Guia Para Usuarios del MIX

Net 6.0d

CONTENIDO PAG.

ÍNDICE 1

MENÚ PRINCIPAL, PANTALLA GENERAL Y TECLAS DE FUNCIÓN 2

INSTALACIÓN Y ENTRADA AL SISTEMA 2

CONTABILIDAD 6

INDICES FINANCIEROS 36

CAJA Y BANCOS 41

VENTAS Y CARTERA 53

COMPRAS Y PAGOS 87

BODEGA 111

DEFINICIÓN DE INFORMES 127

PROGRAMAS EXTERNOS 137

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I NSTALACI ON Y ENTRADA AL SI STEMA

La instalación del programa comprende no solo su incorporación en el disco duro, lo cual se logra
mediante un programa automático de instalación que viene incluido en el sistema, sino una serie de
pasos que deben ser ejecutados con posterioridad. Todos estos pasos son efectuados en la
instalación por personal capacitado de la empresa.

Para entrar al programa una vez instalado basta escribir los tres caracteres MIX indicados por el
programa de instalación y [ENTER] si se trata de una instalación monousuario o se debe digitar
MIX luego un espacio, a continuación un cadena de hasta 4 caracteres y finalmente [ENTER].

MENÚ PRINCIPAL, PANTALLA GENERAL Y TECLAS DE FUNCIÓN

Al entrar al programa aparecerá la pantalla del Menú Principal, en cuya parte superior se encuentra
una línea con los siguientes títulos:

Empresa, Gestiones, Ficheros, Informes, Procesos, Otros, Salir

Para los efectos de este manual llamaremos a esta línea de Opciones.

Para movilizarse a lo largo de la Línea de Opciones se utilizan las teclas de flechas a la derecha o a
la izquierda. A medida que se efectúa este movimiento y dependiendo de la opción donde
detengamos el cursor (indicador de la ubicación del usuario en la pantalla), se van desplegando unas
pequeñas ventanas que nos muestran diversas subopciones. Para seleccionar una subopción se
utilizan las teclas flecha arriba y flecha abajo. Los nombres o títulos de la Línea de Opciones
permanecen sin alteración durante toda la utilización del programa, sin embargo, los nombres de las
subopciones varía según la gestión o módulo donde se ubique el usuario. A continuación una
explicación somera del significado de las diversas opciones:

1) La opción Empresa permite incluir una nueva empresa o seleccionar aquella con la cual se desea
trabajar.

2) La opción Gestiones permite seleccionar la aplicación o módulo con el que se desea trabajar, a
saber: Contabilidad, Caja y Bancos / Indices Financiero, Ventas y Cartera, Compras y Pagos,
Bodega, Definición de Informes y Programas externos.

3) La opción Ficheros proporciona el acceso a las pantallas de manejo de datos, dependiendo de la

gestión que haya sido seleccionada.

4) La opción Informes abre el menú de los diferentes informes de cada gestión del programa.

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5) La opción Procesos permite ejecutar ciertas rutinas de actualización y mantenimiento de los
datos contenidos en el programa, tales como la contabilización, el cierre de ejercicio y el
reprocesamiento.

6) La opción Otros proporciona el acceso a ciertas subopciones o procesos complementarios, como

el cambio de ejercicio o la definición de asientos.

7) La opción Salir permite abandonar el programa y regresar al cursor del D.O.S.

La pantalla del Menú Principal, como la mayoría de las demás pantallas del programa, muestra en
su línea superior la empresa con la que se esta trabajando (ya que el programa permite manejar
múltiples empresas), la fecha del día (que puede ser cambiada por el usuario) y el módulo o gestión
que esta en uso.

En ocasiones se presentan automáticamente en esta y otras pantallas un recuadro de mensajes de

advertencia y/o error.

Existen así mismo dos líneas o recuadros ubicados en la parte inferior de la mayoría de las pantallas
del programa, cuyo contenido varía de acuerdo con las opciones en uso:

- Llamamos a la primera línea Recuadro de Interacción, y en ella se indican teclas que pueden ser
presionadas en el momento para ejecutar determinadas funciones, y se colocan mensajes que
solicitan información al usuario o le indican los procesos que se están ejecutando.

- La segunda línea es la Línea de Teclas de Función y señala las acciones que pueden ser ejecutadas
mediante las teclas de función que en ella se indica (Las teclas de función son aquellas señaladas
como F1, F2, F3 - - F12, en el teclado). Algunas de estas teclas cambian de función según la
ventana desde donde son invocadas.

TECLAS DE FUNCIÓN

El programa permite invocar ciertas funciones a través de teclas de función. Algunas de estas
pueden ser usadas para la misma función en la mayor parte de las ventanas del programa. El cambio
de función de alguna tecla dentro de alguna opción específica es indicado por el programa en cada
caso.

[F1] : Manual de ayuda

Invoca el Manual de Ayuda . Aparece una ventana con la descripción de los campos y la funciones
presentes en el punto desde donde fue invocado. Proporciona información básica y de consulta
rápida.

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[F2] : Ayuda sobre teclas de operación y de función

Describe en pantalla el uso mas común de las diferentes teclas de operación y de función. El uso de
las teclas de función [F8] al [F10] es muy variable y no se describe en esta ayuda sino en la última
línea de la pantalla donde están disponibles.

[F3] : Calculadora

Invoca la calculadora, para realizar operaciones aritméticas en el momento en que el usuario lo

requiera, aparece esta calculadora del lado izquierdo de la pantalla. El recuadro superior de la
calculadora mostrara las operaciones que se realicen. El recuadro inferior muestra la distribución
del teclado numérico y de las teclas de operación. En el recuadro superior, se pueden visualizar
las últimas 20 operaciones realizadas.

Las teclas de flechas verticales permiten subir o bajar el cursor sobre las líneas impresas en este
recuadro.

Toda entrada realizada al operar la calculadora es mostrada en la última línea.

Con la calculadora se pueden realizar las siguientes operaciones:

[+] :suma
[-] :resta
[*] :multiplicación
[/] :división
[^] :potenciación
[R] :radicación
[%] :porcentaje

Para realizar cualquiera de estas operaciones aritméticas, introduzca un operando, el operador y

luego el otro operando. Para obtener el resultado presione la tecla del signo igual (=).

[C] : cancelación de la operación y reinicio del resultado en cero.

[D] : definición del número de decimales.

Para realizar esta última operación, presione [D] y luego introduzca la cantidad de decimales
deseados (lo que no se visualizara). Observara que la cifra actual cambiara a al numero de
decimales indicados.

[Esc] : salir de la calculadora.

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[F4] : 4 Abreviaturas

Ver descripción de la opción Abreviaturas en el menú Otros de la gestión Contabilidad. Al escribir

una abreviatura dentro de un campo y presionar [F4] , la abreviatura es sustituida por el
correspondiente texto. Si la abreviatura no es encontrada, aparece la ventana de edición de
Abreviaturas.

[F5] : Copiar (Ver explicación de F6)

[F6] : Restaurar

Al presionarse [F5] el contenido de cualquier campo del programa en el que se encuentre el cursor,
incluyendo el último resultado de la calculadora, es guardado en memoria y puede ser restaurado
posteriormente, sobre otro campo, mediante la tecla [F6] . Se puede por ejemplo realizar una
operación con la calculadora, copiar el resultado con [F5] y luego restaurarlo sobre el campo donde
se encuentre el cursor con [F6]. Un contenido copiado permanece en memoria hasta que se copia
una nuevo contenido o se termina la sesión de uso del programa.

[F7] : Ajuste de ventana

Al tener una Ventana de Edición presente en pantalla, presione [F7] para ajustar su tamaño.
Presione las teclas de flechas verticales y horizontales para mover la ventana hasta conseguir el
tamaño deseado. Para ampliar o alargar la ventana presione simultáneamente las teclas [Ctrl] [-->]
. Para acotar o reducir la ventana presione simultáneamente las teclas [Ctrl] [<--] .
Para salir y dejar grabada la posición y tamaño de la ventana presione nuevamente [F7] .

A continuación se detallan las diversas Gestiones del programa.

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C O N T A B I L I D A D.-

Esta es la gestión o módulo principal del programa, ya que en él se recopila toda la información
generada en las otras gestiones para producir los informes contables (Balance General, Estado de
Ganancias y Pérdidas, Mayor General, etc.)

La opción FICHEROS de la Gestión Contabilidad comprende:

CUENTAS

Contables

Al seleccionar esta opción por primera vez, el programa ofrece la posibilidad de generar
automáticamente un Plan Contable estándar. También ofrece la posibilidad de definir el patrón o
máscara de su código. Esto último consiste en indicar cuantos caracteres del código se dedicaran a
cada nivel de totalización. Se puede indicar, por ejemplo, un solo carácter para el nivel mas alto,
dos para cada uno de los dos niveles siguientes y cinco para el nivel de detalle. El programa muestra
un patrón generalmente aceptado y lo toma por omisión.

El programa admite hasta nueve niveles de totalización y los niveles que no se utilizan se indican, al
momento de definirlos, mediante los dígitos "99".

Una vez generado el plan de cuentas estándar o definido el patrón del código, la presente opción
permite al usuario completar y adaptar el plan de cuenta estándar a su caso específico, o bién hacer
uno totalmente nuevo.

La ventana de edición del Plan de Cuentas contiene los siguientes campos:

Código de cuenta: campo de 20 caracteres alfanuméricos donde se puede introducir o modificar el

código de una cuenta.

En algunas versiones del programa la marca de fin de un nivel se indica expresamente en el código
como un punto (.). En todos los casos, que el último carácter del código sea un punto indica que no
se trata de un código del último nivel, esto es, que no se trata de una cuenta de detalle, una cuenta
referida directamente por los movimientos contables. Así, el código 1101. no es un código de
último nivel por terminar en un punto, mientras que el código 1101.01 es un código de último nivel
por no terminar en punto.

El programa no admite que un código se repita, ni incluir un código de un nivel diferente del
primero si no se ha incluido previamente el código del nivel anterior. Así, si se intenta introducir el
código 1.1.01 sin haber introducido antes el código 1.1. el programa lo rechazara emitiendo un
mensaje.

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El programa no permite modificar ni eliminar un código de nivel superior mientras existan códigos
de nivel inferior que contengan al primero. Así, si se intenta modificar el código 1.1. existiendo el
código 1.1.01, el programa rechazara el intento emitiendo un mensaje.
El programa no permite modificar ni eliminar un código de nivel inferior mientras existan
movimientos contables que lo contengan.
Nombre: campo de 30 caracteres en el que se puede incluir o modificar el nombre de la cuenta.

Si al entrar a esta opción el fichero de Cuentas Contables no esta vacío la ventana de edición
mostrara las primeras cuentas en el orden del Plan de Cuentas. Utilice las teclas de flechas
verticales para avanzar o retroceder sobre las cuentas hasta situarse en la parte del Plan de Cuentas
en la que desea incluir nuevas cuentas o modificar las existentes.

Para incluir una cuenta nueva basta utilizar la tecla Inc(luir). No es necesario incluir la cuenta en la
posición del plan contable que deba ocupar según su código. Si es incluida en cualquier otra
posición el programa la reubicará inmediatamente en la posición que le corresponda.

Para buscar una cuenta en particular utilice la función Bus(car). Si desea realizar la búsqueda
desde el principio, presione la tecla [Inicio/Home] antes de utilizar Bus(car). Una vez que la
cuenta esté presente en pantalla, seleccione Mod(ificar) si desea modificar la información de
sus campos.

Si se desea terminar la sesión de introducción o modificación del plan de cuentas, basta con
presionar la tecla [ESC].

Presupuesto

La opción cuentas Presupuesto permite rellenar o modificar el fichero que contiene el

presupuesto para cada cuenta de DETALLE o movimiento definida en el Plan de Cuentas
Contables.

Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición titulada PRESUPUESTO con los
siguientes campos:

Código de cuenta: campo de 20 caracteres donde se muestra el código de la cuenta que el

programa toma del Plan de Cuentas Contables definido para la empresa seleccionada.

Nombre: campo de 30 caracteres que muestra el nombre de la cuenta.

El código y el nombre de la cuenta pueden ser cargados automáticamente a partir del fichero de
Cuentas Contables, mediante
la opción de Carga Automática del Plan de Cuentas que se presenta al invocar el fichero por
primera vez.

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Importe : Del lado derecho de la ventana, aparecerá un campo numérico para cada mes del año. Si
la cuenta es de DETALLE permitirá la entrada de un valor numérico. Si es de MAYOR mostrara
los totales de las subcuentas que la conforman.

Al entrar a Presupuesto teniendo definido el Plan de Cuentas Contables de la empresa, la

ventana de edición mostrara la primera cuenta. Utilice las teclas de flechas verticales para avanzar
o retroceder sobre las cuentas hasta encontrar aquella que desee presupuestar. Para buscar una
cuenta en particular utilice la función Bus(car). Si desea realizar la búsqueda desde el principio,
presione la tecla Home antes de utilizar Bus. Una vez que la cuenta a presupuestar esta
presente en pantalla, seleccione Mod(ificar) para introducir o modificar la información de los
campos.

Después de modificar o aceptar el código y nombre de una cuenta, si esta es de DETALLE o

MOVIMIENTO, el cursor se ubicara en el mes de Enero para introducir el importe a presupuestar.
Después de introducir el importe para cada mes, se mostrara el total anual. Al confirmar la
entrada, un mensaje al pie de la pantalla indicara que esta actualizando las cuentas de control. El
sistema totalizara las cuentas de MAYOR a las cuales pertenece la cuenta.

Nota: No se puede presupuestar una cuenta de MAYOR; estas solo muestran los totales por mes y
el total general de acuerdo a los importes introducidos en las subcuentas.

Utilice la función de edición Col(umnas), para observar cada cuenta como una línea con los
campos código, nombre, y todos los meses formando columnas. De esta manera podrá visualizar
las cuentas en conjunto y no una por una. Ubique el cursor en la cuenta a presupuestar, presione
[M] para iniciar la entrada de valores en cada mes. Presione [Esc] para salir. Regresara a la
ventana de edición mostrando la misma cuenta.

Si entra a la opción Presupuesto y no se ha definido el Plan de Cuentas Contables, se activara

automáticamente la función Inc(luir) para incluir registros. Podrá introducir el código y nombre de
la cuentas con su respectivo presupuesto. Esto significa que se puede crear el Plan de Cuentas
Contables de una empresa en forma simultanea con el presupuesto para cada cuenta.
Sin embargo lo recomendable es diseñar e introducir el Plan de Cuentas a través de Cuentas
Contables.

Balances

La opción Cuentas Balances permite la creación de formatos para la inclusión, ordenamiento y

totalización de las cuentas contables según los requerimientos del usuario, cuando se necesite un
informe contable, con una distribución diferente de las cuentas o con un mayor nivel de detalle que
aquellos ofrecidos por el programa en forma automática. Además permite incluir, en un mismo
informe, cuentas de varias empresas sin importar que tengan diferentes planes de cuenta, para
elaborar informes consolidados.

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Una de las aplicaciones de esta opción es la definición del Balance General y Estado de Pérdida
y Ganancias.

Al seleccionar Cuentas Balances aparece la ventana de edición titulada CUENTAS

BALANCES. La ventana es del tipo combinado: El recuadro superior de la ventana muestra los
campos que identifican la Cuenta balance y el recuadro inferior los registros que se asocian a la
cuenta. Para avanzar o retroceder a otra cuenta utilice las teclas de flechas verticales.

El recuadro superior de la ventana muestra los siguientes campos:

Código : campo alfanumérico de 3 caracteres para identificar el formato que se va a crear. Este
código debe ser único y es ordenado de menor a mayor por el sistema.

Título: campo de 30 caracteres para describir el formato a ser creado, eje. Balance General.

Una vez introducidos correctamente el código y título de una cuenta balance, se entra a la edición
de los registros que habrán de constituir el formato.

El recuadro inferior contiene los siguientes campos:

Nivel: campo de un (1) dígito para introducir el nivel de totalización del título o cuenta contable a
introducir. El nivel indica el grado de totalización de la cuenta, a un número menor en el nivel
corresponde un mayor grado de totalización, ya que los niveles se organizan de menor a mayor, por
lo tanto el máximo nivel de totalización es el número 1. El nivel indica también la indentación o
sangría que tendrá el título o nombre de la cuenta, a la hora de emitir el informe.

Esta indentación aparece reflejada en el campo Nombre, durante la definición del formato, para que
el usuario pueda visualizar los grupos de cuentas contables que habrán de sumarse para integrar un
total.

Por ejemplo, si se desea diseñar un informe (o parte de él) que totalice a los activos, la gran cuenta
ACTIVO debe ir de primera con el nivel 1, la cuenta ACTIVO CIRCULANTE debe llevar el nivel
2, la cuenta de CAJA Y BANCO por ser una subdivisión del CIRCULANTE, debe llevar un nivel
3 y así sucesivamente, sin embargo, dos cuentas de igual importancia deben llevar el mismo nivel
eje. La cuenta ACTIVO FIJO, debe totalizarse en la gran cuenta ACTIVO, pero no debe totalizarse
en la cuenta ACTIVO CIRCULANTE, en consecuencia, deberá llevar el mismo nivel del
CIRCULANTE, es decir nivel 2.

Cia.: campo de dos (2) caracteres para introducir la identificación de la empresa a la cual
corresponde la cuenta contable. Este campo se dejara vacío, en caso de introducir un texto que
describa la totalización de subcuentas.

Al introducir una identificación incorrecta, el sistema mostrara el recuadro SELECCIONAR

COMPRA % IVA para seleccionar la que desee. Si se esta incluyendo el registro y la empresa es

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encontrada, el cursor avanzara al siguiente campo y aparecerá el catalogo de CUENTAS DE
CONTABILIDAD de la empresa indicada. Solo tendrá las funciones Sel y Bus(car) activadas
para permitir la búsqueda y/o selección de una cuenta.

Sugerencia: Si no recuerda la identificación de la empresa introduzca cualquier letra y presione

[Enter] . El programa al no encontrar la empresa permitirá seleccionarla del recuadro
SELECCIONAR EMPRESA.

Nota: Al incluir registros, los campos Nivel y Cia siempre repiten la entrada realizada en el
registro anterior.

Código: campo de 20 caracteres para introducir el código de una cuenta contable o de otra cuenta
balance previamente definida.

Al incluir cualquier registro, la ventana de CUENTAS DE CONTABILIDAD de la empresa

aparecerá automáticamente para hacer la selección de la cuenta. Si esta modificando el registro
introduzca manualmente el código de la cuenta o presione [F8] para invocar el catalogo.

Al introducir correctamente el código de una cuenta contable, aparecerá su nombre en el siguiente

campo.

Para introducir el código de otra cuenta balance, escríbalo precedido por "/" o "\". (Ej.: /001). Este
campo se dejara vacío, en caso de introducir un texto que describa la totalización de subcuentas.

Nombre: campo de 25 caracteres para introducir el texto que describe la totalización de los
subsiguientes niveles. Si se ha introducido una cuenta contable en código, este campo muestra el
nombre de la cuenta contable incluida, sin embargo, si usted lo desea puede modificar ese nombre
para crear un título de totalización.

Sgn: campo que solo acepta el signo - o + para asignar el valor negativo o positivo al importe de
la cuenta de DETALLE introducida.

Imp: campo de 1 carácter para indicar titulación y ramificación de acuerdo a la información

contenida en el registro. Este campo puede estar vacío o aceptar las letras "T" o "N":

Si deja el campo vacío, indica que al emitir el informe se imprima el contenido del campo
Nombre como título y que dicho título se repita precedido de la palabra TOTAL en la línea donde
se totalizan los importes que le corresponden. Además indica ramificar la cuenta, es decir, todos
las cuentas de menor nivel con sus respectivos totales sean mostradas.

"T" en el campo Imp indica "NO TITULAR". Esto significa que al emitir el informe se imprima el
contenido del campo Nombre solo en la línea donde se totaliza. Este título se imprimirá sin la
palabra TOTAL, a menos que sea agregado en el campo Nombre.

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"N" en el campo Imp indica "NO RAMIFICAR". Si esta introduciendo en el registro una cuenta
que posee por debajo de ella otras cuentas de menor nivel, introduzca "N" en Imp si desea que
el informe a emitir no muestre el importe de dichas cuentas, sino el total general.

Al terminar de introducir la información de los campos del registro, el sistema pedirá confirmar
su entrada.

Si el fichero de cuentas balances esta vacío, la función Inc(luir) estará automáticamente

seleccionada para iniciar el proceso de inclusión de registros.
La mejor forma de entender lo arriba explicado es a través de un ejemplo. Para ello hemos
seleccionado un caso típico, definir la totalización del PASIVO Y CAPITAL en un formato de

BALANCE GENERAL

CODIGO:001

TITULO:BALANCE GENERAL

Niv. Cma código Nombre Sgn Imp

1 Total Pasivo y Capital T
2 01 2. Pasivo
3 01 2.1. Pasivo Circulante
4 01 2.1.1 Cuentas Por Pagar
4 01 2.1.2 Efectos Por Pagar
3 01 2.2. Pasivo a Largo Plazo
4 01 2.2.1 Hipotecas
4 01 2.2.2 Bonos a Pagar
3 01 2.3. Otros Pasivos
4 01 2.3.1 otros pasivos
2 01 3. Capital
3 01 3.1. Capital Social
4 01 3.1.1 Capital Suscrito
4 01 3.1.2 Menos: Capital por Pagar
3 01 3.2. Reservas
4 01 3.2.1 Reserva Legal
4 01 3.2.2 Otras Reservas
3 01 Utilidad o Pérdida del Período N

En el ejemplo aquí escrito vemos en primer lugar que como no existe ninguna cuenta en el Plan de
Cuentas que se llame Pasivo y Capital, ya que estas son cuentas independientes, se ha creado un
título para la totalización de dichas cuentas. Por ser este título el del gran total, obligatoriamente se
le asignó el Nivel 1 y se colocó al inicio de la definición. Sin embargo, a la hora de emitir el
informe nos interesa que este título aparezca al final, por eso hemos puesto en la casilla Imp, la
letra T (Título para totalización).

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Observamos que los niveles se asignan en orden ascendente y que a las cuentas de igual peso se les
asigna el mismo nivel; la cuenta Pasivo y la cuenta Capital deben totalizarse en la cuenta Total
Pasivo y Capital, por lo cual tienen un nivel menos que esa cuenta título. Pero la cuenta Capital no
es una subcuenta de la cuenta Pasivo, ambas tienen igual peso, por ello aún cuando la cuenta
Capital debido al orden de sucesión de la cuentas aparece por debajo de la cuenta Pasivo, ambas
llevan el mismo nivel, igual sucede con las cuenta Pasivo Circulante y Pasivo a Largo Plazo, por ser
subdivisiones de la cuenta Pasivo tienen un grado inmediato inferior a dicha cuenta, pero por ser de
igual peso entre sí, tienen el mismo nivel y así sucesivamente.

Por último queda colocar la pérdida o ganancia del período. Sabemos que este resultado se obtiene
restando ingresos menos egresos, por lo que hemos creado nuevamente un título "Utilidad o
Perdida del Período" dejando vacío los campos Coma y código, y hemos colocado en el nivel
inmediato inferior a dicho título las cuentas Ingresos y Costos y Gastos. Pero también sabemos que
estas dos cuentas no deben aparecer en el Balance, por lo tanto hemos colocado en el campo Imp
del título "Utilidad o Perdida del Período" la letra N (no ramificar), de manera que al emitir el
informe aparecerá el resultado en este título y no serán mostradas las de ingresos y egresos.

Si desea duplicar una cuenta balance presente en pantalla, presione la tecla de función [F9] . El
sistema preguntara si desea duplicar el registro. Al responder "Si" pedirá el nuevo código y título
de la cuenta a crear. Después de duplicada la cuenta, los registros que contiene podrán ser editados
posteriormente.

Al seleccionar Mod(ificar) con una cuenta balance en pantalla, el cursor entra a los campos de
identificación de la misma para modificar la información. Luego se activan las funciones de
edición para los registros en el recuadro inferior. Al presionar [Esc] saldrá de la cuenta balance y
podrá trabajar con otra.

Si desea utilizar una cuenta balance para la definición del Asiento DE CIERRE del ejercicio
contable, debe cumplir el siguiente requisito: Solo las cuentas de último nivel deben tener código
contable. Las cuentas de niveles superiores se deben definir como títulos.

ASIENTOS

Pendientes

Esta subopción permite introducir o editar asientos contables cuya actualización en la contabilidad
esta "pendiente". Cada asiento será identificado por la fecha, número y descripción asignados
por el usuario y contendrá los movimientos de las cuentas de DETALLE de la empresa
seleccionada. Los asientos pendientes son almacenados en un fichero temporal para su posterior
actualización en la contabilidad mediante la opción Archivar Pendientes dentro de la opción
Procesos.

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Al seleccionar Asientos Pendientes aparece la ventana de edición titulada Asientos Pendientes.
La ventana es del tipo combinado: el recuadro superior de la ventana muestra los campos que
identifican el asiento y el recuadro inferior los registros de los movimientos que le corresponden.
Para avanzar o retroceder a otro asiento se utilizan las teclas de flechas verticales.

El recuadro superior de la ventana muestra los siguientes campos:

Fecha: campo tipo fecha que muestra y acepta por omisión la fecha del sistema. Presione [Enter]
para introducir dicha fecha como fecha del asiento o modifíquela si es necesario.

Asiento No.: campo alfanumérico de 8 caracteres para introducir el número del asiento. El
programa sugiere una numeración secuencial con respecto al último número utilizado. Esta
numeración puede ser modificada y puede contener letras y números. Ej.: E0000004

Sugerencia: al trabajar varios operadores en una red local, cada uno puede tener una secuencia de
asientos identificada por una letra inicial. De esta forma el operador principal puede identificar
cuales asientos han sido introducidos por cada operador, especialmente antes de proceder a
grabarlos en la contabilidad. Después de actualizarlos, los asientos pueden ser renumerados.

Descripción asiento: campo de treinta (30) caracteres que permite introducir la descripción de los
tipos de movimientos que se incluyen en el asiento. Esta descripción facilita la ubicación posterior
de los asientos.

Nombre de la cuenta: este campo solo muestra el nombre de la cuenta contable en el momento
que se introduce el movimiento.

Una vez introducidos la fecha, número y descripción del asiento contable, se entra a la edición
de los movimientos. El recuadro inferior de la ventana muestra los siguientes campos:

Código: campo de veinte (20) caracteres para introducir el código de la cuenta de DETALLE en la
cual se quiere registrar el movimiento. Si el código es correcto, su nombre aparece en el campo
Nombre de la cuenta del recuadro superior.

Al introducir un código, si este no existe en el Plan de Cuentas, aparece el mensaje "***** No

registrado *****" dentro del campo Nombre de la cuenta y luego aparece la ventana de edición
CUENTAS DE CONTABILIDAD para buscar y seleccionar el código. El cursor se colocara a
en el registro que contenga el código mas parecido al introducido.

Si el usuario introduce la parte inicial del código, el cursor se ubicara en el primer código que
lo contenga. Ej.: Si desea incluir una cuenta de ingreso y solo recuerda que comienza por el
número 7, escriba dicho número y presione [Enter] . El programa al no encontrar dicho código,
mostrara la ventana de edición con el cursor ubicado en el primer código que comience por 7. De
esta forma, el usuario busca a partir de ese registro el que le interesa.

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Si introduce una cuenta de MAYOR, existente en el Plan de Cuentas, el sistema advierte que es
un "código invalido" en el Recuadro de Interacción. Al presionar cualquier tecla para continuar, el
sistema invoca a la ventana de edición del Plan de Cuentas, ubicando el cursor en el código
introducido. La función Sel(eccionar) estará activada y seleccionada para ejecutarla directamente
al presionar [Enter] .

Referencia: campo alfanumérico de diez (10) caracteres para introducir la referencia del
movimiento. Esta puede ser: el número de cheque, depósito o cualquier otra transacción bancaria,
la palabra APERTURA, etc. Concepto del Movimiento: campo de 35 caracteres para introducir
la descripción del movimiento. Ej.: CANCELACIÓN FACTURA NUMERO 5678. Este
campo es utilizado para la emisión de los informes Movimiento/criterio. Introduzca en estos
campos textos que tengan consistencia para lograr emitir informes de movimientos que posean un
determinado concepto.

Sugerencia: utilice abreviaturas para lograr consistencia en los textos de los conceptos. Escriba la
abreviatura y luego presione [F4] para que sea sustituida por el texto asignado. Para consultar y
seleccionar una abreviatura o incluir una nueva, escriba cualquier letra y presione [F4] . Al no
existir en el catalogo, invoca la ventana de edición.

Importe: campo numérico para introducir el importe del movimiento con su respectivo signo.

Al finalizar de introducir o modificar un registro, el recuadro de interacción pide confirmar su

entrada: Si, No Cancelar.

Al incluir registros, los campos código, Referencia y Concepto siempre repiten la entrada
realizada en el registro anterior con el objeto de facilitar la escritura. En el importe se repetirá el
monto del primer registro con signo contrario, para facilitar la entrada de la contrapartida del
primer movimiento. Si se han introducido varios movimientos, siempre el importe del próximo
registro a incluir muestra el monto que se debe introducir para que el saldo del asiento resulte
cero, es decir está cuadrado.

La ventana del asiento muestra en su borde inferior los campos Debe, Haber y Saldo en los
cuales se Irán sumando o restando los importes de los movimientos registrados.

Para terminar con el asiento, presione [Esc] . El sistema preguntara si desea grabarlo. Responda
"Si", de lo contrario el asiento será eliminado.

Si presiona [Esc] cuando esta incluyendo la identificación de un asiento, el sistema preguntara si

desea cancelar la operación. Responda "Si" para salir o "No" para continuar con el mismo
asiento.

Al entrar a la opción Asientos Pendientes si no existen asientos, aparece la ventana de edición

con la función Inc(luir) automáticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusión de
asientos. Si existen varios asientos almacenados, utilice las teclas de flechas verticales para ver

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cada uno de ellos. Con Inicio/Home va al primero y con Fin/End al último. La función
Col(umnas) permite ver todos los asientos.

Al presionar la tecla de flecha hacia abajo en el último registro, el sistema asume que desea
agregar un nuevo asiento y selecciona automáticamente la función Inc(luir) para proceder a
incluirlo.

Si desea modificar un asiento utilice Bus(car) para buscarlo, introduciendo la fecha y número del
asiento y luego utilice Mod(ificar) para modificarlo.

La función Col(umnas) permite visualizar en forma de tabla, todos los asientos o todos los
movimientos de un asiento dependiendo de si el cursor esta en el recuadro de identificación o de
movimientos.

Las funciones de edición primero trabajan para el grupo de asientos y al entrar a un asiento, para
el grupo de movimientos que conforman dicho asiento.

Mayorizados

Esta opción permite introducir o editar asientos contables que contienen movimientos de las
cuentas de DETALLE de la empresa seleccionada. Cada asiento es almacenado y/o modificado
directamente en el fichero de asientos de la contabilidad.

Nota: Todo Asiento Pendiente almacenado en la contabilidad mediante la opción Archivar

Pendientes, se convierte en un Asiento Mayorizado que puede ser consultado, modificado o
eliminado dentro de esta opción. La gran diferencia entre los asientos Pendientes y los
Mayorizados esta en que los primeros actúan como borradores y no afectan los informes contables
en tanto que los últimos constituyen en la practica el pase a Libros y son los que en definitiva
forman los informes contables de la empresa.

Los movimientos son introducidos a través de un asiento el cual se identifica por la fecha, número
y descripción asignada por el operador, de la misma manera como se identifican en asientos
pendientes.

Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición titulada Asientos Mayorizados. Si no

existen asientos mayorizado, la función Inc(luir) estará automáticamente seleccionada para iniciar
el proceso de inclusión de asientos. Si existen asientos contables almacenados, utilice las teclas de
flechas verticales para avanzar o retroceder a otro asiento.

La ventana es idéntica a la ventana de Asientos Pendientes. El recuadro superior muestra los

campos que identifican el asiento y el recuadro inferior los registros de los movimientos que
corresponden al asiento.

Para introducir un asiento contable, introduzca la información en los campos de la misma manera
como se explicó en la opción Asientos Pendientes.

15
La ventana del asiento muestra en su borde inferior los campos Debe, Haber y Saldo en los
cuales se Irán sumando o restando los importes de los movimientos registrados. Un Asiento
Mayorizado será grabado solo si el monto de los campos Debe y Haber son idénticos, y por lo
tanto el Saldo es cero.

Para terminar con el asiento, presione [Esc] . Si el asiento no cuadra, su saldo es diferente de cero,
el sistema preguntara si desea continuar. Responda "Si" para regresar al asiento e introducir los
movimientos correctos. En caso contrario el asiento será eliminado. Si el asiento cuadra, el sistema
preguntara si desea grabarlo. Responda "Si", de lo contrario el asiento será eliminado.

Nota: Es importante recordar que en el caso de Asientos Mayorizados, se esta trabajando

directamente con el fichero de la contabilidad, lo que implica actualización inmediata de los saldos
de las cuentas, por lo que es conveniente que esta opción solo sea usada por personal autorizado, y
que el trabajo cotidiano de transcripción sea realizado a través de los Asientos Pendientes y pasados
a los mayorizados una vez están debidamente revisados.

Al modificar un asiento Mayorizado, observara que el sistema requiere de unos pocos segundos
para traer a memoria el asiento y poder realizar la modificación de los movimientos que contiene.
Al presionar [Esc] para salir y confirmar que se desea grabar el asiento, este sustituirá al que se
encuentra en la contabilidad. Si emite un informe antes y después de modificar o eliminar el
asiento, observara los cambios realizados en los saldos de la contabilidad.

La opción INFORMES en Contabilidad comprende:

Código de cuentas:

Esta subopción permite emitir el Código de Cuentas Contables de la empresa actual. El informe
mostrara el código y nombre de las cuentas contables. Estas se imprimirán en forma indentada
de acuerdo al nivel contable.

Este informe presenta en forma activa las siguientes opciones: Emitir, Orden, Intervalo, Salida,
Impresión y Guardar. La opción Omitir se activara si existe una configuración de informe
almacenada previamente con Guardar.

El orden por omisión es: por código. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con
las opciones código y Nombre para realizar la selección.

El intervalo permite introducir el rango de códigos de cuenta a emitir. Presione [F8] para invocar
el catalogo de cuentas y escoger las cuentas.

Asientos pendientes

16
Esta opción permite emitir un informe con los Asientos Pendientes de la empresa actual. El
informe imprime como un título, la fecha, número y descripción cada asiento, y debajo de este
el código, nombre, referencia, e importe (ubicado en DEBE o HABER dependiendo del signo) de
los movimientos que lo conforman. El informe totaliza por cada asiento y al final, por todos
los asientos.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepción de Orden, ya que el orden
viene dado por el programa: Ordenado por Fecha y Asiento.

El intervalo permite introducir el rango de códigos de cuenta a emitir. Presione [F8] para invocar
el catalogo de cuentas y escoger las cuentas.

El criterio permite introducir el rango de los números de asientos a incluir; y además cual
descripción deben contener. Ej.: El criterio puede ser desde el asiento No. 0004 hasta el asiento
0005 y cuya descripción contenga HONORARIOS.

La selección permite escoger manualmente los asientos del catalogo. Cancela el intervalo definido.

Asientos mayorizados

Esta opción permite emitir un informe con los Asientos Mayorizado de la empresa actual, lo cual
equivale al resumen de diario de contabilidad. El informe imprime como título, la fecha, número y
descripción cada asiento, y debajo de este el código, nombre, referencia, e importe (ubicado en
DEBE o HABER dependiendo del signo) de los movimientos que lo conforman. El informe
totaliza por cada asiento y al final, por todos los asientos.

Este informe presenta las mismas opciones del informe de Asientos Pendientes.

Saldos por mes

Esta opción permite emitir un informe con los saldos por mes de las cuentas contables de la
empresa actual. El informe muestra el código y nombre de la cuenta contable y el importe del
debe, haber y saldos de los meses indicados.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones, a excepción de Orden, ya que viene
ordenado por código.

El intervalo permite introducir el rango de códigos de cuenta a emitir. Presione [F8] para invocar
el catalogo de cuentas y escoger las cuentas.

El criterio permite introducir el rango de meses a incluir en el informe; y además si se incluyen o

no las cuentas de MAYOR. Ej.: El criterio puede ser desde el mes 03/88 hasta el mes 09/88

17
incluyendo la cuentas de MAYOR. El sistema presenta por omisión desde la fecha de apertura del
ejercicio económico actual (mes de diciembre del año anterior) hasta la fecha del sistema, e indica
con "S" que se incluyan las cuentas de MAYOR.

La selección permite escoger manualmente las cuentas del catalogo. Cancela el intervalo definido.

Mayor General

Esta opción permite emitir un informe con saldos de cada cuenta de MOVIMIENTO o DETALLE
de la empresa actual. El informe imprime como título el código y nombre de la cuenta contable y
todos los movimientos que la afectan. Para cada movimiento se imprime la fecha y número del
asiento, referencia, concepto e importe del movimiento y el saldo. El informe totaliza por cada
cuenta, e indica el saldo al principio y final del rango de fechas indicado.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones, a excepción de Orden, ya que viene
ordenado por código.

El intervalo permite seleccionar los códigos de cuenta a emitir. Presione [F8] para invocar el
catalogo de cuentas y escoger las cuentas.

El criterio permite introducir el rango de fechas. Además permite indicar si se incluyen o no las
cuentas sin movimiento y si se desea salto de pagina por cada cuenta. Ej.: El criterio puede ser
desde el 01/09/88 al 30/09/88, incluyendo la cuentas sin movimiento y sin salto de pagina. El
sistema presenta por omisión desde el primero al último del mes actual, no incluye cuentas sin
movimiento y no hay salto de pagina.

La selección permite escoger manualmente las cuentas del catalogo. Cancela el intervalo definido.

Balance de comprobación

Esta opción permite emitir el balance de los saldos de las cuentas contables de la empresa actual a
una fecha indicada. El informe imprime el código, nombre, saldo anterior, debe, haber y saldo
actual de las cuentas contables. Las cuentas de MAYOR totalizan todas las subcuentas que la
conforman.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones, a excepción de Orden y Selección,
ya que viene ordenado por código y no es posible la selección manual de cuentas.

El intervalo permite introducir el rango de códigos de cuenta a emitir. Presione [F8] para invocar
el catalogo de cuentas y escoger las cuentas.

El criterio permite introducir la fecha máxima a la cual se quiere obtener el balance. Además,
permite indicar si se incluyen o no las cuentas sin movimiento. Ej.: El criterio puede ser balance

18
al día 30/09/95, solo incluyendo la cuentas que tengan movimiento. El sistema presenta por
omisión el último día del mes actual y no incluye cuentas sin movimiento.

Balance General

Esta opción permite emitir el Balance General de la empresa actual. Al seleccionar esta opción,
presenta un recuadro con las opciones: Recorrido por cuenta financiera y Recorrido por
catalogo de cuentas para escoger si el recorrido se realiza por una Cuenta Financiera definida
previamente o por el catalogo de Cuentas Contables.

Este informe presenta en forma activa las opciones: Emitir, Criterio, Salida, Impresión,
Guardar y Omitir. El orden viene dado por código en el recorrido por catalogo de cuentas. La
cuenta financiera tiene un orden establecido por cuentas.

Al seleccionar Recorrido por cuenta financiera, el Balance General se imprimirá de acuerdo a la

definición realizada en la cuenta financiera que se escoja. Seleccione Criterio para introducir
el código de la cuenta financiera a utilizar. Presione [F8] para invocar el catalogo de cuentas
financieras y escoger la que desee. El criterio permite también, introducir la fecha máxima y el
número de niveles de totalización. El sistema muestra por omisión, la primera cuenta financiera del
catalogo, el último día del mes actual y como número de niveles el valor 3.

Al seleccionar Recorrido por catalogo de cuentas, el informe imprimirá el nombre y saldo de las
cuentas contables y totalizara por cuentas de MAYOR siguiendo el orden del plan de cuentas. En
este informe, debe introducir en Criterio, la fecha máxima a la cual se quiere obtener el balance y
los códigos de las cuentas de MAYOR en los campos: Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso,
Gasto, Ord. Activo y Ord. Pasivo. Esta información es básica para la definición del balance ya
que identifica las cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y egresos y las cuentas de orden
de acuerdo al Plan de Cuentas Contables de la empresa. Se recomienda grabar esta configuración
con la opción Guardar. Ej.:

Fecha : 30/08/95
Activo : 1.
Pasivo : 2.
Patrimonio: 2.3.
Ingreso : 3.
Egreso : 4.
Ord.Activo:
Ord.Pasivo:

(Las cuentas de orden no están definidas en el catálogo)

Edo. pérdidas y ganancias

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Esta opción permite emitir el estado de pérdidas y ganancias de la empresa actual. Al seleccionar
esta opción, se presenta un recuadro con las opciones: Recorrido por cuenta financiera y
Recorrido por catalogo de cuentas para escoger si el recorrido se realiza por una Cuenta
Financiera definida previamente o por el catalogo de Cuentas Contables.

Este informe presenta en forma activa las opciones: Emitir, Criterio, Salida, Impresión,
Guardar y Omitir. El orden viene dado por código en el recorrido por catalogo de cuentas. La
cuenta financiera tiene un orden establecido por cuentas.

Al seleccionar Recorrido por cuenta financiera, el Estado de Pérdida y Ganancias se imprimirá de

acuerdo a la definición realizada en la cuenta financiera que se escoja. Seleccione Criterio
para introducir el código de la cuenta financiera a utilizar. Presione [F8] para invocar el
catalogo de cuentas financieras y escoger la que desee. El criterio permite también, introducir el
rango de fechas que desea considerar en el informe y el número de niveles de totalización. El
sistema muestra por omisión la primera cuenta financiera del catalogo, el rango es la fecha de
apertura y último del mes actual y el número de niveles es 3.

Al seleccionar Recorrido por catalogo de cuentas, el informe imprime el nombre y saldo de las
cuentas contables de ingreso y egreso y el resultado del período indicado. En este informe, debe
introducir en Criterio, el rango de fechas y los códigos de las cuentas de MAYOR en los campos:
Ingreso y Egreso. Esta información es básica para la definición del informe ya que identifica
las cuentas de ingresos y egresos de acuerdo al Plan de Cuentas Contables de la empresa. Se
recomienda grabar esta configuración con la opción Guardar.

Ej.:
Desde : 01/01/95
Hasta : 31/01/95
Ingreso: 3.
Egreso : 4.

Presupuesto

Esta opción permite emitir un informe del presupuesto definido para la empresa actual. El
informe imprime como título el código y nombre de la cuenta contable y debajo de este, el
importe presupuestado para los meses indicados, el saldo a la fecha, la diferencia y el porcentaje
de cumplimiento.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones, a excepción de Orden, ya que viene
ordenado por código.

El intervalo permite introducir el rango de códigos de cuenta a emitir. Presione [F8] para invocar
el catalogo de cuentas y escoger las cuentas.

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El criterio permite introducir el rango de meses e indicar si se incluyen o no las cuentas de
MAYOR. El sistema presenta por omisión desde el primero de Enero al último del mes actual y
si incluye cuentas de MAYOR.

La selección permite escoger manualmente las cuentas del catalogo. Cancela el intervalo definido.

Movimientos/criterio:

Esta opción permite emitir un informe con todos los movimientos contables de la empresa actual
que cumplan un determinado criterio. Es decir, todos los registros de la contabilidad que contengan
en el campo Concepto del Movimiento el texto dado por el usuario. El informe imprime la fecha
y número del asiento; y el código, concepto, referencia e importe de los movimientos que
cumplan el criterio. Al final totaliza debe, haber y saldo.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones, a excepción de Orden y Selección,
ya que viene ordenado por código y no es posible la selección manual de registros.

El intervalo permite introducir el rango de códigos de cuenta a incluir en la búsqueda del criterio.
Presione [F8] para invocar el catalogo de cuentas y escoger las cuentas.

Al seleccionar Criterio, introduzca la información en los campos mostrados: Asiento,

Referencia, Concepto, Importe >= e Importe <= . Ej.: Emitir un informe con todos los
movimientos cuyo Concepto sea "PAGO DE FACTURA NUMERO" (se puede introducir con la
abreviatura "PFN") y cuyo importe sea mayor o igual a 10000. Los restantes campos se dejan
vacíos para indicar que busque en todos los registros de la contabilidad.

Cuentas Balance:

Esta opción permite emitir los formatos definidos a través de las Cuentas Balance de la opción
Ficheros. El informe imprime como título el código y nombre de la cuenta financiera y debajo de
este, los registros que conforman su definición.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones, a excepción de Orden y Criterio. El
orden viene dado por código.

El intervalo permite introducir el rango de códigos de cuenta a emitir. Presione [F8] para invocar
el catalogo de cuentas y escoger las cuentas.

Más informes

Esta opción permite seleccionar y emitir uno de los informes definidos previamente a través de
la gestión Definición de Informes. Estos informes son en general definidos por el usuario, pero el
programa ofrece ya algunos de ellos para que el usuario pueda redefinirlos o modificarlos.

21
Los informes ofrecidos de este modo son aquellos sobre los que el usuario suele requerir cambios o
adaptaciones con mayor frecuencia.

Al seleccionar esta opción aparece un recuadro con los informes definidos. Después de hacer la
selección aparecen las ventanas de emisión de informes para elegir las diferentes subopciones que
se hayan establecido al definirse el informe.

La opción PROCESOS en Contabilidad comprende:

Archivar Pendientes

Esta subopción permite transferir la información contenida en los Asientos Pendientes (que no
afectan los informes contables) a los Asientos Mayorizados (que constituyen la verdadera
contabilidad). Al seleccionar esta opción, aparece un recuadro para seleccionar si se graban
todos los asientos o se realiza una selección manual de ellos.

Si se escoge la Selección manual de asientos, se presenta la ventana de edición Asientos

Pendientes con las funciones Bus(car) y Sel activadas para permitir la búsqueda y selección de
los asientos que se desean archivar. Si trata de seleccionar un asiento que esté descuadrado (saldo
diferente de cero), el recuadro de interacción lo advierte y no permite su selección.

Si selecciona Todos los asientos, el programa los grabara, sin hacer mas preguntas.

Una vez seleccionados todos o algunos asientos, el recuadro de interacción pregunta si desea
archivar los asientos pendientes. Responda "Si" para actualizar la contabilidad con dichos asientos.
Al finalizar el proceso de grabación, el programa podría colocar una advertencia donde señala que
quedaron asientos sin archivar. Esto sucede si alguno de los asientos que se intentó archivar esta
descuadrado o contiene un movimiento con un código contable invalido. En este caso, esos asientos
permanecerán en la sección de pendientes hasta que el usuario realice las correcciones
correspondiente; una vez corregidos, ejecute nuevamente la opción Archivar Pendientes.

Copiar Asientos

Esta opción permite copiar un asiento desde Asientos Mayorizados hasta los Asientos Pendientes.
Ello es sumamente útil para ahorrar tiempo en la transcripción de asientos que conservan una
misma estructura a lo largo del año, así simplemente se copian y se les cambia la fecha y el número
o bien en el caso de existir dudas con respecto a algún asiento que ya se encuentre en los Asientos
Mayorizados, este puede ser copiado con su mismo número y su misma fecha a los Pendientes y
borrado provisionalmente de los Mayorizados para que no afecte los informes contables hasta que
sea corregido. Una vez corregido se graba nuevamente en los Mayorizados con la opción Archivar
Asientos.

22
Al seleccionar esta opción, aparece la ventana de edición Asientos Mayorizados con las
funciones Bus(car) y Sel activadas para permitir la búsqueda y selección de un asiento. Una vez
seleccionado, aparece el recuadro para introducir la fecha y número del Asiento Destino o Copia,
es decir aquel que contendrá los mismos movimientos del asiento Fuente u Original.

El siguiente ejemplo copia los movimientos del asiento actual M001 de fecha 10/10/95 en un
asiento diferido M003 de fecha 10/11/95.

Asiento fuente: 10/10/95 M001

Asiento destino: 10/11/95 M003

Numerar asientos

Esta subopción permite renumerar secuencialmente los Asientos Mayorizados de la contabilidad.

Al seleccionar esta opción, presenta un recuadro con las opciones: Numerar por mes o Numerar
todo el año. Al seleccionar la primera, se presenta un recuadro para introducir el mes y el número
por el cual se quiere iniciar la numeración de los asientos. Si se selecciona la numeración de todo el
año, el recuadro preguntara por el número de inicio de la numeración.

Una vez seleccionada la numeración, el recuadro de interacción pregunta si esta conforme "Si",
"No" o "Cancelar".

El número del asiento puede incluir letras. La secuencia tomara el orden alfabético
correspondiente. Ej.: Después del asiento M999 se generara el asiento N000.

La utilidad de esta opción es definir una determinada secuencia a los asientos de un período
determinado, especialmente cuando varios usuarios trabajan con iguales números de asientos,
números que no presentan secuencia o números precedidos por letras.

Cierre de Ejercicio

Esta subopción permite cerrar el ejercicio contable anual de la empresa actual. Esto solo es posible
cuando la fecha del sistema corresponde al mes de cierre de ejercicio registrado al crear la empresa
dentro del sistema. Es importante señalar que el programa no requiere de la ejecución de procesos
de cierre mensual ya que el dinámico manejo de los saldos y la indexación de los informes por
fecha hacen innecesarios tales procesos, dando una mayor agilidad a la obtención de los informes y
evitando los inconvenientes de tener que reversar meses completos para corregir algún error.

Por todo lo antes expuesto resulta muy importante ser especialmente cuidadosos al colocar la fecha
a los Asientos para evitar que una información correspondiente al mes de Enero, por ejemplo,
quede almacenada en febrero con la consiguiente alteración de los saldos. Sin embargo, si esto
llegara a suceder, es muy fácil ubicar el a través del Mayor General el asiento desubicado, y corregir

23
la fecha del mismo en los Asientos Mayorizados con el comando Mod(ificar), sin necesidad de
realizar complejos procesos de reverso.

Al seleccionar esta opción, si no se esta en el mes de cierre, el recuadro de interacción indicara cual
es el mes de cierre y no permitirá continuar con esta opción. Si la fecha corresponde al mes de
cierre aparecerá un recuadro con las opciones Generar asiento de cierre y Preparar ficheros nuevo
ejercicio.

Es importante destacar que se puede realizar un cierre de ejercicio sin generar asiento de cierre o
generando un cierre provisional. Esto se hace con el objeto de poder comenzar a trabajar con los
asientos del año que se esta iniciando, mientras se termina de depurar la información necesaria para
el cierre definitivo. Para lograr este fin sencillamente salte el paso Generar Asiento de Cierre y vaya
directamente a Preparar Ficheros Para el Próximo Ejercicio. Este proceso deja intacta la
información del ejercicio que se esta cerrando ya que los cierres en este programa no son
destructivos, y siempre podrá regresar a cualquier período cerrado con la subopción Cambio de
Ejercicio de la opción Otros. Se generara un asiento de apertura que lógicamente contendrá saldos
en las cuentas de ingresos y egresos pero esto no tiene mayor importancia, ya que posteriormente se
podrá sustituir este asiento con el verdadero, y se corregirán automáticamente los saldos
correspondientes.

Se puede trabajar normalmente con la contabilidad hasta tanto esta lista la información para el
cierre definitivo. En ese momento se ha de regresar al período cerrado utilizando la subopción
Cambio de Ejercicio de la opción Otros. Se introduce entonces la nueva información o se realizan
las modificaciones pertinentes en los asientos del ejercicio cerrado, asegurándose de que todo queda
almacenado en los Asientos Mayorizados. Se ejecuta después el proceso de generar asiento de
cierre tal como se explica en el próximo título, pero ! atención ! no vuelva a ejecutar la preparación
de archivos bajo ningún concepto una vez generado el asiento de cierre y almacenado
definitivamente en Asientos Mayorizados, pues se perderán los datos del nuevo ejercicio. Regrese
al ejercicio en curso, lo cual se hace mediante la subopción Seleccionar de la opción Empresa, y
ejecute la subopción Pase Entre Ejercicios de la opción Procesos de Contabilidad.
Automáticamente se generara un nuevo asiento de apertura con los saldos correctos en Asientos
Mayorizados y se eliminara el anterior.

Generar Asiento de Cierre

La opción Generar Asiento de Cierre permite que el sistema genere un Asiento Pendiente con
los movimientos necesarios para saldar las cuentas de egreso e ingreso indicadas. Se puede
generar uno o mas asientos de cierre.

Al seleccionar esta opción, aparece un recuadro con las opciones Recorrido por cuenta
financiera y Recorrido por catalogo de cuentas.

El recorrido permite generar los movimientos del asiento según las cuentas que se seleccionen
del Plan de Cuentas (si sus cuentas no pasan del grupo 5) o las cuentas definidas dentro de una

24
Cuenta Financiera, Opción Cuentas Balances (si su Plan de Cuentas tiene grupos de cuentas 6, 7 o
mas).

Al seleccionar Recorrido por cuenta financiera (Cuentas Balances) aparecerá un recuadro para
introducir el código de la misma, el código de la cuenta de resultado o superávit, el número del
asiento y la descripción del asiento y de cada uno de los movimientos que lo conforman.

Para definir una cuenta financiera (Cuentas Balances) que permita cerrar un ejercicio, deben
cumplirse los siguientes requisitos:

a) Se deben incluir solo las cuentas de egreso e ingreso en una o mas cuentas financieras a
utilizar. Generalmente se definen como auxiliar de cierre.

b) Solo deben tener código las cuentas finales, es decir las de último nivel. Las restantes cuentas se
identifican como títulos que totalizan los importes de las cuentas que le corresponden.

Al seleccionar Recorrido por catálogo de cuentas aparecerá un recuadro para introducir el código
de la cuenta totalizadora de ingresos y de la cuenta totalizadora de egresos, el código de la cuenta
donde el contador desee depositar el resultado del ejercicio, el número del asiento y la descripción
del asiento.

El sistema sugiere como número de asiento un número secuencial precedido de la letra "C" para
diferenciarlo de los demás asientos. Para introducir el código contable, escríbalo o presione [F8]
para buscar y seleccionar la cuenta del catalogo.

Después de que el sistema genere el asiento de cierre indicado, puede ir a la opción Asientos
Pendientes para revisar el asiento y hacer los cambios que sean necesarios. Proceda posteriormente
a grabar los asientos de cierre mediante la opción Archivar Pendientes.

Para poder realizar el cierre definitivo de ejercicio es necesario que todos los movimientos que
cancelan las cuentas de ingreso y egreso están incluidos en los asientos de cierre y su saldo está
registrado en la cuenta de resultado definida en el Plan de Cuentas. Verifique mediante el
informe Balance de Comprobación que el saldo de las cuentas de egreso e ingreso están en cero y
que la cuenta de resultado contenga la diferencia. Al tener en la contabilidad todos los asientos de
cierre correctos y actualizados, podrá seleccionar la opción Preparar Ficheros Próximo Ejercicio.

Preparar Ficheros Próximo Ejercicio

La opción Preparar Ficheros Próximo Ejercicio realiza el cierre real del ejercicio actual. Este
cierre consta de los siguientes pasos:

1.- Advertir al usuario que debe realizar una copia de respaldo de la empresa para asegurar que la
información contable antes del cierre quede grabada en otro lugar con el objeto de recuperarla si es

25
necesario. Utilice el sistema de respaldo de datos de su preferencia.(Backup de D.O.S., Fastback,
PCBackup, etc.)

2.- Abrir un nuevo subdirectorio dentro de la empresa y copiar dentro de él todos los ficheros del
ejercicio a cerrar. El subdirectorio tendrá como nombre EJ001, si es el primer ejercicio que se
cierra. Los siguientes ejercicios a cerrar continuara con la numeración.

3.- Generar nuevamente todos los archivos para que puedan recibir la información del nuevo
ejercicio.

4.- Generar un Asiento DE APERTURA en la contabilidad del nuevo ejercicio. Este

comprobante de apertura contendrá todos los saldos de las cuentas a la fecha de cierre del período
anterior.

Nota: Se pueden cerrar hasta cinco (5) ejercicios para una misma empresa. Para borrar un ejercicio
cerrado, proceda a borrar el respectivo subdirectorio con comandos del sistema operativo
D.O.S.

Después de finalizado el proceso de cierre realice los siguientes pasos para verificar los cambios
efectuados.

1.- Al seleccionar la opción Actualizar empresas, observara que las fechas del ejercicio han sido
incrementadas en un año, lo cual indica que esta trabajando con el nuevo ejercicio.

2.- Al seleccionar la opción Cambio de ejercicio aparecerá el código y fechas de inicio y cierre
del ejercicio anteriormente cerrado.

3.- Al seleccionar la opción Asientos Mayorizados encontrara a el asiento de apertura denotado

APER.

Mantenimiento

Esta subopción permite realizar operaciones para la reorganización y recuperación de los datos de la
contabilidad, cuando se presente algún inconveniente. Las posibilidades de recuperación van en
proporción al daño sufrido por la data. Al seleccionar esta opción, se presenta un recuadro con las
opciones: Compactar y Reindexar Ficheros y Reprocesar Contabilidad.

Compactar y Reindexar Ficheros

Se utiliza cuando la ejecución de algún proceso es interrumpida anormalmente (por falla eléctrica o
caída de tensión, por ejemplo), o cuando por cualquier motivo se observa algún desorden o
anomalía en los datos. Generalmente estas anomalías se relacionan con daños en los archivos
índices. Mediante esta opción se reconstruyen los mencionados archivos.

26
Compactar significa eliminar definitivamente de las bases de datos todos aquellos registros que
hayan sido marcados para borrar (opción Eli(minar) de la ventana de edición). Esto permite
recuperar espacio en el disco y reorganizar los registros.

Sugerencia: Utilice esta opción cada cierto período de tiempo dependiendo de la cantidad de
eliminaciones que realice.

Reprocesar Contabilidad

Se debe utilizar esta opción cuando observe alguna anomalía no solo en el orden de los datos sino
también en los saldos de las cuentas. El proceso se efectúa desde el primer al último
movimiento contable del ejercicio actual. Dependiendo del volumen de datos almacenados, estos
procesos toman un determinado lapso de tiempo para su ejecución.

Contabilizar

Esta opción permite generar asientos Pendientes a partir de definiciones realizadas dentro de la
opción Definiciones de la gestión Contabilidad.

El proceso de contabilizar consiste en leer la información correspondiente de los auxiliares (como

Caja, Banco, Ventas, etc.), aplicarles las reglas de integración definida para cada uno de ellos y
generar los respectivos asientos, que se colocan en Asientos Pendientes para su revisión por parte
de la persona encargada.

Al seleccionar Contabilizar aparece el recuadro CONTABILIZAR con las opciones: Todas las
definiciones y Selección manual.
La opción Todas las definiciones permite contabilizar todos los asientos cuyas fechas están dentro
del período que se indique.

La opción Selección Manual muestra las definiciones para seleccionar las que se deseen ejecutar.

Después de seleccionar todas o algunas definiciones, el sistema muestra el recuadro ULTIMO

PROCESO con el rango de fechas correspondiente a la última contabilización realizada; y debajo
de este, aparece el recuadro FECHAS para introducir desde y hasta que fecha se desea
contabilizar. Las fechas por omisión corresponden a la fecha del sistema.

Sugerencia: Siempre contabilice períodos de fechas secuenciales para asegurarse de que no quedan
movimientos sin contabilizar. Es conveniente que el proceso de contabilización se realice con una
frecuencia definida (diaria, semanal, quincenal o mensualmente, por ejemplo) dependiendo del
volumen de información de la empresa.

Después de indicar el período de fechas, el recuadro de interacción preguntara: Desea generar

asientos Pendientes?. Responda "Si" para iniciar el proceso de contabilización o "No" para
cancelarlo. Al finalizar el proceso, seleccione la opción Asientos Pendientes dentro de

27
Ficheros para verificar que los asientos fueron generados y consultar los importes de cada
cuenta contable. Estos asientos Pendientes generados por el proceso de contabilización tienen
como descripción el nombre dado al asiento definido original y el período de fechas que
comprende.

Si introduce como fecha inicial del período a contabilizar una fecha menor a la del final del último
proceso realizado, el recuadro de interacción lo advierte. Si el proceso no se cancela, los asientos
Pendientes serán generados tomando la información que corresponde a los períodos de fecha
introducidos. En este caso, el usuario debe revisar los asientos Pendientes previamente generados y
hacer los ajustes necesarios.

Nota: Debe tenerse en cuenta que los asientos Pendientes que se generen mediante esta opción
llevaran la fecha que tenga el programa, independientemente de las fechas que el usuario haya
señalado para la contabilización, de tal forma que los asientos de Enero pudieran quedar con fecha
de Febrero, por ejemplo. Para evitar esto, asegúrese de cambiar la fecha del programa y colocar la
del último día del período que se desea procesar.

La opción OTROS en Contabilidad comprende:

Cambio de Fecha

El programa toma automáticamente la fecha que proporciona el reloj de la computadora, sin

embargo, esa fecha no siempre corresponde a la fecha de la información que se esta procesando en
la contabilidad. Mediante el uso de esta subopción el usuario pude colocar la fecha con la cual
desea trabajar.

Abreviaturas

La subopción abreviaturas presenta un ventana de edición con los siguientes campos:

Abreviaturas campo alfanumérico de 3 posiciones

Texto campo alfanumérico de 35 posiciones.

La idea de las abreviaturas es poder invocar escribiendo pocos caracteres (por ejemplo PFN),
textos o conceptos mas largos utilizados con mucha frecuencia (como Pago de la Factura N. ).

Asigne un código de uno, dos o tres caracteres, escriba el texto que desea asociar a dicho código y
posteriormente desde cualquier sección del programa usted podrá invocar ese texto con solo colocar
la abreviatura y presionar la tecla [F4] . Si usted no recuerda la abreviatura asignada a un
determinado texto, puede llamar a la venta de edición de abreviaturas pulsando la tecla [F4] . Por
ejemplo, para utilizar la abreviatura PFN (previamente definida por usted) dentro del campo

28
descripción de un asiento contable, escríbala y luego presione la tecla de función [F4] . La
abreviatura "PFN" será sustituida por "PAGO FACTURA No." y el cursor se ubicara al final de
este texto de modo que pueda ser continuado si así se desea.

Cambio de Operador

Esta subopción esta relacionada con la subopción Seguridad. A través de ésta última es posible
asignar claves a los diversos usuarios para limitar su acceso a ciertas opciones (ver Seguridad).
Mediante la presente opción es posible cambiar la clave cuando un nuevo operador va a utilizar el
programa de forma tal que se activen las opciones que dicho operador tiene asignadas. Al
seleccionar Cambio de Operador aparece una franja de color negro (para evitar que otras personas
puedan ver la clave al momento de ser escrita), simplemente escriba la clave correspondiente y
presione ENTER.

Reglas de Integración

Permite que el usuario defina: las reglas de integración y los esquemas de los asientos contables
que regirán el flujo de información de los auxiliares a la contabilidad.

La opción Reglas de Integración es una potente herramienta que permite:

- Introducir o modificar expresiones que relacionan lógicamente determinada cuenta de

contabilidad con determinado movimiento auxiliar (por ejemplo, la cuenta de Inventario con el
movimiento de entrada de un artículo a La Bodega).

- Asignar a los diferentes campos del movimiento contable el contenido original de los campos de
los movimientos auxiliares (por ejemplo, el costo del artículo al débito de la cuenta de inventario).

- Asignar a los diferentes campos del movimiento contable un contenido fijado en la propia regla o
bien el contenido modificado de los campos de los movimientos auxiliares (por ejemplo, el costo
del artículo multiplicado por un factor, al débito de la cuenta de inventario).

Al seleccionar esta opción, aparece la ventana de edición titulada DEFINICIÓN DE Asientos

Pendientes, sin embargo, antes de definir los asientos es necesario definir las reglas de integración,
para ello pulse la tecla [F9] , con lo que se abrirá la siguiente ventana, con sus respectivos campos:

REGLAS DE INTEGRACIÓN CONTABLE

Código: campo de 3 caracteres alfanuméricos para introducir el código de la regla de integración.

El programa sugiere una numeración secuencial con respecto al último número utilizado. Esta
numeración puede ser modificada y puede contener letras y números.

Fuente: campo que muestra el nombre del archivo al cual se va a aplicar la regla. Al avanzar a este
campo, después de introducir el código y descripción de la regla, aparece el recuadro FUENTE que

29
muestra las opciones: FACTURA, COBROS Y DOCUMENTOS, PAGOS Y DOCUMENTOS,
MOVIMIENTO BANCARIO, CAJA, COMPRAS, INVENTARIO, NOMINA y OTROS para
seleccionar el fichero donde se realizara la búsqueda de información. Después de seleccionar el
fichero fuente, su nombre será incluido en este campo.

Código Contable: campo de 40 caracteres para colocar el código de cuenta contable que debe ser
afectada por la regla. En este campo se puede colocar la expresión \REFCON (\CODCONBAN si la
regla se esta haciendo con la fuente MOVIMIENTO BANCARIO), en lugar del código contable
especifico, esto le indica al programa que deberá leer el código colocado en la Referencia Contable
correspondiente al momento de registrar cada movimiento en los auxiliares.

Referencia: campo de 40 caracteres para colocar cualquier referencia que sirva para complementar
la información del movimiento contable que se va a generar con la regla.

Concepto: campo de 40 caracteres para introducir la descripción del movimiento contable que
habrá de generar la regla, y que será colocado automáticamente en el campo concepto de la ventana
DEFINICIÓN DE Asientos Pendientes.

Condición: campo de 64 caracteres para introducir la condición que determina el calculo de la

regla. Al entrar a este campo presione la tecla [F10] para seleccionar los criterios o campos del
fichero fuente. Al presionar [F10] aparece el recuadro LISTA DE CAMPOS el cual muestra
inicialmente las posibles condiciones y luego los demás campos del fichero.

Seleccione una condición o campo presionando la tecla [Enter]. En este recuadro al presionar una
letra el cursor se ubicara en el próximo registro cuyo texto se inicia por dicha letra. Ej.: Presione
"T" para avanzar al próximo "TOTAL". Después de seleccionar la condición o campo, este se
copiara en el campo condición para ser introducido, modificado o completado con otra selección.

Ej.: Al seleccionar "Si la factura es al contado" se copia en el campo Si : CONDPAG=1 para

seleccionar solo las facturas cuyo campo CONDPAG contenga el valor 1, es decir, las facturas
cuya condición de pago sea de contado.

Se pueden unir dos o mas condiciones con los operadores .AND. (conjunción "y") y .OR.
(disyunción "o"). Utilice paréntesis cuando lo requiera al agrupar varias condiciones. Ej.:
ORIGEN=[FAC] .AND. FORMAPAG=[EF] , para seleccionar todos los documentos cuyo
origen sea facturación y forma de pago en efectivo. También se pueden utilizar otras funciones y
operadores del lenguaje Clipper, sin embargo, es necesario conocer dicho lenguaje para ello.

Fórmula: campo de 64 caracteres para introducir el campo a totalizar de acuerdo a la condición

dada previamente. Ej.: IMPORTE, para totalizar todos los importes de las facturas. Se pueden
realizar operaciones con el campo, ej.: IMPORTE*0.80 (80% del importe).

Ejemplo: Se quieren definir las reglas de integración que conformara el asiento para integrar la
facturación de contado a la contabilidad.

30
* Regla de integración para sumar el total neto de las facturas a contado:

código:001

Fuente:Facturas

código Contable: (El de la cuenta de ingresos al contado)

Referencia:

Concepto:Ingresos al contado

Condición: CONDPAG=1

Fórmula: TOT_NET

* Regla de integración para sumar los descuentos en facturas a contado:

código: 002

Fuente: Facturas

código Contable: (El de la cuenta de descuentos en ventas al contado)

Referencia:

Concepto: Descuentos

Condición: CONDPAG=1

Fórmula: DESCUENTO

* Regla de integración para sumar el total de efectivo ingresado en la Caja

código:003

Fuente:CAJA

código Contable: (El de la cuenta de Caja)

Referencia:

Concepto: Efectivo en caja de las ventas al contado

Condición: ORIGEN=[FAC]

31
Fórmula: IMPORTE

Observe que las sumas definidas en el fichero fuente de Facturación deben cuadrar con la suma de
facturas en el fichero de Caja. De esta forma al definir el asiento contable utilizando las
respectivas cuentas contables y signos para cada regla, se podrá generar un asiento cuyo saldo sea
cero. Esto permite chequear que los movimientos de Facturación y Caja están correctos.

Al entrar a Reglas de Integración, si se han registrado reglas, la ventana de edición mostrara la

primera regla. Utilice las teclas de flechas verticales para avanzar o retroceder sobre las fichas.
Para buscar una regla en particular utilice la función Bus(car). Si desea realizar la búsqueda desde
el principio, presione la tecla Inicio/Home antes de utilizar Bus(car). Para modificar una regla de
integración, una vez que la ficha esta presente en pantalla, seleccione Mod(ificar) para modificar
la información de los campos.

Utilice la función de edición Col(umnas), para observar cada registro como una línea con los
campos formando columnas. De esta manera podrá visualizar las reglas en conjunto y no como
fichas.

Si el fichero de reglas esta vacío, la función Inc(luir) estará automáticamente seleccionada para
iniciar el proceso de inclusión de registros. Durante este proceso el programa sugiere el próximo
código.

Al terminar de introducir la información de los campos del registro, el programa pedirá

confirmar su entrada.

Sugerencia: escriba el conjunto de reglas que forman un asiento en concreto y pase inmediatamente
a definir ese asiento y así sucesivamente.

DEFINICIÓN DE ASIENTOS Pendientes:

Esta opción permite definir los asientos para la integración a la Contabilidad de la información
proveniente de los auxiliares. Cada asiento será identificado por el número y descripción asignados
por el usuario y contendrá el código de las cuentas contables; y el código y descripción de la regla
de integración que se aplicara a cada una de ellas. Las cuentas contables deben ser las cuentas de
DETALLE que serán afectadas por los cálculos realizados al aplicar la regla de integración.

Los asientos de integración se generaran al seleccionar la opción Contabilizar dentro Procesos de

la aplicación Contabilidad.

Estos asientos son del tipo "Pendientes" y podrán ser editados. Luego podrán ser actualizados
mediante la opción Archivar Pendientes.

La ventana Definición de Asientos Pendientes es del tipo combinado: el recuadro superior

muestra los campos que identifican el asiento y el recuadro inferior los registros de los

32
movimientos que le corresponden. Para avanzar o retroceder a otro asiento se utilizan las teclas de
flechas verticales.

El recuadro superior de la ventana muestra los siguientes campos:

Número: campo alfanumérico de 4 caracteres para introducir el número de identificación del

asiento. El programa sugiere una numeración secuencial con respecto al último número utili-
zado. Esta numeración puede ser modificada y puede contener letras y números.

Descripción asiento: campo de 28 caracteres que permite introducir la descripción de los tipos
de movimientos que se incluyen en el asiento. Ej.: FACTURAS A CONTADO.

Nombre de la cuenta: este campo solo muestra el nombre de la cuenta contable en el momento que
se introduzca el movimiento en el recuadro inferior.

Una vez introducidos el número y descripción del asiento de integración contable, se entra a la
edición de los movimientos.

El recuadro inferior de la ventana muestra los siguientes campos:

Regla: campo de 3 caracteres para introducir el número de la regla de integración. Al introducir un

número no correspondiente a una regla predefinida o al dejar el campo vacío, aparece la ventana
REGLAS DE INTEGRACIÓN para seleccionarla. Al seleccionar una regla automáticamente toda
la información pertinente será colocada en los campos código, referencia y concepto.

Código: campo de 20 caracteres para introducir el código de la cuenta de DETALLE a la cual se

quiere integrar y registrar el movimiento. Si el código pertenece al Plan de Cuentas, su nombre
aparece en el campo Nombre de la cuenta del recuadro superior. Si el código o la referencia
\REFCON fueron colocados al momento de definir la regla, este campo se llenara automáticamente.

Al introducir un código, si este no existe en el Plan de Cuentas, aparece el mensaje "***** No

registrado *****" dentro del campo Nombre de la cuenta y luego aparece la ventana de edición
CUENTAS DE CONTABILIDAD para buscar y seleccionar el código. Si introduce una cuenta
de MAYOR, existente en el Plan de Cuentas, el programa advierte que es un "código invalido" en
el recuadro de interacción e invoca al Plan de Cuentas, ubicando el cursor en el código introducido.

Referencia: campo alfanumérico de 40 caracteres para introducir la referencia del movimiento.

Concepto del Movimiento: campo de 40 caracteres en el cual se muestra la descripción de la regla

de integración previamente introducida. Ej.: TOTAL NETO DE FACTURAS A CONTADO.

Sg : campo para introducir el signo que le corresponde al movimiento contable registrado. Solo
permite la entrada de los signos: - para el haber o + para el debe. Si no se introduce un signo, el
programa asume que el movimiento va al debe.

33
Para terminar con el asiento, presione [Esc] . El programa preguntara si desea grabarlo. Responda
"Si", de lo contrario el asiento será eliminado.

Si presiona [Esc] cuando esta incluyendo la identificación de un asiento, el programa preguntara si

desea cancelar la operación. Responda "Si" para salir o "No" para continuar con el mismo
asiento.

Al entrar a la opción Asientos, si no existen asientos, aparece la ventana de edición con la función
Inc(luir) automáticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusión de asientos. Si existen
varios asientos almacenados, utilice las teclas de flechas verticales para ver cada uno de ellos.
Con Inicio/Home va al primero y con Fin/End al último. La función Col(umnas) permite ver
todos los asientos.

Al presionar la tecla de flecha hacia abajo en el último registro, el programa asume que desea
agregar un nuevo asiento y selecciona automáticamente la función Inc(luir) para proceder a
incluirlo.

Si desea modificar la definición de un asiento utilice Bus(car) para buscarla, introduciendo el

número o descripción del asiento y luego utilice Mod(ificar) para modificarlo.

La función Col(umnas) permite visualizar en forma de tabla, todos los asientos o todos los
movimientos de un asiento dependiendo de si el cursor esta en el recuadro de identificación o de
movimientos.

Las funciones de edición primero trabajan para el grupo de asientos y al entrar a un asiento, para
el grupo de movimientos que conforman dicho asiento.

Cambio de Ejercicio

Esta opción permite entrar a un ejercicio previamente cerrado el cual contiene los movimientos
contables y bancarios del período correspondiente.

Cada vez que se realiza el cierre un ejercicio contable de la empresa que se encuentra activa, se crea
un subdirectorio en el cual se transfieren los movimientos contables y bancarios de dicho período.

Es posible mantener hasta 5 ejercicios cerrados y en línea pero ello queda a juicio del administrador
del programa ya que suelen ocupar una importante cantidad de espacio en el disco duro).

Al seleccionar Cambio Ejercicio, si existen ejercicios ya cerrados y mantenidos dentro del

programa, aparece un recuadro con la identificación (Ej.:001,002,etc.) y período de los ejercicios
que se encuentran en disco. Luego de seleccionar el ejercicio, la fecha del programa será cambiada
a la fecha final del ejercicio seleccionado y en la línea superior de la pantalla aparecerá su
identificación (Ej.: Ejercicio 001).

34
Al estar dentro de un ejercicio anterior, podrá seleccionar Contabilidad para trabajar con los
movimientos contables, o Caja y Bancos para trabajar con los movimientos bancarios.

Nota: Las aplicaciones de Cuentas por Cobrar y Pagar son de información continua. Al entrar a
ellas en el ejercicio actual o alguno de los cerrados, la información de los movimientos se mantiene
constante ya que son los mismos ficheros. La información de cobranzas o pagos no se
transfiere a los subdirectorios de cierre de períodos. Solo se realizan cierres de Contabilidad y
Bancos.

Seguridad

Esta opción permite definir las claves de entrada y opciones de trabajo de los diferentes usuarios
del programa. Si se desea restringir la entrada y uso del programa, la persona autorizada o gerente
del programa deberá introducir su clave de acceso como operador principal y luego la clave de
cada uno de los usuarios.

Al seleccionar Seguridad, aparecerá el recuadro SEGURIDAD para incluir primero los datos del
operador principal y luego los demás usuarios. El recuadro contiene los siguientes campos:

Clave: campo que acepta 5 caracteres alfanuméricos para definir la clave de entrada o acceso al
programa. Se pueden introducir caracteres en blanco pero éstos deben ser considerados cuando el
programa pida la entrada de la clave. La clave debe ser única para cada usuario.

Operador: campo de 30 caracteres para introducir el nombre del usuario.

ID: campo de 2 caracteres para introducir la identificación del usuario. El programa asigna la
identificación "OP" para el operador principal. El ID debe ser único para cada usuario y es de
entrada obligatoria. Tiene como finalidad identificar al usuario dentro del ambiente de redes del
programa.

Sugerencia: Cada registro introducido por un usuario será identificado en la base de datos con
su ID, de manera que es posible realizar una auditoría de las bases de datos utilizando una
definición en el generador de reportes.

Mapa: campo de 3 caracteres alfanuméricos para identificar el mapa de opciones que cada usuario
puede seleccionar. Al definir la clave del operador principal, el programa dejara vacío este campo
para indicar que tiene acceso total. Al definir la clave de los restantes operadores, introduzca el
nombre del mapa o déjelo vacío (acceso total). Se puede introducir el nombre de un mismo mapa a
diferentes usuarios.

Después de introducir el nombre del mapa, si este existe el programa preguntara si lo desea
duplicar. Si responde "Si", lo duplicara. Si el mapa no existe, permite el movimiento del cursor
dentro del menú del programa para seleccionar las opciones con las cuales puede trabajar el
operador.

35
La tecla Borrar o Del desactiva o reactiva una opción. Presione esta tecla sobre cada opción que
desea desactivar para el usuario. Las opciones desactivadas son señaladas durante este proceso con
un pequeño rombo a su lado izquierdo. Presione la tecla Borrar o Del sobre una opción desactivada
para reactivarla.

Al terminar de definir el mapa de seguridad, presione [Esc] . El programa pedirá confirmación.

Sugerencia: Para verificar la clave, el mapa de seguridad y la ruta de entrada definida para un
operador, entre de nuevo al programa. En la pantalla de presentación, el programa pedirá la clave
de acceso. Escriba los 5 caracteres de la palabra clave y presione [Enter] . La clave escrita no será
visualizada en pantalla para evitar ser leída por otra persona. Si se introduce una clave
incorrecta, el programa indicara en el recuadro de interacción que la clave es invalida y no
permitirá la entrada al programa. Después de introducir la clave correcta entrara al programa; las
opciones desactivadas aparecerán en un tono opaco (apagadas) y no permitirán que el cursor se
detenga en ellas, por lo que no podrán ser utilizadas por un usuario con esa clave.

Catalogo/Informes

Esta subopción dentro de gestión Contabilidad, presenta un recuadro con un solo campo, para
colocar el nombre de la librería de aquellos informes que se han definido a través de Generador de
Informes y que el usuario desea consultar dentro de la gestión Contabilidad. Los nombres de los
distintos informes que forman la respectiva librería aparecerán en la subopción Otros de la Opción
Informes una vez que se ha escrito el nombre de la librería en el mencionado recuadro. Si desea
mas información acerca de las librerías revise la sección de este manual relativa a la gestión
Definición de informes.

Colores

Esta subopción permite seleccionar los colores de los diversos componentes de las pantallas del
Sistemas al gusto de cada usuario.

Al seleccionarla aparecerá un recuadro con el título MODELO y con las siguientes opciones: Menú,
Ventanas Fijas, Ventanas Móviles, Confirmación, Dialogo, Mensaje.

Al escoger una cualquiera de dichas opciones aparecerán tres recuadros:

- Un recuadro en el lado izquierdo de la pantalla titulado AREA con las siguientes opciones: Fondo,
Borde, Texto, Título, Fondo Barra, Texto Barra;

- Otro recuadro en el centro titulado COLOR con las siguientes opciones: 0 Negro, 1 Azul, 2
Verde, 3 Azul Claro, 4 Rojo, 5 Violeta, 6 Marrón, 7 Blanco, Alta Intensidad (el símbolo { indica
cual es el color que se encuentra activo en ese momento).

- Un tercer recuadro titulado MODELO que será una representación de la opción escogida por el
usuario en el primer recuadro.

36
Así, si el usuario escoge Menú, aparecerá un modelo de Menú; si escoge dialogo aparecerá un
modelo de un mensaje de dialogo, y así sucesivamente. Este tercer cuadro tiene dos finalidades:
permitir al usuario la identificación de la sección del programa que va a alterar; observar antes de
regresar al programa el efecto visual que se produce según los colores seleccionados para cada área
de cada una de las secciones mencionadas en el primer recuadro.

Impresora

Esta subopción permite seleccionar el modelo de impresora conectada a la computadora, así como
configurar los tipos de letras que se desea emplear al momento de emitir los diversos informes del
programa.

Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición IMPRESORA. A través de esta ventana el
usuario puede incluir, modificar, buscar, eliminar o seleccionar la impresora con la cual desea
trabajar. Por ser las mas comunes el sistema trae ya instaladas las impresoras Epson, IBM, Okidata
y Admate. Si usted posee alguna de ellas, simplemente ubique el cursor en la que le interesa y
presione la S de Sel(eccionar). Automáticamente todas las opciones de impresora dentro de los
informes del sistema quedaran ajustadas a esta selección y sin embargo ello no impide que en un
momento determinado, para algún informe en particular, usted pueda seleccionar una impresora
diferente desde el menú de opciones de los informes.

Si usted decide incluir un nuevo tipo de impresora puede hacerlo por Inc(luir) o por Mod(ificar),
modificando los ejemplos Modelo 1 o Modelo 2. Al hacer esto y después descolocar el nombre del
modelo, aparecerá un recuadro con el título SECUENCIA, con los siguientes campos: Normal,
Comprimida, Tipo 1, Tipo 2, Tipo 3, Tipo 4, Tipo 5.

En los manuales de las impresoras existen capítulos dedicados especialmente a explicar como se
puede controlar la impresión (cambiar los tipos de letra), mediante el uso de secuencias decimales.
Consulte el manual de su impresora, ubique la secuencia decimal para el tipo de letra Normal y
colóquela en el primer campo, ubique la secuencia decimal para la letra comprimida y colóquela en
el segundo campo. Los campos Tipo x permiten colocar el tipo de letra preferido, como la Itálica,
negrilla, sanserif, etc.

Una vez suministrada esta información el sistema solicita conformación para dejar establecida la
configuración de la impresora.

La opción Salir para cualquier de la gestiones:

Esta opción permite salir del programa. Al seleccionar D.O.S., el programa pregunta si desea salir
a D.O.S.. Al responder "Si" los ficheros del programa serán cerrados y el control será cedido al
sistema operativo D.O.S.

37
Sugerencia: Siempre salga del programa por medio de esta opción. No apague nunca el equipo
ni reinicialice (reset) el sistema con [Ctrl] [Alt] [Del] si esta dentro del programa. Esto puede
ocasionar pérdida de información en memoria.

38
INDICES FINANCIEROS

Esta gestión permite realizar el análisis financiero de la empresa en función de las fórmulas o
índices que introduzca el usuario.

Fórmulas

Esta subopción permite definir las fórmulas que se aplicaran para el calculo de índices financieros.

Al seleccionar esta opción, aparece la ventana de edición titulada FÓRMULAS con formato de
ficha con tres recuadros. La parte superior permite introducir el código que identifica la fórmula
(campo de tres caracteres alfanuméricos) y el nombre de la fórmula. Ej/: código: 001 y Nombre:
ACIDO.

Luego de introducir el código y el nombre de la fórmula, el cursor se ubica en el recuadro central

para introducir el código contable de cada variable a utilizar. Se puede disponer de siete (7)
variables designadas con V1,V2, hasta V7. Si se esta incluyendo una nueva fórmula, al entrar al
recuadro central, aparece automáticamente la ventana CUENTAS DE CONTABILIDAD para
realizar la selección múltiple de las variables.

Después de seleccionar las cuentas presione [Esc] para salir. Aparecerá el código y nombre de
cada cuenta seleccionada dentro de los campos de las variables y el cursor avanzara al recuadro
inferior para introducir la fórmula. Si se esta modificando una fórmula ubique el cursor en la
variable y escriba el código o presione [F8] para seleccionarlo del catalogo de cuentas. Al
introducir el código, si este es correcto, aparece el nombre a su lado. Si el código esta incompleto
o no existe en el Plan de Cuentas, aparece la ventana CUENTAS DE CONTABILIDAD para
buscar y seleccionar el código.

Al terminar con la entrada de variables, presione [PgDn/Av Pag] o [Enter] varias veces hasta
ubicar el cursor en el campo Fórmula para introducir la fórmula.

La fórmula se define utilizando:

1.- Las variables mostradas en el recuadro central que tengan asignada un código contable

2.- Otra fórmula definida previamente. Para esto se debe escribir la letra "F" seguida del código de
la fórmula.

3.- Los operadores aritméticos: + para suma, - para resta, * para multiplicación, / para división y ^
para exponenciación.

4.- Las funciones definidas por Clipper. Estas consisten en un nombre seguido de paréntesis dentro
de los cuales se incluye un parámetro que puede ser el resultado de varias operaciones. Ej.:
función entera INT(V1/V2), división entera DIV(V3,V4), etc.

39
5.- Paréntesis ( ) para agrupar los términos. Ej.: (V1*(V2^3)).

Al salir con [Esc] , el sistema pedirá confirmación.

Para ver todas las fórmulas de una manera mas completa, utilice la función Col(umnas).

Ejemplos de fórmulas:

código: 001
Nombre: PRUEBA DEL ACIDO
V1 1.1. ACTIVO CIRCULANTE
V2 2.1. PASIVO CIRCULANTE
Fórmula: V1/V2

código: 004
Nombre: Suma de las fórmulas 002 y 003
Fórmula: F002+F003

La fórmula 004 es el resultado de la suma de las fórmulas: 002 y 003.

Fórmulas

Esta subopción permite emitir un informe con las fórmulas de índices financieros definidas para la
empresa actual. El informe imprime como título el código y nombre de cada fórmula, y debajo de
este las variables con el código y nombre de la cuenta contable asignada y la expresión matemática
de la fórmula.

El informe presenta las opciones: Emitir, Intervalo, Selección, Salida, Impresión, Guardar y
Omitir. El orden viene dado por código.

El intervalo permite introducir el rango de códigos de fórmulas a emitir. El rango se introduce

manualmente o a través de la ventana de edición FÓRMULAS la cual se invoca con [F4] . La
selección permite escoger manualmente una o mas fórmulas que se deseen incluir en el informe. La
selección cancela el intervalo introducido.

Evaluación de fórmulas

Esta opción permite emitir un informe con los valores de las fórmulas de índices financieros
definidas para la empresa actual. El informe imprime como título el código y nombre de cada
fórmula, y debajo de este las variables con el código, nombre e importe de la cuenta contable
asignada y finalmente la expresión matemática y resultado de la fórmula.

40
El informe presenta las opciones: Emitir, Intervalo, Criterio, Selección, Salida, Impresión,
Guardar y Omitir. El orden viene dado por código.

El intervalo permite introducir el rango de códigos de fórmulas a calcular. Se introduce

manualmente o a través de la ventana de edición FÓRMULAS la cual se invoca con [F8] .

El criterio permite introducir la fecha a la cual se desea calcular la fórmula. El sistema asigna por
omisión el último día del mes actual.

La selección permite escoger manualmente una o mas fórmulas que se deseen calcular en el
informe. La selección cancela el intervalo introducido. Para cancelar una selección presione [F10].

Tabla de índices

Esta opción permite listar los valores de los índices financieros definidos para la empresa actual. El
informe imprime el nombre de la fórmula y el correspondiente valor calculado a la fecha
indicada.

El informe presenta todas las opciones a excepción de Orden. El orden viene dado por código.

El intervalo permite introducir el rango de códigos de fórmulas a calcular. Se introduce

manualmente o a través de la ventana de edición FÓRMULAS la cual se invoca con [F8] .

El criterio permite introducir la fecha a la cual se desea calcular los índices. El sistema asigna por
omisión el último día del mes actual.

La selección permite escoger manualmente uno o mas índices para el informe. La selección
cancela el intervalo introducido. Para cancelar una selección presione [F10] .

41
CAJA Y BANCOS

Las opciones de Caja y Bancos manejan todo lo concerniente a los ingresos y egresos de dinero
dentro del sistema, en estrecha relación con las gestiones de Cobros y de Pagos. Se sigue el
principio contable de que todo ingreso, excepto las transferencias directas, debe pasar por la caja y
posteriormente ser depositado en el banco.

La opción FICHEROS de la gestión Caja y Bancos comprende:

CUENTAS

Caja

Esta permite el uso de solo una cuenta de Caja predefinida, con la ventaja de un manejo
centralizado de las operaciones de diversas cajas virtuales.

Bancos

La subopción Bancos de la opción Cuentas permite definir o editar el fichero que contiene las
Cuentas Bancarias de la empresa actual.

Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición titulada BANCOS, con formato de tabla y
donde cada línea o registro contiene los siguientes campos:

Código: campo de 5 caracteres para introducir el código de la cuenta bancaria. El código puede
incluir caracteres numéricos y alfabéticos. El sistema sugiere la secuencia para el próximo
código a incluir.

Nombre: campo de 30 caracteres para introducir el nombre del Banco en el cual se abrió la cuenta
bancaria que corresponde al código introducido en el registro.

No. Cuenta: campo de 15 caracteres alfanuméricos para introducir el número de la cuenta bancaria.
Al seleccionar esta opción, si el fichero esta vacío, aparece la ventana de edición con la función
Inc(luir) automáticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusión de registros. Si existen
registros, la ventana de edición permitirá el uso de todas las funciones a excepción de
Sel(eccionar), la cual estará desactivada. Para avanzar o retroceder a otra cuenta utilice las teclas
de flechas verticales.

Para introducir una cuenta seleccione la función Inc(luir) e introduzca el código, nombre del
banco y número de la cuenta. El sistema pedirá confirmación. Cada cuenta que incluya será
ordenada por código en forma ascendente.

42
Para modificar una cuenta, ubique el cursor en el registro y seleccione Mod(ificar). Realice los
cambios y confirme la entrada. No se puede cambiar el código de una cuenta que tenga movi-
mientos.

Para eliminar una cuenta, ubique el cursor en el registro y seleccione Eli(minar). Ninguna
cuenta podrá ser eliminada si contiene movimientos.

Para localizar una cuenta, presione Inicio/Home para ir al principio del Plan de Cuentas Bancarias y
luego utilice Bus(car) para buscarla mediante el código o el nombre. El cursor se ubicara en el
primer registro con información total o inicialmente idéntica a la introducida para la búsqueda.

MOVIMIENTOS

Caja

La subopción Caja permite editar el fichero que contiene los movimientos de Caja. Dichos
movimientos pueden ser introducidos por el usuario o generados automáticamente por los
auxiliares de Ventas y Cartera o Compras y Pagos.

En la Caja se generan automáticamente los siguientes movimientos:

DESDE FACTURACIÓN: Todas las facturas canceladas de contado en efectivo, cheque o tarjeta.

DESDE VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR: Todas las cancelaciones, abonos o notas de
crédito realizadas en efectivo o cheque.

DESDE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR: Todas las cancelaciones, abonos o notas de
créditos realizadas en efectivo. Estos movimientos son integrados a Caja con importe negativo.

Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición titulada CAJA, con formato de tabla y
donde cada línea o registro contiene los siguientes campos:

Fecha: campo tipo fecha que muestra o permite introducir la fecha del movimiento. Al incluir un
movimiento, este campo presenta por omisión la fecha del sistema, la cual puede ser editada.

Aux: campo de 3 caracteres que muestra la identificación de la fuente que origina el movimiento:
"FAC" para facturación, CXC para cuentas por cobrar y CXP para cuentas por pagar. Si el
movimiento es incluido directamente desde Caja, muestra CAJ.

Tp: campo de 2 caracteres que muestra o permite introducir el tipo de documento origen: FC para
factura, CA para cancelación, NC para nota de crédito y AB para abono.

43
Número: campo de 8 caracteres alfanuméricos que muestra o permite introducir el número del
documento origen. Este número corresponde al número de la factura cancelada de contado desde
Facturación o al número del documento de la cancelación, abono o nota de crédito proveniente de
Cuentas por Cobrar o Pagar.

Forma Pago: campo de 2 caracteres que muestra o permite introducir la forma de pago del
movimiento mediante los identificadores: CH para cheque, EF para efectivo y TA para tarjeta.

No. Doc. Pago: campo de 16 caracteres alfanuméricos que muestra o permite introducir el
número del documento de pago, número del cheque o tarjeta. Si el pago es en efectivo, este
campo debe estar vacío.

Referencia Pago: campo de 16 caracteres alfanuméricos que muestra o permite introducir la

referencia del documento de pago, nombre del banco al cual pertenece el cheque emitido o el
nombre de la tarjeta. Si el pago es en efectivo, este campo debe estar vacío.

Importe: campo numérico que muestra o permite introducir el monto del movimiento de Caja que
corresponde al registro.

Para introducir un movimiento directamente por Caja, seleccione la función Inc(luir). Aparecerá la
fecha del sistema dentro del campo Fecha y el identificador CAJ dentro del campo Aux. Este
último campo no puede ser editado. Introduzca la información en los campos restantes. Al
finalizar, el sistema pedirá confirmación. Cada movimiento que incluya será ordenado por fecha
en forma ascendente.

Para modificar un movimiento de Caja, ubique el cursor en el registro y seleccione Mod(ificar).

Realice los cambios y confirme la entrada. No se puede modificar un registro que haya sido
generado por una aplicación del sistema. Si desea realizar la modificación deberá ir a la opción
correspondiente de la gestión de origen. Al realizar la modificación dentro de la gestión de origen,
el registro en Caja será reversado y actualizado con la nueva información. Si se quiere
modificar un registro proveniente de una cancelación múltiple dentro de Cuentas por Cobrar o
Pagar, el recuadro de interacción lo advertirá para que el operador tome las precauciones
necesarias. Se sugiere no modificar dichos registros por Caja. Si se modifica deberá realizar los
ajustes necesarios en la gestión de origen.

Para eliminar un movimiento, ubique el cursor en el registro y seleccione Eli(minar). Ningún

movimiento proveniente de otra gestión podrá ser eliminado.

Para localizar un movimiento, presione Inicio/Home para ir al principio y luego utilice Bus(car)
para buscarlo mediante uno o mas campos del registro. El cursor se ubicara en el primer registro
con información total o inicialmente idéntica a la introducida para la búsqueda.

Para realizar la integración de Caja a Banco, es decir, registrar los depósitos de los movimientos de
caja, deberá seleccionar la opción MOVIMIENTOS Bancos y ejecutar los pasos explicados en la
siguiente sección.

44
Bancos

La subopción Bancos permite editar el fichero que contiene los movimientos de las Cuentas
Bancarias. Dichos movimientos pueden ser introducidos por el usuario o generados
automáticamente por los auxiliares de Ventas y Carteras o Compras y Pagos.

En Bancos se integran automáticamente los siguientes movimientos:

DESDE FACTURACIÓN: Todas las facturas canceladas de contado mediante depósito directo
en cuenta.

DESDE CAJA: Todos los depósitos realizados con los movimientos de caja.

DESDE CUENTAS POR COBRAR: Todas las cancelaciones, abonos o notas de crédito realizadas
con depósito directo en cuenta.

DESDE COMPRAS: Todas las compras canceladas de contado mediante cheque.

DESDE CUENTAS POR PAGAR: Todas las cancelaciones, abonos o notas de créditos realizadas
con cheques.

Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición titulada MOVIMIENTO BANCARIO, con
formato de tabla y donde cada línea o registro contiene los siguientes campos:

Código: campo de 5 caracteres alfanuméricos que muestra o permite introducir el código asignado
a la cuenta del banco que corresponde al movimiento a registrar.

Fecha: campo tipo fecha para introducir la fecha del movimiento. Presenta por omisión la fecha
del sistema la cual puede ser editada.

Tp: campo de 2 caracteres que muestra o permite introducir el tipo de movimiento mediante los
identificadores: "DP" para depósito, "CH" para cheque, "ND" para nota de crédito, "NC" para nota
de crédito y "AN" para anulación. Si se introduce un tipo incorrecto, el recuadro de interacción le
indicara los tipos válidos.

Número: campo de 8 caracteres alfanuméricos que muestra o permite introducir el número del
movimiento. Este número corresponde al número del depósito, cheque, etc.

Concepto: campo de 34 caracteres que muestra o permite introducir el concepto del movimiento
registrado. Si el movimiento es generado por un auxiliar, aparece en este campo
"CANCELACIÓN DOCUMENTO No. ......" con el número del documento fuente. Sin embargo,
el usuario puede editar este concepto al momento de introducir el movimiento en el auxiliar. Si es
una cancelación múltiple, en lugar del número coloca la identificación del movimiento múltiple.

45
Importe: campo numérico que muestra o permite introducir o editar el monto del movimiento
bancario.

Para introducir un movimiento directamente por Banco, seleccione la función Inc(luir). Al incluir
un código incorrecto o dejar el campo vacío, aparece la ventana BANCOS con las funciones de
edición activadas. Después deseleccionar una cuenta bancaria, esta se registra en el campo código.
En el campo fecha aparecerá la fecha del sistema. Introduzca la información en los campos
restantes. Al finalizar, el sistema pedirá confirmación. Cada movimiento que incluya será ordenado
por fecha en forma ascendente.

Para modificar un movimiento, ubique el cursor en el registro y seleccione Mod(ificar). Realice los
cambios y confirme la entrada. No se puede modificar un registro que haya sido generado
automáticamente por otra gestión del sistema. Si desea realizar la modificación deberá ir a la
opción correspondiente de la gestión fuente. Al realizar la modificación dentro de la gestión
fuente, el registro en Movimientos Bancarios será reversado y actualizado con la nueva
información. Si se quiere modificar un registro proveniente de una cancelación múltiple dentro
de Cuentas por Cobrar o Pagar, el recuadro de interacción lo advertirá para que el operador tome
las precauciones necesarias. Recomendamos no modificar dichos registros por Movimiento
Bancario. Si se modifica se deberá realizar los ajustes necesarios en la gestión de origen.

Para eliminar un movimiento, ubique el cursor en el registro y seleccione Eli(minar). Ningún

movimiento podrá ser eliminado si proviene de otra gestión.

Para localizar un movimiento, presione Inicio/Home para ir al principio y luego utilice Bus(car)
para buscarlo mediante uno o mas campos del registro. El cursor se ubicara en el primer registro
con información total o inicialmente idéntica a la introducida para la búsqueda.

Integración de Caja a Banco:

Para realizar los depósitos correspondientes a los movimientos que se encuentran en la Caja
realice los siguientes pasos:

1.- Presione la tecla de función [F9] para pasar a Caja

2.- Teniendo el comprobante de depósito en al mano, seleccione con la función Sel(eccionar)

aquellos movimientos de caja que correspondan a ese depósito. Todos los movimientos ya
depositados permanecerán en la Caja para referencias posteriores, pero se mostraran resaltados y
estarán inactivos a efectos de su selección. Si escoge uno de estos movimientos el recuadro de
interacción indicara que ya fue depositado.

3.- Después de seleccionar todos los movimientos presione [Esc] para regresar a Banco.

4.- En Banco se creara un nuevo registro, que contiene en el campo Fecha la fecha del sistema,
en el campo Tp el identificador "DP" de depósito, en el campo Concepto el texto

46
"DEPOSITO DE CAJA" y la cantidad de documentos que lo conforman y en el campo Importe, la
suma de los importes de los movimientos seleccionados de Caja. Los demás campos estarán vacíos
para que el operador introduzca la información necesaria. Al presionar [Enter] y dejar el campo
código vacío, se podrá seleccionar el código de la cuenta bancaria de la ventana de Bancos.

5.- Después de introducir o editar toda la información del registro, el sistema pedirá confirmación.
Al confirmar, el movimiento será grabado y se actualizara el saldo de la o cuentas bancarias
correspondientes. Si se cancela la grabación del registro, los movimientos de Caja que lo
conforman también serán cancelados. Esto se podrá verificar pasando a Caja con [F9] y
observando que los movimientos no están resaltados, es decir no han sido depositados. Si se
confirmó la grabación del movimiento bancario, al ir a Caja observara lo contrario: los
movimientos estarán resaltados.
Si se elimina un movimiento bancario que corresponde a un depósito de caja, los movimientos
de caja que lo conforman serán activados de nuevo para su selección, es decir, no aparecerán
resaltados en Caja.

La opción INFORMES de la gestión Caja y Bancos comprende:

Plan de cuentas

Esta subopción permite emitir el Plan de Cuentas Bancarias de la empresa actual. El informe
imprime el código y nombre del banco y el número de la cuenta bancaria.

Este informe presenta en forma activa las siguientes opciones: Emitir, Orden, Intervalo, Salida,
Impresión y Guardar. La opción Omitir se activara si existe una configuración de informe
almacenada previamente con Guardar. El orden por omisión es por código del Banco. Al
seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las opciones código del Banco y Nombre
del Banco para escoger el orden. El intervalo permite introducir el rango de códigos de cuentas
bancarias o de nombres de bancos, dependiendo del orden seleccionado. Presione [F8] para
invocar el catalogo de Bancos y escoger el rango de cuentas.

Movimientos/Criterio

Esta opción permite emitir un informe con los Movimientos registrados en las Cuentas Bancarias
de la empresa actual. El informe imprime el código de la cuenta y el tipo, número, fecha, concepto e
importe del movimiento. Al finalizar el informe imprime el total de los movimientos listados. Este
informe presenta en forma activa todas las opciones, a excepción de Selección, ya que no es
posible la selección manual de movimientos.

El orden por omisión es por Fecha y código. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro
ORDEN con las siguientes opciones: Fecha y código, código y Fecha, código y Número,
Número Documento y Fecha para escoger el orden.

47
El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por
Fecha y código o Fecha, los rangos por omisión son desde el primero a fin del mes actual. Al
seleccionar cualquiera de los restantes ordenamientos, el sistema muestra los rangos vacíos.
Presione [F8] para invocar el catalogo de cuentas bancarias y escoger el rango de códigos o invocar
a la ventana de DOCUMENTOS y escoger el rango de documentos.

El criterio permite seleccionar los movimientos bancarios de acuerdo a diferentes criterios que
se establecen con los campos tipo, número de documento, concepto e importe.

Ej.: Se quieren listar todos los movimientos tipo depósito: DP, cuyo concepto sea
"CANCELACIÓN DOCUMENTO No. VARIOS", es decir, todos aquellos provenientes de
cancelación múltiple y cuyo importe sea mayor de 100000.00.

Tipo: DP
Documentos >=
Documentos <=
Concepto: CANCELACIÓN DOCUMENTO No. VARIOS
Importe >= 100000.00
Importe <=

Estado de cuenta

Esta opción permite emitir un informe con el Estado de Cuenta de los bancos seleccionados de la
empresa actual. El informe imprime como título principal, el código y nombre del banco y el
número de la cuenta; y como cuerpo del informe: la fecha, tipo, número, concepto, e importe de
los movimientos que corresponden a dicha cuenta y el saldo por cada movimiento. El informe emite
el saldo inicial y final por cada cuenta bancaria.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisión es: código del
Banco y como suborden, Fechas. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las
opciones: código del Banco y Nombre del Banco. Luego de seleccionar el orden aparecerá otro
recuadro titulado SUBORDEN con las opciones: Por Fechas y Por No. de Documento.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. El sistema muestra los
rangos vacíos. Presione [F8] para invocar el catalogo de cuentas bancarias y escoger el rango de
códigos o nombres de las cuentas bancarias registradas.

El criterio permite seleccionar los movimientos bancarios de acuerdo a diferentes criterios que
se establecen con los campos fecha, número de documento, tipo, concepto e importe. Además
permite indicar si se desean emitir las cuentas con movimiento y si se desea salto de pagina por
cada cuenta.

48
Ej.: Se quieren listar todos los movimientos realizados en todas las cuentas bancarias desde el
15/11/95 al 30/11/95 cuyo tipo sea cheque: "CH" y cuyo concepto sea "NOMINA". Cada cuenta
será listada separadamente y no se imprimirán cuentas sin movimientos.

Fechas >= 15/11/95

Fechas <= 30/11/95
Documentos >=
Documentos <=
( Cuentas sin movimiento? N
( Salto de pagina por cta? S
Tipo: CH
Concepto: NOMINA
Importe >=
Importe <=

La selección permite escoger manualmente las cuentas bancarias del catalogo. Cancela el
intervalo definido.

Disponibilidad

Esta opción permite emitir un informe con los saldos disponibles de las cuentas bancarias de la
empresa actual. El informe muestra el código, nombre y número de la cuenta bancaria y el saldo
disponible a la fecha indicada.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El intervalo permite introducir el
rango de códigos o nombres de las cuentas a emitir. Presione [F8] para invocar el catalogo de
cuentas y escoger las cuentas bancarias.

El criterio permite introducir la fecha tope a la cual se desea conocer la disponibilidad de las
cuentas. La fecha por omisión es el fin de mes de la fecha del sistema.

La selección permite escoger manualmente las cuentas bancarias del catalogo. Cancela el
intervalo definido.

Conciliación

Esta opción permite emitir un informe con la conciliación de las cuentas bancarias de la empresa
actual, después de haber ejecutado la subopción Conciliación de la opción Procesos. El informe
imprime como título: el código y nombre del banco, el número de la cuenta, el saldo actual y el mes
de conciliación. Luego imprime como cuerpo del informe: la fecha, tipo, número e importe de los
movimientos NO CONCILIADOS de meses anteriores y del mes actual. Al final totaliza el
importe de los movimientos no conciliados e indica cual debe ser el SALDO en el Estado de
Cuenta.

A continuación se muestra la impresión del informe de conciliación de una cuenta bancaria:

49
Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepción de Orden ya que viene
ordenado por código.

El intervalo permite introducir el rango de cuentas a emitir. Presione [F8] para invocar el
catalogo de cuentas bancarias y escoger el rango.

El criterio permite introducir el mes de conciliación. Presenta por omisión el mes de la fecha del
sistema.

La selección permite escoger manualmente las cuentas bancarias del catalogo; esto cancela el
intervalo definido.

Saldos por mes

Esta opción permite emitir el saldo por mes de las cuentas bancarias de la empresa actual. El
informe imprime como título el código y nombre del banco y el número de la cuenta. Luego
imprime el rango de meses seleccionados con el correspondiente importe para el debe, haber y
saldo, los cuales son totalizados.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones, a excepción de Orden ya que el
orden viene dado por código.

El intervalo permite introducir el rango de cuentas a emitir. Presione [F8] para invocar el
catalogo de cuentas bancarias y escoger el rango.

El criterio permite introducir el rango de meses a emitir. El rango por omisión es desde el mes
de la fecha de apertura del ejercicio económico al mes actual.

La selección permite escoger manualmente las cuentas bancarias del catalogo; cancela el intervalo
definido.

Caja

Esta opción permite emitir un informe de los movimientos registrados en la Caja de la empresa
actual. El informe imprime la fecha, origen, tipo, número del documento origen, número de
documento de pago, referencia de pago e importe de los movimientos. Al finalizar el informe
imprime el total de los movimientos listados.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepción de Selección.

El orden por omisión es por Fecha. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con
las opciones: Fecha y Banco para escoger el orden.

50
El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por
Fecha, los rangos por omisión son desde el primero a fin del mes actual. Si el orden es por
Banco muestra los campos vacíos.

El criterio permite seleccionar los movimientos de Caja de acuerdo a diferentes criterios que se
establecen con los campos origen, tipo, número de documento origen, forma de pago, número de
documento de pago, referencia de pago, importe, número de depósito y banco. Además permite
seleccionar si se emiten todos los movimientos o aquellos que hayan sido o no depositados. Por
omisión lista todos los movimientos (campo vacío).

Ej.: Se quieren listar todos los movimientos originados por facturación a contado cuya forma
de pago es efectivo y que se hayan depositado:

Origen: FC
Tipo: EF
No. Doc. Origen:
Forma de Pago:
No. Doc. de Pago:
Ref. de Pago:
Importe >=
Importe <=
No. Depósito:
Banco:
Depositados o no (D/N)? D

Depósitos

Esta opción permite emitir un informe de los depósitos realizados de Caja a Banco. El informe
imprime como título la información de cada depósito: número, fecha, código y nombre del banco; y
debajo de este, la información de los movimientos de Caja que lo conforman: fecha, origen,
número del documento origen, forma de pago, número y referencia del documento de pago e
importe. Cada depósito es totalizado y al finalizar el informe imprime el importe total de los
depósitos listados.

Este informe presenta en forma activa las opciones: Emitir, Intervalo, Criterio, Salida,
Impresión, Guardar y Omitir. No es posible la selección manual de depósitos y el orden viene
dado por Fecha.

El intervalo permite introducir el rango de fechas. El rango por omisión es desde el primero a fin
del mes actual.

El criterio permite seleccionar los depósitos por su número o por código del banco.

Ej.: Se quieren listar todos los depósitos realizados en la cuenta bancaria cuyo código es B0001:

51
 No. Depósito:
Banco: B0001

Más Informes

Esta opción permite seleccionar y emitir uno de los informes definidos previamente a través de
la gestión Definición de Informes. Estos informes son en general definidos por el usuario, pero el
programa ofrece ya algunos de ellos para que el usuario pueda redefinirlos o modificarlos.

Los informes ofrecidos de este modo son aquellos sobre los que el usuario suele requerir cambios o
adaptaciones con mayor frecuencia.

Al seleccionar esta opción aparece un recuadro con los informes definidos. Después de hacer la
selección aparecen las ventanas de emisión de informes para elegir las diferentes sub-opciones que
se hayan establecido al definirse el informe.

La opción PROCESOS de la gestión Caja y Bancos comprende:

Conciliación

Esta opción permite realizar la conciliación mensual de los movimientos bancarios de cada
cuenta con respecto al Estado de Cuenta emitido por el banco. El proceso de conciliación crea un
fichero adicional donde se Irán actualizando los movimientos no conciliados o en transito de meses
anteriores.

Para ejecutar el proceso de conciliación realice los siguientes pasos:

1.- Seleccione la opción Conciliación, y al aparecer el recuadro CONCILIACIÓN con los campos
código del Banco y Mes introduzca el código de la cuenta bancaria y el mes a conciliar.

Si presiona [Enter] con el campo del código del banco vacío, aparecerá la ventana BANCOS
para seleccionar la cuenta. El sistema muestra por omisión el mes actual.

2.- Si no es la primera vez que se realiza este proceso, el recuadro de interacción pregunta:
?Desea ejecutar el proceso de conciliación?. Responda "No" si desea mantener la última
conciliación. El sistema regresara al menú principal. Responda "Si" para modificar la conciliación
anterior.

3.- Aparecerá la ventana de edición titulada con el nombre del banco, la palabra CONCILIACIÓN
y el mes de conciliación. En ella se muestran los registros con la fecha, tipo, número e importe de
cada movimiento bancario registrado en dicho mes y los pendientes de meses anteriores. Cada
registro muestra además, el campo Concilia en el cual se indicara si la transacción fue realizada
por el banco. Inicialmente este campo estará vacío.

52
4.- Para indicar que una transacción fue registrada por el banco, presione la tecla [Enter] estando en
el registro correspondiente. El campo Concilia mostrara la palabra "Si". Para eliminar el "Si"
presione de nuevo la tecla [Enter] sobre el mismo registro.

5.- Para finalizar la conciliación, presione [Esc] . Los movimientos que no aparecen como
registrados en el banco serán grabados en el fichero de movimientos pendientes. Si no es la primera
vez que se realiza este proceso, el recuadro de interacción preguntara: ?Desea ejecutar el fichero
de movimientos?. Responda "Si" para actualizar los movimientos. Si responde "No" se cancela la
conciliación.

6.- Para imprimir la conciliación, seleccione Conciliación dentro de Informes.

Mantenimiento

Esta opción permite realizar operaciones para la recuperación de los datos de Caja, Bancos e
Indices Financieros. Al seleccionar esta opción se presenta un recuadro con las opciones:
Compactar y reindexar ficheros y Reprocesar.

La opción Compactar y reindexar ficheros se utiliza cuando la ejecución de algún proceso es

interrumpida anormalmente (por falla eléctrica o caída de tensión, por ejemplo), o cuando por
cualquier motivo se observa algún desorden o anomalía en los datos. Generalmente estas anomalías
se relacionan con daño en los archivos índices. Mediante esta opción se reconstruyen los
mencionados archivos.

Compactar significa eliminar definitivamente de las bases de datos todos aquellos registros que
hayan sido marcados para borrar (opción Eli(minar) de la ventana de edición). Esto permite
recuperar espacio en el disco y reorganizar los registros.

Sugerencia: Utilice esta opción cada cierto período de tiempo dependiendo de la cantidad de
eliminaciones que realice.

La subopción Reprocesar se utiliza al observarse alguna anomalía no solo en el orden de los datos
sino también en los saldos de las cuentas. El proceso se efectúa desde el primer al último
movimiento contable del ejercicio actual. Dependiendo del volumen de datos almacenados, estos
procesos toman un determinado lapso de tiempo para su ejecución.

La opción Otros en Caja y Bancos comprende:

Cambio de Fecha
Abreviaturas
Cambio de Operador
Cambio de Ejercicio

53
Catálogos

Todas estas opciones son semejantes a sus homónimas de la opción Otros de la gestión
Contabilidad. Han sido descritas con detalle en la sección correspondiente de este manual, por lo
que no se repetirá su descripción aquí.

54
VENTAS Y CARTERA

Esta gestión maneja las operaciones de ventas, cobros y cuentas por cobrar.

La opción FICHEROS de la gestión Ventas y Cartera comprende:

CUENTAS

Grupos de Clientes

La subopción Grupos de Clientes permite introducir o editar grupos a los cuales se asignaran los
diferentes clientes de la empresa actual.

Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición titulada GRUPOS DE CLIENTES, con
formato de tabla y donde cada línea o registro contiene los siguientes campos:

Grupo: campo de 5 caracteres alfanuméricos para introducir la identificación del grupo.

Nombre: campo de 35 caracteres para introducir el nombre del grupo previamente registrado.

Al seleccionar esta opción, si el fichero esta vacío, aparece la ventana de edición con la función
Inc(luir) automáticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusión de registros. Si ya
existen grupos, la ventana de edición permitirá el uso de todas las funciones a excepción de
Sel(eccionar), que estará desactivada.

Para introducir un grupo seleccione la función Inc(luir) e introduzca la identificación y nombre

del grupo. El programa pedirá confirmación. Cada grupo que incluya será ordenado por la
identificación en forma ascendente.

Para modificar un grupo, ubique el cursor en el registro y seleccione Mod(ificar). Realice los
cambios y confirme la entrada.

Para eliminar un grupo, ubique el cursor en el registro y seleccione Eli(minar). Si un cliente

esta asociado a un grupo, este es eliminado, en el campo que corresponde al nombre del grupo
aparecerá ***No registrado***.

Para localizar un grupo, presione Inicio/Home para ir al principio y luego utilice Bus(car) para
buscarlo mediante la identificación o el nombre. El cursor se ubicara en el primer registro con
información total o inicialmente idéntica a la introducida para la búsqueda.

55
Clientes

La subopción Clientes permite introducir o editar los datos de los clientes de la empresa actual.

Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición titulada CLIENTES, tipo ficha con los
siguientes campos:

Código: campo de 8 caracteres alfanuméricos para introducir el código del cliente. No admite un
mismo código mas de una vez.

Nombre: campo de 35 caracteres para introducir el nombre del cliente.

Grupo: campo de 5 caracteres para introducir el código del grupo al cual se quiere asignar el
cliente. Al introducir un código de grupo previamente registrado en la opción Grupos de Clientes,
el sistema mostrara automáticamente su nombre al lado del campo. Si se introduce un grupo no
registrado o se deja el campo vacío, aparece la ventana GRUPOS DE CLIENTES para introducir
un nuevo grupo o buscar y seleccionar uno ya registrado.

R.U.C./Cédula: campo de 15 caracteres alfanuméricos para introducir el Registro de Identificación

Fiscal en caso de estar registrando a una persona jurídica o el número de identidad en caso de que el
cliente sea una persona natural.

Dirección: 4 campos de 25 caracteres cada uno, para introducir la dirección del cliente.

Teléfonos: 2 campos de 15 caracteres cada uno, para introducir los teléfonos del cliente.

Fax: campo de 15 caracteres para introducir el número de fax del cliente.

Estatus: campo de 2 caracteres alfanuméricos para introducir la condición del cliente con relación al
cumplimiento o retraso en sus pagos. Inicialmente se puede dejar este campo vacío o se puede
introducir el identificador "A" para indicar que el cliente esta activo. Después de ejecutar el
proceso Copiar movimientos ya cancelados y cambiar estatus dentro de la opción Histórico, el
sistema colocara en este campo uno de los siguientes identificadores: M1 para primera demora,
M2 para segunda demora, o S para suspendido, dependiendo de los cobros no cancelados en
la fecha de vencimiento y el estatus previo del cliente. Si el cliente tiene sus pagos al día,
conservara su estatus. El contenido de este campo puede ser modificado por el usuario en
cualquier momento.

Límite de crédito: campo numérico de 7 posiciones que permite asignar el importe máximo en
moneda que se le dará al cliente como crédito. Si durante la facturación, el sistema detecta que se
esta rebasando este límite, emitirá una advertencia al operador, quedando en manos de este la
decisión de continuar o suspender la facturación. Esta advertencia toma en cuenta tanto el importe
de la factura en cuestión como el saldo deudor del cliente a la fecha.

56
Transporte: campo de 2 caracteres para colocar el código de la empresa transportista habitual del
cliente. El campo se puede dejar en blanco. Si se coloca un código invalido, aparecerá la ventana
TRANSPORTE para que se seleccione o se introduzca el código correspondiente.

Descuento: campo numérico de 4 posiciones, 2 enteros y 2 decimales, que aparecerá en la factura

como descuento global o financiero. El descuento puede ser cambiado para cada factura al
momento de la facturación.

Régimen I.V.A.: campo opcional de 1 carácter para colocar el régimen de I.V.A. (Impuesto al Valor
Añadido) que se le deberá aplicar al cliente. Puede dejarse en blanco. Los valores validos son: 0
para: Exento de I.V.A.; 1 para I.V.A. Normal y 2 para I.V.A. con Recargo de Equivalencia, 3 para
incluido.
Nota: en lo futuro para la legislación ecuatoriana será el I.V.A. normal es decir el 1.

Tarifa: campo de 5 caracteres para asignar la tarifa de precios aplicable al cliente. Esta tarifa se
define en la opción Artículos del menú Ficheros de la gestión Bodega. El precio de cada artículo
que se facture al cliente aparecerá según la tarifa registrada en la pantalla de facturación, pudiendo
ser modificado. Si este campo es dejado en blanco, no presentara precio alguno en la pantalla de
facturación.

Tipo de Crédito: campo de 2 caracteres para colocar el código del tipo de crédito aplicable al
cliente. Si se deja el campo en blanco aparecerá la ventana TIPO DE CRÉDITO para seleccionar o
incluir el tipo correspondiente. Lo relativo a esta ventana será ampliado al explicar la subopción
Varios.

Banco: campo de 5 caracteres para introducir el código del Banco y N. de cuenta en la que se
podrán domiciliar los cobros al cliente. Si se escribe un código no previamente registrado, el
programa mostrara una ventana con la lista de bancos y cuentas registradas hasta el momento para
que se seleccione uno, o para que se incluya uno nuevo.

Cuenta: campo de 15 caracteres que muestra el No. de la cuenta bancaria seleccionada con el
campo anterior.

Contacto: campo de 20 caracteres para introducir el nombre de la persona a contactar en caso de

que el cliente sea una persona jurídica.

Zona: campo de 8 caracteres para introducir el código de la zona en la cual esta ubicado el cliente o
su lugar de recepción de mercancía. El campo puede ser dejado en blanco. Si se escribe un código
no registrado previamente, aparecerá una ventana para seleccionar o introducir el código
correspondiente.

Cobrador: campo de 5 caracteres para introducir el código del cobrador asignado al cliente. El
campo puede ser dejado en blanco. Si se escribe un código no registrado previamente, aparecerá
una ventana para seleccionar o introducir el código correspondiente.

57
Vendedor: campo de 5 caracteres para introducir el código del vendedor que habrá de encargarse de
los pedidos de ese cliente. Si se deja el campo en blanco aparecerá una ventana para seleccionar o
introducir el código correspondiente.
C. Contable: campo de 20 caracteres para introducir un código contable que puede ser usado por la
contabilidad (ver opción Definir Asientos del menú Varios de la gestión Contabilidad) para reflejar
contablemente los movimientos del cliente.

Saldo actual: muestra el saldo de la deuda con el proveedor a la fecha. No puede ser modificado por
el operario.

Observaciones: campo de 52 caracteres para introducir cualquier comentario relativo al cliente,

como el día en que realiza los pagos por ejemplo.

Si al entrar a Clientes ya se han registrado clientes, la ventana de edición mostrara el primero de

ellos en orden alfanumérico. Utilice las teclas de flechas verticales para avanzar o retroceder sobre
las fichas de clientes. Para buscar un cliente en particular utilice la función Bus(car). Si desea
realizar la búsqueda desde el principio, presione la tecla Inicio/Home antes de utilizar Bus(car).
Para modificar los datos de un cliente, una vez que la ficha esta presente en pantalla, seleccione
Mod(ificar) para modificar la información de los campos.

Utilice la función de edición Col(umnas), para observar cada registro de cliente como una línea
con los campos formando columnas. De esta manera podrá visualizar los clientes en conjunto y no
como fichas.

Si el fichero de clientes esta vacío, la función Inc(luir) estará automáticamente seleccionada para
iniciar el proceso de inclusión de registros. Durante este proceso el programa sugiere el próximo
código de cliente en forma secuencial y tomando como referencia el último código introducido.
Igualmente sugiere como grupo el último introducido.

Al terminar de introducir la información de los campos del registro, el sistema pedirá confirmar
su entrada.

Vendedores/Cobradores

La subopción Vendedores/Cobradores permite codificar vendedores y/o cobradores de la empresa

actual y asignarles su correspondiente porcentaje de comisión.

Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición titulada VENDEDORES /

COBRADORES, con los siguientes campos:

Código: campo de 5 caracteres alfanuméricos para introducir el código del vendedor.

Nombre: campo de 35 caracteres para introducir el nombre del vendedor o comprador.

58
%: 4 campos numéricos de 2 enteros y 2 decimales, para introducir el o los porcentaje(s) de
comisión asignado(s) al vendedor o cobrador. Estos porcentajes pueden ser empleados luego
como elementos de calculo en las reglas de contabilización y en los informes generados.

Si el fichero esta vacío, la función Inc(luir) estará automáticamente seleccionada para iniciar el
proceso de inclusión de registros.

Al terminar de introducir la información de los campos del registro, el programa pedirá

confirmar su entrada.

Varios

La subopción Varios despliega un menú con las siguientes opciones:

Servicios

Al seleccionar esta opción aparece la ventana SERVICIOS/VARIOS, la cual permite introducir o

editar los datos de los tipos de servicios, mercancías o productos que serán facturados por la
empresa y que no son registrados en el inventario. Esta ventana es del tipo ficha y presenta los
siguientes campos:

Código: campo de 5 caracteres que permite introducir el código del servicio o producto.

Nombre: campo de 35 caracteres para colocar la descripción del servicio o producto.

I.V.A.: campo de 1 carácter para colocar la tarifa del I.V.A. aplicable al servicio o producto.

Precio: campo numérico de 8 enteros y 2 decimales para colocar el precio del servicio o producto.

Tarjetas

Al seleccionar esta opción aparece la ventana TARJETAS que permite clasificar las tarjetas de
crédito con las cuales se trabajara en la empresa actual y asignar el porcentaje correspondiente. Esta
ventana es del tipo tabla y posee los siguientes campos:

Código: campo de 3 caracteres para introducir el código que se desea asignar a la tarjeta.

Descripción: campo de 35 caracteres que permite introducir el nombre de la tarjeta.

%: 2 campos de 2 enteros y 2 decimales para colocar los porcentajes correspondientes.

Zonas

59
Al seleccionar esta opción se despliega la ventana ZONAS, que permite incluir las diversas zonas
en las que el usuario desea clasificar la distribución de sus productos o servicios. Esta ventana
presenta los campos:

código: campo de 8 caracteres para introducir el código que se desea asignar a la zona.

Nombre: campo de 35 caracteres para colocar la descripción de la zona.

Transportista

Al seleccionar esta opción se despliega la ventana TRANSPORTISTA, que permite incluir los
servicios externos o internos de transporte que la empresa emplea para el envío de la mercancía a
sus clientes. Esta ventana posee los campos:

Código: campo de 2 caracteres para introducir el código que se desea asignar al programa de
transporte.

Nombre: campo de 35 caracteres para colocar la descripción de la empresa o programa de

transporte.

Tipos de Crédito

Al seleccionar esta opción se despliega la ventana TIPOS DE CRÉDITO, que permite incluir
diversas formas de pago aplazado, asociables por omisión a cada cliente desde la ficha de clientes.
Al incluir o modificar un renglón cualquiera de esta opción, se despliega una segunda ventana
titulada FORMA DE PAGO que presenta los siguientes campos:

Código: campo de 2 caracteres para asignar un código a la forma de pago que se va a definir.

Documento: campo de 2 caracteres que acepta únicamente las siglas FC (Factura) y GR (Giros,
Letras) para especificar sobre que tipo de documento habrá de efectuarse el pago.

Período: campo numérico de 3 enteros para indicar el número de días que tiene el cliente para
cancelar la factura o el número de días para el vencimiento de cada giro o letra.

Número de Giros: campo numérico de 2 enteros para indicar la cantidad de giros o letras entre los
cuales se dividirá el pago correspondiente. El cursor solo se detendrá en este campo si se ha
escogido GR como tipo de documento.

Intereses: campo numérico de 2 enteros y 2 decimales para colocar el porcentaje de interés aplicable
a los giros o letras. Al igual que en el caso anterior, el cursor solo se detendrá en este campo si se ha
escogido GR como tipo de documento.

Límite: campo numérico de 8 enteros para establecer el límite de crédito permitido mediante la
forma de pago que se define.

60
Al terminar de llenar los datos de la ventana FORMAS DE PAGO el sistema colocara en forma
automática la información pertinente en la ventana TIPOS DE CRÉDITO.

MOVIMIENTOS

Pedidos , Notas de Entrega y Facturas/Devoluciones

Estos tres primeros tipos de movimientos de la gestión Ventas están muy relacionados y son muy
parecidos entre sí, por lo que pueden ser estudiados simultáneamente. Las excepciones o
particularidades de cada tipo de movimiento serán indicadas en cada caso.

Uno o varios Pedidos pueden ser entregados mediante una sola Nota de Entrega o facturados en una
sola Factura. Una o varias Notas de Entrega pueden ser facturadas en una sola Factura. La manera
de hacer esto se vera mas abajo.

El programa maneja las Devoluciones como una Factura con cantidades negativas. El reflejo de una
Devolución en Cuentas por Cobrar, Caja, Bancos o Inventario será exactamente el negativo del
reflejo de una Factura. En Inventario, el tipo de movimiento que refleja una Devolución se
identificara por las letras DV en el campo Tipo. En adelante no se especificaran mas diferencias
entre una Factura y una Devolución.

Tanto Pedidos, como Notas de Entrega como Facturas presentan ventanas del tipo combinado. La
primera sección o ENCABEZADO es del tipo ficha, la segunda constituye el CUERPO y la tercera
sección o PIE es un área informativa.

REVISAR, MODIFICAR O DUPLICAR MOVIMIENTOS PREVIAMENTE

REGISTRADOS

Si al entrar a la ventana de Pedidos, Notas de Entrega o Factura ya se habían registrado

movimientos, la ventana mostrara el último de ellos (según el caso). Si desea revisar, modificar o
duplicar un movimiento previamente registrado, utilice las teclas de flechas verticales para avanzar
o retroceder sobre los movimientos. Con la tecla [Inicio/Home] se va a la primera y con [Fin/End]
a la última. Para buscar un movimiento en particular utilice la función Bus(car), introduciendo el
número y/o fecha de emisión. Si desea realizar la búsqueda desde el principio, presione la tecla
[Inicio/Home] antes de utilizar Bus(car). La función Col(umnas) permite ver todas los facturas en
forma de tabla.

Una vez que el movimiento buscado esta presente en pantalla, seleccione Mod(ificar) y el
programa se situara en el primer campo del ENCABEZADO. Si desea pasar a modificar la
información del CUERPO, presione la tecla [AvPag/Pgdn]. Al terminar la modificación, presione
[Esc] . Al concluir las modificaciones el programa reversara los movimientos previamente

61
generados en los auxiliares de Caja, Banco, Cuentas por Cobrar e Inventario para luego grabar
los nuevos movimientos.

En la línea inferior de la pantalla se ofrece la opción Duplicar mediante la tecla de función [F8].
Esta opción permite duplicar un Pedido, Nota de Entrega o Factura (según el caso) previamente
registrado. Para hacerlo, ubique el movimiento que desea duplicar mediante el comando Bus(car);
teniendo el movimiento en la pantalla presione [F8] y se generara una copia del mismo, con el
número correlativo siguiente al del último movimiento de ese tipo registrado. El usuario podrá
hacer los cambios que estime pertinentes sobre el duplicado. Una de los usos de esta opción es la
de hacer movimientos de devolución. Se duplica el movimiento que contiene renglones sobre los
que se desea efectuar devoluciones y se cambian sus respectivas cantidades por cantidades
negativas.

INCLUIR UN NUEVO MOVIMIENTO

Si al entrar en la ventana de Pedidos, Notas de Entrega o Facturas no se habían registrado

previamente movimientos, la función Inc(luir) queda automáticamente seleccionada para iniciar el
proceso de inclusión del movimiento. Si presiona [Esc] cuando esta incluyendo un movimiento, el
programa preguntara si desea cancelar la operación. Responda "Si" para salir o "No" para
continuar con el mismo movimiento.

En caso de existir movimientos previamente registrados, la ventana mostrara inicialmente el último

de ellos. Si desea incluir uno nuevo, hágalo mediante el comando Inc(luir). El cursor se situara en
el primer campo del ENCABEZADO.

ENCABEZADO

En el Encabezado de Pedidos, Notas de Entrega o Factura se presentan los siguientes campos (con
las excepciones indicadas en cada caso).

Número: campo de 8 caracteres que permite colocar el número del Pedido, Nota de Entrega o
Factura, según el caso. El programa sugiere una numeración secuencial con respecto al último
número utilizado. Esta numeración puede ser modificada y puede contener letras y números.

Fecha: campo tipo fecha que asume por omisión la fecha del día o la que se haya colocado en la
opción cambio de fecha. El programa permite modificarla para colocar cualquier otra fecha.

Entrega: Solo para Pedidos. Campo tipo fecha para colocar la fecha en que se presume será
entregado el pedido.

Estatus: Solo para Pedidos y Notas de Entrega. Campo de dos caracteres que son manejados
automáticamente por el programa. Puede contener los siguientes valores:

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- PE , para Pedidos no entregados ni Facturados, o para Notas de Entrega no facturadas.
- OK, para Pedidos entregados o facturados o para Notas de Entrega facturadas.

Cliente: campo de 8 caracteres para colocar el código del cliente. El programa colocara el nombre
del cliente. Si el campo se deja en blanco o se coloca un código invalido, se presentara la ventana
de CLIENTES para que el usuario pueda buscar el código correcto o de ser necesario incluir al
cliente. Al terminar de llenar este campo el programa abrirá una ventana con la dirección, teléfonos,
y número de Ruc del cliente.

Vendedor: campo de 5 caracteres para colocar el código del vendedor encargado del Pedido, Nota
de Entrega o Factura. Este campo puede ser dejado en blanco en caso de no existir un vendedor
particularmente encargado del pedido. Si se coloca un código invalido, se presentara la ventana de
VENDEDORES/COBRADORES para que el usuario pueda buscar el código correcto o de ser
necesario incluir al vendedor.

Bodega: Solo para Notas de Entrega o Facturas. Campo de 2 caracteres para colocar el código la
Bodega desde el cual se despachara la mercancía. El programa solo dejara usar este campo si en el
momento de crear la empresa se seleccionó la opción multibodega.

Transportista: Solo para Notas de Entrega o Facturas. Campo de 2 caracteres para especificar el
código del transportista. Presenta por defecto el código del transportista asignado al cliente en su
ficha. Puede especificarse otro transportista o dejar el campo en blanco. Si se coloca un código no
previamente registrado, aparecerá la ventana TRANSPORTISTAS para que el usuario elija un
código registrado o añada un nuevo transportista.

Tarifa: campo de 5 caracteres para especificar el código de la tarifa de precios que se aplicara.
Presenta por defecto la tarifa asignada al cliente al haberse elaborado su ficha. Puede especificarse
otra tarifa si se desea. Si este campo se deja en blanco, se asume la tarifa A que aparece en la ficha
de cada artículo.

Comentarios: campo de 2 líneas de 30 caracteres cada una que permite hacer cualquier anotación de
interés relacionada con el movimiento.

CUERPO

La segunda sección o ventana constituye el Cuerpo del Pedido, Nota de Entrega o Factura y tiene
los siguientes campos:

Código: campo de 10 caracteres que permite introducir el código del articulo que se desea incluir.
Este código puede ser el de un producto o servicio registrado o no en el fichero Bodega o en la tabla
de Servicios. También puede especificarse en este campo un Descuento Global o invocarse desde
aquí Pedidos o Notas de Entrega ya registrados, para ser incluidos en el presente movimiento. Cada
una de estas posibilidades será explicada con detalle después de describir los restantes campos del
renglón.

63
Unidad: campo de 3 caracteres alfanuméricos para introducir una identificación de la unidad del
artículo, del servicio o de cualquier concepto (ejemplo.: "KGR" para Kilogramos, "HRS" para
horas, "HJS" para hojas escritas, etc.). En el caso de los artículos, el programa solo acepta la
unidad básica definida al registrar el artículo o una de las unidades equivalentes definidas para
dicha unidad dentro de la Tabla de Unidades de la Bodega.

IVA: campo de 1 dígito para especificar el tipo de impuesto I.V.A. aplicable al artículo. Admite los
tipos A,B, C y D. Presenta por omisión el tipo señalado en la ficha de Artículos de Bodega o en la
Tabla de Servicios. Puede ser modificado por el usuario. Debe ser especificado en caso de
emplearse este impuesto y no tratarse de un artículo o servicio previamente registrado.

Caja : campo numérico para introducir la cantidad de cajas, en el caso de que se facture un
artículo o producto que se vende por cajas, paquetes, bultos, etc. Este campo presenta por omisión
el valor 1. Este campo se deja con el valor 1, cuando se facturan renglones por cantidad.

Cantidad/Caja: campo numérico para introducir la cantidad de artículos que contiene cada caja.
Este campo puede contener valores fraccionarios (según el tipo de unidad empleada) y también
valores negativos, lo que permite reintegrar al inventario la cantidad especificada en negativo. Una
cantidad negativa hace que el campo Total del renglón sea negativo y reste del gran total. Esto
permite especificar abonos o reintegros de cualquier tipo. Si la cantidad de artículos que se registra
es mayor a la existencia actual del inventario, aparecerá un recuadro advertiéndolo e indicando las
existencias actuales. En caso de Pedidos aceptar la cantidad en estas condiciones no trae
consecuencias. En caso de Entregas o Facturas, se debe tomar en cuenta que se trabajara con
inventarios negativos.

Precio: campo numérico para introducir el precio unitario del servicio o artículo que se esta
registrando. El campo mostrara el precio registrado para el artículo según la tarifa correspondiente
al cliente o la especificada en el campo Tarifa del encabezado. Las tarifas se definen en la ficha del
artículo. El precio presentado puede ser modificado. Si solo se indica el número de cajas, el
precio corresponde a cada caja. Si se indica los cajas y la cantidad por caja, el precio se refiere a
cada unidad incluida dentro del número de cajas especificados. Si se deja el campo con el valor 0,
aparece el recuadro PRECIOS para seleccionar una de las tarifas principales, A, B, C o D.

% Dcto.: campo numérico para introducir el porcentaje de descuento a aplicar al total del
artículo que se esta incluyendo. Presenta el porcentaje especificado en la Tarifa correspondiente.

Total: campo numérico que muestra el total en moneda del renglón. Este importe no puede ser
modificado directamente; se deberá hacerlo modificando el precio o el porcentaje de descuento.
El total es obtenido al multiplicar los campos: Cajas x Cantidad/Caja x Precio y restando el
porcentaje de descuento indicado en el campo % Dcto.

ELEGIR UN ARTICULO REGISTRADO EN BODEGA

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Si el campo código se deja en blanco o si se coloca un código no registrado, el programa abrirá la
ventana ARTÍCULOS en modo resumido, la cual presentara los códigos, nombres, unidad de
medida y existencia de los artículos registrados hasta ese momento para que el usuario pueda
seleccionar un código.

REGISTRAR UN NUEVO ARTICULO EN BODEGA Y SELECCIONARLO

Si se desea registrar un nuevo artículo, podrá activarse desde esta ventana la opción Incluir, la cual
abrirá la ventana ARTÍCULOS en forma ampliada a fin de que se incorporen los datos
correspondientes. Esta ventana se describe en la Opción Cuentas de la gestión Bodega). Una vez
registrado un nuevo artículo, el mismo puede ser seleccionado mediante la función Sel(eccionar). El
programa volverá a la ventana de renglones y solicitara el siguiente dato.

ESCRIBIR COMENTARIOS EN EL CUERPO

Si el campo código ha sido dejado en blanco y no se desea seleccionar un artículo ya registrado ni

registrar uno nuevo, se pulsa la tecla [ESC] y el cursor ira al campo Nombre donde se podrá
escribir cualquier comentario. Inmediatamente el cursor pasara al siguiente renglón. Es posible
escribir tantas líneas de comentario como se desee.

ESPECIFICAR UN ARTICULO NO REGISTRADO

Si el campo código no ha sido dejado en blanco y no se desea seleccionar un artículo ya registrado

ni registrar uno nuevo, se pulsa la tecla [ESC] y el cursor ira al campo Nombre donde se podrá
escribir cualquier nombre o comentario. El programa solicitara luego el resto de los datos del
renglón, como si se tratase de un artículo registrado, solo que el mismo solo se empleara para este
movimiento. Es posible escribir tantas líneas de artículos no registrados como se desee.

ELEGIR UN SERVICIO REGISTRADO

Para elegir un servicio escriba el código del mismo precedido del carácter "\". Si el código esta
registrado en la tabla de Servicios el programa permitirá continuar. En caso contrario, abrirá la
ventana SERVICIOS/VARIOS para que el usuario pueda seleccionar un servicio previamente
registrado. También se puede llamar a esta ventana dejando el campo en blanco y presionando la
tecla [F8] o colocando el carácter "\" y presionando [Enter] . Se elige el servicio deseado mediante
el comando Sel(eccionar) y se presiona [Enter]. La descripción del servicio puede ser cambiada
para este movimiento al situarse el cursor en el campo Descripción.

REGISTRAR UN NUEVO SERVICIO

Al aparecer la ventana SERVICIOS/VARIOS por cualquiera de las maneras indicadas en el punto

anterior, se puede registrar un nuevo servicio mediante el comando Inc(luir). El mismo se añadirá a

65
la lista existente de Servicios y podrá ser seleccionado en este y en cualquier otro movimiento
posterior.

ESPECIFICAR UN DESCUENTO GLOBAL

Después de introducir uno o mas artículos, puede introducirse *D en el campo código para
aplicar un descuento sobre el importe acumulado hasta ese renglón. El cursor se ubicara
seguidamente en el campo Descripción del recuadro inferior donde aparecerá el mensaje *
DESCUENTO *. Si desea dar otra descripción al descuento sustituya este texto por otro
cualquiera. El cursor avanzara entonces al campo % Desc. que presenta por omisión el
descuento previamente asignado al cliente en su ficha. El mismo puede ser cambiado en este
movimiento por otro cualquiera. Si no desea colocar el descuento como un porcentaje, presione
[Enter] y el cursor avanzara al próximo campo para que pueda introducir la cantidad en moneda que
se deberá rebajar. El resto de los campos de este renglón serán rellenados con una línea de
guiones "------" para indicar que el descuento se aplica a los renglones anteriores, no a los que
puedan seguir.

ESPECIFICAR CARGOS NO SUJETOS A DESCUENTO GLOBAL

Se pueden escribir tantos renglones como se desee después de haber incluido un descuento global,
sin que el mismo se aplique a ellos. Esto es útil para especificar cargos tales como transporte,
impuestos, etc.

TRAER PEDIDOS O NOTAS DE ENTREGA

Se pueden traer Pedidos previamente registrados a una Nota de Entrega o bien Notas de Entrega y
Pedidos a una Factura. Para ello presione la tecla [F9] o [F10], según el caso, estando el cursor
sobre el campo código. A continuación el programa desplegara una ventana conteniendo los
Pedidos o las Notas de Entrega pendientes pertenecientes al cliente cuyo código se índice en el
encabezado del movimiento. La ventana mostrara el número y la fecha de emisión de dichos
movimientos, para que el usuario seleccione los que desee y automáticamente se copiaran los
renglones correspondientes en el cuerpo del presente movimiento. Si alguno de los renglones
copiados establece una cantidad de algún artículo mayor a la existencia en el inventario, el
programa emitirá una advertencia y ajustara la cantidad a la existencia del inventario. Sin embargo
el usuario podrá hacer los cambios en cantidad que estime convenientes. Si el usuario especifica
una cantidad menor que la copiada, queda pendiente la cantidad restante y la misma podrá ser
copiada sobre un movimiento posterior.

Al terminar de incluir un renglón, el cursor baja a la siguiente línea para incluir el próximo.

PIE

66
En la parte inferior de la pantalla se presentan los campos: Nombre, que muestra la descripción del
renglón en el cual se encuentra el cursor, y Total, que muestra el total general del Pedido, Nota
de Entrega o Factura.

En caso de Factura, se muestran además los siguientes datos:

Peso: sumatoria del campo Peso de la ficha cada artículo facturado, multiplicado por la cantidad
facturada;

Neto: importe total de los renglones facturados, sin descuentos ni I.V.A.

Dcto.: importe del descuento global de la factura.

Cargos: importe total de los cargos (o renglones incluidos debajo de la línea del descuento global).

IVA: importe total originado por este impuesto

Total: Total general de la factura.

Al terminar con los renglones de un movimiento presione [Esc] .

Si se trata de un Pedido o Nota de Entrega, el programa preguntara si se desea imprimir el

movimiento, en cuyo caso grabara toda la información del movimiento y pasara a la ventana de
impresión. En caso de una respuesta negativa simplemente grabara la información. Si se trata de
una Nota de Entrega se generan los movimientos de salida en Inventario.

Si se trata de una Factura, el programa mostrara antes la ventana I.V.A. y luego las ventanas
correspondientes a la Forma de Pago.

La ventana I.V.A. contiene la siguiente información:

Total: campo donde se presenta el total generado por la suma de los renglones, menos el descuento
global (si lo hay) mas los cargos (si los hay).

I.V.A.: muestra por omisión el régimen especificado en la ficha del Cliente. Puede ser modificado
incluyendo cualquiera de los valores validos: "0," si no aplica el I.V.A.;, "1" si se aplica I.V.A.
normal actualmente recomendable para la legislación ecuatoriana y "2" si se aplica con Recargo de
Equivalencia, 3 si se aplica I.V.A. incluido en los precios(no recomendable actualmente).

Total I.V.A: importe total originado por el impuesto I.V.A.

Total Final: Importe final de la factura.

67
FORMA DE PAGO

A continuación el programa mostrara un recuadro para indicar si el pago es de Contado o a Crédito.

Tanto esta opción como las siguientes subopciones de Forma de Pago pueden haber sido elegidas
previamente en la ficha del cliente. En este caso, basta con presionar [ENTER] sobre cada opción.
Sin embargo, el usuario puede cambiar cualquier elección previa seleccionando otra subopción.

Si se elige la opción Contado, se seleccionara el tipo de pago: Efectivo, Cheque, Tarjeta o

Depósito.

Si se elige Efectivo, se generara el correspondiente movimiento en Caja.

Si se elige Cheque , aparecerá un recuadro con los campos Número y Banco para introducir el
número y nombre del banco del cheque recibido. El cheque se reflejara en Caja mediante un
movimiento que contendrá los datos correspondientes

Si se elige Depósito, se abrirá una ventana con los bancos y cuentas registrados en la gestión
Tesorería y Finanzas para elegir la cuenta sobre la que se efectuara el depósito. Puede incluirse un
nuevo Banco y cuenta de ser necesario. Una vez elegida la cuenta, el programa solicita un Número
de depósito. El depósito se reflejara en la cuenta elegida mediante un movimiento tipo DP que
contendrá los datos correspondientes.

Si se elige Tarjeta, se abrirá una ventana con las tarjetas registradas previamente en la subopción
Tarjetas del menú Ficheros de la gestión Ventas y Cartera. El cargo se reflejara en Caja mediante
un movimiento que contendrá los datos correspondientes.

Si se elige la opción Crédito se seleccionara el tipo de pago a crédito: a la Fecha de Vencimiento o

mediante Giros (Letras).

Si se elige Fecha de Vencimiento, se indicara la fecha de cobro y el programa originara

automáticamente un movimiento de Cuentas por Cobrar bajo el cliente correspondiente. El
concepto del movimiento se presenta por omisión y puede ser modificado por el usuario. El
movimiento de cobro se efectuara posteriormente mediante la opción Pagos clientes del menú
Ficheros de la Gestión Ventas y Cartera .

Si se elige Giros (Letras) , el programa solicitara la siguiente información:

Abonos: para especificar un abono previo a la emisión de los giros.

Total a convertir: campo que muestra el total de la factura menos el abono. Este será el importe a
convertir en giros.

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Período de días entre cada giro: campo numérico que muestra por omisión el valor especificado
en la forma de pago registrada con la ficha del cliente. Puede ser modificado y permite introducir la
cantidad de días entre cada giro.

Número de giros a emitir: campo numérico que muestra por omisión el valor especificado en la
forma de pago registrada con la ficha del cliente. Puede ser modificado y permite introducir la
cantidad de giros entre los cuales se habrá de dividir el Total a convertir.

% de interés: campo numérico que muestra por omisión el valor especificado en la forma de pago
registrada con la ficha del cliente. Puede ser modificado y permite introducir el porcentaje de interés
simple a aplicar sobre el importe de cada giro.

Una vez introducida esta información el programa calculara la cuota de cada giro y los mostrara
en un recuadro para ser modificados si es necesario. Esto generalmente se hace si se quieren
emitir giros con cuotas o períodos diferentes. El programa asigna a cada giro un número
formado por tres letras iniciando con la serie "AAA"), seguida del número del giro y el total de
giros separados por el signo "/". Ej.: AAB03/10 corresponde al tercer giro de la serie AAB de un
total de 10 giros emitidos.

Al terminar de introducir toda la información de la factura y la forma de pagos, el programa

preguntara si desea emitir la factura. Si contesta afirmativamente se guardara la factura y el pago y
se pasara a las opciones de impresión. Si se contesta negativamente solo se guardara la factura y el
pago.

En todos los casos se generan los movimientos a que haya lugar en los ficheros de Caja, Bancos,
Cuentas por Cobrar y Bodega. En el caso de pago con giros, el programa genera en las Cuentas por
Cobrar del cliente un movimiento tipo FC correspondiente a la factura; otro de tipo AB
correspondiente al abono, si lo hay; otro de tipo CA correspondiente a la cancelación del saldo de la
factura, y finalmente los movimientos tipo GR correspondientes a cada giro.

El cobro de los giros se efectuara posteriormente mediante la opción Pagos clientes del menú
Ficheros de la Gestión Ventas y Cartera.

Punto de Venta

Esta opción ofrece un modo de facturación rápida orientado a terminales donde se realizan gran
cantidad de operaciones al contado.

El terminal punto de venta puede ser configurado según especificaciones del usuario mediante la
opción Parámetros P/V del menú Otros de la gestión Ventas y Cartera.

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Al seleccionar esta opción aparece la ventana PUNTO DE VENTA, que es del tipo combinado. La
primera sección es del tipo ficha y constituye el ENCABEZADO de la factura; la segunda sección
constituye el CUERPO de la factura.

ENCABEZADO

Esta sección presenta los siguientes campos:

Número: campo de 8 caracteres para colocar el número de la factura. El programa proporciona una
numeración consecutiva y, mediante la opción Parámetros P/V se puede especificar si el usuario
puede o no alterar el número.

Emisión: campo tipo fecha para introducir la fecha de emisión de la factura, el programa sugiere la
fecha, pero ésta puede ser modificada por el usuario

Vendedor: campo de 5 caracteres alfanuméricos para introducir el código del vendedor. Al

introducir un código de vendedor previamente registrado, el programa copia su nombre en el
subsiguiente campo. Si el código del vendedor no esta registrado, aparece la ventana de edición
VENDEDORES/COBRADORES con la función de edición Sel(eccionar) activada. Después de
seleccionar el vendedor, el programa copiara su nombre en la ventana de identificación de la
factura. Si no se desea asignar un vendedor a la factura el campo puede ser dejado en blanco.

Cliente: campo de 25 caracteres para colocar el nombre de cliente.

Bodega: campo para identificar la Bodega de donde se habrá de descargar la mercancía. El cursor
solo se detendrá en este campo si al iniciar la empresa se elige la opción Multibodega.

CUERPO

El cuerpo de la factura de Punto de Venta presenta los siguiente campos:

Código: campo de 15 caracteres alfanuméricos para introducir el código del artículo a facturar. Si se
deja el campo en blanco o si se introduce un código no previamente registrado, aparecerá la ventana
de artículos para que el usuario seleccione un código previamente registrado o incluya uno nuevo.

Descripción: campo en el cual se copiara automáticamente la descripción del artículo seleccionado.

Cantidad: campo numérico para colocar el número de artículos del mismo código que se desea
facturar.

Precio: campo numérico donde aparecerá reflejado el precio A del artículo a facturar. Este valor
puede ser cambiado por el usuario si así se determinó en la opción Parámetros P/V, del menú

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Otros. En este caso, si se escribe 0, aparecerá una ventana con los precios A, B, C y D para que se
pueda elegir uno de ellos.

Total: campo numérico que reflejara el total del renglón que se esta facturando.

Para terminar la factura presione [Esc] . El programa mostrara la ventana I.V.A. con la siguiente
información:

Total: campo donde se mostrara el total generado por la suma de los renglones, menos el descuento
global (si lo hay) mas los cargos (si los hay) (Ver Parámetros P/V).

I.V.A.: campo que permite escoger el régimen del impuesto IVA aplicable a esa venta. Muestra por
omisión el régimen asignado al cliente en su ficha, Permite ser modificado por el usuario.

Total I.V.A: campo que muestra el valor en moneda del impuesto a aplicar.

Total Final: campo que muestra el Gran Total de la factura.

Al conformar estos datos presionando [Enter] , el programa mostrara la ventana FORMA DE

PAGO con la siguientes opciones:

Efectivo: al seleccionar esta opción aparece la ventana CAJA con los campos:
- Total Factura Efectivo: con el Total Final de la factura.
- Recibe en Efectivo: para introducir el efectivo entregado por el comprador.
- Cambio: donde aparecerá el importe a devolver al comprador.

El efectivo entrante queda registrado como una entrada a Caja.

Cheque: al seleccionar esta opción, una ventana le permitirá introducir el número del cheque y el
banco al cual pertenece. El cheque quedara registrado mediante un apunte en Caja.

Tarjeta: Al seleccionar esta opción, una ventana le permitirá introducir el número y el código de la
tarjeta. Si se deja este último en blanco se abrirá la ventana de selección de tarjetas.

Moneda Extranjera: Al seleccionar esta opción aparecerá una venta con los campos:

-Moneda: muestra por omisión las siglas US$ indicando Dólares de los Estados Unidos, pero el
usuario podrá colocar las siglas de cualquier moneda extranjera con la que vaya a realiza la
operación.
- Cambio: campo para colocar el factor de conversión a la fecha entre la moneda local y la moneda
extranjera.
- Importe: campo donde aparece reflejado el valor de la factura en moneda extranjera según el
factor de cambio introducido por el usuario.
- Total: campo que refleja el valor total de la factura en moneda local.

71
- Cambio moneda local: campo que refleja la cantidad de moneda extranjera equivalente a la unidad
de moneda local, según el factor de cambio utilizado.

Combinada: esta opción permite combinar dos o mas de la opciones anteriores.

Al finalizar la introducción de los datos de la forma de pago, el programa pedirá conformación del
movimiento registrado. Si la respuesta es afirmativa se grabara la factura y se pasara a la impresión
de la misma (si se escogió esta opción en Parámetros P/V). En caso contrario se podrán hacer los
cambios que el usuario desee.

Pagos Clientes

Esta opción permite editar el fichero de movimientos de Cuentas por Cobrar. Dentro de esta
opción se pueden realizar cancelaciones, abonos o notas de crédito sobre las cuentas por cobrar
pendientes e introducir nuevos movimientos de facturas, giros o notas de débito.

Los movimientos pueden ser introducidos por el usuario y algunos de ellos pueden ser creados
automáticamente al realizar una factura a crédito. Si el tipo de crédito de una factura es a una fecha
de vencimiento, se genera en Cuentas por Cobrar un movimiento tipo Factura (FC) con el
número, fecha de emisión, fecha de vencimiento y el importe de la factura. Si el tipo de crédito son
Giros, se genera un documento tipo Factura (FC) y otro tipo Cancelación (CA) para cancelar la
deuda de la factura y trasladarla a los Giros, que también aparecen como movimientos tipo GR con
sus respectivos importes y fechas de vencimiento de acuerdo a la definición de los giros en la
facturación.

Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición titulada COBROS Y DOCUMENTOS,

con los siguientes campos:

código del cliente: campo de 8 caracteres alfanuméricos que permite introducir el código del
cliente sobre el que se desea operar. Si se deja en blanco este campo o si se introduce un código no
registrado, aparecerá la ventana CLIENTES para que el usuario busque y seleccione un cliente, o
para que incluya uno nuevo.

Nombre: campo de 35 caracteres que muestra el nombre del cliente seleccionado.

Saldo Actual: campo numérico donde el programa muestra el saldo del cliente a la fecha.

Fecha último pago: campo donde el programa muestra la fecha en la cual el cliente seleccionado
realizó su último pago.

A continuación se abre el recuadro TIPO DE DOCUMENTO con las opciones: Cancelación,

Abono, Nota de Crédito, Factura, Giro y Nota de Débito.

72
Cancelación, Abono o Nota de Crédito:

Estas opciones permiten efectuar movimientos que se refieren a otros movimientos pendientes de
cobro previamente registrados. Si se selecciona una de estas opciones y el cliente no tiene
movimientos pendientes de cobro, un mensaje lo advertirá y se regresara al paso anterior.

Si el cliente tiene documentos pendientes de cobro aparecerá el recuadro DOCUMENTOS NO

CANCELADOS que muestra el número, tipo, emisión, vencimiento, importe y saldo de los
documentos por cobrar. Utilice la función Sel(eccionar) para seleccionar uno o mas documentos y
luego presione [Esc] para terminar.

Una vez realizada la selección simple o múltiple de documentos, aparece el recuadro FORMA DE
PAGO, con las opciones: Efectivo, Cheque, Tarjeta y Depósito. Seleccione la forma de pago. Si el
pago se realiza con depósito aparece un recuadro para introducir el número del depósito y el código
del banco. Al dejar el campo código del Banco vacío el programa invoca el catalogo de Bancos y
Cuentas Bancarias para que se seleccione una. Todo este proceso de elegir la forma de pago se
describe con mayor detalle al final de la sección 1.2.1. de la gestión Ventas y Cartera.

En caso de Cancelación, el programa asume que debe generar tantos movimientos como
movimientos pendientes de cobro se hayan seleccionado, cada uno por el importe negativo del
movimiento a ser cancelado. Así lo hace y ello se puede verificar luego a través de los informes o
revisando el fichero de movimientos de Cuentas por Cobrar.

En caso de Abono o Nota de Débito, el programa muestra el importe total de los movimientos
seleccionados y permite anotar un importe diferente. Entonces genera los movimientos que cubren
el abono. Por ejemplo, si se han seleccionado tres facturas de importe 100 cada una, el importe total
será 300. Si se abona 150, el programa generara dos movimientos: uno por cien que cancela a la
primera factura y otro por 50 que abona a la segunda. Esto se puede verificar a través de los
informes o revisando el fichero de movimientos de Cuentas por Cobrar.

Los movimientos se generan con la siguiente información, que el usuario puede modificar: en el
campo Tipo aparece CA, AB o ND según se trate de una Cancelación, un Abono o una Nota de
Débito; en el campo Número aparece el número de la factura o del giro cancelado; en el campo
Fecha de Emisión aparece la fecha actual; en el campo Referencia aparece el número de la factura
origen (si el documento a cancelar es un giro); en el campo Concepto aparece el concepto de
cancelación y en el campo Importe aparece el importe cancelado o abonado.

Después deseleccionar la forma de pago, el programa pide confirmar la entrada. Al confirmar, el

documento será grabado y se actualizara el saldo de la cuenta por cobrar del cliente. Si el pago fue
realizado con depósito se generara el respectivo movimiento en Bancos. Si es con cheque,
tarjeta o efectivo se generara el movimiento en Caja. Estos movimientos son diferenciados como
de cancelación múltiple o simple dentro de Caja y Bancos.

73
Al utilizar la función Col(umnas) se podrá observar que por cada documento cancelado aparece
primero el documento origen y luego su cancelación. Todos los documentos quedan ordenados por
cliente, tipo de documento, número y emisión.

Un documento proveniente de facturación no puede ser modificado desde Cobros y Documentos,

pero sí puede ser eliminado. En este caso, el recuadro de interacción lo advertirá y pedirá
confirmar la eliminación.

Factura, Giro y Nota de débito:

Estas opciones permiten incluir movimientos de cuentas por cobrar sin que sean generados desde
la facturación. Puede ser útil para empresas que llevan la facturación por separado y luego traen los
importes de las facturas directamente a cuentas por cobrar sin registrar el detalle de las mismas.

Los movimientos de Cuentas por Cobrar, bien se trate de los generados desde facturación o de los
que se incluyen directamente, tienen los siguientes campos:

Tipo de documento: campo que muestra el tipo de movimiento.

Origen: Campo de tres caracteres donde el programa indica la procedencia del movimiento, ya que
estos pueden haber sido generados desde la facturación o haber sido incluidos directamente desde
Cuentas por Cobrar.

Número: campo de 8 caracteres alfanuméricos que muestra o permite introducir el número del
movimiento origen. Este número corresponde al número de la factura en aquellos documentos
generados desde facturación.

Fecha de emisión: campo tipo fecha que muestra o permite introducir la fecha de del movimiento.

Fecha de vencimiento: solo para movimientos tipo Factura o Giros. Campo tipo fecha que muestra
o permite introducir la fecha en que debe efectuarse el cobro.

Referencia: campo alfanumérico de 10 caracteres que muestra o permite introducir un número o

una clave de referencia. Si es un documento de facturación o cancelación de un giro, muestra el
número de la factura que lo originó. Si es el documento de facturación o cancelación del
importe total de giros generados por la integración desde una facturación, muestra la serie de los
giros. Si el documento no ha sido generado automáticamente, este campo puede ser usado
libremente.

Referencia Contable: campo alfanumérico de 20 posiciones donde se puede especificar el código de

la cuenta de contabilidad donde se reflejara el movimiento.

Concepto: campo de 30 caracteres que muestra o permite introducir la descripción o concepto del
movimiento.

74
Importe: campo numérico que muestra o permite introducir el importe del movimiento.

Forma de pago: campo que muestra la forma de pago cuando el documento es del tipo
Cancelación, Abono o Nota de Crédito. Además muestra el número del cheque, depósito o
tarjeta y el nombre del banco o tarjeta.

Al terminar de introducir la información de un movimiento, el programa preguntara si desea emitir

la forma impresa correspondiente. Si se responde afirmativamente se grabara el movimiento y se
pasara a las opciones de impresión; si se responde negativamente solo se grabara el movimiento.

La opción INFORMES de la gestión Ventas y Cartera comprende:

Grupos de Clientes

Esta subopción permite emitir un informe con los grupos de clientes definidos para la empresa
actual. El informe mostrara el código y nombre de los grupos.

Este informe presenta en forma activa las siguientes opciones: Emitir, Orden, Intervalo,
Selección, Salida, Impresión y Guardar. La opción Omitir se activara si existe una
configuración de informe almacenada previamente con Guardar.
El orden por omisión es: por código del grupo. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro
ORDEN con las opciones código del grupo y Nombre del grupo para escoger el orden.

El intervalo permite introducir el rango de códigos o nombres de los grupos a emitir. Presione [F8]
para invocar el catalogo de grupos.

La selección permite escoger manualmente los grupos del catalogo. Cancela el intervalo
seleccionado.

Clientes

Esta opción permite emitir un informe con los clientes registrados en la empresa actual. El informe
mostrara el código y nombre del cliente, grupo al cual pertenece, zona, estatus y límite de crédito.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisión es: por código
del cliente. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las opciones: código,
Nombre, Grupo y código, Grupo y Nombre, Zona y código, Zona y Nombre, Límite de Crédito
y Estatus para escoger el orden.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por

código o Nombre, permite presionar la tecla [F8] para invocar a la ventana de clientes. Si el
orden se inicia por Grupo y código o Grupo y Nombre, [F8] invoca a la ventana de grupos. En
los restantes casos [F8] esta inactiva.

75
La selección permite escoger manualmente los clientes o grupos de clientes del catalogo
correspondiente. La selección depende del orden seleccionado y se desactiva cuando este no
incluye los campos código, nombre y grupo de los clientes. La selección cancela el intervalo.

El criterio pregunta si el informe a emitir se quiere Resumen o Detallado. La opción por omisión
es R de Resumen, el cual solo imprime el código, nombre, grupo, zona, estatus y límite de
crédito de los clientes. Al introducir D de Detallado, el informe imprime la información
completa de los clientes. Este informe solo puede tener salida por Ventana, Disco o Impresora.

Vendedores

Esta opción permite emitir un informe con los vendedores registrados en la empresa actual. El
informe imprime el código, nombre y porcentaje de comisión del vendedor.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepción de Criterio.

El orden por omisión es: por código. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las
opciones código, Nombre y % Comisión.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado: Si el orden es por

código o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la ventana de vendedores. Si el
orden es por % Comisión, la tecla [F8] esta inactiva y se apaga la selección.

La selección permite escoger manualmente los vendedores del catalogo. La selección cancela el
intervalo.

Servicios/Varios

Esta opción permite emitir un informe con los servicios, productos y mercancías registrados en la
empresa actual a través de la opción de Servicios Varios. El informe imprime el código, nombre y
precio del servicio. Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepción de
Criterio.

El orden por omisión es: por código. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con
las opciones código, Nombre y Precio.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por

código o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la ventana de Servicios/Varios. Si
el orden es por Precio, la tecla [F8] esta inactiva y se apaga la selección.

La selección permite escoger manualmente los servicios del catalogo. La selección cancela el
intervalo.

76
Facturas

Esta opción permite emitir un informe con las Facturas registradas en la empresa actual. El informe
por omisión es resumido, imprime número y fecha de emisión de las facturas y el cliente y
vendedor de las mismas. Si se desea la información completa, es decir, los renglones facturados y
el total de la factura, deberá seleccionar Detallado en la opción Criterio. El informe totaliza por
cada cliente.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepción de Selección.

El orden por omisión es por Número de Factura. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro
ORDEN con las opciones Número de factura y Fecha de emisión .

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden indicado. Si el orden es por Número
de Factura, el programa muestra el rango vacío y permite presionar la tecla [F8] para invocar el
catalogo de Facturas y escoger el rango. Si el orden es por Fecha de emisión, el rango por
omisión es desde el primero a fin del mes actual.

El criterio permite seleccionar las facturas de acuerdo a diferentes factores que se establecen con
los campos cliente, vendedor y forma de pago. Si la forma de pago es de Contado introduzca "CO".
Si es Crédito introduzca "CR" y luego introduzca el tipo de crédito, Fecha de Vencimiento "FV" o
Giros "GR". Finalmente el programa pregunta si desea el informe Detallado (introduzca "D") o
Resumen (introduzca "R"). Si selecciona Detallado pregunta si desea salto de pagina por factura
(introduzca "S" o "N").

Ej.: Se quieren listar detalladamente todas las facturas a contado del cliente cuyo código es C-001.

Cliente: C-001 Vendedor:

Contado/Crédito (CO/CR): CO
( Resumen o Detallado (R/D): D
( Salto de pagina por factura?: S

Ej.: Se quieren listar en forma resumida todas las facturas con crédito de giros correspondientes al
vendedor VZC.

Cliente:
Vendedor: VZC
Contado/Crédito (CO/CR): CR
Tipo de crédito (FV/GR): GR
( Resumen o Detallado (R/D): R

77
Movimientos

Esta opción permite emitir un informe con los movimientos de cobranzas de la empresa actual.
El informe imprime el código, tipo, número, fecha de emisión, fecha de vencimiento referencia e
importe de los movimientos indicados. El informe totaliza todos los movimientos emitidos.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones.

El orden por omisión es por Fecha. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con
las opciones Fecha, Número de Documento, código y Número y código y Fecha.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo a el orden establecido. Si el orden es por

Fecha, el rango por omisión es desde el primero a fin del mes actual. Si el orden es por Número
Documento, el programa muestra el rango vacío y permite presionar la tecla [F8] para invocar el
catalogo de Documentos y escoger el rango. En los restantes casos, el programa muestra el rango
vacío y permite presionar la tecla [F8] para invocar el catalogo de Clientes y escoger el rango de
códigos de clientes.

La selección permite escoger manualmente los documentos o clientes dependiendo del orden
seleccionado. Si el orden es por Fecha se apaga la opción Selección. Si es por código y Número
invoca a la ventana DOCUMENTOS para realizar la selección. Si es por código y Número o
código y Fecha invoca la ventana CLIENTES.

El criterio permite seleccionar los movimientos de acuerdo a diferentes criterios que se

establecen con los campos tipo, referencia, concepto e importe. En tipo introduzca GR para giro,
FV para crédito con fecha de vencimiento y CA para cancelación.

Ej.: Se quiere listar todos los documentos de cancelación cuyo importe sea mayor o igual a 10000.

Tipo: CA Referencia:
Concepto:
Importe >=: 10000
Importe <=:

Análisis de Vencimiento

Esta opción permite emitir un informe con los documentos vencidos y por vencer de los clientes
de acuerdo a un criterio de períodos de días que por omisión es de 30 en 30. El informe muestra
como título el código y nombre del cliente y debajo de este los montos de los movimientos
vencidos y por vencer para los períodos seleccionados. El informe totaliza por cada cliente.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones.

El orden por omisión es por código. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las
opciones código y Nombre.

78
El intervalo permite introducir el rango de códigos o nombres de acuerdo al orden establecido.
Presione [F8] para invocar el catalogo de Clientes y escoger el rango.

El criterio permite introducir los rangos de días para el análisis de las fechas de vencimiento
de los documentos a emitir. Además preguntara si se imprime Resumen (introduzca "R") o
Detallado (introduzca "D"). El programa presenta por omisión períodos de 30 días, pero estos
pueden ser modificados. La selección permite escoger manualmente los clientes a incluir en el
informe y cancela el intervalo definido.

Estado de Cuenta

Esta opción permite emitir un informe con saldos de cada cliente con cobranzas dentro la empresa
actual. El informe imprime como título el código, nombre, zona y grupo del cliente y debajo de
este el número, tipo, fecha de emisión y vencimiento, referencia, importe, días de vencimiento y
saldo de todos los movimientos que corresponden al cliente. El informe totaliza por cada cliente, e
indica el saldo al principio y final de los movimientos emitidos.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones.

El orden por omisión es por código. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las
opciones código, Nombre, Grupo y código, Grupo y Nombre, Zona y código y Zona y
Nombre. Después deseleccionar uno de estos ordenes, aparece otro recuadro titulado SUBORDEN
con las opciones Por Fechas y Por No. de Documento.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por

código o Nombre, el programa muestra el rango vacío y permite presionar la tecla [F8] para
invocar el catalogo de Clientes y escoger el rango. Si el orden inicial es por Grupo, permite
invocar el catalogo de grupos de clientes. El rango para el ordenamiento inicial por Zona deberá
introducirse manualmente.

El criterio permite emitir el estado de cuenta de los clientes de acuerdo a diferentes criterios que se
establecen con los campos fechas, documentos, tipo, referencia, concepto e importe de los
documentos. Además pregunta si se desean incluir cuentas sin movimiento y si se desea salto
de pagina por cada cuenta. Por omisión las fechas abarcan desde el primero a fin del mes actual.

Ej.: Se quieren listar los estados de cuentas entre el 01/11/95 y 15/11/95 de todos los movimientos
cuya referencia sea "FACTURACIÓN":

Fechas >= 01/11/95

Fechas <= 15/11/95
Documentos >=
Documentos <=
( Cuentas sin movimiento?: N
( Salto de pagina por cta.?: N

79
 Tipo:
Referencia:
Concepto: FACTURACIÓN
Importe >=
Importe <=

Al emitir el informe si días de vencimiento muestra un valor negativo, indica que el documento
esta vencido. Si es positivo indica que se canceló hace dicha cantidad de días. El informe
muestra los saldos antes y después de las fechas indicadas para el estado de cuenta.

Histórico

Esta opción permite emitir un informe con saldos de cada cliente cuyos movimientos cancelados
hayan sido pasados al archivo histórico. El informe imprime como título el código, nombre, zona
y grupo del cliente y debajo de este el número, tipo, fecha de emisión y vencimiento, referencia,
importe, días de vencimiento y saldo de todos los movimientos grabados en el histórico del cliente.
El informe totaliza por cada cliente, e indica el saldo al principio y final de los movimientos
emitidos.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones.

El orden por omisión es por código. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las
opciones código, Nombre, Grupo y código, Grupo y Nombre, Zona y código y Zona y
Nombre. Después deseleccionar uno de estos ordenes, aparece otro recuadro titulado SUBORDEN
con las opciones Por Fechas y Por No. de Documento.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por

código o Nombre, el programa muestra el rango vacío y permite presionar la tecla [F8] para
invocar el catalogo de Clientes y escoger el rango. Si el orden inicial es por Grupo, permite
invocar el catalogo de grupos de clientes. El rango para el ordenamiento inicial por Zona deberá
introducirse manualmente.

El criterio permite emitir el histórico de los clientes de acuerdo a diferentes criterios que se
establecen con los campos fechas, documentos, tipo, referencia, concepto e importe de los
documentos. Además pregunta si se desean incluir cuentas sin movimiento y si se desea salto de
pagina por cada cuenta. Por omisión las fechas abarcan desde el primero a fin del mes actual.

Ej.: Se quieren listar los movimientos del histórico cuya referencia sea "FACTURACIÓN" y cuyo
importe sea mayor a 5000.

Fechas >=
Fechas <=

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 Documentos >=
Documentos <=
( Cuentas sin movimiento?: N
( Salto de pagina por cta.?: N
Tipo:
Referencia:
Concepto: FACTURACIÓN
Importe >=
Importe <= 5000

Ganancias Brutas

Esta opción permite emitir las ganancias brutas a la fecha colocada en el criterio, el programa
coloca la fecha actual por defecto. El informe muestra un comparativo entre las cantidades vendidas
de cada artículo y la ganancia bruta obtenida (precio menos costo bruto) el mes anterior y el mes
actual (según la fecha colocada en el criterio), con una totalización general al final.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones.

El orden por omisión es por código. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las
opciones código, Nombre, Grupo y código, Grupo y Nombre y ubicación física.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por

código o Nombre, el programa muestra el rango vacío y permite presionar la tecla [F8] para
invocar el catalogo de Clientes y escoger el rango. Si el orden inicial es por Grupo, permite
invocar el catalogo de grupos de clientes.

Saldos por fecha

Esta opción permite emitir un informe con el código, nombre, grupo, zona de los clientes y el
saldo a la fecha indicada. Al finalizar, totaliza los saldos. Si el informe es ordenado por grupo
subtotaliza por cada grupo.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones.

El orden por omisión es por código. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las
opciones código, Nombre, Grupo y código, Grupo y Nombre, Zona y código y Zona y Nombre.
Después deseleccionar uno de estos ordenes, aparece otro recuadro titulado SUBORDEN con las
opciones Por Fechas y Por No. de Documento .

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por

código o Nombre, el programa muestra el rango vacío y permite presionar la tecla [F8] para
invocar el catalogo de Clientes y escoger el rango. Si el orden inicial es por Grupo, permite

81
invocar el catalogo de grupos de clientes. El rango para el ordenamiento inicial por Zona deberá
introducirse manualmente.

El criterio permite emitir la relación de cobros a la fecha que introduzca el usuario. El criterio por
omisión es la fecha actual del programa.

Resumen de ventas

Esta opción permite emitir un informe con la cantidad y el total de ventas de los ítems o renglones
facturados. Al finalizar, totaliza los importes por ventas.

Este informe presenta en forma activa las siguientes opciones: Emitir, Intervalo, Salida,
Impresión y Guardar .

El informe viene ordenado por Ítem o renglón facturado.

El intervalo permite introducir el rango de ítems a emitir. El criterio permite introducir el rango de
fechas de la facturación realizada.

Pedidos

Esta opción permite emitir un informe con los Pedidos registrados en la empresa actual.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepción de Selección.

El orden por omisión es por fecha de emisión. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro
ORDEN con las opciones Fecha de emisión y Número de documento.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo a el orden establecido. Si el orden es por

Número de documento, el programa muestra el rango vacío y permite presionar la tecla [F8] para
invocar el catalogo de Pedidos y escoger el rango. Si el orden es por Fecha de emisión, el rango
por omisión es desde el primero a fin del mes actual.

El criterio permite seleccionar los pedidos de acuerdo a diferentes factores que se establecen con los
campos Cliente, Vendedor y Estatus y podrá pedir que el listado se emita como una lista corrida o
que se haga un salto de pagina por cada pedido.

Notas de entrega

Esta opción permite emitir un informe con las Notas de entregas registradas en la empresa actual.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepción de Selección.

82
El orden por omisión es por fecha de emisión. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro
ORDEN con las opciones Fecha de emisión y Número de documento.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo a el orden establecido. Si el orden es por

Número de documento, el programa muestra el rango vacío y permite presionar la tecla [F8] para
invocar el catalogo de Notas de entrega y escoger el rango. Si el orden es por Fecha de emisión,
el rango por omisión es desde el primero a fin del mes actual.

El criterio permite seleccionar notas de entrega de acuerdo a diferentes factores que se establecen
con los campos Cliente, Vendedor, Pendiente y Resumen.

Más informes

Esta opción permite seleccionar y emitir uno de los informes definidos previamente a través de
la gestión Definición de Informes. Estos informes son en general definidos por el usuario, pero el
programa ofrece ya algunos de ellos para que el usuario pueda redefinirlos o modificarlos.

Los informes ofrecidos de este modo son aquellos sobre los que el usuario suele requerir cambios o
adaptaciones con mayor frecuencia.

Al seleccionar esta opción aparece un recuadro con los informes definidos. Después de hacer la
selección aparecen las ventanas de emisión de informes para elegir las diferentes subopciones que
se hayan establecido al definirse el informe.

Uno de los informes que el programa ofrece ya definido el de I.V.A.

El informe de I.V.A. imprime el número de cada factura, su fecha de emisión, el cliente, el régimen
y tipo de I.V.A. aplicado, la base imponible, el importe del I.V.A. y el total. Al final imprime un
recuadro resumen por cada tipo de I.V.A..

Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepción de Selección.

El orden por omisión es por Fecha de emisión. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro
ORDEN con las opciones Número de Factura y código del Cliente/Número de factura.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden indicado. Si el orden es por Número
de Factura, el programa muestra el rango vacío y permite presionar la tecla [F8] para invocar el
catalogo de Facturas y escoger el rango. Si el orden es por Fecha de emisión, el rango por
omisión es desde el primer al último día del mes actual.

El criterio permite seleccionar las facturas según su importe, para especificar por ejemplo las que
tienen un importe superior a 500.000

83
La opción PROCESOS de la gestión Ventas y Cartera comprende:

Conversión

Esta subopción permite convertir uno o mas documentos por cobrar en giros o efectos por cobrar.

Para cancelar las cuentas por cobrar de un determinado cliente mediante giros realice los
siguientes pasos:

1.- Seleccione la opción Conversión e introduzca el código del cliente. Si introduce un código no
registrado o deja el campo vacío, el programa invoca al catalogo de clientes para seleccionar el
cliente. Si el cliente no tiene documentos pendientes de cobro, el recuadro de interacción lo
indicara: "Esta cuenta no tiene documentos sin cancelar" y el cursor regresara al campo código
para seleccionar otro cliente.

2.- Si el cliente tiene documentos sin cancelar aparecerá el recuadro DOCUMENTOS NO

CANCELADOS que muestra el número, tipo, emisión, vencimiento, importe y saldo de los
documentos por cobrar. Utilice la función Sel(eccionbar) para seleccionar uno o mas
documentos y luego presione [Esc] para terminar.

3.- Después de realizar la selección, aparece el recuadro EMISIÓN DE GIROS con los siguientes
campos:

Total a convertir: campo que muestra el total de los documentos a convertir en giros, permitiendo
modificarlo.

Período de días entre cada giro: campo numérico que muestra por omisión el valor especificado
en la forma de pago registrada con la ficha del cliente. Puede ser modificado y permite introducir la
cantidad de días entre cada giro.

Número de giros a emitir: campo numérico que muestra por omisión el valor especificado en la
forma de pago registrada con la ficha del cliente. Puede ser modificado y permite introducir la
cantidad de giros entre los cuales se habrá de dividir el Total a convertir.

% de interés: campo numérico que muestra por omisión el valor especificado en la forma de pago
registrada con la ficha del cliente. Puede ser modificado y permite introducir el porcentaje de interés
simple a aplicar sobre el importe de cada giro.

Una vez introducida esta información el programa calculara la cuota de cada giro y los mostrara
en un recuadro para ser modificados si es necesario. Esto generalmente se hace si se quieren
emitir giros con cuotas o períodos diferentes. El programa asigna a cada giro un número
formado por tres letras (iniciando con la serie "AAA"), seguida del número del giro y el total de

84
giros separados por el signo "/". Ej.: AAB03/10 corresponde al tercer giro de la serie AAB de un
total de 10 giros emitidos.

El cobro de los giros se efectuara posteriormente mediante la opción Pagos clientes del menú
Ficheros de la Gestión Ventas y Cartera.

Histórico

Esta opción permite vaciar en un subdirectorio del disco duro o en disquete todos aquellos
documentos de cuentas por cobrar ya cancelados, y a la vez actualiza el estatus de cada uno de los
clientes. Además permite reversar dichos documentos cuando sean requeridos. Al seleccionar esta
opción, se presenta un recuadro con las opciones: Copiar movimientos ya cancelados y cambiar
estatus y Reversar movimientos.

Al seleccionar Copiar movimientos ya cancelados y cambiar estatus aparece el recuadro

titulado CRITERIOS DE DEMORA para indicar el criterio de demora a aplicar a los clientes.
Muestra por omisión: 1.- Retraso mayor que 30 días y deuda total mayor que 100.000,00 y 2.-
Retraso mayor que 60 días. Esto indica cambiar al siguiente status de demora a todos aquellos
documentos con retraso de pago mayor de 30 días y cuya suma sea superior a 100.000,00 o todos
los documentos con retraso mayor de 60 días independiente del importe total por cobrar. Estos
valores pueden ser modificados por el usuario. Si no se quiere aplicar el primer criterio, introduzca
como deuda total un importe muy alto para que no se cumpla esta condición y solo se aplique el
segundo criterio.

Después de indicar el criterio de demora, aparecerá otro recuadro titulado PASE A HISTÓRICO
con las opciones: Selección manual de cuentas y Todas las cuentas. La primera opción permite
invocar la ventana de clientes y seleccionar aquellos cuyos documentos cancelados se pasara al
histórico. La segunda opción pasa al histórico los documentos cancelados de todos los clientes. Si
el criterio se cumple para una cuenta, su estatus es cambiado: de activo "A" para primera demora
"M1", de "M1" para segunda demora "M2" o de "M2" para suspendido "S".

La opción Reversar movimientos devuelve al fichero de cuentas por cobrar los documentos
pasados al histórico. No se registra ningún cambio en el estatus.

Mantenimiento

Esta opción permite realizar operaciones orientadas a recuperar la consistencia de los datos de
Ventas y Cuentas por Cobrar en caso de ocurrir alguna anomalía. Al seleccionar esta opción, se
presenta un recuadro con las opciones: Compactar e indexar ficheros y Reprocesar Cuentas por
Cobrar.

Compactar significa eliminar definitivamente de las bases de datos todos aquellos registros que
hayan sido marcados como eliminados mediante la función Eli(minar) . Esto permite recuperar
espacio en el disco y reorganizar los registros.

85
Es necesario indexar ficheros cuando la base de datos manejada por el programa se desordena o
pierde consistencia por motivos tales como una caída de tensión eléctrica.

Sugerencia: Utilice la opción Compactar e indexar ficheros con cierta frecuencia, según el
volumen de sus datos.

La opción Reprocesar Cuentas por Cobrar debe utilizarse cuando se observe que los saldos de
las cuentas han variado o no corresponden a la realidad, lo cual puede deberse a cualquier factor
de anomalía en la base de datos. El proceso de reconstrucción se aplica sobre todos los
movimientos vigentes. Puede tomar considerable tiempo según el volumen de información
almacenada.

Procesar P/V

Esta opción presupone que al configurar el Punto de Venta (dentro del menú Otros de la gestión
Ventas y Cartera) se contestó negativamente a la pregunta " En línea con bodega ?" . En tal caso las
facturas de Punto de Venta se habrán acumulado sin afectar el inventario.

Al seleccionar esta opción, se mostraran dos recuadros: ULTIMO PROCESO, que indicara las
fechas en las cuales se realizó la última actualización a fin de evitar que se ejecute dos veces el
mismo proceso, y FECHAS, que permite indicar el nuevo período de fechas para las cuales se desea
ejecutar el proceso.

Facturar Notas de Entrega

Las Notas de Entrega se pueden incluir en una factura al momento de elaborarla, como ya se
explicó en la sección correspondiente. También es posible hacerlo mediante esta opción.

Al seleccionar esta opción el programa mostrara el recuadro FACTURAR NOTAS DE

ENTREGA, el cual, presenta las siguiente posibilidades:

Selección manual de cuentas: Si el usuario escoge esta posibilidad, el programa presentara la venta
CLIENTES para que se indique a que clientes se desea facturar.

Todas las cuentas: Si el usuario escoge esta posibilidad, el programa ejecutara el proceso en forma
automática sobre todas aquellas cuentas que tengan notas de entrega pendientes de facturación, para
la fecha de ejecución del mismo.

En cualquiera de los casos las notas de entrega que se facturen cambiaran su Estatus de PE
pendiente a OK.

La opción OTROS en Ventas y Carteras comprende:

86
Cambio de Fecha
Abreviaturas
Cambio de Operador
Contadores
Parámetros P/V
Catalogo
Colores
Impresora

Estas opciones, exceptuando Contadores y Parámetros P/V, son semejantes a sus homónimas de la
opción Otros de la gestión Contabilidad. Han sido descritas con detalle en la sección
correspondiente de este manual, por lo que no se repetirá su descripción aquí.

Contadores

Esta opción permite especificar a partir de que número se comienza la enumeración de los diversos
documentos que se emplean en la gestión.

Al seleccionar esta opción aparecerá el recuadro CONTADORES. Simplemente elija con el cursor
el documento de su interés y coloque el número con el cual desea iniciar o reiniciar la numeración.

Parámetros P/V

Esta opción permite definir ciertos parámetros del terminal de Punto de Venta con el que operara la
opción Punto de Venta del menú Ficheros.

Al seleccionar esta opción aparecerá un recuadro con las preguntas que se detallan a continuación:

En línea con bodega ?

Si se contesta afirmativamente, el programa no permitirá facturar artículos que no estén registrados

o cuya existencia sea inferior a la especificada en la factura de Punto de Venta. Al finalizar la
operación se descargaran del inventario los artículos facturados.

Si se contesta negativamente se podrán facturar artículos no registrados o cantidades superiores a la

existencia actual. Posteriormente se deberán registrar los artículos y finalmente ejecutar la opción
Procesar P/V del menú Procesos.

Solo opera en modo de inclusión ?

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Si se responde afirmativamente, el operario no podrá modificar las facturas de punto de venta una
vez que se hayan grabado. Si se responde negativamente, el operario podrá alterar las facturas de
punto de ventas aún después de haberlas grabado.

Permite editar el número de factura ?

Si se responde afirmativamente, el operario podrá alterar libremente el número de la factura. Si se

responde negativamente, el operario no podrá alterar el número de la factura.

Permite editar el precio ?

Si se responde afirmativamente, el operario podrá alterar libremente el precio del artículo facturado.
Si se responde negativamente, el operario no podrá alterar el precio.

% de descuento en la factura ?

Permite fijar un porcentaje de descuento para todas las facturas de Punto de Ventas. De fijarse un
porcentaje, el mismo podrá ser cambiado por el operario.

% de recargo en la factura ?

Permite fijar la cantidad que se habrá de sumar al total de todas las facturas de Punto de Ventas por
concepto de recargos. De fijarse un porcentaje, el mismo podrá ser cambiado por el operario.

Redondear decimales ?

Si se responde afirmativamente, las cantidades en el total de la factura aparecerán con los decimales
redondeados. Si se responde negativamente las cantidades en el total de la factura aparecerán con
los decimales que correspondan.

Imprimir factura ?

Permite decidir si se desea que la factura se imprima inmediatamente al registrar la venta o no.
Pausa de impresión ?

Se refiere a la pausa necesaria en caso de que se vaya a utilizar hojas sueltas en lugar de formas
continuas para imprimir la factura.

Programa para abrir la caja:

Si se trabaja con un terminal con cajas controlado electrónicamente, el usuario deberá suministrar el
nombre del programa que realiza la apertura del cajas (entregado por el fabricante) para que dicha

88
operación se realice automáticamente. Dicho programa deberá copiarse dentro del directorio
principal del programa.

Facturar en negativo ?

Esta pregunta tiene que ver con la opción Facturación, la cual de ser afirmativa permitirá facturar en
negativo.

Lista de precios ?

Permite registra la lista de precios que se utilizara en punto de ventas por ejemplo A, B, C o D.

89
COMPRAS Y PAGOS

Esta gestión maneja las operaciones de ventas, pagos y cuentas por pagar.

La opción FICHEROS de la gestión Compras y Pagos comprende:

CUENTAS

Grupos de Proveedores

La subopción Grupos de Proveedores permite introducir o editar grupos a los cuales se asignaran
los diferentes proveedores de la empresa actual.

Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición titulada GRUPOS DE PROVEEDORES,

con formato de tabla y donde cada línea o registro contiene los siguientes campos:

Grupo: campo de 5 caracteres alfanuméricos para introducir la identificación del grupo.

Nombre: campo de 35 caracteres para introducir el nombre del grupo previamente registrado.

Al seleccionar esta opción, si el fichero esta vacío, aparece la ventana de edición con la función
Inc(luir) automáticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusión de registros. Si ya
existen grupos, la ventana de edición permitirá el uso de todas las funciones a excepción de
Sel(eccionar), que estará desactivada.

Para introducir un grupo seleccione la función Inc(luir) e introduzca la identificación y nombre

del grupo. El programa pedirá confirmación. Cada grupo que incluya será ordenado por la
identificación en forma ascendente.

Para modificar un grupo, ubique el cursor en el registro y seleccione Mod(ificar). Realice los
cambios y confirme la entrada.

Para eliminar un grupo, ubique el cursor en el registro y seleccione Eli(minar). Si un proveedor

esta asociado a un grupo, y este es eliminado, en el campo que corresponde al nombre del grupo
aparecerá ***No registrado***.

Para localizar un grupo, presione Inicio/Home para ir al principio y luego utilice Bus(car) para
buscarlo mediante la identificación o el nombre. El cursor se ubicara en el primer registro con
información total o inicialmente idéntica a la introducida para la búsqueda.

Proveedores

90
La subopción Proveedores permite introducir o editar los datos de los Proveedores de la empresa
actual.

Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición titulada PROVEEDORES, tipo ficha con
los siguientes campos:

Código: campo de 8 caracteres alfanuméricos para introducir el código del proveedor. No admite
un mismo código mas de una vez.

Nombre: campo de 35 caracteres para introducir el nombre del proveedor.

Grupo: campo de 5 caracteres para introducir el código del grupo al cual se quiere asignar el
proveedor. Al introducir un código de grupo previamente registrado en la opción Grupos de
Proveedores, el sistema mostrara automáticamente su nombre al lado del campo. Si se introduce un
grupo no registrado o se deja el campo vacío, aparece la ventana GRUPOS DE PROVEEDORES
para introducir un nuevo grupo o buscar y seleccionar uno ya registrado.

R.U.C./C.I.: campo de 15 caracteres alfanuméricos para introducir el Registro de Identificación

Fiscal en caso de estar registrando a una persona jurídica o el número de identidad en caso de que el
proveedor sea una persona natural.

Dirección: 4 campos de 25 caracteres cada uno, para introducir la dirección del proveedor.

Teléfonos: 2 campos de 15 caracteres cada uno, para introducir los teléfonos del proveedor.

Fax: campo de 15 caracteres para introducir el número de fax del proveedor.

Estatus: campo de 2 caracteres alfanuméricos para introducir la condición del proveedor con
relación al cumplimiento o retraso en sus pagos. Inicialmente se puede dejar este campo vacío o se
puede introducir el identificador "A" para indicar que el proveedor esta activo. Después de ejecutar
el proceso Copiar movimientos ya cancelados y cambiar estatus dentro de la opción Histórico, el
sistema colocara en este campo uno de los siguientes identificadores: M1 para primera demora,
M2 para segunda demora, o S para suspendido, dependiendo delos cobros no cancelados en la
fecha de vencimiento y el estatus previo del proveedor. Si el proveedor tiene sus pagos al día,
conservara su estatus. El contenido de este campo puede ser modificado por el usuario en
cualquier momento.

Límite de crédito: campo numérico de 7 posiciones que permite asignar el importe máximo en
moneda que el proveedor concede a la empresa como crédito. Si durante el registro de un pedido o
compra , el programa detecta que se esta rebasando este límite, se emitirá un mensaje advirtiendo al
operario de esta situación. Esta advertencia toma en cuenta tanto el importe del pedido o compra en
cuestión, como el saldo deudor de la empresa a la fecha.

91
Descuento: campo numérico de 4 posiciones, 2 enteros y 2 decimales, que aparecerá en la compra
como descuento global o financiero otorgado por el proveedor. El descuento puede ser cambiado
para cada compra al momento de efectuarla.

Régimen I.V.A.: campo opcional de 1 carácter para colocar el régimen de I.V.A. (Impuesto al Valor
Añadido) que el proveedor aplica a la empresa. Puede dejarse en blanco. Los valores validos son: 0
para: Exento de I.V.A.; 1 para I.V.A. Normal recomendado para la legislación ecuatoriana, 2 para
I.V.A. con Recargo de Equivalencia 3 para I.V.A incluido actualmente no permitido.

Tarifa: campo de 5 caracteres para asignar la tarifa de precios aplicable al cliente. Esta tarifa se
define en la opción Artículos del menú Ficheros de la gestión Bodega. El precio de cada artículo
que se facture al cliente aparecerá según la tarifa registrada en la pantalla de facturación, pudiendo
ser modificado. Si este campo es dejado en blanco, no presentara precio alguno en la pantalla de
facturación.

Tipo de Crédito: campo de 2 caracteres para colocar el código del tipo de crédito aplicable al
cliente. Si se deja el campo en blanco aparecerá la ventana TIPO DE CRÉDITO para seleccionar o
incluir el tipo correspondiente. Lo relativo a esta ventana será ampliado al explicar la subopción
Varios.

Banco : campo de 5 caracteres para introducir el código del Banco y N. de cuenta en la que se
podrán domiciliar los pagos a proveedores. Si se escribe un código no previamente registrado, el
programa mostrara una ventana con la lista de bancos y cuentas registradas hasta el momento para
que se seleccione uno, o para que se incluya uno nuevo.

Cuenta : campo de 15 caracteres que muestra el No. de la cuenta bancaria seleccionada con el
campo anterior.

Contacto: campo de 20 caracteres para introducir el nombre de la persona a contactar en caso de

que el proveedor sea una persona jurídica.

Zona: campo de 8 caracteres para introducir el código de la zona en la cual esta ubicado el
proveedor o su lugar de despacho de mercancía. El campo puede ser dejado en blanco. Si se escribe
un código no registrado previamente, aparecerá una ventana para seleccionar o introducir el código
correspondiente.

C. Contable: campo de 20 caracteres para introducir un código contable que puede ser usado por la
contabilidad (Ver opción Definir Asientos del menú Varios de la gestión Contabilidad) para reflejar
contablemente los movimientos del proveedor.

Saldo actual: muestra el saldo de la deuda con el proveedor a la fecha. No puede ser modificado por
el operario.

Observaciones: campo de 52 caracteres para introducir cualquier comentario relativo al proveedor.

92
Si al entrar a Proveedores ya se han registrado proveedores, la ventana de edición mostrara el
primero de ellos en orden alfanumérico. Utilice las teclas de flechas verticales para avanzar o
retroceder sobre las fichas de proveedores. Para buscar un proveedor en particular utilice la
función Bus(car). Si desea realizar la búsqueda desde el principio, presione la tecla Inicio/Home
antes de utilizar Bus(car). Para modificar los datos de un proveedor, una vez que la ficha esta
presente en pantalla, seleccione Mod(ificar).

Utilice la función de edición Col(umnas), para observar cada registro de proveedor como una
línea con los campos formando columnas. De esta manera podrá visualizar los proveedores en
conjunto y no como fichas.

Si el fichero de proveedores esta vacío, la función Inc(luir) estará automáticamente seleccionada

para iniciar el proceso de inclusión de registros. Durante este proceso el programa sugiere el
próximo código de proveedor en forma secuencial y tomando como referencia el último código
introducido. Igualmente sugiere como grupo el último introducido.

MOVIMIENTOS

Ordenes de Compra, Notas de Recepción y Compras/Devoluciones.

Estos tres tipos de movimientos de la gestión Compras están muy relacionados y son muy parecidos
entre sí, por lo que pueden ser estudiados simultáneamente. Las excepciones o particularidades de
cada tipo de movimiento serán indicadas en cada caso.

Una o varios Ordenes de Compra pueden ser recibidas mediante una sola Nota de Recepción o
facturadas en una sola Compra. Una o varias Notas de Recepción pueden ser facturadas en una sola
Compra. La manera de hacer esto se vera mas abajo.

El programa maneja las Devoluciones como una Compra con cantidades negativas. El reflejo de
una Devolución en Cuentas por Pagar, Caja, Bancos o Inventario será exactamente el negativo del
reflejo de una Compra. En Inventario, el tipo de movimiento que refleja una Devolución se
identificara por las letras DV en el campo Tipo. En adelante no se especificaran mas diferencias
entre una Compra y una Devolución.

Tanto Ordenes de Compra, como Notas de Recepción como Compras presentan ventanas del tipo
combinado. La primera sección o ENCABEZADO es del tipo ficha, la segunda constituye el
CUERPO y la tercera sección o PIE es un área informativa.

REVISAR, MODIFICAR O DUPLICAR MOVIMIENTOS PREVIAMENTE

REGISTRADOS

Si al entrar a la ventana de Ordenes de Compra, Notas de Recepción o Compras ya se habrán

registrado movimientos, la ventana mostrara el último de ellos (según el caso). Si desea revisar,

93
modificar o duplicar un movimiento previamente registrado, utilice las teclas de flechas verticales
para avanzar o retroceder sobre los movimientos. Con la tecla [Inicio/Home] se va a la primera y
con [Fin/End] a la última. Para buscar un movimiento en particular utilice la función Bus(car),
introduciendo el número y/o fecha de emisión. Si desea realizar la búsqueda desde el principio,
presione la tecla [Inicio/Home] antes de utilizar Bus(car). La función Col(umnas) permite ver
todas los facturas en forma de tabla.

Una vez que el movimiento buscado esta presente en pantalla, seleccione Mod(ificar) y el
programa se situara en el primer campo del ENCABEZADO. Si desea pasar a modificar la
información del CUERPO, presione la tecla [AvPag/Pgdn]. Al terminar la modificación, presione
[Esc] . Al concluir las modificaciones el programa reversara los movimientos previamente
generados en los auxiliares de Caja, Banco, Cuentas por Pagar e Inventario para luego grabar los
nuevos movimientos.

En la línea inferior de la pantalla se ofrece la opción Duplicar mediante la tecla de función [F8].
Esta opción permite duplicar una Orden de Compra, Nota de Recepción o Compra (según el caso)
previamente registrada. Para hacerlo, ubique el movimiento que desea duplicar mediante el
comando Bus(car); teniendo el movimiento en la pantalla presione [F8] y se generara una copia del
mismo, con el número correlativo siguiente al del último movimiento de ese tipo registrado. El
usuario podrá hacer los cambios que estime pertinentes sobre el duplicado. Una de los usos de esta
opción es la de hacer movimientos de devolución. Se duplica el movimiento que contiene
renglones sobre los que se desea efectuar devoluciones y se cambian sus respectivas cantidades por
cantidades negativas.

INCLUIR UN NUEVO MOVIMIENTO

Si al entrar en la ventana de Ordenes de Compra, Notas de Recepción o Compras no se habían

registrado previamente movimientos, la función Inc(luir) queda automáticamente seleccionada
para iniciar el proceso de inclusión del movimiento. Si presiona [Esc] cuando esta incluyendo un
movimiento, el programa preguntara si desea cancelar la operación. Responda "Si" para salir o
"No" para continuar con el mismo movimiento.

En caso de existir movimientos previamente registrados, la ventana mostrara inicialmente el último

de ellos. Si desea incluir uno nuevo, hágalo mediante el comando Inc(luir). El cursor se situara en
el primer campo del ENCABEZADO.

ENCABEZADO

En el Encabezado de Ordenes de Compra, Notas de Recepción o Compras se presentan los

siguientes campos (con las excepciones indicadas en cada caso).

94
Número: campo de 8 caracteres que permite colocar el número del Ordenes de Compra, Notas de
Recepción o Compra, según el caso. El programa sugiere una numeración secuencial con respecto
al último número utilizado. Esta numeración puede ser modificada y puede contener letras y
números.

Fecha: campo tipo fecha que asume por omisión la fecha del día o la que se haya colocado en la
opción cambio de fecha. El programa permite modificarla para colocar cualquier otra fecha.

Entrega: Solo para Ordenes de Compra. Campo tipo fecha para colocar la fecha en que se presume
será cumplida la orden de compra.

Estatus: Solo para Ordenes de Compra y Notas de Recepción. Campo de dos caracteres que son
manejados automáticamente por el programa. Puede contener los siguientes valores:

- PE , para Ordenes no recibidas ni facturados, o para Notas de Recepción no facturadas.

- OK, para Ordenes recibidas o facturadas o para Notas de Recepción facturadas.

Proveedor: campo de 8 caracteres para colocar el código del proveedor. El programa colocara el
nombre del proveedor. Si el campo se deja en blanco o se coloca un código invalido, se presentara
la ventana de PROVEEDORES para que el usuario pueda buscar el código correcto o de ser
necesario incluir al proveedor. Al terminar de llenar este campo el programa abrirá una ventana con
la dirección, teléfonos, y número de RUC del proveedor.

Referencia: campo alfanumérico de 10 caracteres que muestra o permite introducir un número o

una clave de referencia. Este campo puede ser usado libremente para colocar cualquier clave que
permita cruzar la información con el respaldo en papel del documento que se está registrando.

Referencia Contable: campo alfanumérico de 20 posiciones que puede usarse para especificar el
código de la cuenta de contabilidad donde se reflejara el movimiento contable causado por el
documento que se esta introduciendo.

bodega: Solo para Notas de Recepción o Compras. Campo de 2 caracteres para colocar el código de
la Bodega en el que se recibirá la mercancía. El programa solo dejara usar este campo si en el
momento de crear la empresa se seleccionó la opción multibodega.

Comentarios: campo de 2 líneas de 30 caracteres cada una que permite hacer cualquier anotación de
interés relacionada con el movimiento.

CUERPO

La segunda sección o ventana constituye el Cuerpo de la Orden de Compra, Nota de Recepción o

Compra, y tiene los siguientes campos:

95
código: campo de 10 caracteres que permite introducir el código del articulo que se desea incluir.
Este código puede ser el de un producto o servicio registrado o no en el fichero de Bodega o en la
tabla de Servicios. También puede especificarse en este campo un Descuento Global o invocarse
desde aquí Ordenes de Compra o Notas de Recepción ya registradas, para ser incluidas en el
presente movimiento. Cada una de estas posibilidades será explicada con detalle después de
describir los restantes campos del renglón.

Unidad: campo de 3 caracteres alfanuméricos para introducir una identificación de la unidad del
artículo, del servicio o de cualquier concepto (ejemplo.: "KGR" para Kilogramos, "HRS" para
horas, "HJS" para hojas escritas, etc.). En el caso de los artículos, el programa solo acepta la
unidad básica definida al registrar el artículo o una de las unidades equivalentes definidas para
dicha unidad dentro de la Tabla de Unidades de la Bodega.

IVA: campo de 1 dígito para especificar el tipo de impuesto I.V.A. aplicable al artículo. Admite los
tipos A,B, C y D. Presenta por omisión el tipo señalado en la ficha de Artículos de Bodega o en la
Tabla de Servicios. Puede ser modificado por la usuario. Debe ser especificado en caso de
emplearse este impuesto y no tratarse de un artículo o servicio previamente registrado.

Cantidad: campo numérico para introducir la cantidad de artículos que contiene cada caja. Este
campo puede contener valores fraccionarios (según el tipo de unidad empleada) y también valores
negativos, lo que permite retirar del inventario la cantidad especificada. Una cantidad negativa hace
que el campo Total del renglón sea negativo y reste del gran total. Esto permite especificar abonos
del proveedor o reintegros de cualquier tipo.

Costo unit.: campo numérico de 10 dígitos para introducir el costo unitario del artículo que se esta
incluyendo.

Total: campo numérico para colocar el costo total del renglón que se esta incluyendo. El programa
calcula este costo total multiplicando la cantidad por el costo unitario.

ELEGIR UN ARTICULO REGISTRADO EN BODEGA

Si el campo código se deja en blanco o si se coloca un código no registrado, el programa abrirá la

ventana ARTÍCULOS en modo resumido, la cual presentara los códigos, nombres, unidad de
medida y existencia de los artículos registrados hasta ese momento para que el usuario pueda
seleccionar un código.

REGISTRAR UN NUEVO ARTICULO EN BODEGA Y SELECCIONARLO

Si se desea registrar un nuevo artículo, podrá activarse desde esta ventana la opción Incluir, la cual
abrirá la ventana ARTÍCULOS en forma ampliada a fin de que se incorporen los datos
correspondientes. Esta ventana se describe en la Opción Cuentas de la gestión Bodega. Una vez
registrado un nuevo artículo, el mismo puede ser seleccionado mediante la función Sel(eccionar). El
programa volverá a la ventana de renglones y solicitara el siguiente dato.

96
ESCRIBIR COMENTARIOS EN EL CUERPO

Si el campo código ha sido dejado en blanco y no se desea seleccionar un artículo ya registrado ni

registrar uno nuevo, se pulsa la tecla [ESC] y el cursor ira al campo Nombre donde se podrá
escribir cualquier descripción o comentario. Inmediatamente el cursor pasara al siguiente renglón.
Es posible escribir tantas líneas de comentario como se desee.

ESPECIFICAR UN ARTICULO NO REGISTRADO

Si el campo código no ha sido dejado en blanco y no se desea seleccionar un artículo ya registrado

ni registrar uno nuevo, se pulsa la tecla [ESC] y el cursor ira al campo Nombre donde se podrá
escribir cualquier nombre o comentario. El programa solicitara luego el resto de los datos del
renglón, como si se tratase de un artículo registrado, solo que el mismo solo se empleara para este
movimiento. Es posible escribir tantas líneas de artículos no registrados como se desee.

ELEGIR UN SERVICIO REGISTRADO

Para elegir un servicio escriba el código del mismo precedido del carácter "\". Si el código esta
registrado en la tabla de Servicios el programa permitirá continuar. En caso contrario, abrirá la
ventana SERVICIOS/VARIOS para que el usuario pueda seleccionar un servicio previamente
registrado. También se puede llamar a esta ventana dejando el campo en blanco y presionando la
tecla [F8] o colocando el carácter "\" y presionando [Enter] . Se elige el servicio deseado mediante
el comando Sel(eccionar) y se presiona [Enter]. La descripción del servicio puede ser cambiada
para este movimiento al situarse el cursor en el campo Descripción.

REGISTRAR UN NUEVO SERVICIO

Al aparecer la ventana SERVICIOS/VARIOS por cualquiera de las maneras indicadas en el punto

anterior, se puede registrar un nuevo servicio mediante el comando Inc(luir). El mismo se añadirá a
la lista existente de Servicios y podrá ser seleccionado en este y en cualquier otro movimiento
posterior.

ESPECIFICAR UN DESCUENTO GLOBAL

Después de introducir uno o mas artículos, puede introducirse *D en el campo código para
aplicar un descuento sobre el importe acumulado hasta ese renglón. El cursor se ubicara
seguidamente en el campo Descripción del recuadro inferior donde aparecerá el mensaje *
DESCUENTO *. Si desea dar otra descripción al descuento sustituya este texto por otro
cualquiera. El cursor avanzara entonces al campo % Desc., que presenta por omisión el
descuento previamente asignado al proveedor en su ficha. El mismo puede ser cambiado en este
movimiento por otro cualquiera. Si no desea colocar el descuento como un porcentaje, presione
[Enter] y el cursor avanzara al próximo campo para que pueda introducir la cantidad en moneda que

97
se deberá rebajar. El resto de los campos de este renglón serán rellenados con una línea de
guiones "------" para indicar que el descuento se aplica a los renglones anteriores, no a los que
puedan seguir.

ESPECIFICAR Y DISTRIBUIR CARGOS NO SUJETOS A DESCUENTO

GLOBAL

Se pueden escribir tantos renglones como se desee después de haber incluido un descuento global,
sin que el mismo se aplique a ellos. Esto es útil para especificar cargos tales como transporte,
impuestos, etc.

Al terminar de incluir renglones, el programa pregunta si se desea distribuir estos cargos entre los
artículos comprados. En caso afirmativo, el total de estos cargos será prorrateado, esto es,
distribuido proporcionalmente entre las líneas anteriores a la línea del descuento global. El importe
de los cargos queda en cero y al mismo tiempo habrá aumentado el costo de cada artículo
comprado. Esta opción es útil si se desea incluir como costo de la existencia los gastos derivados de
su adquisición, transporte etc.

También es posible distribuir el costo de toda una compra en otra. Esto puede hacerse respondiendo
afirmativamente a la pregunta correspondiente (que aparece a continuación de la anterior) e
indicando el número de la compra sobre la que se desea distribuir los cargos.

TRAER ORDENES DE COMPRA O NOTAS DE RECEPCIÓN

Se pueden traer Ordenes de Compra previamente registradas a una Nota de Recepción o bien Notas
de Recepción y Ordenes de Compra a una Compra. Para ello presione la tecla [F9] o [F10], según
el caso, estando el cursor sobre el campo código. A continuación el programa desplegara una
ventana conteniendo las Ordenes o las Notas de Recepción pendientes pertenecientes al proveedor
cuyo código se indicó en el encabezado del movimiento. La ventana mostrara el número y la fecha
de emisión de dichos movimientos, para que el usuario seleccione los que desee y automáticamente
se copiaran los renglones correspondientes en el cuerpo del presente movimiento. El usuario podrá
hacer los cambios en cantidad que estime convenientes. Si el usuario especifica una cantidad menor
que la copiada, queda pendiente la cantidad restante y la misma podrá ser traída a un movimiento
posterior.

Al terminar de incluir un renglón, el cursor baja a la siguiente línea para incluir el próximo.

PIE

En la parte inferior de la pantalla se presentan los campos: Nombre, que muestra la descripción del
renglón en el cual se encuentra el cursor, y Total, que muestra el total general de la Orden de
Compra, Nota de Recepción o Compra. Se muestran también otros datos referentes al artículo
donde se encuentra el cursor.

98
En caso de Compra, se muestran además los siguientes datos:

Neto: importe total de los renglones comprados, sin descuentos ni I.V.A.

Dcto.: importe del descuento global de la compra.

Cargos: importe total de los cargos (o renglones incluidos debajo de la línea del descuento global).

IVA: importe total originado por este impuesto.

Total: Total general de la compra.

Al terminar con los renglones de un movimiento presione [Esc] .

Si se trata de una Orden de Compra o una Nota de Recepción, el programa preguntara si se desea
imprimir el movimiento, en cuyo caso grabara toda la información del movimiento y pasara a la
ventana de impresión. En caso de una respuesta negativa simplemente grabara la información. Si se
trata de una Nota de Recepción se generan los movimientos de entrada en Inventario.

Si se trata de una Compra, el programa pregunta si se desea distribuir cargos y descuentos sobre los
costos.

Una respuesta afirmativa haría que los cargos y descuentos sean distribuidos proporcionalmente
entre los artículos comprados, aumentando sus costos. En este caso el importe de cargos y
descuentos se reducirá a cero. En caso de una respuesta negativa, cada artículo llevara al inventario
el costo fijado en su correspondiente línea y los cargos y descuentos tendrán que ser contabilizados
por separado.

Una vez respondida la anterior pregunta, el programa mostrara la ventana I.V.A., con los siguientes
campos:

Neto: campo donde se presenta el total generado por la suma de los renglones, menos el descuento
global (si lo hay) mas los cargos (si los hay).

I.V.A.: muestra por omisión el régimen especificado en la ficha del Proveedor. Puede ser
modificado incluyendo cualquiera de los valores validos: "0," si no aplica el I.V.A.;, "1" si se aplica
I.V.A. normal recomendado para la legislación ecuatoriana, "2" si se aplica con Recargo, y 3
incluido, actualmente no recomendado.

Total I.V.A: importe total originado por el impuesto I.V.A.

Total Final: Suma del neto y el total I.V.A. .

Al cerrarse la anterior ventana, se abrirán las correspondientes a la Forma de Pago.

99
FORMA DE PAGO

A continuación el programa mostrara un recuadro para indicar si el pago es de Contado o a Crédito.

Tanto esta opción como las siguientes subopciones de Forma de Pago pueden haber sido elegidas
previamente en la ficha del proveedor. En este caso, basta con presionar [ENTER] sobre cada
opción. Sin embargo, el usuario puede cambiar cualquier elección previa seleccionando otra
subopción.

Si se elige la opción Contado, se seleccionara el tipo de pago: Efectivo, Cheque o Transferencia.

Si se elige Efectivo, se generara el correspondiente movimiento en Caja.

Si se elige Cheque o Transferencia se abrirá una ventana con los bancos y cuentas registrados en la
gestión Tesorería y Finanzas para elegir la cuenta sobre la que se efectuara el depósito. Puede
incluirse un nuevo Banco y cuenta de ser necesario. Una vez elegida la cuenta, el programa solicita
un Número de cheque o de transferencia. El cheque o transferencia se reflejaran en la cuenta
elegida mediante un movimiento tipo CH o TR, respectivamente, que contendrá los datos
correspondientes.

Si se elige la opción Crédito se seleccionara el tipo de pago a crédito: a la Fecha de Vencimiento o

mediante Giros (Letras).

Si se elige Fecha de Vencimiento, se indicara la fecha de pago y el programa originara

automáticamente un movimiento de Cuentas por Pagar bajo el correspondiente. El concepto del
movimiento se presenta por omisión y puede ser modificado por el usuario. El movimiento de pago
se efectuara posteriormente mediante la opción Pagos Proveedores del menú Ficheros de la Gestión
Compras y Pagos.

Si se elige Giros (Letras) , el programa solicitara la siguiente información:

Abonos: para especificar un abono previo a la emisión de los giros.

Total a convertir: campo que muestra el total de la compra menos el abono. Este será el importe a
convertir en giros.

Período de días entre cada giro: campo numérico que muestra por omisión el valor especificado
en la forma de pago registrada con la ficha del proveedor. Puede ser modificado y permite
introducir la cantidad de días entre cada giro.

Número de giros a emitir: campo numérico que muestra por omisión el valor especificado en la
forma de pago registrada con la ficha del proveedor. Puede ser modificado y permite introducir la
cantidad de giros entre los cuales se habrá de dividir el Total a convertir.

100
% de interés: campo numérico que muestra por omisión el valor especificado en la forma de pago
registrada con la ficha del proveedor. Puede ser modificado y permite introducir el porcentaje de
interés simple a aplicar sobre el importe de cada giro.

Una vez introducida esta información el programa calculara la cuota de cada giro y los mostrara
en un recuadro para ser modificados si es necesario. Esto generalmente se hace si se quieren
emitir giros con cuotas o períodos irregulares. El programa asigna a cada giro un número
formado por tres letras (iniciando con la serie "AAA"), seguida del número del giro y el total de
giros separados por el signo "/". Ej.: AAB03/10 corresponde al tercer giro de la serie AAB de un
total de 10 giros emitidos.

Al terminar de introducir toda la información de la compra y la forma de pago, el programa

preguntara si desea emitir la forma impresa correspondiente. Si contesta afirmativamente se
guardaran los datos y se pasara a las opciones de impresión. Si se contesta negativamente solo se
guardaran los datos.

En todos los casos se generan los movimientos a que haya lugar en los ficheros de Caja, Bancos,
Cuentas por Pagar e Inventario. En el caso de pago con giros, el programa genera en las Cuentas
por Pagar del proveedor un movimiento tipo FC correspondiente a la factura de compra ; otro de
tipo AB correspondiente al abono, si lo hay; otro de tipo CA correspondiente a la cancelación del
saldo de la compra, y finalmente los movimientos tipo GR correspondientes a cada giro.

El pago de los giros se efectuara posteriormente mediante la opción Pagos proveedores del menú
Ficheros de la Gestión Compras y Pagos.

Pagos Proveedores

Esta opción permite editar el fichero de movimientos de Cuentas por Pagar. Dentro de esta opción
se pueden realizar cancelaciones, abonos o notas de crédito sobre las cuentas por pagar pendientes
e introducir nuevos movimientos de compras, giros o notas de débito.

Los movimientos pueden ser introducidos por el usuario y algunos de ellos pueden ser creados
automáticamente al realizar una compra a crédito. Si el tipo de crédito de una compra es a una
fecha de vencimiento, se genera en Cuentas por Pagar un movimiento tipo Factura de Compra
(FC) con el número, fecha de emisión, fecha de vencimiento y el importe de la compra. Si el tipo
de crédito son Giros, se genera un documento tipo Factura de Compra (FC) y otro tipo Cancelación
(CA) para cancelar la deuda de la factura y trasladarla a los Giros, que también aparecen como
movimientos tipo GR con sus respectivos importes y fechas de vencimiento.

Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición titulada PAGOS Y DOCUMENTOS, con
los siguientes campos:

101
código del proveedor: campo de 8 caracteres alfanuméricos que permite introducir el código del
proveedor sobre el que se desea operar. Si se deja en blanco este campo o si se introduce un código
no registrado, aparecerá la ventana PROVEEDORES para que el usuario busque y seleccione un
proveedor, o para que incluya uno nuevo.

Nombre: campo de 35 caracteres que muestra el nombre del proveedor seleccionado.

Saldo Actual: campo numérico donde el programa muestra el saldo de la deuda con el proveedor a
la fecha.

Fecha último pago: campo donde el programa muestra la fecha en la cual se efectuó el último pago
al proveedor seleccionado.

A continuación se abre el recuadro TIPO DE DOCUMENTO con las opciones: Cancelación,

Abono, Nota de Crédito, Factura, Giro y Nota de Débito.

Cancelación, Abono o Nota de Crédito

Estas opciones permiten efectuar movimientos que se refieren a otros movimientos pendientes de
pago previamente registrados. Si se selecciona una de estas opciones y el proveedor no tiene
movimientos pendientes de pago, un mensaje lo advertirá y se regresara al paso anterior.

Si el proveedor tiene documentos pendientes de pago aparecerá el recuadro DOCUMENTOS NO

CANCELADOS que muestra el número, tipo, emisión, vencimiento, importe y saldo de los
documentos por cobrar. Utilice la función Sel(eccionar) para seleccionar uno o mas documentos y
luego presione [Esc] para terminar.

Una vez realizada la selección simple o múltiple de documentos, aparece el recuadro FORMA DE
PAGO, con las opciones: Efectivo, Cheque y Transferencia. Seleccione la forma de pago. Si el
pago se realiza con Cheque o Transferencia, aparece un recuadro para introducir el número del
documento y el código del banco y la cuenta bancaria. Al dejar el campo código del Banco vacío
el programa invoca el catalogo de Bancos y Cuentas Bancarias para que se seleccione una. Todo
este proceso de elegir la forma de pago se describe con mayor detalle al final de la sección 1.2.1. de
la gestión Compras y Pagos.

En caso de Cancelación, el programa asume que debe generar tantos movimientos como
movimientos pendientes de pago se hayan seleccionado, cada uno por el importe negativo del
movimiento a ser cancelado. Así lo hace y ello se puede verificar luego a través de los informes o
revisando el fichero de movimientos de Cuentas por Pagar.

En caso de Abono o Nota de Débito, el programa muestra el importe total de los movimientos
seleccionados y permite anotar un importe diferente. Entonces genera los movimientos que cubren
el abono. Por ejemplo, si se han seleccionado tres compras de importe 100 cada una, el importe
total será 300. Si se abona 150, el programa generara dos movimientos: uno por cien que cancela a

102
la primera compra y otro por 50 que abona a la segunda. Esto se puede verificar a través de los
informes o revisando el fichero de movimientos de Cuentas por Pagar.

Los movimientos se generan con la siguiente información, que el usuario puede modificar: en el
campo Tipo aparece CA, AB o ND según se trate de una Cancelación, un Abono o una Nota de
Débito; en el campo Número aparece el número de la compra o del giro cancelado; en el campo
Fecha de Emisión aparece la fecha actual; en el campo Referencia aparece el número de la compra
origen (si el documento a cancelar es un giro); en el campo Concepto aparece el concepto de
cancelación y en el campo Importe aparece el importe cancelado o abonado.

Después deseleccionar la forma de pago, el programa pide confirmar la entrada. Al confirmar, el

documento será grabado y se actualizara el saldo de la cuenta por pagar del cliente. Si el pago fue
realizado con cheque o transferencia se generara el respectivo movimiento en Bancos. Si es en
efectivo se generara el movimiento en Caja. Estos movimientos son diferenciados como de
cancelación múltiple o simple dentro de Caja y Bancos.

Al utilizar la función Col(umnas) se podrá observar que por cada documento cancelado aparece
primero el documento origen y luego su cancelación. Todos los documentos quedan ordenados por
proveedor, tipo de documento, número y emisión.

Un documento proveniente de compras no puede ser modificado desde Pagos y Documentos, pero
sí puede ser eliminado. En este caso, el recuadro de interacción lo advertirá y pedirá confirmar la
eliminación.

Factura, Giro y Nota de débito

Estas opciones permiten incluir movimientos de cuentas por pagar sin que sean generados desde la
facturación e compra. Puede ser útil para empresas que registran el detalle de las compras por
separado y luego traen los importes de las facturas directamente a cuentas por pagar.

Los movimientos de Cuentas por Pagar, bien se trate de los generados desde facturación o de los
que se incluyen directamente, tienen los siguientes campos:

Tipo de documento: campo que muestra el tipo de movimiento.

Origen: Campo de tres caracteres donde el programa indica la procedencia del movimiento, ya que
estos pueden haber sido generados desde la facturación o haber sido incluidos directamente desde
Cuentas por Pagar.

Número: campo de 8 caracteres alfanuméricos que muestra o permite introducir el número del
movimiento origen. Este número corresponde al número de la factura de compra en aquellos
documentos generados desde facturación.

103
Fecha de emisión: campo tipo fecha que muestra o permite introducir la fecha de del movimiento.

Fecha de vencimiento: solo para movimientos tipo Factura o Giros. Campo tipo fecha que muestra
o permite introducir la fecha en que debe efectuarse el pago.

Referencia: campo alfanumérico de 10 caracteres que muestra o permite introducir un número o

una clave de referencia. Si es un documento de facturación o cancelación de un giro, muestra el
número de la factura que lo originó. Si es el documento de facturación o cancelación del
importe total de giros generados por la integración desde una facturación, muestra la serie de los
giros. Si el documento no ha sido generado automáticamente, este campo puede ser usado
libremente.

Referencia Contable: campo alfanumérico de 20 posiciones donde se puede especificar el código de

la cuenta de contabilidad donde se reflejara el movimiento.

Concepto: campo de 30 caracteres que muestra o permite introducir la descripción o concepto del
movimiento.

Importe: campo numérico que muestra o permite introducir el importe del movimiento.

Forma de pago: campo que muestra la forma de pago cuando el documento es del tipo
Cancelación, Abono o Nota de Crédito. Además muestra el número del cheque o transferencia y
el nombre del banco.

Al terminar de introducir la información de un movimiento, el programa preguntara si desea emitir

la forma impresa correspondiente. Si se responde afirmativamente se grabara el movimiento y se
pasara a las opciones de impresión; si se responde negativamente solo se grabara el movimiento.

La opción INFORMES de la gestión Compras y Pagos comprende:

Grupos de Proveedores

Esta opción permite emitir un informe con los grupos de proveedores definidos para la empresa
actual. El informe mostrara el código y nombre de los grupos.

Este informe presenta en forma activa las siguientes opciones: Emitir, Orden, Intervalo, Selección,
Salida, Impresión y Guardar. La opción Omitir se activara si existe una configuración de informe
almacenada previamente con Guardar.

El orden por omisión es por código de grupo. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN
con las opciones código de grupo y Nombre del grupo para escoger el orden.

104
El intervalo permite introducir el rango de códigos o nombres de los grupos a emitir. Presione [F8]
para invocar el catalogo de grupos.

La selección permite escoger manualmente los grupos del catalogo. Cancela el intervalo
seleccionado.

Proveedores

Esta opción permite emitir un informe con los proveedores registrados en la empresa actual. El
informe mostrara el código y nombre del proveedor, grupo al cual pertenece, zona, estatus y límite
de crédito.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisión es: por código
del proveedor. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las opciones: código,
Nombre, Grupo y código, Grupo y Nombre, Zona y código, Zona y Nombre, Límite de Crédito
y Estatus para escoger el orden.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por

código o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la ventana de proveedores. Si el
orden se inicia por Grupo y código o Grupo y Nombre, [F8] invoca a la ventana de grupos. En
los restantes casos [F8] esta inactiva.

La selección permite escoger manualmente los proveedores o grupos de proveedores del catalogo
correspondiente. La selección depende del orden seleccionado y se desactiva cuando este no incluye
los campos código, nombre y grupo de los proveedores. La selección cancela el intervalo.

El criterio pregunta si el informe a emitir se quiere Resumen o Detallado. La opción por omisión
es R de Resumen, el cual solo imprime el código, nombre, grupo, zona, estatus y límite de
crédito de los proveedores. Al introducir D de Detallado, el informe imprime la información
completa de los proveedores. Este informe solo puede tener salida por Ventana, Disco o
Impresora.

Movimientos

Esta opción permite emitir un informe con los movimientos de pagos de la empresa actual. El
informe imprime el código, tipo, número, fecha de emisión, fecha de vencimiento referencia e
importe de los movimientos indicados. El informe totaliza todos los movimientos emitidos.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisión es por Fecha. Al
seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las opciones Fecha, Número de Documento,
código y Número y código y Fecha.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo a el orden establecido. Si el orden es por

Fecha, el rango por omisión es desde el primero a fin del mes actual. Si el orden es por Número

105
Documento, el programa muestra el rango vacío y permite presionar la tecla [F8] para invocar el
catalogo de Documentos y escoger el rango. En los restantes casos, el programa muestra el rango
vacío y permite presionar la tecla [F8] para invocar el catalogo de Proveedores y escoger el rango
de códigos de proveedores.

La selección permite escoger manualmente los documentos o proveedores dependiendo del orden
seleccionado. Si el orden es por Fecha se apaga la opción Selección. Si es por código y Número
invoca a la ventana DOCUMENTOS para realizar la selección. Si es por código y Número o
código y Fecha invoca la ventana PROVEEDORES.

El criterio permite seleccionar los movimientos de acuerdo a diferentes criterios que se

establecen con los campos tipo, referencia, concepto e importe. En tipo introduzca GR para giro,
"FV" para crédito con fecha de vencimiento y CA para cancelación.

Ej.: Se quieren listar todos los documentos de abono cuyo importe sea mayor o igual a 10000.

Tipo: AB
Referencia:
Concepto:
Importe >=: 10000
Importe <=:

Análisis de Vencimiento

Esta opción permite emitir un informe con los documentos vencidos y por vencer de los
proveedores de acuerdo a un criterio de períodos de días que por omisión es de 30 en 30. El
informe muestra como título el código y nombre del proveedor y debajo de este los montos de los
movimientos vencidos y por vencer para los períodos seleccionados. El informe totaliza por cada
proveedor.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisión es: por código.
Al seleccionar Orden, parecerá el recuadro ORDEN con las opciones código y Nombre.

El intervalo permite introducir el rango de códigos o nombres de acuerdo al orden establecido.

Presione [F8] para invocar el catalogo de Proveedores y escoger el rango.

El criterio permite introducir los rangos de días para el análisis de las fechas de vencimiento
de los documentos a emitir. Además preguntara si se imprime Resumen (introduzca "R") o
Detallado (introduzca "D"). El programa presenta por omisión períodos de 30 días, pero estos
pueden ser modificados. La selección permite escoger manualmente los proveedores a incluir en
el informe. Cancela el intervalo definido.

Estado de Cuenta

106
Esta opción permite emitir un informe con saldos de cada proveedor dentro la empresa actual. El
informe imprime como título el código, nombre, zona y grupo del proveedor y debajo de este el
número, tipo, fecha de emisión y vencimiento, referencia, importe, días de vencimiento y saldo de
todos los movimientos que corresponden al proveedor. El informe totaliza por cada proveedor, e
indica el saldo al principio y final de los movimientos emitidos.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisión es por código. Al
seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las opciones código, Nombre, Grupo y
código, Grupo y Nombre, Zona y código y Zona y Nombre. Después deseleccionar uno de
estos ordenes, aparece otro recuadro titulado SUBORDEN con las opciones Por Fechas y Por No.
de Documento .

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por

código o Nombre, el programa muestra el rango vacío y permite presionar la tecla [F8] para
invocar el catalogo de Proveedores y escoger el rango. Si el orden inicial es por Grupo,
permite invocar el catalogo de grupos de proveedores. El rango para el ordenamiento inicial por
Zona deberá introducirse manualmente.

El criterio permite emitir el estado de cuenta de los proveedores de acuerdo a diferentes criterios
que se establecen con los campos fechas, documentos, tipo, referencia, concepto e importe de
los documentos. Además pregunta si se desean incluir cuentas sin movimiento y si se desea salto
de pagina por cada cuenta. Por omisión las fechas abarcan desde el primero a fin del mes actual.

Ej.: Se quieren listar los estados de cuentas entre el 01/11/95 y 15/11/95 de todos los movimientos
cuya referencia sea "FACTURACIÓN" y cuyo importe está entre 1000 y 5000.

Fechas >= 01/11/95

Fechas <=15/11/95
Documentos >=
Documentos <=
( Cuentas sin movimiento?: N
( Salto de pagina por cta.?: N
Tipo:
Referencia:
Concepto: FACTURACIÓN
Importe>= 1000
Importe<= 5000

Histórico

Esta opción permite emitir un informe de los movimientos cancelados y pasados a histórico de cada
proveedor dentro la empresa actual. El informe imprime como título el código, nombre, zona y
grupo del proveedor y debajo de este el número, tipo, fecha de emisión y vencimiento, referencia,
importe, días de vencimiento y saldo de todos los movimientos que corresponden al proveedor. El

107
informe totaliza por cada proveedor, e indica el saldo al principio y final de los movimientos
emitidos.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisión es: por código. Al
seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las opciones código, Nombre, Grupo y
código, Grupo y Nombre, Zona y código y Zona y Nombre. Después deseleccionar uno de estos
ordenes, aparece otro recuadro titulado SUBORDEN con las opciones Por Fechas y Por No. de
Documento .

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por

código o Nombre, el programa muestra el rango vacío y permite presionar la tecla [F8] para
invocar el catalogo de Proveedores y escoger el rango. Si el orden inicial es por Grupo,
permite invocar el catalogo de grupos de proveedores. El rango para el ordenamiento inicial por
Zona deberá introducirse manualmente.

El criterio permite emitir el histórico de los proveedores de acuerdo a diferentes criterios que se
establecen con los campos fechas, documentos, tipo, referencia, concepto e importe de los
documentos. Además pregunta si se desean incluir cuentas sin movimiento y si se desea salto
de pagina por cada cuenta. Por omisión las fechas abarcan desde el primero a fin del mes actual.

Ej.: Se quieren listar los movimientos del histórico cuya referencia sea "FACTURACIÓN" y cuyo
importe sea mayor a 5000.

Fechas >=
Fechas <=
Documentos >=
Documentos <=
( Cuentas sin movimiento?: N
( Salto de pagina por cta.?: N
Tipo:
Referencia:
Concepto: FACTURACIÓN
Importe>=
Importe<= 5000

Saldos por fecha

Esta opción permite emitir un informe con el código, nombre, grupo, zona de los proveedores y el
saldo a la fecha indicada. Al finalizar, totaliza los saldos. Si el informe es ordenado por grupo
subtotaliza por cada grupo.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones.

108
El orden por omisión es por código. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las
opciones código, Nombre, Grupo y código, Grupo y Nombre, Zona y código y Zona y Nombre.
Después deseleccionar uno de estos ordenes, aparece otro recuadro titulado SUBORDEN con las
opciones Por Fechas y Por No. de Documento .
El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por
código o Nombre, el programa muestra el rango vacío y permite presionar la tecla [F8] para
invocar el catalogo de Proveedores y escoger el rango. Si el orden inicial es por Grupo, permite
invocar el catalogo de grupos de proveedores. El rango para el ordenamiento inicial por Zona
deberá introducirse manualmente.

El criterio permite emitir la relación de pagos a la fecha que introduzca el usuario. El criterio por
omisión es la fecha actual del programa.

Compras

Esta opción permite emitir un informe con las Facturas de Compras registradas en la empresa
actual. El informe por omisión es resumido, imprime número y fecha de emisión de las facturas y
el proveedor de las mismas. Si se desea la información completa, es decir, los renglones facturados
y el total de la factura, deberá seleccionar Detallado en la opción Criterio. El informe totaliza por
cada proveedor.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepción de Selección.

El orden por omisión es por Número de Factura. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro
ORDEN con las opciones Número de factura y Fecha de emisión .

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo a el orden establecido. Si el orden es por

Número de Factura, el programa muestra el rango vacío y permite presionar la tecla [F8] para
invocar el catalogo de Compra y escoger el rango. Si el orden es por Fecha de emisión, el rango
por omisión es desde el primero al último día del mes actual.

El criterio permite seleccionar las facturas de acuerdo a diferentes factores que se establecen con
los campos, proveedor y forma de pago. Si la forma de pago es de Contado introduzca "CO". Si es
Crédito introduzca "CR" y luego introduzca el tipo de crédito, Fecha de Vencimiento "FV" o
Giros "GR". Finalmente el programa pregunta si desea el informe Detallado (introduzca "D") o
Resumen (introduzca "R"). Si selecciona Detallado pregunta si desea salto de pagina por factura
(introduzca "S" o "N").

Ej.: Se quieren listar detalladamente todas las facturas a contado del proveedor cuyo código es
C-001.

Proveedor: C-001
Contado/Crédito (CO/CR): CO

109
 ( Resumen o Detallado (R/D): D
( Salto de pagina por factura?: S

Ej.: Se quieren listar en forma resumida todas las facturas con crédito de giros correspondientes al
proveedor VZC.
Proveedor: VZC
Contado/Crédito (CO/CR): CR
Tipo de crédito (FV/GR): GR
( Resumen o Detallado (R/D): R
( Salto de pagina por factura?: S

Más informes

Esta opción permite seleccionar y emitir uno de los informes definidos previamente a través de
la gestión Generador de Informes. Estos informes son en general definidos por el usuario, pero el
programa ofrece ya algunos de ellos para que el usuario pueda redefinirlos o modificarlos.

Los informes ofrecidos de este modo son aquellos sobre los que el usuario suele requerir cambios o
adaptaciones con mayor frecuencia.

Al seleccionar esta opción aparece un recuadro con los informes definidos. Después de hacer la
selección aparecen las ventanas de emisión de informes para elegir las diferentes subopciones que
se hayan establecido al definirse el informe.

Uno de los informes que el programa ofrece ya definido el de I.V.A.

El informe de I.V.A. imprime el número de cada factura, su fecha de emisión, el proveedor, el
régimen y tipo de I.V.A. aplicado, la base imponible, el importe del I.V.A. y el total. Al final impri-
me un recuadro resumen por cada tipo de I.V.A..

Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepción de Selección.

El orden por omisión es por Fecha de emisión. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro
ORDEN con las opciones Número de Factura y código del Proveedor/Número de factura.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden indicado. Si el orden es por Número
de Factura, el programa muestra el rango vacío y permite presionar la tecla [F8] para invocar el
catalogo de Facturas y escoger el rango. Si el orden es por Fecha de emisión, el rango por
omisión es desde el primer al último día del mes actual.

El criterio permite seleccionar las facturas según su importe, para especificar por ejemplo las que
tienen un importe superior a 500.000.

La opción PROCESOS de la gestión Compras y Pagos comprende:

110
Conversión

Esta subopción permite convertir uno o mas documentos por pagar en giros o efectos por pagar.

Para cancelar las cuentas por pagar de un determinado proveedor mediante giros realice los
siguientes pasos:

1.- Seleccione la opción Conversión e introduzca el código del proveedor. Si introduce un

código no registrado o deja el campo vacío, el programa invoca al catalogo de proveedores para
seleccionar el proveedor. Si el proveedor no tiene documentos pendientes de pago, el recuadro de
interacción indicara: "Esta cuenta no tiene documentos sin cancelar" y el cursor regresara al
campo código para seleccionar otro proveedor.

2.- Si el proveedor tiene documentos sin cancelar aparecerá el recuadro DOCUMENTOS NO

CANCELADOS que muestra el número, tipo, emisión, vencimiento, importe y saldo de los
documentos por pagar. Utilice la función Sel(eccionar) para seleccionar uno o mas
documentos y luego presione [Esc] para terminar.

3.- Después de realizar la selección, aparece el recuadro EMISIÓN DE GIROS con los siguientes
campos:

Total a convertir: campo que muestra el total de los documentos a convertir en giros, permitiendo
modificarlo.

Período de días entre cada giro: campo numérico que muestra por omisión el valor especificado
en la forma de pago registrada con la ficha del proveedor. Puede ser modificado y permite intro-
ducir la cantidad de días entre cada giro.

Número de giros a emitir: campo numérico que muestra por omisión el valor especificado en la
forma de pago registrada con la ficha del proveedor. Puede ser modificado y permite introducir la
cantidad de giros entre los cuales se habrá de dividir el Total a convertir.

% de interés: campo numérico que muestra por omisión el valor especificado en la forma de pago
registrada con la ficha del proveedor. Puede ser modificado y permite introducir el porcentaje de
interés simple a aplicar sobre el importe de cada giro.

Una vez introducida esta información el programa calculara la cuota de cada giro y los mostrara
en un recuadro para ser modificados si es necesario. Esto generalmente se hace si se quieren
emitir giros con cuotas o períodos irregulares. El programa asigna a cada giro un número
formado por tres letras (iniciando con la serie "AAA"), seguida del número del giro y el total de
giros separados por el signo "/". Ej.: AAB03/10 corresponde al tercer giro de la serie AAB de un
total de 10 giros emitidos.

111
El pago de los giros se efectuara posteriormente mediante la opción Pagos Proveedores del menú
Ficheros de la Gestión Compras y Pagos.

Histórico

Esta opción permite vaciar en un subdirectorio del disco duro o en disquete todos aquellos
documentos de cuentas por pagar ya cancelados, y a la vez actualiza el estatus de cada uno de los
proveedores. Además permite reversar dichos documentos cuando sean requeridos. Al seleccionar
esta opción, se presenta un recuadro con las opciones: Copiar movimientos ya cancelados y
cambiar estatus y Reversar movimientos.

Al seleccionar Copiar movimientos ya cancelados y cambiar estatus aparece el recuadro

titulado CRITERIOS DE DEMORA para indicar el criterio de demora a aplicar a los
proveedores. Muestra por omisión: 1.- Retraso mayor que 30 días y deuda total mayor que
100.000,00 y 2.- Retraso mayor que 60 días. Esto indica cambiar al siguiente estatus de demora
a todos aquellos documentos con retraso de pago mayor de 30 días y cuya suma sea superior a
100.000,00 o todos los documentos con retraso mayor de 60 días independiente del importe total
por pagar. Estos valores pueden ser modificados por el usuario. Si no se quiere aplicar el primer
criterio, introduzca como deuda total un importe muy alto para que no se cumpla esta condición y
solo se aplique el segundo criterio.

Después de indicar el criterio de demora, aparecerá otro recuadro titulado PASE A HISTÓRICO
con las opciones: Selección manual de cuentas y Todas las cuentas. La primera opción permite
invocar la ventana de proveedores y seleccionar aquellos cuyos documentos cancelados se
pasaran al histórico. La segunda opción pasa al histórico los documentos cancelados de todos los
proveedores. Si el criterio se cumple para una cuenta, su estatus es cambiado: de activo "A" para
primera demora "M1", de "M1" para segunda demora "M2" o de "M2" para suspendido "S".

La opción Reversar movimientos devuelve al fichero de cuentas por pagar los documentos
pasados al histórico. No se registra ningún cambio en el estatus.

Mantenimiento

Esta opción permite realizar operaciones orientadas a recuperar la consistencia de los datos de
Compras y Pagos en caso de ocurrir alguna anomalía. Al seleccionar esta opción, se presenta un
recuadro con las opciones: Compactar e indexar ficheros y Reprocesar Cuentas por Pagar.

Compactar significa eliminar definitivamente de las bases de datos todos aquellos registros que
hayan sido marcados como eliminados mediante la función Eli(minar) . Esto permite recuperar
espacio en el disco y reorganizar los registros.

112
Es necesario indexar ficheros cuando la base de datos manejada por el programa se desordena o
pierde consistencia por motivos tales como una caída de tensión eléctrica.

Sugerencia: Utilice la opción Compactar e indexar ficheros con cierta frecuencia, según el
volumen de sus datos.

La opción Reprocesar Cuentas por Pagar debe utilizarse cuando se observe que los saldos de las
cuentas han variado o no corresponden a la realidad, lo cual puede deberse a cualquier factor de
anomalía en la base de datos. El proceso de reconstrucción se aplica sobre todos los movimientos
vigentes. Puede tomar considerable tiempo según el volumen de información almacenada.

La opción OTROS en la gestión Compras y Pagos comprende:

Cambio de Fecha
Abreviaturas
Cambio de Operador
Contadores
Catalogo
Colores
Impresora

Estas opciones, exceptuando Contadores, son semejantes a sus homónimas de la opción Otros de la
gestión Contabilidad. Han sido descritas con detalle en la sección correspondiente de este manual,
por lo que no se repetirá su descripción aquí.

Contadores

Esta opción permite especificar a partir de que número se comienza la enumeración de los diversos
documentos que se emplean en la gestión.

Al seleccionar esta opción aparecerá el recuadro CONTADORES. Simplemente elija con el cursor
el documento de su interés y coloque el número con el cual desea iniciar o reiniciar la numeración.

113
BODEGA

Esta gestión permite realizar todas las operaciones necesarias para el manejo del inventario,
incluido el ensamblaje de artículos.

La opción FICHEROS de la gestión Bodega comprende:

CUENTAS

Grupos de Artículos

Esta opción permite introducir o editar grupos a los cuales se asignara los diferentes artículos del
inventario de la empresa actual.

Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición titulada GRUPOS DE ARTÍCULOS, con
formato de tabla y donde cada línea o registro contiene los siguientes campos:

Grupo: campo de 5 caracteres alfanuméricos para introducir el código del grupo.

Nombre: campo de 35 caracteres para introducir el nombre o descripción del grupo.

Si al seleccionar esta opción el fichero esta vacío, aparece la ventana de edición con la función
Inc(luir) ya activada para iniciar el proceso de inclusión de registros. Si ya existen grupos, la
ventana de edición permitirá el uso de todas las funciones a excepción de Sel(eccionar), la cual
estará desactivada.

Para introducir un grupo seleccione la función Inc(luir) e introduzca el código y nombre del
grupo. El programa pedirá confirmación. Cada grupo que incluya será ordenado
alfanuméricamente por su código.

Para modificar un grupo, ubique el cursor en el registro y seleccione Mod(ificar). Realice los
cambios y confirme la entrada.

Para eliminar un grupo, ubique el cursor en el registro y seleccione Eli(minar). Si un cliente

esta asociado a un grupo, y este es eliminado, en el campo que corresponde al nombre del grupo
aparecerá ***No registrado****.

Para localizar un grupo, presione [Inicio/Home] para ir al principio y luego utilice Bus(car) para
buscarlo mediante la identificación o el nombre. El cursor se ubicara en el primer registro que
coincida con todos o con los primeros caracteres del texto de búsqueda.

114
Artículos

Esta opción permite introducir o editar los datos de los artículos del inventario.

Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición titulada ARTÍCULOS, tipo ficha.

Si ya se han registrado Artículos, al entrar en esta opción la ventana de edición mostrara el primer
artículo. Utilice las teclas de flechas verticales para avanzar o retroceder sobre las fichas de
artículos. Para buscar un artículo en particular utilice la función Bus(car). Si desea realizar la
búsqueda desde el principio, presione la tecla Inicio/Home antes de utilizar Bus(car). Para
modificar los datos de un artículo, una vez que la ficha esta presente en pantalla, seleccione
Mod(ificar).

Utilice la función de edición Col(umnas), para observar cada registro de artículo como una línea
con los campos formando columnas. De esta manera podrá visualizar los artículos en conjunto y
no como fichas.

Si el fichero de artículos esta vacío, la función Inc(luir) se activara automáticamente para iniciar el
proceso de inclusión de registros. Durante este proceso el programa sugiere el próximo código de
artículo en forma secuencial y tomando como referencia el último código introducido. Igualmente
sugiere como código de grupo el último introducido.

La ficha de artículo consta de los siguientes campos:

Código del Artículo: campo de 15 caracteres alfanuméricos para introducir el código del artículo.

Nombre: campo de 35 caracteres para introducir la denominación del artículo.

Grupo: campo de 5 caracteres para introducir el grupo al que pertenecerá el artículo. Al introducir
un código de grupo previamente registrado en la opción Grupos de Artículos, el programa mostrara
automáticamente su nombre al lado del campo. Si se introduce un grupo no registrado o se deja
el campo vacío, aparece la ventana GRUPOS para introducir un nuevo grupo o buscar y
seleccionar uno ya registrado.

Código alterno: campo de 15 caracteres alfanuméricos para colocar un segundo código que permita
diferenciar al artículo entre otros del mismo género, o bien el código de un artículo sucesivo o
sustituto del original.

Tipo I.V.A.: campo de un carácter para colocar la tarifa I.V.A aplicable al artículo que se esta
introduciendo.

Precios A, B, C y D: cuatro campos numéricos de dos secciones, la primera para introducir precios
y la segunda para colocar porcentajes de descuento. Estos precios y descuentos se ofrecerán por

115
omisión en las facturas. El usuario puede no obstante fijar otros precios o descuentos al momento
de facturar.

Si estos cuatro precios no fuesen suficientes para reflejar las diferentes tarifas que el usuario desea
aplicar, el programa ofrece la posibilidad de definir una tabla ilimitada de tarifas.

Para incluir o modificar tarifas, presiónese la tecla de función [F9]. Aparecerá inmediatamente una
ventana con los siguientes campos:

Tarifa: campo de 5 caracteres alfanumérico para introducir un código o identificación de la tarifa.

Cantidad: campo numérico para indicar la cantidad hasta la que corresponderán el precio, el
descuento y el tipo de moneda que se especificaran a continuación. Podemos por ejemplo introducir
la tarifa A0001 con cantidad 5 y precio 100, y la misma tarifa con cantidad 10 y precio 120. Con
esto estaremos diciendo que de 1 a 5 unidades, el precio del artículo será 100, mientras que de 6 a
10 será 120. Pueden introducirse tantas combinaciones de este tipo como se deseen. Además de
variar para cada tarifa la cantidad y el precio, pueden variar también el descuento y la moneda.

Precio: campo numérico donde se introducirá el precio correspondiente a la cantidad, descuento y

moneda especificadas en la misma línea de la tarifa.

Descuento: campo numérico donde se introducirá el precio correspondiente a la cantidad, precio y

moneda especificadas en la misma línea de la tarifa.

Moneda: campo de dos tres caracteres alfanuméricos para introducir el tipo de moneda aplicable en
la tarifa. Si es dejado en blanco, el programa asume la moneda local. Si se escribe un tipo no
previamente registrado en la Tabla de Monedas, el programa abrirá la ventana de MONEDAS y
permitirá seleccionar o introducir una nueva.

Al terminar una línea de tarifa el cursor se colocara en la siguiente. Si no desea incluir una nueva
tarifa, presione [ESC]. Se cerrara la ventana de Tarifas y se retornara a la ficha del artículo.

Existencia mínima: campo numérico para introducir la cantidad de unidades en existencia por
debajo de la cual se desea ser informado mediante un informe.

Existencia máxima: campo numérico para introducir la cantidad de unidades en existencia por
encima de la cual se desea ser informado mediante un informe.

Ubicación física: campo de 3 subcampos de dos caracteres cada uno, para especificar la ubicación
física del artículo en un espacio de tres coordenadas. Por ejemplo, 01:02:04 podría significar pasillo
01, estante 02, fila 04.

Peso: campo numérico de 6 enteros y 3 decimales para especificar el peso del artículo. Este dato
puede ser útil para efectos de calcular el costo de transporte de la mercancía facturada , por ejemplo.

116
Unidad de medida: campo de 3 caracteres para introducir la unidad básica del artículo
(kg.,mts.,caj., etc.).

Altura, Ancho, Profundidad: 3 campos numéricos de 3 enteros y 3 decimales cada uno, para colocar
información adicional sobre el artículo, como sus medidas exteriores.

Cantidad/Caja: campo numérico de 3 enteros que permite introducir la cantidad de artículos que
conforman un caja o empaque cualquiera de los mismos. Es ofrecido por omisión al momento de
facturar. Si no se desea trabajar con cajas debe dejarse en este campo el valor por defecto que es de
1.

Compuesto ?: campo de un carácter para definir si se desea especificar o no los componentes del
artículo, esto es, si el artículo se considerara compuesto por otros artículos.

Si se responde S (Si), el programa mostrara una ventana titulada COMPONENTES ARTICULO,

con los campos:

Código: campo alfanumérico de 15 posiciones para colocar el código del artículo que será
componente del artículo compuesto.

Descripción: campo de 35 caracteres que muestra el nombre del componente.

Cantidad: campo numérico para colocar cuantas unidades del componente forman parte del artículo
compuesto.

Si el artículo no es compuesto, se abre la ventana APERTURA para registrar la existencia y costo

inicial del artículo. Hacerlo equivale a registrar un movimiento tipo EN (entrada) en el fichero de
movimientos de Bodega. Todos los campos de esta ventana aparecen en la ventana de
Entrada/Salida/Ajuste, por lo que se describirán en la sección correspondiente de este manual. Si el
usuario no desea fijar en este momento la existencia y costo inicial del artículo, debe presionar
[ESC], con lo que esta ventana se cerrara, quedando solo los datos de la ficha del
artículo.

Al terminar de incluir un artículo el programa pedirá confirmar su entrada.

Al pie de la ventana ARTÍCULOS el usuario encontrara una serie de campos cuya información será
actualizada por el programa cada vez que se realice un movimiento con cualquiera de los artículos
registrados en el Bodega. Estos campos son:

Ultimo proveedor: campo que muestra el código del último proveedor del cual se adquirió el
artículo presente en pantalla.

Ultimo costo: campo que muestra el valor del último costo registrado en el inventario para el
artículo cuya ficha tenemos en pantalla.

117
Pedido proveedores: campo que muestra la cantidad total de unidades del artículo actualmente en
pedido a proveedores.

Costo promedio: campo que muestra el cociente entre el costo del total de las unidades del artículo
y la cantidad de unidades del artículo existentes en Bodega.

Existencia actual: muestra la cantidad de unidades del artículo existentes actualmente en el

inventario.

Pedido cliente: campo que muestra la cantidad de unidades del artículo en pedidos de clientes.

MOVIMIENTOS

Entrada/Salida/Ajuste

Esta opción permite editar el fichero de movimientos de la Bodega. Estos movimientos pueden ser
introducidos directamente por el usuario (cuando se incorpora el inventario por primera vez o
cuando se requiere algún ajuste) o generados por los procesos de compra y/o venta de artículos.

Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición titulada MOVIMIENTOS DE

INVENTARIO, tipo tabla con los siguientes campos:

Código del artículo : campo de 15 caracteres que muestra o permite introducir el código del
artículo. Al estar el cursor sobre este campo se puede oprimir [F8] para ver la lista de artículos
registrados y seleccionar uno; también podemos oprimir [F9] para realizar la transferencia de un
artículo desde una Bodega a otra (si se ha elegido la opción multibodega al iniciar la empresa).

Bo: campo de 2 caracteres para colocar la identificación del Bodega donde se realizara el
movimiento del artículo. (Solo se activara si se ha escogido la opción multibodega al iniciar la
empresa)

Fecha: campo que muestra o permite introducir la fecha del movimiento. Al incluir un
movimiento muestra la fecha del programa que puede ser modificada.

Tipo: campo de 2 caracteres que muestra o permite introducir el tipo de movimiento. Introduzca EN
para Entrada, SA para Salida, AS para Ajuste de Salida, AE para Ajuste de entrada o AC para
Ajuste de Costo. Al introducir un valor diferente de estos o

dejar el campo vacío, el recuadro de interacción muestra los valores validos.

El tipo "EN" permitirá introducir una cantidad de unidades que entran a Bodega y un costo total de
las mismas. La cantidad se añadirá a las existencias y el costo al costo total de la existencia.

118
El tipo "AE" permitirá introducir una cantidad de unidades que entran a Bodega pero no su costo,
pues este es calculado por el programa en base al costo promedio actual. La cantidad se añadirá a
las existencias y el costo al costo total de la existencia.

Los tipos "SA" y "AS" permitirán introducir la cantidad de unidades que salen de Bodega pero no
su costo, pues este es calculado por el programa en base al costo promedio actual. La cantidad
introducida disminuirá la existencia y el costo calculado disminuirá el costo total de la existencia.

El tipo "AC" permitirá introducir un costo pero no una cantidad. Ello permite alterar el costo total
de las existencias sin alterar su número de unidades. Altera por lo tanto el costo promedio de las
existencias.

Número: campo de 8 caracteres que muestra o permite introducir el número del documento que da
origen al movimiento. Este número generalmente corresponde al número de la factura de venta o
compra. Este campo no puede quedar vacío.

Unidad: campo de 3 caracteres que muestra o permite introducir la unidad básica del artículo.
Dentro del menú ficheros de la gestión Bodega se puede definir una tabla de unidades y de
equivalencia de éstas con otras unidades. Al introducir una unidad de equivalencia definida
previamente en esa tabla, el programa la convierte a la unidad básica del artículo.

Cantidad: campo numérico que muestra o permite introducir la cantidad de artículos a entrar, salir
o ajustar del inventario. Si la cantidad de artículos a salir del inventario es mayor que la existencia
actual, el recuadro de interacción lo advertirá, indicara la cantidad existente a la fecha actual y
no permitirá la salida o ajuste de salida.

Costo: campo numérico que muestra o permite introducir el costo total de la cantidad de artículos.
Si introduce el signo asterisco (*), y el costo unitario del artículo, el programa calculara el costo
total y lo registrara en el campo.

Origen: campo de 3 caracteres que muestra el origen del movimiento de inventario registrado. Si se
introduce una entrada, salida o ajuste directamente por esta opción, este campo muestra el
identificador INV. Si el movimiento es generado por una compra muestra CPA , si es por
venta ALB o FC (de facturación), si es generado por el punto de ventas PVE y finalmente si es
generado por una devolución DV.

Al pie de la ventana MOVIMIENTO DE INVENTARIO aparecen los campos:

Descripción: muestra el nombre o descripción del artículo sobre el que se encuentra el cursor.

Cp: muestra el costo promedio del artículo sobre el que se encuentra el cursor.

Ex: muestra la existencia actual del artículo sobre el que se encuentra el cursor.

Al terminar de introducir movimientos, el programa pedirá confirmar su entrada.

119
Ensamblaje

Esta opción tiene por objeto la elaboración de una Orden de ensamble de un artículo compuesto.

Al entrar a esta opción el programa mostrara la ventana ENSAMBLAJE, de tipo combinado, con
tres secciones.

La primera sección o encabezado tiene los siguientes campos:

Número: campo alfanumérico de 8 caracteres para colocar el número de la orden de ensamble; el

programa sugerirá la numeración pero ésta puede ser modificada por el usuario.

Emisión: campo para introducir la fecha de elaboración de la orden de ensamble.

Fecha de término: campo para colocar la fecha en que se estima se habrá ejecutado la orden de
ensamble.

Artículo: campo de 15 caracteres alfanuméricos para colocar el código del artículo compuesto que
se desea producir. Si se deja en blanco el programa mostrara una ventana con los códigos y
descripciones de los artículos para que el usuario seleccione el que desea.

Descripción: campo que es llenado por el programa después de colocar el código del artículo.

Cantidad: campo numérico de 6 enteros y 3 decimales para colocar la cantidad de unidades que se
quiere producir del artículo seleccionado.

Bodega (S): campo alfanumérico de 2 posiciones para colocar el código del Bodega del cual se
deberán descargar los componentes del artículo a producir.

Bodega (E): campo alfanumérico de 2 posiciones para colocar el código de la Bodega que habrá de
recibir el artículo producido.

Las Bodegas arriba referidos deberán estar incluidos en la tabla de clasificación de Bodegas que se
describe mas abajo en este manual.

Comentarios: campo de dos líneas de 30 caracteres cada una para colocar cualquier descripción o
comentario.

La segunda sección o cuerpo de la Orden de Ensamble tiene los campos Ítem, Cantidad, Costo y
Total

120
El programa llenara automáticamente los campos del primer renglón con la información del
encabezado y con los costos correspondientes a cada componente del artículo a producir, arrojando
un costo estimado de producción. Este renglón generado por el programa no podrá ser alterado

El programa calculara la cantidad de artículos que se pueden producir en función de las existencias
de los componentes en el inventario. Si la existencia de algún componente no alcanza para producir
el número de unidades especificadas, el programa ajustara dicho número a lo que sea posible
producir.

Al pasar al segundo renglón del cuerpo, se abrirá la ventana COSTOS ADICIONALES la cual
permite definir y seleccionar conceptos de costos diferentes a los de los componente, tales como
insumos, horas de mano de obra, consumo de electricidad, de agua, etc. Esta ventana presenta los
campos:

Código: campo alfanumérico para colocar el código del costo que se desea seleccionar o definir.

Nombre: campo alfanumérico de 35 caracteres para colocar la descripción del costo adicional.

Costo: campo numérico para colocar el importe del costo.

La tercera sección o pie de la orden de ensamblaje contiene los campos: Costo unitario y Total, los
cuales serán llenados por el programa en base a la información definitiva de la orden de ensamble.

Al terminar una orden de ensamblaje el programa solicitara conformación. Si se responde

negativamente el cursor regresara al encabezado permitiendo realizar cualquier modificación, o
cancelar la orden. Si se responde afirmativamente, el programa grabara la orden, generara un
movimiento de entrada en la Bodega de entrada con la cantidad del artículos compuesto producido
y generara en el Bodega de salida un movimiento de salida por cada componente del artículo
ensamblado.
REFERENCIAS

Tabla de Unidades

Esta opción permite definir las unidades equivalentes y el factor de conversión de las unidades
básicas del inventario.

Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición titulada TABLA DE CONVERSIÓN DE

UNIDADES, con los siguientes campos:

Referencia: campo de 3 caracteres que muestra y permite introducir la unidad básica de

referencia de los diferentes artículos registrados. Seguidamente a este campo, se muestran tres
pares de campos para introducir tres unidades de equivalencia con el correspondiente factor de
conversión.

121
Unidad: campo de 3 caracteres para introducir una unidad de equivalencia.

Factor: campo numérico para introducir el factor por el cual se va a multiplicar una cantidad para
obtener la cantidad equivalente en la unidad básica.

Por ejemplo, si la unidad básica es gramos y la de equivalencia es kilogramos, el factor de

conversión deberá ser 1000. Al facturar 20 kilos de un artículo con unidad básica en gramos, el
programa lo convertirá en 20.000 gramos de acuerdo a la especificación de la tabla. Si la unidad
básica es toneladas y la de equivalencia es kilogramos, el factor deberá ser: 0.001. Al introducir
un artículo en kilos siendo la unidad básica toneladas, el programa lo convertirá a toneladas
multiplicando la cantidad por 0.001 lo cual es igual a dividir por 1000.

Al terminar de introducir la información de los campos, el programa pedirá confirmar su

entrada.

Tabla de Bodegas

Al seleccionar esta opción aparece la ventana Bodegas, que permite introducir la las diversos
Bodegas en caso de haberse elegido la opción multibodega al iniciar la empresa

La ventana BODEGAS presenta los campos:

Código: campo alfanumérico de 2 caracteres para colocar el código que se desea asignar a un
determinado Bodega.

Nombre: campo alfanumérico de 35 caracteres para colocar el nombre de la Bodega que se desea
añadir a la tabla.

Tabla I.V.A.

Esta opción permite fijar los valores de las diversas tarifas aplicables para el calculo del impuesto
I.V.A.

LA OPCIÓN INFORMES DE LA GESTIÓN BODEGA.

Grupos de Artículos

Esta opción permite emitir un informe con los grupos de artículos definidos en el inventario para la
empresa actual. El informe mostrara el código y nombre de los grupos.

Este informe presenta en forma activa las siguientes opciones:

122
Emitir, Orden, Intervalo, Selección, Salida, Impresión y Guardar. La opción Omitir se
activara si existe una configuración de informe almacenada previamente con Guardar.

El orden por omisión es: por código del grupo. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro
ORDEN con las opciones código del grupo y Nombre del grupo para escoger el orden.
El intervalo permite introducir el rango de códigos o nombres de los grupos a emitir. Presione [F8]
para invocar el catalogo de grupos.

Artículos

Esta opción permite emitir un informe con los artículos registrados en la empresa actual. El informe
mostrara el código y nombre del artículo, unidad, precios, existencia máxima y mínima,
ubicación física y grupo al cual pertenece.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisión es: por código
del artículo. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las opciones: código,
Nombre, Grupo y código, Grupo y Nombre y Ubicación física para escoger el orden.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por

código o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la ventana de artículos. Si el
orden se inicia por Grupo, [F8] invoca a la ventana de grupos. En los restantes casos [F8] esta
inactiva.

La selección permite escoger manualmente los artículos o grupos de artículos del catalogo. La
selección depende del orden seleccionado y se desactiva cuando este no incluye los campos código,
nombre y grupo de los artículos. La selección cancela el intervalo.

El criterio pregunta si el informe a emitir se quiere Resumen o Detallado. La opción por omisión
es R de Resumen, el cual solo imprime el código, nombre y grupo de los artículos. Al introducir
D de Detallado, el informe imprime la información completa de los artículos. Este informe solo
puede tener salida por Ventana, Disco, o Impresora.

Precios

Esta opción permite emitir un informe con los precios registrados para los diferentes artículos del
inventario de la empresa actual. El informe mostrara el código y nombre del artículo, la unidad y
precios A, B, C y D.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisión es por código
del artículo. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las opciones: código,
Nombre, Grupo y código, Grupo y Nombre y Ubicación física para escoger el orden.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por

código o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la ventana de artículos. Si el

123
orden se inicia por Grupo, [F8] invoca a la ventana de grupos. En los restantes casos [F8] esta
inactiva.

La selección permite escoger manualmente los artículos o grupos de artículos del catalogo. La
selección depende del orden seleccionado y se desactiva cuando este no incluye los campos código,
nombre y grupo de los artículos. La selección cancela el intervalo.

El criterio permite introducir la modalidad de precio. El informe presenta todos los precios, a menos
que se introduzca una modalidad: A, B, C o D.

Costos

Esta opción permite emitir un informe con los costos promedios de los artículos registrados en el
inventario de la empresa actual. El informe mostrara el código, nombre del artículo y el costo
actual de los artículos.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisión es por código del
artículo. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las opciones: código,
Nombre, Grupo y código, Grupo y Nombre y Ubicación física para escoger el orden.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por

código o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la ventana de artículos. Si el
orden se inicia por Grupo, [F8] invoca a la ventana de grupos. En los restantes casos [F8] esta
inactiva.

La selección permite escoger manualmente los artículos o grupos de artículos del catalogo. La
selección depende del orden seleccionado y se desactiva cuando este no incluye los campos código,
nombre y grupo de los artículos. La selección cancela el intervalo.

El criterio permite introducir a que fecha se quiere emitir el resumen de costos. El programa
presenta la fecha actual por omisión.

Movimientos

Esta opción permite emitir un informe con los movimientos de inventario de la empresa actual.
El informe imprime la fecha, tipo de movimiento, número, origen, código y descripción del
artículo, proveedor o cliente, unidad y costo total de los movimientos del inventario. El informe
totaliza todos los movimientos Este informe presenta en forma activa todas las opciones.

124
El orden por omisión es por código. Al seleccionar Orden. El intervalo permite introducir el
rango de acuerdo a el orden establecido. Si el orden es por código o Número, el programa
permite presionar la tecla [F8] para invocar el catalogo de artículos o documentos de inventario.
Si el orden es por Fecha, el rango por omisión es desde el primero a fin del mes actual.

La selección permite escoger manualmente los artículos dependiendo del orden seleccionado. Si el
orden es por código y Número invoca a la ventana de artículos o documentos respectivamente
para realizar la selección. Si el orden es por Fecha se apaga la opción Selección.

El criterio permite seleccionar los movimientos de acuerdo a diferentes criterios que se

establecen con los campos tipo, documentos, origen, proveedor o cliente, unidad, cantidad, costo
y venta total. En tipo introduzca "EN" para entrada, "SA" para salida, "AE" para ajuste de entrada,
"AS" para ajuste de salida y "AC" para ajuste de costo. En origen introduzca "INV" para inventario,
"FAC" para facturación y "CPA" para compras o cuentas por pagar.

Ej.: Se quieren listar todos los documentos provenientes de facturación cuya venta total sea
superior a 100.000.

Tipo:
Documentos>=:
Documentos<=:
Origen: FAC
Prov/Cliente:
Unidad:
Cantidad>=:
Cantidad<=:
Costo Total>=:
Costo total<=:
Venta Total>=: 100000.00
Venta Total<=:

Resumen de existencias

Esta opción permite emitir un informe con la existencia de los artículos del inventario de la
empresa actual. El informe muestra el código y nombre del artículo, la existencia mínima,
existencia actual, el costo y el costo total, totalizando este último campo.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisión es por código
del artículo. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las opciones: código,
Nombre, Grupo y código, Grupo y Nombre y Ubicación física para escoger el orden.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por

código o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la ventana de artículos. Si el

125
orden se inicia por Grupo, [F8] invoca a la ventana de grupos. En los restantes casos [F8] esta
inactiva.

La selección permite escoger manualmente los artículos o grupos de artículos del catalogo y se
desactiva cuando el orden no incluye los campos código, nombre y grupo de los artículos. La
selección cancela el intervalo.

El criterio pregunta la fecha a la cual se desea emitir el resumen y si solo se incluyen los artículos
cuya existencia es menor o igual a la registrada como mínima. La opción por omisión es la fecha
actual e incluir todos los artículos en el informe.

Ventas por mes

Esta opción permite emitir un informe con las ventas de cada artículo dentro la empresa actual.
El informe imprime como título el código, nombre, cantidad y venta de los artículos para los
meses que se indiquen. El informe totaliza las cantidades y ventas de los meses para cada artículo
y al final totaliza la venta de todos los artículos. El orden viene dado por código del artículo.

El intervalo permite introducir el rango de códigos de artículos. Presione [F8] para invocar el
catalogo de Artículos y escoger el rango.

El criterio permite emitir las ventas en el rango de meses que se especifica. Por omisión presenta
el mes de apertura y el mes actual.

Ganancias brutas

Esta opción permite emitir un informe de las ganancias brutas del mes actual con relación al mes
anterior. El informe imprime el código y nombre del artículo y la cantidad vendida y ganancia
bruta del mes anterior y del mes actual. Al final totaliza estos campos.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisión es por código del
artículo. Al seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las opciones: código,
Nombre, Grupo y código, Grupo y Nombre y Ubicación física para escoger el orden.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por

código o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la ventana de artículos. Si el
orden se inicia por Grupo, [F8] invoca a la ventana de grupos. En los restantes casos [F8] esta
inactiva.

La selección permite escoger manualmente los artículos o grupos de artículos del catalogo. La
selección depende del orden seleccionado y se desactiva cuando este no incluye los campos código,
nombre y grupo de los artículos. La selección cancela el intervalo.

126
El criterio pregunta para que mes se quiere emitir el informe.

Movimiento del Artículo

Esta opción permite emitir el detalle de los movimientos de los diferentes artículos del
inventario. El informe muestra como título, el código, nombre y grupo del artículo. Debajo de
este, muestra fecha, tipo de movimiento, número, cantidad, costo total, existencia y saldo. Muestra
además el saldo antes y después del rango de fechas indicados.

Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisión es por código. Al
seleccionar Orden, aparecerá el recuadro ORDEN con las opciones código, Nombre, Grupo y códi-
go, Grupo y Nombre, y Ubicación física.

El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido.

El criterio permite introducir el rango de fechas para los movimientos a incluir en el informe, si se
desean incluir los movimientos sin movimiento y finalmente si se desea un salto de pagina por
cada artículo.

Ej.: Se quieren listar todos los movimientos de los artículos comprendidos entre el primero y
último de enero.

Tipo:
Fechas>=:
Fechas<=:
( Artículos sin movimiento? No
( Salto de pagina por cta.? No

Existencias y costos por mes

Esta opción permite emitir un informe con el código y nombre del artículo y la entrada, salida,
existencia, costo unitario y costo total por cada mes. Cada artículo es totalizado de acuerdo al
rango de meses.

El orden por omisión es por código. El intervalo permite introducir el rango de artículos. El criterio
permite introducir el rango de meses a incluir en el informe. El criterio por omisión es desde el
mes de apertura hasta el mes actual.

Más informes

127
Esta opción permite seleccionar y emitir uno de los informes definidos previamente a través de
la gestión Generador de Informes. Estos informes son en general definidos por el usuario, pero el
programa ofrece ya algunos de ellos para que el usuario pueda redefinirlos o modificarlos.

Los informes ofrecidos de este modo son aquellos sobre los que el usuario suele requerir cambios o
adaptaciones con mayor frecuencia.

Al seleccionar esta opción aparece un recuadro con los informes definidos. Después de hacer la
selección aparecen las ventanas de emisión de informes para elegir las diferentes subopciones que
se hayan establecido al definirse el informe.

La opción PROCESOS de la gestión Bodega comprende:

Recálculo de costos

Esta subopción permite recalcular el costo unitario promedio de todos los artículos del inventario
tomando en cuenta la cantidad en existencia y los costos en la compra de los artículos. Al
seleccionar esta opción, el recuadro preguntara: ?Desea ejecutar el proceso de Recálculo de
costos?. Responda Si para realizar el calculo.

Repreciación

Esta subopción permite cambiar los precios de los grupos de artículos que se indiquen. Para ello se
introduce un factor de Repreciación a aplicar a una de las modalidades de precio de los artículos.

Al seleccionar esta opción aparece el recuadro DEPRECIACIÓN para introducir la letra que
identifica la modalidad de precio a modificar y el factor por el cual se ha de multiplicar cada uno
de los precios de la modalidad seleccionada. Luego aparece el recuadro GRUPOS para introducir
el rango de grupos de artículos a repreciar. Si se deja el rango vacío asume todos los grupos.

Recosteo

Esta subopción permite cambiar el costo de uno o mas grupos de artículos utilizando un factor
fijo o aplicando el último costo. Al seleccionar esta opción aparece el recuadro CRITERIO para
seleccionar Según factor fijo o Según último costo. Si el recosteo lo desea realizar
multiplicando por un factor fijo, aparece el recuadro para introducir el valor de este factor.
Luego, para ambos criterios, aparece el recuadro GRUPOS para introducir el rango de grupos de
artículos a cambiar de costo. Si se deja el rango vacío asume todos los grupos.

Mantenimiento

128
Esta opción permite realizar operaciones para la recuperación de los datos de Bodega. Al
seleccionar esta opción se presenta un recuadro con las opciones: Compactar y reindexar ficheros
y Reprocesar.

La opción Compactar y reindexar ficheros se utiliza cuando la ejecución de algún proceso es

interrumpida anormalmente (por falla eléctrica o caída de tensión, por ejemplo), o cuando por
cualquier motivo se observa algún desorden o anomalía en los datos. Generalmente estas anomalías
se relación con daños en los archivos índices. Mediante esta opción se reconstruyen los men-
cionados archivos.

Compactar significa eliminar definitivamente de las bases de datos todos aquellos registros que
hayan sido marcados para borrar (opción Eli(minar) de la ventana de edición). Esto permite
recuperar espacio en el disco y reorganizar los registros.

Sugerencia: Utilice esta opción cada cierto período de tiempo dependiendo de la cantidad de
eliminaciones que realice.

La subopción Reprocesar se utiliza al observarse alguna anomalía no solo en el orden de los datos
sino también en las existencias y costos de los artículos. El proceso se efectúa para el rango de
meses indicado por el usuario. Dependiendo del volumen de datos almacenados, estos procesos
toman un determinado lapso de tiempo para su ejecución.

La opción OTROS de la gestión Bodega comprende:

Cambio de Fecha:
Abreviaturas:
Cambio de Operador:
Catálogos
Cambio de Ejercicio:
Contadores
Colores
Impresora

Estas opciones, exceptuando Contadores, son semejantes a sus homónimas de la opción Otros de la
gestión Contabilidad. Han sido descritas con detalle en la sección correspondiente de este manual,
por lo que no se repetirá su descripción aquí.

Contadores

Esta opción permite especificar a partir de que número se comienza la enumeración de los diversos
movimientos que se emplean en la gestión.

129
Al seleccionar esta opción aparecerá el recuadro CONTADORES. Simplemente elija con el cursor
el movimiento de su interés y coloque el número con el cual desea iniciar o reiniciar la numeración.

130
DEFINICION DE INFORMES

La gestión Definición de Informes permite definir formas e informes simples o complejos que
pueden incluirse en el menú de informes o en las opciones de formas impresas de las restantes
gestiones del programa. La idea es que el usuario pueda definir informes que por ser muy
particulares o específicos o por cualquier otro motivo, no se ofrecen con el programa como
informes estándar.

Los informes estándar que ofrece el programa no han sido definidos mediante el generador y no
pueden ser modificados mediante el mismo. No obstante, el programa ofrece un conjunto de
informes definidos mediante el generador con la intención de que el usuario pueda modificarlos o
utilizarlos como modelo o patrón a la hora de generar sus informes.

Algunos informes definidos mediante el generador se encuentran bajo la opción Otros de los menús
de informes de las diferentes gestiones. Además hay un conjunto de informes no incluidos en tales
menús, que se pueden listar mediante la opción Librería del menú Ficheros del Generador de
Informes.

Definir un informe desde el comienzo requiere del usuario cierto conocimiento de lenguajes de
programación tipo DBase, en particular Clipper 5.0x. Sin embargo, dicho conocimiento no es tan
necesario en la medida en que el usuario se limita a hacer pequeñas modificaciones de algún
informe previamente definido por el productor del programa o por algún otro programador.

Estas modificaciones pueden ir desde cambiar la posición de salida de algún campo en el papel o la
pantalla, hasta añadir campos reales o calculados, establecer nuevas totalizaciones, criterios de
ruptura, de ordenación etc.

Una de las ventajas del generador de informes es que independiza al usuario del productor del
programa al menos en lo que a definir informes se refiere, pues se trata de una herramienta abierta
al uso de cualquier programador, permitiendo además que el código elaborado por este
programador externo se asimile al resto del programa sin romper su coherencia. En efecto,
cualquier informe producido mediante el generador no se diferenciara en su modo de operación ni
en sus posibilidades de cualquier otro informe del programa.

La opción FICHEROS de la gestión Generador de Informes comprende:

Bases

Esta opción permite seleccionar los ficheros, los índices y las relaciones entre ellos requeridas para
definir uno o mas informes.

Al seleccionarse esta opción el programa solicita el nombre de un conjunto. Si se presiona

[ENTER] aparece una lista de los conjuntos previamente definidos. Si se escribe un nombre que no

131
pertenece a un conjunto previamente definido, el programa permite definir un conjunto nuevo con
ese nombre.

Una vez seleccionado un conjunto de archivos, nuevo o previamente registrado, aparecen cuatro
ventanas: una de ficheros, una de campos, una de índices y una de relaciones de ficheros mediante
índices.

Se puede pasar de una ventana a la otra mediante las teclas de flechas horizontales, y se entra o se
sale de cada una de ellas presionando [ENTER] y [ESC] respectivamente. Se pueden recorrer las
líneas de cada ventana mediante las teclas de flechas verticales.

FICHEROS

La ventana Ficheros permite seleccionar entre los ficheros tipo .DBF que se encuentren en el
directorio de la empresa (o el que se haya especificado en la opción Camino Ficheros del menú
Otros de la gestión Generadores) aquellos que se emplearan en el informe.

Para saber cual es el nombre del fichero .DBF que contiene la información deseada, puede
emplearse la siguiente guía:

Todos los ficheros relevantes de la empresa comienzan con las letras MX y tienen como extensión
.DBF (siglas de DBase Files).

Hay principalmente cuatro tipos de ficheros. Los de cuentas, los de movimientos, los de
encabezados y los de renglones.

Los ficheros Cuenta son los que contienen los datos de la ficha del Cliente, del Proveedor, del
Artículo, de la Cuenta Bancaria, etc.

Los nombres de los ficheros de cuentas comienzan por las letras MXCTA.

Los ficheros Movimientos son los que contienen los datos de los movimientos simples, esto es, los
que no constan de encabezados y renglones, sino de una sola línea, tales como los movimientos de
cuentas por cobrar y los de bancos.

Los nombres de los ficheros de movimientos (o transacciones) comienzan por las letras MXTRA.

Los ficheros Encabezados son los que contienen los datos de los encabezados de movimientos tales
como Facturas, Pedidos, Asientos Contables etc.

Los nombres de los ficheros de encabezados comienzan por las letras MXENC.

Los ficheros Renglones son los que contienen los datos de los renglones de movimientos tales
como Facturas, Pedidos, Asientos Contables etc.

132
Los nombres de los ficheros de renglones comienzan por las letras MXREN.

Las tres letras que siguen a estas cinco primeras identifican al fichero por la gestión o por su
contenido específico. A continuación se especifican los mas importantes.

Contabilidad: CON
Bancos: BAN
Ventas: VEN
Compras: CPA
Bodega : INV
Factura: FAC
Cobros: COB
Pagos: PAG
Clientes: CLI
Proveedor: PRO
Etc.

Por ejemplo, el fichero Encabezado de Facturas se llama MXENCFAC.DBF. El fichero Renglones

de Asientos de Contabilidad se llama MXRENCON.DBF. El fichero de movimientos
(Transacciones) de cuentas por Cobrar se llama MXTRACOB.DBF.

Los campos de los ficheros elegidos podrán ser listados y seleccionados en la definición del
informe. Cada campo del primer fichero elegido se identificara mediante la convención
A->NOMBRE DEL CAMPO; cada campo del segundo fichero mediante B->NOMBRE DEL
CAMPO, y así con las letras C, D... etc. La letra M se reserva para variables presentes en memoria
en el momento del informe, y la letra G para variables globales en el programa.

CAMPOS

Una vez elegido un fichero, los campos del mismo se muestran en la ventana Campos. Los nombres
de estos campos permiten deducir su contenido, puesto que cuando no son el nombre completo de
los campos especificados en este manual, son abreviaturas o referencias mnemónicas de los
mismos.

INDICES

Los índices son ficheros con extensión .NTX que ordenan a un fichero .DBF por uno o una
combinación de sus campos. Así, el índice MXCTCLX1.NTX ordena al fichero MXCTACLI.DBF
por el campo código de cliente.

Los nombres de los índices del programa comienzan por MX al igual que los ficheros .DBF, pero a
diferencia de ellos, no utilizan tres caracteres para identificar Cuentas, Encabezados etc., sino dos

133
(por ejemplo CT en lugar de CTA, en lugar de ENC, etc.) , y tampoco utilizan tres caracteres para
identificar la gestión o el contenido, sino dos (por ejemplo VE en lugar de VEN, CO en lugar de
COB, etc.). Finalmente, utilizan dos caracteres para indicar que se trata de un índice y cual de los
índices de ese fichero es. Así, MXCTCLX1.NTX es el índice 1 (X1) del fichero cuentas (CT) de
Clientes (CL)

El programa define y mantiene un conjunto de Indices, que se listan en esta ventana. El usuario
puede crear nuevos Indices, con la precaución de que pueden identificar considerablemente la
ejecución del programa y ocupar excesivo espacio en disco.

Al seleccionar un índice, el programa muestra el campo o combinación de campos por el que

ordena al fichero .DBF correspondiente.

Pueden seleccionarse uno o mas índices por cada fichero .DBF seleccionado en la ventana Ficheros.

RELACIONES

Esta ventana permite relacionar parejas de ficheros mediante un campo por el que al menos uno de
ellos está indexado.

Así, el fichero MXENCFAC.DBF (encabezado de factura) se puede relacionar con el fichero

MXCTACLI.DBF (fichas de clientes) mediante el campo CODCLI (código de cliente), que se
encuentra tanto en el encabezado de cada factura como en cada ficha de cliente.

Para ello se deben haber seleccionado índices por código de cliente tanto para MXENCFAC.DBF
como para MXCTACLI.DBF .

Una vez establecido el conjunto, puede presionarse la tecla [F2] para grabarlo en disco. Al
presionarse esta tecla, el programa pregunta si se desea grabar el conjunto con el nombre señalado y
muestra un recuadro con las opciones Sí, No, Cancelar. Si se elige No, el programa solicita un
nuevo nombre. Esto permite tomar un conjunto previamente definido, modificarlo y grabar el
nuevo conjunto con otro nombre, esto es, sin perder el conjunto anterior.

Definiciones.

Esta opción permite introducir un conjunto de instrucciones en lenguaje de programación que

definen un informe a partir de la información de un conjunto.

Al seleccionarse esta opción el programa solicita el nombre de un informe. Si se presiona [ENTER]

aparece una lista de los informes previamente definidos. Si se escribe un nombre que no correspon-
de a un informe previamente definido, el programa permite definir un informe nuevo con ese
nombre.

134
A continuación el programa solicita el nombre del conjunto que empleara el informe. Si se trata de
un informe previamente definido, el programa mostrara su conjunto. El usuario puede aceptar ese o
elegir otro conjunto de los previamente definidos. Para ver la lista de los mismos, basta presionar
[ENTER] sobre el campo en blanco.

Una vez seleccionado un informe con su conjunto, el programa abre una ventana que estará vacía si
se trata de un informe nuevo, o contendrá las instrucciones de un informe ya definido.

Todo lo que se escriba entre los signos { } será interpretado por el programa como instrucciones en
lenguaje de programación o nombres de campos de algún archivo del conjunto elegido. Si el
programa no logra identificar la instrucción o el campo escrito, emitirá un mensaje de error cuando
se trate de compilar o ejecutar el informe.

Todo lo que no se escriba entre los signos { } será interpretado por el programa como textos que
deben imprimirse en la misma posición relativa en el informe.

También se imprimirá en su misma posición relativa el resultado, si lo hay, de una instrucción

encerrada entre { }. Por ejemplo, si la instrucción {INT(A->IMPORTE)} se encuentra en la tercera
fila y la cuarta columna de la ventana, en esa misma posición relativa al comienzo del informe se
imprimirá la parte entera (INT) del contenido del campo Importe (IMPORTE) del fichero
identificado con la letra A (A->).

El posicionamiento fila-columna solo opera para campos pertenecientes al encabezado o al pie de

un informe, no para los campos pertenecientes al cuerpo. Los campos del cuerpo del informe solo
se posicionan por columnas, ya que no se puede saber previamente cuantas líneas de cuerpo tendrá,
por ejemplo, una determinada factura, ni tendría sentido escribir cada uno de los campos de una
línea para cada línea que pueda aparecer. Lo lógico es ubicar cada campo en su columna una sola
vez y que el programa asuma que esa ubicación ha de repetirse para cada línea. Hay instrucciones
especiales para indicar cuando comienza y termina un cuerpo. Entre estas instrucciones el
posicionamiento será solo columna. Cuando el largo del cuerpo es variable, también puede serlo la
posición vertical del pie.

Hay ciertas instrucciones especiales que no pertenecen al lenguaje Clipper y que son provistas para
facilitar las definiciones rutinarias. Una lista de estas instrucciones con su sintaxis se ofrece al final
de esta sección, en el apartado REGLAS SINTÁCTICAS. Ejemplo de ellas son las instrucciones de
comienzo y fin de cuerpo.

En la parte inferior de la pantalla se presentan una serie de funciones útiles para la definición de un
informe. Se invocan mediante teclas de función y son las siguientes:

[F2] Guardar: permite grabar en disco la definición con el nombre señalado. Pregunta si desea
grabar la definición con el nombre señalado y muestra un recuadro con las opciones Sí, No,
Cancelar. Si se elige No, el programa solicita un nuevo nombre. Esto permite tomar una definición
previa, modificarla y grabar la nueva definición con otro nombre, esto es, sin perder la anterior.

135
[F4] Campos: abre una ventana que muestra todos los campos pertenecientes a los ficheros
seleccionados en el conjunto elegido para esta definición. Si se presiona [ENTER] sobre alguno de
ellos el mismo se copiara entre los signos { } en el lugar donde estaba el cursor antes de presionar
[F4].

[F6] Filtros: abre una ventana en la que se puede escribir la expresión en lenguaje de programación
de un filtro de datos. Por ejemplo, la expresión "TOT_FAC > 500,000" en un informe de facturas
solo permitirá que aparezcan las facturas con un importe total (TOT_FAC) mayor que quinientos
mil.

[F7] Indices: abre una ventana que permite colocar una Referencia, una Expresión del Índice y una
Descripción. Los índices son ficheros con extensión .NTX que ordenan a un fichero .DBF por uno
o una combinación de sus campos. Así, el índice MXCTCLX1.NTX ordena al fichero
MXCTACLI.DBF por el campo código de cliente. Los Indices especificados en esta ventana
pueden ser seleccionados en la opción Orden en la ventana de emisión de informes, para que el
informe definido aparezca ordenado según lo deseado.

El programa define y mantiene un conjunto de Indices que pueden ser seleccionados por el usuario
presionando desde esta ventana la tecla [F4]. En ese caso, el programa llena el campo Referencia
con el nombre del índice seleccionado y el campo Expresión con la expresión en lenguaje de
programación del índice seleccionado. El campo Descripción es llenado por el usuario para facilitar
su comprensión a la hora de emitir un informe.

Pero el informe que se define puede requerir un índice no contemplado por el programa estándar. El
usuario puede entonces mediante esta opción crear nuevos Indices llenando los campos respectivos.
Se debe tener la precaución de que los índices adicionales pueden identificar considerablemente la
ejecución del programa y ocupar excesivo espacio en disco.

[F8] Macros: abre una ventana que permite colocar el nombre de una Macro(instrucción) y la
expresión de la misma en lenguaje de programación. Una macroinstrucción llamada M1, por
ejemplo, puede ser luego invocada desde la ventana de definición del informe así: {^M1}. Esto
permite ejecutar la instrucción en ese punto del informe y, si es el caso, imprimir en la misma
posición relativa el resultado. Las macros se utilizan generalmente cuando determinada instrucción
es empleada mas de una vez en la definición o cuando su expresión resulta demasiado larga e
impide por ello visualizar periódicamente su propia posición relativa o la de otros campos en la
ventana del informe. Dentro de la ventana de Macros puede ser abierta la ventana de campos
mediante la tecla [F4].

[F9] Criterios: abre una ventana que permite colocar el nombre de un Campo y una Descripción del
mismo. El campo es tomado de la ventana de campos invocable mediante la tecla [F4]. La Descrip-
ción es escrita por el usuario para facilitar su comprensión a la hora de emitir un informe. Los
campos aquí seleccionados conformaran los Criterios solicitados por el programa en la ventana de
emisión de informes.

136
[F10] Parámetros: abre una ventana que permite colocar una Variable, una Descripción de la misma
y su Valor Inicial o valor por omisión. Las variables aquí especificadas pueden ser internas o
externas al programa, y conformaran los Parámetros solicitados por el programa en la ventana de
emisión de informes.

REGLAS SINTÁCTICAS

TEXTOS FIJOS: son caracteres no encerrados entre { }

INSTRUCCIONES O CAMPOS: son caracteres encerrados en { }

FORMA GENERAL DEL INFORME:

INTRODUCCIÓN (instrucciones)
ENCABEZADO (texto, instrucciones o campos)
CUERPO (texto, instrucciones o campos)

Cabecera Grupo1
.
.
.
Cabecera Grupo9
Detalle
Total Grupo 9
.
.
Total Grupo1
TOTAL FINAL

PIE (texto, instrucciones o campos)

INSTRUCCIONES DE FLUJO:

- Instrucción de control de grupos y sumarización:

{*n [G1=<expC1 <=//expL1>] ...

[G9=<expC9 <//expL9>]
[T1=<expN1>.] ...
[T9=<expN9>] }

donde:
n = N. de líneas del cuerpo en cada pagina
Gm = Indicador de ruptura de control por Grupo
Tm = Totales, Acumuladores
expN= expresión numérica.

137
expC= expresión carácter:

- Delimitador de Cabecera de Grupo: {-}

- Indicador de Total Grupo: {%}

- Indicador de Final Grupo: {$}

- Comando de salto de línea dentro del cuerpo: {;}

- Indicador de Fin de cuerpo: {*FIN}

FUNCIÓN BUSCAR_UBICAR:

BUSCAR_UBICAR(expC1,expC2,expC3,[expN1])

donde:

expN= expresión numérica.

expC= expresión carácter:
expC1 = ALIAS en donde se va a ubicar
expC2 = Clave de búsqueda según el índice del ALIAS.
expC3 = Expresión del ALIAS a retornar
expN1 = Forma de mantener los apuntadores de las bases de datos involucradas: 0,1,2,3, con
valor por omisión =3.

ALGUNAS VARIABLES:

{PAGINA} Numérica. Contiene el número de pagina actual del informe.

{REPSALTO} Booleana. Decide si habrá salto de pagina al final del informe.
{COMPLETE} Booleana. Decide se completa el cuerpo del informe aunque no haya mas
líneas.
{PAUSAPAPEL} Booleana. Decide si el programa ofrece una pausa para alimentar la
impresora de papel.

Librería

Esta opción permite formar grupos de informes definidos e incluirlos en los menús de informes de
las diferentes gestiones del programa o bien en las opciones de formatos de impresión de los
distintos documentos. (Para ello se emplea la opción Catálogos/Informes del menú Otros de cada
gestión) .

138
Al seleccionar esta opción el programa solicita el nombre de una librería. Si se presiona [ENTER]
se abre una ventana con todas las librerías previamente definidas. El programa ofrece algunas
librerías estándar, con nombres como CONT para contabilidad, VEN para Ventas, etc. El usuario
puede incluir una nueva librería escribiendo un nombre no registrado previamente.

Una vez seleccionada la librería, se abre una ventana que muestra los nombres de los informes que
incluye con una descripción que ayuda a reconocerlos. Esta ventana permite también incluir nuevos
informes definidos en la librería. Al seleccionar la función Inc(luir) se abre una ventana que
muestra y permite seleccionar los informes previamente definidos.

La opción INFORMES de la gestión Generador de Informes comprende:

Emisor

Esta opción permite probar las definiciones para asegurar el correcto funcionamiento de las
mismas.

Catalogo *.INF

Esta opción permite emitir un listado de todos los informes y formas definidas en el Generador.

La opción PROCESOS de la gestión Generador de Informes comprende:

Compilar Definiciones

Este proceso se debe ejecutar al terminar una definición de un informe para que la misma pueda
incorporarse al resto del código del programa. Esta función se ejecuta también, opcionalmente, al
salir de la ventana de Definición.

Compilar Bases

Este proceso se debe ejecutar al terminar de definir un conjunto de bases antes de poder utilizarlo
en una definición. Esta función se ejecuta también, opcionalmente, al salir de la ventana de Bases.

139
PROGRAMAS EXTERNOS

Esta gestión permite ejecutar cualquier programa externo o comando de MS-DOS, y retornar al
programa una vez finalizada la ejecución.

Al seleccionar esta gestión aparece la ventana PROGRAMAS EXTERNOS con los campos:

Nombre: campo alfanumérico de 30 caracteres para colocar un nombre descriptivo del programa
ejecutable que se desea incorporar a la lista de Otras Gestiones.

Camino: campo alfanumérico de 40 caracteres para colocar la secuencia de identificadores de

unidades de discos y subdirectorios (en formato de MS-DOS) donde se encuentra el programa que
se desea ejecutar.

Comando: campo alfanumérico de 40 caracteres que permite escribir cualquier el comando

ejecutable por MS-DOS.

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