FARMART LTDA IPS CODIGO XX-XX-XX-XX-XX

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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y criterios para realizar una adecuada recepción,

inspección, almacenamiento, dispensación, distribución y transporte de
medicamentos que necesitan Cadena de frio (refrigeración sostenida).

2. ALCANCE: 

Aplicable al Servicio farmacéutico y bodega de medicamentos de este punto.

Los regentes y/o auxiliares de farmacia son responsables de la ejecución y

cumplimiento del presente procedimiento.

El director técnico es responsable de verificar el cumplimiento del presente

procedimiento.

3. DEFINICIONES 

TEMPERATURA: La temperatura es una magnitud referida a las nociones comunes

de calor medible mediante un termómetro. Su unidad de medida en el Sistema
Internacional de unidades es el grado Celsius (°C).

TERMOHIGRÓMETRO: Es un equipo que mide la temperatura y la humedad relativa

del aire y del medio ambiente, El termohigrómetro es un instrumento muy útil
y práctico además los datos que se obtiene por medio de él son fáciles de interpretar.

HUMEDAD RELATIVA:  Es la cantidad de vapor de agua presente en el aire

comparándolo con la cantidad máxima de agua que puede ser mantenida a una
temperatura dada. Su unidad de medida en el Sistema Internacional de unidades es el
porcentaje de humedad relativa (% HR).

ALMACENAMIENTO: Es el conjunto de actividades que tiene por objeto el cuidado y

la conservación de las condiciones técnicas con las que fueron elaborados los
medicamentos y dispositivos médicos

CADENA DE FRIO: La cadena de frío en la distribución de medicamentos y productos

relacionados, es el sistema logístico que integra los elementos y procedimientos
necesarios para el manejo de aquellos productos que requieren de bajas temperaturas
para conservar su: calidad, seguridad, efectividad, potencia e identidad desde la
fabricación hasta la administración al paciente.

ESTABILIDAD. Aptitud de un principio activo o de un medicamento, de mantener en

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el tiempo sus propiedades originales dentro de las especificaciones establecidas, en

relación a su identidad, concentración o potencia, calidad, pureza y apariencia física.

CONGELADOR: Equipo diseñado para mantener en su interior temperaturas

inferiores a-10°C.

PRODUCTOS TERMO - SENSIBLES: Productos Farmacéuticos que se encuentran

en el mercado nacional y que por su naturaleza química y/o física requieren
condiciones de bajas temperaturas para su conservación.

TERMÓMETRO DE MÁXIMOS Y MÍNIMOS: Instrumento que registra la temperatura

más alta y la temperatura más baja que se ha alcanzado en un periodo definido.

PLAN DE CONTINGENCIA: Secuencia de acciones que deben ser seguidas en caso

de presentarse una situación no prevista, que afecte una actividad o un proceso.

MEDICAMENTOS TERMOLÁBILES: Son los medicamentos que se desnaturalizan

por acción del calor o pierden sus cualidades a una temperatura por fuera de sus
especificaciones. Deben almacenarse a temperaturas adecuadas para evitar su
descomposición con el calor. Entre estos se encuentran los productos biológicos
(Vacunas, insulinas, algunos antibióticos), los que se recomiendan almacenar a
temperaturas de refrigeración entre 2°C y 8°C.

MEDICAMENTOS HIGROSCÓPICOS: Son los medicamentos que son sensibles a la

humedad, generando un deterioro en su forma farmacéutica como ablandamiento y
cambio de color.

4. CONDICIONES GENERALES

Según la Resolución 1403 de 2007 del Ministerio de la Protección Social, los servicios
farmacéuticos deben contar con mecanismos que garanticen las condiciones de
temperatura y humedad relativa recomendadas por el fabricante del medicamento o
dispositivo médico.

Todos los sitios donde se almacenan medicamentos y dispositivos médicos deben contar
con los siguientes elementos:

 Termohigrómetro
 Formatos para registro de temperatura y humedad relativa.
 Todos los equipos deben estar calibrados y referenciados con su respectivo sticker de
calibración y cronograma de calibración antes de su uso.
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Los termohigrómetros deben ubicarse en un lugar visible, de fácil acceso y que abarquen
debidamente las áreas de almacenamiento del servicio farmacéutico; el responsable de
realizar la lectura y diligenciamiento diario del formato de condiciones ambientales será el
auxiliar de farmacia designado por el Director Técnico del Servicio Farmacéutico.

Para el área de cadena de frio debe realizarse el registro de temperatura y humedad

relativa por lo general, dos veces al día (mañana y tarde), ó de acuerdo al horario de
funcionamiento del servicio farmacéutico, pueden tomarse registros adicionales.

Se deben archivar estos registros en una carpeta destinada para tal fin durante un año y
será custodiada por el Director Técnico del servicio farmacéutico.

Los medicamentos se deben acomodar en los estantes centrales de la nevera, en lo

posible no se deben guardar medicamentos en los estantes inferiores dado que la
temperatura allí puede tener variaciones de temperatura. 

Se debe mantener la puerta siempre bien cerrada, abrir el menor número de veces
posible.
No “amontonar” medicamentos.

Dejar espacio entre los medicamentos para que circule el aire frío entre ellos.

Se debe programar la limpieza y aseo general como parte del mantenimiento preventivo
periódico a cargo del responsable del equipo, el procedimiento realizado debe ser
registrado.

Para descongelar el refrigerador, el equipo debe estar desconectado y los medicamentos

deben ser trasladados previamente a la nevera de icopor mientras se procede al
alistamiento para la limpieza.

Para garantizar una adecuada vida útil de los medicamentos y dispositivos médicos desde
su fabricación hasta el almacenamiento y distribución al usuario final se deben tener en
cuenta las recomendaciones indicadas en este documento
El ciclo de la cadena de Frío comienza desde la fabricación del producto hasta la
administración al paciente.

A continuación, se presentan los procesos en los que intervienen Proveedores,

operadores logísticos y transportadores con los aspectos claves que se deben tener en
cuenta

4.1. RECEPCIÓN

4.1.1. Notificar oportunamente la llegada de los productos la llegada de los productos al

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personal responsable.

4.1.2. Revisar el estado del embalaje que contiene los productos, verificando que no se
encuentre deteriorado, roto o sucio y que los sellos o cintas de seguridad estén íntegros o
no hayan sido modificados.

4.1.3. El producto debe ser desempacado del embalado en el refrigerador en el menor

tiempo posible.

4.1.4. Seguir los cuidados y condiciones ambientales declarados en los empaques y

etiquetas de los productos.

4.1.5. La información correspondiente al número de lote y la fecha de vencimiento debe

ser ingresada en el sistema de administración de inventarios.

4.2. ALMACENAMIENTO

4.2.1. La calidad de los productos depende de la temperatura a la que sean almacenados,

por lo que es importante conservar los productos de cadena de frio en rangos de
temperatura de 2°C a 8°C.

4.2.2. Las áreas en donde se almacenan los productos de cadena de Frio deben tener
una separación e identificación adecuadas y estar limpias.

4.2.3. La disposición de los productos debe hacerse en forma ordenada.

4.2.4. Durante toda la cadena de Frio se debe monitorear constantemente la temperatura

mediante el uso de equipos de medida y control como termómetros, termo higrómetros,
con sus correspondientes registros, documentos y gráficas, según aplique.

4.2.5. El sistema de almacenamiento de los productos debe garantizar la trazabilidad de

los mismos.

4.2.6. La administración y la rotación del inventario debe ser de tipo FEFO (Primero en
vencer, primero en salir).

4.2.7. Los registros y documentos generados durante todo el proceso deben ser
administrados, controlados, archivados y dispuestos de acuerdo con las Buenas Practicas
de Almacenamiento.

4.3. EMBALAJE
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4.3.1. Verificar la oportuna disponibilidad y calidad de los componentes del embalaje

(nevera o caja fría, refrigerantes y producto).

4.3.2. Los refrigerantes deben congelarse (entre – 25°C a – 10°C) 48 horas antes de su
utilización para garantizar su adecuado funcionamiento durante todo el proceso de
refrigeración.

4.3.3. Asegurar que el número de refrigerantes y su ubicación junto con el producto sean
los adecuados, de manera tal que garanticen la conservación del rango de temperatura de
cadena de frio por un tiempo previamente establecido. Esto debe validarse y
documentarse mediante un instructivo para el personal que estará involucrado en esta
operación.

4.3.4. No permitir el contacto directo de las bolsas con hielo o paquetes refrigerantes con
el producto, porque puede ocasionar el deterioro de las etiquetas o empaques, o la
congelación del producto y con esto se alteraría su calidad e incluso su efectividad.

4.4. RECOMENDACIONES:

4.4.1. El transporte de los productos no debe alterar las características de calidad de los
mismos, por tal razón el auxiliar de transporte debe ser capacitado constantemente en el
manejo de las sustancias que transporta (cuidados, estabilidades, tiempos máximos de
entrega, temperaturas).

4.4.2. El auxiliar de transporte debe tener acceso a las hojas de seguridad de dichas
sustancias y saber cómo actuar en el caso de presentarse alguna contingencia.
Igualmente es necesario conocer el tiempo de vida útil del producto en las condiciones de
temperatura que se llevara a cabo el traslado.

4.4.3. El gel térmico, pilas de enfriamiento o hielo sintético como se le conoce es un

producto ideal para mantener la temperatura de los medicamentos y reactivos termo
sensibles entre +2ºC y +8ºC durante el transporte o por una avería del sistema
refrigerador. Sus ventajas son superiores al hielo normal y al hielo seco (CO2 ), dado que
no incorporan agua al producto ni le generan enfriamientos excesivos al punto del
congelamiento; pero para su uso adecuado deben considerarse una serie de condiciones.

4.4.4. Los geles de frío deben conservarse en el congelador para un uso inmediato en
caso de necesidad. Según el volumen de geles sería necesario un congelador
complementario.

4.4.5. Los geles de frío no deben de colocarse de manera irregular sino de manera
horizontal para equilibrar el nivel del líquido o gel interior.
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4.4.6. Los geles deberán congelarse como mínimo durante 48 horas antes de su
utilización.

4.4.7. Antes de emplear los geles, éstos deberán dejarse a temperatura ambiente durante
unos 15 minutos para reducir el riesgo de congelación por contacto directo con el
medicamento.

4.4.8. La proporción de geles se establece como el 10% del total de la capacidad del
recipiente o caja. Dependerá de las condiciones del transporte.

4.5. PLAN DE CONTINGENCIA EN CASO DE INTERRUPCIÓN DEL FLUIDO

ELÉCTRICO.

En caso de presentarse interrupción en el fluido eléctrico y el suministro de energía de la

planta eléctrica del hospital no se active en menos de una hora se realizarán las
siguientes acciones:

4.5.1. Si el evento ocurre en horario no administrativo se debe informar inmediatamente

al Director Técnico o Regente.

4.5.2. Registrar la temperatura de las neveras en la hora que inicia el evento en el formato
Registro de Temperatura por contingencia.

4.5.3. Traslade los medicamentos termo sensibles desde la nevera hacia las neveras
portátiles o de icopor destinadas para tal fin.

4.5.4. Las neveras portátiles o de icopor deben ser exclusivas para tal fin y no deben
poseer olores y sabores penetrantes, deben estar limpias y secas.

4.5.5. Al trasladar los medicamentos a las neveras primero haga una cama o base con las
pilas de enfriamiento más cargadas y arrope o cubra los medicamentos ordenadamente
dispuestos dentro de la nevera con el resto de geles restantes procurando dejar el
espacio adecuado para poder cerrarla de forma hermética.
Nota: Los geles refrigerantes son solicitados de manera urgente a FARMART LTDA IPS,
quienes traerán al servicio farmacéutico las pilas congeladas.

4.5.6. Dependiendo el tiempo que dure la interrupción del fluido eléctrico, cambie las pilas
o geles de enfriamiento cada 2 horas, con el fin de evitar ruptura de la cadena de frio.
Registre las temperaturas cada hora en el formato de Registro de Temperatura por
contingencia. Si la interrupción es mayor a a 12 horas es necesario el traslado a un punto
más cercano que cuente con espacio disponible (FARMART o HUV). Se debe hacer un
listado de los medicamentos que se van a trasladar, anotando el laboratorio, lote, fecha de
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vencimiento, INVIMA, cantidad y temperatura, así como los responsables.

4.6. PLAN DE CONTINGENCIA EN CASO DE FALLAS EN LA NEVERA

En caso de que las mediciones de temperatura y humedad relativa de las neveras se

salgan de los rangos establecidos, se debe tomar nuevamente la temperatura y se hace
necesario revisar el estado de la nevera (si se está realizando limpieza o inventario) si en
la verificación persiste la desviación, se hace necesario iniciar el plan de contingencia que
consiste en lo siguiente:

4.6.1. Informar al director técnico o al jefe inmediato, la anomalía en la nevera llevando

como soporte el Control de Condiciones Ambientales

4.6.2. Trasladar inmediatamente los medicamentos pequeños a la otra nevera, priorizando

las vacunas.

4.6.3. El jefe inmediato debe informar al área administrativa con el fin de que se envíe al
personal encargado de mantenimiento y se corrija la falla presentada y se coloca el rotulo
de “Equipo en mantenimiento”.

4.6.4. Se deben retirar todos los medicamentos ubicados en el refrigerador, los cuales
serán almacenados provisionalmente en neveras de icopor destinadas para el uso en
caso de contingencia para garantizar su estabilidad siguiendo el procedimiento descrito en
el punto 4.5.5 y 4.5.6.

4.6.5. Si la puesta en marcha del refrigerador es superior a 12 horas y no hay espacio

suficiente en la otra nevera, se hace necesario el traslado de los medicamentos a un
punto cercano que cuente con espacio disponible. Se hace listado de los medicamentos
que se van a trasladar, anotando el laboratorio, lote, fecha de vencimiento, INVIMA,
cantidad, temperatura y responsables.

4.7. FLUJOGRAMA

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IDENTIFICACION
MEDICAMENTO Y/O
PREPARACION
TERMOLABIL

RECEPCIO
N TECNICA

VERIFICACION
DE
TEMPERATURA
RECHAZO

LECTURA TEMPERATURA
TERMOMETRO INSPECCIO FUERA DEL DEVOLUCION AL
INFRAROJO NY RANGO ENTRE PROVEEDOR
MUESTREO 2° -8° C

ACEPTACION

REGISTRO DE
DESVIACIONES
TEMPERATURA
DENTRO DEL
RANGO 2-8°C
INSTRUCTIVO
PARA LA
LIMPIEZA DEL
REFRIGERADOR
IDENTIFICACION,
REGISTRO Y
ALMACENAMIENT
O EN
REFRIGERADOR
CALIBRADO

PLAN DE
CONTINGENCIA
EN CASO DE REGISTRÓ DE
INTERRUPCION TEMPERATURA
DEL FLUIDO DE NEVERAS
ELECTRICO CONTROLAR
ROTACION Y
FECHA DE
VENCIMIENTO

DISPENSACION
Y ENTREGA DE
MEDICAMENTO
S Y UNIDOSIS
A LOS
SERVICIOS

FIN

4.8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

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1. Identificado el medicamento termo sensible como se les conoce se le debe dar

prioridad para la recepción técnica.

2. Se realiza la recepción técnica del medicamento haciendo énfasis en la

verificación de la temperatura a la que llega velando que se encuentre en el rango
de temperatura establecido.

3. La anterior variable se realiza con la lectura que registra el termómetro de punzón

el cual está debidamente calibrado y nos confirma si se está recibiendo el
medicamento dentro del rango de temperatura establecido o no.

4. Las anteriores verificaciones y registros junto con la inspección y muestreo (guía

de inspección visual) nos dan los argumentos técnicos para aceptar o rechazar el
medicamento o preparación.

5. Si el medicamento al momento de la recepción técnica no se encuentra dentro del

rango de temperatura entre 2-8°C el medicamento será rechazado y devuelto al
proveedor.

6. Si el medicamento se encuentra dentro del rango establecido se procede a la

recepción del mismo y a su almacenamiento inmediato.

7. Se realiza limpieza periódica según el instructivo de limpieza de la nevera.

8. En el refrigerador los medicamentos deben estar debidamente separados,

ordenados e identificados por orden alfabético de principio activo.

9. Se debe contar con los respectivos registros de las lecturas diarias dadas por el
termohigrómetro.

10. Se debe controlar diariamente la rotación y fechas de vencimiento de los

medicamentos almacenados dentro de los refrigeradores, lo cual debe estar en
concordancia con los tiempos de estabilidad establecidos para cada medicamento.

11. En caso de interrupción del fluido eléctrico por periodos prolongados de tiempo y
falla en la activación de la planta eléctrica y/o fallas en la nevera se deberá activar
y ejecutar el “Plan de Contingencia ya descrito.

12. Finalmente, la dispensación y/o entrega de los medicamentos que requieren

mantenimiento de la cadena de frio se realizará utilizando las neveras portátiles
destinadas para tal fin.
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4.9. DISTRIBUCIÓN Y TRANSPORTE INTRAHOSPITALARIO:

Para los productos que requieren refrigeración el servicio farmacéutico de la Unión

Temporal dispone de neveras portátiles plásticas, de tapa hermética y capacidad
adecuada, las cuales son acondicionadas empleando geles o pilas refrigerantes que son
colocadas en la parte inferior, lateral y/o superior (Dependiendo el tamaño de la nevera y
la cantidad de producto a despachar, garantizando que las mismas no estén en contacto
directo con el producto, usando separadores de poli estireno o icopor.

4.9.1. DISTRIBUCIÓN Y TRANSPORTE FUERA DEL HOSPITAL (PACIENTES

AMBULATORIOS)

1. Verifique que el paciente cuente con la nevera portátil y pilas adecuadas para el
transporte del medicamento.

2. El medicamento debe pasar de la nevera de la farmacia directamente a nevera

portátil que trae el paciente, verificar que quede herméticamente cerrada antes de
entregar al paciente.

3. Indique al paciente las siguientes recomendaciones

 No abra la nevera durante el recorrido.

 No ponga la nevera en lugares del automóvil donde haga más calor, ubíquela en
un lugar fresco y alejado siempre de la luz directa del sol.

 Haga el recorrido en el menor tiempo posible para evitar pérdida de las

condiciones de almacenamiento y transporte del medicamento.

 No ponga la nevera o caja en el suelo.

 En casa ubique en medicamento en los estantes centrales de la nevera. Nunca en

la puerta de las mismas.

5. ACCIONES DE CONTINGENCIA
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No Aplica

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

No Aplica

7. ANEXOS

No Aplica

8. REFERENCIAS

 DECRETO 780
 RESOLUCION 1403 de 2007
 RESOLUCION 2003 de 2014
 RESOLUCION 1478 de 2006
 Guía de Buenas Prácticas de Almacenamiento (B.P.A) en instituciones Hospitalarias.
VACCA CLAUDIA Q.F., SILVA GUILLERMO ARQ. Secretaria Distrital de Salud.
Bogotá-Colombia .1996 Manual de Buenas Prácticas en la cadena de abastecimiento
de medicamentos. Instituto Nacional para la Vigilancia de Medicamentos y Alimentos
I.N.V.I.M.A. Bogotá –Colombia .2003.

9. HISTORIAL DE CAMBIOS  

VERSION  DESCRIPCIÓN DEL MOTIVO DEL CAMBIO  FECHA 

CAMBIO 
01  Elaboración del N/A  12/01/2022
documento