Estructura
del sistema
contable
Principios de la
Contabilidad
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1. Estructuración del sistema
contable
Una vez que se han identificado las operaciones que generarán movimientos
patrimoniales y que se cuenta con la documentación respaldatoria, ya se
está en condiciones de registrar contablemente estos hechos.
La contabilidad utiliza para procesar la información distintos medios de
procesamiento: partida doble, asientos, Libro Diario, Libro Mayor y Balance
de Saldos.
1.1. Partida doble
Para comenzar a trabajar en contabilidad, es necesario conocer cuál es el
sistema de registración de operaciones contables que se utiliza de manera
universal: método de la partida doble.
Es un método de registración contable de carácter universal que data del
año 1494 y que aún se utiliza en nuestros tiempos. Con este podemos: llevar
cuenta de las variaciones patrimoniales, como consecuencia de hechos u
operaciones en cualquier ente; conocer y dar a conocer los resultados
obtenidos en un período de tiempo y la situación patrimonial en un
momento determinado.
La característica principal que tiene el método es que trabaja en todo
momento con igualdades que deben verificarse. Las particularidades que
tiene este método son las siguientes:
Las operaciones y hechos que se produzcan en el ente se representarán
por medio de cuentas.
Cada cuenta tiene dos secciones: debe y haber. Gráficamente, el debe se
registra a la izquierda y el haber a la derecha.
En cada registración los importes volcados en el debe tienen que ser
exactamente iguales que los anotados en el haber.
En cada registración se utilizan como mínimo dos cuentas, pero no hay
límite en la cantidad máxima que emplear.
Todos los movimientos anotados en el debe se denominan débitos y
todos los anotados en el haber se denominan créditos o acreditaciones.
En consecuencia, la suma algebraica de los débitos y los créditos en todo
momento debe ser igual a cero.
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La diferencia entre los débitos y créditos de una misma cuenta se
denomina saldo; por lo tanto, si los importes registrados en el debe son
mayores que los registrados en el haber, esta cuenta tendrá saldo
deudor; por el contrario, si lo registrado en el haber es mayor a lo
registrado en el debe, la cuenta tiene saldo acreedor.
¿Es factible saber cómo debitar y cómo acreditar una cuenta?
Para conocer cómo trabajar con los movimientos de las cuentas, se debe
partir desde la ecuación patrimonial y analizar la siguiente regla:
Figura 1: Naturaleza de las cuentas
ACTIVO + GASTOS = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS
DEBE HABER
HABER DEBE
Fuente: Elaboración Propia
Los activos y gastos tienen saldo deudor (aumentan por el debe y disminuyen
por el haber). Los pasivos, capital e ingresos tienen saldo acreedor (aumentan
por el haber y disminuyen por el debe).
Se debe tener en cuenta que el debe y el haber no tienen un significado
literal, sino que son solo nombres de las secciones que se utilizan para
realizar las registraciones contables.
1.2. Asientos
Por cada hecho o transacción que registrar en contabilidad, se realiza un
asiento contable, el cual contiene la fecha de la operación, las cuentas que
intervienen y el importe asociado a cada cuenta. Existen dos columnas para
registrar el monto asociado a la cuenta: debe y haber. El debe va a la
izquierda y el haber a la derecha. Cuando una cuenta con saldo habitual
deudor (activo o gasto) aumenta, el importe debe ir al debe. Si la misma
cuenta, por el contrario, disminuye, irá al haber. Por otro lado, si la cuenta
con saldo habitual acreedor (pasivo, capital, ingresos) aumenta, el importe
debe ir al haber. Si la misma cuenta, por el contrario, disminuye, irá al debe.
Ejemplo 1: Los socios aportan $10 000 en efectivo para constituir una
sociedad el día 02/01. Debemos utilizar dos cuentas en el asiento. La cuenta
Caja representa el dinero en efectivo de la empresa. Como la cuenta Caja es
de activo, ya que es un bien, y los activos aumentan por el debe, debemos
debitar la cuenta Caja. Por otro lado, debemos registrar el aporte de los
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socios. Para tal fin utilizaremos la cuenta Capital, acreditando el monto, ya
que la cuenta Capital aumenta por el haber.
Tabla 1: Asiento contable del ejemplo 1
Fecha Cuentas Debe Haber
Caja 10 000
02/01
Capital 10 000
Fuente: elaboración propia.
Ejemplo 2: La empresa compra mercaderías por $4000 en efectivo el día
03/01.
Debemos utilizar dos cuentas en el asiento: la cuenta Mercaderías al debe,
para mostrar el ingreso de bienes, y la cuenta Caja al haber, para mostrar el
egreso de dinero en efectivo.
Tabla 2: Asiento contable del ejemplo 2
Fecha Cuentas Debe Haber
Mercaderías 4000
03/01
Caja 4000
Fuente: elaboración propia.
Es importante recordar que en cada asiento contable se debe respetar la
partida doble. El total del debe tiene que ser igual al total del haber.
1.3. Libro diario
Toda operación se registra en un primer libro, en donde se asentarán en las
secciones del debe y del haber los movimientos relacionados. Este es el libro
diario y las registraciones que se realizan en él son asientos contables.
El libro diario es uno de los libros que deben cumplir las condiciones
previstas por el Código Civil y Comercial de la República Argentina; por
ejemplo, estar foliados con hojas numeradas correlativamente o ser
rubricados por una autoridad competente.
1.4. Libro mayor
La mayorización es el proceso mediante el cual se logra disponer de
información resumida acerca de los saldos de las cuentas en particular; es
decir, en este caso nos enfocamos en un análisis de cuenta por cuenta,
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registramos las operaciones de las cuales cada una formó parte y
computamos los débitos y créditos a estas. De la suma algebraica de estos
débitos y créditos, obtenemos el saldo final de la cuenta.
Habitualmente, se trabaja con las denominadas registraciones en esquema
T. En estas se identifica la cuenta que se está mayorizando en la parte
superior de la T; en la parte izquierda, se computan los débitos a la cuenta,
y en la parte derecha, los créditos efectuados a la cuenta; finalmente, en la
parte inferior de la T, se determina el saldo final.
En la Figura 2, se muestra el mayor de Caja, considerando los dos asientos
presentados anteriormente.
Figura 2: Mayor de la cuenta Caja
Fuente: elaboración propia.
En este caso, la cuenta Caja tiene un saldo deudor de $6000 que surge de la
diferencia de los ingresos de dinero y los egresos de dinero.
Las cuentas de activo tienen como saldo habitual deudor. Esto es así porque
las cuentas de activo pueden aumentar y disminuir, pero nunca serán
mayores las bajas que las entradas de activo. Por ejemplo: se puede tener
saldo en Caja o bien tener saldo cero, pero nunca tener dinero negativo. Si
se tuviera, por ejemplo, un saldo de una cuenta bancaria, dicha cuenta deja
de ser un bien o activo y pasa a ser dinero que se le debe al banco (deuda
financiera o pasivo).
Las cuentas de pasivo tienen como saldo habitual acreedor. Esto es así
porque las deudas aumentan por el haber y disminuyen por el debe.
Siguiendo con el razonamiento anterior, se puede contraer una deuda o bien
cancelarla, pero nunca cancelar más de lo que se debía. En el caso de que
esto último sucediera, se deja de tener una deuda y automáticamente se
comienza a tener un crédito, por lo cual se convierte en activo.
Con la informatización, los mayores pueden presentar otros esquemas y
mayor detalle de la información, pero siempre son un resumen de las
operaciones que suman y restan a la cuenta con el detalle del saldo.
1.5. Balance de saldos
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El balance de saldos es un cuadro de libros auxiliares, es decir, no forma
parte del juego de estados contables. Entonces, ¿por qué se elabora? Su
utilidad radica en que nos va a permitir verificar la igualdad entre la totalidad
de los débitos y los créditos (para corroborar, de esta forma, que hemos
cumplido con el método de la partida doble) y determinar el saldo de cada
una de las cuentas en forma de resumen, lo cual nos simplifica la tarea de
confeccionar luego los estados contables.
El balance de sumas y saldos, también conocido como balance de saldos,
consta de columnas. En la primera indicaremos la cuenta; en las siguientes
dos, transcribiremos las sumas de los débitos y créditos efectuados a cada
una de estas cuentas; y en las últimas dos, los saldos de las cuentas, ya sea
deudor o acreedor.
Veamos este cuadro gráficamente:
Tabla 3: Balance de sumas y saldos
Cuenta Sumas Saldos
Debe Haber Deudor Acreedor
Caja 10 000 4000 6000
Mercaderías 4000 4000
Capital 10 000 10 000
TOTAL 14 000 14 000 10 000 10 000
CONTROL -.-
Fuente: elaboración propia.
En este balance de saldos, se cumplen los requisitos de que tanto los totales
de sumas como los de saldos son iguales entre sí. En caso de que no resultara
de esta forma, se deberían revisar las registraciones que se han efectuado,
ya que podría suceder que en alguna de ellas no se haya cumplido con el
método de la partida doble, que se haya cometido un error al efectuar el
pasaje, al mayorizar, o la equivocación puede haber sucedido al realizar el
pasaje al balance de saldos. Por lo expuesto, se debe descubrir en dónde se
ha incurrido en error. Obviamente, en la actualidad y, si se cuenta con algún
software, no sucederá la mayoría de estos problemas.
El balance de sumas y saldos puede agregar dos columnas de ajustes (debe
y haber) y dos columnas para saldos ajustados, en donde se suman a los
saldos los ajustes. Los controles deben volver a efectuarse para asegurarse
de que no hubo errores al pasar los ajustes.
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Una vez que se avanzó en las registraciones, se está en condiciones de
exponer la información en estados contables para que tanto usuarios
internos como externos al ente puedan evaluar y tomar decisiones.
Referencias
Cómo incluir un libro en formato papel:
Codigo Civil y Comercial de la Nación. (2014). Recuperado de
http://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/235000-
239999/235975/norma.htm
