Tema 16

TEMA 16

CREACIÓN DE DOCUMENTOS.
USO NO SEXISTA DEL LENGUAJE ADMINISTRATIVO.
DOCUMENTOS ORIGINALES, COPIAS Y ARCHIVOS.
EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.
EL DERECHO DE ACCESO A LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.

1. CREACIÓN DE DOCUMENTOS
1.1. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
1.2. ESTRUCTURA BÁSICA DE LOS DOCUMENTOS ADMINIS-
TRATIVOS
1.2.1. Encabezamiento
1.2.2. Cuerpo
1.2.3. Formalización
1.2.3. Pie
1.3. CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
IMPRESOS
1.3.1. Aspectos generales de configuración
1.3.2. Criterios de paginación
1.4. ANALISIS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS MAS
USUALES
1.4.1. Solicitudes normalizadas
1.4.2. Certificados
1.4.3. Informes
1.4.4. Notificaciones
1.4.5. Resoluciones
1.4.6. Oficios
1.4.7. Acuerdos
1.4.8. Cartas

2. USO NO SEXISTA DEL LENGUAJE ADMINISTRATI-

VO
2.1. REGULACIÓN
2.2. NORMAS PARA LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMI-
NISTRATIVOS ESCRITOS
2.2.1. Género
2.2.2. Funcionarios que intervienen en los procedimientos
2.2.3. Referencias a los administrados
2.2.4. Formas de tratamiento
2.2.5. Orden de las palabras
2.2.6. Aspectos semánticos
3. DOCUMENTOS ORIGINALES COPIAS Y ARCHIVOS
4. EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
4.1. CONCEPTO DE ARCHIVO
4.2. FUNCIÓN DEL ARCHIVO
4.3. LOS ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN

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4.4. CLASES DE ARCHIVOS

4.5. ESPECIAL CONSIDERACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN

5. EL ACCESO A LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATI-

VOS. SUS LIMITACIONES Y FORMA DE ACCESO
5.1. REGULACIÓN JURÍDICA
5.2. ADMINISTRACIONES QUE ESTÁN OBLIGADAS
5.3. EL TITULAR DEL DERECHO
5.4. EL OBJETO DEL DERECHO DE ACCESO
5.5. EL PROCEDIMIENTO DE EJERCICIO DEL DERECHO DE
ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
5.5.1. Solicitud de la información
5.5.2. Causas de inadmisión de solicitudes
5.5.3. Tramitación
5.5.4. Resolución
5.5.5. Materialización del acceso a la información
5.5.6. Impugnación
5.6. LÍMITES DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
PÚBLICA

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1. CREACIÓN DE DOCUMENTOS

1.1. Los documentos administrativos

La creación de documentos es uno de los aspectos fundamentales de la

organización de los procedimientos en una Administración Pública. De esa
creación, de su ordenación y regulación, dependen en buena medida, las faci-
lidades de desarrollo de los mismos, mediante la introducción de criterios de
calidad que faciliten tanto a los administrados como a los administradores,
soportes ágiles y fáciles de comprender y ordenar.
La actividad administrativa se distingue, por tanto, por su carácter docu-
mental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio
de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte
en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la
forma externa de dichos actos.
Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos admi-
nistrativos:
a) Por una parte la función de constancia ya que el documento asegura
la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en
su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y
la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles
errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los
mismos.
b) Por otra parte la función de comunicación ya que los documentos
administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de
la Administración. Dicha comunicación es tanto interna (entre las
unidades que componen la organización administrativa) como externa
(de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones).
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que
un documento pueda ser calificado como documento administrativo.
a) No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos
que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por
ejemplo, los resúmenes, extractos... Los documentos administrativos
siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización
administrativa.
b) El emisor de un documento administrativo (aquél que lo produce)
es siempre uno de los órganos que integran la organización de una
Administración Pública
c) Un documento administrativo es válido cuando su emisión cumple
con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las
normas que regulan la actividad administrativa.

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1.2. Estructura básica de los documentos administrativos

A continuación estudiaremos algunos requisitos fundamentales (resul-

tantes de las distintas disposiciones legales) referidos a la estructura básica
de los documentos que recogen actos administrativos de carácter general.

1.2.1. El encabezamiento

En todos los documentos que recojan actos administrativos, incluidos los

de mero trámite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, debe figurar un
encabezamiento en el que consten al menos los siguientes datos:
— El título, que expresará con claridad y precisión el tipo de documen-
to, su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en el que se
inserta.
— El número o clave asignados, en su caso, para la identificación del
expediente en el que se integra el documento, con el objeto de faci-
litar al ciudadano su mención en las comunicaciones que dirija a la
Administración.

1.2.2. El cuerpo

En la elaboración de los documentos y comunicaciones administrativos,

sobre todo los que hayan de dirigirse a los particulares, se deberá disponer el
texto en forma clara y concisa. Para ello se usarán párrafos breves y separados,
y se evitará la aparición de apartados excesivamente largos o complejos que
dificultarían su comprensión.
No se incluirán en las comunicaciones administrativas, fórmulas de
salutación o despedida, ni expresiones o giros que no sean esenciales para la
exposición del contenido del documento.
Si se emplea alguna fórmula de tratamiento, no irá en el cuerpo del texto,
sino al pie del escrito o en el apartado que se refiere al destinatario.
En cuanto a las referencias a disposiciones normativas, la primera vez
que se citen se expresarán al menos el número, la fecha y la denominación
de la disposición (todo ello en cursiva), así como la fecha de publicación en el
boletín oficial correspondiente. En las siguientes alusiones a la misma dispo-
sición bastará citar su número, salvo aquéllas que no lo contengan, en cuyo
caso se citará la fecha.

1.2.3. Formalización

Todo documento que recoja actos administrativos, incluidos los de mero

trámite, debe estar formalizado.
Se entiende por formalización la acreditación de la autenticidad de la
voluntad del órgano emisor, manifestada mediante firma manuscrita. La

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formalización también se podrá hacer por símbolos o códigos que garanticen

dicha autenticidad mediante la utilización de técnicas o medios electrónicos,
informáticos o telemáticos.
En los restantes documentos, especialmente en los de contenido informa-
tivo, no se exigirá formalización, porque es suficiente la constancia del órgano
autor del correspondiente documento.
En las resoluciones administrativas y comunicaciones oficiales, internas
o externas, será obligatorio incluir:
a) Lugar y fecha: Por lugar se entiende el municipio; la fecha es la del
día en que se formaliza el documento. Para el día y el año (sin punto)
se usarán los números; para el mes, la letra minúscula. La línea del
lugar y fecha llevará justificación total, con una tabulación al comienzo
y punto al final.
b) Antefirma: Expresará el cargo o puesto al que corresponda emitir el
documento. Irá en mayúscula, centrado, sin coma al final y separado
del párrafo de lugar y fecha por una línea en blanco.
c) Identificación nominativa del firmante: Contendrá el nombre y los
apellidos de la persona que firma, sin anteponer la abreviatura
«Fdo.». Irá en minúscula, centrado y sin punto al final; se dejará una
separación aproximada de 4 a 6 líneas en blanco respecto de la ante-
firma. A la izquierda de la firma se estampará el sello de la unidad
correspondiente.
En el caso de delegación de competencias (artículo 13 de la Ley 30/1992,
de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y
del Procedimiento Administrativo Común, modificada por la Ley 4/1999, de
13 de enero), y siempre que no sea preceptivo mencionar la competencia en
el cuerpo del documento, en la antefirma se hará constar la denominación del
cargo o puesto del firmante, la denominación del órgano que delega (precedida
de la abreviatura «P.D.» y la disposición de delegación.
En aquellos documentos en que sea preceptivo mencionar la competencia
en el cuerpo (por ejemplo, resoluciones, acuerdos, etc.), en la antefirma sola-
mente constará la denominación del cargo o puesto del firmante.
En el caso de delegación de firma (artículo 16 de la Ley 30/1992), en la
antefirma se hará constar la denominación del órgano que delega, la denomi-
nación del cargo o puesto del firmante (precedida de la abreviatura «D.F.» y,
en su caso, la disposición de delegación.
En el caso de suplencia (artículo 17 de la Ley 30/1992), en la antefirma
se hará constar la denominación del órgano competente para emitir el docu-
mento, la denominación del órgano que firma por suplencia (precedida de la
abreviatura «P.S.» y, en su caso, la disposición reguladora de la suplencia.

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Temario

1.2.4. El pie

El pie contendrá la identificación del destinatario del documento, expre-

sándose el nombre y los apellidos si se trata de una persona física, la denomi-
nación social en los casos de personas jurídicas privadas o la denominación
completa del órgano o entidad a la que se dirige. Irá en mayúscula, justifica-
ción total, sin punto al final y lo más próximo posible al margen inferior del
documento.

1.3. Criterios para la elaboración de los documentos impresos

En este apartado se establecen los aspectos, tanto formales como de

estilo, que hay que tener en cuenta a la hora de redactar un documento ad-
ministrativo.

1.3.1. Aspectos generales de configuración

Se utilizará, con carácter general, el tipo de letra arial, tamaño 12 e

interlineado sencillo.
Hay que tener en cuenta las siguientes observaciones sobre el empleo
de tipos de letras:
1. El subrayado de palabras únicamente se utilizará en casos especiales.
2. La negrita no se utilizará en el cuerpo del texto; por tanto, sólo se
empleará en el título del documento, de los apartados, subapartados
y otras subdivisiones.
3. Para los números de las notas a pie de página se adoptará el tipo de
letra superíndice.
Respecto a los apartados de un texto se tendrán en cuenta las siguientes
reglas:
1. La inclusión de excesivas divisiones puede llegar a dificultar la com-
prensión; por lo tanto, se utilizarán las estrictamente necesarias.
2. Si se precisara recurrir a subapartados, se procurará que la numera-
ción de los mismos no supere los dos dígitos.
3. Para las subdivisiones dentro de los subapartados se utilizarán letras.
4. Por último, si dentro de una subdivisión de un subapartado se preci-
sara realizar una nueva separación se recurrirá a símbolos como el
guión largo, las flechas, etc.
Para la presentación de los párrafos se deberá tener en cuenta lo siguiente:
1. El texto se ajustará a ambos lados (justificación total) y al comienzo
de cada párrafo se establecerá una tabulación de 1,5 cm.

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2. El ancho del texto para un DIN A4 será de 16 cm., con un margen

izquierdo de 3 cm. y un margen derecho de 2 cm. El espacio en blanco
previo al inicio del texto deberá ser suficiente para dar cabida a los
sellos de registro de entrada y salida. Para ello, el texto se iniciará
entre 1 y 3 cm. contados a partir de la parte inferior del membrete.
El margen inferior del texto irá a 2 cm del borde del papel o, en su
caso, de la línea de paginación.
3. Entre un párrafo y el siguiente se dejará una línea en blanco. A estos
efectos, la línea de lugar y fecha se considera como un párrafo más.
4. Los títulos de los apartados con un dígito no llevarán sangría de en-
trada.
5. Se establecerá una sangría de entrada (de 1 cm.) para los títulos de
los subapartados con dos dígitos y demás subdivisiones.
6. A partir del nivel de división dentro de los subapartados de dos dígi-
tos, los párrafos que ocupen más de una línea irán alineados con la
primera letra del título de dicha subdivisión.
7. El espacio en blanco antes del título de un apartado o subapartado
deberá ser mayor que el existente entre dicho título y el párrafo si-
guiente.
8. Deberá evitarse que la última página de un documento contenga
menos de dos líneas de texto; se considerará a estos efectos que la
línea de lugar y fecha no forma parte del texto. Para ello se podrá
recurrir a una de las siguientes opciones: a) disminuir el interlineado
del documento (se seleccionará un interlineado exacto inferior a 12
puntos); b) aumentar el interlineado a fin de que parte del texto pase
a la página siguiente.
9. Tanto la antefirma (identificación del cargo o puesto) como la iden-
tificación nominativa del firmante del documento irán centradas; la
primera en mayúsculas y la segunda en minúsculas.

1.3.2. Criterios de paginación

Al paginar los documentos se aplicarán las siguientes normas:

— Se deben numerar todas las páginas de los documentos que contengan
más de una.
— Es conveniente que en el oficio de remisión al que se adjunta un do-
cumento se indique el número de páginas, cuando conste de más de
una.
— El número de página se colocará ubicado en el extremo inferior central
del papel.

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Temario

1.4. Análisis de los documentos administrativos mas usuales

1.4.1. Solicitudes normalizadas

Una solicitud es un documento mediante el cual una persona física o

jurídica formula una petición a la Administración Pública.
El artículo 70.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Ju-
rídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común indica que «los modelos normalizados de solicitud son los referidos a
procedimientos que implican la resolución numerosa de una serie de peticiones
similares».
El artículo 8 del Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que
se establecen criterios de imagen institucional y se regula la producción docu-
mental y el material impreso de la Administración General del Estado regula
el contenido de los modelos normalizados de solicitud de la siguiente forma:
«1. En la primera hoja de todo modelo normalizado de solicitud figurará,
convenientemente destacado en su encabezamiento, un título que ex-
prese claramente el objeto de la solicitud. También deberán figurar dos
espacios para la constancia de las fechas de entrada de la solicitud en
cualquiera de los lugares en que ésta fuera presentada y en el registro
del órgano competente.
El cuerpo del modelo se estructurará en las siguientes partes:
a) Datos del solicitante. Se establecerán apartados para que el ciuda-
dano señale los datos personales de identificación del solicitante y,
en su caso, del representante, que resulten estrictamente necesarios
en función del procedimiento o sean requeridos por su normativa
reguladora.
b) Datos relativos a la solicitud. Figurará impresa la petición en que
se concreta la solicitud. Si el modelo puede utilizarse para diversas
solicitudes alternativas o acumulables éstas figurarán claramente
expresadas con las correspondientes casillas para que el ciudadano
realice su opción.
También podrán figurar impresos los hechos y las razones en que se
fundamenta la solicitud, siempre que sean homogéneos y uniformes
para el procedimiento o actuación de que se trate y sin perjuicio de
la facultad del solicitante para modificarlos o ampliarlos en hoja
aparte.
A continuación, se establecerán los apartados necesarios para que el
ciudadano señale los datos relativos a la solicitud que sean reque-
ridos por la correspondiente normativa o resulten imprescindibles
para la tramitación del procedimiento.

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Asimismo, figurará impresa la relación de los documentos precep-

tivos que el ciudadano debe acompañar al modelo de acuerdo con
la normativa correspondiente, así como apartados para que aquel
exprese los documentos que, sin ser requeridos normativamente,
desea voluntariamente aportar en apoyo de la solicitud.
c) Datos relativos a la notificación. Se establecerán apartados alterna-
tivos para que el ciudadano consigne el medio o medios preferentes
por los que desea se le practique la notificación y apartados para
que se puedan señalar dos lugares donde practicarla, indicándose
al ciudadano la obligatoriedad de cumplimentar al menos uno.
2. En el caso de que los datos de carácter personal consignados en el
modelo normalizado vayan a ser objeto de tratamiento automatiza-
do, figurarán convenientemente destacadas las advertencias a que se
refiere el artículo 5.1 de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de
Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter
Personal, así como la norma de creación del fichero al que tales datos
vayan a ser incorporados.
3. Todo modelo normalizado de solicitud irá acompañado de unas
instrucciones por escrito en las que se informará al ciudadano de los
requisitos y efectos básicos del procedimiento, incluyéndose además
las informaciones necesarias para la correcta cumplimentación del
modelo. En los modelos normalizados en los que, de acuerdo con lo
dispuesto en el artículo 5 de este Real Decreto se utilice el castellano y
la correspondiente lengua cooficial, las instrucciones y la información
estarán redactadas en ambas lenguas.
4. Todo modelo normalizado de solicitud correspondiente a procedimien-
tos en los que se requiera la aportación de cualquier tipo de certifi-
caciones emitidas por los órganos de la Administración General del
Estado y los organismos vinculados o dependientes de aquélla deberá
establecer un apartado para que el interesado deje constancia, en su
caso, de su consentimiento expreso para que los datos objeto de certi-
ficación puedan ser transmitidos o certificados por medios telemáticos
directamente al órgano requirente».
La estructura de un modelo normalizado de solicitud se puede resumir
como sigue:
a) El título expresará de forma clara y resumida el objeto de la solicitud.
b) Los datos del solicitante y, en su caso, del representante constarán del
nombre y apellidos, DNI, domicilio y teléfono así como de los medios
preferentes a efectos de notificación (correo, fax o correo electrónico);
opcionalmente se podrá señalar más de un medio de notificación.
c) La exposición de motivos se inicia con la palabra «EXPONE:» y a
continuación figurarán impresos los hechos y las razones en que se
fundamenta la solicitud. Cuando proceda, se establecerán los apar-

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Temario

tados necesarios para que el ciudadano señale los datos relativos a

la solicitud que sean requeridos por la correspondiente normativa o
resulten imprescindibles para la tramitación del procedimiento.
d) La petición se inicia con la palabra «SOLICITA:» y, a continuación,
figurará impresa la petición en que se concreta la solicitud. Si el modelo
puede utilizarse para diversas solicitudes alternativas o acumulables,
éstas figurarán claramente expresadas con las correspondientes ca-
sillas para que el ciudadano realice su opción.
e) La relación de documentos se inicia con la fórmula: «A cuyos efectos
aporta la siguiente documentación» y, a continuación, figurará impre-
sa la relación de los documentos preceptivos que el ciudadano debe
acompañar al modelo de acuerdo con la normativa correspondiente,
así como apartados para que aquél exprese los documentos que, sin
ser requeridos normativamente, desea voluntariamente aportar en
apoyo de la solicitud.
f) El lugar y fecha se redactarán separados por una coma a los que se-
guirá la firma del solicitante. Se firmarán y sellarán todas las páginas
en el margen lateral izquierdo, excepto la última, en la que las firmas
figurarán al final del texto.
g) Al final se inserta el destinatario, centro, órgano o dependencia al que
se dirige la instancia y generalmente se expresa en mayúsculas.
Todo modelo normalizado de solicitud irá acompañado de unas instruc-
ciones en las que se informará de los requisitos y efectos básicos del proce-
dimiento. Se incluirán además las informaciones necesarias para la correcta
cumplimentación del modelo.
Según el espacio libre disponible, dichas instrucciones podrán ir en el
anverso o en el reverso del documento; en este último caso, en la esquina
inferior derecha del anverso constará la siguiente anotación a pie de página:
«Ver información al dorso».
Con carácter general, las instrucciones contendrán la siguiente infor-
mación:
a) En el apartado «Medios de notificación» el texto será el siguiente:
«Opcionalmente podrá elegir más de un medio para la notificación».
b) Referente al apartado «Exposición de motivos» se informará al inte-
resado de que, en hoja aparte, puede hacer mención a otros hechos y
razones.
c) En el apartado «Relación de documentos» el texto será el siguiente:
«La documentación que se especifica en este apartado tiene carácter
preceptivo».
d) Respecto a la firma, se informará al interesado que si la solicitud
consta de más de una página deberán firmarse todas.

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 Tema 16

1.4.2. Certificados

Un certificado es un documento mediante el cual se hace constar la ve-

racidad de un hecho, circunstancia o situación de los que existe constancia
documental en los expedientes que se encuentran en poder de la Administra-
ción, con el fin de que produzca determinados efectos jurídicos.
Por lo tanto, las certificaciones sólo versarán sobre aquellos asuntos
concretos acreditados documentalmente en un expediente o sobre aquellos
hechos de los que haya constancia documental.
La Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Adminis-
traciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común en su artículo
37.8 indica que «el derecho de acceso a archivos y registros conllevará el de
obtener copias o «certificados» de los documentos cuyo examen sea autorizado
por la Administración, previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen
legalmente establecidas».
En general corresponde al responsable de la unidad correspondiente
certificar los expedientes que tramita o cuyos antecedentes custodia, siempre
que esté autorizado para ello por la normativa vigente.
En la regulación de determinados procedimientos administrativos está
establecida, de modo específico, la forma de emisión de certificados, los cuales
serán extendidos y conformados, en su caso, por el cargo que corresponda según
dicha normativa (por ejemplo, las certificaciones académicas son expedidas
por los secretarios de los centros y conformadas por los directores o decanos
de los mismos, las certificaciones de inventario de bienes adquiridos con cargo
al presupuesto de los edificios son expedidas por los administradores).
La estructura y contenido de un certificado se puede resumir como sigue:
a) El título expresará de forma clara y precisa el contenido esencial del
certificado (por ejemplo, «certificado académico personal», «certificado
de inventario»,etc.).
b) Sobre la identificación del emisor deberán constar los siguientes datos,
por este orden: nombre, apellidos y cargo o puesto de la persona que
certifica. La certificación se hará en tercera persona («certifica»), sin
anteponer las palabras don o doña.
En los casos de delegación o suplencia, la fórmula del certificado
tiene las siguientes peculiaridades: en el encabezamiento constará
el nombre, apellidos y cargo del firmante y a pie de página se hará la
siguiente aclaración: «Esta certificación se extiende por delegación de
(cargo del órgano que confiere la delegación o suplencia y, en su caso,
la disposición en que se ampara y el boletín oficial en que se publicó)».
c) El cuerpo del certificado se iniciará con una fórmula que indique la
constancia documental en la que se basa la certificación (por ejemplo:
«archivos de esta unidad»). A continuación se detallarán los hechos

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Temario

y situaciones cuya constancia se garantiza. Es conveniente que las

diferentes circunstancias que se certifican queden expuestas en pá-
rrafos claramente separados.
d) En el pie se incluirán los siguientes datos, por este orden: fórmula de
certificación, efectos, datos del solicitante y lugar y fecha de emisión
(en letra).
Si el certificado se solicita con una finalidad concreta, ésta se expresará
directamente (por ejemplo: «a los efectos del concurso-oposición...»).
Si dicha finalidad no se ha especificado, se empleará una fórmula
genérica (por ejemplo: «a los efectos oportunos»). En definitiva, la re-
dacción del pie del certificado podría ser como la del siguiente ejemplo:
«Para que así conste a los efectos oportunos y a solicitud de D. Pedro
Pérez Pérez, se emite el presente certificado en Las Palmas de Gran
Canaria, a uno de febrero de dos mil».
e) Como en el apartado de identificación del emisor ya constan los datos
relativos a su cargo, nombre y apellidos, éstos no se repetirán y sólo
figurarán la firma y el sello; no obstante, aquellos certificados que
deban ser conformados contendrán la antefirma y la identificación
nominativa del órgano que da el visto bueno.
El certificado deberá ser firmado en todas las páginas por el órgano
emisor y, en su caso, en la última página constará la firma del órgano que lo
conforma. El sello de la unidad correspondiente se estampará a la izquierda
de la firma y se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen lateral
izquierdo, excepto la última, en la que las firmas figurarán al final del texto.
Un tipo específico de certificados son los certificados acreditativos de
silencio administrativo, estos documentos acreditan de forma oficial la esti-
mación o desestimación de lo solicitado ante la ausencia de resolución expresa
por parte de la administración. Se encuadra en los procedimientos iniciados
a solicitud del interesado.
Según la Ley 30/1992, corresponde expedirlos al órgano competente
para resolver y una vez que el interesado solicita la certificación, ésta deberá
emitirse en el plazo máximo de quince días.
En los casos de delegación o suplencia, la fórmula del certificado acre-
ditativo de silencio administrativo tiene las siguientes peculiaridades: en el
encabezamiento constará el nombre, apellidos y cargo del firmante y a pie
de página se hará la siguiente aclaración: «Esta certificación se extiende por
delegación de (cargo del órgano que confiere la delegación o suplencia y, en su
caso, la disposición en que se ampara y el boletín oficial en que se publicó)».
En el cuerpo de estos certificados se detallarán, en párrafos claramente
separados, los hechos y situaciones cuya constancia se garantiza. Deberán
incluirse necesariamente los siguientes datos:

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 Tema 16

— La fecha de iniciación del procedimiento, o sea, la fecha de entrada de

la solicitud del interesado en el registro del órgano competente para
su tramitación.
— El plazo máximo normativamente establecido para resolver que ha
transcurrido sin que haya recaído resolución expresa.
— La fecha en la que el interesado solicitó la certificación del silencio
administrativo (a los efectos de verificar si el certificado se expide en
el plazo de quince días anteriormente señalado).
— Tipo de efectos del silencio administrativo: estimatorios o desestima-
torios.
Al igual que en las resoluciones expresas, el certificado acreditativo de
silencio administrativo deberá señalar si la resolución presunta que se certifica
agota o no la vía administrativa, los recursos que proceden contra la misma,
el órgano ante el que pueden interponerse y el plazo para hacerlo. Se seña-
lará además, que se puede formular cualquier otro recurso que el interesado
considere oportuno.

1.4.3. Informes

Los informes son documentos emitidos por una autoridad, órgano o ex-
perto, a iniciativa propia o a solicitud de otra autoridad u órgano, que contiene
información consistente en datos y opiniones relativos a un asunto sometido
a su consideración.
La finalidad de los informes es presentar de forma esquemática y resumida
todos los elementos disponibles sobre la cuestión planteada.
Los informes son parte fundamental en la fase de instrucción del procedi-
miento administrativo, siendo la forma usual de pronunciarse el funcionario
a lo largo del procedimiento.
La Ley señala que los informes serán sucintos y deberán emitirse en el
plazo de diez días, salvo disposición que permita otro mayor o menor.
De no emitirse el informe en el plazo señalado, se podrán seguir las ac-
tuaciones del procedimiento, excepto en los supuestos de informes preceptivos
que sean determinantes para la resolución del procedimiento en cuyo caso se
podrán interrumpir los trámites sucesivos.
Los informes emitidos fuera de plazo podrán no ser tenidos en cuenta al
resolver el expediente y salvo disposición expresa en contrario, los informes
serán facultativos y no vinculantes.
Un informe se estructura de la siguiente forma:
a) El encabezamiento o título especificará el autor, autores o unidad de
origen, si se emite a iniciativa propia o por encargo de alguna auto-
ridad u órgano de la Administración, así como el asunto del informe.

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Temario

b) En su introducción se establecerá brevemente el motivo, el alcance y

los objetivos del informe.
c) En el núcleo del informe se describirá el estado de la cuestión de forma
clara, objetiva y en capítulos numerados en función de su extensión y
siempre que sea conveniente para facilitar la comprensión, se incluirán
cuadros o gráficos.
d) Si los informes surgen por propia voluntad irán acompañados por las
propuestas que se consideren adecuadas. Igualmente, se incluirán
propuestas o conclusiones cuando así lo haya requerido el órgano o
autoridad solicitante o cuando lo considere de interés quien emite el
informe.
Cuando el objeto del informe sea concretar la postura favorable o des-
favorable del órgano emisor respecto al asunto en cuestión se usará
la siguiente fórmula: «INFORMA: Favorablemente (o desfavorable-
mente)».
e) Por lugar de emisión se entiende el municipio donde está ubicado el
órgano que emite el informe y la fecha es la del día en que se elabora.
f) A continuación se inserta la antefirma con expresión del cargo al que
corresponda emitir el documento y posteriormente se firma incluyendo
el nombre y apellidos del firmante (sin la abreviatura «Fdo.:» delante).
g) El sello de la unidad correspondiente se estampará a la izquierda de
la firma.
h) Se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen lateral izquier-
do, excepto la última, en la que las firmas figurarán al final del texto.

1.4.4. Notificaciones

Una notificación es un documento mediante el cual se comunica al inte-

resado una resolución o acuerdo por parte de la Administración.
Los requisitos concretos de las notificaciones se regulan en los artículos
58 y 59 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, mo-
dificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero.
Así, se notificarán a los interesados las resoluciones y actos administra-
tivos que afecten a sus derechos e intereses, en el plazo máximo de 10 días
desde que el acto se haya dictado.
La notificación deberá contener el texto íntegro de la resolución, con in-
dicación de si es o no definitivo en la vía administrativa, la expresión de los
recursos que procedan, órgano ante el que hubieran de presentarse y plazo
para interponerlos, sin perjuicio de que los interesados puedan ejercitar, en
su caso, cualquier otro que estimen procedente.

— 294 —
 Tema 16

La notificación se llevará a cabo por cualquier medio que permita tener

constancia de la recepción por el interesado o su representante, la fecha y la
identidad y el contenido del acto notificado.
La publicación del acto sustituirá a la notificación cuando los destinatarios
sean una pluralidad indeterminada de personas y cuando se trate de actos
integrantes de procedimientos selectivos o concurrencia competitiva.
Se realizará la notificación por anuncios cuando los interesados sean des-
conocidos, se ignore su domicilio o el medio adecuado para tener constancia de
la recepción. Los anuncios se insertarán en el boletín oficial correspondiente
y en el tablón de edictos del ayuntamiento de su último domicilio conocido.
En el expediente administrativo deberá constar una copia de la notifica-
ción en la que conste la firma del interesado como recibí o, en su defecto, un
original de la notificación acompañado del documento que acredite la recepción
de la misma.
La estructura que se debe seguir en la redacción de una notificación es
la que se propone a continuación:
a) El encabezamiento o título constará el término: «NOTIFICACIÓN:».
b) El documento se inicia con una fórmula en la que se especifican la
fecha y la autoridad u órgano que dictó la resolución o adoptó el acuer-
do: «Con fecha... el/la (órgano o autoridad) ha dictado la siguiente
RESOLUCIÓN: (o ha adoptado el siguiente ACUERDO:)».
c) El cuerpo de la notificación contiene el texto íntegro de la resolución o
acuerdo que se notifica. (Se recomienda la tipografía arial 12, cursiva,
entre comillas y con un sangrado de 1 cm).
d) La fórmula de cierre se ajustará al siguiente modelo: «Lo que le
notifico en cumplimiento del artículo 58 de la Ley 30/1992, de 26 de
noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y
del Procedimiento Administrativo Común (BOE de 27 de noviembre
), modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero (BOE de 14 de enero).»
e) Por lugar se entiende el municipio donde está ubicado el órgano o
unidad administrativa que emite la notificación; la fecha es la del día
que se elabora.
f) A continuación se inserta la antefirma con expresión del cargo al
que corresponda emitir el documento y posteriormente se firma y se
incluye el nombre y apellidos del firmante (sin la abreviatura «Fdo.:»
delante).
g) El sello de la unidad correspondiente se estampará a la izquierda
de la firma y se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen
lateral izquierdo, excepto la última, en la que las firmas figurarán al
final del texto.

— 295 —
Temario

h) En las notificaciones dirigidas a particulares se especificarán el nom-

bre y los apellidos; en aquéllas dirigidas a otras instituciones (públicas
o privadas) se detallarán el cargo u órgano, así como la denominación
de la unidad y del organismo.
i) En aquellos casos en que se vaya a utilizar un sobre con ventanilla
para el envío de la notificación, se añadirán los datos postales del
destinatario.

1.4.5. Resoluciones

Las resoluciones son documentos que reflejan la determinación tomada

por el órgano competente sobre las cuestiones planteadas por los interesados
y aquellas otras derivadas del procedimiento, al cual le pone fin.
La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Adminis-
traciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común se refiere a las
resoluciones en sus artículos 89 y 42 (obligación de resolver), 54 (motivación
de resoluciones), 58, 59, 60 y 61 (notificación y publicación de resoluciones).
La Administración está obligada a dictar resolución expresa en todos los
procedimientos y a notificarla cualquiera que sea su forma de iniciación. En
los casos de prescripción, renuncia al derecho, caducidad del procedimiento
o desistimiento de la solicitud, así como de la desaparición sobrevenida del
objeto del procedimiento, la resolución consistirá en la declaración de la cir-
cunstancia que concurra en cada caso, con indicación de los hechos producidos
y las normas aplicables.
Deben motivarse las resoluciones que se enumeran en el artículo 54 de
la Ley 30/1992 y que son las siguientes:
a) Los actos que limiten derechos subjetivos o intereses legítimos.
b) Los que resuelvan procedimientos de revisión de oficio de disposicio-
nes o actos administrativos, recursos administrativos, reclamaciones
previas a la vía judicial y procedimientos de arbitraje.
c) Los que se separen del criterio seguido en actuaciones precedentes o
del dictamen de órganos consultivos.
d) Los acuerdos de suspensión de actos, cualquiera que sea el motivo de
ésta, así como la adopción de medidas provisionales previstas en los
artículos 72 y 136 de esta Ley.
e) Los acuerdos de aplicación de la tramitación de urgencia o de amplia-
ción de plazos.
f) Los que se dicten en el ejercicio de potestades discrecionales, así como
los que deban serlo en virtud de disposición legal o reglamentaria
expresa.
Los informes o dictámenes aceptados se utilizarán como motivación
cuando se incluyan en el texto de la resolución.

— 296 —
 Tema 16

La estructura de una resolución se puede resumir como sigue:

a) El encabezamiento o título expresará de forma clara y lo más breve
posible la fecha, el órgano que dicta la resolución y el asunto de la
misma.
b) El cuerpo del escrito contiene la exposición lógica de los elementos de
juicio y circunstancias que han llevado a adoptar la decisión final. El
orden que debe seguirse para su exposición es el siguiente:
1º. Antecedentes.
2º. Enumeración cronológica y objetiva de los hechos.
3º. Fundamentos de derecho (valoración jurídica de los hechos).
4º. Indicación del órgano que resuelve y de la norma que le atribuye
la competencia.
5º. Decisión (en apartados numerados, en su caso).
Aunque las resoluciones no se ajusten estrictamente a lo dispuesto
en los apartados anteriores, siempre deberán reflejar los conte-
nidos señalados (exposición de antecedentes o circunstancias de
hecho, fundamentos jurídicos de la decisión, competencia y deci-
sión).
c) En el pie se indicará si la resolución pone fin o no a la vía administra-
tiva, expresando los recursos que proceden contra la misma, órgano
ante el que pueden interponerse y plazo para hacerlo. Se señalará
además, que se puede formular cualquier otro recurso que el intere-
sado considere oportuno.
d) Por lugar se entiende el municipio donde está ubicado el órgano o uni-
dad que resuelve; la fecha es la del día en que se emite la resolución.
e) A continuación se inserta la antefirma con expresión del cargo al
que corresponda emitir el documento y posteriormente se firma y se
incluye el nombre y apellidos del firmante (sin la abreviatura «Fdo.:»
delante).
f) El sello de la unidad correspondiente se estampará a la izquierda
de la firma y se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen
lateral izquierdo, excepto la última, en la que las firmas figurarán al
final del texto.

1.4.6. Oficios

Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre

unidades y órganos administrativos.
Los oficios, según su destinatario, pueden ser internos cuando van diri-
gidos a un órgano o autoridad administrativa de la misma administración y

— 297 —
Temario

externos cuando los destinatarios son órganos de otra administración pública,

otras instituciones o entidades y particulares.
Los oficios se regulan el artículo 19 de la Ley 30/1992 el cual establece
que: «1. La comunicación entre los órganos administrativos pertenecientes a
una misma Administración Pública se efectuará siempre directamente, sin
traslados ni reproducciones a través de órganos intermedios. 2. Las comuni-
caciones entre los órganos administrativos podrán efectuarse por cualquier
medio que asegure la constancia de su recepción».
La redacción de estos documentos administrativos se puede estructurar
como sigue:
a) El cuerpo del oficio se iniciará con la exposición de las circunstancias o
los hechos correspondientes y se incluirá al final del texto el contenido
esencial que se pretende comunicar.
b) Por lugar se entiende el municipio donde está ubicado el órgano o
unidad que elabora el oficio y la fecha es la del día en que se emite.
c) A continuación se inserta la antefirma con expresión del cargo al
que corresponda emitir el documento y posteriormente se firma y se
incluye el nombre y apellidos del firmante (sin la abreviatura «Fdo.:»
delante).
d) El sello de la unidad correspondiente se estampará a la izquierda
de la firma y se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen
lateral izquierdo, excepto la última, en la que las firmas figurarán al
final del texto.
e) En el pie de documento en el caso de oficios internos se especificará
el cargo y la unidad de destino.
f) En los oficios externos dirigidos a particulares se especificarán el
nombre y los apellidos; en los dirigidos a otras instituciones (públicas
o privadas) se detallarán el cargo u órgano, así como la denominación
de la unidad y del organismo.
g) En aquellos casos en que se vaya a utilizar sobre con ventanilla para
el envío del oficio, se añadirán los datos postales del destinatario.

1.4.7. Acuerdos

El acuerdo refleja la determinación de un órgano competente (unipersonal

o colegiado) para iniciar un procedimiento y resolver los aspectos relacionados
con el mismo antes de su resolución (por ejemplo, el acuerdo de un Decano de
nombrar la comisión de selección que adjudique una beca convocada por un
centro educativo).
La redacción de estos documentos se puede estructurar de la siguiente
manera:

— 298 —
 Tema 16

a) El encabezamiento o título expresará de una forma clara y lo más

breve posible la decisión contenida en el documento.
b) El cuerpo del escrito contendrá la exposición lógica de los elementos
de juicio, las circunstancias y los hechos que han llevado a adoptar
la decisión final.
Para ello, será necesario desarrollar los siguientes apartados:
1º. Antecedentes, indicación del órgano que acuerda y de la norma
que le atribuye la competencia.
2º. Hechos (sin incluir apreciaciones o juicios), por orden cronológico.
3º. Fundamentos de derecho (valoración jurídica de los hechos).
4º. Competencia para adoptar el acuerdo.
5º. Acuerdos (en apartados numerados, si procede).
Aunque los acuerdos no se ajusten estrictamente a lo dispuesto en
los apartados anteriores, siempre deberán reflejar los contenidos
señalados (exposición de antecedentes o circunstancias de hecho,
fundamentos jurídicos de la decisión, competencia, decisión). Es con-
veniente utilizar párrafos cortos y bien diferenciados.
c) En el pie se indicará si el acuerdo pone fin o no a la vía administrati-
va, con expresión, en su caso, de los recursos que proceden contra el
mismo, órgano ante el que pueden interponerse y plazo para hacerlo.
Se señalará, además, que se puede formular cualquier otro recurso
que el interesado considere oportuno.
d) Por lugar se entiende el municipio donde está ubicado el órgano que
acuerda; la fecha es la del día en que se adopta el acuerdo.
e) A continuación se inserta la antefirma con expresión del cargo al
que corresponda emitir el documento y posteriormente se firma y se
incluye el nombre y apellidos del firmante (sin la abreviatura «Fdo.:»
delante).
f) El sello de la unidad correspondiente se estampará a la izquierda
de la firma y se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen
lateral izquierdo, excepto la última, en la que las firmas figurarán al
final del texto.

1.4.8. Cartas

Las cartas son documentos que utilizan los órganos y unidades de la

Administración para comunicaciones externas no oficiales, es decir, que no
se insertan en un procedimiento administrativo.
La redacción de este documento se puede estructurar como sigue:

— 299 —
Temario

a) El lugar y la fecha, con el mes en letra, figurarán en la esquina supe-

rior del documento, justificados a la derecha y sin punto final.
b) A continuación, y después de dejar tres espacios en blanco desde la
línea anterior y manteniendo la justificación derecha, se escribirán los
datos del destinatario en el orden siguiente: nombre de la entidad u
organismo, identificación del cargo y/o la unidad a los que va dirigida
la carta y, en su caso, nombre y apellidos de la persona. No se pondrá
punto al final de cada una de estas líneas.
c) La fórmula introductoria a utilizar será: «Estimado/a Sr./Sra.».
d) En el cuerpo se adoptarán los aspectos generales de configuración y
los criterios de paginación estudiados en el epígrafe 3.3 de este Tema
e) La fórmula de despedida se ajustará a alguno de los siguientes tipos:
«Atentamente», «Saludos», «Sin otro particular, se despide atenta-
mente».
f) Debajo del nombre y apellidos se señalará el cargo correspondiente,
todo ello en minúsculas.
g) El sello se estampará a la izquierda de la firma.

2. USO NO SEXISTA DEL LENGUAJE ADMINISTRATIVO

2.1. Regulación

Las normas sobre el uso no sexista del lenguaje administrativo en el

ámbito de la Junta de Andalucía aparecen recogidas en la Orden de 24 de
noviembre de 1992, sobre la base de que el lenguaje empleado en las dispo-
siciones y textos administrativos no contendrá discriminación alguna por
motivo de sexo.
En dicha disposición se establecen normas de redacción en documentos
cerrados y en documentos abiertos, entendiendo como tales los referidos
aquellos en los que intervienen exclusivamente personas del sexo femenino o
aquellos en los que intervienen personas de ambos sexos.
En la elaboración de documentos cerrados la mención de puestos y cargos
administrativos ocupados por mujeres, así como la designación de la condición,
carácter o calidad en la que los sujetos de sexo femenino intervienen en el
procedimiento administrativo, se hará utilizando el género femenino.
En la elaboración de documentos abiertos la mención de puestos y cargos
administrativos, así como la designación de la condición, carácter o calidad de
las personas que intervienen en el procedimiento administrativo, se formulará
en femenino y masculino conjuntamente.
Si se trata de un colectivo, se utilizará la denominación que corresponde
al mismo, si ello fuera posible.

— 300 —
 Tema 16

Los documentos relacionados con la función pública andaluza se redac-

tarán de tal forma que hombres y mujeres queden reflejados sin ambigüedad,
cualquier cuestión referente a la función pública, y en concreto:
a) Las ofertas de empleo público.
b) Las relaciones de puestos de trabajo.
c) Las convocatorias de concursos y oposiciones.
d) Las convocatorias de becas y ayudas.
Para ello, será necesario mencionar e forma expresa la política de igualdad
entre hombres y mujeres que practica la Junta de Andalucía en materia de
personal e incluir la fórmula «hombres y mujeres», unida a la denominación
del tipo de personal al que vayan dirigidas las ofertas de empleo, los concursos,
las oposiciones o las convocatorias de becas.
En el mismo sentido al apuntado por la citada Orden en relación con el
uso no sexista del lenguaje administrativo, el Plan para la Igualdad de Opor-
tunidades de las Mujeres (1988-1990), del que tomó conocimiento el Consejo
de Ministros del 25 de septiembre de 1987, recoge, entre sus actuaciones, la
revisión de los textos reglamentarios para evitar usos y expresiones que re-
fuercen actitudes de desigualdad hacia las mujeres: «Se incluirá, por ello, en
el proceso de renovación del lenguaje administrativo que se está realizando,
el control y eliminación, en su caso, de este tipo de discriminaciones en las
circulares, impresos y formularios utilizados por la Administración».
La lectura de los 302 documentos que configuran el corpus de trabajo del
Manual de Estilo ha permitido detectar, en efecto, algunos casos de discrimi-
nación por sexo en materia de lenguaje. En ocasiones, la desigualdad radica
en el orden de palabras, otras en el contenido semántico de ciertos vocablos.
No obstante, el principal escollo para una utilización lo más neutra posible
del lenguaje deriva de la pertenencia del castellano a las lenguas de género,
categoría gramatical que afecta no sólo a la terminación de los nombres, sino
también a la de artículos, adjetivos o participios en régimen de concordancia
con el sustantivo. Fenómeno de naturaleza sistemática y, por lo tanto, muy
enraizado en el idioma (normativamente se considera el masculino como tér-
mino no marcado, genérico y válido, en consecuencia, para uno y otro sexo)
tiene, desde el punto de vista social un claro efecto de exclusión, de reforza-
miento de estereotipos: la Administración aparece como un mundo del varón,
en el que no sólo los que autorizan, certifican, adjudican... son hombres (la
incorporación de mujeres irá modificando esta vertiente), sino también los
que declaran o solicitan, los denunciados, los propietarios de inmuebles, los
infractores de tráfico, etc.
Paliar esos efectos mediante propuestas o sugerencias de formas de ex-
presión alternativas, más igualitarias, es el propósito de este capítulo.
Con fines operativos distinguiremos, de un lado, documentos «cerrados»,
redactados para casos concretos, en los que se conoce previamente quién
emite y a quién se destina el texto, todas ellas personas individualizadas y,

— 301 —
Temario

de otro, documentos «abiertos» o modelos de formularios varios (instancias,

solicitudes, certificaciones...) que habrán de cumplimentarse con posterioridad.
Estos últimos, susceptibles de aplicación tanto a mujeres como a hombres son
los más numerosos dentro de la Administración y los que mayores problemas
presentan desde la óptica del sexismo lingüístico.

2.2. Normas para la redacción de documentos administrativos escritos

2.2.1. Genero

En los documentos examinados, la inmensa mayoría de las denomina-

ciones de cargos y puestos administrativos aparecen en masculino. A falta
en muchos casos de datos sobre sus titulares (documentos abiertos), no ha
podido extraerse ninguna conclusión sobre cuál es la extensión real y, sobre
todo, reciente de tal práctica. Es de suponer que, cuando se encuentran los
numerosísimos casos del tipo: «El Jefe de Sección..., El Tesorero de Hacien-
da..., El Interventor...», tales puestos estarían, en el momento de redactarse
los documentos, ocupados por hombres; y que el nombramiento de mujeres
(sobre todo, a partir de determinado nivel) habría conllevado el paso automá-
tico de tales menciones a su forma femenina (bien en las terminaciones del
sustantivo, bien a efectos de concordancia): Resultando: Que por la Inspectora
de Trabajo actuante...
Sin embargo, la vacilación observada en aquellas ocasiones (muy esca-
sas, por otra parte, en la muestra) en que la titular es una mujer puede ser
sintomática de un uso discriminatorio con cierta difusión en la Administra-
ción: «El Jefe de la Dependencia» (firma una mujer), «la Jefe del Negociado
de Sanciones...», etc.
Como propuesta de uso señalaremos que cuando los cargos y puestos
administrativos están ocupados por mujeres, la mención a sus titulares debe
hacerse en femenino. La norma y, sobre todo, el uso admiten como correctos
los términos «presidenta, jefa, concejala, jueza, médica...».

2.2.2. Funcionarios que intervienen en los procedimientos

Los textos administrativos, que siguen los usos del lenguaje normativo,
se sirven siempre del masculino en las menciones a profesionales y personal
funcionario que intervienen en los procedimientos de la Administración en
razón de su cargo: «...debidamente compulsada por funcionario público auto-
rizado para ello (Notario, Secretario de Ayuntamiento, Secretario Judicial,
etc.)..., ...no sabiendo el funcionario que lo dictó, quién..., Sólo declarará ante
el Juez..., Designar Abogado..., ...ser reconocido por el médico forense...».
Como propuesta de uso señalaremos que el uso masculino de la termi-
nación es gramaticalmente correcto si se refiere de forma abstracta a una
determinada categoría profesional o funcionarial; no obstante, cuando tal

— 302 —
 Tema 16

referencia genérica se concreta en sujetos particulares, debe tener en cuenta

la posibilidad de alternancia de los mismos, adoptando, según los casos, las
formas del femenino o del masculino.

2.2.3. Referencias a los administrados

El lenguaje de la Administración utiliza, con carácter prácticamente sis-

temático, las formas de masculino al referirse a los usuarios de los servicios.
Aparecen, sobre todo, en documentos abiertos que pueden ser cumplimentados
tanto por hombres como por mujeres: «el abajo firmante..., el destinatario, el
declarante, el interesado, el compareciente, datos del propietario».
El uso del masculino tiene a veces efectos muy claros en la concordancia,
por ejemplo, de los pronombres personales: «si se solicita al mismo tiempo el
permiso de trabajo por cuenta ajena del titular comunitario y la tarjeta de
residencia para él y los familiares que de él dependen, las solicitudes...»
Un capítulo destacable de este apartado, por su repercusión social, lo
constituyen los documentos relativos a empleo (ofertas de trabajo, adjudicación
de puestos laborales, contratos y permisos de trabajo, etc.). El uso atendido
del masculino puede contribuir a reforzar, por efecto del estereotipo, la situa-
ción de desigualdad de las mujeres en el mercado de trabajo: «el trabajador
D. Fulanito..., datos del trabajador contratado... inscrito... (marca de género
reforzada por la casilla —no optativa— fecha de realización del servicio mili-
tar»), trabajador jubilado, observaciones del solicitante ...al objeto de jurar el
cargo de vigilante Jurado... el requerido contestó...»
Un bajo porcentaje de documentos sin embargo prevé administrados de
uno y otro sexo. Por los ejemplos hallados, se aprecia que tal fórmula (por
el sistema de barras, guiones o paréntesis) se abre camino en la esfera de lo
familiar: «Si está casado/a y/o tiene hijos..., si es el/la viudo/a, si es separado/a
o divorciado/a ...o esté casado(a) con un español(a)».
Frente al uso sistemático del masculino como genérico, se recomienda
más que una opción única, la alternancia de una serie de recursos. Entre
otros posibles, se sugiere la utilización (más abundante de lo que la práctica
administrativa demuestra) de sustantivos no marcados y colectivos como «la
persona, el colectivo, vecindario, personal funcionario...»; o desdoblamientos
del tipo «el abonado o abonada, los trabajadores y trabajadoras...».
Los dobletes del tipo o/a, o-a, o(a), constituyen una buena solución para
textos breves, o con apariciones espaciadas; solución, en cualquier caso, desea-
ble cuando se trata de documentos relacionados con empleo. Si se opta por esta
forma de concordancia, deberá aplicarse no sólo a los sustantivos, sino a todos
los elementos oracionales que con ellos concuerdan: adjetivos, participios, etc.

— 303 —
Temario

2.2.4. Formas de tratamiento

Los tratos administrativos abiertos son pródigos en fórmulas de cortesía

usadas casi siempre en masculino: «el que suscribe D..., Sr. D.... (Cédula de
citación), Don...».
Algunos documentos (una minoría) aportan como solución dobletes por
el sistema de barras para prever uno y otro sexo: «D/Dª...»
Probablemente ya en desuso, resulta sin embargo significativo el siguiente
caso de disimetría en las formas de tratamiento por sexos, encontrado durante
el análisis: «Se designa Instructor a Don José... y Secretaria a la Srta. Alicia...,
jefes de Sección y Negociado, respectivamente del Gobierno Civil de...»
Lo deseable en este caso es que en los textos administrativos no figuren
formas de tratamiento ni para mujeres ni para hombres, es decir, que al hom-
bre y apellidos de la persona no se le anteponga la abreviatura «D/Dª», salvo
por razones formales en algún caso.
De considerarse imprescindibles, habrán de preverse ambos sexos (en los
documentos abiertos) y ser equivalentes (en los documentos cerrados).

2.2.5. Orden de las palabras

Como también sucede en el lenguaje común, en los casos en los que hay
mención expresa de ambos sexos, el masculino precede siempre al femenino:
«Padre, madre o representante legal», «Nombre del padre... nombre de la
madre», «Ponga una V, M o una X, según sea varón, mujer o razón social»,
«Electores... Varones... Mujeres».
En estos casos ninguna razón hace preferible, con carácter sistemáti-
co, un orden a otro, como nos hace advertir una rara excepción encontrada:
«Apellido(s) y nombre de la madre, Apellido(s) y nombre del padre.

2.2.6. Aspectos semánticos

La lectura de los documentos administrativos no permite encontrar

disimetrías lingüísticas por sexo en el plano semántico. Tal vez el lenguaje
administrativo se preste poco a ello (a diferencia, por ejemplo, del periodístico)
o tal vez se deba a la poca representación que en los documentos de la muestra
tienen las mujeres. No obstante pueden señalarse algunas:
Identificación de la mujer a través del hombre: «...se procedió al embargo
del inmueble que a continuación se detalla como de la propiedad de Don... y
su esposa Doña...».
Obsérvese que, a efectos legales, tan sólo es pertinente señalar que se
trata de dos propietarios y no su relación de parentesco; la condición de cón-
yuge únicamente se predica de ella, cuando obviamente ambos la comparten;
su indica relación, pero también posesión, connota idea de pertenencia.

— 304 —
 Tema 16

En la contraposición con «mujer» («hembra» parece ya desechado del

lenguaje administrativo) se prefiere casi siempre «varón» a «hombre», cuando
ambos son términos equivalentes y válidos: «Electores... Varones... Mujeres,
Ponga una V, M... según sea varón...»
Se trata de un caso de discriminación indirecta, consistente en reservar el
vocablo «hombre» para un sentido genérico, no marcado, cuando «ser humano,
personas», serían los estrictamente correctos.
Algunas expresiones encontradas en la lengua administrativa «(D. ... y su
esposa Doña...)» conllevan una presentación estereotipada de la realidad que
conviene evitar. La práctica administrativa ha declinado el uso de «hembra».
«Hombre y varón» son perfectamente equivalentes en contraposición a «mujer».

3. DOCUMENTOS ORIGINALES, COPIAS Y ARCHIVOS

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Adminis-

traciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, consagra una
serie de derechos del ciudadano en sus relaciones con las Administraciones
públicas, que se reflejan en el propio texto legal.
Entre tales derechos destaca, por su importancia, el reconocido en el
artículo 35.c) de la citada Ley en cuanto faculta a los ciudadanos a obtener
copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los ori-
ginales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban
obrar en el procedimiento.
A ello debe añadirse la previsión que efectúa el artículo 70 acerca de la
expedición por las Administraciones de recibos de las solicitudes, escritos y
comunicaciones presentados por los ciudadanos y la posibilidad, consagrada
por el artículo 46, de que los órganos que reglamentariamente tengan atribuida
tal competencia en cada Administración pública, expidan copias auténticas
de documentos públicos y privados, lo que constituye una de las novedades
más reseñables de la Ley 30/1992.
Todas estas previsiones, junto con la regulación de los lugares de pre-
sentación de documentos en el artículo 38, configuran los pilares básicos del
marco en el que ha de desarrollarse en buena medida la participación de los
ciudadanos en la tramitación de los procedimientos y actuaciones de la Ad-
ministración que les atañen.
Precisamente este último precepto fue objeto de una importante modi-
ficación operada por la Ley 4/1999, de 13 de enero, de modificación de la Ley
30/1992, que introduce en el texto un nuevo apartado 5 en el que, por una parte
se dispone expresamente que las copias de documentos que deban efectuarse
para satisfacer los derechos reconocidos a los ciudadanos en el artículo 35.c)
deberán expedirse no sólo por los registros de los órganos administrativos a
los que se dirijan, sino también por los de cualquier órgano administrativo
que pertenezca a la Administración General del Estado, a la de cualquier

— 305 —
Temario

Administración de las Comunidades Autónomas o a la de alguna de las enti-

dades que integran la Administración local si, en este último caso, se hubiese
suscrito el oportuno convenio; y, por otro lado, se distinguen con claridad dos
supuestos sustancialmente diferentes: la emisión de copias de documentos
que deben remitirse al órgano destinatario junto con la solicitud, escrito o
comunicación al que acompañan, devolviéndose el original al ciudadano y la
de aquéllas que, por el contrario, deben entregarse a éste, cuando el original
deba obrar en el procedimiento.
De esta forma, la ley 30/1992 habilita a los ciudadanos a presentarlos en
todos los registros de cualesquiera órganos administrativos que pertenezcan
a la Administración General del Estado o a alguna de las Administraciones
de las Comunidades Autónomas, con independencia de la Administración
Pública y del órgano o entidad al que se dirigen. También los registros de las
entidades que integran al Administración local pueden servir como lugares
de presentación de comunicaciones dirigidas a otra administración siempre
que previamente hayan suscrito un convenio al efecto.
La aportación de documentos originales al expediente es la innovación
introducida en la primera parte del párrafo c) del artículo 35, al reconocer el
derecho a obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola
junto con los originales.
El legislador soluciona una laguna de la anterior normativa: cuando el
ciudadano -por razón de la regulación procedimental específica debía aportar
documentos originales junto con su solicitud no tenía constancia o acreditación
alguna de que tales documentos habían sido entregados y estaban en poder
de la Administración. Conforme a la Ley 30/1992, el ciudadano tiene derecho
a quedarse con una copia sellada de tales documentos, que le permita acredi-
tar la razón de la no tenencia del documento entregado y facilite el ejercicio
de derechos como el de la no presentación de los documentos que ya hubiera
aportado a la Administración actuante.
La segunda parte del párrafo c) del artículo 35 reconoce el derecho a la
devolución de los documentos originales salvo cuando deban obrar en el proce-
dimiento. En el supuesto de que la norma procedimental no exija la aportación
de documentos originales, se debe proceder al cotejo de original y copia y a la
devolución del original al ciudadano; quedando la copia compulsada incorpo-
rada a la correspondiente solicitud, escrito o comunicación.
Sobre las copias de documentos cabe señalar que se distinguen copias
autenticas y copias autenticadas.
Las copias auténticas son las expedidas sobre la base de un documento
administrativo emitido por el mismo órgano que redacta aquélla.
Las copia autenticadas se pueden realizar sobre documentos públicos o
privados, cotejando la copia con el original.

— 306 —
 Tema 16

En este caso la competencia para realizarla recae en los órganos siguien-

tes:
a) Si se trata de copias sobre documentos administrativos emitidos por la
Junta de Andalucía le corresponde a las Jefaturas de Sección u órgano
asimilado dependiente del órgano que hubiera emitido el documento
original y que tengan encomendadas las funciones de tramitación o
custodia del expediente al que pertenezca el documento original.
b) Si se trata de copias sobre documentos públicos o privados que se
presenten en el Registro para ser tramitados en un órgano del cual
dependa el mismo, corresponde igualmente a las Jefaturas de Sec-
ción u órganos asimilados responsables del Registro general o en su
defecto, a las Jefaturas de Servicio o Secretaría general bajo cuya
responsabilidad se tramiten los procedimientos.
Cada Administración Pública determinará reglamentariamente los órga-
nos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas
de documentos públicos o privados.
Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma va-
lidez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas.
Las copias de documentos privados tendrán validez y eficacia, exclusiva-
mente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas, siempre
que su autenticidad haya sido comprobada.
De conformidad con lo dispuesto en el apartado f) del artículo 35 de la
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, los órganos administrativos se abstendrán
de exigir la presentación de documentos no exigidos por las normas aplicables
al procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Admi-
nistración. Igualmente se abstendrán de exigir la acreditación documental de
requisitos, circunstancias, actos u otros extremos que les consten.
El interesado podrá ejercer ese derecho, indicando el órgano administra-
tivo al que fueron presentados o por el que fueron emitidos, la fecha de dicha
presentación o emisión y el procedimiento al que corresponden, siempre que
no hayan transcurrido más de cinco años desde la finalización de éste, y sin
perjuicio de la apertura de período probatorio cuando la Administración no
tenga por ciertos los hechos que hayan de servir de presupuesto para dictar
el acto de que se trate.
La competencia para expedición de copias corresponderá a los siguientes
órganos:
a) La expedición de copias auténticas de documentos administrativos,
corresponderá a los órganos administrativos que hubieran emitido el
documento original.
b) La expedición de copias autenticadas de documentos administra-
tivos, corresponderá a las jefaturas de sección u órgano asimilado
dependiente del órgano que hubiera emitido el documento original y

— 307 —
Temario

que tengan encomendada las funciones de tramitación o custodia del

expediente a que pertenezca dicho documento original. En caso de que
el órgano que produjo el documento original hubiese desaparecido,
dicha competencia para autenticar le corresponderá a las jefaturas
de sección u órganos similares que tengan encomendada la custodia
del expediente a que pertenezca dicho documento original.
Los interesados en obtener la copias anteriormente mencionadas las
solicitarán ante los órganos competentes para expedirlas.
En la presentación de copias y devolución de los originales se pueden
presentar los siguientes supuestos:
a) La competencia para autenticación de copias de documentos corres-
ponderá a las jefaturas de sección y órganos asimilados responsables
de cada Registro General de Documentos, los cuales realizarán el
cotejo, autenticación de las copias, y devolución de los originales al
interesado, de aquellos documentos que se presenten para ser trami-
tados en el órgano del cual dependa el Registro.
b) De no existir tales jefaturas de sección, la competencia corresponderá
a la jefatura del servicio o secretaría general bajo cuya responsabilidad
se gestione la función de Registro General de Documentos.
c) En supuestos especiales y para facilitar la presentación de documen-
tos en localidades distintas a las sedes de los órganos que tenga que
tramitarlos y con el objeto de salvar las dificultades que existan para
autenticar las copias y recibirlas, los órganos con estas competencias
podrán delegarlas en otros órganos o unidades, incluso no dependien-
tes jerárquicamente en cuyo caso se hará previo conocimiento del
órgano superior del cual dependan, ubicadas en dichas localidades,
sin perjuicio en su caso de la revocación de la delegación conferida.
El desglose consiste en la entrega de documentos que obren en un ex-
pediente a los interesados que los hubieran aportado y que así lo requieran,
dejando constancia en el expediente de esa entrega.
El desglose puede realizarse sobre documentos originales o no originales.
En el caso de desglose de documentos originales se autoriza por las Jefa-
turas de Sección u órganos asimilados que tengan atribuidas las competencias
sobre tramitación y custodia de los expedientes.
La autenticación se formaliza practicando sobre la copia la diligencia de
compulsa, que puede realizarse mediante la estampación del sello correspon-
diente y con la cumplimentación del mismo.
En el caso de desglose de documentos no originales, las copias diligen-
ciadas se realizan mediante el texto adecuado a cada caso y suficiente para
dejar constancia de forma expresa de la calidad del documento que da origen
a la copia, y que se retira del expediente.

— 308 —
 Tema 16

4. EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

4.1. Concepto de archivo

Según la Ley de Patrimonio Histórico español «son archivos los conjun-

tos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las
personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al
servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la
gestión administrativa».
Asimismo, se entiende por archivos las instituciones culturales donde se
reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencio-
nados dichos conjuntos orgánicos.
Para Antonio de Heredia un archivo es «uno o más conjuntos de docu-
mentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada en el trans-
curso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como
testimonio e información para la persona o institución que los produce, para
los ciudadanos o para servir de fuentes de historia».

4.2. Función del archivo

La función de archivo, señala Blanco de Tella, presenta una naturaleza

auxiliar o instrumental. Constituye una actividad interna encaminada a
mantener la organización en condiciones de funcionamiento, especialmente
para aquellas unidades cuyo trabajo ordinario requiere necesariamente el
examen o consulta de antecedentes. La correcta comprensión del alcance del
archivo ha de partir de la superación de la idea de simple depósito o colección
de documentos para percibirlos como un servicio actualizado y dinámico.
El archivo tiene así un valor administrativo, inherente al documento en
cuanto es de utilidad en la propia oficina para la gestión de sus asuntos.
Tiene también un valor legal o fiscal que es el que viene marcado por las
leyes y que indica que el documento puede tener un valor demostrativo de
derechos para la propia administración y para los ciudadanos.
Finalmente los archivos tienen un valor histórico, que viene marcado por
la información que contiene el documento y que puede servir para conocer
mejor la historia de una institución o de una comunidad. El valor histórico
de los documentos es muy importante, aunque rara vez se tiene en cuenta en
la organización de los documentos de una institución, por eso es corriente oír
hablar de archivos activos, semiactivos y pasivos, o de manera más simplista
archivos vivos y archivos muertos.

— 309 —
Temario

4.3. Los archivos de la Administración

Son archivos administrativos los que se encargan de la reunión, conser-

vación, clasificación, ordenación y divulgación de la documentación producida
o recibida por las administraciones públicas.
Los archivos públicos, según la frecuencia de uso de la documentación
que conservan, se podrán estructurar de la siguiente forma:
a) Los archivos de gestión, que están constituidos por la documentación
activa en fase de tramitación producida, recibida o reunida por una
unidad administrativa y que es necesaria para realizar las actividades
y funciones de dicha unidad.
b) Los archivos centrales, que conservan la documentación semiactiva
de uso frecuente generada o reunida por todas las unidades adminis-
trativas de una misma entidad y, en su caso, de las instituciones y
personas de ella dependientes, con el objetivo prioritario de facilitar
el acceso a la administración y a los ciudadanos a la información.
c) Los archivos intermedios, que conservan la documentación semiactiva
de uso escaso generada y reunida por todas las unidades adminis-
trativas de una misma entidad y, en su caso, de las instituciones y
personas de ella dependientes, con el objetivo prioritario de facilitar
el acceso a la administración y a los ciudadanos a la información.
d) Los archivos históricos, que reúnen la documentación que posee valor
cultural, con el objetivo de conservarla permanentemente y facilitar
la investigación.
En el caso de la Administración local, para facilitar la conservación y
garantizar los derechos de los ciudadanos, los Ayuntamientos deben crear un
sistema de archivo integrado por un conjunto de dependencias en donde se
ubican los documentos en razón de su utilidad para la gestión administrativa,
los ciudadanos y los investigadores, y que deberá estar gestionado por personal
preparado y responsable, ya que constituye el cauce por el que discurre el flujo
documental del Ayuntamiento.

4.4. Clases de archivos

4.4.1. Archivos activos e inactivos

Según Blanco Tella, esta distinción quedaría formulada con mayor rigor
y claridad con la denominación de «archivo de uso y archivo de consulta», ya
que ambas categorías se diferencian tan sólo en que la primera comprende la
documentación necesaria para el trámite actual, y por tanto, de frecuente uso,
mientras que la segunda incluye los documentos que ya han producido todos
sus efectos normales, aunque eventualmente puedan ser consultados. Por la
misma razón, al primero se le denomina, asimismo, archivo de gestión. Para

— 310 —
 Tema 16

la determinación del momento en que los documentos deben pasar del archivo
activo o de gestión al inactivo o de consulta, es necesario elaborar un plan en
el que se disponga, teniendo en cuenta la naturaleza de la documentación,
cuándo ha de efectuarse la transferencia, fijando fechas, formas de entrega y,
en su caso, cuándo han de destruirse determinados documentos.
Por otra parte, en el aspecto económico, los archivos de gestión están
situados en los mismos locales, o en los mismos edificios, en que se utilizan
los documentos, por lo general áreas urbanas de renta elevada, por lo que el
crecimiento de estos archivos debe limitarse a las necesidades reales y dispo-
nibilidades de espacio físico. En cambio, el archivo de consulta suele situarse
fuera de la sede principal de la entidad, preferentemente en zonas periféricas
de renta más baja.

4.4.2. Archivos generales y parciales

Los archivos generales, centrales o centralizados, en principio son co-

munes para las distintas dependencias de la organización, mientras que los
parciales o descentralizados son los que existen o pueden existir en los dife-
rentes servicios de una entidad.
Aunque la noción de archivo parcial coincide en muchas ocasiones con la
de archivo, es posible centralizar el archivo activo, caso en el que los archivos
parciales desaparecen.
Tanto un caso como otro presentan una serie de ventajas e inconvenientes,
que según Blanco Tella, son los que se exponen a continuación.

4.4.3. Ventajas e inconvenientes de las diferentes clases de archivo

Las ventajas que ofrece el archivo activo, o de gestión centralizado las

podemos resumir de la siguiente forma:
— Permite unificar al máximo los sistemas de clasificación, el equipo y
el material.
— Permite disponer de personal con alto grado de especialización.
— Reduce el número de personas dedicadas a la clasificación y el archivo.
— Aumenta la capacidad de trabajo del resto de los servicios.
— Economiza espacio y equipo.
Los inconvenientes que presenta son:
— Produce lentitud en el servicio.
— Aumenta el trabajo, como consecuencia de la formulación de peticiones
por escrito.
— Supone la creación de nuevos documentos, como consecuencia de la
relación entre las distintas dependencias y el archivo.

— 311 —
Temario

— Produce problemas de coordinación entre el archivo centralizado (de

uso) y las unidades operativas.
Las ventajas e inconvenientes que presentan los archivos parciales o
descentralizados son las siguientes:
— Proximidad de los documentos al personal y servicios que han de
utilizarlos.
— Supresión de demoras e interrupciones en la ejecución del trabajo.
— Inexistencia de documentos de régimen interno derivados del funcio-
namiento del archivo centralizado.
Los inconvenientes son:
— Multiplicidad de sistemas de clasificación debido a la ausencia de
criterios objetivos.
— Imposibilidad de determinar, en muchas ocasiones, el archivo en que
se encuentran determinados documentos.
— Limitación de la utilidad del archivo parcial a la dependencia que lo
crea y mantiene.
— Variedades injustificadas en el material y equipo.
— Escaso grado de especialización en el personal que debe compaginar
la clasificación y el archivo con el trabajo propio de cada unidad.
Una solución intermedia que permite aprovechar las ventajas de uno y
otro sistema consiste en centralizar el archivo de uso, con excepciones para
las unidades que requieran la consulta de antecedentes documentales para
el desarrollo de su actividad normal.
Además, es conveniente que los archivos descentralizados estén sometidos
a una regulación de carácter general y al control técnico del archivo central
en lo referente a sistemas de clasificación, material y equipo especializado.

4.5. Especial consideración del archivo de gestión

Como hemos visto anteriormente el archivo de gestión es un archivo activo

que comprende la documentación necesaria para el trámite actual y por tanto
de frecuente uso. Está formado por documentos recientes, generalmente de
cero a cinco años y de valor primario.
Las características que presenta el archivo de gestión las podemos sin-
tetizar como sigue:
a) El servicio a la Administración que pueden dar los archivos de gestión
es la consulta directa, es decir, la consulta del documento original,
bien a través del préstamo a la oficina productora, bien en el propio
archivo.

— 312 —
 Tema 16

b) Los archivos de gestión prestarán a los ciudadanos un servicio de con-

sulta indirecta. Esta sólo se podrá hacer por los propios interesados
o sus representantes y consiste en la consulta de la fotocopia de un
documento, la compulsa o certificación de la misma y la información
telefónica o por carta sobre el contenido de un documento.
c) El archivo de gestión tiene total vigencia administrativa, por lo que
la conservación de sus documentos ha de ser total, sin eliminación o
expurgo alguno.
d) Es un archivo en vías de formación, por lo que aquí tiene fundamen-
tal importancia lo que se conoce como etapa prearchivística, lo que
significa el control del documento público desde su producción, con
el fin de conducirlo, para su conservación y uso, hasta el verdadero
archivo, general o histórico.

5. EL ACCESO A LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. SUS LIMI-

TACIONES Y FORMA DE ACCESO

5.1. Regulación jurídica

El artículo 105.b de la Constitución se refiere al acceso de los ciudadanos

a los archivos y registros administrativos, lo que, en ocasiones pretende conec-
tarse con el derecho fundamental reconocido en el artículo 20.1.d a comunicar
o recibir libremente información veraz por cualquier medio de difusión. Sin
embargo, el propio artículo 105.b excluye el acceso a los archivos y registros
administrativos cuando la información que de ellos puede recabarse afecte
a la seguridad y defensa del Estado, a la averiguación de los delitos y a la
intimidad de las personas.
En este aspecto, el artículo 37.1 de la Ley 30/1992 desarrolla, con carácter
básico, el artículo 105.b de la Constitución, reconociendo el derecho a acceder a
los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren
en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión,
gráfica, sonora o en imagen, o el tipo de soporte material en que figuren,
siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en
la fecha de la solicitud.
Así, la única regulación general del derecho de acceso a los documentos
administrativos, aparte del referente de la Constitución, se encontraba en los
arts. 35.h) y 37 de la Ley 30/1992. Sin embargo, todos los operadores jurídicos
y la jurisprudencia coincidían en reconocer las insuficiencias y lagunas de esta
normativa, que difícilmente podía dar satisfacción a las expectativas generadas
por el reconocimiento constitucional del derecho de acceso: se limitaba a docu-
mentos relacionados con procedimientos terminados y archivados, establecía
restricciones adicionales a las previstas en la Constitución, inclusivas de una
cláusula abierta (podía ser denegado el acceso cuando prevalecieran razones
de interés público, intereses de terceros más dignos de protección o cuando

— 313 —
Temario

así lo dispusiera una ley), lo que hacía depender la efectividad del derecho,
de facto, de una decisión discrecional de la Administración, máxime cuando
el acceso se condicionaba, además, a que no obstaculizara el funcionamiento
de los servicios públicos.
Precisamente por estas razones se aprobó la Ley 19/2013, de 9 de diciem-
bre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (desde
ahora LTAIPBG), norma que ha venido a establecer un nuevo régimen general
del derecho de acceso a los archivos y registros públicos introduciendo impor-
tantes modificaciones. Así, la Disposición Final primera de la LTAIPBG ha
dado nueva redacción al art. 35.h) LRJPAC, y también al art. 37, cuyo tenor
literal pasa a ser el siguiente: «Los ciudadanos tienen derecho a acceder a la
información pública, archivos y registros en los términos y con las condiciones
establecidas en la Constitución, en la Ley de transparencia, acceso a la infor-
mación pública y buen gobierno y demás leyes que resulten de aplicación».
En cuanto a la administración local se refiere el artículo 18.1.e de la Ley
de Bases de Régimen Local establece que es un derecho de los vecinos «ser
informado, previa petición razonada, y dirigir solicitudes a la Administración
municipal en relación a todos los expedientes y documentación municipal, de
acuerdo con lo previsto en el artículo 105 de la Constitución». Más concreta-
mente, el apartado 3 del artículo 70 de esa misma ley señala que «todos los
ciudadanos tienen derecho a obtener copias y certificaciones acreditativas
de los acuerdos de las corporaciones locales y sus antecedentes, así como a
consultar los archivos y registros en los términos que disponga la legislación
de desarrollo del artículo 105, párrafo b, de la Constitución. La denegación o
limitación de este derecho, en todo cuanto afecte a la seguridad y defensa del
Estado, la averiguación de los delitos o la intimidad de las personas, deberá
verificarse mediante resolución motivada».
Así pues, la regulación de este derecho se efectúa, en lo fundamental, en
el art. 105.b de la Constitución que fue desarrollado de manera general para
todas las Administraciones públicas por medio del citado artículo 37 de la Ley
30/1992 y que ahora ha sido modificado por la Ley 19/2013, de 9 de diciembre,
de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y para la
administración local en el también citado artículo 70.3 de la Ley de Bases de
Régimen Local.

5.2. Administraciones que están obligadas

En lo que atañe exclusivamente al derecho de acceso a la información

pública, establece el art. 2.1 de la LTAIPBG que el ámbito subjetivo —sujetos
obligados— del título I (su capítulo III es el que se dedica íntegramente a la
regulación del derecho de acceso a la información pública) está conformado por:
a) La Administración General del Estado, las Administraciones de las
Comunidades Autónomas y de las Ciudades de Ceuta y Melilla y las
entidades que integran la Administración Local.

— 314 —
 Tema 16

b) Las entidades gestoras y los servicios comunes de la Seguridad So-

cial, así como las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales colaboradoras de la Seguridad Social.
c) Los organismos autónomos, las Agencias Estatales, las entidades
públicas empresariales y las entidades de Derecho Público que, con
independencia funcional o con una especial autonomía reconocida por
la Ley, tengan atribuidas funciones de regulación o supervisión de
ca-rácter externo sobre un determinado sector o actividad.
d) Las Entidades de Derecho Público con personalidad jurídica propia,
vinculadas a cualquiera de las Administraciones Públicas o depen-
dientes de ellas, incluidas las Universidades Públicas.
e) Las Corporaciones de Derecho Público, en lo relativo a sus activida-
des sujetas a Derecho Administrativo.
f) La Casa de Su Majestad el Rey, el Congreso de los Diputados, el Se-
nado, el Tribunal Constitucional y el Consejo General del Poder Judi-
cial, así como el Banco de España, el Consejo de Estado, el Defensor
del Pueblo, el Tribunal de Cuentas, el Consejo Económico y Social y
las instituciones autonómicas análogas, en relación con sus activida-
des sujetas a Derecho Administrativo.
g) Las sociedades mercantiles en cuyo capital social la participación,
directa o indirecta, de las entidades previstas en este artículo sea
superior al 50 por 100.
h) Las fundaciones del sector público previstas en la legislación en mate-
ria de fundaciones.
i) Las asociaciones constituidas por las Administraciones, organismos
y entidades previstos en el art. 2 de la ley. Se incluyen los órganos de
cooperación previstos en el art. 5 de la LRJPAC en la medida en que,
por su peculiar naturaleza y por carecer de una estructura adminis-
tra-tiva propia, les resulten aplicables las disposiciones del título I.
En estos casos, el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la
LTAIPBG serán llevadas a cabo por la Administración que ostente
la Secretaría del órgano de cooperación.
Como puede apreciarse este artículo integra sujetos de muy diversa
naturaleza. Tal es el caso de sujetos privados de carácter asociativo como las
mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales —a pesar de
sus evidentes rasgos públicos o «parapúblicos»— o los órganos constituciona-
les, cuya actividad solo se sujeta en parte a la norma. El complejo proceso de
elaboración y composición de este precepto queda patente en su contenido,
en el que inicialmente no aparecían sujetos tan destacados como las agencias
estatales o las entidades gestoras de la Seguridad Social.
Algunas ausencias, como la del Gobierno o los consorcios —aunque existe
duda de que estos últimos puedan estar comprendidos en el párrafo i) del art.

— 315 —
Temario

2.1—, fueron muy debatidas en el curso de la tramitación parlamentaria de la

LTAIPBG, en la que también se reivindicó que no fuera solo la actividad admi-
nistrativa de los órganos constitucionales la que estuviera sujeta a la ley, sino
toda aquella relativa a personal, bienes y contratación, con independencia de
la disciplina jurídica a la que se sometiera, ya fuera Derecho Administrativo,
Civil, Laboral o de cualquier otro tipo.
Una de las inclusiones más polémicas que, no obstante, tiene una re-
levancia práctica menor para el ciudadano, es la inclusión en el ámbito de
aplicación de la Casa de Su Majestad el Rey. La disposición adicional sexta de
la LTAIPBG establece, no obstante, una singularidad en la tramitación de las
solicitudes de acceso a la información que obre en su poder, y consiste en la
atribución a la Secretaría General de la Presidencia del Gobierno de la com-
petencia para tramitar el procedimiento, así como para conocer de cualquier
otra cuestión que pudiera surgir derivada de la aplicación por este órgano de
las disposiciones de la ley.

5.3. El titular del derecho

A la vista del ya citado artículo 37.1 de la Ley 30/1992 (no derogado por
la Ley 19/2013) los sujetos legitimados para ejercer el derecho de acceso a los
archivos y registros administrativos son los ciudadanos en general, sin ninguna
otra circunstancia añadida o requisito legítimamente suplementario, por lo
que sería también perfectamente que lo ejerciese un periodista para el desa-
rrollo de su actividad profesional o un medio de comunicación en cuanto tal.
Sin embargo, dos cuestiones resultan discutibles respecto a la titularidad
de este derecho: la situación de los ciudadanos extranjeros y la de las personas
jurídicas.
Antes de su regulación en la Ley 30/1992 se afirmaba que este derecho
sólo era atribuible a quienes, gozando de la nacionalidad española, hubieran
alcanzado la mayoría de edad. Se trataría, según esta interpretación doctri-
nal, de una manifestación de los derechos de participación, vinculados a la
ciudadanía y a la plena capacidad de obrar del sujeto activo.
Con posterioridad a la publicación de la Ley 30/1992 se abre una postura
más favorable a la extensión de este derecho a ambos colectivos (ciudadanos
extranjeros y personas jurídicas). Ello se materializa en la propia normativa de
extranjería, la Ley orgánica 4/2000, de 11 de enero, sobre derechos y libertades
de los extranjeros establece en su artículo 6.2 que «los extranjeros residentes,
empadronados en un municipio, tienen todos los derechos establecidos por
tal concepto en la legislación de bases de régimen local». En principio, por lo
tanto, su situación es idéntica a la de los restantes vecinos, por lo menos en
relación a la documentación que obre en poder de la Administración Local.
El derecho de acceso a los archivos y registros por parte de las personas
jurídicas ha sido aceptada con mayor naturalidad y sin demasiadas contro-
versias al respecto. La propia Ley de Bases de Régimen Local, en su artículo

— 316 —
 Tema 16

72, reconoce de manera expresa un específico derecho a la información local

en favor de las asociaciones para la defensa de los intereses generales o sec-
toriales de los vecinos.
En el mismo sentido, el artículo 12 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre,
de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, dispone que
todas las personas tienen derecho a acceder a la información pública, en los
términos previstos en el art. 105.b) de la CE y desarrollados por la LTAIPBG.
Asimismo, y en el ámbito de sus respectivas competencias, será de aplicación
la correspondiente normativa autonómica que se haya dictado en este ámbito.
La LTAIPBG extiende este derecho a toda persona (física o jurídica, pú-
blica o privada) sin la previa exigencia de ninguna otra condición (ciudadanía,
vecindad, nacionalidad, etc.), configurándolo como un derecho universal, sin
atender al requisito del «interés legítimo y directo» al que se refería el art.
37 de la LPAC.

5.4. El objeto del derecho de acceso

El objeto del derecho de acceso, de acuerdo con el citado artículo 37.1

de la Ley 30/1992, pueden ser los registros y documentos que obren en los
archivos administrativos. Para los documentos se exige que formen parte de
un expediente, aunque este término no se define en dicha Ley, lo que puede
resultar perturbador para el ejercicio del derecho, al existir documentos admi-
nistrativos que pueden no formar parte del expediente, e incluso, de ningún
procedimiento. Así pueden citarse un amplio elenco de ejemplos: comunicados
oficiales, declaraciones formales, notas informativas, posicionamientos públi-
cos, etc. La mención a los registros se refiere a los diversos libros registros que
la Administración debe llevar: de entradas, de salidas, de actas de órganos
colegiados, etc. En cualquier caso, el acceso puede realizarse sea cual fuere la
forma de expresión (gráfica, sonora, en imagen, etc) o el soporte material en
que figuren los documentos. Pero si se trata de acceso a ficheros o archivos de
datos susceptibles de tratamiento automatizado, el régimen jurídico será el
de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal y no
el de la Ley 30/1992 de Procedimiento Administrativo Común.
Por otra parte, se entiende por información pública, a tenor de lo dispuesto
en el artículo 13 de la LTAIPBG, «los contenidos o documentos, cualquiera
que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos in-
cluidos en el ámbito de aplicación de este título y que hayan sido elaborados
o adquiridos en el ejercicio de sus funciones».
La definición de información pública que contiene el citado art. 13 de la
LTAIPBG supone una ruptura con la concepción que inspiraba el tenor del
artículo 37 de la LPAC antes de la modificación del precepto efectuada por la
LTAIPBG, cuyo centro de gravedad se encontraba en los documentos.
Sobre el alcance del concepto de información pública positivizado en el
artículo 13 de la LTAIPBG puede señalarse que si bien no es previsible que

— 317 —
Temario

el término «documentos» vaya a generar problemas de interpretación, dada

la tradición en su uso existente en el ordenamiento jurídico español, tal vez
no resulte así en el caso del vocablo «contenidos», especialmente si se trata
delimitar el significado de este último contraponiéndolo al del primero. Así,
algún autor (Concepción Barrero), tras una interpretación sistemática del
precepto, concluye que «puede entenderse que el precepto reconoce un derecho
de acceso tanto a la información accesible en el momento en el que se formula
la solicitud, (…) como también a la información necesitada, a fin de hacer
posible el ejercicio del derecho, de un tratamiento de los datos». La autora
llama la atención sobre que si se parte de las definiciones de «contenido» y
«contener» que ofrece el Diccionario de la Real Academia Española, el término
«contenido» coincide con el de la propia «información», y no con el soporte que
la contiene. Añade que además ocurre que si se considera documento todo tipo
de soporte que incorpora una información, habría de aceptarse que no existe
espacio fuera de él para otros posibles objetos que contengan una información.

5.5. El procedimiento de ejercicio del derecho de acceso a la informa-

ción pública

5.5.1. Solicitud de la información

El procedimiento para el ejercicio del derecho de acceso a la información

pública se iniciará con la presentación de la correspondiente solicitud, que
deberá dirigirse al titular del órgano administrativo o entidad que posea la
información. La LTAIPBG no deja entrever la posibilidad de formular la so-
licitud en forma verbal, tal como se prevé en otros países de nuestro entorno.
Cuando se trate de información en posesión de personas físicas o jurídicas
que presten servicios públicos o ejerzan potestades administrativas la solicitud
se dirigirá a la Administración, Organismo o Entidad de los previstos en el art.
2.1 a los que se encuentren vinculadas (art. 17.1 de la LTAIPBG). Este cauce,
como sabemos, resulta del todo coherente teniendo en cuenta que, según el
art. 4 de la LTAIPBG, el suministro de la información necesaria por parte de
este tipo de entidades se hará, previo requerimiento, por parte de los sujetos
enunciados en aquel artículo.
Si la solicitud se refiriese a información que no obrase en poder del sujeto
al que se dirige, éste la remitirá al competente, si lo conociera, e informará de
esta circunstancia al solicitante (art. 19.1). Esta previsión es plasmación de
lo que prevé el art. 20.1 de la LRJPAC, si bien lo ciñe únicamente al ámbito
de la propia Administración de que se trate. La LTAIPBG, al no introducir
ninguna especificación adicional, parece abarcar aquellos supuestos en que
sean dos o más Administraciones o entidades sujetas las implicadas, sin que
haya articulado ningún mecanismo ad hoc para resolver eventuales conflictos
de competencia, que podrían multiplicarse a la vista del contenido del art.
19. Como veremos, solo podrá inadmitirse la solicitud cuando se dirija a un
órgano en cuyo poder no obre la información, cuando, además, se desconozca el

— 318 —
 Tema 16

competente [art. 18.1.d)]. En este caso es el órgano que acuerde la inadmisión

quien deberá indicar en la resolución quién, a su juicio, es competente para
conocer de la solicitud (art. 18.2).
La solicitud podrá presentarse por cualquier medio que permita tener
constancia de:
a) La identidad del solicitante.
b) La información que se solicita.
c) Una dirección de contacto, preferentemente electrónica, a efectos de
comunicaciones.
d) En su caso, la modalidad que se prefiera para acceder a la informa-
ción solicitada.
la LTAIPBG en su art. 17.4 contiene una previsión que permite a los
solicitantes de información poder dirigirse a las Administraciones Públicas
en cualquiera de las lenguas cooficiales del Estado en el territorio en el que
radique la Administración en cuestión.
El solicitante no está obligado a motivar su solicitud de acceso a la infor-
mación, dice la LTAIPBG, lo que trae causa en buena parte de la universali-
zación del derecho ante el que nos hallamos frente a las anteriores exigencias
de la LRJPAC. Sin embargo, la persona podrá exponer los motivos por los que
solicita la información, y que podrán ser tenidos en cuenta cuando se dicte la
resolución. No obstante, la ausencia de motivación no será por sí sola causa
de rechazo de la solicitud (art. 17.3 de la LTAIPBG).
No obstante, lo cierto es que si echamos una mirada a los arts. 14.2 y
15.3 de la LTAIPBG podemos apreciar claramente que los motivos o intereses
que se expliciten en la solicitud para fundamentar el acceso a la información
pueden llegar a ser relevantes, ya que pueden tomarse en cuenta como crite-
rio de ponderación. El párrafo c) del art. 15.3, por ejemplo, obliga a tomar en
consideración —entre otros— la justificación que den los solicitantes de su
petición en el ejercicio de un derecho o el hecho de que tengan la condición de
investigadores y motiven el acceso en fines históricos, científicos o estadísticos.
La amenaza ante la que se encuentran los solicitantes de que la motivación
pueda ser tenida en cuenta, al menos en parte, para denegar su solicitud de
acceso (art. 17.3) podría retraer a aquéllos a la hora de expresarla si no fuera
porque precisamente la motivación puede pesar a su favor en la ponderación
de intereses que tiene que llevar a cabo el órgano competente para resolver.
Por otra parte, nada asegura que el motivo explicitado en la solicitud vaya a
determinar necesariamente la estimación, sino que el resultado dependerá
del contraste que aquel órgano efectúe a la vista del resto de los intereses
enfrentados.

— 319 —
Temario

5.5.2. Causas de inadmisión de solicitudes

El art. 18 de la LTAIPBG enumera las posibles causas de inadmisión que

podrán esgrimirse motivadamente para rechazar la tramitación de las solici-
tudes. A tal efecto, el citado artículo establece que se inadmitirán a trámite,
mediante resolución motivada, las siguientes solicitudes:
a) Solicitudes que se refieran a información que esté en curso de elabo-
ración o de publicación general: No hay que confundir procedimiento
inconcluso con documento inconcluso. Se define documento inconcluso
como aquel en el que la autoridad pública está trabajando activamente,
mientras que se considera dato inconcluso aquel sobre el que la Ad-
ministración pública está todavía trabajando internamente y respecto
del que no se ha emitido ningún dictamen, informe o aprobación.
b) Solicitudes referidas a información que tenga carácter auxiliar o de
apoyo como la contenida en notas, borradores, opiniones, resúmenes,
comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades admi-
nistrativas: El aspecto más cuestionable es la referencia a «informes».
Debemos entender que se trata de informes internos, que no forman
parte de un procedimiento, pues en otro caso, ya sean preceptivos o
ya sean facultativos, los informes deben formar parte del expediente
y ser tenidos en cuenta en su resolución y, por todo ello, deben ser
accesibles.
c) Solicitudes relativas a información para cuya divulgación sea nece-
saria una acción previa de reelaboración: Se considera que no puede
entenderse por reelaboración (al menos, la que justifique la inadmi-
sión) los trabajos previos de búsqueda, recopilación, sistematización,
refundición, deducción o análisis, sino las peticiones de información
«a la carta» o «a demanda», en la medida en que requieren un trabajo
completo de elaboración ad hoc por parte de la autoridad pública y, por
lo tanto, significan que el solicitante obtenga un asesoramiento, una
orientación o una opinión que no se corresponden con los principios
de transparencia de los poderes públicos.
d) Solicitudes dirigidas a un órgano en cuyo poder no obre la información
cuando se desconozca el competente: En este caso, el apartado 2 del art.
18 de la Ley establece que el órgano que acuerde la inadmisión deberá
indicar en la resolución el órgano que, a su juicio, es competente para
conocer de la solicitud. Este párrafo se incorporó en la ley a petición
del Consejo de Estado, que estimaba que la mera enunciación de esta
causa sin más matices podía llevar a un uso abusivo e injustificado
de esta causa de inadmisión, cercenándose con ello el ejercicio de un
derecho constitucionalmente reconocido y trasladando, además, al
ciudadano las consecuencias negativas que la complejidad organiza-
tiva de las Administraciones públicas contemporáneas implica.
e) Solicitudes que sean manifiestamente repetitivas o tengan un carácter
abusivo no justificado con la finalidad de transparencia de la LTAI-

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 Tema 16

PBG: Durante la tramitación de la Ley diversos grupos parlamentarios

pidieron la supresión de esta causa ya que ante solicitudes reiteradas
bastaría con facilitar la misma respuesta, y el carácter abusivo parece
una justificación demasiado ambigua y sujeta a interpretación del
sujeto que recibe la solicitud, dejando de esta manera en su mano la
negación del ejercicio del derecho de acceso.
En cuanto al órgano competente para resolver este tipo de solicitudes, será
cada Administración pública la que identificará claramente quién debe conocer
de las solicitudes de acceso (art. 21.3 de la LTAIPBG), debiendo establecer
sistemas integrados para la gestión de las solicitudes de información de los
ciudadanos. En el ámbito de la Administración General del Estado, existirán
unidades especializadas que tendrán, entre otras, las siguientes funciones:
a) Recibir y dar tramitación a las solicitudes de acceso a la información.
b) Realizar los trámites internos necesarios para dar acceso a la infor-
mación solicitada.
c) Realizar el seguimiento y control de la correcta tramitación de las
solicitudes de acceso a la información.
d) Llevar un registro de las solicitudes de acceso a la información.

5.5.3. Tramitación

Las normas relativas a la tramitación de las solicitudes de acceso que el

art. 19 de la Ley recoge son muy escuetas. Así, dicho artículo establece que:
«1. Si la solicitud se refiere a información que no obre en poder del sujeto
al que se dirige, éste la remitirá al competente, si lo conociera, e infor-
mará de esta circunstancia al solicitante.
2. Cuando la solicitud no identifique de forma suficiente la información,
se pedirá al solicitante que la concrete en un plazo de diez días, con
indicación de que, en caso de no hacerlo, se le tendrá por desistido, así
como de la suspensión del plazo para dictar resolución.
3. Si la información solicitada pudiera afectar a derechos o intereses
de terceros, debidamente identificados, se les concederá un plazo de
quince días para que puedan realizar las alegaciones que estimen
oportunas. El solicitante deberá ser informado de esta circunstancia,
así como de la suspensión del plazo para dictar resolución hasta que
se hayan recibido las alegaciones o haya transcurrido el plazo para
su presentación.
4. Cuando la información objeto de la solicitud, aun obrando en poder
del sujeto al que se dirige, haya sido elaborada o generada en su in-
tegridad o parte principal por otro, se le remitirá la solicitud a éste
para que decida sobre el acceso».

— 321 —
Temario

Como se dijo al hablar de la solicitud, si ésta recae sobre información que

no obra en poder del sujeto al que se dirige la remitirá al competente, si lo co-
nociera, e informará de esta circunstancia al solicitante. Esta última previsión
es del todo lógica, para garantizar que el solicitante sepa en qué instancia se
está tramitando su petición y así garantizar que pueda dirigirse a ella.
Si la solicitud no identificase de forma suficiente la información, se pedirá
al solicitante que la concrete en un plazo de 10 días, con indicación de que,
en caso de no hacerlo, se le tendrá por desistido, «así como de la suspensión
del plazo para dictar resolución». Este último inciso resulta en cierta forma
confuso por no estar clara su correspondencia con el resto del apartado, y
parece aludir a la necesidad de que se notifique al solicitante la suspensión
del plazo para resolver durante el tiempo que comporte la realización de este
trámite de subsanación, lo que recuerda a lo dispuesto en el art. 71 en corres-
pondencia con el art. 42.5.a), ambos de la LRJPAC. Como es obvio, el archivo
por desistimiento no impide la formulación de nueva solicitud, toda vez que el
ejercicio del derecho de acceso no está sujeto a plazo de prescripción alguno.
Bien es cierto que este precepto presenta un matiz con respecto a la LR-
JPAC, ya que en la LTAIPBG el efecto suspensivo está previsto como automá-
tico, mientras que en aquélla es solo una posibilidad que se deja a la decisión
del órgano competente. Esta misma nota se aprecia en la regulación del trámite
de audiencia regulado en el apartado 3, al que nos referimos seguidamente.
Dice este apartado que si la información solicitada pudiera afectar a
derechos o intereses de terceros, debidamente identificados, se les concederá
un plazo de 15 días para que puedan realizar las alegaciones que estimen
oportunas. Uno de los problemas que puede plantearse a la vista de esta pre-
visión es la indisponibilidad de los datos de contacto, mínimos y actualizados,
para poder efectuar este trámite, ya que éstos no tienen por qué desprenderse
de la información solicitada o pueden haber cambiado. Entendemos que, en
estos supuestos, la disociación de los datos personales será la alternativa más
facti-ble a la que habrá que recurrir.
El solicitante, dice la LTAIPBG, deberá ser informado de la concesión
de este trámite de audiencia, así como de la suspensión del plazo para dictar
resolución hasta que se hayan recibido las alegaciones o haya transcurrido el
plazo para su presentación.
Cuando la información objeto de la solicitud, aun obrando en poder del
sujeto al que se dirige, haya sido elaborada o generada en su integridad o parte
principal por otro, se le remitirá la solicitud a éste para que decida sobre el
acceso (art. 19.4). Como ya adelantamos, este apartado alberga una previsión
muy cuestionada, ya que de acuerdo con la definición de información pública
(art. 13), la información, una vez adquirida por un sujeto obligado por la ley
en el ejercicio de sus funciones, pasa a ser de su propiedad.
No se entiende bien, por tanto, que aquel que haya elaborado dicha in-
formación originariamente tenga que decidir si el sujeto al que ha cedido la

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 Tema 16

información debe o no facilitarla a un solicitante, siempre que se haga desde

el respeto a la protección de datos personales, que ya está suficientemente
garantizada en otros artículos de la ley. Ni tampoco se entendería, interpre-
tando que lo que la LTAIPBG está previendo al utilizar el término «decida» es
un traslado de la competencia para resolver la solicitud de acceso en favor del
órgano autor de la información, que la ley sustraiga esta competencia decisoria
al órgano poseedor de la información, aun no siendo autor de ella, a la vista
del concepto de información pública. La única razón que puede justificar ese
traslado competencial es entender que solo quien ha elaborado la información
está en condiciones óptimas —y casi únicas— para efectuar la ponderación de
intereses a que hacen referencia los arts. 14 y 15 de la ley, o para cumplimen-
tar el trámite de audiencia a que hace referencia el apartado 3 de este art.
19, por poseer los datos precisos y actualizados para poder llevarlo a efecto.

5.5.4. Resolución

La resolución del procedimiento administrativo para el ejercicio del

derecho al acceso a la información pública se contiene en el artículo 20 de la
LTAIPBG según el cual:
«1. La resolución en la que se conceda o deniegue el acceso deberá notifi-
carse al solicitante y a los terceros afectados que así lo hayan solicitado
en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud por el
órgano competente para resolver.
Este plazo podrá ampliarse por otro mes en el caso de que el volumen o
la complejidad de la información que se solicita así lo hagan necesario
y previa notificación al solicitante.
2. Serán motivadas las resoluciones que denieguen el acceso, las que
concedan el acceso parcial o a través de una modalidad distinta a la
solicitada y las que permitan el acceso cuando haya habido oposición
de un tercero. En este último supuesto, se indicará expresamente al
interesado que el acceso sólo tendrá lugar cuando haya transcurrido
el plazo del artículo 22.2.
3. Cuando la mera indicación de la existencia o no de la información
supusiera la vulneración de alguno de los límites al acceso se indicará
esta circunstancia al desestimarse la solicitud.
4. Transcurrido el plazo máximo para resolver sin que se haya dictado
y notificado resolución expresa se entenderá que la solicitud ha sido
desestimada.
5. Las resoluciones dictadas en materia de acceso a la información pú-
blica son recurribles directamente ante la Jurisdicción Contencioso-
administrativa, sin perjuicio de la posibilidad de interposición de la
reclamación potestativa prevista en el artículo 24.

— 323 —
Temario

6. El incumplimiento reiterado de la obligación de resolver en plazo ten-

drá la consideración de infracción grave a los efectos de la aplicación
a sus responsables del régimen disciplinario previsto en la correspon-
diente normativa reguladora».
Así, la resolución que recaiga en este procedimiento debe dictarse y noti-
ficarse en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud por el
órgano competente para resolver. No obstante, tenemos que tener en cuenta
que este plazo siempre será más amplio cuando en la información solicitada
existan datos de terceros afectados, ya que, entonces, es preceptivo el trámite
de audiencia a éstos y la suspensión del plazo para resolver, automática (art.
19.3).
Tampoco podemos olvidar que hasta la entrada en vigor de la LTAIPBG
el plazo aplicable a este tipo de solicitudes era de tres meses, toda vez que
en el art. 37 de la LRJPAC, al no concretarse ningún plazo, se aplicaba el
supletorio del art. 42.3 de la misma Ley.
El plazo de resolución de un mes podrá ampliarse por otro igual en el
caso de que el volumen o la complejidad de la información que se solicita así
lo haga necesario, y previa notificación al solicitante. Esta previsión es apli-
cación de lo que con carácter general se establece en el 42.6 de la LRJPAC,
deberá motivarse expresamente en atención a las razones que están previstas
y debe producirse, en todo caso, antes del vencimiento del plazo de que se
trate. Se echa en falta, sin embargo, que no se hayan previsto expresamente,
además, las mismas razones que aduce aquel precepto de la LRJPAC para la
amplia-ción, pero nada parece indicar que no pueda decidirse motivadamente
la ampliación por aquellos mismos motivos (número de solicitudes formuladas
o de personas afectadas).
La resolución que conceda o deniegue el acceso deberá notificarse al
solicitante y a los terceros afectados que así lo hayan solicitado. Esta última
previsión hay que entenderla razonable, ya que los terceros interesados (ti-
tulares de datos personales que aparezcan en la información) habrán dado
expresamente su consentimiento (art. 15.1 de la LTAIPBG) o se les habrá
dado entrada en el procedimiento a través del trámite de alegaciones a que
hace referencia el art. 19.3. Eso sí, de acuerdo con la literalidad de la ley, solo
habrá que notificar la resolución en el supuesto de que los afectados así lo
hayan solicitado expresamente.
Serán motivadas las resoluciones que denieguen el acceso, las que con-
cedan el acceso parcial o a través de una modalidad distinta a la solicitada y
las que permitan el acceso cuando haya habido oposición de un tercero. En
este último supuesto, se indicará expresamente al interesado que el acceso
solo tendrá lugar cuando haya transcurrido el plazo del art. 22.2 (art. 20.2).
Recordemos que las resoluciones de inadmisión a trámite de las solicitudes de
acceso también deberán ser motivadas, al amparo de lo dispuesto en el art. 18.1.

— 324 —
 Tema 16

Cuando la mera indicación de la existencia o no de la información su-

pusiera la vulneración de alguno de los límites al acceso se indicará esta
circunstancia al desestimarse la solicitud (art. 20.3).
En cuanto a los efectos del silencio administrativo, transcurrido el plazo
máximo para resolver sin que se haya dictado y notificado resolución expresa
se entenderá que la solicitud ha sido desestimada (art. 20.4). Este aspecto
ha sido otro de los más debatidos durante la tramitación de la ley, dado que
la regla del silencio positivo en la LRJPAC es la general —más aún desde la
modificación operada en la Ley 25/2009, de 22 de diciembre, de modificación
de diversas leyes para su adaptación a la Ley sobre el libre acceso a las acti-
vidades de servicios y su ejercicio—, excepto en los supuestos previstos en la
propia LRJPAC y en los que una norma con rango de ley por razones imperio-
sas de interés general o una norma de Derecho comunitario establezcan lo
contrario (art. 43.1 de la LRJPAC).
Como elemento de fuerza para obligar a la Administración a resolver ex-
presamente, el art. 20.6 de la ley prevé que el incumplimiento reiterado de la
obligación de resolver en plazo tenga la consideración de infracción grave a los
efectos de la aplicación a sus responsables del régimen disciplinario previsto
en la correspondiente normativa reguladora. La duda no resuelta por la ley
es si esta tipificación es extensible no solo a empleados públicos sino también
a altos cargos (démonos cuenta de que, dependiendo de cómo se concrete la
competencia para resolver este tipo de solicitudes en cada Administración,
puede recaer la obligación de resolver sobre aquéllos). Teniendo en cuenta que
la LTAIPBG inaugura un régimen disciplinario en materia de buen gobierno
(título II) para los altos cargos y asimilados de todas las Administraciones
públicas, y que el art. 20.6 habla de «responsables» sin mencionar en su lite-
ralidad a los «empleados públicos», consideramos que podría hacerse perfec-
tamente extensible.

5.5.5. Materialización del acceso a la información

Sobre la materialización o formalización del acceso a la información el

artículo 22 de la LTAIPBG prevé que:
«1. El acceso a la información se realizará preferentemente por vía electró-
nica, salvo cuando no sea posible o el solicitante haya señalado expre-
samente otro medio. Cuando no pueda darse el acceso en el momento
de la notificación de la resolución deberá otorgarse, en cualquier caso,
en un plazo no superior a diez días.
2. Si ha existido oposición de tercero, el acceso sólo tendrá lugar cuan-
do, habiéndose concedido dicho acceso, haya transcurrido el plazo
para interponer recurso contencioso administrativo sin que se haya
formalizado o haya sido resuelto confirmando el derecho a recibir la
información.

— 325 —
Temario

3. Si la información ya ha sido publicada, la resolución podrá limitarse

a indicar al solicitante cómo puede acceder a ella.
4. El acceso a la información será gratuito. No obstante, la expedición
de copias o la trasposición de la información a un formato diferente al
original podrá dar lugar a la exigencia de exacciones en los términos
previstos en la Ley 8/1989, de 13 de abril, de Tasas y Precios Públicos,
o, en su caso, conforme a la normativa autonómica o local que resulte
aplicable».
Así, una vez concedido el acceso, éste se realizará preferentemente por
vía electrónica, salvo cuando no sea posible o el solicitante haya señalado ex-
presamente otro medio (art. 22.1). En los primeros borradores de la ley no se
concretaba la preferencia «electrónica», dándose prioridad a la elegida por el
solicitante salvo que fuera imposible o hubiera otra más económica. En con-
clusión, la opción por defecto es el acceso electrónico, salvo que el interesado
señale otra distinta.
Este artículo también debe ponerse en correspondencia con la necesidad
de motivación que prevé el art. 20.2 de la LTAIPBG para las resoluciones
estimatorias del acceso solicitado cuando se concedan en una modalidad dis-
tinta a la pedida.
La ley establece que cuando no pueda darse el acceso en el momento de la
notificación de la resolución deberá otorgarse, en cualquier caso, en un plazo
no superior a diez días. No obstante, si hubiera existido oposición de tercero,
el acceso solo tendrá lugar materialmente cuando, habiéndose concedido, haya
transcurrido el plazo para interponer recurso contencioso-administrativo sin
que se haya formalizado o haya sido resuelto confirmando el derecho a recibir
la información (art. 21.2 de la LTAIPBG). Se trata de un supuesto de ejecución
suspensiva que puede dilatarse durante un plazo mayor que el que puede a
primera vista deducirse de la ley.
De acuerdo con los arts. 23 y 24, previo a la interposición del recurso
conten-cioso-administrativo, el interesado puede presentar una reclamación
potestativa. Esto quiere decir que, mientras quepa la posibilidad de interponer
el recurso jurisdiccional, la ejecución permanecerá en suspenso. Esto incluye
no solo el transcurso del plazo para acudir a la vía judicial, sino también el
plazo para resolver la reclamación potestativa para el caso de que ésta se haya
formulado previamente.
Si nos ponemos en el caso de que se hubiera presentado la reclamación,
podemos tener que llegar a dejar transcurrir alrededor de 6 meses desde que
la resolución expresa denegatoria del acceso se notificó (1 mes para interpo-ner
reclamación potestativa —art. 24.2 de la LTAIPBG—, 3 meses para resolver-
la —art. 24.4 de la LTAIPBG— y 2 meses para la interposición del recurso
contencioso-administrativo —art. 46 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, regula-
dora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa—) para ver materializado
el acceso. Y esto, considerando que el tercero afectado no interponga el recurso
en la vía contencioso-administrativa.

— 326 —
 Tema 16

Para el caso de que la información ya hubiera sido publicada, la resolución

podrá limitarse a indicar al solicitante cómo puede acceder a ella (art. 22.3 de
la LTAIPBG). Las autoridades podrían dar acceso orientando al solicitante
sobre fuentes alternativas fácilmente accesibles, por ejemplo, si está publica-
do en internet (aunque hasta ahora algunos tribunales habían sentenciado
que la remisión a páginas web no satisfacía el derecho a obtener copia de los
docu-mentos administrativos), pero en todo caso hay que analizarlo caso por
caso, habida cuenta de la disparidad de medios y conocimientos de los posibles
solicitantes, o incluso de su capacidad financiera.
En el ámbito comunitario, concedido el acceso se prevé la mayor facilidad
posible para el acceso a la información. La consulta in situ, las copias de me
nos de veinte páginas de formato DIN A4 y el acceso directo por medios elec-
trónicos o a través del registro son gratuitos.
El acceso a la información será gratuito, según la LTAIPBG. No obstante,
la expedición de copias o la transposición de la información a un formato dife-
rente al original podrá dar lugar a la exigencia de exacciones en los términos
previstos en la Ley 8/1989, de 13 de abril, de Tasas y Precios Públicos o, en
su caso, conforme a la normativa autonómica o local que resulte aplicable
(art. 22.4 de la LTAIPBG). Este apartado alude a la posibilidad de cobro de
«exacciones» y no, en concreto, a «tasas», como en el proyecto de ley se decía.
La formulación es más abierta por cuanto el concepto englobaría también a los
precios públicos regulados en la Ley 8/1989, de 13 de abril, otorgando libertad
a las Comunidades Autónomas y a las Entidades Locales para la elección de
la figura que corresponda a través de sus normas.

5.5.6. Impugnación

El art. 20.5 de la LTAIPBG dispone que las resoluciones dictadas en

materia de acceso a la información pública (o su desestimación por silencio
administrativo) son recurribles directamente ante la jurisdicción contencioso-
administrativa, sin perjuicio de la posibilidad de interposición de la reclama-
ción potestativa prevista en el art. 24. Esta reclamación tendrá la consideración
de sustitutiva de los recursos administrativos de conformidad con lo dispuesto
en el art. 107.2 de la LRJPAC (art. 23.1). Dispone este precepto que las leyes
podrán sustituir el recurso de alzada, en supuestos o ámbitos sectoriales
determinados, y cuando la especificidad de la materia así lo justifique, por
otros procedimientos de impugnación, reclamación, conciliación, mediación
y arbitraje, ante órganos colegiados o comisiones específicas no sometidas a
instrucciones jerárquicas, con respeto a los principios, garantías y plazos que
la LRJPAC reconoce a los ciudadanos y a los interesados en todo procedimiento
administrativo. En las mismas condiciones, el recurso de reposición podrá ser
sustituido por los procedimientos citados, respetando su carácter potestativo
para el interesado.

— 327 —
Temario

Es en este último inciso donde parece situarse la reclamación potesta-

tiva que diseña la LTAIPBG, ya que la LRJPAC solo parece permitir que
el procedimiento sustitutivo tenga carácter potestativo cuando sustituya al
recurso de reposición. Aunque la LTAIPBG no dice en ningún momento que
las resoluciones que resuelven las solicitudes de acceso ponen fin a la vía ad-
ministrativa, lo cierto, sin embargo, es que puede deducirse del art. 20.5 de
la ley, cuando establece que son directamente recurribles ante la jurisdicción
contencioso-administrativa.
No obstante, contra las resoluciones dictadas por los órganos previstos en
el art. 2.1.f) solo cabrá la interposición de recurso contencioso-administrativo.
Estos órganos son la Casa de Su Majestad el Rey, el Congreso de los Diputa-
dos, el Senado, el Tribunal Constitucional y el Consejo General del Poder
Judicial, así como el Banco de España, el Consejo de Estado, el Defensor del
Pueblo, el Tribunal de Cuentas, el Consejo Económico y Social y las institu-
ciones autonómicas análogas (en igual sentido la disposición adicional cuarta
de la ley). Esta apreciación se incluye en la ley tras la observación efectuada
por el Consejo de Estado, que no veía conveniente admitir esta reclamación
ante las resoluciones de dichas instituciones dada la peculiar naturaleza y
singular posición constitucional que aquéllas ostentan, que justifican el reco-
nocimiento de un régimen especial de autonomía constitucional y legalmente
consagrado, por lo general, en sus respectivas leyes.
El órgano que deberá decidir estas reclamaciones potestativas es el Conse-
jo de Transparencia y Buen Gobierno (art. 24 apartados 1 y 6 de la LTAIPBG),
salvo en aquellos supuestos en que las Comunidades Autónomas atribuyan
dicha competencia a un órgano específico, de acuerdo con lo establecido en la
disposición adicional cuarta de la ley. Lo cierto es que si acudimos a esta dis-
posición parece que la competencia originaria, en los supuestos de resolucio-nes
dictadas por las Administraciones de las Comunidades Autónomas y su sector
público, y por las Entidades Locales comprendidas en su ámbito territo-rial,
es del órgano independiente que determinen las Comunidades Autónomas y
no del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno (CTyBG).
Según esta disposición, la atribución de tal competencia al órgano esta-
tal se efectuará mediante la suscripción del correspondiente convenio con la
Administración General del Estado, en el que se estipularán las condiciones
en que la Comunidad sufragará los gastos derivados de esta asunción de
competencias.
La reclamación se interpondrá en el plazo de un mes a contar desde el
día siguiente al de la notificación del acto impugnado o desde el día siguiente
a aquel en que se produzcan los efectos del silencio administrativo (art. 24.2
de la LTAIPBG).
La tramitación de la reclamación se ajustará a lo dispuesto en materia
de re-cursos en la LRJPAC (art. 24.3 de la LTAIPBG). Estas normas serán
las comunes de esa ley que regulan los principios generales de los recursos
administrativos (arts. 107 a 113) y, en concreto, las aplicables al recurso

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 Tema 16

potestativo de reposición (arts. 116 y 117) por ser esta reclamación sustitu-
tiva de dicho recurso. No obstante, parece oportuno que el CTyBG reciba un
informe similar al previsto en el art. 114.2 de la LRJPAC en el que el órgano
conocedor de la solicitud de acceso en primera instancia exprese las razones
por las que con-sidera que la reclamación debería ser denegada o estimada.
En cualquier caso, sí parece imprescindible que el propio CTyBG o institución
autonómica equivalente tenga a la vista la información solicitada para poder
resolver con pleno conocimiento la reclamación formulada aplicando, en su
caso, los crite-rios de ponderación que procedan.
Cuando la denegación del acceso a la información se fundamente en la
protección de derechos o intereses de terceros se otorgará, previamente a la
resolución de la reclamación, trámite de audiencia a las personas que pudie-
ran resultar afectadas para que aleguen lo que a su derecho convenga (art.
24.3 de la LTAIPBG). Esta previsión se incluye en obligada correspondencia
con lo previsto en el art. 19.3, para la tramitación de las solicitudes de acceso.
El plazo máximo para resolver y notificar la resolución será de tres meses,
transcurrido el cual la reclamación se entenderá desestimada (art. 24.4 de la
LTAIPBG). Se amplía en la ley el plazo de resolución de la reclamación con
respecto al borrador de anteproyecto, de uno a tres meses, previa recomen-
dación del Consejo de Estado.
Las resoluciones del CTyBG se publicarán, previa disociación de los datos
de carácter personal que contuvieran, por medios electrónicos y en los términos
en que se establezca reglamentariamente, una vez se hayan notificado a los
interesados (art. 24.5 de la LTAIPBG).
Por último, el art. 24.4 de la LTAIPBG ordena que el Presidente del
CTyBG comunique al Defensor del Pueblo las resoluciones que se dicten en
aplicación de este artículo.

5.6. Límites del derecho de acceso a la información pública

El derecho de acceso a la información pública continúa siendo en nuestro

ordenamiento jurídico un derecho de configuración legal, diseñado sobre la
base del mandato que contiene el art. 105.b) de nuestra Constitución.
Sin embargo, el derecho de acceso a la información pública (como todos
los demás derechos) no puede tener un alcance ilimitado. Si el reconocimiento
del carácter fundamental y autónomo del derecho de acceso a la información
pública opera sobre la base de la íntima conexión que mantiene con la libertad
de información en su dimensión institucional (como contribución a la formación
de una opinión pública libre) del art. 20.1.d) CE, y con el derecho a la participa-
ción en los asuntos públicos (art. 23 CE), propios del sistema democrático, no es
menos cierto que es también exigencia del Estado democrático la pervivencia
de otros derechos e intereses con los que pudiera entrar en conflicto. Desde
el punto de vista del sometimiento a la ley, un derecho de acceso ilimitado no

— 329 —
Temario

solo sería incompatible con el ejercicio mismo del poder, sino que en último
término haría «transparentes» a los ciudadanos frente a los demás y frente a
la propia Administración sobre la base de un pretendido acceso total, lo que
resulta incompatible también con un Estado democrático de Derecho.
La Exposición de Motivos de la LTAIPBG señala las líneas básicas del
complejo sistema de límites del derecho de acceso que posteriormente desa-
rrolla, de manera principal, en los arts. 14 y 15. Sin embargo, ya cuando el
art. 105.b) CE remite a la regulación del derecho de acceso de los ciudadanos
a los archivos y registros públicos, excluye de manera expresa la seguridad y
defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.
En el mismo sentido, el art. 14 de la LTAIPGB relaciona una docena de
materias que pueden limitar el acceso a la información, y destina el precepto
siguiente a tratar de forma separada el eventual conflicto que se pudiera plan-
tear entre el derecho de acceso y el derecho a la protección de datos personales.
Las materias que pueden justificar la limitación del derecho de acceso a
la información son las señaladas en el artículo 14 LTAIPBG:
a) La seguridad nacional.
b) La defensa.
c) Las relaciones exteriores.
d) La seguridad pública.
e) La prevención, investigación y sanción de los ilícitos penales, adminis-
trativos o disciplinarios.
f) La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial
efectiva.
g) Las funciones administrativas de vigilancia, inspección y control.
h) Los intereses económicos y comerciales.
i) La política económica y monetaria.
j) El secreto profesional y la propiedad intelectual e industrial.
k) La garantía de la confidencialidad o el secreto requerido en proce-sos
de toma de decisión.
l) La protección del medio ambiente.
A este listado se ha de añadir la protección de datos personales que, por
su naturaleza y especificidad, merece una referencia separada en el artículo
15 LTAIPBG.
De esta forma, cuando la información solicitada (aun no estando com-
prendida entre las materias enumeradas en el artículo 14 LTAIPBG) pueda
afectar de forma directa a la protección de datos personales, entrarán en fun-
cionamiento los mecanismos de equilibrio necesarios establecidos por la Ley.

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 Tema 16

Así, por un lado, en la medida en que la información solicitada afecte

directamente a la organización o actividad pública del órgano, prevalecerá
el acceso; mientras que, por otro, cuando dicha información pueda contener
datos calificados como «especialmente protegidos», se adoptarán las cautelas
y se apli carán los criterios de ponderación específicamente previstos en dicho
precep-to para primar uno u otro derecho.
Como criterio moderador, el art. 5.3 LTAIPBG señala, respecto de la
publicidad activa, la necesidad de disociar los datos cuando la información
que deba darse contuviera datos especialmente protegidos. La disociación, por
tanto, es el criterio que se utiliza para equilibrar entre el deber de dar cumpli-
miento a la obligación informativa y el de protección de los datos personales.
En un examen a simple vista se aprecia que el listado del artículo 14
LTAIPBG es un listado heterogéneo de materias. No obstante, se pueden ex-
traer algunos criterios comunes que clarifiquen la justificación de la inclusión
de las materias agrupadas como limitaciones al derecho de acceso.
Por un lado, se trata en su mayoría de materias tendentes a proteger
otros intereses de naturaleza pública (la seguridad nacional, la defensa, las
relaciones exteriores, la seguridad pública, la prevención, investigación y
sanción de los ilícitos penales, administrativos o disciplinarios, las funciones
administrativas de vigilancia, inspección y control, la política económica y
monetaria, etc.).
En menor medida, se trata de proteger derechos o intereses privados (como
es el caso de la propiedad intelectual e industrial) que en algunos supuestos
tienen una significación institucional evidente (la igualdad de las partes en
los procesos judiciales, o el secreto profesional).
En otros casos la limitación de la información tiene por finalidad la
protección de derechos fundamentales, como la tutela judicial efectiva (o la
protección de la intimidad a través de la protección de los datos de carácter
personal del art. 15 LTAIPGB).
Algunas de estas materias tienen carácter procedimental, es decir, tienen
que ver con el interés público en mantener la propia eficacia del funciona-
miento de la Administración: en particular, las funciones administrativas de
vigilancia, inspección y control, y la garantía de la confidencialidad o el secreto
requerido en procesos de toma de decisión.
La Ley no hace una descripción negativa del derecho de acceso por opo-
sición a las materias amparadas por el principio de confidencialidad, sino que
proclama el derecho de acceso, y a posteriori señala las eventuales circunstan-
cias que pueden limitarlo. No obstante, algunas de estas, en sentido estricto,
pueden constituir no meras limitaciones sino verdaderos límites definidores
del derecho de acceso, como ocurre con las materias que, bien por decisión de
la ley, bien por su propia naturaleza, o bien por declaración de los poderes
públicos, se encuentran amparadas por la confidencialidad, en sentido general,
o en su manifestación más estricta, por el deber de secreto. En estos casos

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Temario

(como ocurre, por ejemplo, con los secretos oficiales, o el secreto profesional) su
relación con el derecho de acceso quizá debería resolverse, no tanto utilizando
un criterio de ponderación, sino apreciando la exclusión del acceso en estos
casos, por cuanto la materia queda fuera de su ámbito de acción.

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