SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.
Es una serie de funciones, pasos empleados por la dirección para que su labor
o cualquier trabajo sea desempeñado con mayor eficiencia, efectividad y
economía. Es una función encaminada al análisis de los planes de acción
colectivos del personal, de los procedimientos y de las formas y equipo con el
fin de ayudar a la administración en la simplificación y estandarización de las
operaciones.
Un sistema: Es una reunión o conjunto de elementos relacionados que
interactúan entre si para lograr un fin determinado
Procedimiento: Método para ejecutar algunas cosas.
Campo de los sistemas y procedimientos
El Campo de los sistemas y procedimientos, es parte integral del trabajo de
cada ejecutivo. Esto quiere decir que cada persona que supervisa, dirige o
administra actividades de subordinados, tiene en su trabajo una
responsabilidad inherente a los sistemas y procedimientos que emplean el u
sus subordinados.
Función de los sistemas y procedimientos en la administración general
El como se hacen las cosas, las formas y los medios que se emplean para
llevar a cabo las tareas asignadas la metodología de los procesos de trabajo
empleados; nos da un marco de que sistemas y que procedimientos utilizan, es
por tanto, un campo de actividades que debe clasificarse como uno de los
diversos elementos de la administración general.
La dirección de una empresa debe decidir lo que va hacerse y después valorar
lo que se ha hecho. Consideraciones básicas que ayudaran a conocer la
situación, el alcance y la índole de trabajo de los sistemas y procedimientos
dentro de una empresa.
DEFINICIÓN DE SISTEMAS
Es un todo organizado y complejo, implica un complejo interconectado de
componentes o partes fundamentales relacionadas, que forman un todo. Son
medios por los cuales el personal de una empresa opera para lograr los
objetivos de ella. Es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada
una de sus partes están interrelacionadas a través de un orden lógico, que
contenía sus actos hacia un fin determinado.
Desde el punto de vista de la administración de empresa, son medios de que
se vale un organismo social a fin de lograr los objetivos apara los cuales se ha
creado.
Los componentes básicos de un sistema son:
El Objetivo Los Elementos Las Interrelaciones
Son las transacciones
entre los elementos, de
Son los entes capases modo que sus acciones
de producir las acciones o disposiciones
Es la finalidad y la que debidamente conduzcan al objetivo
razón de ser del combinadas pueden deseado. Esto significa
sistema, es el producto lograr el objetivo ( si el que no todas las
que se desea como sistema es dinámico) o relaciones que pueden
resultado de la acción pueden adoptar y existir entre los
de los elementos ( si el presentar disposiciones elementos sean
sistema es estático) que satisfagan el significativas para el
objetivo ( si el sistema sistema, sino solo
es estático) aquellas que conduce,
en alguna forma el logro
del objetivo
DEFINICIONES DE PROCEDIMIENTOS
Es una serie de labores concatenadas (unidas) que constituyen una sucesión
cronológica y la manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin
determinado. Es el conjunto de rutinas especificas de trabajo en las que se
incluyen el flujo de documentos, la manutención de registros. El
establecimiento de normas de trabajo agrego de espacios etc. Son planes en
cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son
verdaderas guía de acción, más que de pensamiento que detallan la forma
exacta bajo la cual ciertas actividades deben de cumplirse.
Una función administrativa es la realización de ciertas actividades o
deberes al tiempo que se coordinan de manera eficaz y eficiente en conjunto
con el trabajo de los demás.
Tipos de funciones administrativas
En la administración podemos encontrar 5 funciones administrativas:
1. Planeación: Función de la administración en la que se definen las metas,
se fijan las estrategias para alcanzarlas y se trazan planes para integrar y
coordinar las actividades
2. Organización: Función de la administración que consiste en determinar
qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se hacen, cómo se
agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones
3. Integración de personal: Consiste en ocupar con personas los puestos
de la estructura de la organización y en mantener esos puestos ocupados
4. Dirección: Función de la administración que consiste en motivar a los
subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su
trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse de cualquiera
otra manera del comportamiento de los empleados
5. Control: Función de la administración que consiste en vigilar el
desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones
correctivas que hicieran falta.
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Y ORGANIZACIONALES
Las funciones o áreas de actividad de la empresa cumplen el papel de indicar
dónde se aplican los esfuerzos, en qué campos trabajar, además resuelve el
problema de cómo hacer las cosas o las tareas en cada una de estas áreas
para lograr los objetivos predeterminados. Eso se realiza a través de las
funciones de la administración o procesos administrativos, como lo son:
Planeación
Organización
Dirección
Integración
Control
Antes de especificar estas cinco funciones, es necesario señalar que existen
dos fases generales, definitorias y características en este proceso
administrativo
Fase Mecánica: Se refiere a la estructuración o construcción de la
organización hasta llegar a integrarla en su plenitud. Funciona ésta para
el desarrollo.
Fase Dinámica: Es aquella donde la organización, totalmente
estructurada, desarrolla de manera eficiente y ética las funciones
operaciones en toda su variedad pero con una coordinada complejidad.
Esto demuestra que el proceso administrativo es cíclico.
A continuación se detallará el esquema de las funciones de la administración,
considerando que una etapa no espera a la otra y que cada una origina un
nuevo proceso circular, ininterrumpido e indivisible, dando inicio de un ciclo y
término de otro.
PROCESO ADMINISTRATIVO ESQUEMA
PLANEACIÓN ¿QUÉ VOY A HACER?
Constituye la primera función de la administración y consiste en determinar las
metas u objetivos a cumplir. Los objetivos son de enorme importancia, pues le
dan un sentido, una dirección una orientación a los esfuerzos aplicados, esta
planeación eficaz se basa en hechos, datos e informaciones reales y
estimados. Es la etapa básica de la administración y es esencial para cumplir
las demás etapas del proceso administrativo.
PLANIFICAR ES DECIDIR POR ANTICIPADO.
¿QUÉ HACER? OBJETIVOS
¿CÓMO HACERLO? MEDIOS
¿CUÁNDO HACERLO? TIEMPO
¿QUIÉN DEBE HACERLO? PERSONAL
Específicamente, esta etapa se desarrolla para determinar QUÉ vamos ha
hacer antes de realizarlo. Consiste en fijar el curso concreto de acción derivada
de una etapa anterior llamada de previsión. Genera pronósticos y determina
algo en un tiempo determinado. Específica y determina lo que será cualificable
y lo cuantificable.
Además, en esta etapa estamos obligados a esbozar un programa de
secuencias de actividades, establecer fechas, políticas y normas generales a
seguir, procedimientos y presupuesto para el programa.
Tipos de planes:
Planes a corto plazo: Un día, una semana, un mes.
Planes a mediano plazo: Pueden ser de dos años y menores de 5 años.
Planes a largo plazo: Son mayores a cinco años.
Planeación estratégica: Construcción de escenarios en el futuro "es
planear desde el futuro y construir escenarios".
ETAPAS DE PLANEACIÓN
En relación del proceso de planeamiento, es posible distinguir:
a) Determinación de objetivos:
El primer paso lo constituye la fijación de metas u objetivos que se persiguen.
Supongamos que estamos interesados en estimar los ingresos y egresos
monetario que tendremos en los próximos 12 meses, a objeto de adelantarnos
a posibles déficit, o diseñar una política de inversiones de eventuales
superávits. En consecuencia, estamos abocados a la elaboración de un plan
llamado presupuesto de caja.
b) Recopilación de antecedentes:
Consiste en reunir los antecedentes y estadísticas necesarias para la
formulación del plan. Nos interesa recopilar datos de ventas de años anteriores,
cobranzas, gastos de distintas índole, etc.; Como también otros antecedentes:
nuevas leyes y ordenanzas tributarias y del trabajo, situaciones y hechos
especiales que pudieran ser importantes (estado general de la economía,
inflación, aparición de nuevos competidores, etc.). Es decir, se refiere a todos
los datos que da alguna forma puede tener injerencia en el presupuesto de
ingresos, en la medida que ellos sean relevantes.
c) Análisis y clasificación de los antecedentes:
Una vez recopilados, los antecedentes se examinan para establecer su
veracidad y el grado en que ellos interesan para el objetivo buscado. Al mismo
tiempo, se clasifican y ordenan, lo que permite un uso posterior más eficiente.
Si nuestro producto son muebles para el hogar, probablemente las condiciones
climáticas no tengan mucha importancia: en cambio, si nos dedicamos a
fabricar artículos para la nieve, el antecedente anterior adquiere gran valor.
d)Formulación de supuestos:
En todo plan, en forma consciente o inconsciente, se determina ciertos
supuestos. Conviene analizar estos supuestos desde el punto de vista de su
concordancia con la realidad, descartando o replanteando aquellos que por
diversas razones puedan no ser reales y sufrir cambios de importancia.
Podemos suponer que seremos capaces de vender la producción y recuperar
toda la venta en la cobranza y además disminuir los gastos generales en un
10%. Estos serían supuestos optimistas, que lograrán un buen resultado. Lo
importante no es hacer supuestos optimistas, sino supuestos basados en la
realidad.
e) Formulación de planes alternativos:
Generalmente existen varias posibilidades o planes alternativos para lograr el
objetivo planteado. Estos distintos planes dependen de los recursos con que
cuenta, de las condiciones requeridas para su éxito y en general de los
supuestos en que se basan las alternativas.
Por estas razones y además por los cambios normales que se producen, es
que se advierte la conveniencia de formular distintos planes que consideran
múltiples cambios en las condiciones.
f) Determinación de plan definitivo:
Aunque es útil contar con un buen número de alternativas posibles es
necesario evaluar dichas alternativas y definir una de ellas como plan definitivo,
sobre la base de la más probable.
Esto significa descartar las demás alternativas, sino tan sólo tener como
orientación fundamental un plan que sea realmente el que dirija la acción.
g) Control de avance del plan:
Es importante destacar que todo plan debe, en lo posible, ser controlado
durante su ejecución y no sólo al término del período de vigencia, cuando no es
posible adoptar acciones correctivas.
El control consiste en comparar lo programado con lo realizado, determinar las
diferencias que existen y analizar sus causas, lo que debe efectuarse en uno o
varios momentos de la ejecución, de modo que cualquier problema en ella se
pueda corregir con el debido tiempo y en su oportunidad.
ORGANIZACIÓN ¿CÓMO SE VA HACER?
Una vez definido el qué hacer, se plantea el problema de cómo hacer, qué
elementos y condiciones son necesarias y cómo se deben combinar entre sí
estos elementos para conseguir dichos resultados de modo eficiente. Esto
depende de los objetivos que se desee alcanzar en el tiempo así, es preciso
introducir cambios en la organización para adaptarla permanentemente a las
metas.
La organización, se encarga de que su estructura se adecue hacia sus
objetivos, recursos, procesos y medio ambiente.
ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN
Para realizar el proceso organizativo se deben considerar los siguientes pasos:
a) Determinación del objetivo:
Esta etapa supone el planteamiento como etapa previa y fundamental, antes de
organizar debemos saber para qué hacerlo, qué se espera de ella. El plan
constituye, en consecuencia, un paso previo y necesario al proceso de
organización.
b) División del trabajo:
El plan nos lleva a formular un conjunto de actividades o trabajos necesarios de
realizar para cumplir los objetivos. Y esas actividades deben ser descritas con
cierto detalle, desglosándolas en operaciones y tareas concretas.
c) Agrupación de las operaciones parciales en unidades:
Es la parte del proceso que normalmente se conoce con el nombre de
departamentalización. Una vez definidas las actividades y operaciones que
integrará en unidades de trabajo o centros de operación según diversos
criterios que dependen de los objetivos que se hayan fijado.
d) Asignación de personal:
Los cargos y unidades de trabajo requiere ser dotados de personal
especializado para realizar sus funciones, lo que se consigue mediante el
proceso de selección de personal, y asignación de este personal a las distintas
tareas, según las especificaciones y requisitos de cargos.
e) Delegación de autoridad:
Al personal seleccionado es preciso entregarle la necesaria autoridad para que
pueda desarrollar adecuadamente sus funciones.
INTEGRACIÓN/EJECUCIÓN: ¿CON QUIÉN? y ¿CON QUÉ?
Consiste en obtener y articular los elementos materiales y humanos que la
organización y la planeación señalan para el adecuado funcionamiento de un
organismo social.
ETAPAS DE LA INTEGRACIÓN
a) Reclutamiento
Proceso de identificación y hacer llegar buenos candidatos a ocupar un puesto
dentro de la organización.
b) Selección
Proceso para elegir dentro de los buenos candidatos al mejor.
c) Contratación:
Derechos y obligaciones del trabajador y del patrón escrito dentro de un
departamento específico.
d) Inducción:
Dar orientación a la persona contratada respecto a la organización, su
ambiente de trabajo, servicios, permitiendo una rápida adaptación del
trabajador.
e) Capacitación:
Proceso planeado tendiente a proporcionar y desarrollar las habilidades,
conocimientos, actitudes y aptitudes para que el trabajador pueda desempeñar
de la mejor manera posible las actividades que requiere su puesto.
f) Desarrollo:
Actividad que permite elevar el nivel cultural del trabajador, aprovechando al
máximo sus potencialidades y promoviendo su motivación permanente.
DIRECCIÓN: VIGILAR QUE SE HAGA
Una vez definido el qué hacer y el cómo hacerlo y la función de administrar que
se preocupa del hacer la llamamos dirección. Es la etapa de la administración
destinada a procurar una ejecución eficiente de los planes de la empresa,
mediante una cooperación entre subordinados y jefes. La dirección comprende
las relaciones de trabajo en todos los niveles de la organización; esto es, a un
mismo nivel, de niveles superiores a inferiores de la empresa, como de las
relaciones de trabajo de las personas fuera de ella. La dirección se preocupa
de armonizar las disfuncionalidades y por eso es importante la motivación.
Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de
todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador y su capacidad
para tomar de decisiones.
ETAPAS DE LA DIRECCIÓN
a) Autoridad.
Capacidad para tomar decisiones, mandar y hacerse obedecer.
b) Motivación.
Término general que se aplica a toda clase de impulsos, deseos, necesidades,
anhelos y fuerzas similares.
Importancia de la Motivación:
Significa persuadir o inducir, esto es, convencer a otros que hagan lo
que queremos que hagan.
Nada es más grato que hacer lo que desea y no lo que le piden.
Se vincula con el comportamiento de las personas y es un elemento vital
de la administración.
En esencia consiste en hacer que cada cual cumpla con su trabajo con
entusiasmo, porque desea hacerlo.
Depende de factores tales como personalidad, preferencias, deseos,
necesidades, y otras variables particulares de los individuos.
c) Comunicación.
Proceso de transmitir mensajes por medio de documentos escritos y de forma
oral.
d) Supervisión.
Vigilar que las actividades que desempeñan los trabajadores se estén llevando
a cabo de acuerdo al plan.
PERFIL DEL EJECUTIVO DEL SIGLO XXI.
Inteligencia Emocional
Liderazgo.
Visión global.
Dominio de la Tecnología.
Multibilingüe.
Multifuncional.
Trabajar en Equipo.
Asumir retos.
Capacidad de negociación.
Valores éticos.
Creatividad.
Toma de decisiones.
CONTROL: EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN
Es la etapa del proceso administrativo destinada a comprobar el cumplimiento
de los planes y corregir las posibles desviaciones de ellos. Se fundamenta en la
existencia de la planificación, si no hay plan, no hay nada que controlar. El
control es una verificación de lo realizado y esta verificación adquiere sentido
cuando hay algo con qué controlarla o compartirla: ese algo es el plan, por
tanto el control adecuado favorece las buenas relaciones humanas.
Es asegurarse que los objetivos se alcancen de acuerdo al plan establecido,
con la posibilidad de ajustar esas normas y objetivos; en pocas palabras, medir
y evaluar.
ETAPAS DE CONTROL
Sea cual sea el tipo de control que se aplique en un momento dado, es preciso
seguir pautas generales:
a) Determinar la base de control:
Esta base no es otra cosa que los objetivos propuestos, las metas a alcanzar.
Generalmente las metas se definen en unidades cuantificables para que así el
control pueda realizarse sobre bases objetivas.
Por ejemplo: el tiempo de duración de un proceso, la cantidad de productos
vendidos, el monto de salarios, etc.
b) Medir y juzgar lo realizado:
Como se dijo, para controlar es necesario determinar lo realizado, para así
confrontarlo con lo programado. La determinación de lo realizado puede ser
cuantitativa si la meta es cuantitativa y cualitativa si la meta es cualitativa.
Por ejemplo: si la meta es vender 100 tenemos que determinar cuanto
vendimos para compararlo luego con la meta. En cambio, si la meta es ganar
prestigio, tenemos que juzgar si lo logramos.
c) Comparar lo realizado con lo programado (si lo programado no supera
lo realizado):
La relación entre las dos etapas anteriores, vale decir, lo programado y lo
realizado, constituye el control propiamente tal, que no es otra cosa que una
comparación entre ambas. Esta comparación por lo general, detecta
desviaciones o diferencias entre lo programado y lo realizado, las que pueden
ser positivas (si lo realizado supera a lo programado) o negativa (sí lo
programado supera lo realizado).
d) Analizar y corregir desviaciones:
Es la tarea más importante del control, ya que aquí se analizan las
desviaciones existentes, lo que posibilita reformular el plan y en general
adoptar medidas correctivas para evitar en el futuro que las desviaciones se
repitan. Sin esta etapa, el control efectuado carece de utilidad.
