SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SST.PRO.
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS FECHA 16/08/2021
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS
CONTROL DE CAMBIO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
COORPORATION ABG CARGO NOMBRE Y APELLIDOS FIRMA
S.A.C.
ELABORADO POR: Prevencionista de Riesgos Mily López León
REVISADO POR: Supervisor Bacilio Méndez Jiménez
APROBADO POR: Gerente General Abel Lazo Meza
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para elaborar, revisar, aprobar, difundir, administrar y controlar las normativas
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internas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, (en adelante SGSST) de la empresa
COORPORATION ABG S.A.C., así como asegurar que se identifiquen los cambios y el estado de revisión
vigente de la documentación implementada, además estos deberán permanecer legibles, entendibles y
disponibles para su uso.
2. ALCANCE
El presente documento es aplicable a todas las normativas internas de COORPORATION ABG S.A.C.
3. RESPONSABILIDAD
3.1. El Gerente General, es responsable de:
Establecer los lineamientos de sus procesos en normativas internas y definir su
clasificación (públicos o privados), según lo establecido en la siguiente norma.
Mantener sus normas internas actualizadas y realizar la difusión a todos los involucrados
de la puesta en vigencia del documento. En caso de documentos privados, el dueño del
documento difundirá solo a personal autorizado.
Asegurar que las normativas internas sean aprobadas de acuerdo a los lineamientos
establecidos, referentes al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
(SGSST).
3.2. Los Supervisor / Jefe de proyecto, son responsables de:
Responsables de revisar los documentos referentes al Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo (SGSST), tanto los procedimientos, como manuales de seguridad y/o
cualquier otro documento implementado al SGSST. Además de capacitar al personal
sobre los procedimientos que se vayan implementado al Sistema de Gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo, verificando el cumplimiento del mismo, además de su revisión.
3.3. El Coordinador SSOMA, es responsable de:
Elaborar los documentos referentes al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo (SGSST), tanto los procedimientos, como manuales de seguridad y/o cualquier
otro documento implementado al SGSST.
Asegurar que se identifiquen los cambios y el estado de revisión vigente de la
documentación implementada, el cual se evidenciara en la lista maestra de control de
cambios y revisión de COORPORATION ABG S.A.C., y si no se cumpliese este es
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responsable de ejecutar su oportuna revisión y actualización.
Asegurar la correcta codificación, alta, publicación, conservación y baja de normativas
internas en el (SGSST), asimismo mantener en custodia todas las versiones electrónicas y
físicas de las normativas.
Administrar el Listado Maestro de normativas internas.
Comunicar a toda la compañía sobre la actualización de documentos, publicación de
nuevos documentos y abolición de documentos.
3.4. El Personal de Coorporation ABG S.A.C., es responsable de:
Cumplir estrictamente todo aquel procedimiento u otro documento implementado en el
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de COORPORATION ABG S.A.C.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No aplica
5. DEFENICIONES
5.1. Gestión de la Seguridad y Salud: Aplicación de los principios de la administración moderna a la
seguridad y salud, integrándola a la producción, calidad y control de costos.
5.2. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST): Conjunto de elementos
interrelacionados o interactivos que tienen por objeto establecer una política, objetivos de
seguridad y salud en el trabajo, mecanismos y acciones necesarios para alcanzar dichos
objetivos, estando íntimamente relacionado con el concepto de responsabilidad social
empresarial, en el orden de crear conciencia sobre el ofrecimiento de buenas condiciones
laborales a los trabajadores mejorando, de este modo, su calidad de vida, y promoviendo la
competitividad de los empleadores en el mercado.
5.3. Clasificación de Normativas Internas:
5.3.1. Públicos: Documento público y visible para todo el personal
5.3.2. Privados: Documentos restringidos para el personal. Son publicados en un “repositorio
privado” con acceso al dueño del documento y a los usuarios que la Gerencia
responsable designe.
5.4. Categorías de Normativas Internas:
5.4.1. Muy importante: Incluye aquellos documentos asociados a los procesos estratégicos y
regulatorios, los cuales deben ser aprobados por el gerente general y se encuentran en el
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Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST).
5.4.2. Importante: Incluye los documentos que están relacionados a la administración general
de la organización dan el marco normativo y regulan las actividades de la organización y
se encuentran en el Sistema de Gestión Documentaria.
5.4.3. Medianamente Importante: Incluye los documentos que describen las actividades
necesarias para la realización de los procesos operativos del negocio y se encuentran en
el Sistema de Gestión Documentaria.
5.5. Tipos de Normativas Internas:
5.5.1. Reglamento: Documento que por la autoridad competente se da para cumplimiento de
una ley o para el régimen de la organización.
5.5.2. Manual: Documentos Legales obligatorios por Ley y documento que regulan el Sistema
de Gestión, en cumplimiento de los requisitos de la Normas, así como la Ley 29783 – Ley
de seguridad y salud en el trabajo.
5.5.3. Política: Documento donde se detallan las Intenciones y dirección de una organización,
como las expresa formalmente su alta dirección.
5.5.4. Norma: Disposiciones internas que regulan las operaciones y el comportamiento del
personal.
5.5.5. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
5.5.6. Documento: Escrito en papel u otro tipo de soporte con que se prueba o acredita una
cosa, o datos que poseen significado y su medio de soporte.
5.5.7. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
5.5.8. Objetivo: Documento que describe los resultados a lograr y que deben ser coherentes
con la política de la organización.
5.5.9. Plan de Gestión: Documento que contiene actividades coordinadas y los recursos
necesarios para dirigir y controlar un proyecto, producto o servicio. En algunos casos
incluye un Programa.
5.5.10. Código de Conducta: Declaración formal donde se registran los valores y estándares
éticos de una organización, que ayudan a diseñar y establecer el tipo de normas de
comportamiento.
5.6. Otros Documentos de Soporte: Forman parte de los documentos internos autorizados y no
necesitan aprobación a excepción de los que, por regulación, indique el área de SSOMA.
1. Programa: Cronograma, serie ordenada de actividades planificadas para un período
determinado con fechas, recursos y responsables; dirigidas hacia un propósito específico.
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2. Instructivo: Define de manera lógica y secuencial los pasos necesarios para realizar una
actividad. Se ha determinado cuatro tipos:
i. Instructivo de Trabajo Operativo
ii. Instructivo Administrativo que detalla gestiones administrativas
iii. Instructivo Técnico que detalla las competencias técnicas.
iv. Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro (PETS), aplicable para asegurar el
desarrollo correcto y seguro del trabajo según la legislación minera.
3. Diagrama de Flujo: Representación gráfica de la secuencia o desarrollo de un proceso o
actividad.
4. Formato: Estructura pre - establecida en la cual se registran o almacenan datos y/o
información. Cuando el formato contiene datos y/o información se convierte en un registro
5. Cartilla: Documento que define y establece un conjunto de lineamientos (escritos y/o
gráficos) para asegurar la correcta ejecución de una actividad o tarea.
6. Plan de Contingencia: Documento que define una secuencia de operaciones y
procedimientos que deben desarrollarse para el control de posibles emergencias como:
incendio, sismos, derrames de aceites, disturbios civiles, fugas, asaltos, etc.
7. Plan de Residuos: Documento que describe las operaciones de minimización,
segregación, almacenamiento, recolección, transporte, valorización y disposición final de
los residuos sólidos
Es necesario precisar que los siguientes documentos quedan fuera del alcance de este
documento:
Cotizaciones de los servicios que presta la organización.
Contratos con clientes y proveedores.
6. DIAGRAMA DE FLUJO
No aplica
7. DESARROLLO
7.1. De la elaboración y actualización
7.1.1. El responsable del proceso debe identificar la necesidad de elaborar, actualizar o dar
de baja un documento por los siguientes motivos:
Por un requerimiento legal a solicitud de una autoridad competente.
Cuando la documentación no está acorde o no refleja el proceso.
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Cuando el proceso o documentación tiene observaciones no atendidas de auditoría.
Cuando el proceso ha cambiado de área responsable.
El documento debe estar relacionado a un riesgo de la Matriz para sustentar la
existencia o creación del nuevo documento.
7.1.2. El responsable del proceso debe considerar lo siguiente para la elaboración (documento
nuevo) o actualización de un documento:
Determinar el tipo de documento a elaborar (según en el punto 5.5) y revisar la
propuesta del documento en coordinación con los responsables del (SGSST) que
participan en el proceso (elaboración).
Solicitar la versión editable del documento al área de Soporte Administrativo
(actualización) o descargar la plantilla de documentos digitales del compartido de la
organización (elaboración de documento nuevo).
Solicitar la asignación del código de documento al área de Soporte Administrativo,
quienes deben asignar los códigos según los criterios del Anexo 1 y 3 de la presente
norma. (elaboración o actualización en casos de cambio de nombre o responsable
del documento)
Registrar los cambios realizados en la sección de control de cambios del documento
(actualización).
Asimismo, asegurarse de que se cumpla con la estructura establecida para cada tipo,
planteada en el Anexo 5: Contenido de los Documentos.
7.2. De la revisión y aprobación
7.2.1. El responsable del proceso debe tener en cuenta:
Siempre será 1 elaborador
Será más de 1 revisor según corresponda
Siempre será 1 aprobador
7.2.2. El responsable del proceso, debe enviar oportunamente el documento editable a los
responsables que participan en el proceso para su revisión y validación, y establecer una
fecha límite de respuesta. Posterior a ello no se deberán aceptar observaciones.
7.2.3. El responsable del proceso, debe enviar el documento a Coordinación y Control Interno,
quien debe validar que se consideren los controles internos del proceso, teniendo en
cuenta que el documento:
Guarde consistencia y coherencia con la Gestión Documentaria de la Organización
Mantenga controlados los riesgos identificados por el propietario del proceso o
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gerente
Consigne los puestos propuestos como elaboradores, revisores y aprobador del
documento de acuerdo a lo definido en el Anexo 2: Niveles de elaboración, revisión y
aprobación.
7.2.4. Posterior a la validación de los responsables que participan en el proceso y de Auditoría
y Control Interno, el responsable del proceso gestiona la aprobación del documento:
Previa a la validación de los revisores y aprobador, el área de SSOMA y Control
Interno deben dar conformidad. Luego, cada revisor y finalmente el aprobador
deberán dar su conformidad en el sistema. En caso el documento sea rechazado con
comentarios en alguna de las instancias, regresará al elaborador quien deberá
realizar las correcciones solicitadas e iniciar nuevamente el flujo de aprobación.
El elaborador del documento es responsable de realizar el seguimiento del flujo de
aprobaciones hasta su publicación.
7.3. Del registro, publicación y conservación
7.3.1. El área de SSOMA actualiza la lista maestra, publica en el compartido (DRIVE) y custodia
el documento.
Actualiza el maestro de documentos indicando la versión y fecha de aprobación del
documento (público o privado) nuevo o actualizado.
En casos de documentos públicos, publica el documento aprobado en el grupo de
coordinaciones con el personal de la organización y comunica la publicación a los
revisores y aprobadores del documento.
En casos de documentos privados, publica el documento aprobado en un “repositorio
privado” con acceso al dueño del documento y a los usuarios que ellos designen.
Mantiene en custodia los documentos (públicos y privados) originales en físico y virtual
(digitalizada y editable) en versión actual y anteriores por un periodo de 5 años.
7.4. De la difusión y capacitación
7.4.1. El responsable del proceso debe difundir a todos los involucrados de la puesta en
vigencia del documento (público), utilizando los medios pertinentes. Asimismo, debe
realizar las capacitaciones para asegurar su cumplimiento.
8. DOCUMENTOS, REGISTROS Y CONTROLES ASOCIADOS
No aplica
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9. ANEXOS
Anexo 1: Codificación de normativas internas.
Anexo 2: Niveles de elaboración, revisión y aprobación de normativas internas.
Anexo 3: Estructura de códigos de normativas internas
Anexo 4: Presentación de Normativas Internas
Anexo 5: Contenido de las Normativas Internas
10. CONTROL DE CAMBIOS
No aplica
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ANEXO 1: CODIFICACIÓN DE NORMATIVAS INTERNAS
La codificación de los documentos en el SGSST es alfanumérica, según la descripción siguiente:
ANEXO 2: NIVELES DE ELABORACION, REVISION Y APROBACION DE NORMATIVAS INTERNAS
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ANEXO 3: ESTRUCTURA DE CÓDIGOS DE NORMATIVAS INTERNAS
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ANEXO 4: PRESENTACION DE NORMATIVAS INTERNAS
a) ENCABEZADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO CODIGO
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NOMBRE DEL DOCUMENTO FECHA dd/mm/aaaa
PÁGINA XX
Logo de la empresa.
Nombre del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST)
Nombre de Documento: Indica nombre propio o particular del documento. De
preferencia: Tipo de letra Arial Narrow 14
Código: Identificación del documento, según Anexo 1. De preferencia: Tipo de
letra Arial Narrow 11
Versión: Indica el número de veces que el documento ha sido modificado. De
preferencia: Tipo de letra Arial Narrow 11
Fecha de Elaboración: Indica la fecha de elaboración del documento
Página correlativa: Indica la página actual en referencia al total de páginas. De
preferencia: Tipo de letra Arial Narrow 11
Nota: Para el caso de los Procedimientos Escritos de Trabajo Seguro (PETS), y en
concordancia con la legislación vigente puede añadirse el logo de la planta a la
que se remite el documento en el lado derecho del encabezado.
b) PIE DE PÁGINA
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Tipo de letra Arial Narrow 11
c) CUERPO DEL DOCUMENTO
El contenido del documento debe usar letra Arial Narrow 11, interlineado 1.5. Los
márgenes de preferencia son: izquierda 3.0cm, derecha 2.5cm, inferior y superior
2.0 cm.
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d) DETALLE DE APROBACIONES DEL DOCUMENTO
En la primera hoja del documento (portada) se debe colocar el cuadro de detalle
de aprobaciones. De preferencia: Tipo de letra Arial Narrow 11.
COORPORATION CARGO NOMBRE Y APELLIDOS FIRMA
ABG S.A.C.
ELABORACION
REVISION
APROBACION
En la última hoja del documento se debe colocar el cuadro de cambios realizados
con respecto a la versión anterior. De preferencia: Tipo de letra Arial Narrow 11.
Detalle de la modificación
Fecha Revisión
17/04/2021 01 Emisión
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ANEXO 5: CONTENIDO DE DOCUMENTOS
1. Objetivo: Descripción detallada de la razón y propósito del documento.
2. Alcance: Delimitación de las condiciones en las que se aplica el documento y
las áreas o procesos a lo que se aplica lo establecido en el mismo.
3. Responsabilidad: Definición de los roles que desempeña cada cargo o área
respecto al documento.
4. Documentos de Referencia: Relación de documentos de referencia para la
elaboración. Éstos no están incluidos en el documento, pueden ser de origen
interno o externo.
5. Definiciones: Términos utilizados durante la ejecución de las actividades o
acciones descritas en el documento.
6. Consideraciones Especiales: Mencionar aquí: Reglas de Seguridad,
Consideraciones especiales del trabajo.
7. Desarrollo: Descripción de la secuencia de tareas o actividades de los procesos
involucrados.
8. Documentos, Registros y Controles Asociados: Identifica y lista los
documentos asociados, procedimientos, cartillas, registros, etc. que se derivan del
documento y que deben tomarse en cuenta para su aplicación.
9. Frecuencia de inspecciones: Identifica la frecuencia con la que las unidades a
cargo del control administrativo u operativo, deben realizar inspecciones para
asegurar la correcta aplicación del documento.
10. Anexos: Lista de anexos e información de apoyo para mejor entendimiento del
documento, por ejemplo: cuadros, flujogramas, esquemas, fotos, etc.
11. Diagrama de Flujo: Representación gráfica de la secuencia o desarrollo de un
proceso o actividad.
12. Control de Cambios: Cuadro donde se identifica los cambios realizados con
respecto a la versión anterior.
13. (*) Aplicación: Aplica para los Instructivos de Trabajo Operativo. Indica a qué
tipo de máquina, equipo, componente al cual aplica el instructivo.
14. (**) Recursos para la Actividad: Aplica a los instructivos y procedimientos
escritos de trabajo seguro. Lista los recursos necesarios para realizar el trabajo
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detallado en el documento (EPP´s, Herramientas, Equipos, Manual, Instrumentos y
el Personal involucrado).
15. (**) Restricciones: Aplica a los instructivos y procedimientos escritos de
trabajo seguro. Identifica los casos en los que no se puede ejecutar la tarea
operativa.
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