CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010
INFORMES
Un informe es un objeto de base de datos que resume los campos y registros de una consulta o tabla
en un formato de fácil lectura y apropiado para la impresión. Un informe consiste en información
extraída de consultas o tablas, así como elementos propios del diseño de los informes (Etiquetas,
encabezados y elementos gráficos). Las consultas o tablas que proporcionan los datos subyacentes
para un informe se conocen cómo la Fuente de registros del mismo.
Uso de la herramienta Informe
La herramienta informe constituye la forma más rápida de crear un informe. Esta herramienta
muestra todos los campos y registros de una fuente de registros seleccionada. Puede utilizarla para
desplegar la información subyacente de manera rápida y en un formato fácil de leer, para después
guardarla y modificarla en Vista Presentación o Vista diseño.
A continuación crearemos un informe donde se muestren todos los pedidos y el nombre del
vendedor que realizo el pedido, así como un total general de artículos vendidos.
Abra la base de datos NATURAL si no se encuentra abierta.
En el Panel de navegación seleccione la tabla PEDIDOS.
Seleccione la ficha Crear y después dé clic en el botón Informe.
2
3
Observe que se crea de manera automática un informe con todos los registros y datos de la tabla
PEDIDOS.
Campos
Observe las líneas
Registros punteadas las
cuales indican los
márgenes de la
hoja de impresión.
CORPORATIVO CETEC - SICASA 97
CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010
Modificar el informe
Todo lo que este fuera de las líneas punteadas (márgenes) no se imprimirá. Por lo que es
recomendable ajustar el contenido para que este quede dentro de los márgenes.
Lo primero que haremos será eliminar uno de los campo del informe. El campo que será eliminado (ya
que no es necesario tenerlo en el informe), es el campo Código del producto.
Dé clic en el campo Código del producto para seleccionarlo.
Dé clic en el campo
Código del producto
para seleccionarlo.
A hora presione la tecla Mayúsculas (o Shift) y dé clic en uno de los registros de la columna Código
del producto y automáticamente se seleccionan todos los registros de esa columna.
Presione la tecla Mayúsculas y dé clic
en uno de los registros de la columna
Código del producto
Presione la tecla Suprimir para eliminar la columna Código del producto.
Columna Código
del producto
eliminada.
CORPORATIVO CETEC - SICASA 98
CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010
Ahora vamos a recorrer las cuatro columnas hacia la izquierda para ocupar el lugar de la columna que
quedo vacía.
Seleccione los campos y los registros de las columnas Cantidad, Clave del vendedor, Fecha del
pedido y Cliente (recuerde presionar la techa Mayúsculas o Shift para seleccionarlas).
Seleccione las 4 columnas
de la derecha.
Una vez seleccionadas las cuatro columnas arrastre el campo Cantidad y ubíquelo en el espacio vacío
(donde se elimino la columna Código del producto).
Observe que ahora los registros se encuentran dentro de los márgenes de impresión.
Margen de
impresión.
CORPORATIVO CETEC - SICASA 99
CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010
Lo que haremos a continuación será mostrar el informe en Vista preliminar para revisarlo.
Dé clic en el menú Archivo, elija la opción Imprimir y después dé clic en Vista preliminar..
Observe el informe en la Vista preliminar. Esta es la forma en que veremos el informe ya impreso.
Una vez revisado el informe dé clic en el botón Cerrar vista preliminar.
Dé clic en
el botón
Cerrar
vista
preliminar.
A continuación seguiremos modificando el informe.
Lo que haremos será reducir el tamaño de las columnas de los campos, Número de pedido,
Cantidad, Clave del vendedor y Fecha del pedido.
CORPORATIVO CETEC - SICASA 100
CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010
Una vez que cerró la Vista preliminar, dé clic en el campo Número de pedido para seleccionarlo y
después ubique el apuntador del mouse sobre el borde derecho de la celda hasta que cambie el
apuntador a una flecha de dos puntas en forma horizontal.
Dé clic en el campo Número
de pedido para seleccionarlo
Ubique el apuntador del mouse sobre el
borde derecho de la celda hasta que cambie
el apuntador a una flecha de dos puntas.
Presione el botón izquierdo Ahora arrastre el borde
del mouse y arrastre el borde inferior de la celda hasta
de la celda hacia la izquierda lograr ver completo el nombre
para reducir la columna. del campo tal y como se
muestra en el ejemplo.
Repita el mismo proceso para reducir el tamaño de las columnas de los campos Cantidad, Clave del
vendedor y Fecha del pedido.
CORPORATIVO CETEC - SICASA 101
CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010
Lo que haremos a continuación será centrar los nombres de los campos y dar formato de negrita.
Seleccione los cinco nombres de campos.
Seleccione los cinco
nombres de campos.
Seleccione la ficha Formato y después en el grupo Fuente, dé clic en el botón Centrar y en el botón
Negrita.
Observe el efecto en los
nombres de los campos.
Agregar un campo relacionado al informe
A continuación agregaremos otro campo que nos será útil para completar el informe. Este campo es el
Nombre del vendedor.
En el Panel Lista de campos, dé clic en Mostrar todas las tablas (si es que no se encuentran
visibles todas las tablas).
Nota: Es importante que ningún campo o algún registro este seleccionado antes de insertar el nuevo
campo.
CORPORATIVO CETEC - SICASA 102
CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010
En la tabla VENDEDORES dé clic en la casilla con el signo de más para desplegar los campos.
A la derecha del campo Cliente, dé clic en la celda vacía para seleccionarla y después de doble clic
sobre el campo VENDEDOR_NOMBRE para insertarlo en la celda seleccionada.
Dé clic en la celda para
seleccionarla
Dé doble clic en el campo
VENDEDOR_NOMBRE para
insertarlo en la celda
seleccionada.
Observe que se inserta tanto el nombre del campo y el registro en la misma fila.
Lo que haremos será arrastrar el registro por debajo del nombre del campo. Dé clic en alguna parte del
informe para quitar la selección del campo y el registro.
Dé clic en alguna parte del informe
para quitar la selección del campo
y el registro.
CORPORATIVO CETEC - SICASA 103
CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010
Dé clic sobre el registro y arrástrelo por debajo del nombre del campo.
Trate de ajustar la columna del campo Nombre del Vendedor tal y como se muestra en la siguiente
imagen (puede ajustar también la columna del campo Cliente).
Recuerde que debe tomar como limite el
margen de impresión (línea punteada).
Agregar totales al informe
Para finalizar con el informe sumaremos los valores de la columna Cantidad para conocer cuántos
productos se vendieron.
Dé clic en uno de los registros de la columna Cantidad para seleccionar todos los registros.
Dé clic en uno de los
registros de la
columna Cantidad
para seleccionar
todos los registros.
CORPORATIVO CETEC - SICASA 104
CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010
En la ficha Diseño en el grupo Agrupación y totales, dé clic en la flecha del botón Totales y del
menú elija Suma.
Observe en la parte inferior de la columna Cantidad el total generado.
Dé doble clic sobre la celda izquierda del total generado, (borre el total de esa columna) y escriba la
palabra Total:
Seleccione la celda del total generado y le aplicaremos un formato de número Coma.
Seleccione la ficha Formato y en el grupo Número dé clic sobre el botón Aplicar formato de número
Coma.
CORPORATIVO CETEC - SICASA 105
CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010
Observe el formato de número Coma para el total de la cantidad de artículos vendidos.
Finalmente cambiaremos el encabezado del informe. En el área del Encabezado del informe dé doble
clic sobre el encabezado y agregue el texto 2014-2015.
Cambiar el encabezado del informe
Dé doble clic sobre el encabezado y
agregue el texto 2014-2015
Guardar e imprimir el informe
Grabe el informe con el nombre de INFORME PEDIDOS 2014-2015.
Por último muestre el informe en Vista preliminar para ver el informe final.
Si cuenta con una impresora conectada a su equipo dé clic en el botón Imprimir e imprima el informe
final.
CORPORATIVO CETEC - SICASA 106
