CARGO DE TESORERIA
1. FACTURACION STK
SUPPLY
De la parte comercial envfan al correo de [email protected] Remisi6n del cliente (RM) con los
soportes correspondientes (Orden de compra, entrega de mercancfa, Remisiones, pedido, etc.), se
guardan para luego anexarlos en la factura de venta solamente a los clientes que piden ese
procedimiento, por ahora:
lnsatech
Guacamayas
Applus
STK Power
CPP
Maxim & Fishing Solutions Provide SAS
Minera Providencia SA
Paso 1: Se busca la RM en WO:
Paso 2: Se busca el No. De la RM, en tipo documento "Remisi6n", prefijo "RM", luego dar
click en "Busqueda".
Paso 3: Luego dar doble click sobre la RM y adicionalmente se da click en
"Facturar".
Paso 4: Se elimina la Devoluci6n de Remisi6n RM 3.
Paso 5: En la Factura de Venta se da Click en "Ver Contabilizaci6n"
Paso 6: Luego, dar Click en "Eliminar Contabilizaci6n"
Paso 7: Eliminada la contabilizaci6n se procede a cambiar el Prefijo del Documento
de RM a FENV, como se visualiza en el Paso 5 el anterior prefijo, posteriormente dar click
en "Mas Datos"
Paso 8: Se diligencia los campos con la informaci6n correspondiente:
Ciudad a Tributar: "Neiva"
Orden/Contrato: (Se diligencia si es necesario) Pedido:
(Se diligencia si es necesario)
Nota Entrada: (Se diligencia si es necesario)
NOTA: En este caso sf es necesario llenar el campo de Pedido, ya que es un requisito para
radicar la factura. Adicionalmente, se debe adjuntar dicho documento enviado por ellos.
Este paso se realiza sf el cliente lo solicita -Leer abrebocas Facturaci6n STK Supply-.
Paso 9: Para adjuntar un documento se da Click en "Adjuntos", allf selecciona el
en los "…" la ruta del documento que desea adjuntar.
Adjuntado el documento le damos cerrar "X".
Paso 1O: Se copia el concepto de la factura y se pega en la Nota del ultimo producto, esto
es con fin informativo. Adicionalmente, se relaciona el documento que haya emitido el
cliente.
Para abrir la ventana de Nota seleccionar Shift + F2
Dar Click en "Aceptar" para cerrar la ventana.
Paso 11: Dar Click en "Contabilizar", allf autom6ticamente se abre un nuevo documento
Devoluci6n de Remisi6n.
Paso 12: Se cambia el prefijo de la Devoluci6n de Remisi6n de FENV a DM, luego se devuelve
nuevamente para la Factura de Venta.
Paso 13: En la Factura de Venta se procede a enviar electr6nicamente, para
esto se selecciona "Comprobante Electr6nico".
Paso 14: Se selecciona la plantilla que requiere para este documento, en este
caso dar Click en "Factura Electr6nica de Venta", luego "Aceptar".
Paso 15: 8Est6 seguro de realizar el envfo del documento electr6nico? Se
selecciona "Sf".
Paso 16: Ya enviada la Factura de Venta electr6nicamente se da Click en
"Aceptar"
Paso 17: Se cierra los documentos Factura de Venta y Devoluci6n de Remisi6n. Se procede a
ingresar a WO Online, https://www.worldofficeonline.com/Account/Login.aspx para descargar
la Factura de Venta y el archivo XML.
Paso 18: Se busca la factura que se envi6 y se selecciona los tres puntos, luego
"Ver detalle"
Paso 19: Descargar PDF de la Factura de Venta para responder el correo de comercial
donde solicitan facturaci6n.
Paso 20: Se solicita al dfa siguiente confirmaci6n del recibido de la factura al cliente.
Paso 21: Despues de procesar la Factura Electr6nica se procede a registrar en una Nota de
Contabilidad con prefijo RF las respectivas retenciones Fuente - IVA
- ICA y cruzar con la respectiva factura. En este mismo documento podemos cruzar el
Recibo de Caja si el cliente nos ha realizado pago por anticipado.
2. FACTURACION STOCKGI
Paso 1. Ruta: Panel Principal I Nuevo Documento I Factura de Venta
Paso 2: Se diligencia todos los campos de la factura.
Paso 3: Dar Click en "Mas Datos", se diligencia los datos correspondientes, luego
"x" para cerrar.
Paso 4: Se abre la nota del concepto del servicio (Shift + F2) y se diligencia los datos de los
documentos anteriores al proceso de radicaci6n, e igualmente el No. Del contrato, luego
"Aceptar".
Paso 5: Dar Click en "Contabilizar"
Paso 6: Dar Click en "Comprobante Electr6nico"
Paso 7: Se selecciona la plantilla que requiere para este documento, en este
caso dar Click en "Factura Electr6nica de Venta", luego "Aceptar".
Paso 8: 8Est6 seguro de realizar el envfo del documento electr6nico? Se
selecciona "Sf".
Paso 9: Ya enviada la Factura de Venta electr6nicamente se da Click en
"Aceptar"
Paso 10: Se procede a ingresar a WO Online,
https://www.worldofficeonline.com/Account/Login.aspx para descargar la Factura de Venta y el
archivo XML.
Paso 18: Se busca la factura que se envi6 y se selecciona los tres puntos, luego
"Ver detalle"
Paso 19: Descargar PDF de la Factura de Venta, Archivo XML.
Paso 20: Abrir el correo de [email protected] y se envfa a cada cliente la factura con el
archivo XML, adicionalmente los soportes que solicite el cliente para radicaci6n de la misma.
PROCESO CON LOS
CLIENTES: CEPSA
Paso 1: Enviar los primeros 5 dfas de cada mes las Proformas y Plantillas en PDF del servicio del
mes anterior al correo del Sr. Manuel [email protected], tanto Puerto Gaitan como Yopal.
Ruta para hallar archivo de Proformas: Escritorio/Tesoreria STK
Groups/StockGI/Facturaci6n/2021/CEPSA/Proformas
Abrir Proformas en Excel, se copia la ultima pestaña de la proforma y se pega en una nueva
hoja, se cambia el numero de la proforma y valores si es necesario, por ultimo, se exportan en
PDF.
Ruta para hallar archivo de Plantillas: Escritorio/Tesoreria STK
Groups/StockGI/Facturaci6n/2021/CEPSA/Plantillas
Abrir Plantillas en Excel, se copia la ultima pestaña de la proforma y se pega en una nueva hoja,
se cambia el numero de la proforma, rango de fecha del servicio prestado, debe tener los mismos
valores que la proforma.
Paso 2: El cierre de radicaci6n de facturas es el sexto dfa h6bil antes de acabar el mes, normalmente son
los 23 de cada mes.
Paso 3: Esperamos respuesta del Interventor del contrato de CEPSA con la aprobaci6n de las Proformas
y Plantillas, adicionalmente las Hojas de Entradas.
Teniendo Hojas de Entradas procedemos a realizar las facturas electr6nicas en World
Office y enviarlas al correo establecido por CEPSA (
[email protected]).
En WO Online se descarga la factura en PDF y XML
Adicionalmente, se envfa un correo a CEPSA ([email protected]) desde el correo
de
[email protected] adjuntando Factura Electr6nica en PDF, archivo XML y archivo
TXT; allf se debe relacionar el numero de la Hoja de Entrada.
Los tres archivos PDF, XML y TXT deben llevar el mismo nombre del PDF de la Factura
Electr6nica y por ultimo se envfa.
1. CNE OIL & GAS y CANACOL ENERGY SAS
El area operativa son los encargados de enviar al cliente las actas y todo lo pertinente de la ejecuci6n del
contrato con el fin de que nos den aval para facturar.
Los documentos que se necesitan son: Orden de Trabajo (WO) y GR, contando con esos dos
requisitos podemos expedir la factura electr6nica.
Procedemos a registrar la factura electr6nica en WO, la enviamos al correo establecido por
Canacol.
Teniendo el comprobante electr6nico enviado procedemos a descargar en la pagina de WO Online el
PDF de la factura y XML.
lngresamos a la plataforma de proveedores de Canacol
(https://tuportal.canacolenergy.com/) con el fin de radicar la factura enviada electr6nicamente.
Paso 1: lngresamos al portal y damos click en documentos con GR y despues damos
click en radicar facturar.
Paso 2: Comenzamos a diligenciar cada uno de los campos que nos solicita la plataforma.
Paso 3: Se cargan todos los documentos que solicitan:
- Orden de trabajo WO
- GR
- Factura Electr6nica en PDF
- Archivo XML
- Seguridad Social del perfodo cuando se prest6 el servicio
Paso 4: Dar click en "radicar" ya asf finaliza el proceso.
2. MANSAROVAR
El area operativa son los encargados de enviar al cliente las actas y todo lo pertinente de la ejecuci6n del
contrato con el fin de que nos den aval para facturar.
Los documentos necesarios para facturar son: Orden de trabajo, Hoja de Entrada, Acta de recibo,
lnforme de entregables e informe de c6digos, estos documentos son enviados debidamente firmados por
las partes para proceder al envfo de la factura electr6nica.
Procedemos a realizar la factura electr6nica y envfo de la misma por WO.
Descargamos PDF de la factura por WO Online, archivo XML.
Se procede a realizar un archivo PDF con los siguientes soportes:
- Orden de trabajo
- Hoja de Entrada Servicio
- Acta de Recibo
- Entregables
- lnforme de c6digos catalogados
Realizamos correo desde notificaciones a ([email protected]) con el envfo de estos tres
archivos mencionados en los puntos anteriores (PDF, XML, Soportes), esperar a que envfen un correo de
radicado.
3. TGI
El coordinador del contrato se encarga de enviar Prefactura del servicio e informe de los reembolsables
al cliente para su aprobaci6n.
Teniendo la aprobaci6n del cliente, el coordinador nos envfa al correo la informaci6n de los valores a
facturar por concepto de tarifa mensuales normal del servicio, reembolsables del mes y administraci6n
de reembolsables, como sus respectivas hojas de entrada para continuar con el proceso de facturaci6n.
Adicional a la informaci6n entregada por el coordinador debemos realizar dos certificados que
deben llevar la factura como soporte, estos certificados son:
- Pago de Seguridad Social
- Camara de comercio
- Certificado de gastos reembolsables (cuando haya reembolsables por cobrar)
Todos estos certificados mencionados deben ser enviados a revisi6n y firma de la
Revisora Fiscal.
Proceso Certificaciones: Desde el correo de tesorerfa se envfa a Revisorfa 2 correos:
- Primer correo: Adjuntar las certificaciones de Camara de Comercio y Seguridad Social en Word,
Camara de Comercio no mayor a 30 dfas y planilla de Seguridad Social del mes del servicio.
- Segundo correo: Adjuntar certificado de Reembolsables en Word, lnforme contable de reembolsables
(WO), Anexo de reembolsables, cuenta de cobro de reembolsables, soportes de los
reembolsables y planilla Seguridad Social.
Despues de tener la informaci6n y documentos completos realizamos las facturas electr6nicas del
servicio normal mensual de todas las bodegas y de la administraci6n de reembolsables, los gastos
reembolsables se cobran por medio de cuenta de cobro.
Despues de realizar el envfo de los comprobantes electr6nicos por WO, se descarga el PDF, XML y los
soportes en cada caso para realizar el envfo por correo de todos los archivos para radicaci6n, el
correo autorizado para la recepci6n de facturas es
[email protected].
Los gastos reembolsables deben cobrarse por cuenta de cobro la cual tambien se envfa por correo
con los respectivos.
Rutas:
C:\Users\STOCKGI\Desktop\TESORERIA STKGROUPS\
1.STOCKGI\Facturaci6n\2021\TGI Bodegas
SUCURSAL VIRTUAL BANCOLOMBIA
1. Diligenciamiento formato para pagos electr6nicos por medio de archivo plano
2. Datos de la empresa
3. Hist6rico de pagos
4. Generaci6n de archivo TXT
5. Cargue del archivo plano a la sucursal virtual empresas
6. Pagos pendientes de aprobaci6n
7. Cargue de pagos por pago manual
8. Diligenciamiento formato de Inscripci6n de cuentas
9. Cargue de inscripci6n de cuentas por archivo plano
10. Consultar creditos, saldos de los creditos, tarjetas de credito, cuentas bancarias
11. Descargar extractos bancarios
12. Descargar movimientos bancarios
SUCURSAL VIRTUAL
DAVIVIENDA
1. Ingreso a Portal Davivienda
2. Cargue de pagos de forma manual a cuentas inscritas
3. Cargue de pagos de forma manual a cuentas no inscritas
4. Consulta y descargue de movimientos y extractos
5. Inscripci6n de cuentas
TAREAS VARIAS
1. Revisar correo de Notificaciones de Stockgi, Stk Supply, e ltawua.
2. Descargar movimientos bancarios diariamente para su causaci6n
3. Descargar movimientos y extractos mensuales de las cuentas bancarias de las empresas
4. Solicitar extractos mensuales de los creditos Bancolombia de Stockgi.
5. Solicitar extractos mensuales tarjetas de credito Stockgi
6. Descargar recibos m6viles claro por el Portal Empresarial Claro
7. Realizar gufas de envfo portal Servientrega
8. Registros en WO, Nota de contabilidad RF, Comprobantes de Egreso CP, Recibos de
Caja RC de las empresas StockGl, Stk Supply e ltawua.
9. Enviar soporte de pago de n6mina, liquidaciones y Seguridad Social de CEPSA a
Talento humano.
10. Manejo talonario vales de combustible estaci6n Berdez.
11. Actualizaci6n de los flujos de caja, asf como la programaci6n de los pagos quincenales y de
fin de mes.
ENTREGA HERRAMIENTAS DE TRABAJO:
1. Entrega de token Bancolombia y token Davivienda
2. Activos fijos: Portatil tesorerfa Placa A00558
3. La informaci6n del port6til de tesorerfa
4. Llaves cajones, caja menor, oficina y candado reja principal.
5. Celular Huawei placa A00948 con lfnea corporativa numero 3153002631, con su respectivo
cargador y caja.
