Capítulo 1. Excel.
Capitulo 1 EXCEL.
Generalidades
Aunque se sigue usando el nombre de hojas de cálculo lo que crean actualmente las
aplicaciones como Excel (o Lotus o QuatroPro) son Libros de Cálculo con varias hojas
incluidas en cada fichero o Libro de Cálculo. Un fichero de Excel tiene un nombre
cualquiera y finaliza normalmente en .xls1. (Ej.: [Link],
[Link]).
Cada libro se compone de varias hojas (Hoja1, Hoja2, Mi Hoja, Balance 2008, etc.).
En cada hoja se distinguen las columnas (A,B,C… , AA, AB…,XFD2) y las filas
(1,2,3…, 1.048.576). La intersección de una columna y una fila define una celda que es
la unidad básica capaz de contener datos.
Celdas
Identificación
Cada celda se identifica, de menor a mayor por:
La intersección de la columna y fila en la que está (A1, AB17, CZ18967, …..)
La hoja de cálculo en que se encuentra (Hoja1, Balance2008, ..)
El libro de cálculo donde está la hoja (MiLibro, Balances, …)
Una referencia completa de una celda sería [Libro]Hoja!ColumnaFila. Ejemplos:
[MiLibro]Hoja1!AB312, [balances]Balance2008!A35
Si no se indica el libro se supone que es el libro con el que estamos trabajando. Si no se
indica la hoja se supone que es la hoja actual. De forma que si estamos trabajando con el
libro Balances en la hoja Balance2008 e indicamos solamente la celda A35 es lo mismo
que indicar [balances]Balance2008!A35
.
Contenido
En una celda podemos introducir tres tipos de datos:
Texto o rótulos: (Ventas, Compras, Enero, …..)
Números: (15000000, 0,123, ….) y, lo más importante,
Fórmulas.
Fórmulas
Normalmente hacen referencia a los valores que hay en otras celdas y es donde radica la
potencia de las hojas de cálculo.
1
Excel 2007 usa para sus hojas de cálculo el nuevo formato .xlsx.
2
16.384 columnas.
1
Tus Apellidos
En una celda, por ejemplo en la B5, podemos introducir algo así como =B3*B4. Si en la
celda B3 teníamos un valor de 1000 (las unidades vendidas en enero) y en B4 300 (el
precio unitario de venta) en B5 nos dará el valor 300000 (ventas en euros del mes de
enero). Si en B4 cambiamos el valor y ponemos 200 inmediatamente el valor de B5
pasará a ser de 200000.
.
A B C D E
1
2 Enero Febrero Marzo
3 Unidades 1000 2000 3000
4 Precio 200 210 220
5 Ventas en euros 200
6
En las formulas pueden incluirse valores numéricos como =A2*200 aunque esta
práctica no es muy aconsejada ya que las hojas perderán flexibilidad y serán más
difíciles de mantener.
La roja de cálculo primero calcula lo que hay entre paréntesis, luego las
multiplicaciones y divisiones y finalmente las sumas y restas. En caso de duda se
aconseja poner paréntesis
Copia
El contenido de una celda puede ser copiado a otras celdas. Si el contenido es un
número o un texto se copiará ese número o texto; pero si lo que se copia es una fórmula
el resultado será la fórmula modificada. Ejemplo:
Si copiamos el contenido de B5 (=B3*B4) a C5 la fórmula resultante será =C3*C4 y el
resultado nos dará 420000 €, es decir, la ventas de febrero en euros.
Esto es así porque estamos usando referencias relativas a la posición de la celda; el
ordenador entiende algo así como “coge el valor de la celda de arriba, el valor de dos
celdas más arriba y multiplícalos”.
Referencias Absolutas y Mixtas
En ciertos casos no queremos que al copiar las formulas éstas puedan ser modificadas.
En ese caso indicaremos la columna con un signo $ delante y la fila con otro signo $.
Ej.: si la formula introducida hubiera sido =$B$3*$B$4 al copiar la fórmula de B5 a C5
esta no hubiera cambiado y en C5 aparecería el valor de 200000, lo cual no tiene mucho
sentido en nuestro ejemplo.
En otros casos (referencias mixtas) no queremos que cambie la fila o la columna y
podremos indicarlo como =$B3*B$4. $B3 es una referencia en la que siempre se
mantiene la columna y en B$4 siempre se mantiene la fila a la que se hace referencia.
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Capítulo 1. Excel.
Siguiendo con el ejemplo anterior: si queremos calcular las ventas con IVA, siendo este
del 16%, haríamos:
A B C D E
1 IVA 16
2 Enero Febrero Marzo
3 Unidades 1000 2000 3000
4 Precio 200 210 220
5 Ventas en euros 200000
6 Ventas con IVA 232000
Colocamos el % de IVA en B2.
En B6 ponemos la fórmula =B5*(1+$B$1/100). De esta forma al copiar la fórmula a la
celdilla C6 esta quedará como =C5*(1+$B$1/100).
Rango
Un rango es un conjunto de celdillas. Se indica nombrando dos celdillas en los extremos
del conjunto. Así A1:A1 es un rango de una celdilla, A1:D1 incluye las celdillas
A1,B1,C1 y D1, B2:C3 incluye a B2,B3,C2 y C3, etc.
Los rangos pueden ser tridimensionales Hoja1:Hoja2!A1:B2 incluye las celdillas
A1,A2,B1 y B2 tanto de la Hoja1 como de la Hoja2.
Se usa mucho la técnica de marcar un rango con el ratón y luego dar una orden para ese
rango (Ej.: Marcar y dar formato a un grupo de celdas)
Formatos
Los formatos modifican la forma en que vemos los datos que hay en cada celda. Así el
dato 1234,567 lo podemos ver con o sin puntos de miles, sin decimales, con sólo dos
decimales, etc.
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Tus Apellidos
Capítulo 2. Bases de datos. Access 2010 *************************
Creación de bases de datos
Una base de datos se compone de una serie de tablas, con sus correspondientes
relaciones entre sí, las consultas que realicemos sobre ellas, los formularios e
informes que definamos y los procesos (macros y módulos).
Desde el sistema operativo una base de datos es un único fichero y como tal podemos
utilizarlo para hacer copias de seguridad.
En este curso nos limitaremos a crear bases de datos, tablas y consultas; en otros cursos
se añadirán los restantes elementos.
Para crear una base de datos: Entramos en Access, elegimos “base de datos en blanco” ,
le ponemos el nombre que queramos y damos a crear. Así como la terminación estándar
de los documentos de Word es .docx, la terminación de las bases de datos será .accdb.
Creación de tablas. (Cinta – Crear - Tablas– Diseño de Tabla)
Cuando trabajamos con una tabla tenemos dos posibles vistas de la misma:
Vista Hoja de Datos. Donde vemos los datos, los cambiamos, introducimos
nuevas filas, etc.
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Capítulo 2. Access.
Vista diseño. En ella definimos los nombres de los campos que componen la
tabla y sus características (tipo de dato, tamaño, etc.).
Lo habitual es comenzar definiendo los campos y sus características en la vista de
diseño y guardar ese diseño dándole a cerrar (X); en ese momento le damos un nombre
a la tabla.
Después, en el modo Vista hoja de datos, introduciríamos los datos en la tabla.
Al contrario que en otras aplicaciones (Word, Excel, etc.) los datos que añadimos,
modificamos, borramos, etc. a una tabla se guardan inmediatamente en el disco sin
ninguna orden expresa por nuestra parte al pasar a la siguiente fila.
Campos. Principales hijos de datos.
Tipo de dato Uso
Pexto Datos alfanuméricos.
Memo Datos alfanuméricos no estructurados. Se pueden incluir frases, párrafos, etc.
Número Datos numéricos. Puede ser entero, con decimales, etc.
Fecha/hora Fechas y horas.
Money Datos numéricos con símbolo monetario.
Autonumérico Valor generado por Access. Sirve para claves propias.
Sí/No Datos booleanos.
Objeto OLE Sirve para guardar imágenes, objetos de otras aplicaciones, etc.
Hipervínculo Normalmente una dirección de URL.
Campos. Propiedades.
Una propiedad fundamental de un campo (o conjunto de
ellos) es si va a ser clave principal o no. Una clave principal
identifica sin ningún género de duda a una fila de la tabla
como por ejemplo el DNI, el código de un cliente, etc.
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Tus Apellidos
Un listado, no exhaustivo, de las propiedades es el siguiente:
Propiedad Comentario
Tamaño Solo para los tipos de datos texto o numérico. En el resto es automático
En los tipos de dato texto se escoge entre 1 y 255.
En los numéricos hay varios tipos a escoger los más habituales
Autonumérico, Entero, Entero Largo y Doble3.
Formato Modifica la visualización de los datos. Similar a Excel, permite los punto
miles, etc.
Lugares decimales Automático, 0, 1, 2 hasta 15.
Máscara de entrada Especifica una plantilla de entrada que el usuario ve cuando entra los d
Ej: matrícula de los coches (0000-LLL). Busca ayuda s
[Link]
Título Sustituye al nombre del campo en los títulos de las columnas tanto en la
hoja de datos de la tabla como en las consultas.
Valor predeterminado Valor inicial de ese campo cuando se crea un nuevo registro o fila.
Regla de validación Condiciones que debe cumplir el valor de ese campo. Ej, para un camp
edad: >0 Y <=99.
Texto de validación Texto a visualizar si no se cumple la regla de validación. Ej, O no ha naci
es muy mayor.
Requerido Si ponemos Sí, el campo debe contener algún valor.
Permitir longitud 0 En campos de texto permite la entrada de valores como “ ”. No muy usada
Indexado Indica si debe crear un índice para ese campo. Si se crea el índice pued
sin que admita valores duplicados (clave propia) o admitiéndolos.
Notas
Un campo que es clave propia siempre tiene un índice asociado y es obligatoria su
entrada, o lo que es lo mismo, tiene un Sí en la propiedad Requerido y un Sí (sin
duplicados) en la propiedad Indexado.
Un campo de tipo autonumérico sirve para que Access genere un nuevo número cada
vez que se cree un nuevo registro o fila. Se suele utilizar para claves propias. Si se borra
un registro NO usa ese número autogenerado para otro registro.
3
Para más información dar F1 cuando se esta escogiendo el tamaño del campo numérico.
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Índice
Índice
celda ..................................................................................................................................................... 1, 2, 3
Formulario .................................................................................................................................................... 4
paréntesis ...................................................................................................................................................... 2
Word ......................................................................................................................................................... 4, 5
