ESCUELA DE POSGRADO
PROGRAMA ACADÉMICO DE MAESTRÍA EN
PSICOLOGÍA EDUCATIVA
Aplicación del trámite documentario virtual en la mejora del sistema
administrativo de la Dirección Regional de Educación de Ancash 2021
AUTOR:
Yuri Fernando Ardiles Toledo
ASESOR(A):
Mg. Ana Maritza Boy Barreto
LÍNEA DE
INVESTIGACIÓN:
Reforma y modernización del Estado
LIMA — PERÚ
2021
P á g i n a 8 | 37
CONTENIDO
I. PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA: ......................................................... 3
1.1 REALIDAD PROBLEMÁTICA: ................................................................. 3
1.2 PROBLEMAS: .............................................................................................. 4
II. FUNDAMENTO TEÓRICO ............................................................................. 4
2.1 MARCO REFERENCIAL: ........................................................................... 4
2.2.1 INTERNACIONAL:............................................................................... 4
2.2.2 NACIONAL: .......................................................................................... 5
2.3 MARCO TEÓRICO: ..................................................................................... 6
2.4 MARCO NORMATIVO: ............................................................................. 6
2.5 MARCO CONCEPTUAL: ........................................................................... 7
III. BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................... 8
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I. PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA:
1.1 REALIDAD PROBLEMÁTICA:
Desde la década de los noventa, el desarrollo tecnológico inició una gran trasformación
en el comportamiento de nuestra sociedad, proporcionando una nueva forma de trabajar,
de producir bienes y servicios, de comunicarse, de entretenerse, de relacionarse e
intercambiar ideas con otras personas sin limitaciones de tiempo y distancia. De este
modo, se puede comunicar con una persona vecina al igual como con otra en un país muy
distante al propio, inclusive al mismo tiempo, es así como deberíamos aplicar también la
tecnología en los sistemas de enseñanza. (Cardona, 2002)
Desde el año 2020, el mundo está pasando por una crisis sanitaria que llevó a que todas
la personas pasen en confinamiento en sus casas, llevando consigo que el sistema
administrativo en las diferentes entidades se detengan, retrasando varios trámites
documentarios importantes, por lo que se tuvo que adaptar al sistema virtual para seguir
con el trabajo, en la Dirección Regional de Educación de Ancash no fue ajeno a esta crisis,
por lo que se requirió implementar una herramienta para mejorar la gestión actual; para
poder lograr que los usuarios tengan acceso a la información de manera oportuna y
segura; ayudando en la reducción de tiempo.
Se implemento un sistema de tramites Web, con el fin de evitar la aglomeración en la
misma entidad, así evitar los contagios del personal que labora y de los mismos usuarios,
así que luego de casi un año de haber implementado dicho sistema de tramites en la
entidad pública se tiene como objetivo analizar qué tan eficiente y eficaz es el proceso de
elaboración, emisión y recepción de documentos con la plataforma virtual, si es capaz de
satisfacer a los usuarios al momento de hacer un seguimientos de documentos, control de
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ingreso y salidas de documentos, es accesible y simple para los usuarios, y el resguardo
de las documentación presentada.
1.2 PROBLEMAS:
PROBLEMA GENERAL:
¿En qué medida la aplicación web de Trámite Documentario virtual mejora y agiliza el
sistema administrativo en el control de ingreso y salidas de documentos la Dirección
Regional de Educación de Ancash en el año 2021?
PROBLEMAS ESPECÍFICOS:
¿En qué medida la aplicación web de Trámite Documentario virtual mejora y agiliza el
acceso a información solicitado a los usuarios de la Dirección Regional de Educación de
Ancash en el año 2021?
¿En qué medida la aplicación web de Trámite Documentario virtual mejora el
seguimiento de los documentos solicitados por los usuarios de la Dirección Regional de
Educación de Ancash en el año 2021?
¿En qué medida la aplicación web de Trámite Documentario virtual mejora el resguardo
de los documentos solicitados por los usuarios de la Dirección Regional de Educación de
Ancash en el año 2021?
II. FUNDAMENTO TEÓRICO
2.1 MARCO REFERENCIAL:
2.2.1 INTERNACIONAL:
Juan Ghersinich Eckers (2020), los resultados que se obtuvo en argentina al aplicar las
estrategias de simplificación y digitalización; es que se generaron ahorros para el sector
productivo por un total de USD 2.100 millones y en cuatro años se digitalizaron
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187.867.625 documentos y 8.810.479 expedientes. Con ello se demuestra que hay una
mejora significativa.
Tirenti Claudia Elizabeth (2019), concluye que la introducción del sistema GDE como
estrategia gobierno electrónico, ha conllevado significativos aportes en beneficio de la
transparencia de la gestión pública y se cuenta con condiciones para concretar importantes
oportunidades de mejora, particularmente en materia de acceso a la información y de
control externo.
Benjamin Roseth, Angela María Reyes, Karla Yee Amézaga (2019), concluyen que las
instituciones públicas, a partir de un cuestionario del gobierno digital y seis breves
estudios de caso. Se encontró que, ante la crisis, muchos países digitalizaron un número
importante de servicios, a veces en cuestión de días, logrando una mejor eficiencia y
eficacia en los trámites del sector público.
2.2.2 NACIONAL:
Ore Laurente Christian (2018), concluye que las mediciones obtenidas luego de aplicar
el sistema virtual en la gestión documentaria, es que el tiempo empleado en el registro de
expedientes hubo una reducción de 13,00 minutos a 2,391 minutos con ellos se demostró
que hay mejora en el tiempo de registro de expedientes.
Quispe Pérez Ricardo (2018), concluye que, el desarrollo del sistema de web de trámite
documentario administrativo en el hospital Sub Regional de Andahuaylas, facilita y
optimiza los procesos en la institución brindando una mejor toma decisiones en sus
procesos, con el fin de dar servicio a los usuarios como a los trabajadores, al hacer el
análisis se concluye que el sistema mejora el tiempo de registro y seguimiento de los
documentos en el hospital Sub Regional de Andahuaylas.
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Zully del Rosario Alcántara Guevara (2018), concluye que, a medida que se implementa el
sistema de gestión documentaria esta mejora correlativamente ya que sirve como un
apoyo para realizar los trámites con eficiencia y eficacia.
2.3 MARCO TEÓRICO:
TRÁMITE DOCUMENTARIO VIRTUAL
Es la manera de presentar documentos sin tener que interactuar con las personas de
manera presencial, evitando los contagios por la actual crisis sanitaria que se está viviendo
en el país.
Se puede visualizar el estado del trámite que cada persona tiene para hacer el seguimiento
correspondiente en la institución en la que se presentó el documento que se necesita la
información, el trámite y/o ejecución correspondiente.
SISTEMA ADMINISTRATIVO
El sistema administrativo es donde los funcionarios públicos de cada oficina dan trámite
a un documento y/o expediente presentado por un usuario del exterior.
Es el esquema de la institución pública por donde pasa cada expediente presentado por el
usuario, con que eficiencia y eficacia lo logra tramitar cada oficina para llegar al objetivo
de dar la información solicitada por el usuario.
2.4 MARCO NORMATIVO:
Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado LEY Nº 27658
El Estado peruano se encuentra en proceso de modernización en sus diferentes instancias,
como dependencias, entidades públicas, organizaciones privadas y procedimientos
administrativas, con la finalidad de mejorar la gestión pública y construir un Estado
democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano.
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RESOLUCIÓN JEFATURAL Nº 064-2020
Decreto Legislativo Nº 1412, se aprobó la Ley de Gobierno Digital, la cual tiene por
objeto establecer el marco de gobernanza del gobierno digital para la adecuada gestión de
la identidad digital, servicios digitales, arquitectura digital, interoperabilidad, seguridad
digital y datos, así como el régimen jurídico aplicable al uso transversal de tecnologías
digitales en la digitalización de procesos y prestación de servicios digitales por parte de
las entidades de la Administración Pública.
2.5 MARCO CONCEPTUAL:
TRÁMITE DOCUMENTARIO VIRTUAL
Simula un escritorio virtual con bandejas de entrada y salida y área de trabajo, envía
avisos a las personas a las que se derivan las carpetas virtuales y les permite actuar solo
sobre ellas. La seguridad del trámite documental impide accesos no autorizados a los
documentos y accesos de solo lectura o modificación cuando se requiera. Si los tiempos
de atención son excedidos puede configurarse avisos a los usuarios o a sus jefes.
(Sistemas, 2020)
SISTEMA ADMINISTRATIVO
Conjunto de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos mediante los
cuales se organizan las actividades de la Administración Pública que requieren ser
realizadas por todas o varias entidades de los Poderes del Estado, los organismos
Constitucionales y los niveles de gobierno. (Especialización, 2020)
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III. BIBLIOGRAFÍA
Ore Laurente, C (2018). Aplicación web para gestión documentaria en la Comisión
Permanente de Grados de la Universidad Nacional de Educación Enrique Guzmán
y Valle (TITULO PROFESIONAL). Universidad Cesar Vallejo, LIMA.
Recuperado de:
https://repositorio.ucv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.12692/38641/Ore_LCD.p
df?sequence=1
Quispe Pérez, R (2018). Desarrollo de un Sistema Web para mejorar el proceso de trámite
documentario administrativo del hospital Sub Regional de Andahuaylas (TITULO
PROFESIONAL). Universidad Nacional José María Arguedas –, Apurímac.
Recuperado de:
https://repositorio.unajma.edu.pe/bitstream/handle/123456789/353/Ricardo_Tesi
s_Bachiller_2018.pdf?sequence=1&isAllowed=y
Alcántara Guevara, Z (2018). Propuesta de sistema informático para implementar
mecanismos de apoyo a la gestión documentaria en la municipalidad de
Cochabamba (MAESTRO). Universidad Cesar Vallejo, Cajamarca. Recuperado
de:
https://repositorio.ucv.edu.pe/bitstream/handle/20.500.12692/31796/alcantara_g
z.pdf?sequence=1&isAllowed=y
