GESTIÓN DE LA CALIDAD
HOJA DE
VERIFICACIÓN -CHECK LIST
AUTORES:
Karen Sucuzhañay
Mayra Marín
Karen. Criollo
FECHA:
18/01/2022
Definición:
Una Hoja de Verificación (también llamada «de Control» o «de Chequeo») es
un impreso con formato de tabla o diagrama, destinado a registrar y compilar datos
mediante un método sencillo y sistemático, como la anotación de marcas asociadas a la
ocurrencia de determinados sucesos. Esta técnica de recogida de datos se prepara de
manera que su uso sea fácil e interfiera lo menos posible con la actividad de quien
realiza el registro.
Como una herramienta de calidad que se utiliza para el control de los procesos en una
empresa en el momento, es decir en el tiempo real. Generalmente se trata de una tabla
donde se puede registrar, analizar y presentar resultados de una manera sencilla, en
efecto el Checklist ayuda a que cada procedimiento se lleve de manera ordenada y así
poder manifestar al final del proceso que el efecto es óptimo.
Para que sirve:
Cuantificar los defectos por causa, localización o producto.
Realizar un seguimiento correcto a las actividades de un determinado proceso.
Facilitar el buen cumplimiento del trabajo.
Confirmar y garantizar normas establecidas.
Utilización
En la mejora de la calidad, se utiliza tanto en el estudio de los síntomas de un problema,
como en la investigación de las causas o en la recogida y análisis de datos para probar
alguna hipótesis.
También se usa como punto de partida para la elaboración de otras herramientas, como
por ejemplo los Gráficos de Control, diagramas de Pareto e Histogramas.
Kaoru Ishikawa identificó cinco usos para las hojas de control en el control de calidad.
Estas pueden utilizarse para:
Comprobar la forma de la distribución de probabilidad de un proceso.
Cuantificar defectos por tipo.
Cuantificar defectos por ubicación.
Cuantificar defectos por causa (máquina, trabajador).
Realizar un seguimiento de la finalización de los pasos en un procedimiento de varios
pasos (como una lista de verificación o checklist).
La hoja de verificación debe ser visualmente fácil y debe permitir observar la
información de manera sencilla para hacer un primer análisis que permita apreciar la
magnitud y localización de los problemas principales.
Cada área de la empresa podría diseñar sus formatos de registro de tal forma que ayude
a entender mejor la regularidad estadística de los problemas que tienen. Algunos de los
fallos más comunes pueden ser:
Accidentes de trabajo.
Fallos en equipos y mantenimientos.
Fallos en trámites administrativos.
Quejas y atención a clientes.
Razones de incumplimiento de plazos de entrega.
Absentismo.
Inspección y supervisión de operaciones.
Ventajas de las hojas de verificación
Es un método que suministra datos fáciles y comprensibles, los cuales se obtienen
por medio de procesos eficientes y simples que se pueden aplicar en una gran
diversidad de áreas de organización.
Pueden reflejar inmediatamente los patrones y tendencias que provienen de los
datos.
Facilita la traducción de las opiniones en datos y hechos.
Concede registros históricos que ayudan a observar futuros cambios.
Estimula el inicio del pensamiento estadístico.
Garantizan que se obtengan evidencias correctas.
Proporciona estructura y continuidad en caso de una inspección y del mismo modo
asegura el enlace.
Tiene una forma sencilla de seguir y fácil de rellenar.
Desventajas de las hojas de verificación
Puede verse intimidante por parte de los inspeccionados.
Para que sean realmente útiles y fáciles de aplicar, puede que requiera de mayor
esfuerzo en sus inicios para lograr diseñarlas y recolectar los datos necesarios para
llevar a cabo la evaluación.
Si se realiza un diseño inadecuado y no se verifican los requisitos, se podría exceder
la tramitación que completa las deficiencias del formato.
Un investigador que no tenga experiencia no tiene la capacidad suficiente para
expresar claramente lo que está buscando, si solo depende de la orientación de una
lista de verificación para responder sus preguntas, por lo tanto, debe tener la
formación necesario para que pueda entender el formato y cómo aplicarlo.
Recomendaciones para el uso de una hoja de verificación
1. Determinar qué situación es necesario evaluar, sus objetivos y el propósito que se
persigue. Definir qué tipo de datos se requieren.
2. Establecer el periodo durante el cual se obtendrán los datos.
3. Diseñar el formato apropiado. Cada hoja de verificación debe llevar la información
completa sobre el origen de los datos: fecha, turno, máquina, proceso, quién toma los
datos. Una vez obtenidos, se analizan e investigan las causas de su comportamiento.
Asimismo, hay que buscar mejorar los formatos de registro de datos, para que cada día
sean más claros y útiles.
Tipos de hojas de verificación o de chequeo
Existe un número ilimitado de formatos para una Hoja, puesto que el usuario puede
desarrollarlas basado en los datos requeridos para resolver un problema o actuar sobre
un área de mejora y puede ser creativo e inventar su propia Hoja si las existentes no se
adecuan a sus necesidades. Según [CITATION Hum10 \l 12298 ]existen 3 tipos de hojas de
verificación:
Hoja para registro de datos: existen dos tipos: Hoja de chequeo con escala de
medición, Hoja de chequeo para identificar la frecuencia con la que ocurre un defecto.
Hoja de chequeo con escala de medición: Sirve para evaluar la forma de
distribución de probabilidad para construir después una distribución de
frecuencia.
Hoja de chequeo para identificar la frecuencia con la que ocurre un
defecto: Esta información sirve de guía para investigar y eliminar las fuentes de
defectos, empezando por las más frecuentes.
Hoja de localización: Cuando las salidas del proceso son objetos para los cuales se
pueden observar defectos en lugares variables, se puede usar un diagrama de
concentración de defectos.
Hoja de lista de chequeo: está diseñada como una ayuda para la corrección de fallos
cuando se realizan procedimientos de pasos múltiples, particularmente durante la
comprobación y el acabado de las salidas del proceso.
Pasos para elaborar una hoja de verificación
Determinar el área que se quiere evaluar. Los integrantes deben enfocar su atención
hacia el análisis de las características del proceso, además deben tener claras las partes
del proceso a observar para no perderse. Esta determinación es muy importante cuando
una compañía cuenta con varias sedes o localizaciones.
Diseñar el formato de verificación. Escribir las categorías o variables posibles.
Establecer la escala de ocurrencias. Diseñar la cuadrícula. Asegurarse de que todas las
partes del checklist estén claramente descritas. Esta herramienta busca quitar problemas
y que tengamos un formato claro y fácil de usar. Así que no hacen falta florituras ni
colorines, mientras más básico, mejor.
Tomar nota de la información en el formato de la verificación. Esto puede variar de
horas a semanas. Además, deben ser períodos realistas y que de verdad aporten
información.
Registrarlo en una base de datos para su tratamiento estadístico y análisis de los
resultados. Asegúrate de que se dedique el tiempo necesario para esta actividad. El
encargado o encargada de recopilar los datos, debe tomarse su tiempo, a veces hay
procesos que son un poco repetitivos y tediosos y pueden llegar a cansar.
Hoja de chequeo con escala de medición:
Sirve para evaluar la forma de distribución de probabilidad para construir después una
distribución de frecuencia. En este tipo de hoja se clasifica la medición según una serie
de categorías o parámetros. Además, permite trazar límites de especificación.
Hoja de chequeo para identificar la frecuencia con la que ocurre un defecto:
Cuando un proceso ha sido identificado como un candidato para la mejora, es
importante saber qué tipos de defectos ocurren en sus salidas y sus frecuencias relativas.
Esta información sirve de guía para investigar y eliminar las fuentes de defectos,
empezando por las más frecuentes.
Por ejemplo:
La fábrica de muñecas “Muñecas para todos, S.L”, ha identificado que los defectos más
comunes en el momento de la fabricación de un tipo de muñecas son:
Pintura movida en los ojos.
Cabello mal cosido.
Brazos mal encajados.
Otros.
Con el objetivo de recabar información para un plan de mejora, la empresa realiza una
hoja de verificación en la cual tiene el objetivo de medir la frecuencia de cada problema
detectado, para así esforzarse en resolver estos problemas. El período de medición
determinado es de una semana.
Bibliografía
Mendiola, A. (Abril de 2014). SENATI . Obtenido de
http://virtual.senati.edu.pe/pub/cursos/ict1/manual_intoduccion_calidad_U1.pdf
Muñoz, D. A., & Bolaños, L. L. (2015). El check list como herramienta para el
desarrollo de la seguridad al paciente quirúrgico. Revista Cubana de Anastesiología y
reanimación, 50-57.
