REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSIDAD
POLITÉCNICA TERRITORIAL
“JOSÉ ANTONIO ANZOÁTEGUI’’
ANACO ESTADO ANZOÁTEGUI.
Prof: Aurimar Aguilera Elaborado Por:
Materia: Organización y Método Carmona Gisela C.I V-26.751.606
Marcano Genesis C.I V-25.994.583
Sección CN04-D219
NORMALIZACIÓN
La normalización (también denominada estandarización) Es el proceso de elaborar,
aplicar y mejorar las normas que se emplean en distintas actividades científicas,
industriales o económicas, con el fin de ordenarlas y mejorarlas. Por su parte, la
Sociedad Americana para Pruebas y Materiales(ASTM), define la estandarización como
el proceso de formular y aplicar reglas, para una aproximación ordenada a una actividad
específica, para el beneficio y con la cooperación de todos los involucrados.
Según la ISO(International Organization for Standardization), la normalización es la
actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas tales como reales o
potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener
un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser tecnológico,
político o económico.
La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos:
• Simplificación: se trata de reducir el número de modelos y de normas
dependiendo de cada , para quedarse únicamente con los más necesarios..
• Unificación: se trata de permitir los intercambios y las comparaciones a nivel
internacional.
• Especificación: se persigue evitar errores de identificación, creando un lenguaje
claro y preciso.
Las elevadas sumas de dinero que los países desarrollados invierten en los organismos
normalizadores, tanto nacionales como internacionales, es un indicio o una prueba de la
importancia que se da a esta cuestión.
BENEFICIOS
Los beneficios de la normalización son múltiples, y apuntan, básicamente, a
crear criterios mínimos operativos para un producto, proceso o servicio. La
normalización promueve la creación de un idioma técnico común a todas las
organizaciones y es una contribución importante para la libre circulación de los
productos industriales. Además, tanto en el mercado local como a nivel global,
fomenta la competitividad empresarial, principalmente en el ámbito de las nuevas
tecnologías.
Es una herramienta de intercambio dado que permite:
− El desarrollo de mercados en armonización con las reglas y prácticas
tendientes a la reducción de las barreras técnicas al comercio.
− La clarificación de las transacciones ayudando a la definición de necesidades,
tendiendo a optimizar las relaciones entre clientes y fabricantes y a la elaboración de
un referencial para la valorización de los productos y servicios y economizando en
ensayos suplementarios.
Es una herramienta para el desarrollo de la economía dado que permite:
− La racionalización de la producción a través del dominio de las características
técnicas de los productos, la satisfacción de los clientes, la validación de los métodos
de producción y la obtención de ganancias en torno a una mayor productividad y la
garantía de la seguridad de los operadores e instaladores.
− La transferencia de nuevas tecnologías dentro de los dominios esenciales para
la empresa y la comunidad: nuevos materiales, sistemas de información,
tecnología de vigilancia, electrónica, producción, etc.
Con relación al usuario:
− Le ayuda a elegir los productos más aptos de acuerdo al uso al que están destinados.
− Contribuye a su protección. La normalización garantiza la concepción y
fabricación de productos seguros.
Con relación a la empresa y a los actores económicos:
− La normalización permite innovar, anticipar y mejorar los productos.
− Permite ser más competitivo contando con las mejores armas para
conquistar los mercados, conociendo mejor tanto a los mercados como a sus
tendencias.
− La normalización es también una herramienta para la política pública dado que
constituye un complemento de la reglamentación y una referencia para la
apertura y la transparencia de los mercados públicos.
NORMAS ISO
Las normas ISO son un conjunto de normas orientadas a ordenar la gestión de una
empresa en sus distintos ámbitos. La alta competencia internacional acentuada por los
procesos globalizadores de la economía y el mercado y el poder e importancia que ha
ido tomando la figura y la opinión de los consumidores, ha propiciado que dichas
normas, pese a su carácter voluntario, hayan ido ganando un gran reconocimiento y
aceptación internacional.
Las normas ISO son documentos que especifican requerimientos que pueden ser
empleados en organizaciones para garantizar que los productos y/o servicios ofrecidos
por dichas organizaciones cumplen con su objetivo. Hasta el momento ISO
(International Organization for Standardization), ha publicado alrededor de 19.500
normas internacionales.
El desarrollo y diversificación de las normas ISO han sido muy importantes,
desdoblándose en diferentes ramas o familias que tratan aspectos diversos como la
calidad, el medio ambiente, la seguridad y riesgos laborales y la responsabilidad social.
El proceso es continuo y periódicamente van apareciendo actualizaciones y nuevos
ámbitos de tratamiento
OBJETIVOS
El objetivo perseguido por las normas ISO es asegurar que los productos y/o servicios
alcanzan la calidad deseada. Para las organizaciones son instrumentos que permiten
minimizar los costos, ya que hacen posible la reducción de errores y sobre todo
favorecen el incremento de la productividad.
Los estándares internacionales ISO son clave para acceder a mercados nacionales e
internacionales y de este modo, estandarizar el comercio en todos los países
favoreciendo a los propios organismos públicos.
Para la sociedad, las normas ISO también son importantes. Existen más de 19.500
normas que ayudan a casi todos los aspectos del día a día de una persona, como aquellas
destinadas a garantizar la seguridad vial o la seguridad de los juguetes. Si un producto
y/o servicio cumple con alguna de estas normativas, la sociedad puede estar segura que
son fiables y que cuentan con la calidad exigida a nivel mundial.
Durante la elaboración de cualquiera de estas normas, ISO considera que es de gran
importancia que los consumidores de estos servicios y/o productos finales formen parte
de los comités de expertos responsables de dicha elaboración.
En los negocios, los estándares ISO hacen posible que se:
• Reduzca los costos: permiten una optimización de las operaciones.
• Incremente la satisfacción del cliente: colaboran a mejorar la calidad de los
productos y/o servicios cumpliendo con las exigencias de los usuarios.
• Abra el acceso a nuevos mercados: reducen las barreras al comercio
internacional
• Incremente la cuota de comercio: aportan una ventaja competitiva.
FINALIDADES Y VENTAJAS DE LAS NORMAS ISO
Las normas ISO se crearon con la finalidad de ofrecer orientación, coordinación,
simplificación y unificación de criterios a las empresas y organizaciones con el objeto
de reducir costes y aumentar la efectividad, así como estandarizar las normas de
productos y servicios para las organizaciones internacionales. Las normas ISO se han
desarrollado y adoptado por multitud de empresas de muchos países por una necesidad
y voluntad de homogeneizar las características y los parámetros de calidad y seguridad
de los productos y servicios.
FORMULARIOS
Un formulario es un documento, físico o digital, que se diseña con el propósito de
que una persona introduzca una serie de datos en él, ya sea personales, laborales, etc., en
algunas zonas concretas del mismo. La finalidad principal del formulario es almacenarlo y
guardarlo para que quede registrado. Los formularios, sean del tipo que sean, se expiden
para una solicitud. Es una forma muy sencilla y, sobre todo rápida y concreta y, al mismo
tiempo, facilita la búsqueda y la tramitación de la petición que se realice.
OBJETIVOS
Los formularios representan un elemento que da agilidad en la búsqueda y la
tramitación de todo tipo de documentación, supone un ahorro económico e incluso una
fuente de beneficios si se cobra por este y, al mismo tiempo, supone, por ejemplo, desde el
punto de vista de la administración, una uniformidad de criterio y de tramitación para todo
el territorio. Para una empresa, la elaboración de formularios para todos sus departamentos,
también suponen mayor rapidez tanto en su registro como en la tramitación del mismo.
CARACTERÍSTICAS
Las características mínimas que deben tener todo formulario son las siguientes:
• Sencillez en su diseño.
• Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.
• El orden en el cual se solicita la información debe ser realizado en la misma
secuencia en la cual se generan los datos.
• Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos
que manejan que manejan la información que contienen los mismos.
• En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se
deben establecer formularios pre numerados.
• Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o
autorizaciones.
• Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se
pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área
específica y se indique la última fecha de revisión.
De acuerdo a su presentación pueden ser:
Formularios simples: documentos que están representados por una sola forma y que no
poseen copias anexas.
Formularios compuestos: poseen más de una hoja, son elaborados bajo un formato
predefinido y se almacenan en archivos especiales.
Formularios mecanizados: su elaboración es llevada a cabo totalmente por una
computadora. Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios:
-Facilidad para su relleno
-Reducción de las posibilidades de error
-Estética
-Reducción de costos
Para diseñar un adecuado sistema de formularios, debemos contemplar las siguientes
etapas:
-Inventario de formularios
-Análisis de formulario
-Clasificación de formularios
-Codificación de formularios
Sistema de formularios comprende todos los formatos, sus prácticas, normas y reglas que
rigen el manejo de información escrita.
Diseño de Formularios
El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las
pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-
diseño, diseño y post-diseño.
CONSIDERACIONES PARA ELABORAR UN FORMULARIO
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el
primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del
formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente
elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí
elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.
Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de
acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a maquina, evitando
áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.
Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y
constatar si cumple su objetivo.
Requisitos básicos:
Antes de llevar a cabo la elaboración del formulario se debe crear una actitud mental
favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo debe
presentar el método más sencillo y cómodo para el ingreso de los datos, y al mismo tiempo
facilitar el uso de la información una vez que ha sido registrada en la respectiva forma
MANUALES
Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática
una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los
integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que
deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo
en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la
que la empresa se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información
ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas
y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una
eficiente administración.
CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
La clasificación de los Manuales puede resumirse en Generales y Específicos, siendo los
Generales aquellos que contienen información de aplicación universal para todos los
integrantes de la organización y Específicos los que su contenido está dirigido directamente
hacía un área, proceso o función particular dentro de la misma.
Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen dentro de
las empresas, para efectos de este texto se hace énfasis en tres tipos de manuales, los cuales
son los que ofrecen mayor aporte para la comprensión del tema central objeto de estudio:
De Organización
De Normas y Procedimientos
De Puestos y funciones
VENTAJAS DE CONTAR CON MANUALES ADMINISTRATIVOS DENTRO DE
UNA EMPRESA
Logran y mantienen un plan de organización.
Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan
general y de sus propios papeles en la empresa.
Facilitan el estudio de los problemas de organización.
Sistematizan la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones en la
organización.
Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la
organización.
Evitan conflictos jurisdiccionales y de funciones.
Ponen en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos
niveles. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la
evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
Ayudan a hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las
funciones, las normas, etc.
Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del
tiempo.
Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el
seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.
Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de un trabajo
determinado.
Sirven como base para la realización de estudios de métodos y sistemas, con la
finalidad de lograr la agilización, simplificación, automatización o
desconcentración de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias.
Auxilian en las labores de auditoría administrativa.
CÓMO ELABORAR UN MANUAL ADMINISTRATIVO
Como mencionamos anteriormente, contar con manuales es fundamental, ya que nos
sirven de apoyo y brindan soporte a la estructura de la organización.
Pero para elaborarlos es necesario ejecutar ciertas etapas que nos permitirán obtener de
manera óptima un manual administrativo sin importar el que fuere, entre esas etapas
están, el estudio preliminar que es lo primero en realizar, ya que con esto podemos
conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas
donde se va a actuar.
Posteriormente se realiza la recopilación de la información, el cual consiste obtener una
descripción lo más detallada y exacta posible de cómo se desarrollan las operaciones
que integran el procedimiento y para recopilar dicha información se hace uso de
diversas técnicas, como la investigación documental que es la revisión de los archivos
de la institución, la observación directa que es ver de manera presencial cómo se
ejecutan las actividades en la empresa, la encuesta que es un cuestionario aplicado a los
empleados y por último la entrevista, la cual nos permite interactuar a través de una srie
de preguntas con los altos directivos de la organización.
Una vez concluida esta etapa se procede a registrar la información, en donde
registramos los hechos aplicando un criterio de discriminación.
La integración de la información consiste en el orden y sistematización de los datos a
efecto de poder efectuar su análisis.
Y la última etapa que es propiamente el análisis de la información que es el estudio de
cada uno de los elementos que integramos en la fase anterior, al finalizar esto,
obtenemos el diagnóstico que refleja la realidad de la empresa, procedemos entonces a
solicitar la publicación del contenido, para dar a conocer los objetivos y funciones de
manera general de la organización, así como las bondades que resultan al elaborar
manuales administrativos para una empresa.
