  se  emitió  para  concepto  en  ese  mes  y  si  ponemos  el 
cursor encima del importe, nos mostrará cuanto fue Domiciliado y cuanto no. 
 
Antes de EMITIR, es conveniente hacer clic en           Vista previa para tener una idea de todos los recibos 
que vamos a emitir. Se nos abre una ventana que nos permite una Vista Resumida y una Vista Ampliada.  
 
Es conveniente imprimir ambas vistas y guardar los documentos para nuestro control.  

 
Finalmente,  cuando  hacemos  clic  en                        Emitir,  FincasPro  realizará  el  correspondiente  asiento  de 
emisión en el Diario de cada Comunidad, dentro del ejercicio que corresponda en cada caso. 
 

 
112
Si hubiera alguna Comunidad en que no pudiera realizar el asiento, porque la fecha de emisión estuviera 
fuera  de  todos  los  ejercicios  disponibles  o  se  pretendieran  emitir  recibos  en  un  ejercicio  cerrado  o 
bloqueado  parcialmente,  por  FECHA  DE  CONTROL  DE  CUADRE,  FincasPro  dará  un  aviso  de  error  y  no 
realizará acción ninguna. 
 
Envío al banco de los recibos domiciliados
FincasPro  le  permite  generar  un  fichero  de  texto  con  la  información  de  los  recibos  domiciliados  que  a 
partir  de  2014  se  denominan  ADEUDOS  DIRECTOS  sepa,  cumpliendo  los  requisitos  establecidos  por  la 
norma SEPA en formato XML del CSB (Consejo Superior Bancario de España) que luego podemos enviar al 
banco de la Comunidad a través del servicio de banca electrónica. 
 

Vamos  a  repasar  los  puntos  a  tener  en  cuenta  ANTES  DE  EMTIR  LOS  RECIBOS  para  poder  generar  este 
fichero  sin  problemas.  (También  es  posible  que  un  recibo  emitido  como  no  domiciliado,  luego  pueda 
introducirse en el mismo los datos bancarios del pagador y enviarse al banco). 
 

En primer lugar debemos saber, que dentro de la configuración de este fichero que enviamos al banco, 
hay dos figuras importantes: Una es el PRESENTADOR que suele ser el Administrador con su DNI o  CIF 
según sea persona física o empresa respectivamente y un SUFIJO formado por 3 números. 
 

Para introducir los datos del PRESENTADOR, debemos ir a Datos‐>Tablas y hacer clic en Presentador 
Cuotas Recibos. 
 
Se nos abrirá una ventana para introducir los datos antes mencionados: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
113
En  segundo  lugar,  debemos  ir  a  la  FICHA  DE  LA  COMUNIDAD  en  Datos‐>Comunidades  a  la  pestaña 
<Otros>  y  ver  que  tengamos  marcado  arriba  a  la  derecha  Contabilidad  con  FincasPro.  (Al  marcar  esta 
opción se crea un Plan Contable estándar para esta Comunidad). 
 
En  esta  misma  ficha  un  poco  más  abajo,  debemos  tener  los  datos  de  las  cuentas  bancarias  de  esta 
Comunidad  y  el  código  Cta.  Contable  del  plan  para  cada  banco.  (Normalmente  5720000,  5720001  y 
siguientes si tenemos varias cuentas bancarias y queremos llevar el control de cada una por separado). 
 
Aquí debemos hablar de la segunda figura importante dentro de la norma 19 que es el ORDENANTE. Éste 
suele  ser  cada  Comunidad  con  su  NIF  y  el  SUFIJO  que  pongamos  en  cada  una  de  las  cuentas.  (Si  el 
ordenante fuera el Administrador debemos indicarlo en la pestaña <Parámetros> y señalar que el “Titular 
de la cuenta de la Comunidad es el Administrador” 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   

 
114
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Y,  en  tercer  lugar,  debemos  ir  a  Gestión‐>Cuotas  recibos  y  seleccionar  la  Comunidad  y  el  CONCEPTO 
FACTURACIÓN  de  los  recibos  que  deseamos  emitir  (Suponemos  que  todo  está  correcto  para  emitir 
recibos, esto lo tratamos en el apartado emitir recibos de este manual). 
 

En  la  pestaña  <Características>  debemos  indicar  el  “Presentador  para  recibos  domiciliados”  que 
previamente debemos haber dado de alta en Datos‐>Tablas (debe coincidir al menos en el código de la 
Entidad con la cuenta de la Comunidad) e indicar también la cuenta de la Comunidad para el “abono de 
los recibos domiciliados” que se habrá indicado en Datos‐>Comunidades en la pestaña <Otros> . 
 
 
 
 
 
 
 
 
   

 
115
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Si el pagador de este Concepto de Facturación es DISTINTO DEL PROPIETARIO aparecerá indicado entre 
paréntesis, su relación con la propiedad. 
 
Finalmente,  después  de  haber  emitido  los  recibos  en  Gestión‐>Emitir  recibos,  debemos  ir  a  Gestión‐
>Recibos a Banco y seleccionar los parámetros precisos. 
 
En Gestión‐>Recibos a Banco, después de rellenar los parámetros deseados, hacemos clic en Vista Previa, 
para  visualizar  qué  recibos  domiciliados  vamos  a  introducir  en  el  fichero  de  soporte  magnético  para  su 
cobro. (Es recomendable en Vista Previa imprimir a vista ampliada para incluir junto con las facturas de la 
Comunidad). 

 
116
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Si todo es correcto, hacemos clic en el icono Generar y a continuación nos permitirá descargar un archivo 
en  formato  comprimido  .zip,  con  uno  o  varios  ficheros  .txt  (uno  por  cada  disco  a  emitir)  que  debemos 
enviar a cada entidad bancaria, normalmente a través de su servicio de BANCA ELECTRÓNICA, para que 
ellos gestionen el cobro de estos recibos domiciliados, realizando el abono de la totalidad del importe en 
cada cuenta de Comunidad. 
 

 
117
Ver el detalle de un recibo emitido desde Gestión-
>Cobros
En Gestión‐>Cobros podemos ver un listado de recibos emitidos, ordenados por número de recibos, 
apareciendo más arriba los últimos recibos emitidos.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Haciendo clic en el número de un recibo podemos ver el DETALLE DE ESE RECIBO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
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Cobrar una remesa bancaria desde Gestión->Recibos a
banco
Esto se realiza desde Gestión‐>Recibos a banco haciendo clic en el icono            Cobrar remesa. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Devolución de un recibo desde Gestión->Cobros
Seleccionando uno o varios recibos Domiciliados que estén cobrados y haciendo clic en            Devolver. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
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Si  tenemos  el  email  de  los  propietarios  cuyo  recibo  hemos  anotado  la  devolución,  FincasPro  prevé  la 
posibilidad de avisarles de dicha devolución mediante un email o incluso SMS si tenemos saldo. 
 
 

 
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Informes económicos
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Desde  Informes‐>Informes  económicos  podremos  visualizar  la  información  económica  de  una 
Comunidad de Propietarios durante un período determinado a una fecha determinada. 
 
Si hacemos clic en el icono OJITO          podremos ver un ejemplo del modelo de este informe. 
 
Para realizar estos informes recoge la información del diario de contabilidad, para ello debemos elegir el 
ejercicio que deseamos visualizar y los parámetros del informe. 
 
Una vez elegidos los parámetros para un informe, si damos al icono   Guardar  nos  permitirá  recordar 
fácilmente esta configuración de parámetros, cuando volvamos a seleccionar este tipo de informe para 
esta Comunidad de Propietarios. 
   

 
121
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
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Ejemplo Modelo de Recibos apaisados con matriz para
impresora láser
Se trata de un fichero de Word en formato .rtf con la imagen de fondo que deseemos y desde Word configuramos 
la ubicación de los campos para que luego FincasPro coloque los datos en combinación de correspondencia. 
 
 

 
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Si  lo  deseamos,  podemos  también  utilizar  este  formato  de  impresión  de  recibos  en  el  que  aparecen  2 
recibos iguales por cada hoja A4, de manera que el segundo recibo nos sirva de copia para graparla junto 
con el justificante de ingreso en el banco. 
 
Siempre podemos poner el fondo que deseemos con nuestro logotipo y/o firma etc. 
 
 

 
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Contabilidad AUTOMÁTIZADA con la NORMA 43
Este  módulo  ACELERA  LA  GESTIÓN  CONTABLE  de  una  forma  importante.  Mediante  la  Norma  43,  cada 
entidad  financiera  (normalmente  a  través  de  la  banca  electrónica  o  del  servicio  que  ofrece 
http://www.elartedeadministrar.com/  ‐  un  agregador  financiero  para  Administradores  de  Fincas  ‐) 
permite la descarga AUTOMÁTICA de un fichero de texto, en formato Norma 43, con los movimientos 
de cada cuenta corriente, para ser introducidos en la Contabilidad de forma automatizada sin tener que 
leer y teclear los extractos bancarios. 
 
En  resumen,  se  trata  de  AUTOMATIZAR  LA  CONTABILIDAD  con  los  movimientos  bancarios  que  nos 
descargamos en un fichero que cumple el formato NORMA 43. Es posible automatizar hasta el 80% de la 
contabilidad con este módulo y tenerla al día cuadrada con el banco. 
 
Una vez hemos subido al programa el fichero con los movimientos bancarios, haciendo clic en el botón 
<Examinar> y luego dándole al icono <Guardar>, nos aparecerán los movimientos ordenados por fecha, 
poniendo el más reciente en la parte superior. 
 
No  obstante,  podemos  ordenar  el  listado  por  otro  criterio  haciendo  clic  encima  del  enlace  de  cada 
columna. Si volvemos a hacer clic en el mismo título, nos ORDENA los datos de esa columna en sentido 
inverso. 
 
También podemos hacer una búsqueda, introduciendo cualquier dato en los campos que hay debajo de 
los títulos de cada columna, y si luego le damos al icono <Buscar>, nos muestra solamente las líneas que 
cumplen ese filtro. 
 
Si vamos rellenando  cuentas de ingresos 430nnnn,  cuentas de gastos 6nnnnnn o  cuentas de  proveedor 
410nnnn,  luego  el  programa  nos  hará  la  contabilidad,  tanto  en  Gestión  (COBROS/ingresos  y 
PAGOS/gastos) como en Contabilidad (DIARIO). 
 
Si introducimos en el campo Cta. Contable una cuenta 430 o 6 y le damos a <INTRO>, se nos abrirá una 
ventana para que elijamos la cuenta concreta que necesitamos. 
 
Puede  ocurrir  que,  al  bajarnos  el  fichero  Norma  43,  nos  descarguemos  movimientos  bancarios  que  ya 
tenemos  contabilizados  en  el  programa,  y  por  tanto  no  queremos  cometer  el  error  de  volver  a  hacerlo 
con  la  Norma  43.  Para  evitar  esto,  tenemos  el  icono  <Contabilizado>,  que  se  activará 
cuando tengamos seleccionada alguna línea pendiente de contabilizar. 

 
125
 Podemos hacer un filtro rellenando los 
campos “Fecha desde” y “Fecha hasta”, 
y  luego  le  damos  al  icono  <Buscar> 
para  que  nos  muestre  todos  los 
movimientos  que  ya  tenemos 
procesados  en  la  contabilidad  y 
cuadrados  con  el  banco.  A 
continuación,  marcamos  la  casilla  que 
hay encima de la columna de selección, 
para  que  de  una  vez  se  nos  marquen 
todas  las  líneas,  dentro  de  ese  ámbito 
de  fechas,  y  finalmente  le  damos  a 
<Contabilizado>.  Con  esto  nos  dejará 
los  movimientos  en  el  programa,  pero 
no  habrá  posibilidad  de  volver  a 
contabilizarlos por error. 
 
Si  seleccionamos  una  o  varias  líneas 
que  aparecen  marcadas  como 
contabilizadas  y  hacemos  clic  en  el 
icono        , nos volverá a poner como 
NO  CONTABILIZADO  esas  líneas  con 
posibilidad  de  contabilizar  nueva‐
mente. 
 
En el desplegable donde se muestra la 
cuenta corriente es posible seleccionar 
“Todas  pendientes  de  contabilizar”, 
para  que  nos  muestre  TODAS  LAS 
COMUNIDADES,  y  para  cada  línea 
también los movimientos que cumplen 
alguna  REGLA.  De  esta  forma 
podremos  contabilizar  cientos  de 
movimientos en un minuto. 

 
126
Si hacemos clic en el icono      <Editar>, se nos mostrará esa  línea en los campos debajo de los títulos. 
Cuando tengamos relleno en esa línea el campo “Cta. Contable” nos aparecerá a la izquierda el icono de 
un  disquete   que nos permitirá guardar esos datos como una REGLA. 
 
Las reglas tienen varios campos. Unos son para determinar los criterios de la regla (los cuales vendrán en 
el movimiento bancario N43), y otros para especificar las acciones a tomar si se cumple la regla: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Criterios: Op1, Op2, Importe, Ampliación concepto, Referencia1, Referencia2 y Documento. 
Acciones: Cta. Contable – Marcar como contabilizado. 
 
De  esta  forma,  le  podremos  decir  al  programa  que  cuando  en  una  línea  de  los  movimientos  bancarios 
Norma 43 venga el texto “Crin Triana” dentro del campo Ampliación  concepto, queremos aplicarlo a la 
cuenta contable 6220207 (los demás campos en esa misma línea se dejarán en blanco, para señalar que 
es suficiente información para determinar la regla). 
 
Así,  si  contabilizamos  un  movimiento  que  cumpla  la  regla,  nos  creará  un  pago  sin  proveedor  (aún  no 
hemos asignado el proveedor concreto), con fecha de pago igual a la del movimiento, e imputándole el 
gasto 6220207, con el concepto que venga en el PGC para dicha cuenta, y creará un asiento de gasto  a 
banco. 
 
Al seleccionar una cuenta del grupo 6 en el movimiento, aparecerá un icono       en  el  que  haciendo 
clic se nos abrirá una ventana en la que podremos seleccionar el proveedor correspondiente. Si ya tiene 
un proveedor asignado, el icono           aparecerá en rojo.  
 
   

 
127
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Podría ocurrir que, en el módulo Gestión‐>Pagos, ya tuviéramos devengado o creado el Pago (o gasto) 
pendiente de Pagar (esto lo podemos AUTOMATIZAR desde Gestión‐>Pagos predefinidos). En este caso, 
en  la  línea  del  movimiento  del  banco  de  la  Norma  43,  debemos  introducir  el  código  410nnnn  del 
proveedor correspondiente a ese gasto. En este caso, al hacer clic sobre el icono      nos aparecerá una 
ventana  con  los  PAGOS  (o  gastos)  PENDIENTES  DE  PAGAR  de  ese  proveedor,  con  fecha  de  devengo 
anterior  a  la  fecha  del  movimiento  bancario.  Este  icono            aparecerá  de  color  rojo  si  ya  tenemos 
seleccionado algún pago. 
 
En este último caso, cuando hagamos clic en el icono           Contabilizar, nos anotará el pago con la fecha 
del movimiento bancario, aunque el devengo tenga una fecha distinta. 
 
Si, por el contrario, introducimos una cuenta 430nnnn, aparecerá un icono      (propietarios). Haciendo clic 
en este icono, nos aparecerá una ventana en la que podremos seleccionar los recibos a cobrar o devolver 
de este propietario (según si el importe es positivo o negativo), con fecha de emisión anterior a la fecha 
del  movimiento  bancario  (en  el  caso  de  recibos  devueltos,  se  podrán  indicar  los  gastos  de  devolución). 
Este icono       aparecerá de color rojo si ya tiene recibos seleccionados. 
 
Si  hacemos  clic  en  el  icono              <Ver  Reglas>,  se  nos  abrirá  una  ventana  emergente  donde  podremos 
modificar las Reglas guardadas. 
 
Si  se  especifica  una  cuenta  contable  del  grupo  6,  aparecerán  2  campos  más  como  acciones:  Cta. 
Proveedor y Detalle Gasto. Aquí podremos especificar la cuenta del proveedor a la que asignarle el gasto 
y  el  detalle  de  dicho  gasto  para  generar  el  pago  correspondiente.  Este  detalle  puede  contener  los 
comodines #MA# (ENE‐2016), #TA# (2TR‐2016), #BA# (3BI‐2016), etc. 
De esta forma, la REGLA podría quedar como sigue: 

 
128
 
"Cuando  en  una  línea  de  los  movimientos  bancarios  Norma  43  venga  el  texto  'Crin  Triana'  dentro  del 
campo  Ampliación  concepto,  queremos  aplicarlo  a  la  cuenta  contable  6220207,  con  el  proveedor 
4100939 (Crin Triana) y en Detalle gasto 'Limpieza Edificio ‐ #MA#'". 
 
Así,  si  contabilizamos  un  movimiento  de  fecha  16/06/2014  que  cumpla  la  regla,  el  programa  creará  un 
pago con fecha factura y  fecha de  pago igual a la del movimiento, asignado al proveedor Crin Triana, e 
imputándole el gasto 6220207 con el concepto Limpieza Edificio ‐ JUN‐2014, y creará 2 asientos, uno de 
gasto a proveedor y otro de proveedor  a banco. 
 
La clave está en determinar cuáles son los datos de la información bancaria que identifican unívocamente 
dicho ingreso o gasto de la cuenta corriente con un cliente (propietario 430), un gasto (cuentas del grupo 
6) un proveedor (410 si ya tenemos el gasto devengado o creado en pagos con fecha factura), etc. 
 
Cada vez que guardemos una regla nueva y cerremos la ventana, debemos darle a <buscar> en la ventana 
principal  de  la  Norma  43  para  que  nos  aplique  dicha  regla  a  todas  las  líneas  bancarias  pendientes  de 
contabilizar. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 

 
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130
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

OFICINA
 
VIRTUAL

 
131
OFICINA VIRTUAL
Solicitud de claves para acceder a la Oficina Virtual
La Oficina Virtual  (OV) es  un apartado  privado dentro de la  página web  del administrador para  que  los 
propietarios puedan ver información de su comunidad. Otros lo llaman también Despacho24h. 
 
Cuando los bancos empezaron a mediados de los años 90 a introducir el servicio de BANCA ELECTRÓNICA, 
estaban muy interesados en que lo conociéramos para ver su utilidad para nosotros y que empezáramos a 
utilizarlo.  Esto  es  porque  si  verdaderamente  la  banca  electrónica  es  útil  para  los  clientes  de  los  bancos 
porque podemos consultar los movimientos de nuestras cuentas, realizar transferencias, devolver recibos, 
solicitar talonarios de cheques o pagarés, enviar recibos domiciliados bajo el formato de la norma CSB‐19, 
etc. Para quien es más interesante es para los propios bancos, por el tiempo que les ahorramos y así sus 
empleados pueden dedicarlo ahora a otras tareas. 
 
Pues  lo  mismo  que  hicieron  los  bancos  con  sus  clientes,  pretendemos  hacer  nosotros  ahora  con  los 
propietarios en las comunidades que administramos. 
 
Es por ello que debemos tener grabado a fuego, que nos interesa que utilicen la OFICINA VIRTUAL porque 
nos quita trabajo, ya que ellos mismos pueden realizar tareas como cambio de domiciliación bancaria u 
otro  cambio  en  su  ficha  de  datos  personales  (añadir  o  corregir  teléfonos,  email,  dni,  etc)  así  como 
consultar  información  que  nosotros  vamos  publicando  u  otra  información  contable  hasta  la  fecha  de 
cuadre (que se introduce en las características del ejercicio dentro de Contabilidad‐>Diario), que de otra 
forma siguiendo el modelo tradicional provocarían llamadas o visitas a nuestro despacho. 
 
Una vez tenemos claro que nos interesa que utilicen la OV y por ello TENEMOS QUE POTENCIAR SU USO, 
ahora vamos a ver cómo gestionar la asignación a los propietarios del código de usuario y contraseña para 
permitir su acceso. 
 
Proceso de asignación de claves para acceder a la
Oficina Virtual
Inicialmente parecía que lo mejor era crear un procedimiento para enviar estas claves por email o carta a 
los propietarios. No obstante, analizando con más detenimiento el problema llegamos a la conclusión de 
que  es  mucho  mejor  crear  un  formulario  dentro  de  la  web  del  administrador  titulado  SOLICITE  SUS 
CLAVES  donde  se  le  pide  unos  datos  de  forma  obligatoria,  con  una  doble  finalidad:  1º.‐  Recabar 

 
132
información que hasta ahora no teníamos como pueda ser su email, tfno. o dni y 2º.‐ Con la información 
que sí tenemos poder VERIFICAR y ASEGURARNOS de que quien realiza la solicitud es quien dice ser. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
133
Una vez el propietario rellena la solicitud y la envía nosotros recibimos un email con sus datos. FincasPro 
nos ayuda a identificar el solicitante y la comunidad o comunidades donde tiene propiedades gestionadas 
por nosotros para permitir el acceso a las mismas a través de la OV. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A continuación, en el email que hemos recibido le damos a PROCESAR y luego VALIDAR dicha solicitud. 
 
Si en el email que recibimos, validamos que esta persona por los datos que nos ha facilitado, es quien 
dice ser, bien porque tengamos ya su email o si no lo tenemos otros datos como su DNI o la información 
relativa al importe de los recibos que nos abona periódicamente, añade la información que nos falta a su 
ficha y PROSIGUE EL PROCESO DE ALTA con el propietario. 
 

 
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Y después de darle a PROCESAR nos aparecen las posibles coincidencias para ACEPTAR la correcta. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
135
  
 
Entonces FincasPro le envía al propietario que ha realizado la solicitud de claves un email AUTOMÁTICO 
de  CONFIRMACIÓN  que  nos  sirve  para  verificar  la  dirección  de  email  facilitada  por  el  propietario  en  su 
solicitud. En ese email que le enviamos al propietario le pediremos que pinche en un enlace para verificar 
su solicitud. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
136
El  texto  de  estos  emails  que  se  le  envían  al  propietario,  para  confirmación  de  la  aceptación  de  las 
condiciones de uso y envío de claves, SON CONFIGURABLES desde dentro de FINCASPRO, entrando con 
las claves de Administrador, dentro del apartado Correos‐>Plantillas mailing‐>Solicitud de claves paso 2 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
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Finalmente, después de realizar esta verificación FincasPro le envía devuelta a ese mismo email un código 
de usuario y contraseña que se ha generado de forma aleatoria, para que pueda acceder a su información 
desde la OV. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
138
A medio plazo estamos considerando la conveniencia de que el código de usuario sea siempre UN EMAIL 
con el fin de que sea más fácil de recordar para el propietario, así sólo tendrá que recordar la contraseña 
y además si el usuario pierde u olvida sus claves pueda recuperarlas fácilmente indicando su email. 
 
Qué podemos mostrar a los propietarios en la O. V. del
Administrador
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
En primer lugar, hay que dejar claro que SIEMPRE VAMOS A MOSTRAR LO QUE NOSOTROS QUERAMOS. 
 
Es decir, por el hecho de tener la información en FincasPro, que es un programa ONLINE, no quiere decir 
que los propietarios de nuestras comunidades, van a ver toda la información que esté en FincasPro, sino 
que SÓLO VAN A PODER VER HASTA DONDE NOSOTROS QUERAMOS. 

 
139
Sin embargo, sí es verdad que será MUY MUY SENCILLO dar paso a información para que la puedan ver, 
ya que sólo es hacer clic en un check‐box para mostrar un documento o indicar en la contabilidad, la fecha 
hasta donde está CUADRADA o CERRADA la misma (Fecha Control de CUADRE). 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
   

 
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146
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
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APÉNDICE
Ejemplos de informes, 
listados y cartas generados con FincasPro 
 

 
148
APÉNDICE
Informe económico 1.2

 
 
 
Ingresos y gastos de un período 
agrupados por cuentas 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Formatos de salida para el informe 
 
 
 
 
   

 
149
 
   

 
150
 

 
151
Informe económico 2.2

 
 
 
 
Ingresos y gastos agrupados por meses 
con detalle de movimientos 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Formatos de salida para el informe 
 
 
 
 
 
   

 
152
 
   

 
153
 
   

 
154
 

 
155
Informe económico 3.1

 
 
 
 
 
 
Sólo gastos de una comunidad 
agrupados por grupos 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Formatos de salida para el informe 
 
 
 
 
 
   

 
156
 
   

 
157
 
   

 
158
 

 
159
Informe económico 4.1

 
 
 
 
Ingresos y gastos por meses en columnas 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Formatos de salida para el informe 
 
 
 
 
   

 
160
 

 
161
Listado del libro mayor
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Formatos de salida para el informe 
 
 
 
 
 
   

 
162
 
   

 
163
 
   

 
164
 
   

 
165
 
   

 
166
 

 
167
Presupuestos

 
 
 
 
 
Presupuesto de gastos por grupos 
y reparto de gastos según coeficientes 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Formatos de salida para el informe 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   

 
168
 
 

 
169