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1. OBJETIVO
Planear, ejecutar y hacer seguimiento a las actividades de formación (capacitación y entrenamiento) del personal
basado en las necesidades y demandas del cargo y de cada uno de los procesos, para lograr el desarrollo de las
competencias (conocimientos, habilidades y actitudes) necesarias en los colaboradores que permitan dar
conformidad a los requisitos, en términos de calidad, seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente,
para la producción y prestación del servicio, y que además permitan generar conciencia en el personal acerca de
la pertinencia e importancia de sus actividades y como contribuye al logro de los objetivos de calidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todo el personal de Mediimplantes S.A. Inicia con la identificación de necesidades
de formación de personal y finaliza con el seguimiento al programa de formación y generación de acciones de
mejora.
3. RESPONSABILIDADES
El Líder de Gestión Humana, es responsable de las capacitaciones relacionadas con las competencias del ser.
Los Líderes son responsables de identificar las necesidades de formación relacionadas con las competencias
del hacer.
La Coordinación de Calidad, es responsable de la formación y actividades de toma de conciencia
relacionadas con el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad.
La Coordinación HSE, es responsable de la formación y actividades de toma de conciencia relacionadas con
el Sistema Seguridad y Salud en el Trabajo.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
ISO 9001:2015, requisito 7.2, 7.3
ISO 13485:2016, requisito 6.2
ISO 45001: 2018, requisito 7.2, 7.3
Decreto 1072 de 2015, articulo 2.2.4.6.11
5. DEFINICIONES
Formación: Actividades de incorporación de conocimientos, toma de conciencia y habilidades en forma
rápida, práctica y segura para la ejecución de las tareas propias de un cargo, cuyo objetivo es garantizar la
competencia del personal y generar conciencia en el personal acerca de la pertinencia e importancia de sus
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actividades y como contribuye al logro de los objetivos. Es decir, a través de la formación la organización
proporciona conocimiento y estimula el desarrollo de las habilidades, con el fin de modificar actitudes en el
ocupante de un cargo, para cumplir con los requisitos del cliente, del cargo, de la Organización y de las
normas que enmarcan los diferentes procesos.
Capacitación: Actividades sistematizadas encaminadas a dotar a la persona de conocimientos, habilidades y
actitudes, a fin de mejorar su desempeño en el puesto de trabajo y prepararla para asumir eficazmente
cargos de mayor nivel y complejidad en la organización. La capacitación puede ser actualización,
especialización, perfeccionamiento o complemento del conocimiento o habilidades.
Tipos de Capacitación
o Actualización: Se orienta a proporcionar conocimientos y experiencias derivados de recientes avances
científico-tecnológicos en una determinada actividad.
o Especialización: Se orienta a la profundización y dominio de conocimientos y experiencias o al desarrollo
de habilidades, respecto a un área determinada de actividad.
o Perfeccionamiento: Se propone completar, ampliar o desarrollar el nivel de conocimientos y experiencias,
a fin de potenciar el desempeño de funciones técnicas, profesionales, directivas o de gestión.
o Complementación: Su propósito es reforzar la formación de un colaborador que maneja solo parte de
los conocimientos o habilidades demandados por su puesto y requiere alcanzar el nivel que este exige.
Entrenamiento: Actividad formativa para enseñar las habilidades que una persona necesita para desarrollar
su labor en un determinado puesto de trabajo. Está orientada a la p ráctica y relacionada con los equipos,
tecnologías, instrumentos, entre otros, usados en el puesto de trabajo
Identificación de Necesidades: Es el proceso sistemático y objetivo de investigación, que proporciona
información sobre las necesidades de capacitación, adiestramiento y actualización, el cual es detectado por
los responsables de procesos, por los resultados que arroja el resultado de la evaluación de desempeño,
evaluación de la inducción o desde el proceso de selección.
Toma de conciencia: Grado de interiorización por parte del personal en cuanto a la importancia de las
actividades o tareas que desarrolla en la organización y cómo estas contribuyen al logro de los objetivos del
Sistema Integrado de Gestión.
6. GENERALIDADES
6.1. Formación
Cada líder de área es responsable de la determinación de las competencias y formación requerida para el
cumplimiento de las responsabilidades de los cargos bajo su autoridad. En cuestiones relacionadas con
Seguridad y Salud en el Trabajo y con el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión, el área de HSEQ
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determinará la formación requerida y a quiénes estará dirigida. La formación inicial, para los cargos críticos
está descrita en la “G-GH-01 Guía Temática para el desarrollo de Programas de Formación”.
Fuentes para la identificación de necesidades de formación:
o Ingreso de una persona nueva o movimientos de personal (traslado o ascenso).
o Resultados del proceso de selección e inducción de personal.
o Cuando se produzcan cambios o modificaciones en los puestos de trabajo que puedan afectar
sustancialmente la seguridad y salud del trabajador, causar impactos significativos en el medio
ambiente, afectar la calidad del producto o el método de trabajo.
o Creación o modificación de una nueva línea de negocio o producto.
o La identificación de peligros, la evaluación y valoración de riesgos relacionados con su trabajo.
o Disposiciones relativas a las situaciones de emergencia
o Adquisición de nuevas tecnologías o sustancias que modifiquen de forma considerable las condiciones
de seguridad y salud o los procedimientos y métodos de trabajo.
o Requisitos específicos de un cliente; Nuevos objetivos estratégicos de la empresa y en temas de HSEQ;
Acciones resultantes del análisis de una no conformidad o AT
o Resultado Evaluación Periodo de Prueba.
o Resultados Evaluaciones de desempeño.
o Cuando se realicen cambios en las Especificaciones de los Cargos. Se deberá evaluar el cumplimiento,
comparando el perfil con las hojas de vida de los colaboradores correspondientes.
o Cuando se considere oportuno proporcionar formación teórica y/o práctica para la mejora de los
conocimientos del personal.
6.2. Toma de conciencia
La toma de conciencia se logra cuando las personas entienden sus responsabilidades y autoridades y cómo
sus acciones contribuyen a logro de los objetivos de calidad, siendo fundamental la comunicación
establecida en la Organización, para lo cual se implementan las siguientes actividades:
Desarrollo de Inducciones y reinducciones.
Socialización de manuales de cargos, donde se describen funciones, roles y responsabilidades.
Reuniones.
Información en carteleras y por correo electrónico.
Socialización de procedimiento, instructivos, guías y demás documentación del Sistema Integrado
de Gestión.
Capacitaciones y actividades de sensibilización.
Con respecto a la capacitación proporcionada a los proveedores de servicios (principalmente de aquellos
cuyos servicios tienen identificados aspectos de seguridad y salud en el trabajo), el Coordinador de Compras,
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de su lista de proveedores, los identificará y comunicará para que el Coordinador HSE realice la respectiva
inducción previa a la prestación del servicio.
7. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD/ RESPONSAB/ DOCUMENTOS
Nº CÓMO / DÓNDE
QUÉ QUIÉN /REGISTRO
Determinar las competencias y formación inicial del
personal.
Manual de
NOTA: Los perfiles son revisados cada vez que se Descripción de
produzcan cambios o modificaciones en los puestos de Líderes de Cargos
Determinar la
trabajo. Proceso
formación y
1 G-GH-01 Guía
entrenamiento
Para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Coordinador Temática para
inicial
Trabajo se debe garantizar que se conocen los aspectos HSE el desarrollo de
generales y específicos de las actividades a realizar, que Programas de
incluya entre otros, la identificación y el control de Formación.
peligros y riesgos en su trabajo y la prevención de
accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
Líderes de
Proceso
Identificar las
Identificar las necesidades de capacitación, toma de
necesidades de
2 conciencia y entrenamiento por medio de las fuentes Coordinador N.A.
formación
descritas en el ítem 6. Generalidades. HSE /
continua
Coordinador de
Calidad
3 Planificar las Líder de
actividades de Actividades de Formación Global: Gestión
Formación Definir las actividades de formación: capacitación, toma Humana F-GH-07
de conciencia y entrenamiento, necesarios para suplir Programa de
las necesidades de formación. Registrar en el F-GH-07 Coordinación Formación
Programa de Formación Empresarial. Este la formación SG-SST /
en HSEQ. Coordinación
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ACTIVIDAD/ RESPONSAB/ DOCUMENTOS
Nº CÓMO / DÓNDE
QUÉ QUIÉN /REGISTRO
Formación Cargo Persona:
Es la formación específica para un cargo, con el fin de
asegurar su competencia o potencializarlas. El Líder del
proceso deberá diligenciar F-GH-25 Formación Cargo –
Persona, con base en los descrito: SG-Calidad
G-GH-01 Guía Temática para el desarrollo de
Programas de Formación
Matriz de Formación por cargo en SST
Matriz de Formación por cargo en calidad
F-GH-25
Para cada necesidad de formación identificada, definir la Líderes de
Formación
estrategia de evaluación y los criterios de evaluación de Proceso
Cargo - Persona
la actividad formativa con base en el objetivo de
aprendizaje de la actividad de formación.
Nota: Todos los aprendices SENA deben contar con el
Registro de sus actividades de formación en el F-GH-25
Formación Cargo –Persona.
F-GH-07
Programa de
Ejecutar las actividades de formación y toma de
Formación
conciencia, de acuerdo con lo establecido en el (los)
programa(s) y las necesidades identificadas, teniendo en
Proporcionar la F-GH-25
cuenta con anterioridad la logística de la actividad Facilitador o
4 formación y Formación
(recursos requeridos, presupuesto, facilitador, material). Instructor
entrenamiento Cargo - Persona
Nota: Toda la Formación Empresarial debe evidenciarse
F-GH-11
en el registro de asistencia.
Registro de
Asistencia
5 Evaluar eficacia Evaluar la actividad de formación ó toma de conciencia Líder de F-GH-30
de la formación, utilizando el por medio del formato F-GH-30 y el Gestión Evaluación de
toma de aplicativo “kawak” en donde se realiza la evaluación de Humana conocimiento.
conciencia y conocimiento, al personal que asiste a la capacitación y
entrenamiento de acuerdo con la metodología definida en el Programa Líderes de F-GH-07
de Formación Empresarial o en Formación Cargo Proceso Programa de
Persona, según aplique. Formación
Coordinación
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ACTIVIDAD/ RESPONSAB/ DOCUMENTOS
Nº CÓMO / DÓNDE
QUÉ QUIÉN /REGISTRO
El reporte de los resultados de cobertura y eficacia se
harán de forma clara y precisa en donde se demuestre SG-SST /
F-GH-25
la evidencia que valide el cumplimiento de la actividad. Coordinación
Formación
SG-Calidad
Cargo-Persona
Si es necesario, determinar la necesidad de acciones
complementarias para garantizar el objetivo propuesto.
Líder de
Gestión
F-GH-25
Humana
Realizar seguimiento al avance y eficacia de los Formación
Seguimiento a Programas de Formación Cargo-Persona y al Programa Cargo-Persona
Líderes de
6 los Programas de Formación Empresarial, y tomar las acciones
Proceso
de Formación necesarias para asegurar la ejecución de los mismos y el F-GH-07
Coordinación
alcance de los objetivos planteados. Programa de
SG-SST /
Formación
Coordinación
SG-Calidad
Líder de
Gestión
Humana
Archivar los listados de asistencia de cada actividad de
Archivar formación, así como las evidencias de los programas de Líderes de
7 N.A.
documentación formación cargo-persona, cuando aplique al Asistente Proceso
de Gestión Humana para el respectivo archivo. Coordinación
SG-SST /
Coordinación
SG-Calidad
8. DOCUMENTOS RELACIONADOS
F-GH-07 Programa de Formación Empresarial.
F-GH-11 Registro de Asistencia.
F-GH-25 Formación Cargo-Persona.
F-GH-30 Evaluación de Conocimiento
G-GH-01 Guía Temática para el desarrollo de Programas.
Matriz de Formación por cargo en SST
Matriz de Formación por cargo en calidad
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