FACULTAD: ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS
CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS INTERNACIONALES
TEMA: EL AUDITOR: ROL, RESPONSABILIDAD Y CALIFICACIONES
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR DE CALIDAD
OBJETIVOS
Al finalizar esta unidad didáctica será capaz:
Conocer las actividades y responsabilidades del Auditor.
CONTENIDOS
En esta unidad desarrollaremos los siguientes contenidos:
Actividades y Responsabilidades
Conocimientos y formación y método de evaluación de los auditores.
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR DE CALIDAD
Responsabilidades del Auditor
La confiabilidad y la confianza en el proceso de auditoría dependen de la competencia del
personal que lleva a cabo la auditoría. Esta competencia se basa en la demostración de:
tener los atributos personales indicados , demostrar la capacidad para aplicar los
conocimientos y habilidades, adquiridos mediante la educación, la experiencia laboral,
la formación como auditor y la experiencia en auditorías que son necesarias para llevar
a cabo auditorías.
Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a través del continúo
desarrollo profesional y de la participación regular en auditorías.
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR DE CALIDAD
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR DE CALIDAD
TICO imparcial, sincero, honesto y discreto;
dispuesto a considerar ideas o puntos de vista
DE ACTITUD ABIERTA
alternativos
DIPLOMÁTICO de mucho tacto en las relaciones con la gente
constante y activamente consciente de los
OBSERVADOR
entornos físicos y las actividades
instintivamente consciente y capaz de entender
PERSPICAZ
y adaptarse a las situaciones
VERSÁTIL capaz de adaptarse a diferentes situaciones
persistente, orientado hacia el logro de los
TENAZ
objetivos
alcanza conclusiones oportunas basadas en el
DECIDIDO
razonamiento lógico y el análisis
actúa y funciona independientemente a la vez
SEGURO DE SÍ MISMO
que se relaciona eficazmente con otros
ATRIBUTOS PERSONALES
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR DE CALIDAD
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
Los auditores de sistemas de gestión de la calidad deben tener conocimientos y habilidades en
las siguientes áreas:
A) métodos y técnicas relativas a la calidad – para permitir al auditor examinar los sistemas de
gestión de la calidad y generar hallazgos y conclusiones de la auditoría apropiadas. Los
conocimientos y habilidades en esta área deben contemplar:
terminología de la calidad;
principios de gestión de la calidad y su aplicación;
herramientas de gestión de la calidad y su aplicación (por ejemplo: control estadístico
del proceso, análisis de modo efecto y falla, etc.).
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR DE CALIDAD
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
Los auditores de sistemas de gestión de la calidad deben tener conocimientos y habilidades en
las siguientes áreas:
B) productos, incluyendo servicios y procesos operativos – para permitir al auditor comprender
el contexto tecnológico en el cual se está llevando a cabo la auditoría. Los conocimientos y
habilidades en esta área deben contemplar:
terminología específica del sector;
características técnicas de los procesos y productos, incluyendo servicios;
procesos y prácticas específicas del sector.
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR DE CALIDAD
EXPERIENCIA LABORAL, FORMACIÓN COMO AUDITOR Y EXPERIENCIA EN
AUDITORÍAS
Experiencia de Auditor
Para adquirir la competencia necesaria para llegar a ser un auditor, una persona debe haber:
A)Completado una formación académica suficiente para permitir la adquisición de los
conocimientos y habilidades B) Tener experiencia laboral que contribuya al desarrollo de los
conocimientos y habilidades, La experiencia laboral debe ser de una función técnica, de gestión
o profesional, que haya implicado el ejercicio del juicio,
solución de problemas y comunicación con otro personal
directivo o profesional, compañeros, clientes y/u otras
partes interesadas.
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR DE
CALIDAD
Parte de la experiencia
laboral debe ser en una
posición donde las actividades
realizadas contribuyan al
desarrollo de conocimiento y
habilidades
el área de gestión de la
calidad para auditores de
SGC según ISO 9001:2008
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR DE CALIDAD
a) Formación como auditor que contribuya al desarrollo de los conocimientos y habilidades, La
formación podría ser proporcionada por la propia organización a la que pertenece o por una
organización externa.
b) Experiencia en auditorías en las actividades de auditoría, La experiencia global en auditorías
debe cubrir el proceso completo de la auditoría y la totalidad de la norma del sistema de gestión
de la calidad. Esta experiencia debe haber sido obtenida bajo la supervisión y orientación de un
auditor jefe en la misma disciplina
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR DE CALIDAD
CÓMO REALIZAR UNA AUDITORÍA DE CALIDAD
Para decirlo de manera simple, las auditorías de calidad son realizadas para evaluar la calidad de
un sistema. Es el trabajo del auditor realizar todas las tareas de la auditoría, cumplir con los
requisitos, respetar la confidencialidad y trabajar con diligencia recolectando evidencia sobre la
calidad del sistema
CÓMO REALIZAR UNA AUDITORÍA DE CALIDAD
Instrucciones
1) Revisa la documentación en relación al proceso que está siendo auditado. Esto incluye mirar
los manuales que describen el sistema de administración de la calidad en el lugar.
2) Crea un plan de auditoría de calidad. Este plan debería ser preparado por el auditor y
aprobado por aquellos que serán auditados antes de comenzar. Asegúrate de incluir un
cronograma y el lugar de la auditoría. Además, provee una lista de los documentos necesitados
para realizar la misma.
CÓMO REALIZAR UNA AUDITORÍA DE CALIDAD
Instrucciones
3) Define el alcance de la auditoría. Identifica los grupos específicos a ser auditados. Los
objetivos de la auditoría deberían ser claros y estar alineados con el plan. Crea una lista para
revisar los requisitos de calidad a usar en la evaluación.
4) Presenta los auditores a los auditados. Estos últimos tendrán que ayudar al auditor para
buscar la información sobre los requisitos de calidad a ser auditados.
5) Provee al gerente con una lista de los horarios y fechas de las reuniones.
CÓMO REALIZAR UNA AUDITORÍA DE CALIDAD
Instrucciones
6) Comienza la auditoría. Organiza una reunión para marcar el comienzo de la auditoría. En la
reunión deberían estar presentes los miembros del equipo auditor; clarifica el alcance, los
objetivos y el cronograma; revisa cómo se realizará la auditoría y confirma que los auditados
estén preparados.
7) Entrevista a grupos designados y estudia los informes. Luego de analizar la información, trata
de verificarla o confirmarla mediante medios más objetivos. Los valores atípicos o las
disconformidades de un sistema de calidad deberían ser investigados y documentados
exhaustivamente.
CÓMO REALIZAR UNA AUDITORÍA DE CALIDAD
Instrucciones
8) Extrae conclusiones, discute los resultados con la gerencia y prepara el informe de auditoría.
El informe debería incluir recomendaciones, los valores atípicos y las observaciones junto con
el plan de auditoría, una revisión de la evidencia encontrada, conclusiones y una evaluación de
la calidad del sistema.
Facultad: Ingenierías
Carrera: Ingeniería de Seguridad industrial y Minera
TEMA: REVICION, AUDITORIA Y CERTIFICACION
INFORME DE LA AUDITORÍA DE CERTIFICACIÓN
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
1.2 INFORMACIÓN DE CONTACTO
2. INFORMACIÓN DE LA AUDITORÍA
2.1 NORMAS DE LA AUDITORÍA
2.2 ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN
DESARROLLO DE ACTIVIDADES, PROGRAMAS Y PROYECTOS DESTINADOS A
PROMOVER PRINCIPALMENTE LA INTEGRACIÓN LABORAL, LA CUALIFICACIÓN
Y COMPETENCIAS PROFESIONALES , LA ACCESIBILIDAD UNIVERSAL Y EL
DISEÑO PARA TODOS, ASÍ COMO CUALQUIER OTRO ORIENTADO A FAVORECER
LA PLENA INCLUSIÓN SOCIAL DE LAS PERSONAS
2.3 INFORMACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR
2.4 ALCANCE DE LA AUDITORÍA
- Objetivos de la Auditoría
1. confirmar que el sistema de gestión de la organización es conforme con todos los
requisitos de la norma(s) de auditoría.
2. confirmar que la organización ha implantado de forma efectiva sus medidas
previstas.
3. confirmar que el sistema de gestión es capaz de alcanzar las políticas y objetivos de
la organización y evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la
organización cliente cumple los requisitos legales, reglamentarios y contractuales
aplicables.
4. cuando corresponda, la identificación de las áreas de mejora potencial del sistema de
gestión.
5. el propósito de la auditoría de la etapa 2 es evaluar la implementación, incluida la
eficacia, del sistema de gestión del cliente.
Debe incluir al menos lo siguiente:
a) información y evidencia de la conformidad con todos los requisitos de la
norma de sistemas de gestión y otro documento normativo aplicable;
b) seguimiento, medición, informe y revisión con relación a los objetivos y
metas de desempeño clave (coherentes con las expectativas de la norma de
sistemas de gestión y otro documento normativo aplicable);
c) el sistema de gestión del cliente y su desempeño en relación con el
cumplimiento de la legislación;
d) el control operacional de los procesos del cliente;
e) las auditorías internas y la revisión por la dirección;
f) la responsabilidad de la dirección en relación con las políticas del cliente;
g) los vínculos entre los requisitos normativos, la política, los objetivos y metas de desempeño
(coherentes con las expectativas de la norma de sistemas de gestión y otro documento
normativo aplicable), cualquier requisito legal aplicable, la responsabilidad, la competencia del
personal, las operaciones, los procedimientos, los datos del desempeño y los hallazgos y
conclusiones de las auditorías internas
- Plan de auditoría
- Criterios de auditoría
INFORME DE LA AUDITORÍA DE CERTIFICACIÓN
3. PROCESO DE AUDITORÍA
3.1 INFORME RESUMEN DE LA AUDITORÍA POR NORMA
3.2 INFORME DE NO CONFORMIDAD
Las no conformidades aquí detalladas se deben tratar a través del proceso de acciones
correctivas de la organización, de acuerdo a los requisitos aplicables de la norma objeto
de la auditoría relativos a las acciones correctivas, mediante acciones para prevenir su
repetición y mantener los registros correspondientes.
Más abajo se definen los requerimientos de Certification para:
·Plazos previstos en la resolución de las no conformidades (a)
·Contenido de la respuesta (b)
(a) Plazos previstos en la resolución de las No conformidades
Las acciones correctivas para tratar las no conformidades mayores identificadas
deben ejecutarse inmediatamente y ser notificadas por la Certificadora en el plazo
de 90 días, después del último día de auditoría, a menos que la Certificadora y el
cliente acuerden un periodo de tiempo mayor o en los seguimientos de ISO 9001 que
deben ser notificadas en el plazo de 30 días.
La revisión de las no conformidades se realiza a través de una revisión documental. No
obstante, en función de la magnitud de los hallazgos, nuestro auditor puede planificar
una auditoría de seguimiento con el objeto de realizar una revisión de las acciones
tomadas sobre las no conformidades identificadas, evaluar su eficacia, y recomendar el
mantenimiento o no de la certificación.
Para tratar las no conformidades menores, el auditor jefe, deberá aprobar un plan de
acciones correctivas, que contenga un análisis de la causa raíz así como las acciones
correctoras necesarias. En la siguiente visita planificada, se verificará la implantación y
eficacia de dichas acciones correctivas.
Se recomienda que la organización responda de forma rápida, con el objeto de disponer
de tiempo adicional en caso de ser necesario en una revisión posterior.
El plazo de respuesta de las no conformidades, en una auditoría de renovación, será
definido por el auditor jefe, de cara a que la implementación de correcciones y de
acciones correctivas se realice antes del vencimiento de la certificación.
Las respuestas a las no conformidades pueden presentarse en soporte electrónico,
mediante el Informe de No Conformidad facilitado en la presente herramienta
(preferible) y a remitir a la Certificadora.
4. RESUMEN EJECUTIVO DE LA AUDITORÍA
4.1 CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA
4.2 RESUMEN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA
4.3 EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN
4.4 OPORTUNIDADES DE MEJORA
4.5 OBSERVACIONES
5. RECOMENDACIONES DEL LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR
6. PROGRAMA DE AUDITORÍA
7. ANEXO: SITIOS
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.2 INFORMACIÓN DE CONTACTO
2. INFORMACIÓN DE LA AUDITORÍA
2.1. NORMAS DE LA AUDITORÍA.
2. INFORMACIÓN DE LA AUDITORÍA
2.2. ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES, PROGRAMAS Y PROYECTOS DESTINADOS A
PROMOVER PRINCIPALMENTE LA INTEGRACIÓN LABORAL, LA CUALIFICACIÓN
Y COMPETENCIAS PROFESIONALES , LA ACCESIBILIDAD UNIVERSAL Y EL
DISEÑO PARA TODOS, ASÍ COMO CUALQUIER OTRO ORIENTADO A FAVORECER
LA PLENA INCLUSIÓN SOCIAL DE LAS PERSONAS
2. INFORMACIÓN DE LA AUDITORÍA
2.3. INFORMACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR.
2. INFORMACIÓN DE LA AUDITORÍA
2.4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA
- Objetivos de la Auditoría
1. confirmar que el sistema de gestión de la organización es conforme con todos los
requisitos de la norma(s) de auditoría.
2. confirmar que la organización ha implantado de forma efectiva sus medidas
previstas.
3. confirmar que el sistema de gestión es capaz de alcanzar las políticas y objetivos de
la organización y evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la
organización cliente cumple los requisitos legales, reglamentarios y contractuales
aplicables.
2. INFORMACIÓN DE LA AUDITORÍA
2.4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA
- Objetivos de la Auditoría
4. cuando corresponda, la identificación de las áreas de mejora potencial del sistema de
gestión.
5. el propósito de la auditoría de la etapa 2 es evaluar la implementación, incluida la
eficacia, del sistema de gestión del cliente.
Debe incluir al menos lo siguiente:
a) información y evidencia de la conformidad con todos los requisitos de la
norma de sistemas de gestión y otro documento normativo aplicable;
b) seguimiento, medición, informe y revisión con relación a los objetivos y
metas de desempeño clave (coherentes con las expectativas de la norma de
sistemas de gestión y otro documento normativo aplicable);
2. INFORMACIÓN DE LA AUDITORÍA
2.4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA
- Objetivos de la Auditoría
c) el sistema de gestión del cliente y su desempeño en relación con el
cumplimiento de la legislación;
d) el control operacional de los procesos del cliente;
e) las auditorías internas y la revisión por la dirección;
f) la responsabilidad de la dirección en relación con las políticas del cliente;
g) los vínculos entre los requisitos normativos, la política, los objetivos y metas
de desempeño (coherentes con las expectativas de la norma de sistemas de
gestión y otro documento normativo aplicable), cualquier requisito legal
aplicable, la responsabilidad, la competencia del personal, las operaciones, los
procedimientos, los datos del desempeño y los hallazgos y conclusiones de las
auditorías internas.
Las no conformidades aquí detalladas se deben tratar a través del proceso de acciones
correctivas de la organización, de acuerdo a los requisitos aplicables de la norma objeto
de la auditoría relativos a las acciones correctivas, mediante acciones para prevenir su
repetición y mantener los registros correspondientes.
Más abajo se definen los requerimientos de Certification para:
·Plazos previstos en la resolución de las no conformidades (a)
·Contenido de la respuesta (b)
3. PROCESO DE AUDITORÍA
3.2 INFORME DE NO CONFORMIDAD
(a) Plazos previstos en la resolución de las No conformidades
Las acciones correctivas para tratar las no conformidades mayores identificadas
deben ejecutarse inmediatamente y ser notificadas por la Certificadora en el plazo
de 90 días, después del último día de auditoría, a menos que la Certificadora y el
cliente acuerden un periodo de tiempo mayor o en los seguimientos de ISO 9001 que
deben ser notificadas en el plazo de 30 días.
3. PROCESO DE AUDITORÍA
3.2 INFORME DE NO CONFORMIDAD
La revisión de las no conformidades se realiza a través de una revisión documental. No
obstante, en función de la magnitud de los hallazgos, nuestro auditor puede planificar
una auditoría de seguimiento con el objeto de realizar una revisión de las acciones
tomadas sobre las no conformidades identificadas, evaluar su eficacia, y recomendar el
mantenimiento o no de la certificación.
3. PROCESO DE AUDITORÍA
3.2 INFORME DE NO CONFORMIDAD
Para tratar las no conformidades menores, el auditor jefe, deberá aprobar un plan de
acciones correctivas, que contenga un análisis de la causa raíz así como las acciones
correctoras necesarias. En la siguiente visita planificada, se verificará la implantación y
eficacia de dichas acciones correctivas.
3. PROCESO DE AUDITORÍA
3.2 INFORME DE NO CONFORMIDAD
Se recomienda que la organización responda de forma rápida, con el objeto de disponer
de tiempo adicional en caso de ser necesario en una revisión posterior.
El plazo de respuesta de las no conformidades, en una auditoría de renovación, será
definido por el auditor jefe, de cara a que la implementación de correcciones y de
acciones correctivas se realice antes del vencimiento de la certificación.
Las respuestas a las no conformidades pueden presentarse en soporte electrónico,
mediante el Informe de No Conformidad facilitado en la presente herramienta
(preferible) y a remitir a la Certificadora.
3. PROCESO DE AUDITORÍA
3.2 INFORME DE NO CONFORMIDAD
(b) Contenido de la respuesta del cliente
La respuesta del cliente a las No conformidades debería ser revisada por el
auditor jefe y debería contener tres partes ;
corrección, análisis causa raíz y acciones correctivas asociadas.
El auditor revisa las tres partes del plan y busca la evidencia de que está siendo
implantado.
3. PROCESO DE AUDITORÍA
3.2 INFORME DE NO CONFORMIDAD
Corrección
1. La no conformidad ha sido corregida (y el cliente ha revisado el sistema por si
fuera necesario corregir otros ejemplos relacionados) Se debe asegurar que la
corrección responde a la pregunta “¿Es el único caso o no? en otras palabras, ¿Existe
riesgo de que vuelva a ocurrir en otro centro o departamento?
2. Si la corrección no puede ser inmediata; se debe elaborar un plan de acciones
asociado a las no conformidades apropiado(responsables y fechas asociadas a las
acciones).
3. Se debe disponer de evidencia de que la corrección y o el plan han sido implantados.
3. PROCESO DE AUDITORÍA
3.2 INFORME DE NO CONFORMIDAD
Análisis Causa Raíz
1. La causa raíz no consiste en describir de nuevo el hallazgo, tampoco en describir la
causa directa que lo originó.
2. El análisis debe realizarse de forma adecuada para determinar la causa raíz real: Ej.
Si alguien no siguió un determinado proceso podría ser la causa directa; determinar por
qué alguien no siguió un determinado proceso conduciría a determinar la causa real.
3. La definición de la causa raíz debe focalizarse dirigiéndose a determinar un sólo
origen y respondiendo a sucesivos por qués . El análisis causa raíz debe ser
suficientemente profundo para llegar al origen de la causa.
3. PROCESO DE AUDITORÍA
3.2 INFORME DE NO CONFORMIDAD
Análisis Causa Raíz
4. Se debe asegurar que la causa raíz responde a la pregunta, “¿Que pudo fallar en el
sistema de gestión? “
5. Culpar al empleado no se aceptará como única causa raíz de la desviación.
6. Se debe conocer qué es lo que falló en el sistema de gestión y asociar la desviación al
proceso adecuado.
3. PROCESO DE AUDITORÍA
3.2 INFORME DE NO CONFORMIDAD
Acción Correctiva
1. La acción correctiva o plan de acciones correctivas definido deberá incluir un
adecuado análisis de la (s) causa(s) raíz. Si no se determina la causa raíz real, no se
evitará que la desviación vuelva a producirse.
2. Para que el plan de acciones se aceptado, deberá incluir:
- Las acciones que determinan el análisis de la(s) causa(s) raíz
- Identificación de los responsables de implantar las acciones y
- una planificación (fechas) para su implantación.
- un “cambio” del sistema del sistema de gestión. La Formación o información
generalmente no constituyen cambios en el sistema de gestión.
3. PROCESO DE AUDITORÍA
3.2 INFORME DE NO CONFORMIDAD
Acción Correctiva
3. Para aceptar la implantación de las acciones:
a. se debe disponer de suficiente evidencia que demuestre que el plan está
siendo implantado y en curso.
b. Nota: no se requiere el envío de evidencias completas para cerrar las No
conformidades; algunas evidencias serán revisadas en las visitas de seguimiento
en las que se verifica la eficacia de las acciones correctivas. A excepción de
ISO 22000, certificación para la cual es indispensable enviar evidencias de
todas las no conformidades en todas las visitas.
4. RESUMEN EJECUTIVO DE LA AUDITORÍA
4.1 CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA
Se han revisado los hallazgos encontrados en la última auditoria, verificándose una
mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud implantado. Por lo tanto, se
considera eficaz el Sistema y enfocado hacia la mejora continua, si bien deben
subsanarse los hallazgos detectados durante la presente auditoria para dar conformidad
a los requisitos establecidos.
La auditoria interna se consifdera eficaz, si bien debería mejorarse este proceso, tal y
como indica la observación al respecto.
Durante la auditoria se han cumplido los objetivos y criterios de auditoria
4. RESUMEN EJECUTIVO DE LA AUDITORÍA
4.2 RESUMEN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA
4. RESUMEN EJECUTIVO DE LA AUDITORÍA
4.3 EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN
ES OBLIGATORIO REVISAR :
1. Documentación del Sistema de gestión
2. Implementación y mantenimiento eficaz del Sistema
3. Mejoras
4. Objetivos clave del Sistema y su monitorización
5. Programa de Auditorías Internas
6. Revisión por la Dirección
7. Acciones Correctivas y Preventivas
4. RESUMEN EJECUTIVO DE LA AUDITORÍA
4.4 OPORTUNIDADES DE MEJORA
4. RESUMEN EJECUTIVO DE LA AUDITORÍA
4.5 OBSERVACIONES
1. Completar con más detalle en el analisis de la revisión por la dirección el estado de
cumplimiento de los requisitos legales aplicales de SST, con especial mención a la
situación actual relativa a la no constitución del Comité de Seguridad y Salud
2. Deberían reflejarse más claramente todos los procesos o puntos de la norma
auditados por el auditor interno.
4. RESUMEN EJECUTIVO DE LA AUDITORÍA
4.5 OBSERVACIONES
3. Aún no se han establecido el Programa de Objetivos y Metas para 2014 para los
centros y revisión de la política
4. Puntualmente, se detecta que no han sido identificados los requisitos legales
7. Se detectan alguna no conformidad puntual, derivada de la auditoria interna
8. Corregir el tríptico de Normas de Actuación
5. RECOMENDACIONES DEL LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR
6. PROGRAMA DE AUDITORÍA
6. ANEXO: SITIOS
Gracias ...
