“Año del bicentenario del Perú: 200 años de Independencia”

Trabajo Académico:

“PLAN DE COMUNICACIÓN”

CURSO:
Técnicas de Comunicación, Información y Negociación.

DOCENTE:
Dr. Manuel Torres Valladares

ALUMNO:
CORDOVA FLORES, Miguel Angel

MAESTRIA PROFESIONAL:
Prevención de Riesgos Laborales y Ambientales
CICLO: I

Lima – 2021
 1. INTRODUCCIÓN

En una sociedad donde la comunicación es un pilar para el desarrollo económico

social, es de vital importancia tener una buena gestión de lo que se comunica, ya que
una mala gestión en la comunicación en los diferentes estratos organizacionales
representa un riesgo. Un plan de comunicación viene a ser una herramienta que
ayudará a gestionar de manera estratégica las líneas de comunicación de la empresa o
de un proyecto en específico, señalando de manera clara y concisa que contar
(mensaje) y como contarlo (acciones).

En la actualidad las empresas enfocan mayor importancia en la mejora de la

comunicación pues lo consideran una ventaja competitiva. Se tiene el concepto que la
mejora de la comunicación ayuda a fortalecer los vínculos de la empresa con sus
empleados y de esta manera se puede obtener una mejora continua. De la misma
manera el intercambiar información con y entre los trabajadores afianza el clima de
confianza y colaboración en el entorno laboral.

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 2. OBJETIVOS DE LA COMUNICACION

El objetivo general de un plan de comunicación de una empresa es la valoración y

difusión de las estrategias que tiene la organización para la mejora de la empresa y la
creación de empatía entre los colaboradores, conociendo así las inquietudes de los
mismos y reafirmando la confianza mutua.

El plan de comunicación tiene dos vertientes diferenciadas:

La vertiente Interna del Plan de Comunicación, esta obedecerá a un criterio de

información operativa, y su objetivo de comunicación es: “Garantizar el flujo constante
de la información entre las áreas de la organización que ayudan en la ejecución de las
estrategias creando, habilitando y alimentando las vías de comunicación internas que
permiten el intercambio eficaz de información y documentación de las mismas”.

La vertiente Externa del Plan de Comunicación, los objetivos de esta vertiente se

englobarán en los aspectos siguientes:

 Dirigir la imagen de la organización de forma reconocible garantizando de esta

manera una identidad corporativa.
 Ejecutar las estrategias establecidas a través del presente plan con el fin de
fortalecer los controles de seguridad de información establecidos por los
diferentes procesos en el marco del sistema de seguridad y salud.
 Incorporar la dimensión de comunicación en el día a día de las diferentes
actividades de la organización, no solo en las obligaciones con respecto a la
seguridad, salud y calidad, si no también para asumir la comunicación como
parte de los valores de la organización.
 Generar el dialogo e intercambio de opiniones entre el público objetivo a través
de medios digitales de comunicación.

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 3. ALCANCE:
El plan de comunicación será aplicable para todos los estratos laborales de la
organización.
En lo referido a los objetivos externos referidos en el plan, el ámbito de
difusión debe ampliarse más allá de los limites organizacionales, abarcando así
público objetivo indistinto.

4. ANALISIS DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades)

FORTALEZAS DEBILIDADES

 Equipo técnico altamente Dificultad para la contratación de

calificado. talentos y línea de carrera.
 Contexto de costes laborales  Dificultad para el abastecimiento
mínimos. de materiales para las
 Reglamentos y obligaciones bien operaciones.
aclarados.  Muchas barreras operacionales en
los reglamentos.
OPORTUNIDADES AMENAZAS

 Tecnologías de comunicación en  Innovación exponencial para el

auge. uso de nuevas tecnologías por
 Interés creciente en migrar a parte de empresas emergentes.
formas automatizadas de trabajo  Insuficiente financiación para la
por parte de la empresa. automatización de procesos en la
 Poco interés por parte de la empresa.
competencia en fortalecer la  Empresas inferiores con un buen
comunicación y confianza de su diseño de gestión de
organización. comunicación y más económico.

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 5. CARGOS LABORALES Y APLITUD DE COMUNICACION

Para efectos de la aplicación del presente plan, se vio por conveniente dividir en cinco
grupos de cargos laborales y por cada uno de ellos se describe la información que se
debe dar a conocer, lo cual permitirá realizar una mejor gestión en las actividades de
comunicación.

CARGOS LABORALES QUE COMUNICAR Y QUE SABER

Directivos y Gerentes Deben conocer las leyes y directrices que forman la
Corporativos base del Sistema de Gestión de Seguridad de
Información en la Entidad, también deben comprender
el liderazgo que su rol tiene y que su ejemplo permitirá
orientar las actuaciones del personal a su cargo.
Deben de informar de cambios en las políticas,
reglamentos y procedimientos en la empresa.
Deberán de manejar información confidencial que solo
se podrá compartir con las residencias y gerencias
Residentes y Gerentes Deben conocer todos los lineamientos de seguridad de
información y las reglas de comportamiento adecuados
para proteger tanto los sistemas como la información
institucional que tienen a su cargo.
Deben de comunicar cambios en las operaciones.
Comunicar y hacer público cualquier de cualquier
estado crítico de la empresa a los supervisores y
administradores para la mejor toma de decisiones del
personal.
Deberá tener total confidencialidad con la información
que la gerencia corporativa les haga llegar, hasta que se
apruebe su distribución.
Administradores Deben conocer todas las políticas de seguridad y
especialmente aquellos controles de seguridad
relacionados con sistemas de información.

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 Deben de dar a conocer la información sobre los
puestos de trabajo y cuáles serán sus funciones.
Dar conocimiento a los trabajadores que requieran la
información que se aboque a sus obligaciones
laborales.
Dar a conocer al publico en general los actos de
seguridad resaltantes de todos los personales.
Supervisores y Personal de Deben conocer a profundidad leyes, políticas,
Seguridad y Salud procedimientos asociados al Sistema de Seguridad y
Salud, para dar soporte en las operaciones críticas de la
Entidad de manera apropiada, adicionalmente deberán
estar en capacidad de orientar y hacer cumplir estos
lineamientos en toda la Entidad.
Poner en conocimiento del publico en general de las
estadísticas de seguridad de la empresa.
Hacer de conocimiento de todos los trabajadores del
acontecimiento de incidentes y su sensibilización.
Deben de comunicar los avances en las investigaciones
de incidentes.
Personal y Público en Deben conocer las directrices que la Entidad establece
General para acceder a su información, así como aquellas
requeridas para proteger la información que en el
cumplimiento de sus funciones requieran conocer.
Tienen la libertad de conocer información no
confidencial de la empresa tales como: la política,
misión, visión y objetivos.
Pueden tener a su alcance información respecto a las
actividades que se dedica la organización estadística
operacionales entre otros.
Deben de comunicar cualquier deficiencia o actitud
negativa que pueda incurrir en un incidente de trabajo.

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 Comunicar cualquier desviación de los reglamentos y
valores de la organización.

6. ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN
6.1. Socialización de Documentos:
Cada vez que un área o dependencia actualice o cree nueva documentación
para mejorar o modificación de sistema de Seguridad y Salud, deberá de
encargarse de gestión requerida para hacer de conocimiento al personal de
la organización. Para ello se deberá tener en cuenta lo siguiente:

a) Hacer de conocimiento publico el documento (página web de la

organización, reuniones con los jefes de cada área)
b) Promover actividades o material informativo para poder distribuir o
poner en conocimiento del personal (paneles informativos, correos
personales, redes sociales, entrevistas internas de la empresa).
c) Adicional a ello se recomienda que el área que realice el documento
haga reuniones, capacitaciones o talleres con relación al contenido
del documento.
6.2. Participación ciudadana:
Con el fin de promover las buenas prácticas de seguridad y de operaciones
es de vital importancia poner al alcance de la ciudadanía la información de
este carácter. Con esto se buscará atraer grupos de interés común para la
mejora continua de la empresa, el obtener opiniones e inquietudes de fuera
de la organización ayudará a reevaluar los procedimientos actuales o de ser
posible llevar a una nueva implementación.
Para poder aplicar este tipo de estrategia se debe tener en cuenta las
siguientes actividades:
a) Publicación de documentos en el portal web dispuesto por la
organización.

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 b) Promoción documentaria a través de los portales web, redes
sociales y correos electrónicos.
c) Recepción y filtración de comentarios, inquietudes y propuestas por
parte de la ciudadanía.
d) Gestión de respuestas a los diferentes grupos de interés.
e) Realizar ajustes que podría haber a partir de las consultas y
recomendaciones de los grupos de interés.
f) Aprobación de documentos según lineamientos de la organización.
g) Publicación de los documentos haciendo referencia a las
recomendaciones encontradas en la plataforma.
h) La periodicidad de la revisión de la plataforma será de forma
mensual.
6.3. Inducción y Reinducción en Seguridad:
Se deberá establecer canales de comunicación donde se puedan publicar
resúmenes de los lineamientos del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud, a esto se le sumará los conocimientos de comunicación de le
corresponde a cada dependencia. Para el desarrollo de esta actividad se
tendrá en cuenta los siguiente:
a) El área de SSO deberá de desarrollar materiales informativos de
inducción y reinducción en seguridad y deberá de copiarlo al área de
informática si fuera requerido.
b) Las áreas administrativas y/o los asistentes de cada área apoyaran
con el diseño de material gráfico.
c) El área de administración apoyara con la distribución de la
información a los personales de la organización.
d) En caso de haber hecho la inducción o reinducción de manera
virtual, el área de informática hará el seguimiento de las
evaluaciones con el fin de determinar si se requiere realizar el
reforzamiento en algunos temas en los trabajadores.

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 Para mayor efectividad del sistema de evaluación virtual, cuando un
personal nuevo sea afiliado a la organización, juntamente con la bienvenida
se le dará la información con respecto a los lineamientos de comunicación y
manejo de información de la organización.

La periodicidad de la inducción: Debe de realizarse en un máximo de días

después de su ingreso a la organización, en el caso de la reinducción se
realizará de manera anual, o una semana después de la inducción si esta
fuera reprobada.

6.4. Procedimiento ante la los comportamientos inseguros

Este procedimiento aplicara para aquellos trabajadores, con los diferentes
cargos ya establecidos, que conociendo las políticas de seguridad y el
proceso de comunicación de la empresa haga un uso indebido de la
información que se le confió para su filtración y distribución.
Una ve que se identifique al personal que incurrió en los comportamientos
ilícitos deberá de apersonarse a las jefaturas de las áreas correspondientes
con el fin de evaluar y/o reforzar sus conocimientos en los lineamientos de
seguridad. Para el cumplimiento de esta estrategia se debe de seguir la
siguiente secuencia:
a) Identificar al personal asociado con el incidente.
b) Reportar al personal mediante correo, llamada telefónica, formato
de incidentes, y se informara a su supervisor inmediato.
c) El supervisor citara al personal y procederá a realizar una
reinducción y de ser necesaria una amonestación.
6.5. Noticias de seguridad
Teniendo en cuenta que las leyes de seguridad en la actualidad están
siendo actualizadas, y que las diferentes alternativas para la mitigación de
incidentes van mejorando año tras año, es necesario estar al tanto sobre
como esos cambios podrían ayudar al continuo desarrollo de la
organización. Para ello es importante siempre poner en conocimiento de

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 todo el personal las noticias mas relevantes en los diferentes medios de
comunicación con los que cuenta la organización.
Para ello se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
a) Buscar información con contenido exclusivo de Seguridad y Salud,
partiendo de eso diseñar resúmenes informativos.
b) Publicar la información a través de los canales internos de la
organización.
c) De ser necesarias contestar las inquietudes que los trabajadores
pudieran tener.

Las publicaciones de las noticias debes de realizarse mes a mes.

7. Canales de comunicación interna

Es importante saber como se comunicará el mensaje deseado al personal de la
organización, para ello se debe tener claro cuales con los canales de
comunicación y en que momento se debe de utilizar cada uno.
7.1. Comunicación interpersonal:
7.1.1. El valor de la comunicación interpersonal: Este tipo de comunicación e de
vital importancia para el desarrollo de la organización, pues un buen clima
laboral requiere una buena comunicación, esto hace que los empleados se
sientan parte fundamental de la empresa. El buen clima laboral obtenido
por una buena comunicación genera seguridad a los trabajadores pues
incrementa la comunicación de posibles peligros presentes en las areas de
trabajo.
7.1.2. Procedimiento de bienvenida: en el proceso de bien venia de los
trabajadores se deberá de tener en cuenta que se le de la información
correcta respecto a la prevención de riesgos laborales, para ello se debe
seguir la secuencia:
a) Se debe de informar sobre las funciones que realizará cada
trabajador en su respectivo puesto de trabajo. En ello también se le
hará hinca pie en los peligros y riesgos a los que estará expuesto.

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 b) Se le deberá alcanzar al trabajador, la información por escrito
ayudándole a entender y aclarar dudas que este tenga.
c) Cuando se haya aclarado las dudas del trabajador, el instructor
deberá asegurarse de que se le haya aclarado las dudas al
trabajador, para ello le realizara una serie de preguntas puntuales.
d) Finalmente, el instructor deberá de tomar registro de los temas
tratados con los trabajadores.
7.1.3. Eventos: La empresa tiene la responsabilidad de organizar eventos, tales
como: jornadas de seguridad, capacitaciones, cursos y otros en materia de
la promoción de la seguridad y salud.

7.2. Comunicación digital

7.2.1. Correos electrónicos: La información que no pueda ser alcanzada a los
trabajadores en forma física será enviada a sus correos electrónicos y de
este modo comunicar de manera oportuna el mensaje e información
deseada.
7.2.2. Paginas web: en el caso que los trabajadores no cuenten con un correo
electrónico, la información será subida a la pagina web de la organización
para que esté al alcance de todo el personal.
7.2.3. Intranet: en caso de que la información sea de carácter exclusivo para
personal administrativo de la empresa, esta información será colocada en el
intranet de la organización, donde cada uno de los trabajadores podrán
ingresar con el usuario que se creará.
7.2.4. Redes sociales: se hará de conocimiento público información de carácter
general en las redes sociales a las que trabajadores y público en general
tendrán acceso.

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 7.3. Señalización
La señalización es parte fundamental de la comunicación visual en una
empresa, por lo cual la organización esta en la obligación de señalizar los
lugares de trabajo de acuerdo a los establecido en las normas que así lo
exigen tales como:
a) La ley general de seguridad y salud en el trabajo N° 29783.
b) Norma Técnica NTP 399.010-1

7.4. Otros canales

7.4.1. Boletines: revistas internas, anuncios, avisos entre otros.
7.4.2. Buzón de sugerencias: las áreas de seguridad y de operaciones contarán
con buzones de sugerencias donde los trabajadores podrán depositar sus
opiniones o quejas.

8. Comunicación externa
La organización se enfocará en comunicar de manera externa con sus
competidores y publico de interés, toda información que no represente un
riesgo para la integridad de sus trabajadores y de la empresa.

9. Efectividad del plan

Fase 1.- la efectividad de este plan se evaluará en el primer trimestre de la
ejecución del mismo, esta evaluación estará sujeta a la disminución de
desinformación del personal y a la disminución de reportes de incidentes
relacionados con la falta de conocimiento.
Fase 2.- en efecto de los resultados obtenidos en la fase 1, se analizará el
margen de mejora en los diferentes aspectos relacionados con los reportes de
incidentes y la gestión de la seguridad y salud en la organización.

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 10. Sanciones
El incumplimiento de las actividades mencionadas en el presente plan será
sancionado con medidas disciplinarias establecidas por los reglamentos de la
organización.
11. Seguimiento y Encuesta
se realizará un seguimiento y encuesta del funcionamiento del presente plan de
comunicación a partir del primer trimestre de su puesta en funcionamiento.

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