DIAGRAMA DE FLUJO
¿CUÁNDO Y POR QUIÉN SE CREA EL DIAGRAMA?
Crear diagramas de flujo puede ayudar a definir el propósito y el
alcance de un flujo de trabajo y a identificar cronológicamente las
tareas necesarias. El concepto fue documentado por primera vez
en 1921 cuando los ingenieros industriales Frank y Lilian Gilbreth
presentaron la Sociedad estadounidense de ingenieros mecánicos
(American Society of Mechanical Engineers, ASME) con un diagrama
de flujo de procesos basado en gráficos. La popularidad de los
diagramas de flujo creció durante los años 1920 y 1930. Art
Spinanger y Ben S. Graham fueron unas de las eminencias que
adoptaron el sistema. Basándose en el trabajo de Gilbreth, en 1947
la ASME adoptó un sistema de conjuntos de símbolos para
diagramas de procesos de flujo. En 1949, se comenzaban a usar los
diagramas de flujo en la planificación de programas informáticos.
USO DEL DIAGRAMA
El diagrama de flujo, también conocido como flujograma, es una herramienta
utilizada para representar la secuencia de las actividades en un proceso. Para
ello, muestra el comienzo del proceso, los puntos de decisión y el final del
mismo. Todo ello proporciona una visualización del funcionamiento del
proceso, volviendo la descripción más intuitiva y analítica. Esta herramienta
también expresa el flujo de la información, los materiales, las derivaciones del
proceso y el número de pasos.
Es una de las siete herramientas básicas de gestión de calidad. Su objetivo
principal es asegurar la calidad y aumentar la productividad del equipo.
1. Control de calidad. El diagrama de flujo se utiliza como una
herramienta para identificar actividades sin valor agregado en la
ejecución del proceso y, de ese modo, mejorar el rendimiento.
2. Visión transparente. El diagrama de flujo mejora la comprensión del
proceso. La diagramación hace posible aprender el conjunto de
actividades, relaciones e incidencias de un proceso, enfocándose en
aspectos específicos del mismo.La racionalización de los procesos
dentro de una empresa también puede ayudar al personal a
aumentar la productividad, y más productividad significa más
ventas.
Definir un proceso de trabajo
Uno de los usos más importantes de los diagramas de flujo es
representar mediante imágenes cómo se realiza un proceso de
principio a fin, normalmente en orden secuencial. Un diagrama de flujo
de proceso se usa a menudo en la capacitación para documentar un
proceso existente o para evaluar la eficiencia de ese proceso.
Solucionar
problema
Hay veces
que es
complicado
corregir los
problemas y
errores que
Comprender
cómo se lleva
a cabo un
proceso.
• Para hacer el estudio del proceso para mejora.
• Para que las personas que estén involucradas en un mismo
proceso tengan una mejor comunicación y puedan
documentarlo.
• Para comenzar a planificar un nuevo proyecto.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
7 Ventajas del Diagrama de Flujo
1. Ayuda a comprender la lógica de programación
Si pretendes ser desarrollador, enfrentarte y habituarte a la lógica de la
programación puede tornarse confuso en las primeras etapas de aprendizaje.
El Diagrama de Flujo te ayudará a ordenar las ideas, y comprender mejor la
lógica expuesta en un código fuente.
2. Facilita la identificación y resolución de problemas
3. Comunicación efectiva
El Diagrama de Flujo se transformará en una importante herramienta de
comunicación para transmitir ideas
4. Ayuda a la depuración de errores
Debido a que al utilizar un diagrama de flujo eres consciente de cada uno de
los requerimientos y pasos del proceso, encontrar errores de lógica será una
tarea más sencilla.
5. Incentiva una lógica correcta
Si la lógica utilizada para resolver un problema es errónea, el diagrama no
podrá llegar a un final.
6. Aumenta la efectividad en el trabajo
La integración de esta herramienta en empresas ayudará a conseguir una
visión más precisa y comprensible en el proceso de creación y evaluación de
ideas y productos, tanto de sus requerimientos como de las operaciones
implicadas.
7. Ayuda a comprender mejor el proceso
No solo obligará a ser consciente de las reglas y mejorará la comprensión del
proceso
Desventajas del Diagrama de Flujo de Proceso
1. No muy útil en caso de lógica compleja
Cuando se requiere diseñar complicadas soluciones algorítmicas, llevarlo a
cabo a través de un diagrama de flujo no es la mejor idea. Dibujar una lógica
intrincada será un verdadero dolor de cabeza.
3. Difícil de cambiar
Por su naturaleza gráfica, hacer cambios en la lógica de un diagrama de flujo
requerirá, en la mayoría de los casos, tediosos cambios en el flujo y diseño
del diagrama.
¿CÓMO HACERLOS?
Para ello, un software de diagramas de flujo especializado como
Lucidchart puede ser una excelente manera para que tú y tu
equipo puedan visualizar procesos complejos y desmitificar flujos
de trabajo complejos.
Creatly Canva Lucidchart Jira Asana Draw.ioPseint
1. Primero que nada, define el proceso a diagramar. Escribe
en la parte superior del diagrama el título de lo que se va a
analizar.
2. Analiza, discute y decide los límites que tendrá el proceso.
Cuándo, cómo o dónde se va a llevar a cabo. Principio y fin.
3. Anota las actividades y tareas que se llevarán a cabo.
4. Organiza en secuencia todas las actividades anteriormente
anotadas.
5. Entre todos los trabajadores, se deberá estar de acuerdo
con la secuencia de todas las actividades, de que están
correctas. Luego empieza a dibujar las flechas para
organizar el orden.
6. Finalmente, puedes analizar y discutir el diagrama de flujo
con otros trabajadores involucrados en el proceso, pueden
ser clientes, supervisores, etc. Esto es para tener en mente
de que si están de acuerdo a que todo está hecho con
precisión.
FIGURAS DEL DIAGRAMA
¿Qué es un Ishikawa y para qué sirve?
Conocido también como diagrama de causa y efecto o de espina de pez, el
Diagrama de Ishikawa es una herramienta de mejora continua enfocada en la
calidad, que muestra todas las posibles causas que existen detrás de un
problema o efecto determinado.24 nov. 2020
DIAGRAMA DE GANTT
¿CUÁNDO Y POR QUIÉN SE CREÓ EL DIAGRAMA?
El diagrama de Gantt recibió su nombre en homenaje a su
inventor, Henry Laurence Gantt (1861-1919), un ingeniero y
asesor de gestión americano. Los diagramas de Gantt que
inventó se usaron para importantes proyectos de
infraestructuras, como la presa Hoover o para el Sistema
Interestatal de Autopistas, y, hoy en día, sigue siendo una
importante herramienta de gestión de proyectos.
USO DE LOS DIAGRAMAS DE GANTT
El diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de
proyectos en la que se recoge la planificación de un
proyecto. Normalmente tiene dos secciones: en la parte
izquierda se incluye una lista de tareas y, en la derecha,
un cronograma con barras que representan el trabajo.
Crear y gestionar un proyecto completo
Los diagramas de Gantt sirven para visualizar los
componentes básicos de un proyecto y para organizarlo en
tareas más pequeñas y gestionables. Las pequeñas tareas
resultantes se programan en la línea de tiempo del diagrama
de Gantt, junto con las dependencias entre las tareas, las
personas asignadas y los hitos.
Determinar la logística y las dependencias de las tareas
Los diagramas de Gantt se pueden utilizar para supervisar la
logística de un proyecto. Las dependencias de tareas hacen
que una tarea nueva solo pueda iniciarse una vez que se haya
completado otra. Esto puede ser especialmente útil cuando se
planifica en un entorno con varios equipos.
Supervisar el progreso de un proyecto
En cascada
El modelo en cascada de planificación de proyectos sigue un
enfoque lineal, en el que los requisitos del cliente y de las
partes interesadas se recogen al principio del proyecto. Luego,
los gestores de proyectos elaboran un plan secuencial para el
proyecto, que incluye hitos y plazos. Cada parte del proyecto
depende de la finalización de las tareas anteriores. Este
modelo es muy adecuado para los equipos que se centran en
procesos (como la construcción o la fabricación), y no tanto
para aquellos que se dedican a la creación de ideas o
resolución de problemas, ya que los pasos deben planificarse
con antelación.
Agiles
Por otro lado, el modelo ágil de planificación de proyectos
valora la flexibilidad y la adaptabilidad. En lugar de crear un
cronograma completo con fechas establecidas, los equipos
ágiles dividen los proyectos en iteraciones más pequeñas
(también conocidas como sprints).
Uso de los diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt siguen siendo un importante
instrumento de gestión de proyectos en diversos sectores. A
finales de la segunda década del siglo XXI, el Project
Management Institute llegó a la conclusión de que solo el 11
% de las organizaciones eran totalmente ágiles. La mayoría de
las organizaciones emplean metodologías de gestión de
proyectos en cascada (generalmente, en niveles de gestión
superiores), además de las ágiles. A esto se le denomina
"enfoque híbrido".
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Hay muchas ventajas de usar diagrama de Gantt. No obstante, no son aptos
para todos los proyectos, ni para todos los estilos de gestión de proyectos.
Ventajas:
• Pueden emplearse fácilmente para mantener a los grupos interesados
y a los clientes informados de las fechas de entrega y del avance del
proyecto.
• Estos diagrama son eficaces para crear fechas de entrega aptas para
todo tu equipo y, al mismo tiempo, para crear soluciones para los
posibles obstáculos.
• El diagrama de Gantt ofrece una referencia gráfica detallada para los
gerentes del proyecto y los integrantes del equipo y asigna la
responsabilidad por la finalización de las tareas a las personas y los
equipos.
Desventajas:
• Los diagramas de Gantt pueden ser herramientas gráficas complejas,
especialmente cuando se trata de proyectos complejos con una gran
cantidad de tareas.
• Requieren una actualización constante a medida que se finaliza cada
tarea, lo que puede ser tedioso.
• A menos que uses un software de diagramas de Gantt con buenas
funciones, pueden ser engorrosos en lo visual y difíciles de leer de un
vistazo
Claridad
Un diagrama de Gantt desglosa múltiples tareas y líneas temporales en una
vista general única. De esta manera, sabes dónde se encuentra tu equipo en
cada fase del proyecto.
Comunicación
De esta manera, los miembros del equipo tendrán una vista general clara del
progreso de cada tarea.
Motivación
Al crear una vista general clara, los miembros del equipo son más conscientes
de su rendimiento general y podrán adaptar su rutina de trabajo según las
necesidades del programa del proyecto. Además, serán más conscientes de
las tareas interdependientes, y, por lo tanto, comprenderán mejor el impacto
de los retrasos dentro del proyecto.
Gestión del tiempo
Flexibilidad
Los proyectos suelen sufrir modificaciones.
Las desventajas de los diagramas de Gantt
Complejidad
Los proyectos que consisten en un gran número de tareas y recursos pueden
resultar en diagramas de Gantt muy complejos, especialmente si estás
trabajando en un proyecto grande o tienes un equipo muy grande.
Representar docenas o, incluso, cientos de tareas en un diagrama de Gantt
puede causar confusión o ser difícil de leer.
Linealidad cronológica
Para que un diagrama de Gantt sea eficaz debes planear tu proyecto de
forma lineal desde el principio hasta el final. Por lo que debes conocer de
antemano el resultado y los pasos que llevan a dicho resultado antes de
comenzar.
¿EN DONDE SE PUEDE HACER? (APP O SOFTWARE)
ADVANCED ROADMAPS O JIRA ROADMAPS
1. Gráfico de barra de línea de tiempo: El gráfico de
barras de la línea de tiempo es la estructura
general del diagrama de Gantt. Incluye las barras
del Gantt y otros símbolos utilizados para
representar tareas, el cronograma y las tareas.
2. Barra de Gantt: Una barra de Gantt es una
representación gráfica de un tarea. Puede
representar la duración de una tarea, además del
tipo de tarea, por ejemplo, un hito o una tarea
crítica. También puede representar el porcentaje
de una tarea completada, el intervalo y las fechas
de inicio y finalización previstas y reales.
3. Nombres de la tarea: Descripción de una tarea.
4. Escala temporal: La escala temporal controla los
intervalos de tiempo representados en tu
diagrama. Puede representar horas, días,
semanas, etcétera.
5. Hitos: Los hitos son las fechas de los objetivos o
los puntos de control notables de un proyecto,
en general, relacionados con la finalización de
una tarea.
6. Dependencias: Las dependencias especifican las
relaciones entre las tareas, indican cuándo
deberían empezar o terminar las tareas en
relación con otra tarea (o varias tareas).
7. Fechas: Fechas específicas, usualmente ubicadas
juntas en la parte superior de tu diagrama, que
indica las fechas de inicio y de finalización para
cada tarea y para tu proyecto en general.
PASOS FUNDAMENTALES PARA LA CREACIÓN DE UN DIAGRAMA DE GANTT
Crear un diagrama de Gantt demanda un esfuerzo
importante. No obstante, si lo haces correctamente,
puede ser un gran recurso para la planificación y el
desarrollo de tu proyecto. Sigue estos pasos para crear
un diagrama de Gantt online organizado y preciso con
toda la información necesaria para orientar tu proyecto,
desde el inicio a la finalización:
1. Identifica cada tarea
2. Determina las relaciones entre las tareas
3. Crea un cronograma de actividades
Con plazos realistas en mente, puedes asignarle una
fecha de entrega a tu proyecto. crear el plan de acción
más eficiente para tu proyecto.
4. Ingresa tu información en el diagrama
Con un software o una plantilla de diagramas de Gantt,
ingresa la información de tu proyecto en el diagrama.
Controla bien el diagrama para verificar que se hayan
ingresado todas las tareas y las dependencias,
5. Asigna tareas y recursos a cada persona o equipo
6. Actualiza tu diagrama a medida que avance el
equipo
Haz que tu diagrama de Gantt sea flexible actualizando
el diagrama de modo de reflejar las tareas que se han
completado, las fechas de entrega revisadas o la
titularidad de las tareas.
cONCLUSIÓN DE DG
para ayudar a las organizaciones a alcanzar sus
objetivos. Ya sea que se planifique un proyecto
complejo o se supervise el progreso de la empresa, las
herramientas de diagramas de Gantt como estas son
muy escalables e igualmente aplicables a los niveles de
cartera, grandes soluciones, programa y equipo,
