REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO SAN FRANCISCO
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS 5ADN-1
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
REALIZADO POR:
SINDY SARAI SANCHEZ ABREU. CI: 30.412.787
SAN FRANCISCO, 07 DE ENERO DE 2022
1.- DEFINIR INFORME FINAL DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA POR 3
AUTORES DIFERENTES.
Fernando Vilchis Plata señala que “es un documento que muestra la
situación administrativa de la empresa, expresa los comentarios más
relevantes que se presentaron en la revisión practicada como: La calidad,
alcance y desarrollo del informe, indicará el excelente contenido del
resultado, esta presentación deberá ser oportuna para que se tomen
medidas y las supervisarán auditores, supervisores o jefes de áreas, para dar
un buen seguimiento a las recomendaciones hechas por el auditor
administrativo”.
Para Gabriel Sanchez Curiel “se conoce como el diagnóstico por ser
ésta su verdadera naturaleza, es decir, la de una apreciación sobre la
eficiencia con que se efectúa la administración y operación de la empresa,
que se acompaña de las recomendaciones que se estiman necesarias al
caso”.
John C. Burton define como “es el documento en el cual se presenta
la evidencia obtenida durante la auditoría administrativa con la presentación
de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo”.
2.- DETERMINAR Y EXPLICAR LAS CARACTERÍSTICAS DEL INFORME
FINAL DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.
El informe final de auditoría administrativa debe reunir las siguientes
características:
a) Oportunidad: son emitidos sin retraso indebido, permiten la pronta y
efectiva toma de acciones. Es decir, un informe es oportuno cuando
se entrega en el momento indicado, en el tiempo preciso en que se
debe tomar una decisión para la cual la información que se ha
plasmado debe ser útil o necesaria en ese momento.
b) Integridad: se debe incluir todos los hechos importantes observados,
y proporcionar información completa sobre las situaciones
encontradas, las conclusiones y recomendaciones.
c) Competencia: se refiere a presentar la información de manera que
los resultados sean coherentes con los objetivos de la auditoría
administrativa. Es decir, que la información que se presenta debe
cubrir con todos y cada uno de los objetivos que se fijaron al inicio de
la auditoría administrativa, así como también es importante que en el
proceso de la auditoría y redacción del informe final, no se divague en
información que no sea de interés o esté fuera de lugar dentro de la
revisión que se pretendió desde su origen.
d) Relevancia: se refiere a incluir solo los hechos de importancia que
repercutan en la operación del área auditada.
e) Objetividad: son aquellos que contienen información verdadera,
imparcial y sin distorsiones, es decir, las observaciones, conclusiones
y recomendaciones deben incluirse libres de todo prejuicio.
f) Convicción: es hacer que las evidencias guíen al lector a las mismas
conclusiones a las que llego el auditor administrativo.
g) Claridad: son aquellos que se entienden con facilidad y son lógicos;
por lo tanto, la claridad se puede mejorar evitando un lenguaje técnico
innecesario y proporcionando la suficiente información adicional de
respaldo.
h) Utilidad: es aportar elementos que contribuyan a una mejor
administración, utilización y optimización de los recursos de la
empresa.
i) Precisión o Corrección: la precisión está determinada
fundamentalmente por el uso de palabras, según su significado. Entre
mayor número de palabras ambiguas, más peligro de distorsión por
parte del receptor.
j) Concisión: por concisión se debe entender que cada idea se exprese
con el menor número de palabras posible, siempre y cuando el
informe final resulte completo. Sin embargo, ser conciso no implica la
omisión de asuntos importantes y la concisión no debe ser confundida
con la brevedad; se debe ser breve y a la vez conciso, debido a que la
concisión es una forma de llegar más rápidamente a la comprensión
del lector.
k) Sencillez: la sencillez de vocabulario puede hacer que el informe final
de auditoría administrativa adquiera una mayor fuerza de veracidad y
persuasión, con un seguido aumento de eficacia y atracción.
l) Adecuación: la adecuación se define como una actitud de lógica
armonía con el lector, y con base a quién leerá el informe, es como se
debe redactar el mismo, ello le permite comprender fácilmente lo que
se pretende hacer saber.
m) Cortesía: se refiere al tacto para indicar las aseveraciones en el
informe. Es común que conforme al resultado de la auditoría
administrativa algún elemento de la entidad resulte afectado, y se le
apliquen calificativos como: ineficaz, desperdicio, descuido, omisión,
entre otros. Esto no quiere decir que no se mencionen, sin embargo,
debe hacerse con mucho tacto, ya que de lo contrario las personas
podrían sentirse agredidas u ofendidas.
n) Originalidad: se debe ser espontáneo al escribir y evitar los
formulismos y frases rutinarias, tratando de hacer algo diferente que
de primera impresión sea atractivo para los lectores.
3.- DESCRIBIR LA PLANEACIÓN DEL INFORME FINAL DE AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA.
En virtud de que la fase final del proceso de auditoría administrativa es
la acción tomada por el personal de la organización para incrementar la
eficiencia y rentabilidad de las operaciones, una forma por medio de la cual
se toman acciones es con base en el soporte, desarrollo y ejecución de
buenos informes.
La actividad de informar consiste en una combinación de
conocimientos técnicos y habilidad para comunicar estos resultados a las
personas de quién se debe asegurar su aceptación y soporte activo. Así, los
informes escritos se convierten en la principal herramienta del auditor para
dar servicio a la administración, así que los informes deben ser planeados
con especial cuidado.
a) Formato del informe: esto asegura que la información que se
requiera será obtenida al inicio de la auditoría; esto será una guía
inmejorable para los auditores en el buen desempeño de su comisión.
Los hallazgos serán desarrollados, completados e insertados en las
propias secciones del informe, conjuntamente con los comentarios del
auditado.
b) Delegación de la redacción: se debe dar oportunidad de que sean
los mismos auditores quienes redacten los hallazgos resultantes de su
intervención; esto les dará mayor oportunidad de obtener experiencia,
misma que es de alta importancia para su desarrollo.
c) Supervisión: el supervisor debe estar involucrado en el proceso de
redacción desde el inicio de la auditoría administrativa; deberá estar
atento a las tendencias para asegurarse de la solidez de los hallazgos.
Además, el supervisor debe revisar también los papeles de trabajo y
determinar si los auditores los están preparando de acuerdo a los
lineamientos establecidos.
d) Discusión con el auditado: la discusión de los hallazgos con el
personal de la organización conlleva un beneficio adicional: ayuda a
llegar a acuerdos respecto a la implementación de acciones
correctivas.
e) Marco de referencia de la acción administrativa: las
recomendaciones en el informe final representan las conclusiones del
auditor y las acciones que deben ser tomadas por la administración.
Con base en las condiciones reportadas y en la identificación de las
causas, las recomendaciones sirven como marco de referencia para la
toma de acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones.
El informe también tiene propósitos de referencias, tanto para la
revisión de otras áreas de la organización como para dar seguimiento,
y poder determinar el grado de acciones correctivas adoptadas.
f) Aclarar puntos de vista del auditado: es normal que el auditado
trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las
que está en desacuerdo. Una clara posición del auditado y los
comentarios del auditor ayudaran a puntualizar los criterios de la
administración y proporcionaran bases para llegar a las decisiones
que requieran circunstancia.
g) Reducir el volumen de detalle a incluir en su reporte del hallazgo:
reduciendo consecuentemente el tamaño del informe final.
