Funciones del Administrador de Bases de Datos

Historia y necesidad del DBA.

Administración de datos y administración de bases de datos

La información es uno los activos más valiosos de la empresa, es indispensable

contar con una persona -el administrador de datos- que conozca la información,
y las necesidades de la empresa en este aspecto, en un nivel gerencial superior.
Así la labor del administradorde datos es decidir en primer término qué datos
deben almacenarse en la base de datos, y establecer políticas para mantener y
manejar los datos una vez almacenados. El administrador de datos es por lo
general, un gerente, no un técnico. El técnico responsable de poner en práctica
las decisiones del administrador de datos es el administrador de bases de datos
(DBA, database administrator).

Las siglas DBA suelen utilizarse para designar tanto la función Administración
de Base de Datos como al titulo del puesto administrador de Base de Datos.

En los distintos niveles y aplicaciones de Base de Datos existe la función DBA,

con distinta complejidad.

Funciones del DBA

El DBA es un profesional en procesamiento de datos. La tarea del DBA es crear

la base de datos en sí y poner en vigor los controles técnicos necesarios para
apoyar las políticas de administración de datos. El DBA se encarga también de
garantizar el funcionamiento adecuado del sistema y de proporcionar otros
servicios de índole técnica relacionados.

La responsabilidad general del DBA es facilitar el desarrollo y el uso de las

Bases de Datos.

El DBA es responsable primordialmente de:

o Administrar la estructura de la Base de Datos

o Administrar la actividad de los datos
o Administrar el Sistema Manejador de Base de Datos
o Establecer el Diccionario de Datos
o Asegurar la confiabilidad de la Base de Datos
o Confirmar la seguridad de la Base de Datos

 Administración de la estructura de la Base de Datos

 La administración de la estructura de la Base de Datos incluye participar en el
diseño inicial de la misma y su puesta en practica así como controlar, y
administrar sus requerimientos, ayudando a evaluar alternativas, incluyendo
los DBMS a utilizar y ayudando en el diseño general de BD. En los casos de
grandes aplicaciones de tipo organizacional, el DBA es un gerente que supervisa
el trabajo del personal de diseño de la BD.

Una vez diseñada la BD, es puesta en practica utilizando productos del DBMS,
procediéndose entonces a la creación de los datos (captura inicial). El DBA
participa en el desarrollo de procedimientos y controles para asegurar la
calidad y la alta integridad de la BD.

Los requerimientos de los usuarios van modificándose, estos encuentran nuevas

formas o métodos para lograr sus objetivos; la tecnología de la BD se va
modificando y los fabricantes del DBMS actualizan sus productos. Todas las
modificaciones en las estructuras o procedimientos de BD requieren de una
cuidadosa administración.

 Implicaciones por la modificación de los esquemas

Las solicitudes de modificación son inevitables una vez que el sistema ha

entrado en operación, pueden aparecer solicitudes de nuevos requerimientos o
estos pueden resultar de una comprensión inadecuada de los mismos. En
cualquier caso, deberán efectuarse modificaciones en relación con toda la
comunidad de la BD, ya que el impacto de tales alteraciones será resentido por
mas de una aplicación. En algunos casos, pueden darse modificaciones que
presentan efectos negativos para algunos usuarios; estos casos deberán ser
tratados esgrimiendo como argumento los beneficios globales que serán
obtenidos de tales alteraciones.

Una administración eficaz de la BD debe incluir procedimientos y políticas

mediante las cuales los usuarios puedan registrar sus necesidades de
modificaciones, y así la comunidad podrá analizar y discutir los impactos de
dichas modificaciones, determinándose entonces la puesta o no en practica
de tales alteraciones.

En razón del tamaño y complejidad de una BD y de sus aplicaciones, las

modificaciones pudieran tener resultados inesperados. El DBA debe estar
preparado para reparar la BD y reunir suficiente información para diagnosticar
y corregir el problema provocado por un fallo. Después de un cambio la BD es
más vulnerable a fallos.

 Documentación

La responsabilidad final de un DBA en la administración de la estructura de una

 BD es la DOCUMENTACIÓN. Es de suma importancia saber que
modificaciones han sido efectuadas, como fueron realizada y cuando fueron
establecidas. Una modificación sobre la estructura de la BD pudiera ocasionar
un error que no apareciera a corto plazo; una vez que este surja, sin la
documentación adecuada sobre las modificaciones realizadas, él diagnostico
resultaría extremadamente complicado. En estos casos, se haría necesario una
secuencia de rejecuciones para intentar detectar el punto en conflicto; el riesgo
de este procedimiento radica en que es posible afectar la información contenida
en la BD. Para identificar un cambio es de suma importancia mantener un
registro de los formatos de prueba y de las ejecuciones de las pruebas
efectuadas. Si se utilizan procedimientos de prueba formatos de pruebas y
métodos de registro estandarizados, el registro de los resultados de la prueba no
consumirá tiempo excesivo.

Comúnmente el tiempo de la documentación es tedioso y esto ocasiona que

algunos DBA tienden a reducir o abreviar la información que se registra en ella e
incluso llegan a desatenderla. Cuando ocurre un siniestro, la documentación
completa y organizada puede ser la diferencia entre resolver o no un problema
de extrema importancia y en la mayoría de los casos, que implica costos
cuantiosos a la empresa.

La tarea de la documentación es cada vez más ligera y precisa cuando se utilizan

DBMS que integran herramientas CASE para las tareas de diseño,
mantenimiento y documentación. Estas mismas herramientas CASE
proporcionan en la, mayoría de los casos la facilidad de generar y mantener en
forma automática el Diccionario de Datos.

Una razón más para documentar consiste en la necesidad de mantener

organizados datos históricos. Ocurre comúnmente que se desea realizar una
consulta sobre los respaldos para conocer el estado que guardaba la información
en un periodo determinado que transcurrió previamente. Los registros de
modificación existentes en la documentación permitirá resolver problemas de
incompatibilidad entre las estructuras que eran vigentes en el periodo de
respaldo y las que lo son ahora; permitirá también el desarrollo de módulos de
ajuste que faciliten la traducción de formatos y/o escalas para valores
almacenados.

En los casos de caídas del sistema se presenta una situación parecida; los
respaldos son requeridos y habrá de verificarse su estructura; formato y escala
para integrarlos a la operación del sistema.

 Administración de la actividad de datos

Aunque el DBA protege los datos, no los procesa. El DBA no es usuario del
sistema, en consecuencia, no administra valores de datos; el DBA administra
actividad de datos. Dado que la BD es un recurso compartido, el DBA debe
proporcionar estándares, guías de acción, procedimientos de control y la
documentación necesaria para garantizar que los usuarios trabajan en
forma cooperativa y complementaria al procesar datos en la BD.

Como es de suponerse, existe una gran actividad en el interior de un DBMS. La

concurrencia de múltiples usuarios requieren de estandarizar los procesos de
operación; el DBA es responsable de tales especificaciones y de asegurarse que
estas lleguen a quienes concierne. Todo el ámbito de la BD se rige por
estándares, desde la forma como se capture la información (tipo, longitud,
formato), como es procesada y presentada. El nivel de estandarización alcanza
hasta los aspectos más internos de la BD; como sé accede a un archivo, como se
determinan los índices primarios y auxiliares, la numeración de los registros y
demás.

Debe procurarse siempre que los estándares que serán aplicados beneficien
también a los usuarios, premiando la optimización en la operación del DBMS y
las políticas de la organización.

Una administración de BD efectiva deberá disponer siempre de este tipo de

estándares; entre las funciones del DBA se encuentra la de revisarlos
periódicamente para determinar su operatividad, y en su caso ajustarlos,
ampliarlos o cancelarlos. Es también su responsabilidad el que estos se
cumplan.

Cuando se definen estándares sobre la estructura de la BD, estos deben

registrarse en una sección del diccionario de datos a la que todos aquellos
usuarios relacionados con ese tipo de proceso pueden acceder.

Otro de los aspectos que el administrador debe atender es el de coordinar las

nuevas propuestas para realizar ajustes en los derechos de acceso a datos
compartidos y aplicaciones específicamente propuestas serían analizados en
conjunto con los supervisores o directivos de las áreas involucradas para
determinar si proceden y evitar problemas cuando dos o más grupos de usuarios
quedan autorizados para modificar los mismos datos. Uno de los conflictos es el
de la actualización perdida; este ocurre cuando el trabajo de un usuario queda
sobrescrito sobre por el de un segundo usuario. El DBA es responsable de
identificar la posible dichos problemas así como de crear normas y
procedimientos para eliminarlos.

Se obtendrán este tipo de garantías cuando el DBMS sea capaz de implementar

las restricciones aplicables al acceso concurrente, y este sea utilizado
adecuadamente por programadores y usuarios.

Entre las alternativas mas utilizadas por el DBA para tratar de resolver o
minimizar este problema se encuentran las siguientes:

a) Restringir el acceso a los procedimientos para ciertos usuarios.

b) Restringir al acceso a los datos para ciertos usuarios procedimientos y/o
datos.
c) Evitar la coincidencia de horarios para usuarios que comparten.
 Las técnicas de recuperación son otra función esencial del DBA al administrar
la actividad de datos. A pesar de que el DBMS lleva a cabo una parte del
proceso de recuperación, los usuarios determinan en forma critica la
operatividad de esos sistemas de protección. El DBA debe anticipar fallos y
definir procedimientos estándares de operación; los usuarios deben saber que
hacer cuando el sistema este caído y que es lo primero que debe realizarse
cuando el sistema se hay puesto en marcha nuevamente. El personal de
operación deberá saber como iniciar el proceso de recuperación de la BD y que
copias de seguridad utilizar; como programar la rejecución del tiempo perdido y
de las tareas pendientes; es importante también establecer un calendario para
llevar a cabo estas actividades sin afectar a otros sistemas dentro de la
organización que hagan uso de los mismos recursos de computo. Destacan por
su importancia en el proceso de recuperación y a su vez en la atención que
prestan a otros sectores de la organización: los servicios de comunicación
remota, los sistemas de interconexión y otros accesorios de uso compartido.

El DBA es el responsable de la publicación y mantenimiento de la

documentación en relación con la actividad de los datos, incluyendo los
estándares de la BD, los derechos de recuperación y de acceso a la BD, los
estándares para la recuperación de caídas y el cumplimiento de las políticas
establecidas. Los productos DBMS más populares que se encuentran en el
mercado proporcionan servicios de utilerias para ayudar al DBA en la
administración de los datos y su actividad. Algunos sistemas registran en forma
automática los nombres de los usuarios y de las aplicaciones a las que tienen
acceso así como a otros objetos de la BD. Incorpora también utilerias que
permitan definir en el diccionario de datos las restricciones para que
determinadas aplicaciones o módulos de ellas solo tengan acceso a segmentos
específicos de la BD.

Funciones del Administrador de Bases de Datos

 Definir el esquema conceptual: es tarea del administrador de datos decidir con

exactitud que información que debe mantenerse en la base de datos, es decir,
identificar las entidades que interesan a la empresa y la información que debe
registrarse acerca de esas entidades. Este proceso por lo general se denomina
diseño lógico –a veces conceptual- de bases de datos. Cuando el administrador
de datos decide el contenido de la base de datos en un nivel abstracto, el DBA
crea a continuación el esquema conceptual correspondiente, empleando el DDL
conceptual. El DBMS utilizará la versión objeto (compilada) de ese esquema
para responder a las solicitudes de acceso. La versión fuente sin compilar servirá
como documento de referencia para los usuarios del sistema.

 Definir el esquema interno: el DBA debe decidir también como se representará

la información en la base de datos almacenada. A este proceso suele llamársele
diseño físico de la base de datos. Una vez hecho esto el DBA deberá crear la
definición de estructura de almacenamiento correspondiente (es decir el
esquema interno) valiéndose del DDL interno. Además deberá definir la
correspondencia pertinente entre los esquemas interno y conceptual. En la
práctica, ya sea el DDL conceptual o bien el DDL interno incluirán seguramente
 los medios para definir dicha correspondencia, pero las dos funciones (crear el
esquema, definir la correspondencia) deberán poder separarse con nitidez. Al
igual que el esquema conceptual, el esquema interno y la correspondencia
asociada existirán tanto en la versión fuente como en la versión objeto.

 Vincularse con los usuarios: el DBA debe encargarse de la comunicación con

los usuarios, garantizar la disponibilidad de los datos que requieren y escribir - o
ayudar a los usuarios a escribir- los esquemas externos necesarios, empleando el
DDL externo aplicable. Además, será preciso definir la correspondencia entre
cualquier esquema externo y el esquema conceptual. En la práctica, el DDL
externo incluirá con toda probabilidad los medios para especificar dicha
correspondencia, pero en este caso también el esquema y la correspondencia
deberán poder separarse con claridad. Cada esquema externo y la
correspondencia asociada existirán en ambas versiones fuentes y objeto. Otros
aspectos de la función de enlace con los usuarios incluyen las consultas sobre
diseño de aplicaciones, las instrucciones técnicas, la ayuda en la localización y
resolución de problemas, y otros servicios profesionales similares relacionados
con el sistema.

 Definir las verificaciones de seguridad e integridad: las verificaciones de

seguridad y de integridad pueden considerarse parte del esquema conceptual. El
DDL conceptual incluirá los medios para especificar dichas verificaciones.

 Definir procedimientos de respaldo y recuperación: cuando una empresa se

decide a utilizar un sistema de base de datos, se vuelve dependiente del
funcionamiento correcto de ese sistema. En caso de que sufra daño cualquier
porción de la base de datos – por causa de un error humano, o una fallo en el
equipo o en el sistema que lo apoya – resulta esencial poder reparar los datos
implicados con un mínimo de retraso y afectando lo menos posible el resto del
sistema. En teoría, por ejemplo la disponibilidad de los datos no dañados no
debería verse afectada. El DBA debe definir y poner en practica un plan de
recuperación adecuado que incluya, por ejemplo una descarga o "vaciado"
periódico de la base de datos en un medio de almacenamiento de respaldo, y
procedimientos para cargar otra vez la base de datos a partir de vaciado más
reciente cuando sea necesario.

 Supervisar el desempeño y responder a cambios en los requerimientos: es

responsabilidad del DBA organizar el sistema de modo que se obtenga el
minimo impacto cuando cambien los requerimientos.

Funciones del Administrador de Bases de Datos (otros autores)

  Definición del esquema: el esquema original de la base de datos se crea
escribiendo un conjunto de definiciones que son traducidas por el compilador de
DDL a un conjunto de tablas que son almacenadas permanentemente en el
DICCIONARIO DE DATOS.

 Definición de la estructura de almacenamiento y del método de acceso:

estructuras de almacenamiento y métodos de acceso adecuados se crean
escribiendo un conjunto de definiciones que son traducidas por el compilador
del lenguaje de almacenamiento y definición de datos.

 Modificación del esquema y de la organización física: las modificaciones,

tanto al esquema de la base de datos como a la descripción de la organización
física de almacenamiento, aunque relativamente poco comunes, se logran
escribiendo un conjunto de definiciones que son usadas bien por el compilador
del DDL o bien por el compilador del lenguaje de almacenamiento y definición
de datos para generar modificaciones a las tablas internas apropiadas del sistema
(por ejemplo, el diccionario de datos).

 Concesión de autorización para el acceso a los datos: la concesión de

diferentes tipos de autorización permite al administrador de la base de datos
regular qué partes de la base de datos van a poder ser accedidas por varios
usuarios.

 Especificación de las restricciones de integridad: las restricciones de

integridad se mantienen en una estructura especial del sistema que consulta el
gestor de la base de datos cada vez que tiene lugar una actualización en el
sistema.

Administración del DBMS

Además de administrar la actividad de datos y la estructura de la BD, el DBA debe

administrar el DBMS mismo. Deberá compilar y analizar estadísticas relativas al
rendimiento del sistema e identificar áreas potenciales del problema. Dado que la
BD esta sirviendo a muchos grupos de usuarios, el DBA requiere investigar todas las
quejas sobre el tiempo de respuesta del sistema, la precisión de los datos y la
facilidad de uso. Si se requieren cambios el DBA deberá planearlos y ponerlos en
practica.

El DBA deberá vigilar periódica y continuamente las actividades de los usuarios en

la BD. Los productos DBMS incluyen tecnologías que reúnen y publican estadísticas.
Estos informes pudieran indicar cuales fueron los usuarios activos, que archivos y que
elementos de datos han sido utilizados, e incluso el método de acceso que se ha
aplicado. Pueden capturarse y reportarse las tasas de error y los tipos de errores. El
DBA analizará estos datos para determinar si se necesita una modificación en el diseño
de la BD para manejar su rendimiento o para facilitar las tareas de los usuarios; de ser
así, el DBA la llevará a cabo.
El DBA deberá analizar las estadísticas de tiempo de ejecución sobre la actividad de la
BD y su rendimiento. Cuando se identifique un problema de rendimiento, ya sea
mediante una queja o un informe, el DBA deberá determinar si resulta apropiada una
modificación a la estructura de la BD o al sistema. Casos como la adición de nuevas
claves o su eliminación, nuevas relaciones entre los datos y otras situaciones típicas
deberán ser analizadas para determinar el tipo de modificación procedente.

Cuando el fabricante del DBMS en uso anuncie una nueva versión del producto, debe
realizarse un análisis de las características que esta incorpora e insopesarlas contra
las necesidades de la comunidad de usuarios. Si se decide la adquisición del producto,
los usuarios deben ser notificados y capacitados en su uso. El DBA deberá administrar y
controlar la migración tanto de las estructuras, como de los datos y las
aplicaciones.

El software de soporte y otras características de hardware pueden implicar también

modificaciones de las que el DBA es responsable ocasionalmente, estas modificaciones
traen como consecuencia cambios en la configuración o en algunos parámetros de
operación del DBMS.

Las opciones del DBMS son ajustadas al principio, es decir, en la puesta en marcha del
sistema; en este momento se conoce muy poca información sobre las características de
funcionamiento y respuesta que proporcionará a los grupos de usuarios. El análisis de la
experiencia operacional y su rendimiento en un periodo determinado de tiempo
pudieran revelar que se requiere un campo. Si el rendimiento parece aceptable, el DBA
puede considerar a un modificar algunas opciones y observar su efecto sobre el sistema,
esto en búsqueda de la optimización o afinación del mismo.

ORACLE -Tareas del DBA

(Administrador de la base de datos)
Las tareas que normalmente debe realizar el DBA son, entre otras:

1. Instalación del software de Oracle, normalmente en colaboración y coordinado

con el administrador del sistema operativo. Esto incluye motor de la BD,
actualizaciones, herramientas administrativas, cambios de hardware, etc...
2. Instalación de las aplicaciones, propias o ajenas, sobre oracle (CREATE
DATABASE). Esto incluye pruebas antes de pasar a producción.
3. Controlar la seguridad de la BD. Esto incluye la altas y bajas de usuarios
(CREATE USER), creación de roles (CREATE ROLE) y auditorias de seguridad.
4. Monitorización y optimización del rendimiento de la BD. Este incluye desde
modificar parametros del INIT.ORA hasta rehacer tablas o indices.
5. Backups (copias de seguridad). El DBA debe participar en la politica de copias de
seguridad y recuperación de datos.
6. Prevención de riesgos. Esto incluye estar informado de cambios de hardware y
software en el servidor, programar mantenimientos, probar copias de seguridad
etc...
7. Apoyar a los desarrolladores. Esto incluye el diseño del modelo de datos, la
optimización (TUNNING), construcción de procedimientos almacenados y triggers,
definición de estándares de diseño y nomenclatura.
8. Documentar todo lo relativo a la BD.