2021

Comunicaciones Escritas

LENGUAJE Y
COMUNICACIÓN
Karla Lomeli
1-6-2021
 Resumen

La comunicación es un fenómeno de suma importancia en la vida del ser humano; la

comunicación escrita es un tipo de comunicación que posee el hombre que le permite expresarse
a través de un pedazo de papel o por su parte hoy en día puede realizarse por medio de una
computadora. La comunicación escrita logra diferenciarse de la comunicación oral gracias a que
no está sujeta al tiempo ni al espacio; esto quiere decir que esta comunicación que se establece
entre un emisor y un receptor no acontece de manera inminente o inclusive puede que nunca
llegue a darse, así dicho escrito perdure hasta la eternidad, y esta es una de las ventajas y
provecho de la comunicación escrita que puede catalogarse como permanente dado que no se
desvanece u olvida como las palabras, además puede llegar a mucho más personas que la
comunicación oral.

El objetivo principal de la comunicación escrita es no únicamente el de dar a informar,

sino que además debe cumplir con el proceso comunicativo. Entonces su objetivo es establecer
un tipo de comunicación, en la cual el mensaje sea fijado en un soporte, de manera que logre la
permanencia garantizando la durabilidad del mensaje. Busca la manera de facilitar la amplia
difusión del mensaje, informar a una población específica sobre un tema determinado que puede
llegar a lugares remotos.

Las comunicaciones escritas pueden ser personales o estar diseñadas para un público
masivo. Además, pueden tener diferentes objetivos como informar, convencer o entretener. En el
presente informe se buscará dar a conocer la estructura de cuatro tipos de redacción escrita como
lo son la circular, el memorarte, la minuta y el acta, de esta manera se espera que sea fácil
apreciar el objetivo que cumple cada una de estas redacciones. Las ejemplificaciones dadas de
cada tipo de redacción serán un documento inventando, sin ninguna validez institucional, pero si
con validez educativa y representativa.
 Valencia, Carabobo a 02 de junio de 2021

Asunto: Traslado de Local PAPELEX

A toda nuestra distinguida clientela:

Ante el deseo de brindarles un mejor servicio, la presente es para informales el

traslado de local de PAPELEX que será en la av. Soublette, entre Cantaura y Silva – C.C.P
Valencia Center, Local 5,6 y 7 – Valencia, Carabobo. Esto empieza a regir a partir del día 01 de
julio de 2021, así nos aseguraremos de estar listos para atenderlos.

Cabe mencionar que continuaremos manejando nuestro horario habitual en nuestra nueva
sede, de 8am a 4pm de Lunes a Viernes. Con gusto seguiremos prestando la atención y buen
servicio de siempre.

Sin más por el momento, se agradece su atención.

Atentamente

____________________

Ing. Gladys Teresa Sandia

Gerente Comercial
 Carta Circular

Una carta circular es un tipo de escrito en el que, a través de un mismo documento, se

suele informar a un gran número de personas sobre algún acontecimiento importante. Este tipo
de carta se puede utilizar prácticamente para cualquier grupo al que se le desee hacer extensiva
alguna noticia y suele entregarse en la mano de cada persona o también, se puede pegar en
lugares estratégicos para que así todo el mundo se pueda enterar.

Así como se logra apreciar en el anterior ejemplo, los elementos que contiene una circular
son un tanto básicos, pero detallarlos por separado ayuda a no pasar ninguno por alto:

 Como toda carta, comienza colocando, en la esquina superior derecha la fecha y el

lugar donde se expide dicho documento.
 Continúa colocando cuál es el asunto de ese documento.
 Lo siguiente, será indicar el nombre del departamento o de las personas a las que
se dirige dicha carta circular.
 Se deberá seguir con el desarrollo del asunto que se indicó al principio que trataría
ese documento.
 Una vez que se termine de exponer la idea central, es importante que se deje
abierta la posibilidad de aclaración de cualquier duda o comentario que surgiera
de ésta.
 Se termina con un “atentamente”, el nombre y la firma de la persona que se hace
responsable por el documento.

El desarrollo de la idea central del documento no deberá exceder uno o dos párrafos
puesto que es un escrito breve y conciso. El lenguaje de una carta circular es formal y concreto,
pero puede haber cierto grado de cercanía si lo que se pretende comunicar es un nuevo beneficio.
 MEMORÁNDUM

DE: JEFE DE RECURSOS HUMANOS

PARA: GERENTE COMERCIAL

ASUNTO: DÍA FESTIVO

FECHA: VALENCIA, CARABOBO, A 02 DE JUNIO DE 2021

Por medio de la presente se recuerda que el día 24 de junio es día festivo oficial, por lo
que las áreas administrativas no tendrán labores, mientras que los demás departamentos que
requieran de laborar (como el área operativa), trabajarán bajo el horario de 9am a 3pm y se
pagará de acuerdo a lo estipulado en la Ley Orgánica del Trabajo.

__________________________

Ing. María García

Jefe de Recursos Humanos

 Memorarte

El memorarte o memorándum se utiliza como comunicación interna de una empresa,

institución o dependencia gubernamental, puede estar dirigida a una o varias personas y el
lenguaje es menos formal que una carta u oficio porque se eliminan la mayor parte de las
palabras de cortesía. En él lo más importante es el tema a recordar o informar.

Como se aprecia en el ejemplo anterior, la redacción del memorarte no es muy compleja,

pero al momento de escribirla siempre es bueno tener claros las características que debe cumplir
dicho documento:

 Debe estar membretado con el logotipo de la empresa o dependencia que lo emite.

 Debe ser muy puntual y breve, para que sea fácil de leer y de asimilar; recuerda
que es un documento recordatorio o informativo.
 El lenguaje es menos formal, por lo tanto, podemos obviar saludos y despedidas,
pero es muy importante que transmita respeto.
 ¿Qué información puede contener? La respuesta es: todo lo referente a la empresa
o dependencia, puede invitar a los colaboradores a un evento especifico,
felicitarlos por un logro obtenido, ordenar la entrega de un trabajo ya estipulado,
informar sobre nuevas disposiciones o incluso amonestar por no seguir las
políticas.
 Generalmente es de hecho en media carta, por la brevedad.

Existen dos tipos de memorándums dependiendo de la cantidad de personas a quien va

dirigido, el simple, el cual va dirigido a una persona en particular, para transmitir un mensaje
directo para la realización de acciones, recordar políticas, entre otros, y el múltiple, estos van
dirigidos a un grupo de personas que deben conocer o recordar un asunto específico y que es de
interés común.
 MINUTA DE REUNIÓN

Fecha 28 de junio de 2021 Hora Inicio 8:00 am

Lugar Sala de Juntas Hora Fin 8:40 am
OBJETIVO
Pre-Evaluación de resultados de Junio

ASISTENTES

Nombre Puesto Asistencia Firma o Motivo

Gladys Sandia Gerente Comercial Si
Yessica Barrios Cajera Si
Luis Medina Despachador Si
Pablo Martínez Despachador No Incapacidad medica
Gustavo Díaz Despachador Si

ASUNTOS AGENDADOS

1. Resultados del mes de junio: Todos los despachadores han de estar cerca de la meta, de tener
pedidos pendientes de facturar, deben facturar antes de fin de mes para elevar su resultado.
2. Apoyo de los despachadores para cubrir ausencias: Se solicita apoyo de despachadores para cubrir
la incapacidad de dos días del despachador Pablo Martínez. Luis Medina y Gustavo Díaz se
proponen para cubrir doble turno para elevar sus ventas del mes.

COMPROMISOS ASUMIDOS

ASUNTO ACUERDO
Entrega de resultados de fin de mes Todos los vendedores deben facturar lo que esté pendiente
para elevar su resultado
Gerente solicita apoyo para cubrir la incapacidad Medina se propone para cubrir doble turno el 29 de Junio
(2 días)
Díaz se propone para cubrir el día 30 de Junio

Minuta
 Viene del latín minutús que significa pequeño, o minuta que significa borrador. Existen
varios tipos de minuta, como la minuta de reunión, la minuta jurídica, la minuta constituyente
empresarial, minuta de horario personal, es de acuerdo al contexto como podemos saber a cuál se
hace referencia. Sin embargo, en este caso se hace alusión a la minuta de reunión.

La minuta de reunión es el resumen de su contenido, desde los asistentes y desarrollo

hasta las conclusiones que de la misma. La minuta de reunión sirve para tener un registro sobre
los temas tratados, agendados y no agendados, y los acuerdos importantes que se hicieron en la
misma, y para comunicar a las personas que deben estar al tanto de la reunión, aunque no fuese
requerida su presencia.

Previamente logramos divisar un ejemplo de una minuta de reunión, aunque este tipo de
redacción no tiene un formato específico, debe cumplir con ciertos elementos, se enumerarán
estos para ayudar a la comprensión a la hora de redactar una minuta:

 Datos de la reunión, como fecha, hora, lugar y asistentes requeridos, así como
quien es la persona que dirigió o modero la junta y la persona que lleva a cabo la
minuta
 Agenda del día, son los puntos que centrales que se deben tratar y por lo cual fue
convocada la reunión.
 Temas discutidos y los que no pudieron ser discutidos (aun cuando estaban en la
agenda) y por qué (falta de tiempo, ausencia de alguien, etc.) Aquí podemos
agregar los acuerdos a los que se llegaron y como fueron logrados (si por voto,
debate, consenso, etc.)
 Acciones a tomar. Es aquí donde debemos poner que acciones, responsables y
tiempo necesario para terminar una actividad.
 Firma de asistencia.

La minuta debe especificar todo lo que pueda dar lugar a confusiones (específica), ser lo
más puntual y breve posible (concisa) y eliminar todo lo que pueda alterar la interpretación de la
reunión (objetiva).

Acta de la Reunión Extraordinaria de los

 Jefes de Departamentos de PAPELEX M.B
por medidas de seguridad ante el Covid-19

Lugar: Salón de Juntas (Sede Valencia)

Fecha: 03 de junio de 2021 Inicio sesión: 10:00horas

ASISTENCIA

Asistentes

Por la sede Valencia:

Yenny Montenegro (Jefe de Compra-Venta)
Carlos Alvarado (Jefe de Seguridad)
Por la sede Maracay:
María García (Jefe de Recursos Humanos)
Teresa Fernández (Jefe de Producción)
Luis Torres (Jefe de Compra-Venta)
Hugo Hernández (Jefe de Seguridad)

ORDEN DEL DÍA

1. Evaluar la situación en cuanto a medidas de seguridad que deberán implementarse en

cada departamento para sobre restar la transmisión del covid-19

Evaluando la situación covid-19

Se llegó al mutuo acuerdo que todos los departamentos de PAPELEX M.B de la sede Maracay
como la sede Valencia, deberán de implementar medidas de bioseguridad en las instalaciones de
la empresa. En cada entrada y salida ha de estar presente un gel anti-bacterial para que cada
persona lo utilice al ingresar o salir de las instalaciones, a su vez debe de estar un medidor de
temperatura corporal.

En constancia firman.

Acta
 Un acta es el documento donde se redactan los sucesos acordados en una reunión
incluyendo las fechas decididas, para que sean cumplidos dichos acuerdos. Gracias a esta se tiene
la seguridad de los temas acordados. Las actas se elaboran con el fin de dejar una muestra física
sobre hechos o acciones fundamentales, pueden servir como prueba. Su principal función es
certificar la veracidad, existencia y validez de un hecho o afirmación.

Al tratarse de un documento utilizado en multitud de situaciones y en organismos

públicos y privados, algunas de las clases de actas más comunes que podemos encontrar son las
siguientes: Acta de reunión, acta administrativa, acta constitutiva, actas jurídicas, actas
policiales, entre otras.

Las más comunes en el ámbito empresarial son las actas de reunión, la cual podemos
apreciar en el ejemplo dado inicialmente. Cada tipo de acta lleva un formato similar lo que
cambia es el contenido de las mismas, veremos entonces los elementos básicos de todas las actas:

 Órgano principal (nombre de la organización).

 Título.
 Número del acta.
 Número de archivo o folio.
 Lugar y fecha.
 Tema establecido.
 Detalle del porqué o la función del acta.
 Nombre de las personas implicadas.
 Cuerpo del acta.
 Anexo (depende de la naturaleza del acta).
 Constancia del acta (firma y sello del órgano o la comisión encargada).
 Pie de página.

Para iniciar la redacción de un acta debes tener en cuenta mantener un lenguaje formal,
ser claro y preciso para ayudar a la legibilidad del documento y por último es fundamental ser
objetivo, evitando siempre, hacer observaciones subjetivas o emocionales a la hora de redactar
los hechos.
 INFORME DE VENTAS

Papelex M.B

Con el presente, le comunico las ventas de los últimos dos meses “Abril y Mayo” en los
que las ventas aumentaron considerablemente, sobre todo en lo que atañe a papel bond 90 gr y
glasse 250gr.

Se obtuvieron 5000 resmas de papel bond de 90gr, de las cuales se han vendido 4600,
llegando casi a su totalidad.

Para los trámites necesarios, se anexa la documentación correspondiente a los ingresos y

egresos, así como copia del libro mayor.

A su vez, se obtuvieron 8000 resmas de glasse de gramaje 250, se han vendido en su

totalidad, y contamos con pedidos por un total de 6000 más, de los que solo falta entregar.

Para las comprobaciones correspondientes, mando los libros de ventas correspondientes.

Valencia, Carabobo a 03 de junio de 2021.

__________________________

Ing. Gladys Teresa Sandia

Gerente Comercial
 Informe

Es un documento que se utiliza para dar a conocer el resultado de algún trabajo. El texto
del documento lleva capítulos, apartados, conceptos específicos o simplemente el nombre de
cada información que se esté efectuando. En muchas ocasiones quien solicita el informe
proporciona un formato especial.

En el informe escrito prima el lenguaje formal e informativo, con una fuerte carga de
objetividad y se utiliza para conocer hechos ya acontecidos y anticipar lo que aún no ocurrió. Se
utilizan en el ámbito científico, comercial, contable o en el campo de la psicología, entre otros.

Aunque todo informe cumple la misma función de informar, el formato va a variar según
la especificación del mismo. Para la redacción de un informe escrito se puede organizar y
plasmar el contenido con las siguientes características:

 Claro. Se usa un lenguaje simple y directo para que sea comprendido por toda la
audiencia a la que se dirige.
 Objetivo. Se basa en hechos e información comprobable y no incluye las
opiniones o punto de vista del redactor.
 Estructurado. Responde a ciertos criterios y se expone siguiendo una estructura
narrativa de: introducción, desarrollo y conclusión.
 Periódico. Suele publicarse según una determinada cantidad de tiempo.
 Específico. Tiene un objetivo determinado y apunta a una temática o cuestión a
resolver o analizar dentro de un campo de estudio.

El primer ejemplo es un informe comercial, pero debido a la variedad de informes otro

gran ejemplo de este documento es toda esta redacción, siendo un informe de investigación,
donde se da a conocer las comunicaciones escritas, su estructura y utilidad de las mismas.
Referencias Bibliográficas

Redacción Milformatos (01 de julio de 2017). Carta Circular.

[Link]

Redacción Milformatos. (15 de mayo de 2018). El Memorándum.

[Link]

Redacción Milformatos. (05 de junio de 2018). La Minuta.

[Link]

Redacción Milformatos. (22 de enero de 2018). Acta Administrativa.

[Link]

María Estela Raffino. De: Argentina. Para: [Link]. Disponible en:

[Link] Última edición: 14 de noviembre de 2020. Consultado: 03 de junio
de 2021