Menos es más
En el libro Alicia en el país de las maravillas, la protagonista le pregunta al Gato:
“¿Podrías decirme, por favor, qué camino debo seguir para salir de aquí?”, y el Gato
le contesta: “Eso depende en gran medida del sitio al que quieras llegar”. “No me
importa mucho el sitio…”, replica Alicia. “Entonces tampoco importa mucho el
camino que tomes”, responde el Gato. En un mundo en el que hay ilimitadas
posibilidades, si no se tienen prioridades, lo fácil es perderse.
Más no siempre es mejor, puede ser menos. Y menos puede ser más. Para llegar a
más partiendo de menos hay tres caminos para centrarse en las prioridades:
simplificar la vida, decir “no” muchas veces y priorizar la agenda de tareas. Veamos
cada uno de ellos.
Si dices sí cuando en realidad quieres decir no, te estás diciendo no a ti mismo
Anónimo
Menos es más se ha convertido en un mantra. En arquitectura lo llamaron
minimalismo, una corriente caracterizada por la simplicidad de formas y líneas,
utilización de colores puros, materiales naturales y la preferencia del espacio antes
que la acumulación. En decoración, menos objetos y muebles es más espacio
disponible para las personas que habitan la casa. En la agenda, menos tareas
irrelevantes son más energía y tiempo para los asuntos relevantes, significa más
eficacia… En el feng shui, para recibir algo nuevo en la vida, antes hay que dejarle
espacio, tanto física como psicológicamente.
Aun así, la facilidad de complicarlo todo es un viejo hábito humano.
Una de las primeras decisiones que tomó Steve Jobs cuando volvió a dirigir Apple
fue reducir los productos de la compañía de unos trescientos a una docena, y en esa
simplificación se basó el relanzamiento de la compañía: pocos artículos, pero todos
excelentes. De hecho, él mismo se felicitaba por haber pronunciado más veces la
palabra “no” que “sí” en sus decisiones. Sabía muy bien que no se trataba de la
cantidad de cosas que podía hacer su empresa, sino de la calidad con que las haría.
El economista Vilfredo Pareto estableció la regla del 80/20 que afirma que el 80%
de nuestros esfuerzos consigue solo el 20% de nuestros resultados; y, por tanto, el
20% de nuestros esfuerzos es responsable del 80% de lo que conseguimos.
¿Entonces por qué no concentrarse en ese 20% y prescindir del resto? Porque
primero hay que identificar ese 20% crítico responsable de casi todo. Sencillo, pero
difícil. Aunque una vez reconocido, la vida y el trabajo se simplifican en gran manera.
Es fácil darse cuenta de que muchas personas tienen expectativas sobre nosotros,
como si cada una de ellas reclamara el extraño derecho de apropiarse de un trozo
de nuestra vida. Los padres, los amigos, los hijos, los jefes y compañeros, la
comunidad… Aprender a decir no a semejante alud de exigencias es un asunto
urgente y de supervivencia.
Sabemos que cuesta decir no a otras personas, pero cuesta más vivir el resto de la
vida con ese sí que en realidad quería ser una negativa. Ese sí supone una negación
a uno mismo, y una vez se pierde el autorrespeto, se repite el mismo
comportamiento destructivo. En algún momento hemos mal aprendido que decir no
resulta poco educado o que es señal de egoísmo. Por alguna razón creemos que al
negarnos somos malos y al aceptar cualquier cosa que nos pidan somos buenos.
Solo avanzan en este mundo aquellos que se centran en una cosa cada vez
Og Mandino
Pero tal vez si nos entrenaran en la honestidad, y no en el deseo de agradar, seríamos
más felices. No pasa nada por decir “no” de vez en cuando. Mejor dicho, sí ocurre: se
toma el control de la propia vida. Como estamos entrenados desde niños a ser
complacientes, pero no sinceros, un buen método para acelerar el aprendizaje es
declarar “el día del no” y negarnos por sistema a todas las peticiones en las que no
creamos durante esa jornada. Ya sean tareas, pedidos, invitaciones, favores,
distracciones…
Sabemos que las personas de éxito saben decir no y saben poner límites a las
exigencias de los demás. Hacen válido el viejo dicho de “Contra el vicio de pedir, la
virtud de no dar”. No lo hacen desde el egoísmo, sino desde la autenticidad y
honestidad que les otorga el sagrado derecho a elegir. Y saben que cuando dicen no
a lo malo, a lo regular, incluso a lo bueno, están preparándose y haciendo espacio en
sus vidas para decir sí a lo extraordinario.
¿Cómo negarse a lo que no cuadra con uno? Basta con tener claras las cosas que
queremos evitar, los límites, y darles luz roja, mostrarles la puerta de salida de
nuestra vida. En la práctica, bastará con llamar política de la casa o principios a todo
aquello que haya caído en esa lista negra. Y cuando nos pidan algo a lo que deseamos
negarnos, bastará aludir a la política de la casa como argumento. Ya no es uno quien
se niega, sino que se lo impiden sus propias normas de funcionamiento.
Y para ayudar a llevarlo a la práctica resulta bueno ofrecer una alternativa (cuando
la haya) a esas negativas sobre pedidos que no encajen con los valores, agenda,
objetivos y prioridades. Pero nunca como una compensación, sino como un acto de
generosidad. Ayuda mucho añadir la palabra “gracias” y comprobar que suena de
maravilla “no, gracias”.
Hay muchas técnicas para aprender a decir no desde la asertividad sin sentirse
culpable, pero hay que entrenarse con la que nos sintamos mejor o cuadre en la
situación.
Para revelar qué cuenta y qué no cuenta tanto, es cuestión de hacerse buenas
preguntas (¿es esto… / lo que más quiero / importante /necesito / y que cambiará
mi vida?) y decidir en base a los valores personales. Y si esto no es lo que quiero /
necesito / importante…, entonces ¿qué lo es? Hay otra buena pregunta que hacerse:
¿qué es lo único que se debe hacer, gracias a lo cual todo lo demás resulta más fácil
o innecesario?
Los valores son la brújula y las preguntas son el mapa hacia una vida más lograda.
No importa la cantidad de cosas que hacemos o conseguimos, sino la calidad. Por
ejemplo, en nuestra agenda, poner más de tres tareas o acciones diarias puede ser
muy contraproducente. Mejor elegir las tres acciones de mayor importancia y que
crearán cambios consistentes y no trabajar en nada más hasta que se hayan
completado.
Lo prioritario es más sencillo de abordar si se divide en pasos. La mayoría de las
veces no afrontamos lo importante porque nos sobrepasa su ejecución, parece
demasiado o no sabemos ni por dónde empezar. Pero todos sabemos dar un solo
paso. Desglosar lo prioritario en pequeños pasos es el modo de digerirlo.
Sé cómo un sello de correos: pégate a una cosa hasta que llegues a tu destino
Josh Billings
Si se acomete primero lo más complejo de la lista, probablemente se consigue la
tarea de mayor retorno. Empezar por lo más difícil, no por lo más sencillo, es
positivo. Una vez se ha subido a la colina más alta, se tiene más perspectiva global y
el orgullo de haber dado un paso definitivo para el que ya no hay vuelta atrás.
Aparecerán distracciones, obstáculos, retrasos…, pero nada de eso debería importar
demasiado, la simple consecución de pequeños logros es muy motivadora para dar
los pasos que hacen falta. La sensación de estar avanzando, al margen de la
velocidad, es suficientemente gratificante como para arrinconar las tentaciones de
procrastinar o abandonar.
Tanto en el trabajo como en la vida encontramos personas muy aceleradas a las que
si les preguntas “¿a dónde vas?”, te responderán algo así como: “Te lo diré cuando
llegue” o “Te cuento cuando tenga un respiro”. Corren mucho, pero la velocidad no
es importante.
No es la velocidad, sino la dirección.
No es la cantidad, sino la calidad.
Consejos para impuntuales
A las personas nos saca de quicio esperar. Solemos ser poco benévolos con los
impuntuales. Más por la sensación de pérdida de tiempo que porque el otro llegue
tarde. También existen quienes siempre llegan en punto, a veces en exceso. La
puntualidad no es un rasgo de la personalidad, sino un buen hábito que forma parte
del orden. Es una filosofía de vida. La idea de que “por más que me organizo, no
consigo ser puntual” es falsa. Todos los que deseen llegar a su hora pueden
conseguirlo.
Las personas impuntuales achacan su tardanza a excusas como un exceso de
compromisos, una agenda caótica, no saber organizarse… Todo esto es cierto, pero
también puede influir la falta de motivación, tener la autoestima baja (para qué
llegar en punto si consideran su aportación poco interesante) o incluso
desaprobación y provocación hacia quien convoca.
La mayoría de las personas impuntuales suelen apuntillar que por más que lo
intentan, no consiguen llegar a tiempo. Pero suelen referirse a los pasos que dan
cuando cierran la puerta de casa o de la oficina. Entonces es cuando les entra la prisa,
caminan corriendo, se estresan…, y piensan que eso es hacer todo lo posible. Incluso
buscan reafirmarse en otras personas preguntando: “¿A que sí hemos corrido?”. Sí,
han corrido, pero cuando ya no tenía solución. La puntualidad se inicia con la
planificación, no con los metros finales antes de la cita.
Las personas que llegan tarde sufren consecuencias negativas. Una de ellas es la
pérdida de credibilidad. Cuando alguien se retrasa una vez, todos solemos ser
empáticos con el tropiezo, pero cuando se retrasa de forma reiterada, la
consecuencia es que sus excusas no son creíbles, y sus promesas de cambio para la
siguiente ocasión, tampoco.
Llegar tarde proyecta una imagen negativa del tardón. La impuntualidad es
sinónimo de desorganización, de no tener palabra, de ser poco profesional. Nadie
quiere hacer tratos con una persona irresponsable que llega tarde a sus
compromisos.
La impuntualidad es un motivo de estrés para quien llega tarde y para quien espera.
Retrasarse en una cita condiciona el encuentro, porque el enfado que genera en el
que espera no desaparece en el instante en el que llega la persona, sino que suele
perdurar, y lo que debería ser un encuentro efectivo o divertido se convierte en otra
cosa.
Llegar tarde es el inicio del bucle. Los impuntuales terminan por desorganizar su
agenda, su tiempo y el de sus acompañantes. Esa es una de sus peores
consecuencias: el efecto arrastre. Dado que todos cuentan con que alguien llegará
tarde, terminarán por hacer lo mismo. Empezarán a retrasar su incorporación al
trabajo, a la reunión o a la cena. La impuntualidad es contagiosa.
¿Cómo actuar con las personas que tienen este defecto? Dependerá de cada uno. Lo
primero es decirles que le molesta esperar y pedirles que, por favor, avisen si van a
retrasarse. Con el teléfono móvil, todo el mundo puede hacer una llamada o mandar
un mensaje y ser considerado con quien espera.
Si se trata de un impuntual redomado, no refuerce su comportamiento esperándole.
No retrase la reunión, ni la clase, ni siquiera la cena. Si lo hace, solo conseguirá que
el impuntual siga siéndolo y que los que sí han sido educados y han llegado a su hora
sientan que se les falta al respeto. Estos son 10 consejos para trabajar su
impuntualidad.
1. Detecte en qué pierde tiempo y limítelo. Escriba en su agenda cuánto tarda en
realizar cada actividad y cuadre lo que tiene planeado para que pueda llegar a todo.
Tener una hora de inicio y otra de finalización también agilizará su mente. Saber a
qué hora acaba permitirá divagar menos y centrarse en el tema. No se vuelva a liar,
cumpla con los horarios.
2. Organice sus cosas. Muchas personas impuntuales llegan tarde por falta de
organización. Al salir de casa les falta el móvil, no encuentran las llaves, no saben
dónde dejaron la agenda y un largo etcétera. Tenga un lugar claro en el que colocar
lo que necesita a la hora de salir o calcule previamente cinco minutos más para la
puesta a punto antes de la salida.
3. Cuente con un margen de error. No establezca los tiempos como si no existiera el
tráfico o pensando en una reunión perfecta. Deje siempre un margen de 15 minutos.
Si al final no hay ningún imprevisto y llega antes, aproveche para revisar la agenda,
poner ideas en orden, o lleve un libro y lea. Es preferible aparecer 10 minutos antes
que 10 minutos retrasado.
4. No postergue el momento de levantarse cuando suene la alarma. Uno de los
mayores placeres para muchas personas es apagar el despertador y seguir
durmiendo cinco minutos más. Si a usted le gusta demorarse, déjelo para el fin de
semana, pero no para los días en los que otras personas dependen de su presencia.
Ponga el despertador lejos de la cama, de tal forma que manejarlo le obligue a salir
de su sitio cómodo. Y no vuelva atrás. Inicie su rutina. Pase directo al baño, sírvase
el café y póngase las pilas.
5. Calcule el tiempo que le lleva cada tarea de forma objetiva. No valore lo que le
gustaría tardar, sino lo que realmente invierte. ¿Cuánto tiempo emplea en elegir la
ropa, en desayunar, en maquillarse? ¿Cuánto tarda el trayecto de su transporte, su
paseo hasta la estación o la parada de autobús, hacer cola, sacar el billete, bajar la
escalera que le lleva al andén? Son muchas las personas que dicen que su tren o
autobús tarda 10 minutos y salen de casa con los segundos justos pensando que se
teletransportan hasta allí y que, por supuesto, su medio de viaje les estará esperando
a su llegada. Ni siquiera cuentan con los dos o tres minutos entre un tren y el
siguiente. Si a ese cálculo irracional le añadimos el de comer, desayunar, las
llamadas, reuniones, contestar correos…, resulta que al final del día hemos dejado
de contar por lo menos con un margen de dos horas.
6. Lleve reloj y consúltelo. El móvil ha sustituido al reloj de muñeca, pero es más fácil
mirar la hora en este que sacar el teléfono del bolsillo o del bolso.
7. Oblíguese a llegar 10 minutos antes a cualquier cita. Por lo menos hasta que
aprenda a gestionar su tiempo. Cuando haya conseguido este logro, se puede
proponer llegar cinco minutos antes, y posteriormente, dos minutos antes. Así no
fallará nunca. Es preferible que espere usted a que tengan que esperarle los demás.
8. Planifique la agenda con racionalidad. Si satura su agenda con muchas actividades
y tiempos imposibles de cumplir, es normal que siempre llegue pasada la hora.
Escriba en ella lo que es viable, con los horarios que empleará para conseguirlo. Y al
margen, en el mismo día, anote otros temas pendientes que no sean ni urgentes ni
importantes y que, de sobrarle tiempo, pueda atender.
9. Si es olvidadizo, póngase alarmas o anótese las cosas en su agenda. La memoria de
trabajo, también conocida como memoria a corto plazo, da para lo que da. Si abusa
de su capacidad de recuerdo, olvidará temas que tendrá que atender fuera de
horario y le desorganizarán lo que tenía en ese momento.
10. Aprenda a decir no. Las personas muy solícitas y serviciales suelen tener
problemas para decir que no a las peticiones y favores de otros. Rehúyen el conflicto
y valoran tanto su colaboración y ayuda que terminan por sobrecargarse. Tener
compromisos de más enlentece y retrasa su agenda. La persona que le pide un favor
cuenta con que no se lo pueda hacer. Cumpla primero con sus compromisos, salvo
excepciones, y luego, si usted lo decide, dedique el tiempo que le sobre a atender a
los demás o a atenderse a usted mismo. Tiene derecho a gestionar su tiempo libre
como le plazca.
La impuntualidad habla mal de usted. No es buena compañera ni en su profesión ni
en su vida personal. Tome nota.
