CONTABILIDAD III

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Programas de Estudio a Distancia

CONTABILIDAD III

[Link]
Esperanza Paredes Hernández
Rectora
María Eugenia Velasco Espitia
Decana Facultad de Estudios a Distancia

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Tabla de Contenido
Presentación
Introducción
Horizontes

UNIDAD 1: Pasivo
Descripción Temática
Horizontes
Núcleos Temáticos y Problemáticos
Proceso de Información
1.1 CONCEPTO DE PASIVO
1.1.1 Naturaleza
1.1.1 Origen y Clasificación
1.2 OBLIGACIONES FINANCIERAS
1.2.1 Concepto
1.2.2 Obligaciones en Moneda Extranjera
1.2.3 Cartas de Crédito
1.2.4 Aceptaciones Financieras
1.3 PROVEEDORES
1.3.1 Concepto
1.3.2 Contabilizaciones
1.4 CUENTAS POR PAGAR
1.4.1 Concepto
1.4.2 Contabilizaciones
1.4.3 Repaso de Retenciones en la Fuente
1.5 IMPUESTOS, GRAVÁMENES Y TASAS
1.5.1 Concepto
1.5.2 Contabilizaciones de Impuestos a las Ventas
1.6 OBLIGACIONES LABORALES, PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES
1.6.1 Concepto
1.6.2 Contabilizaciones
1.6.3 Consolidación
1.6.4 Aportes Parafiscales
1.6.5 Provisión para Prestaciones Sociales
1.7 DIFERIDOS
1.7.1 Concepto
1.7.2 Contabilizaciones
1.8 OTROS PASIVOS
1.8.1 Concepto
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1.8.2 Contabilizaciones
1.9 BONOS Y PAPELES COMERCIALES
1.9.1 Concepto
1.9.2 Contabilizaciones
Proceso de Comprensión y Análisis
Solución de Problemas
Síntesis Creativa y Argumentativa
Autoevaluación
Repaso Significativo
Bibliografía Sugerida

UNIDAD 2: Patrimonio
Descripción Temática
Horizontes
Núcleos Temáticos y Problemáticos
Proceso de Información
2.1 PATRIMONIO
2.1.1 Concepto
2.1.2 Constitución de una Sociedad Anónima
2.1.3 Clases de Capital en la Sociedad Anónima
2.1.4 El Capital en Otra Clase de Sociedades
2.1.5 Presentación en el Balance General
2.1.6 Acciones Comunes
2.1.7 Acciones Privilegiadas
2.1.8 Acciones Privilegiadas sin Derecho al Voto
2.1.9 Acciones Readquiridas
2.1.10 Requisitos para Readquirir Acciones
2.1.11 Recolocación de las Acciones
2.1.12 Contabilización con Readquisición de Acciones
2.1.13 Prima en Suscripción de Acciones
2.1.14 Prima en Acciones Readquiridas
2.1.15 Ajustes por Inflación al Patrimonio
2.1.16 Presentación en el Balance General
2.2 ACTAS DE ASAMBLEAS DE ACCIONISTAS
Proceso de Comprensión y Análisis
Solución de Problemas
Síntesis Creativa y Argumentativa
Autoevaluación
Repaso Significativo
Bibliografía Sugerida
UNIDAD 3: Distribución de Utilidades
Descripción Temática

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Horizontes
Núcleos Temáticos y Problemáticos
Proceso de Información
3.1 CONCEPTO DE PARTICIPACIÓN
3.2 CONCEPTO DE DIVIDENDOS
3.3 CONTABILIZACIONES DE UTILIDADES DISTRIBUIDAS
3.4 DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES EN ESPECIE Y/O EN EFECTIVO
3.5 PRESENTACIÓN EN EL BALANCE GENERAL
3.5.1 El Capital
3.5.2 Utilidades Retenidas
3.5.3 El Superávit de Capital
3.6 CANCELACIÓN DE LAS UTILIDADES
3.6.1 Utilidad del Ejercicio
3.7 CAPITALIZACIÓN DE LAS UTILIDADES
3.8 PROYECTO DE DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES
Proceso de Comprensión y Análisis
Solución de Problemas
Síntesis Creativa y Argumentativa
Autoevaluación
Repaso Significativo
Bibliografía Sugerida

UNIDAD 4. Superávit
Descripción Temática
Horizontes
Núcleos Temáticos y Problemáticos
Proceso de Información
4.1 CONCEPTO
4.2 CLASIFICACIÓN
4.2.1 Superávit por Valorización de Inversiones
4.2.2 Superávit por Valorización de Propiedades, Planta y Equipo
4.3 PRESENTACIÓN EN EL BALANCE GENERAL
4.4 RESERVAS OBLIGATORIAS
4.4.1 Reservas Estatutarias
4.4.2 Reservas Ocasionales
4.5 CONTABILIZACIONES
4.6 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO
Proceso de Comprensión y Análisis
Solución de Problemas
Síntesis Creativa y Argumentativa
Autoevaluación
Repaso Significativo

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Bibliografía Sugerida

UNIDAD 5: Cuentas de Orden

Descripción Temática
Horizontes
Núcleos Temáticos y Problemáticos
Proceso de Información
5.1 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
5.2 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS
5.3 CONCEPTO
5.4 CLASIFICACIÓN
5.5 CONTABILIZACIÓN
5.5.1 Movimiento de las Cuentas de Orden
5.6 AJUSTES POR INFLACIÓN
5.7 UTILIDAD DE LAS CUENTAS DE ORDEN
5.8 BIENES Y VALORES ENTREGADOS EN CUSTODIA
5.9 BIENES Y VALORES ENTREGADOS EN GARANTÍA
5.10 BIENES Y VALORES EN PODER DE TERCEROS
5.11 LITIGIOS Y DEMANDAS
5.12 PROMESAS DE COMPRAVENTA
5.13 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO DEPRECIADOS, AGOTADOS Y/O
AMORTIZADOS
5.14 CRÉDITOS A FAVOR NO UTILIZADOS
5.15 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES
5.16 BIENES Y VALORES RECIBIDOS EN CUSTODIA
5.17 BIENES Y VALORES RECIBIDOS EN GARANTÍA
5.18 BIENES Y VALORES RECIBIDOS DE TERCEROS
Proceso de Comprensión y Análisis
Solución de Problemas
Síntesis Creativa y Argumentativa
Autoevaluación
Repaso Significativo
Bibliografía Sugerida

BIBLIOGRAFÍA GENERAL

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Presentación
La educación superior se ha convertido hoy día en prioridad para el gobierno
Nacional y para las universidades públicas, brindando oportunidades de superación
y desarrollo personal y social, sin que la población tenga que abandonar su región
para merecer de este servicio educativo; prueba de ello es el espíritu de las
actuales políticas educativas que se refleja en el proyecto de decreto Estándares
de Calidad en Programas Académicos de Educación Superior a Distancia de la
Presidencia de la República, el cual define: “Que la Educación Superior a Distancia
es aquella que se caracteriza por diseñar ambientes de aprendizaje en los cuales
se hace uso de mediaciones pedagógicas que permiten crear una ruptura espacio
temporal en las relaciones inmediatas entre la institución de Educación Superior y
el estudiante, el profesor y el estudiante, y los estudiantes entre sí”.

La Educación Superior a Distancia ofrece esta cobertura y oportunidad educativa

ya que su modelo está pensado para satisfacer las necesidades de toda nuestra
población, en especial de los sectores menos favorecidos y para quienes las
oportunidades se ven disminuidas por su situación económica y social, con
actividades flexibles acordes a las posibilidades de los estudiantes.

La Universidad de Pamplona gestora de la educación y promotora de llevar

servicios con calidad a las diferentes regiones y el Centro de Educación Virtual y a
Distancia de la Universidad de Pamplona, presentan los siguientes materiales de
apoyo con los contenidos esperados para cada programa y les saluda como parte
integral de nuestra comunidad universitaria e invita a su participación activa para
trabajar en equipo en pro del aseguramiento de la calidad de la educación superior
y el fortalecimiento permanente de nuestra Universidad, para contribuir
colectivamente a la construcción del país que queremos; apuntando siempre hacia
el cumplimiento de nuestra visión y misión como reza en el nuevo Estatuto
Orgánico:

Misión: Formar profesionales integrales que sean agentes generadores de

cambios, promotores de la paz, la dignidad humana y el desarrollo nacional.

Visión: La Universidad de Pamplona al finalizar la primera década del siglo XXI,

deberá ser el primer centro de Educación Superior del Oriente Colombiano.

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CONTABILIDAD III 2

Introducción
Hoy día la necesidad de tomar decisiones razonables y creativas en las empresas y
aún en nuestro quehacer diario, ha tomado mayor importancia. Es por esto que
tomar una decisión acertada se fundamenta en la calidad y oportunidad de la
información que se emplee y del conocimiento que se disponga del objeto de la
decisión. Entre las fuentes de información de las que se dispone en las empresas,
quizá la más importante, la constituye la contabilidad; y es precisamente su
objetivo el de proveer información útil y oportuna a los responsables de la toma de
decisiones.

El objetivo de este módulo de contabilidad de pasivos consiste en presentar la

contabilidad como una parte esencial en el proceso de tomar decisiones por parte
del contribuyente, el funcionario oficial, el gerente industrial o comercial y el
inversionista. De otra parte este módulo esta diseñado con el propósito de facilitar
el estudio del manejo e interpretación de la información financiera que se lleva a
cabo en las empresas privadas en Colombia y servir de texto guía para los
estudiantes de las disciplinas contables.

La comprensión y el manejo de los pasivos y el patrimonio de una empresa, es

importante en el estudio de la administración financiera y el análisis del entorno
económico de una organización, ya que estos constituyen la forma como están
financiados sus activos y dependiendo de su composición podemos analizar que
tipo de decisiones afectaran sus resultados en los estados financieros.

El propósito de este módulo es proporcionar al estudiante los conceptos y

herramientas necesarias para enfrentar con propiedad el manejo de los negocios
con el debido cumplimiento de sus obligaciones y la protección de las utilidades, de
la misma manera revisaremos los estados financieros y particularmente lo
referente al Superávit y la distribución de las utilidades, los cuales deben ser
conocidos para poder comprender y manejar adecuadamente las herramientas
financieras y contables que se van a estudiar.

Los requerimientos de las normas contables, son muy claros, ya que son ellos los
que introducen constantemente los cambios más importantes y que deben
aplicarse con prudencia a fin de lograr la supervivencia de las organizaciones en el
tiempo y conseguir ponerse a tono con las exigencias de un mundo cambiante con
la globalización y los avances tecnológicos.

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CONTABILIDAD III 3

Horizontes
 Identificar claramente los principios y normas que dan origen a los pasivos,
como también su evolución y clasificación de acuerdo con el contexto
empresarial.
 Presentar la naturaleza, los procedimientos de registro y control de todas las
transacciones de las cuentas de pasivos más importantes.
 Contabilizar los pasivos originados en moneda nacional y extranjera.
 Conocer los procedimientos de ajuste por variaciones en la tasa de cambio
originadas por las compras en moneda extranjera.
 Describir los procedimientos contables para el registro de los pasivos
generados por la nómina.
 Preparar registros contables referentes al manejo y adecuación de los pasivos
tomando en cuenta las especificaciones del Plan Único de Cuentas y demás
normas que lo rigen.
 Reconocer cada uno de los elementos del patrimonio, determinando las
clasificaciones según el tipo de organización empresarial.
 Diferenciar el patrimonio de una persona natural de una jurídica, en cuanto a
la manera de contabilizar y reconocer los tipos de acciones que puedan poseer.
 Identificar las diferentes clases de Superávit que se pueden generar a partir de
las operaciones comerciales y con sus propios títulos; representado en el
estado de balance General y en su patrimonio.
 Conocer las normas y elaborar los registros contables a lugar, determinados en
el estado de cambios de patrimonio.
 Analizar el manejo de las cuentas de orden y acreedoras teniendo en cuenta su
clasificación contable y su manejo financiero.
 Ilustrar los procedimientos para contabilizar los pasivos diferidos.

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UNIDAD 1: Pasivo
Descripción Temática

En el desarrollo de esta temática elaboraremos una síntesis conceptual de lo

referente a los pasivos y sus referencias claves para el manejo adecuado de los
recursos y obligaciones con terceros.

Inicialmente analizaremos que son y como se clasifican los pasivos dentro de un

ente económico y consecuentemente sabremos como manejar las obligaciones
financieras en moneda extranjera, en UPAC, en cartas de crédito y demás
aceptaciones empresariales con entes financieros, para todo ello debemos tener en
cuenta una serie de procedimientos contables y tributarios que son de gran
importancia ante organismos de control y que deben cumplirse a cabalidad para no
incurrir en sanciones previstas en las leyes tributarias.

Analizaremos cada una de las formas de adquirir obligaciones financieras con

entidades bancarias, que facilitan recursos para el manejo de las actividades de la
organización, sus soportes y plazos mediales para el cumplimiento de los
compromisos efectivos, sus contabilizaciones y soportes.

Horizontes
 Unificar los criterios conceptuales y clasificaciones de los pasivos,
determinando su origen y evolución.
 Reconocer las Obligaciones financieras y laborales teniendo en cuenta los
procesos a seguir en el desarrollo de las mismas.
 Identificar como se manejan los proveedores y las cuentas por pagar a
terceros.
 Desarrollar los criterios de cumplimiento y participación del Estado en lo
concerniente a los impuestos gravámenes y tasas.
 Reconocer a los pasivos diferidos y otros pasivos en el manejo contable y
organizacional.
 Comprender los fundamentos de los registros.

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Núcleos Temáticos y Problemáticos

 Concepto de Pasivo
 Obligaciones Financieras
 Proveedores
 Cuentas por Pagar
 Impuestos, Gravámenes y Tasas
 Obligaciones Laborales y Pasivos Estimados y Provisiones
 Diferidos
 Otros Pasivos
 Bonos y Papeles Comerciales
 Todos los Registros contables ajustados al PUC y demás normas

Proceso de Información
1.1 CONCEPTO DE PASIVO

Los pasivos son las cuentas que representan las obligaciones contraídas por la
empresa que se deben proteger mediante el pago de dinero, transferencia de
activos en las cuentas bancarias o por medio de la prestación de un servicio que
produzca los ingresos necesarios para cubrir las cuotas a cancelar.

También podemos definirlo como las deudas que posee una organización con
terceros, que forman la parte deudora de las cuentas generales en el Balance,
estas obligaciones son soportadas por los ingresos o el efectivo, según el caso.

1.1.1 Naturaleza

Los pasivos se pueden definir como deudas y obligaciones que surgen de las
transacciones o actos comerciales anteriores que requieren cancelación en
determinado tiempo según lo dispuesto en la obligación. Por ello su naturaleza se
fundamenta en la obligación y el tiempo pactado para la correspondiente
cancelación.

1.1.2 Origen y Clasificación

Los pasivos se originan en las transacciones antiguas que requieren una

cancelación futura. Es decir, cuando compramos por ejemplo un televisor a
crédito, se origina una obligación futura, lo cual nos indica, que los pasivos se
originan en la compra de un activo fijo o corriente, en la adquisición de una deuda
con una entidad financiera o por servicios recibidos para ser cancelados en un

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CONTABILIDAD III 6

tiempo determinado, entre otros. Cuando se origina un pasivo, éste se debe

registrar contablemente en el momento de la adquisición con el valor que se
pagará. Muchos de los pasivos se acarrean en el pago de intereses, especialmente
a los de largo plazo o en ocasiones a los de corto plazo.

Existen los pasivos estimados, que corresponden a un valor en moneda corriente

definido claramente mediante un contrato, en estos casos se sabe que el pasivo
existe pero no cuanto es el monto exacto a pagar en moneda corriente.

Clasificación

 Desde el Punto de Vista Legal: relacionado específicamente con la parte

contractual legal por medio de las leyes comerciales.

Obligaciones Contractuales Directas Obligaciones Contractuales Indirectas

Sueldos Impuestos por pagar

Prestaciones Sociales Fondos amortización de bonos
Arrendamientos Retención en la Fuente
Fletes, Proveedores Recaudo de impoventas
Bonos, Hipotecas Depreciación, Provisiones
Ingresos Recibidos por Anticipados Garantías y Seguros

 Desde el Punto de Vista Contable

 Pasivos Estimados: provisiones que nacen de la necesidad de prever las

obligaciones sobre las cuales no se tiene una información exacta, con el fin de
no subestimar los Gastos, se calcula un valor aproximado para la provisión;
como por ejemplo: la provisión para prestaciones sociales, pensiones de
jubilación, provisión de cartera, depreciaciones, provisión para impuestos, para
inversiones, para inventarios, entre otros.

Por precaución, un balance general no debe presentar provisiones al final del

año, por considerarse que todos los eventos estimados han tenido que ser
consolidados.

 Pasivos Reales: se originan cuando su valor esta demostrado en un contrato o

cualquier otro documento contable, de igual manera las obligaciones adquiridas
se encuentren plenamente identificadas, entre ellos podemos encontrar, las
obligaciones financieras, los proveedores, las cuentas por pagar, los impuestos
gravámenes y tasas, los bonos y los papeles comerciales.

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CONTABILIDAD III 7

 Pasivos Diferidos: son obligaciones derivadas de los contratos y hacen

referencia a dineros recibidos por arras de una promesa, venta o servicios, que
se cobran de forma anticipada y su utilización esta comprometida con los
resultados que emiten los ejercicios de los siguientes años. Por ejemplo: los
arriendos, las promesas de ventas, las utilidades brutas diferidas y los ingresos
financieros, la suscripción a los periódicos.

 Pasivos Contingentes: son obligaciones sobre las cuales existe incertidumbre

de que sucedan o no; se originan por medio de una situación legal
fundamentada en una demanda civil contra la empresa, por ejemplo: los
embargos y engaños, deudas y obligaciones contractuales.

De igual forma los pasivos se clasifican tradicionalmente en pasivos corrientes y

pasivos a largo plazo.

 Pasivos Corrientes: representan obligaciones exigibles en el curso de un año o

dentro del ciclo de operaciones de la empresa. Estas obligaciones, deben ser
pagadas en el término de un año o al complementarse el ciclo de operaciones,
según el que sea más largo. Por ejemplo: las cuentas por pagar, los
documentos por pagar a corto plazo, los pasivos acumulados (intereses por
pagar, impuesto sobre las ventas por pagar, pasivos de nómina) y el ingreso
recibido por anticipado.

Cuentas por Pagar: estas cuentas están clasificadas en las cuentas

comerciales, son obligadas de corto plazo con proveedores de compras o de
mercancías. Otras cuentas por pagar incluyen pasivos por bienes y servicios
diferentes a mercancía.

Documentos por Pagar: emiten documentos por pagar siempre que se

obtienen préstamos bancarios. Por ejemplo, la compra de finca raíz o equipos
costosos, compra de mercancía, estos documentos por pagar, requieren que
otra persona asuma cargo por intereses, es decir un codeudor.

Porción Corriente de la Deuda a Largo Plazo: comprendidas como deudas a

largo plazo, como por ejemplo, préstamos hipotecarios, son pagaderos en una
serie de cuotas mensuales o trimestrales.

Sobregiros Bancarios: en el momento en que se abre una cuenta bancaria se

originan una serie de operaciones entre el banco y la organización empresaria,
los sobregiros se presentan cuando los cheques girados exceden el valor de lo
depósitos, originándose una obligación con el Banco, y este por lo general
cobra intereses que pueden llegar a ser muy altos.

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CONTABILIDAD III 8

Dividendos por Pagar: representan las utilidades que corresponden a los socios
de la empresa, teniendo en cuenta las disposiciones de la Asamblea General de
Socios, o accionistas, este dividendo se cancela en fechas determinadas.

Gastos Acumulados: son aquellos gastos en que se incurre pero que aún no
han sido cancelados o que no se han vencido en plazo para pagar, de la misma
manera, estos gastos incurren en otros pasivos como lo son, los intereses, los
impuestos prediales, impuestos de renta, salarios, IVA, prestaciones sociales,
entre otros.

Pasivos de Nómina: el costo de la nómina es un gasto que se debe causar

cada 15 días o cada mes según lo dispuesto en las normas internas, a este van
ligadas las prestaciones sociales y extralegales, parafiscales, la retención si se
le aplica de acuerdo con la norma tributaria.

Ingresos Recibidos por Anticipado: cuando un cliente paga por anticipado una
obligación surge un pasivo por ingreso no devengado, es decir se acredita la
cuenta de los pasivos y se debita la cuenta de efectivo.

 Pasivos a Largo Plazo: son aquellas obligaciones que surgen de los gastos más
significativos, tales como la compra de activos fijos en todo su nivel, la
refinanciación de una obligación que se encuentra próxima a vencer, se
recomienda que las transacciones de pasivos a largo plazo sean menores ya
que constituyen un endeudamiento de largo tiempo, en las empresas
normalmente utilizan pocas transacciones, pero por lo general son de grandes
cantidades de dinero, por otra parte se considera que estos pasivos son una
fuente de financiación permanente, como alternativa patrimonial.

Obligaciones que se Refinancian: son aquellas obligaciones que se vencen en

un período determinado por el acuerdo crediticio, que espera sea refinanciado
a largo plazo. Para las entidades financieras es en ocasiones importante la
refinanciación, ya que hace madurar la obligación sin reflejar morosidad. En
ocasiones los Gerentes realizan la refinanciación para de igual forma madurarla
o por otra parte realizar un abono grande a la misma y reducir el monto de
intereses para ser refinanciado con un nuevo cálculo.

Documentos por Pagar por Cuotas: las compras de Activos Fijos, como Finca
Raíz, Terrenos entre otros, se financian mediante un documento en el que se
soporta el pago y el valor de las cuotas1, cuando se termine de pagar se dice
entonces que el préstamo está totalmente amortizado o de lo contrario si no ha
cancelado la última cuota, se deberá cancelar en un término previsto un pago
1
Estos pagos con frecuencia son llamados Servicio de Deuda.

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CONTABILIDAD III 9

global. En estos documentos se pueden elaborar uno para intereses y otro

para capital o uno solo que incluya las dos obligaciones.

Asignación de Pagos por Cuotas a Intereses y al Principal: en esta asignación

se calcula el monto de cada una de las cuotas y los intereses como gasto
mensual hasta el pago total del mismo, de la misma forma que determina la
disminución de la deuda.

Reclasificación del Pasivo

Es un concepto de clasificación del pasivo que consiste en tomar de nuevo los

valores a largo plazo y convertirlos a corto plazo, para que la liquidez de la
empresa sea más real.

1.2 OBLIGACIONES FINANCIERAS

1.2.1 Concepto

Las obligaciones financieras, están comprendidas dentro de los pasivos, por la

factibilidad de obtener recursos ante las entidades financieras, para capital de
trabajo o bienes de capital, para desarrollar proyectos empresariales, entre otros,
estos recursos provienen de un Banco o entidad crediticia mediante compromisos
de recompra de inversiones o de cartera negociada.

Es decir, cuando se habla de obligaciones financieras, se dice que son los

compromisos adquiridos por la empresa por concepto de préstamos obtenidos con
entidades bancarias, cuyo monto deberá cancelarse en el término de la deuda.

Estas obligaciones son soportadas por documentos tales como, el pagaré,

aceptaciones bancarias, cartas de crédito, letras por pagar.

Los pasivos por obligaciones financieras son altamente rentables con un interés
bajo, para la inversión de las acciones a desarrollar, pero en épocas de recesión,
son altamente costosos y aumentan el riesgo de no cancelar a tiempo.

Las obligaciones con bancos nacionales se registran en esta cuenta junto con el
valor de los sobregiros bancarios, que serían uno de los pasivos más exigibles en el
corto plazo, por cuanto los intereses son a tasas más altas de lo normal.

Ejemplo Nº 1. La compañía Argos Ltda., recibe del banco Andino el día 31 de

enero del año 2001, un préstamo bancario con 12 meses de plazo por valor de

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CONTABILIDAD III 10

$12.000.000. Se compromete a pagarlo en cuotas mensuales iguales, con

intereses del 24% anual, pagaderos mes vencido. Este préstamo se abona
directamente en la cuenta corriente.

El registro contable inicial con la recepción del préstamo será:

Bancos $12.000.000
Obligaciones financieras $12.000.000

31/01/01. Registro préstamo en el banco Andino a 12 meses, por valor de

$12.000.000 pagadero mensualmente con intereses del 24% anual.

El día 28 de febrero cuando se vence la primera cuota, entonces, se tendrá abono

al capital: $1.000.000.

Obligaciones financieras $1.000.000

Bancos $1.000.000

28/02/01. Registro pago de la primera cuota al banco Andino.

Cálculo y pago de intereses vencidos del primer mes:

Intereses = capital x tiempo x tasa = $12.000.000 x 30 días x 24% = $240.000

360 360

Intereses bancarios $240.000

Bancos $240.000

28/02/01. Registro del pago de intereses al Banco Andino, mes de febrero.

El 31 de marzo para el pago de la segunda cuota se tendrá:

Abono al capital: $1.000.000

Obligaciones Financieras $1.000.000

Bancos $1.000.000

31/03/01. Registro pago de la segunda cuota al Banco Andino.

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CONTABILIDAD III 11

Cálculo y pago de los intereses vencidos del segundo mes:

El saldo de capital a esta fecha es $11.000.000

Intereses = capital x tiempo x tasa = $11.000.000 x 30 días x 24% = $220.000

360 360

Intereses bancarios $220.000

Bancos $220.000

28/02/01. Registro del pago de intereses al Banco Andino, mes de marzo.

El saldo de la cuenta de obligaciones financieras al cierre del mes de marzo será el

siguiente:

Obligaciones Financieras
Bancos Nacionales

Débito Crédito
Enero 31 – Préstamo $ 12.000.000
Febrero 28 – Abono $ 1.000.000
Saldo a febrero 28 11.000.000
Marzo 31 - Abono 1.000.000
Saldo a marzo 31 10.000.000

1.2.2 Obligaciones en Moneda Extranjera

Lo manejan aquellas empresas que comercializan sus productos al extranjero o al

mismo tiempo compran los insumos en el exterior, recibiendo de tal manera, un
crédito para el pago de sus obligaciones. A pesar de que la negociación sea con el
extranjero, se debe estimar en pesos colombianos el costo de la adquisición y
registrarse a la tasa de cambio oficial, aunque el pago si se debe realizar con
moneda extranjera.

La devaluación es un factor que puede afectar dependiendo de su comportamiento

ya que origina aumentos en la tasa de cambio. Los saldos pendientes al final del
período de pago deberán ajustarse al tipo de cambio oficial de esa fecha, lo cual
nos indica que el valor de la compra al momento de registro del pasivo, varía
según la tasa cambiaria.

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CONTABILIDAD III 12

Al igual que las obligaciones contraídas con bancos nacionales en moneda

extranjera, el saldo debe ajustarse al finalizar cada ejercicio, con base en la tasa
representativa (en Colombia) o tasa de cambio en otros países.

Ejemplo Nº 2. Representaciones Zerdan Ltda., recibe el 1 de marzo del año 2001,

del banco Latinoamericano de Los Ángeles, un préstamo por valor de US $14,400,
con plazo de 12 meses, con cuotas mensuales pagaderas mes vencido. El
préstamo se abonó en cuenta corriente.

Supóngase para efectos del ejercicio, una tasa de cambio por dólar en marzo 1 de
$1500, en marzo 31 $1520 y en abril 30$1540.

Para efectuar el registro atendiendo el principio de la unidad de medida, debe

convertirse ese valor en pesos.

Entonces se tiene:

Valor del préstamo US $14,400 x $1500 = $ 21.600.000. Su registro contable será

el siguiente:

Bancos $21.600.000
Obligaciones financieras Bancos del $21.600.000
Exterior

1/03/01. Registro del préstamo obtenido en el banco Latinoamericano de Los

Ángeles por valor de US $14.400 a 12 meses.

Según la dinámica de la cuenta, al cierre del mes de marzo debe efectuarse la

conversión o ajuste de la obligación a la tasa representativa vigente en esa fecha.

Valor del dólar al momento del registro inicial de marzo 1 $1500

Valor del dólar al cierre del 31 de marzo $1520
Diferencia en cambio por dólar $20

El valor del ajuste se calcula así:

Valor de la obligación: US $14400 x 20 =$288.000.

Este ajuste, a no ser que esa obligación corresponda a un activo financiado o que
deba capitalizarse, se registrará como un gasto financiero o un ingreso,
dependiendo de si la variación es favorable o negativa, y como contrapartida se
registrará un mayor o menor valor de la obligación.

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CONTABILIDAD III 13

El registro contable en este caso será el siguiente:

Gasto financiero por diferencia en $288.000

cambio
Obligaciones financieras Banco $288.000
del exterior

31/03/01. Registro del ajuste por la diferencia en cambio de la obligación

financiera con el banco Latinoamericano de Los Ángeles.

El 1 de abril se cancela la primera cuota así:

Valor de la obligación: US $14.400/12 meses = US $ 1,200 mensuales.

US $ 1,200 x 1.520 = $ 1.824.000.

Obligaciones financieras bancos $1.824.000

del exterior
Bancos $1.824.000

1/04/01. Registro del pago de la primera cuota del crédito al banco

Latinoamericano de Los Ángeles.

Al cierre del mes de abril se registra el mismo ajuste, de la siguiente manera:

Valor del dólar al cierre del 31 de marzo $1.520

Valor del dólar al cierre del 30 de abril $1.540
Diferencia en cambio por dólar $20

Saldo de la obligación luego del primer abono: US $13.200 x 20 = $264.000.

Gastos financieros por diferencia $264.000

en cambio
Obligaciones financieras banco $264.000
del exterior

30/04/01. Registro del ajuste por la diferencia en cambio de la obligación

financiera con el banco Latinoamericano de Los Ángeles.

El movimiento de esta cuenta hasta el 30 de abril puede observarse en la siguiente

cuenta T:

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CONTABILIDAD III 14

Obligaciones Financieras
Bancos del Exterior

Débito Crédito
Marzo 1 Préstamo 21.600.000
Marzo 31 Ajuste diferencia en cambio 288.000
Marzo 31 Saldo ajustado 21.888.000
Abril 1 Abono obligación 1.824.000
Abril 30 Ajuste diferencia en cambio 264.000
Abril 30 Saldo ajustado 20.328.000

Como se ve, el saldo ajustado realmente corresponde a US $13.200 x 1540 que es

la tasa representativa al cierre de abril 30.

En este grupo de obligaciones financieras también pueden incluirse las

obligaciones hipotecarias, las obligaciones con compañías de financiamiento
comercial y demás corporaciones o entidades financieras, las cuales tienen
tratamiento similar.

1.2.3 Cartas de Crédito

Es un documento que se utiliza en el comercio internacional para notificar al

exportador la existencia de fondos disponibles en un Banco por un valor
determinado, para que este pueda obtener dinero, cumpliendo fielmente con las
instrucciones de la carta de crédito, la cual requiere la presentación de una prueba
al Banco, donde especifique el envío de los bienes que han sido embarcados,
asegurados e inspeccionados en la forma detallada de la carta de crédito.

1.2.4 Aceptaciones Financieras

Las aceptaciones Bancarias o Financieras son los compromisos que asume un

Banco para responder por una letra de cambio aceptada por él para su cancelación
al vencimiento, la cual se puede o no originar en crédito documentario que es un
convenio mediante el cual el Banco efectuará los pagos o autorizará a otros Bancos
para que lo realicen.

1.3 PROVEEDORES

1.3.1 Concepto

Los proveedores son designados por la cuenta del pasivo como las deudas
pendientes con las personas o entidades que proveen los recursos necesarios para

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CONTABILIDAD III 15

la empresa y se dan a corto o largo plazo dependiendo del pedido, pero casi
siempre se dan a corto y con cero intereses corrientes, claro que si se atrasa en un
pago se causarían intereses de mora, pero no todas las empresas tienen estas
exigencias.

Estos proveedores tienen un gran poder sobre los destinos de la empresa, ya que
son los que determinan las condiciones del crédito, ponen los precios a los
productos, despachan y generan las condiciones de pago de los fletes dependiendo
de las políticas de la empresa. Es notable, la gran cantidad de operaciones en las
que interviene esta cuenta durante el ejercicio contable de un período determinado
y por lo tanto se debe ejercer un control estricto para la consecución de sus pagos.

Por otra parte, el cumplimiento de los proveedores constituye una gran utilidad
para las empresas, ya que disminuye los gastos financieros por el costo de
oportunidad que implican altos inventarios. De la misma manera, tenemos
clasificados a los proveedores de acuerdo con su localización.

1.3.2 Contabilizaciones

Proveedores Nacionales

Utilizado comúnmente para las relaciones con terceras personas que suministran
insumos (mercancías) para la producción, para la venta al por mayor y al menor
en negocios.

En el momento de comprar la mercancía, se realiza el siguiente asiento:

Ejemplo Nº 3. El 3 de Enero la empresa SURTI MAX, compra mercancías por

$15.000.000 más el IVA del 16% y la empresa al contabilizar la obligación causa la
retención del 3%, para este ejemplo:

[Link].03 Mercancías no fabricadas $15.000.000

por la Empresa.
IVA $2.400.000
Proveedores Nacionales $16.950.000
Retención en la Fuente $450.000

 El día 3 de Febrero cancela la deuda con los proveedores, ya que este día se
vence el plazo del crédito de la mercancía y se registra de la siguiente manera:

3. Feb. 03 Proveedores Nacionales $16.950.000

Bancos (Bco. Bogotá) $16.950.000

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CONTABILIDAD III 16

“En la cuenta de Proveedores Nacionales, solo se generan descuentos o

disminución del pasivo en caso de cancelación anticipada o de lo contrario si se
cancela muy tarde se cobran intereses moratorios.”

Proveedores Extranjeros

En esta cuenta se registra el valor de las obligaciones contraídas por el ente

económico con proveedores del exterior, por la compra de bienes o insumos en
empresas del exterior o la adquisición de dineros para inversión, con entidades
Bancarias externas.

Esta cuenta, en moneda extranjera debe reexpresarse al final del ejercicio por la
diferencia en cambio que resulte.

Ejemplo Nº 4. El Almacén Trigo y Miel, importó mercancías el 1 de diciembre de

2002 por US $10.000 y acordó con su proveedor la cancelación en Enero 31 de
2003. Los intereses son del 12% anual pagadero con el principal. El almacén
cierra libros al finalizar el año 2002. Las tasas de cambio eran las siguientes:

Diciembre 1, 2002 $1.200

Diciembre 31, 2002 $1.206
Enero 31, 2003 $1.300

El registro de la compra debe realizarse por su precio de adquisición en pesos, de

la siguiente manera:

Inventario de mercancía $12.000.000

Cuentas por pagar al Exterior $12.000.000

1/12/02. Registro de importación de mercancías por valor de $12.000.000.

La compra se realizó por US $10.000 y la cotización oficial del dólar era de $1.200,
el registro se hace por un total de $12.000.000.

Al cierre de libros de Diciembre 31 el Almacén debe los mismos US $ 10.000, pero

adquirir cada dólar le va a costar $100 más, razón por la cual debe ajustar en
$60.000 el pasivo por la diferencia en la tasa de cambio. Este ajuste origina un
mayor valor a la cuenta de inventarios, así:

Inventario de mercancías $60.000

Cuentas por pagar al exterior $60.000

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CONTABILIDAD III 17

31/12/02. Registro de la diferencia en cambio como un mayor valor de los

inventarios adquiridos.

Si el Almacén hubiera vendido esta mercancía, se carga como mayor valor al costo
de mercancía vendida en lugar de Inventarios, de la siguiente manera:

Costo de la mercancía vendida $60.000

Cuentas por pagar al exterior $60.000

31/12/02. Registro de la diferencia en cambio como un mayor valor de la

mercancía vendida.

Para efectos de declaración de renta, los ajustes por diferencia de cambio

originados en las obligaciones exigibles en divisas extranjeras constituyen costos
deducibles, siempre y cuando se certifiquen en la declaración de los asientos,
realizados por el contador y aprobados por el Revisor Fiscal.

Al 31 de diciembre, la empresa también debe causar el interés correspondiente a

diciembre según la siguiente fórmula: US $10.000 x .12 x 1/12 x $1.206:

Gasto por intereses $120.600

Intereses por pagar $120.600

31/12/02. Registro de la causación de intereses.

Se puede apreciar, que los intereses no se capitalizaron a la cuenta de inventarios

ni afectan el Costo de la mercancía vendida, constituyen simplemente un gasto
financiero.

Al momento de cancelar la deuda el 31 de Enero de 2003, se debe ajustar el

pasivo en $4 más por cada dólar de deuda para que al momento de desembolsar
el dinero de la caja refleje el nuevo aumento de la tasa de cambio entre diciembre
31 y Enero 31. Suponiendo que la mercancía no se ha vendido.

Inventario de mercancías $40.000

Cuentas por pagar al exterior $40.000

31/01/03. Registro de la cancelación de la deuda y reflejando al diferencia en

cambio.

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CONTABILIDAD III 18

El registro correspondiente a la cancelación de la deuda será:

Cuentas por pagar al exterior $12.100.000

Bancos $12.100.000

31/01/03. Registro de la cancelación de la deuda en el exterior.

La obligación con el exterior se registro inicialmente por $12.000.000, ésta se

aumento en $60.000 en diciembre 31 y en $40.000 en enero 31, razón por la cual
el desembolso se realiza por $12.100.000, de igual forma deberá cancelar la deuda
de intereses que a 31 de diciembre de 2002 por $120.000, cada uno de los dólares
liquidados en esa fecha $1.206 valen ahora $6 más, razón por la cual deben
ajustarse unos intereses por pagar en diciembre 31 a la tasa de cambio de enero
31 y luego calcular los intereses correspondientes a enero. Los intereses por
pagar a enero 31 se calculan así: US $100 x 94 + US $10.000 x .12 x 1/12 x
$1.300 = 139.400, el asiento de ajuste sería de la siguiente manera:

Gasto por intereses $139.400

Intereses por pagar $139.400

31/01/03. Registro del ajuste de los intereses por pagar.

El asiento del pago de los intereses por $250.500 (US $10.000 x .12 x 2/12 x
$1.300) debe coincidir con el valor acumulado en la cuenta Intereses por pagar a
Diciembre 31 ($120.600) y a Enero 31 ($139.400), es decir, $260.000:

Intereses por pagar $260.000

Bancos $260.000

31/01/03. Registro de la cancelación de los intereses acumulados por pagar a

enero 31 de 2003.

Para las diferencias de cambio debemos tener en cuenta los siguientes elementos
que tienen grandes repercusiones en los estados financieros:

 Cuando el pasivo de proveedores se da por medio de la compra de bienes

llamados activos fijos para el servicio de la misma empresa, por la diferencia
de cambio, se llevará como mayor valor al costo histórico, se le puede de la
misma manera aplicar la depreciación siempre y cuando no se haya usado.
 Cuando el activo fijo se encuentra en funcionamiento, dicho ajuste debe
realizarse al final del período contable.

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CONTABILIDAD III 19

 Cuando el pasivo de proveedores se da por la compra de bienes para la venta,

entonces el mayor valor se hará por parte del costo de las mercancías, ya
cuando estas hayan sido vendidas se llevará al estado de resultados

1.4 CUENTAS POR PAGAR

1.4.1 Concepto

Las cuentas por pagar son aquellas que se generan por la administración o firma
de contratos de diferentes conceptos como, el suministro de bienes y obras
materiales, los honorarios, los servicios de mantenimiento, servicios públicos,
arriendos, los salarios, las obligaciones con los asociados y demás directivos, las
retenciones el IVA que se le hace a las leyes fiscales, entre otros.

Los documentos y las cuentas por pagar, representan todas y cada una de las
obligaciones a cargo de la entidad, que se originan por medio de bienes y
servicios, clasificando cada una de estas obligaciones dependiendo de su grado de
importancia, ya que por ejemplo, las cuentas por pagar deben estar separadas de
los proveedores de materia prima y de mercancías y reservarlas para los gastos
operativos o de apoyo a la producción.

Las cuentas por pagar, se entienden como todas las obligaciones que se tienen
con terceros, por conceptos diferentes a la actividad principal, por ejemplo, fletes,
acarreos, arrendamientos, servicios públicos, reparaciones, compra de activos para
el uso de la empresa, retefuente por los anteriores conceptos. Se deben registrar
por separado las obligaciones de importancia, tales como las que existan a favor
de proveedores, vinculados económicos, directores, propietarios del ente y otros
acreedores.

Cuentas Corrientes Comerciales

Hace referencia a una cuenta abierta a favor de un tercero, que da facilidad al

acceso de los elementos que la empresa usa en el curso normal de un negocio,
para su efecto debe existir un contrato de cuenta corriente, como lo indica el
código de comercio, en lo referente a los contratos y su celebración, de la
siguiente manera:

“El contrato (en general) es un acuerdo de dos o más partes para constituir,
regular o extinguir entre ellas una relación jurídica patrimonial y salvo estipulación

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CONTABILIDAD III 20

en contrario, se entenderá celebrado en el lugar de residencia del proponente y en

el momento en que éste reciba la aceptación de la propuesta.2

“En virtud del contrato de cuenta corriente, los créditos y débitos derivados de las
remesas mutuales de las partes se considerarán como partidas indivisibles de
abono o de cargo en la cuenta de cada cuenta corriente, de modo que solo el
saldo que resulte a la clausura de la cuenta constituirá un crédito exigible”.

La clausura y la liquidación de la cuenta en los períodos de cierre no producirán la

terminación del contrato, sino en los casos previstos en el Art. 1261.3

Dentro de las cuentas por pagar tenemos las siguientes:

 Las Obligaciones Financieras

Son todos aquellos compromisos adquiridos por la empresa por concepto de

préstamos bancarios, cuyo monto debe cancelarse según los plazos previstos en el
crédito, es decir, se involucra de igual forma a todos los documentos que verifican
la autenticidad del préstamo, como lo son, las aceptaciones bancarias, los pagarés,
las cartas de crédito, entre otros, en los cuales se encontrarán todas las
especificaciones sobre plazos y tasas de interés.

 Los Gastos por Pagar

Son todos aquellos desembolsos que la empresa al final de mes o al final de un

período específico debe realizar, entre ellos encontramos, los servicios públicos, el
teléfono, el arriendo, salarios con sus respectivos intereses.

 Los Ingresos Recibidos por Anticipado

Son dineros que se reciben con anterioridad, por la prestación de un servicio,

dando origen a un compromiso por parte de la empresa y son clasificados como
pasivos corrientes.

 Aportes de Nómina

Son todos los aportes que cada empleado está obligado a aportar mensualmente a
instituciones que prestan servicios sociales a los trabajadores, los llamados
parafiscales, SENA, ICBF y las Cajas de Compensación Familiar, el ISS o las

2
Art. 864 de Código de Comercio.
3
Art. 1.245. del Código de Comercio.

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CONTABILIDAD III 21

entidades promotoras de salud y los fondos de pensiones, estos aportes se

calculan tomando en cuenta el ingreso mensual de nómina de cada empleado.

CUENTAS POR PAGAR

OBLIGACIONES FINANCIERAS GASTOS POR PAGAR

PRESTAMOS DE SOCIOS

INGRESOS RECIBIDOS POR

ANTICIPADO

APORTES DE NÓMINA

 Préstamos de Socios

Es de gran importancia, tener en cuenta que este pasivo lo debemos analizar de

manera separada, ya que hay socios contribuyentes y otros no contribuyentes del
impuesto de renta. Para ello la norma fiscal establece como “no contribuyentes”
a las personas naturales o jurídicas que no se encuentran gravadas con el
impuesto de renta, aun cuando perciban ingresos o posean bienes y de la misma
manera determina la vinculación económica, cuando se presenta cualquier
situación de dirección o control económico, financiero y administrativo.

Las contribuciones que corresponden a cada institución se liquidan así:4

 Aportes para salud: reglamentado por la ley 100 de 1993 para regular el
servicio público en salud y de igual forma crear condiciones de acceso al
servicio en cada uno de sus niveles de atención.
 Aportes para pensiones: este sistema tiene como fin garantizar el amparo
contra contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte, mediante

4
En este punto se deben tener en cuenta las disposiciones de ley para cada año, en cuanto a
deducciones de salario se refiere.

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CONTABILIDAD III 22

el reconocimiento de pensiones y prestaciones tomando en cuenta la

normatividad comprendida en la ley 100 de 1993, específicamente el Art. 10.
 Retención en la fuente: es el valor que el empleador descuenta mensualmente
a los trabajadores por concepto del impuesto causado sobre el 70% de los
pagos gravables originados en la relación laboral, teniendo en cuenta que no
todos los trabajadores se les debe aplicar la retención, ya que esta está
determinada por el monto del salario devengado, según la tabla de base de
retención fijada para este año.
 Descuentos voluntarios: son todos aquellos que comprenden los autorizados
libremente por el trabajador, por concepto de cooperativas, fondos de
empleados, juzgados, etc.
 Aportes parafiscales: son los aportes que se deben descontar por ley
mensualmente de la nómina del trabajador para beneficio de las entidades del
estado.

A continuación, se describe el cuadro de aportes de nómina:

El total devengado de la nómina de la Señora Maria Eugenia Saldarriaga, Tesorera

de la empresa es de $664.000, el auxilio de transporte es de 37.500, los aportes
son:

ENTIDAD FÓRMULA VALOR

Salud (EPS) 664.000 – 37.500 x 12% x 2/3 50.120

Riesgos Profesionales (ARP) 664.000 – 37.500 x 0.522% 3.270
Fondo de Pensiones 664.000 – 37.500 x 13.5% x 75% 63.433
I. C. B. F 664.000 – 37.500 x 3% 18.795
Sena 664.000 – 37.500 x 2% 12.530
Cajas de Compensación 664.000 – 37.500 x 4% 25.060
Familiar.

1.4.2 Contabilizaciones

Las cuentas por pagar comprenden como anteriormente se había dicho, todas las
obligaciones financieras, tales como cuentas corrientes comerciales, a compañías
vinculadas, a contratistas, órdenes de compra por utilizar, costos y gastos por
pagar, acreedores oficiales, regalías por pagar, retención en la fuente, retención y
aportes de nómina, cuotas por devolver y acreedores varios, entre otros.

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CONTABILIDAD III 23

Cuando se habla de cuentas corrientes comerciales se dice entonces que en su

contabilización, se registrará el valor adecuado por el ente económico a favor de
terceros, por diferentes conceptos a los proveedores y obligaciones financieras,
con los que se mantiene un contrato teniendo en cuenta los términos previstos.

Se acredita por el valor de las facturas por compras o servicios recibidos o por los
dineros recibidos y por el valor del ajuste por diferencia en cambio o pacto de
reajuste, si es el caso.

Se debita por el valor de las facturas por ventas de bienes y servicios, por el valor
de dineros entregados y por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los
saldos en moneda extranjera.

Ejemplo Nº 5. Los siguientes suministros de aseo y varios que hace Distribuciones

el Ramal Ltda., el 30 de Junio de 2003, por valor de $125.000 a la empresa Social
Industrias S.A.:

Elementos de aseo y cafetería $100.000

Otros gastos $25.000
Cuentas corrientes comerciales $121.250
Retención en la fuente $3.750

30/06/03. Registro de la compra de suministros de aseo y varios.

Ejemplo Nº 6. El pago de los Honorarios a un abogado por la elaboración de los

proyectos de vías públicas para el Municipio de los Patios fue por $400.000;
retención en la fuente del 6%., el día 8 de Mayo de 2003.

Honorarios $400.000
Bancos $376.000
Retención en la fuente $24.000

8/05/03. Registro del pago de honorarios al abogado por elaboración del proyecto
vías públicas.

Ejemplo Nº 7. El siguiente contrato de obra material, realizada por el Ing. Jaime

Cardozo, por valor de $30.000.000, con un anticipo del 50% para iniciar la obra y
efectuada en dos entregas, a la empresa Social Ltda.

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CONTABILIDAD III 24

Anticipos a contratistas $15.000.000

Bancos $14.850.000
Retención en la fuente $150.000

10/04/03. Registro del anticipo de contrato al Ing. Jaime Cardozo.

Los registros contables que nos muestran la terminación del contrato, para el día
10 Junio de 2003, consisten en cancelar el resto del contrato y recibir totalmente la
obra, de la misma manera que los materiales comprados, otros elementos y la
cuenta de anticipos.

Construcciones y edificaciones $30.000.000

Anticipos a contratistas $15.000.000
Bancos $14.850.000
Retención en la fuente $150.000

10/06/03. Registro de la terminación del contrato y su cancelación.

1.4.3 Repaso de Retenciones en la Fuente

La retención en la fuente se convierte en un mecanismo de recaudo de impuestos

directos de período, es decir, cuando se grava directamente el dinero en cabeza
del contribuyente de quien se pretende el pago y este a su vez no está en
disposición económica de trasladar dicho impuesto hacia otro contribuyente.

De manera más clara, es un mecanismo de recaudo anticipado de los impuestos

de renta y complementarios, por el cual, una persona (retenedor), deduce a otra
(retenido) un porcentaje determinado del valor a pagar al contado o a crédito, en
compras o servicios, con el fin de consignarlo en un Banco autorizado para
recaudar impuestos en nombre de la DIAN (Dirección Nacional de Impuestos y
Aduanas Nacionales).

 Agentes Retenedores: son aquellas personas jurídicas y las sociedades de

hecho, que se encuentran obligadas a realizar retención por diversos conceptos
emitidos por ley. Las personas naturales, por salarios e ingresos laborales
gravables, loterías, rifas, apuestas y similares, vena o enajenación de activos
fijos diferentes de bienes raíces, entre otros.

 Obligaciones de los agentes retenedores: los agentes retenedores deben

retener, consignar oportunamente el dinero recaudado para no incurrir en
sanciones, expedir certificados sobre las retenciones practicadas.

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CONTABILIDAD III 25

 Agente Autoretenedor: la administración tributaria autoriza a ciertos

contribuyentes, que manejan un gran volumen de operaciones, que resultan
retenidos por diversidad de conceptos, que sean estos autoretenedores, a los
cuales no se les practica retención en la fuente.

Los registros en el libro auxiliar de retención, deben estar de acuerdo a la norma

tributaria actual para evitar requerimientos de la Administración. Es importante
tener en cuenta los siguientes aspectos:

 Sujeto Pasivo: es aquella persona ya sea natural o jurídica, sobre la cuál

recaen las normas del Estado.

 Base de Retención: la base para practicar la retención, es la totalidad o valor

bruto del pago o abono a cuenta efectuado. Pero, de la misma manera se
debe tener en cuenta el concepto de la retención, ya que algunos tienen
normas especiales para el cálculo de la base al momento de aplicar la tarifa.

 Personas Naturales: aquellas que tengan calidad de comerciantes, y que

tengan un patrimonio determinado por sus ingresos brutos superiores a un
valor determinado en la norma tributaria, estas personas se les debe aplicar la
retención.

La contabilidad de la retención en la fuente debe ser acreditada por todos los

factores a los cuales se les aplica la tarifa dependiendo de los diferentes
conceptos: laboral, honorarios, dividendos, servicios, rendimientos financieros,
etc., y se debita por concepto de pago que se hace ante el Banco por el valor de la
declaración de retención o por la devolución de las mercancías, proveedores y
servicios.

La norma fiscal establece los conceptos sobre los cuales debe aplicarse la retención
en la fuente, el porcentaje de retención, la base para el cálculo, quién debe
efectuarla y quién se debe retener en la fuente.

Conceptos Sujetos a Retención

 Ingresos Laborales: por pagos originados en la relación laboral, o legal y

reglamentaria, en conceptos como sueldos, horas extras, recargos nocturnos,
recargo dominical, participación de utilidades, porcentaje sobre ventas, sobre
sueldos, comisiones, bonificaciones ocasionales y extralegales, salario integral,
prima mínima legal de servicios para el sector público o prima de navidad para
el sector público y reembolsos de gastos. Base sometida a la retención: 70%
del valor pagado y se calcula en forma independiente.

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CONTABILIDAD III 26

Ejemplo Nº 8. El señor Nelson Urrego recibe salario por $1.645.000 más

comisiones en ventas, por el valor de $580.000, para un total de $2.225.000. Base
de liquidación retención = $2.225.000 x 0.75 = 1.668.750.

Anualmente el gobierno expide una tabla con el valor de la liquidación; a esta

persona se le aplica el porcentaje de retención y se obtiene el valor
correspondiente a la retención.

En este caso, para la retención en la fuente en 2003 de $1.668.750 le

corresponde: el rango entre $1.650.001 - $1.700.000 es decir $35.000.

El registro contable será el siguiente:

Gastos de personal $2.225.000

Bancos $2.190.000
Retención en la fuente por pagar $35.000

 Retención en la fuente por honorarios, comisiones, servicios y arrendamientos:

están sometidos a retención en la fuente los pagos o abonos en cuenta por
concepto de honorarios, comisiones, servicios y arrendamientos. Se entiende
por honorarios la remuneración a la actividad, prestación o trabajo realizado
por una persona natural sin vínculo laboral o jurídico que genera una
contraprestación en dinero o en especie.

 Retención en la fuente por concepto de honorarios: es una suma equivalente

al diez por ciento (10%) del respectivo pago o abono en cuenta, para
cualquier cuantía.

Ejemplo Nº 9. Serdan S.A. pagó $1.230.000 por concepto de honorarios a una

firma local de abogados.

El registro contable del retenedor será el siguiente:

Gastos honorarios $1.230.000

Bancos $1.107.000
Retención en la fuente por pagar $123.000

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CONTABILIDAD III 27

El registro contable del retenido será el siguiente:

Caja $1.107.000
Anticipos fiscales $123.000
Ingresos por servicios $1.230.000

 Retención en la fuente por servicios: los pagos o abonos en cuenta por

concepto de servicios tienen establecida una retención en la fuente del seis por
ciento (6%), sobre cuantía superior a $66.000.

Ejemplo Nº 10. La compañía Acomoda Ltda., pagó $1.350.000 por concepto de

servicio de aseo y mantenimiento de maquinaría.

El registro contable del retenedor será el siguiente:

Gastos de mantenimiento $1.350.000

Bancos $1.269.000
Retención en la fuente por pagar $81.000

El registro contable del retenido será el siguiente:

Caja $1.269.000
Anticipo de renta $81.000
Ingreso por servicios de manto. $1.350.000

 Retención en la fuente comisiones: los pagos o abonos en cuenta por

concepto de comisiones están sometidos a retención en la fuente. Tienen una
tarifa del 10%, sobre el valor total de la operación.

Comisión es la retribución que se hace a quien realiza un negocio o un encargo por

cuenta ajena, pero sin vínculo laboral, con la promesa de pagarle un valor fijo o un
porcentaje en la transacción.

Ejemplo Nº 11. La compañía Solares Ltda., pagó comisiones a calzado 2000 Ltda.,
por venta de mercancías en consignación por $650.000.

El registro contable del retenedor será el siguiente:

Gastos de ventas $650.000

Bancos $585.000
Retención en la fuente por pagar $65.000

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CONTABILIDAD III 28

El registro contable del retenido será:

Caja $585.000
Anticipos fiscales $65.000
Ingresos por servicios $650.000

 Retención en la fuente por rendimientos financieros: para los pagos o abonos

en cuenta que realicen las personas jurídicas, las sociedades de hecho y las
personas naturales por concepto de rendimientos financieros, como intereses,
beneficios, ganancias, descuentos o diferencias entre el valor invertido y
aportado, la tarifa general de retención es del 7% sobre el valor pagado o
abono en cuenta: o lo que es lo mismo, el 10 % por el 70% del valor bruto del
pago o abono en cuenta.

Ejemplo Nº 12. Calzado 2000 Ltda., pagó $1.250.000 por rendimientos financieros
por inversiones.

El registro contable del retenedor será el siguiente:

Gastos financieros $1.250.000

Bancos $1.125.000
Retención en la fuente por pagar $125.000

El registro contable del retenido será el siguiente:

Caja $1.125.000
Anticipo de renta $125.000
Ingresos financieros $1.250.000

Auto - Retenedores

Cuando la persona jurídica beneficiaria del pago o abono en cuenta tiene un gran
número de retenedores, podrá solicitarse a la DIAN autorización para auto -
retenerse por concepto de ventas, honorarios, comisiones, servicios, etc. Es decir,
para practicarse su propia retención en la fuente.

Ejemplo Nº 13. Calzado Ltda., vende mercancías por valor de $1.000.000, más el
IVA del 16%, el vendedor es auto - retenedor.

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CONTABILIDAD III 29

Su registro contable será el siguiente:

Clientes $1.160.000
Anticipos fiscales $30.000
Ventas $1.000.000
IVA por pagar $160.000
Retención en la fuente por pagar $30.000

 Retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas: en Colombia desde el

año 1996, se estableció la retención en la fuente sobre los pagos o abonos en
cuenta que se efectúen por impuesto sobre las ventas con una tarifa del 50%,
salvo que se trate de la prestación de servicios separados contratados con
personas o entidades sin residencia o domicilio en el país, en empresa, o la
retención será del 100% del valor del impuesto (artículo 510 del Estatuto
Tributario).

A quienes no se aplica:

No se debe aplicar retención en el impuesto sobre las ventas en los siguientes

casos:
 Cuando la prestación de servicios y sobre compras gravadas sea inferior a la
base establecida.
 Responsables del régimen común que sean catalogados como grandes
contribuyentes.
 Entidades estatales.

La retención en la fuente se aplica en los siguientes casos:

 El gran contribuyente a los responsables del régimen común que no sean

grandes contribuyentes y a todos los responsables del régimen simplificado.
 En todas las transacciones con régimen simplificado, no hay retención efectiva
al proveedor. Solamente se contabiliza retención aplicando al IVA por pagar.

Agentes retenedores: son agentes retenedores los responsables del régimen

común, quienes tienen las mismas obligaciones:

 Discriminación en todas las facturas del impuesto sobre las ventas.

 Efectuar la retención
 Consignar mensualmente los dineros recaudados
 Expedir certificados bimestrales a los retenidos.

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CONTABILIDAD III 30

Ejemplo Nº 13. Súper tiendas 2000 Ltda., responsable del régimen común y gran
contribuyente, compra mercancías por valor de $1.000.000 más IVA a un
responsable del régimen común.

El registro contable será el siguiente:

Inventarios $1.000.000
IVA por pagar $160.000
Bancos $1.050.000
Retención en la fuente $30.000
IVA retenido $80.000

El registro contable del retenido será el siguiente:

Caja $1.050.000
Anticipos fiscales $30.000
Anticipos fiscales (IVA) $80.000
Ventas $1.000.000
IVA por pagar $160.000

Ejemplo Nº 14. Súper tiendas 2000 Ltda., responsable del régimen común,
compra mercancías por valor de $4.000.000 a crédito a un responsable del
régimen simplificado.

El registro contable del retenedor será el siguiente:

Inventarios $4.000.000
IVA por pagar $320.000
Proveedores $3.880.000
Retención en la fuente por pagar $120.000
IVA retenido $320.000

El registro contable del retenido será el siguiente:

Clientes $3.880.000
Anticipos fiscales $120.000
Ventas $4.000.000

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CONTABILIDAD III 31

CICLO DE LA
RETENCIÓN EN
LA FUENTE

DEBITOS
CRÉDITOS

CONTRATOS SUELDOS Y LABORAL

ANULADOS

HONORARIOS Y
DIVIDENDOS
DEVOLUCIONES EN
COMPRAS

SERVICIOS Y
RENDIMIENTOS
PAGOS A LA DIAN FINANCIEROS

COMISIONES,
RIFAS,
ARRENDAMIENTOS
REMESAS AL
EXTERIOR
PATRIMONIO

1.5 IMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASAS

1.5.1 Concepto

Comprenden todos los pagos realizados tanto al fisco Nacional como al Municipal,
por el hecho de tener vigente la matrícula mercantil del negocio para cada uno de
los sectores económicos. El impuesto de renta y complementarios se calcula sobre
el estado de resultado final, una vez depurada la renta con los ingresos no
constitutivos de renta y los gastos no aceptados por la DIAN, aplicando la tabla de
intervalos de renta para personas naturales o con la tarifa para las sociedades
comerciales.

El IVA (impuesto a las ventas por pagar), es el resultado neto del impuesto
generado en la comercialización de los productos y el impuesto descontado o
pagado en la adquisición de los mismos.

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CONTABILIDAD III 32

El Impuesto de Industria y Comercio, son tarifas que le corresponden determinar a

cada uno de los Municipios y concejos, tomando en cuenta el grado de desarrollo
que desean lograr en sus localidades. El impuesto predial, corresponde recaudarlo
a todos los Municipios sobre todos aquellos bienes inmuebles, tanto urbanos como
rurales.

El Impuesto de Renta y Complementarios, representa las obligaciones que se

deben transferir al estado o alguna de las entidades que lo conforman, se deben
realizar cada uno de los registros por separado, como lo determinan las normas
legales que los rigen. El impuesto por pagar es un pasivo constituido por los
montos razonablemente estimados para el período anual.

La legislación tributaria establece que los contribuyentes están obligados a pagar

un 75% del impuesto de renta como anticipo, determinado en su liquidación
privada, con el nombre de anticipo de impuesto de renta del año siguiente
gravable.

Se debe causar una provisión para impuestos, teniendo en cuenta todos los
presupuestos tributarios que estén vigentes, para reflejar al final de cada mes la
responsabilidad que se tiene para con el Estado por concepto de impuestos.

Ejemplo Nº 15. La compañía Argos Ltda., al cierre del año 02, obtuvo utilidades
por valor de $20.000.000 antes de impuestos.

Durante el mismo año, los clientes le retuvieron a titulo de impuesto de renta, un

valor de $2.500.000.

Supóngase que la compañía presentó su declaración de renta por el año gravable

del año 02, el 16 de marzo del año 01 y pagó el saldo a su cargo en ese momento.

En primer lugar, al cierre del año 02 debe contabilizarse el valor del pasivo
estimado del impuesto de renta de acuerdo con las utilidades y con la tarifa
establecida, en este caso del 35%, de la siguiente forma:

Cálculo de la provisión del impuesto de renta por el año gravable de 02:

Valor de las utilidades $20.000.000

Tarifa del impuesto de la renta 35% (para este caso)
Valor estimado del impuesto $7.000.000

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CONTABILIDAD III 33

El registro contable de esa provisión será el siguiente:

Impuesto de renta $7.000.000

Impuesto de renta por pagar $7.000.000

Con este registro se afectan los resultados del año 02 y queda una utilidad neta
por distribuir de $13.000.000.

Para determinar el valor por pagar en el momento de la presentación de la

declaración de renta, deben aplicarse los valores retenidos a titulo de impuesto de
renta así:

Impuesto de renta por pagar $2.500.000

Retención a favor $2.500.000

El saldo neto que debe pagarse en el momento de presentar la declaración

quedará entonces en $4.500.000.

Impuesto de renta por pagar $4.500.000

Bancos $4.500.000

El movimiento de esta cuenta se detalla en la siguiente cuenta T:

Impuesto de Renta por Pagar

Diciembre 31 Provisión impuesto 7.000.000

Marzo 31 Aplicamos los anticipos 2.500.000
Marzo 31 Pago del impuesto 4.500.000
7.000.000 7.000.000
Saldo - 0 -

1.5.2 Contabilizaciones de Impuestos a las Ventas

Son responsables del impuesto a las ventas, los comerciantes y quienes realicen
actos similares a ellos, los importadores y quienes presten servicios, su causación
se efectúa en la fecha de la emisión de la factura de venta o de la prestación del
servicio o de la nacionalización de las importaciones, la base gravable es el valor
total de la operación ya sea de contado o a crédito. Determina entonces la tarifa
general del impuesto sobre las ventas y los servicios con un 16%, salvo las
excepciones contempladas en la norma tributaria (productos con IVA).

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CONTABILIDAD III 34

Procedimiento Contable

Este proceso depende del régimen al cual se sometan los responsables del
impuesto a las ventas, sea régimen simplificado o régimen común.

Para “régimen simplificado”, los responsables del IVA son las personas naturales,
que tengan un establecimiento de comercio, que sus ingresos brutos y patrimonio
no superen lo establecido por ley y que no sean importadores de bienes corporales
muebles o vendan por cuenta de terceros a sus clientes.

Ejemplo Nº 16. La empresa Mercados y Servicios compra el 1 de diciembre del

2002 una mercancía gravada por $400.000 a crédito y el día 15 de diciembre del
mismo año vende mercancías a crédito por $800.000.

Compra de mercancías $464.000

Cuentas por pagar $464.000

1/12/02. Registro de la compra de mercancías.

Clientes $800.000
Ingresos por ventas $800.000

15/12/02. Registro de la venta de mercancías.

Para el “régimen común”, comprende aquellos comerciantes que no cumplan las

condiciones para acogerse al Régimen Simplificado, deberán someterse al régimen
común, inscribiéndose en la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales,
deberá de igual forma expedir facturas autorizadas con NIT y numeración
consecutiva y deberá llevar un registro auxiliar de ventas y compras, como de igual
manera una cuenta mayor denominada Impuesto a las ventas por pagar.

Se acredita, por el valor del impuesto generado por la venta de bienes y servicios,
por el impuesto correspondiente a los bienes gravados que se devuelvan o anulen
durante el período.

Se debita, por el impuesto pagado en la compra de bienes y servicios gravados,

por el impuesto pagado en la importación de bienes corporales muebles, por el
impuesto que tuvo que restituir al comprador, por la devolución o anulación de
ventas.

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CONTABILIDAD III 35

Ejemplo Nº 17. La Automotora del Occidente S.A., es un almacén de repuestos

fabricados en el país y durante el primer trimestre del año 2002, realizó las
siguientes operaciones comerciales:

 El día 18 de de Enero, se efectúan ventas a un cliente por valor de $200.000 a

crédito.

18. Ene. 02 Clientes 200.000

Anticipo de impuestos (retefuente) 6.000
IVA retenido 16.000
Ingresos por ventas 200.000
IVA por pagar 32.000

El día 20 de Enero, compran repuestos a crédito, por $50.000 a un gran

contribuyente, quien además es auto - retenedor en la fuente de impuesto de
renta y de IVA.

20. Ene. 02 Compra de mercancías $50.000

Iva por pagar $8.000
Proveedores $58.000

Impuestos Descontables

Los comerciantes tienen derecho a descontar el valor del impuesto generado en

sus transacciones, el valor del IVA pagado por los siguientes conceptos.

 El impuesto sobre las ventas facturado al responsable por la adquisición de

bienes y servicios.
 El valor del IVA pagado en la importación de bienes.

Del total del IVA descontable debe restarse el valor del impuesto a las ventas de
los bienes devueltos en el periodo.

Para su tratamiento contable se utiliza la cuenta del impuesto a las ventas por
pagar, que tiene un tratamiento de cuenta corriente por cuanto registra el valor
recaudado o causado, como el valor pagado o causado en la adquisición o venta
de bienes, así como los servicios prestados y/o recibidos.

Ejemplo Nº 18. La compañía Mercantil Ltda., realiza las siguientes transacciones:

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CONTABILIDAD III 36

 Enero 15/00. Vende mercancías a crédito por valor de $3.000.000 más IVA del
16%.
 Febrero 5/00. Vende mercancías al contado por valor de $5.140.000 más IVA
del 16%.
 Febrero 15/00. Paga por concepto de compra de mercancías la suma de
$3.000.000 más IVA del 16%.

Los registros contables de estas transacciones serán los siguientes:

Venta de mercancías a crédito:

Deudores clientes $3.480.000

IVA por pagar generado $480.000
Ventas $3.000.000

Inventario de mercancías $1.600.000

IVA por pagar descontable $256.000
Bancos $1.856.000

Venta de mercancías al contado:

Caja $5.962.400
IVA por pagar generado $822.400
Ventas $5.140.000

Compra de mercancías:

Inventario de mercancías $3.000.000

IVA por pagar descontable $480.000
Bancos $3.480.000

El movimiento de la cuenta T es el siguiente:

Impuesto a Las Ventas por Pagar

Enero 15 Venta $480.000

Enero 25 Compra $256.000
Saldo a enero 31 $224.000
Febrero 5 venta $822.400

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CONTABILIDAD III 37

Febrero 15 Compra $480.000

$736.000 $1.302.400
Saldo a febrero 28 $566.400

En Colombia existe la obligación formal de presentar ante el estado la declaración

bimestral del IVA, ya sea pagando el saldo a cargo o presentando el saldo a favor
del correspondiente bimestre.

Esta declaración resume todas las transacciones realizadas por el ente económico
durante ese bimestre, tanto en la parte de ingresos como de compras realizadas.

En la sección de ingresos debemos informar el valor de las ventas por

exportaciones, operaciones exentas en el territorio nacional, operaciones por
ventas a comercializadoras internacionales e ingresos por operaciones excluidas y
no gravadas. En la liquidación privada comparamos entonces los valores del IVA
generado por las ventas, con los valores del IVA pagado por compras o
descontables y el resultado será el valor a pagar o el saldo a favor del
correspondiente bimestre.

Impuesto de Industria y Comercio

Es el valor del gravamen establecido por los distritos y municipios, sobre las
actividades industriales, comerciales y de servicios, desarrolladas por los entes
económicos que operen en ellos, según liquidación privada. Las tarifas y los
periodos gravables los determina cada municipio mediante acuerdos.

Ejemplo Nº 19. La compañía Coraima Ltda., tiene como actividad económica la

compra y venta de prendas de vestir y confecciones en general. Durante los
meses de enero y febrero del año 01, sus ingresos por ventas ascendieron a la
suma de $25.800.000, así: en enero $12.500.000 y en febrero $13.300.000. Para
esta actividad la tarifa establecida es del 3 por mil (3%).

Se efectúa entonces la causación correspondiente en cada periodo así:

Enero: valor de las ventas netas $12.500.000 x 0.003 = $37.500

Febrero: valor de las ventas netas $13.300.000 x .003 = $39.900

El registro contable será el siguiente:

Impuesto de Ind. y Cio. $37.500

Impuesto por pagar de Ind y Cio $37.500

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CONTABILIDAD III 38

Impuesto de Ind. y Cio. $39.900

Impuesto por pagar Ind y Cio $39.900

El saldo a pagar acumulado por el bimestre es $74.400.

Impuesto por pagar Ind. y Cio $74.400

Bancos $74.400

Impuesto a la Propiedad Raíz (Predial)

Corresponde al valor de las tasas impositivas sobre la propiedad raíz determinadas

por liquidaciones oficiales de acuerdo con normas vigentes.

Este impuesto se calcula mediante tasas determinadas por el Estado, con base en
el valor del avaluó oficial o auto - avalúo previamente determinado.

Impuesto de Vehículos

Corresponde al valor de los impuestos o tasas determinados por el Estado, por

concepto de rodamiento de los vehículos de propiedad del ente económico.

Impuesto a las Importaciones

Registra el valor de los impuestos liquidados al ente económico, generados por la

entrada de mercancías o bienes traídos del exterior.

1.6 OBLIGACIONES LABORALES, PASIVOS ESTIMADOS Y

PROVISIONES

1.6.1 Concepto

Cuando las empresas tienen empleados a su cargo, se generan una serie de

obligaciones a favor de los trabajadores, en virtud del cumplimiento de normas
legales, pactos colectivos o convencionales de trabajo; por ejemplo salarios por
pagar, cesantías consolidadas, prima de servicios, vacaciones, indemnizaciones
entre otras.

En cada país la legislación laboral establece diferentes prestaciones o beneficios

para los trabajadores o empleados; por tanto, el tratamiento que se hace aquí está
orientado al manejo tanto laboral como contable de Colombia.

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CONTABILIDAD III 39

1.6.2 Contabilizaciones

Obligaciones Laborales

 Salarios por Pagar

Constituye salario la remuneración ordinaria fija o variable, pero también incluye

todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación
directa del servicio, sea cualquier forma o denominación que se adopte, como
premios, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo en días de
descanso obligatorio, porcentaje sobre ventas y comisiones.

En relación a las retenciones y deducciones de salario, son permitidos los

descuentos y retenciones por concepto de cuotas sindicales y de cooperativismo y
cajas de ahorros, autorizados en forma legal; las cuotas con destino al seguro
social obligatorio y las sanciones disciplinarias impuestas de conformidad con el
reglamento de trabajo debidamente aprobado.

 Prestaciones Sociales

Son los beneficios que la ley establece, con el fin de mejorar el nivel de vida de los
trabajadores. Las prestaciones son:

 Cesantías

Es un auxilio prestacional que se creó con el fin de conservarle al trabajador, un

ahorro para entregárselo cuando se retire de la empresa. En otras palabras, es un
fondo de seguridad que le ayudará a cubrir parte de sus gastos, cuando por
cualquier circunstancia quede sin empleo. También cumple un fin de ahorro para
solucionar sus problemas de vivienda y de estudios.

Según la ley Colombiana, todo empleador esta obligado a pagarles a sus

trabajadores un mes de salario por cada año trabajado de servicios y
proporcionalmente por fracción de año. La cifra, así determinada, da origen al
siguiente registro contable.

Gastos de personal $XXXXXX

Obligaciones laborales $XXXXX

Cada vez que se pague alguna de las prestaciones sociales, se debita la cuenta
Provisión para obligaciones laborales por el valor pagado y se acredita la cuenta
caja así:

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CONTABILIDAD III 40

Pasivos estimados y provisiones $XXXXX

Bancos $XXXX

Ejemplo Nº 20. Un trabajador se contrata a término indefinido el 1 de enero del

año 01, con un salario de $450.000 mensuales, el auxilio de transporte es $30.000.

La liquidación de las cesantías al 1 de diciembre del año 01 será:

Del 1 de enero al 1 de diciembre del año 01 hay 330 días laborados.

Sueldo mensual + auxilio de transporte X número de días laborados

360

$450.000 + 30.000 X 330 = $440.000

360

 Fondo de Cesantías

La ley 50 de 1990 (reforma laboral) creó un sistema para liquidar las cesantías;
este se aplica obligatoriamente a los trabajadores que se vinculen a una empresa
desde el 1 de enero de 1991; y se deja la opción para que los trabajadores que se
encuentren vinculados laboralmente antes de esa fecha, se acojan al nuevo
sistema de liquidación de las cesantías.

Para liquidar las cesantías por ese método se procede así: el empleador debe
liquidar a 31 de diciembre de cada año las cesantías de todos los trabajadores, a
los cuales cubre esta nueva norma, por ese año. La liquidación de las cesantías se
realiza por cada año, independientemente.

 Intereses a las Cesantías

La ley ordena que se le pague anualmente a cada trabajador antes del 1 de

febrero, el 12 % sobre el saldo de cesantías consolidadas al 31 de diciembre del
año inmediatamente anterior o al momento de terminación del contrato o a la
fecha del pago parcial de cesantías.

 Prima de Servicios

La ley establece que toda empresa de carácter permanente debe pagarles a su

trabajadores, excepto a los ocasionales, 15 días de salario por semestre
calendario. A los trabajadores que no hayan laborado el semestre completo se les
pagará proporcionalmente al tiempo servido, siempre que éste haya sido cuando

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CONTABILIDAD III 41

menos de tres meses si su contrato de trabajo es a término indefinido. Si el

contrato de trabajo es a término definido, la liquidación de la prima de servicios se
hará sin tener en cuenta el tiempo laborado.

 Vacaciones Anuales Remuneradas

Los trabadores que hubieren prestado sus servicios durante un (1) año tienen
derecho a quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas.

Cuando el contrato de trabajo termine sin que el trabajador hubiere disfrutado

vacaciones, la compensación de estás en dinero procederá por año cumplido de
servicio y proporcionalmente por fracciones de año, siempre y cuando éste exceda
seis (6) meses. Para la compensación en dinero de las vacaciones, en el caso
anterior, se tomará como base el último salario devengado por el trabajador si el
contrato de trabajo es a término definido, la liquidación de las vacaciones se hará
sin tener en cuenta que tiempo ha laborado.

Ejemplo Nº 21. Un trabajador se contrata a término indefinido el 1 de enero del

año 01 y su salario es de $650.000 mensuales, a partir del 1 de enero del año
siguiente toma 15 días hábiles de vacaciones.

La liquidación de las vacaciones será:

Sueldo mensual X 15 días $650.000 X 15 días = $325.000

30 días 30 días

1.6.3 Consolidación

Aportes Patronales

Este aporte lo hacen los empleadores por intermedio de las cajas de

compensación. La ley establece que es el 9% del valor de la nómina mensual.

Este aporte lo distribuyen las cajas de compensación, así:

El instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) 3%

SENA 2%
Caja de Compensación 4%
Total prestaciones sociales institucionales 9%

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CONTABILIDAD III 42

El registro contable será el siguiente:

Gastos personal $XXXXXX

Retenciones y aportes nómina $XXXXX

 Proceso de Liquidación de la Nómina

Aportes para pensiones: la ley 100 de 1993 también introdujo cambios en el

sistema general de pensiones. Se buscó la cobertura y reconocimiento de la
pensiones para contingencias como la vejez, invalidez y muerte y amplía su
cobertura de protección para aquellas personas cuyos recursos no les permiten
tener acceso a un sistema de pensiones.

La ley para este sistema de pensiones estableció condiciones y exigencias como:

 Afiliación obligatoria del trabajador

 Pago del monto de los aportes establecidos en la ley
 Escogencia libre de cualquiera de las opciones

Valor de los aportes al fondo de pensiones: en este momento los aportes para
pensiones se tasan en 13.5% del IBC (Ingreso Base de Cotización); el empleador
aporta el 75% y el trabajador el 25% restante. Se estableció un aporte adicional
equivalente al 1% del IBC para un fondo de solidaridad, para aquellos trabajadores
que tengan un ingreso igual o superior a 4 salarios mínimos legales.

Retención en la fuente: es el descuento que a título del impuesto de renta el

empleador debe descontar mensualmente a los trabajadores, sobre los pagos
gravables originados en la relación laboral.

Este valor se determina mediante la aplicación de la tabla publicada por la

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, al 75% de los ingresos gravables.
La ley establece una exención equivalente al 25 % de los ingresos laborales.

Esto quiere decir que del total devengado por el trabajador, se descuenta el 25%
que es exento del impuesto de renta y sobre el 75% restante se aplica el valor
establecido en la tabla vigente para cada año.

Valor neto a pagar: es el valor que debe pagar el empleador al trabajador, una
vez efectuados todos los descuentos.

Ejemplo Nº 22. Esta es la información para la elaboración de la nómina para el

mes de abril del año 01 de la compañía Solares Ltda.

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CONTABILIDAD III 43

Nombre del
Cargo Sueldo Mensual Comisiones
Empleado
Pedro Arias Gerente $2.500.000
Luis Pérez Jefe de Ventas $1.200.000 $500.000
Carlos Pubiano Contador $1.200.000
Norma Corredor Secretaria $420.000
Francisco Alvarez Vendedor $500.000 $300.000
Ofelia castro Aseadora $300.000

Durante el mes laboraron tiempo extra las siguientes personas: Norma Corredor
trabajó 12 horas extras diurnas ordinarias y 8 horas extras nocturnas ordinarias;
Ofelia Castro laboró 8 horas extras nocturnas ordinarias y 10 horas extras diurnas
ordinarias y 6 horas extras diurnas festivas.

El proceso de liquidación de la nómina se inicia con la liquidación de las horas

extras de la siguiente forma:

Norma Corredor: sueldo básico $420.000.

Número de horas laborables al mes 30 días X 8 horas = 240 horas mes
Valor por hora normal $420.000 = $1.750
240

Valor de la hora extra diurna = $1.750 X 1.25 = $2.187,50 X 12 = $26.250

Valor de la hora extra nocturna = $1.750 X 1.75 = $3.062,50 X 8 = $24.500
Total horas extras $50.750

Ofelia Castro: sueldo básico $300.000

Número de horas laborables al mes 30 días X 8 horas = 240 horas mes
Valor por hora normal $300.000 = $1.250 por hora
240

Valor de la hora extra diurna = $1.250 X 1.25 = $1.562,50 X 10 = $15.625

Valor de la hora extra nocturna = $1.250 X 1.75 = $2.187,50 X 8 = $17.500
Valor de la hora extra festiva diurna = $1.250 X 2.25 = $2.812,50 X 6 = $16.875
Total horas extras $50.000

Obsérvese la liquidación de la nómina lo siguiente:

En los devengados solamente se incluye el auxilio de transporte a los empleados

que devengan menos de dos (2) salarios mínimos: la secretaria y la aseadora.

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CONTABILIDAD III 44

En la segunda parte correspondiente a las deducciones o descuentos se tiene:

 Retención en la fuente por salarios: teniendo en cuenta la exención del 30%

sobre los salarios de los empleados y aplicando la tabla de retención vigente
para el año 2001 que estipula, retención sobre valores iguales o superiores a
$1.400.000, al único que se le carga retención es al gerente.

Salario básico mensual: $2.500.000 menos 30% exento = $750.000. Ingreso

gravable base de retención: $1.750.000, ubicado en el rango de $1.700.001 a
$1.750.000. Valor de la retención a efectuar: $65.000

Aportes para la Salud: el aporte del trabajador por este concepto es de 1/3 sobre
el aporte global del 12% establecido por la ley 100 de 1993 que equivale al 4% del
ingreso base de cotización, valor aplicable para todos.

Una vez liquidada la nómina se procede a su pago y contabilización de la siguiente

manera:

Cuenta Parcial Débito Crédito

Gastos de personal
Sueldos $5.650.000 $6.603.576
Horas extra $100.750
Comisiones $800.000
Auxilio de transporte $52.826

Retención fuente/sal $65.000

Ret. y aport de $803.157

nómina
Aportes a EPS
Bancos $5.735.420

COMPAÑÍA SOLARIS LTDA

Nómina para pago de sueldos correspondiente al mes de abril del año 01

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CONTABILIDAD III 45

Devengados

Nombre del
Sueldo Días Básico Aux. Horas Vlr total
empleado Cargo Comisión
Básico Lab. deveng. Trans. extra devengad

Pedro Arias Gerente 2.500.000 30 2.500.000 2.500.000

Luis Pérez Jefe – vtas 1.200.000 30 1.000.000 500.000 1.500.000
Carlos Rubiano Contador 1.200.000 30 1.200.000 1.200.000
Norma Corredor Secretaria 400.000 30 400.000 26.413 50.750 477.163
Francisco Älvarez Vendedor 500.000 15 250.000 300.000 550.000
Ofelia Castro Aseadora 300.000 30 300.000 26.413 50.000 376.413

Totales 5.650.000 800.000 52.826 100.750 6.603.576

Deducciones

Nombre del Retenc. Valor

Aportes Aportes a Fondo de Neto a
Empleado s/salario Total Firmas
para salud pensiones Solidaridad pagar
s Deducc.

Pedro Arias 65.000 200.000 84.375 25.000 374.375 2.125.625

Luis Pérez 120.000 50.625 15.000 185.625 1.314.375
Carlos Rubiano 96.000 40.500 12.000 148.500 1.051.500
Norma Corredor 38.173 16.104 54.277 422.886
Francisco Älvarez 44.000 18.563 62.563 487.438
Ofelia Castro 30.113 12.704 42.817 333.596

Totales 65.000 528.286 222.871 52.000 868.157 5.735.420

1.6.4 Aportes Parafiscales

Como se anotó, la nómina incluye una serie de gastos adicionales por concepto de
prestaciones sociales establecidas por la ley y los aportes parafiscales de carácter
obligatorio para tener derecho a la deducción tributaria por pagos laborales.

Los cálculos correspondientes a los aportes parafiscales son los siguientes:

Aportes al AFP-pensiones 75% del 13.5% 663.263 $6.603.576 – 52.826 X13.5% X 75%
Aportes al EPS-salud 2/3 partes del 12% 528.286 $6.603.576 – 52.826 X 8%
Aportes al ARP-riesgos 0.522% 3.419 $6.603.576 – 52.826 X 0.522%
Aportes a cajas de comp. 4% 264.143 $6.603.576 X 4%
Aportes al ICBF 3% 196.523 $6.603.576 – 52.826 X 3%
Aportes al Sena 2% 131.015 $6.603.576 – 52.826 X 2%

Como se ve en el siguiente registro, se causa la obligación correspondiente a los

aportes parafiscales del empleador y se establece la provisión para el pago de las
prestaciones sociales legales.

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CONTABILIDAD III 46

El registro contable será el siguiente:

Cuenta Parcial Débito Crédito

Gastos de Personal $3.167.675
Cesantías $550.078
Intereses s/cesantías $5.501
Prima de servicios $550.078
Vacaciones $275.369
Aportes a ARP $3.419
Aportes a EPS $528.286
Aportes a pensiones $663.263
Aportes cajas de compensación $264.143
Aportes al ICBF $196.523
Aportes al sena $131.015

Retenciones y aportes $1.786.649

De nómina

Aportes a EPS $1.191.549

Aportes a ARP $3.419
Aportes cajas de compensación $591.681

Provisión obligaciones Laborales $1.381.026

Cesantías $550.078
Interese s/cesantías $5.501
Vacaciones $275.369
Prima de servicios $550.078

 Cesantía consolidada: corresponde al valor de las obligaciones que tiene la

empresa con cada uno de sus trabajadores, por el concepto de auxilio de
cesantías.

Como se anotó, en Colombia se les reconoce a los trabajadores una serie de

prestaciones o auxilios, por mandato legal, convencional o pactos colectivos
realizados.

El cálculo de este valor se efectúa al cierre del respectivo periodo contable, con
base en el tiempo laborado y el salario devengado para cada uno de los
empleados. La sumatoria de estos resultados individuales es el valor que se
considera cesantías consolidadas, que se compara con la provisión efectuada
durante cada mes y la diferencia que resulta deberá ajustarse contra los resultados
del ejercicio.

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CONTABILIDAD III 47

Ejemplo Nº 23. Al cierre del año 2000, la compañía Solares Ltda., efectúa el
cálculo de auxilio de cesantías por el año de todos sus trabajadores y obtiene un
resultado de $2.562.300. El valor total aprovisionado por este concepto mes tras
mes durante el año fue de $2.450.000.

Para contabilizar el valor de las cesantías consolidadas se efectúa el siguiente

registro:

Pasivos estimados $2.450.000

Cesantías

Gastos de administración $112.300

Cesantías

Obligaciones laborales $2.562.300

Cesantías consolidadas

Este registro indica que el valor de las cesantías consolidadas es superior a la

provisión efectuada durante el año, por tanto, debe ajustarse el gasto en esa
diferencia.

 Intereses sobre Cesantías: en Colombia existe la disposición legal que obliga a

las empresas a pagar intereses sobre el valor de las cesantías para cada
trabajador, equivalentes al 12% anual sobre el saldo al 31 de diciembre de
cada año.

Al cierre del año, con base en el valor de las cesantías consolidadas deben
calcularse los intereses sobre las cesantías, equivalentes al 1% mensual o al 12%
cuando se ha laborado todo el año.

Para el ejercicio anterior, supóngase que todos los empleados laboraron durante el
año completo; por tanto, en este caso deben causarse los intereses por el 12 %
del valor de las cesantías consolidadas.

Valor cesantías consolidadas $2.562.300

Valor de la provisión de intereses por el año $294.000
El valor real de los intereses entonces es $307.476
Menos el valor estimado en el año $294.000
El ajuste que resulta es: $13.476
Su registro contable será el siguiente:

Pasivos estimados $294.000

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CONTABILIDAD III 48

Intereses sobre cesantías

Gastos de administración $13.476

Intereses sobre cesantías

Obligaciones laborales $307.476

Intereses sobre cesantías

Para las demás prestaciones se aplica la misma metodología.

1.6.5 Provisión para Prestaciones Sociales

Pasivos Estimados y Provisiones

Esta cuenta representa el valor de costos y gastos del ente económico cuyo valor
exacto no se conoce y las apropiaciones mensuales que para efectos contables y
financieros deben causarse. En este grupo se encuentran los pasivos estimados y
provisiones para: costos y gastos, obligaciones laborales y garantías, entre otros.

Provisión para Obligaciones Laborales

Las personas naturales, jurídicas o empresas en general están obligadas a pagarles

a sus trabajadores otros beneficios de orden laboral, cuyo monto y tipo están
definidos plenamente en la legislación laboral o están inmersos en los pactos o
convenciones colectivas de trabajo; son las denominadas prestaciones sociales.

Su valor se origina en el valor de la nómina y constituye lógicamente un mayor

valor de los gastos operacionales. Entre los principales conceptos pueden
mencionarse: cesantías, vacaciones, prima de servicios e intereses sobre
cesantías.

El registro contable para cada uno de ellos debe efectuarse mensualmente, según
el principio contable de la causación.

La dinámica de estas cuentas de provisiones es similar para todas, pues su cálculo

se hace mensualmente con base en la nómina.

 Cesantías: este auxilio corresponde al pago que deben efectuar las empresas
a sus trabajadores una vez termine o se cancele el correspondiente contrato de
trabajo. Es equivalente a un mes de salario por cada año de servicio y
proporcional por fracción de año. Pueden presentarse pagos anticipados a los
trabajadores sobre este concepto, en casos especiales como compra de

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CONTABILIDAD III 49

vivienda nueva o usada, mejoras, pago de obligaciones hipotecarias o para

estudios universitarios.

Cada mes debe contabilizarse el valor de este auxilio equivalente al 8.33% del
valor de la nómina (1 mes de salario al año; 100% dividido en 12 meses), y se
utiliza un pasivo estimado.

El registro contable será el siguiente:

Gastos de personal $XXXX

Cesantías

Pasivos laborales $XXXXX

Cesantías

Al finalizar el periodo contable debe calcularse el valor de las cesantías

correspondientes a cada trabajador, con base en su antigüedad y último sueldo.

Este valor, acumulado para todos los trabajadores, se compara con el valor de la
provisión efectuada durante todo el año y se genera un ajuste que puede ser a
favor o en contra.

 Si la provisión es inferior a las cesantías consolidadas, se debita la cuenta de

gastos operacionales, para que el pasivo refleje el valor real.
 Si la provisión es superior a las cesantías consolidadas, debe acreditarse la
cuenta de gastos operacionales por la diferencia.

Ejemplo Nº 24. Al cierre del ejercicio al 31 de diciembre de año 01, la compañía

Mármoles S.A., efectúa la consolidación de las cesantías de sus empleados y arroja
un valor de $745.820. El valor de la provisión calculada hasta esa misma fecha es
$702.580.

Como se observa, el valor de las cesantías consolidadas según la liquidación de

cada uno de los trabajadores es superior en $43.240 al valor proveído durante el
año y se genera el siguiente ajuste:

Gastos de personal
Cesantías $43.240

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CONTABILIDAD III 50

Obligaciones laborales $702.580

cesantías

Obligaciones laborales $745.820

Prestaciones sociales
Cesantías consolidadas

Si la provisión fuera mayor que el valor consolidado, el registro se haría

acreditando la cuenta de gastos operacionales en el mayor valor proveído.

 Intereses Sobre Cesantías

Sobre el sueldo de las cesantías el 31 de diciembre, las empresas deben pagar el

12% anual como reconocimiento por intereses. Estos deben pagarse antes del 1
de febrero del año inmediatamente siguiente.

El cálculo de la provisión se hace multiplicando el valor de la provisión de cesantías

por el 12 %. El registro contable sería el siguiente:

Gastos de personal
Intereses sobre cesantías $XXX

Obligaciones laborales $XXX

Intereses sobre cesantías

Al finalizar el periodo también debe compararse el valor proveído con el valor de

los intereses calculados sobre las cesantías consolidadas. La diferencia debe
ajustarse afectando los gastos de operación si la provisión fuese menor y
acreditando los gastos si la provisión fuese superior.

Ejemplo Nº 25. La provisión para intereses sobre cesantías de la compañía Solares

S.A. al 31 de diciembre del año 01 asciende a la suma de $84.310.

Al efectuar el cálculo de los intereses sobre las cesantías consolidadas al cierre del
ejercicio, se encuentran que dicho valor será: $745.820 X 12% = $89.498. La
diferencia que resulta para ajuste será: $5.188.

El registro contable será el siguiente:

Gastos de personal $5.188

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CONTABILIDAD III 51

Intereses sobre cesantías

Obligaciones laborales $84.310

Intereses sobre cesantías

Intereses sobre cesantías $89.498

 Vacaciones

Los trabajadores tienen derecho a disfrutar de 15 días hábiles consecutivos de

vacaciones remuneradas por cada año de labores.

Esta provisión equivale al 4,17% sobre el valor de la nómina (1 salario anual:

100% dividido en 24 quincenas).

El registro de la provisión mensual sería el siguiente:

Gastos de personal $XXXX

Vacaciones

Obligaciones laborales $XXXX

Vacaciones

 Prima de Servicios

La empresa debe pagarle a cada trabajador 30 días de salario al año por concepto
de prima de servicios, pagaderos así: 15días en el primer semestre y 15 días en el
segundo semestre. Esta provisión equivale al 8,33% sobre el valor de la nómina
(1 salario anual; 100 % dividido en 12 meses).

El registro mensual sería el siguiente:

Gastos de personal $XXX

Prima de servicios
Pasivos laborales
Prima de servicios $XXXX

Como la prima se paga semestralmente, conviene efectuar el ajuste a esta

provisión al cierre del semestre, para corregir los desfases que puedan
presentarse.

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CONTABILIDAD III 52

1.7 DIFERIDOS

1.7.1 Concepto

En el grupo de pasivos se encuentran los diferidos, definidos como aquellos

ingresos no causados, recibidos de clientes, los cuales tienen incidencia en
periodos futuros o que deben aplicarse en varios ejercicios. Entre ellos están los
ingresos recibidos por anticipado, la utilidad diferida en ventas a plazos y los
impuestos diferidos.

Ingresos Recibidos por Anticipado

Esta cuenta refleja los valores recibidos por anticipado por el ente económico a
título de prestación de servicios, intereses, arrendamientos, comisiones, honorarios
y otros.

1.7.2 Contabilizaciones

Esta cuenta se debita por el valor de los bienes o servicios suministrados y por el
valor de las devoluciones a los anticipos por no haberse prestado el servicio y de
otra parte se acredita por el valor de los ingresos recibidos anticipadamente.

Ejemplo Nº 26. Mantenimiento y Reparaciones Ltda., recibe de la compañía

Solares Ltda., en marzo 1 del año 01, la suma de $6.000.000 por concepto del
contrato de mantenimiento preventivo a sus equipos de producción, por un año.

Este valor constituye un pasivo diferido, por cuanto los servicios serán prestados
en periodos futuros. En caso de cancelarse el contrato con anticipación a su
vencimiento, debe reintegrarse el valor correspondiente al servicio no causado.

El registro contable en el momento de recibir ese valor sería el siguiente:

Caja general $6.000.000

Pasivo diferido

Ingresos recibidos por anticipado $6.000.000

Al cierre de cada ejercicio se debe causar el ingreso, una vez prestado el servicio
así: Valor del contrato: $6.000.000 para 12 meses lo que le da un valor mensual
de $500.000. Para el 31 de marzo se tendrá:

Pasivo diferido $500.000

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CONTABILIDAD III 53

Ingresos recibidos por anticipado

Ingresos operacionales $500.000

Prestación de servicios

Esta cuenta va amortizándose a medida que vaya prestándose el servicio. El saldo

pendiente de realizar es $5.500.000.

Por tanto, el valor del ingreso total del contrato va causándose mes tras mes; por
tanto, sólo afecta los resultados en la parte causada mes tras mes.

Dentro de los pasivos diferidos se encuentran otros rubros como utilidad en ventas
a plazos, impuestos diferidos, etcétera, cuyo tratamiento contable es similar al
anterior.

1.8 OTROS PASIVOS

1.8.1 Concepto

Este grupo de cuentas permite registrar todas aquellas obligaciones contraídas por
el ente económico en el desarrollo de sus actividades, que no pueden clasificarse
adecuadamente en los grupos anteriores. En él se clasifican cuentas como
anticipos y avances recibidos, depósitos recibidos, ingresos para terceros,
embargos judiciales, cuentas en participación, entre otros.

1.8.2 Contabilizaciones

Anticipos y Avances Recibidos

Esta cuenta refleja el valor de los dineros recibidos de clientes como anticipos o
avances originados en ventas o celebración de contratos que posteriormente han
de legalizarse por medio de facturación o elaboración de cuentas de cobro.

Ejemplo Nº 27. Omega S.A., recibe el 15 de febrero del año 01 de productos Lido
Ltda. Como anticipo del pedido por la compra de materiales de $7.000.000, la
suma de $2.800.000. Estos materiales serán entregados en un término de 30 días
con el pago del saldo.

El registro contable será el siguiente:

Caja general $2.800.000

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CONTABILIDAD III 54

Otros pasivos $2.800.000

Anticipos y avances

Por tratarse de un anticipo, debe cancelarse en el momento de la entrega total del

pedido y su registro contable será:

Caja general $4.200.000

Otros pasivos $2.800.000

Anticipos y avances

Ingresos operacionales $7.000.000

Ventas

Depósitos Recibidos

En esta cuenta se registran los valores recibidos por el ente económico de

personas naturales, jurídicas o para garantizar el cumplimiento de obligaciones
contractuales, servicios, inversiones, etcétera.

Cuando se refieren a socios o accionistas, estos valores corresponden a los

depósitos efectuados con el fin de adquirir acciones o cuotas, mientras se legalizan
o aprueban la emisión de acciones o cuotas correspondientes.

Ingresos Recibidos para Terceros

En esta cuenta se registran los dineros recibidos por la empresa o ente económico
a nombre de terceros y que en consecuencia serán reintegrados a sus dueños en
los plazos y condiciones convenidos.

Es común encontrar el manejo de esta cuenta cuando se dan concesiones, por

ejemplo en los almacenes de cadena para la venta de productos, mediante una
comisión pactada y se pacta una comisión por la recepción de los dineros.

1.9 BONOS Y PAPELES COMERCIALES

1.9.1 Concepto

Los bonos son títulos - valores expedidos por una empresa, en respaldo de un
crédito contraído colectivamente, en los cuales se expresa el compromiso de

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CONTABILIDAD III 55

cancelar su valor nominal en una fecha determinada, además de los intereses

estipulados (Código de Comercio Art. 752.).

Aspectos Generales

Los bonos sólo pueden ser emitidos por las sociedades anónimas autorizadas por
las autoridades competentes, quienes deben dar cumplimiento a los requisitos
establecidos por la norma.

Algunos de estos requisitos son los siguientes:

 La colocación debe ser autorizada por la asamblea de accionistas.

 Los bonos que se coloquen por oferta pública deberán ser inscritos en una
bolsa de valores.
 No podrán emitirse bonos con vencimientos inferiores a un (1) año.
 La asamblea de accionistas puede delegar en la junta directiva, la aprobación
del prospecto de emisión de bonos.
 Los documentos de los bonos deben constar en una o más series numeradas y
en cada serie los bonos deben ser de igual valor nominal.
 El valor de cada bono debe ser pagado íntegramente en el momento de la
suscripción.
 Los bonos convertibles en acciones no se pueden colocar a un precio inferior al
valor nominal de los mismos.

Los bonos deben contener al menos la siguiente información:

 La palabra “bono”, la fecha de su expedición y la indicación de si es

nominativo, a la orden o al portador.
 El nombre y domicilio de la sociedad.
 E capital autorizado, suscrito y pagado y la reserva legal.
 La serie, número y valor nominal.
 El rendimiento del bono, que puede estar determinado por una tasa de interés,
un descuento de colocación o una prima.
 El monto de la emisión, la forma, lugar y plazos de amortización del capital y
de pago de intereses.
 El número de cupones que lleve adheridos.
 Las garantías que otorga la sociedad.
 La firma del representante legal de la sociedad.
 La indicación si son convertibles en acciones y las condiciones para ello.
 Las demás indicaciones exigidas por las entidades de vigilancia.

Clases de Bonos

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CONTABILIDAD III 56

Los bonos pueden ser de dos clases: ordinarios y convertibles en acciones. Los
bonos ordinarios pueden ser al portador o nominativos.

Se denominan bonos nominativos los expedidos a nombre del adquirente, cuyo

registro se debe efectuar en un libro inscrito en la Cámara de Comercio.

La transferencia de propiedad de un bono nominativo se realizará por endoso y la

sociedad emisora de tales bonos anotará en el libro correspondiente la fecha,
nombre completo y domicilio del nuevo adquirente.

Los bonos convertibles en acciones confieren a sus poseedores el derecho de

convertirlos en todo o en parte en acciones de la sociedad.

Estos bonos pueden ser obligatoriamente convertibles en acciones de la sociedad

emisora u opcionalmente convertibles en acciones, en cuyo caso la opción le
corresponde al inversionista.

Tales bonos convertibles deben ser nominativos, los que además, podrán ir
acompañados de cupones que confieren a sus tenedores el derecho de suscribir
acciones de la sociedad emisora, en las condiciones establecidas en la emisión.

Dichos cupones podrán ser nominativos o a la orden y negociarse

independientemente de los bonos.

Tipos de Interés

Los bonos pueden devengar dos tipos de interés: vencido o anticipado. En ambos
casos puede pactarse un rendimiento fijo o un rendimiento dependiente del DTF
vigente en la fecha de liquidación del interés.

El DTF es el interés promedio ponderado de los Depósitos a Término Fijo que

reconocen las corporaciones financieras a sus inversionistas.

Generalmente, la sociedad emisora de bonos que devengan interés vencido, lo

liquida y paga periódicamente en fechas fijadas con antelación, aunque no todos
hayan sido vendidos en la misma fecha.

Por el contrario, la sociedad que emite bonos con interés anticipado, los liquida y
paga por periodos contados a partir de la fecha de colocación de cada bono.

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CONTABILIDAD III 57

Adicionalmente, la sociedad puede colocar sus bonos por un valor mayor al

nominal, en cuyo caso el excedente se denomina prima en bonos, constituyéndose
para la sociedad emisora en un ingreso por diferir en el plazo de redención de los
bonos.

De otra parte, si la colocación de los bonos se hace por un valor menor al nominal,
la diferencia se denomina descuento en bonos, la cual se constituye en un egreso
diferido para la sociedad.

El descuento otorgado al adquirente del bono, es tratado fiscalmente como un

rendimiento financiero ganado por el inversionista y por esta razón se le debe
aplicar un porcentaje de retención en la fuente, el cual varia según el tiempo de
redención del título.

1.9.2 Contabilizaciones

La sociedad emisora está en la obligación de registrar en libros auxiliares

especiales, la contabilización de la inversión de los dineros provenientes de la
colocación de los bonos.

El procedimiento contable relacionado con los bonos, varía según el tipo de interés
que devengan los bonos, sea interés vencido o interés anticipado.

Registro Contable con Interés Vencido

Los registros contables originados por la colocación y redención de los bonos, así
como los asientos por el ajuste de los intereses, la prima y el descuento en los
bonos, se explican a continuación con base en la siguiente información:

1 abril/94. La sociedad Calima S.A. es autorizada para emitir 1.000 bonos, valor
nominal de $1.000 c/u, con un plazo de 12 meses contados a partir de la fecha de
autorización e interés del 24% anual, pagadero semestre vencido.
15 abril/94. Venta de 300 bonos al valor nominal.
30 abril/94. Venta de 200 bonos al 111% del valor nominal.
31 Mayo/94. Venta de 500 bonos al 90% del valor nominal.
30 sept/94. Pago de los intereses causados del 1 abril/94 a la fecha.
31 dic/94. Amortización de la prima y el descuento de los bonos y causación de
los intereses hasta la fecha.
1 abril/95. Redención de los bonos, amortización del saldo de la prima y del
descuento y pago de los intereses causados hasta la fecha.

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CONTABILIDAD III 58

 Venta de Bonos al Valor Nominal

Esta transacción implica la entrega de los bonos por parte de la sociedad al

inversionista y esté a su vez, le entrega a la sociedad el valor nominal de tales
bonos.

El registro de esta operación es el siguiente:

Caja $300.000
Bonos en circulación $300.00

15/04/94. Registro de la venta de 300 bonos al valor nominal de $1.00

 Venta de Bonos por Mayor Valor al Nominal

Esta operación origina un excedente en el monto recibido por la empresa,

denominado Prima en bonos, que se registra en la misma cuenta aunque en
valores separados para facilitar su amortización.

Caja $222.000
Bonos en circulación $200.000
Bonos en circulación 22.000

30/04/94. Registro de la venta de bonos al 111% del valor nominal.

 Venta de Bonos por Menor Valor al Nominal

El descuento concedido al inversionista en este caso, al recibir la empresa una

suma de dinero inferior al valor nominal de los bonos, está sujeto a retención en la
fuente del 7% por cuanto el plazo de los bonos es de 12 meses5.

Este descuento concedido se registra en la misma cuenta de Bonos en circulación,

para facilitar su amortización en el plazo estipulado para su redención.
Caja $453.500
Bonos en circulación $50.000
Bonos en circulación $500.000
Retención fuente por pagar $3.500

5
Decreto reglamentario 1512 de 1985.

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CONTABILIDAD III 59

31/05/94. Registro de la venta de 500 bonos al 90 % del valor nominal.

 Pago de Intereses

Los intereses causados por los bonos se tratan como un egreso financiero y se
liquidan desde el momento de colocación hasta la fecha de pago, descontándole al
inversionista la retención en la fuente la cual es del 10% sobre el 70% del monto
de los intereses pagados, es decir, la retención aplicada es el 7% del valor pagado
por concepto de intereses6.

Gastos financieros $93.000

Caja $86.490
Retención fuente por pagar $6.510

30/09/94. Registro de la retención en la fuente y el pago de los intereses

causados por cada colocación de bonos, así:

300 bonos X $1.000 X 2% X 5.5 meses = 33.000

200 bonos X $1.000 X 2% X 5 meses = 20.000
500 bonos X $1.000 X “% X 4 meses = 40.000
Total intereses 93.000

Retención en la fuente: $93.000 X 7% = $6.510

 Amortización de la Prima en Bonos

Al finalizar el periodo contable, es necesario amortizar la Prima en bonos por el

tiempo proporcional, transcurrido desde la fecha de colocación hasta la fecha de
cierre de libros, así:

Bonos en circulación $16.000

Ingresos financieros $16.000

31/12/94. Registro del ajuste por la amortización de la Prima desde el 30 abril del
94 hasta la fecha, transcurridos 8 meses del plazo de los bonos.

 Amortización del Descuento en Bonos

El descuento concedido en la colocación de los bonos, debe amortizarse durante el

plazo restante del bono, de tal modo que al final de cada periodo se ajusta el valor

6
Estatuto tributario, Artículo 396.

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CONTABILIDAD III 60

correspondiente al lapso transcurrido desde el momento de la venta de los bonos

hasta la fecha de terminación del respectivo periodo contable.

La contabilización de la amortización del descuento en bonos requiere del siguiente

registro:

Gastos financieros $35.000

Bonos en circulación $35.000

31/12/94. Registro de amortización del descuento desde el 31 de mayo de 1994

hasta la fecha, transcurridos 7 meses del plazo de los bonos.

 Causación de los Intereses

Al finalizar el periodo contable, es necesario registrar los intereses causados por los
bonos, aunque no se requiere efectuar la retención en al fuente por ese concepto.
La retención se aplicará al momento del respectivo pago o abono en cuenta7.

Gastos financieros $60.000

Intereses por pagar $60.000

31/12/94. Registro de los intereses por los 1.000 bonos al 2 % mensual desde 1
de octubre de 1994 hasta la fecha.

La presentación en el Balance General al 31 de diciembre de 1994, del pasivo a

largo plazo por concepto de los bonos, sería:

Bonos e circulación (valor nominal) 1.000.000

Más: prima en bonos 6.000
Menos: descuento en bonos (15.000)
Bonos en circulación (valor en libros) $991.000

 Redención de Bonos

Cumplido el plazo de los bonos, se debe cancelar su valor nominal a quienes los
poseen, junto con los intereses causados hasta ese momento, una vez se haya
descontado la retención en la fuente por los intereses.

El registro es el siguiente:

7
Estatuto Tributario. Artículo 117.

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CONTABILIDAD III 61

Bonos en circulación $1.000.000

Intereses por pagar $60.000
Gastos financieros $60.000
Caja $1.111.600
Retención fuente por pagar $8.400

1/04/95. Registro de la redención de $1.000 c/u y pago de los respectivos

intereses.

Igualmente es indispensable amortizar el saldo de la prima y del descuento en

bonos así:

Bonos en circulación $6.000

Gastos financieros $15.000
Ingresos financieros $6.000
Bonos en circulación $15.000

1/04/95. Amortización del saldo de la prima y del descuento, transcurridos los

últimos 3 meses del plazo de los bonos.

Registro Contable con Interés Anticipado

Los registros contables relacionados con la colocación y redención de los bonos, así
como los asientos por la prima, el descuento y los intereses, se explican a
continuación, teniendo en cuenta la siguiente información:

1 abril/94. La compañía Tocancipa S.A., es autorizada para emitir 1.000 bonos,

con valor nominal de $1.000 c/u, con un plazo de 12 meses contados a partir de la
fecha de su colocación e interés del 24 % anual, pagadero semestre anticipado.
30 abril/94. Venta de 600 bonos al 115% del valor nominal.
31 mayo/94. Venta de 400 bonos al 85 % del valor nominal.
31 octubre/94. Pago de intereses a los bonos vendidos el 30 abril de/94.
30 noviembre/94. Pago de intereses a los bonos vendidos el 31 de mayo de/94.
31 de diciembre/94. Amortización de la prima y el descuento.
30 de abril/95. Redención de los bonos vencidos en la fecha y ajuste a los
intereses causados.

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CONTABILIDAD III 62

31 de mayo/95. Redención de los bonos vencidos en la fecha y ajuste a los

intereses causados.

 Venta de Bonos por Mayor Valor al Nominal

Al momento de la venta deben reconocerse los intereses semestrales anticipados

de los bonos, previa la deducción por la retención en la fuente respectiva.

El registro contable respectivo es el siguiente:

Caja $623.040
Gastos financieros $72.000
Bonos en circulación $600.000
Bonos en circulación (prima) $90.000
Retención fuente por pagar $5.040

30/04/94. Venta de 600 bonos con prima del 15% y pago anticipado del interés
semestral al 24 % anual, con retención en la fuente del 7% del valor de los
intereses.

 Venta de Bonos por Menor Valor al Nominal

El descuento resultante de la venta de los bonos al 85% del valor nominal, está
sujeto a retención en la fuente del 7% porque el plazo de los bonos es de 12
meses, además de la retención en la fuente ocasionada por los intereses
anticipados, así:

Caja $299.560
Bonos en circulación(descuento) $60.000
Gastos financieros $48.000
Bonos en circulación $400.000
Retención fuente por pagar (dscto) $4.200
Retención fuente por pagar $3.360
(intereses)

31/05/94. Venta de 400 bonos con descuento del 15% e interés semestral
anticipado del 24% anual. Retención en la fuente del 7% sobre el descuento y del
7% sobre los intereses.

 Pago de Intereses

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CONTABILIDAD III 63

Los intereses anticipados que se pagan durante el plazo de los bonos, originan el
siguiente registro contable:

Gastos financieros $24.000

Intereses pagados por anticipado $48.000
Caja $44.640
Retención fuente por pagar $3.360

31/10/94. Pago anticipado de intereses semestrales al 24%, con retención del

7%.

Gastos financieros $8.000

Intereses pagados por anticipado $40.000
Caja $44.640
Retención fuente por pagar $3.360

30/11/94. Pago anticipado del interés semestral al 24 % con retención del 7%.

 Amortización de la Prima y del Descuento

Al finalizar el periodo contable se requiere registrar el ajuste por el tiempo

proporcional, tanto de la prima como del descuento en bonos, así:

Bonos en circulación (prima) $60.000

Gastos financieros $35.000
Ingresos financieros $60.000
Bonos en circulación (descto.) $35.000

31/12/94. Amortización de la prima por 8 meses y del descuento por 7 meses.

 Redención de los Bonos

Cuando los bonos han cumplido su plazo, se debe cancelar su valor nominal,
registrando esta operación así:
Bonos en circulación $6000.000
Caja $600.000

30/04/95. Registro de la redención de 600 bonos, vencidos en la fecha.

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CONTABILIDAD III 64

Bonos en circulación $400.000

Caja $400.000

31/05/95. Registro de la redención de 400 bonos, vencidos en la fecha.

Igualmente es necesario registrar la amortización del saldo de la prima y del

descuento en bonos, así como el ajuste de los intereses causados en el respectivo
periodo contable.

Bonos en circulación (prima) $30.000

Gastos financieros (descto.) $25.000
Gastos financieros (int.) $88.000
Ingresos financieros (prima) $30.000
Bonos en circulación (descto.) $25.000
Intereses pagados por anticipado $88.000

31/05/95. Registro de la amortización de la prima, el descuento y el ajuste de los

intereses causados, cumplido el plazo de los bonos.

Cuando se emiten bonos convertibles en acciones, al momento de la redención se

entregan acciones de la sociedad emisora en pago de los bonos. No se pueden
entregar acciones a un precio inferior al valor nominal de éstas.

Proceso de Comprensión y Análisis

Responder las siguientes preguntas:

 Definir el término pasivo estimado y decir en que sección del balance general
se mostrará una cuenta de esta naturaleza.
 ¿Donde cree que se debe mostrar la cuenta prestaciones sociales por pagar en
el balance general?
 Describir las diversas alternativas que pueden usarse para contabilizar las
prestaciones sociales tales como cesantías y prima de servicios.
 Explicar algunos de los conceptos por los que pueden existir deducciones de
nómina.
 ¿Cómo se contabiliza una deducción de nómina por faltantes en un arqueo de
auditoria?
 ¿Que garantías pueden tener los bonos?

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CONTABILIDAD III 65

 ¿Que tipos de bonos pueden haber en cuanto a su posesión?

 ¿Que presentación en el balance general sugeriría para las cuentas descuento
de bonos y prima de bonos?
 ¿Cual es el razonamiento por el cual se amortizan las cuentas de descuento de
bonos y prima de bonos a través de la cuenta gasto de interés?
 Explicar por que en la mayoría de los casos los bonos se venden por algo más
o algo menos de su valor nominal.

Solución de Problemas
 La compañía Mosaicos S.A., tiene contratados 10 trabajadores que devengan
un salario mensual fijo de $1.000.000 c/u; fueron contratados el 1 de abril del
año 01 bajo la ley 50. ¿Qué debe el 31 de diciembre y qué ha pagado en
diciembre por prestaciones sociales?

 La compañía Solares Ltda., contrata 5 trabajadores el 1 de julio con un salario

mensual de $1.500.000 c/u; realiza provisión de prestaciones sociales del 25%
y provisión para aportes parafiscales (IPS, Pensiones, Subsidio familiar) del
30% del salario.

Se requiere:

 Causar la nómina y contabilizar prestaciones sociales y aportes para el 1 de

julio del año 01 (provisión).
 Causar la nómina de julio.
 Pagar los aportes patronales de agosto del año 01.
 Consolidar las prestaciones sociales el 31 de diciembre del año 01.

 Nota: deducciones a los trabajadores del pago mensual por retención en la

fuente 2% del 70% del salario. Préstamos (vivienda, vehículo, educación)
$500.000. Aportes salud y pensiones: 8.37% del salario.

 Industrias El Cóndor S.A., compró un equipo en el exterior, el 20 de mayo del

presente año, por US $10.000 para pagarlo en dos cuota iguales a 30 y 60
días. El interés sobre saldos es del 2% mensual, pagaderos con las cuotas.

El 25 de junio pagó $170.000 por seguros y bodegaje.

El 15 de julio pagó $60.000 por el traslado hasta la empresa.

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CONTABILIDAD III 66

Se deben registrar en Diario todos los asientos necesarios de mayo, junio y

julio, teniendo en cuenta que la cotización del dólar es:

Mayo 20 $850 Julio 15 $890

Junio 20 $870 Julio 20 $900

 Mercantil S.A., compró a un proveedor materias primas en el exterior,

importadas en noviembre 1 de 1990 por US $40.000 a crédito.

La deuda se va a pagar en dos cuotas en enero 31 de 1991 por US $ 10.000 y

el saldo en abril 30 de 1991.

Los intereses se pagarán sobre saldos cada tres meses a partir de la fecha de
compra, al 6% anual.

Los tipos de cambios por dólar son los siguientes:

Nov. 1/90. $610 Ene. 31/91. $626

Dic. 31/90. 620 Abril. 30/91. $634

La compañía cierra sus libros en diciembre 31 de cada año.

Si la mitad de las materias primas llegaron a la empresa el 1 de enero de 1991

y el resto llegó el 1 de febrero de 1991, se deben registrar en Diario los
asientos necesarios.

 La compañía Acuario Ltda., inició operaciones en 1996 y durante ese año

obtuvo una renta líquida gravable de $13.144.000. La retención en la fuente
que se le ha practicado a la empresa, por las ventas efectuadas en el año
1996, asciende a la suma de $3.360.000.

El plazo para presentar la declaración de renta por el año gravable de 1996 y

pagar el impuesto, vence el 14 de mayo de 1997.

El 12 de diciembre de 1997, la administración de impuestos notifica a la

compañía la liquidación oficial por el año 1996, la cual indica que no han sido
aceptadas unas deducciones solicitadas por el valor de $842.000 exigiéndose a
la empresa, el pago del excedente del impuesto antes del día 30 de diciembre
de 1997.

Se pide registrar en diario los asientos necesarios por el año gravable de 1996.

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CONTABILIDAD III 67

 La compañía Normandia Ltda., obtuvo durante 1997 utilidades antes de

impuestos por un monto de $2.100.000 y se le practicaron retenciones en la
fuente por ventas, por un valor total de $543.000.

El día 16 de abril de 1998 se presenta declaración de renta y se paga el

impuesto a cargo y el anticipo respectivo.

El 2 de diciembre de 1998 la compañía recibe la liquidación oficial del impuesto

por el año gravable anterior, por un valor neto de $685.000.

Durante el año 1998 la empresa obtuvo una pérdida de $392.000,

decidiéndose liquidar la sociedad a partir del 2 de enero de 1999, luego de
efectuar los trámites legales correspondientes.

 La compañía Jalisco Ltda., tiene mercancías por valor de $500.000 en abril 1

de 1998. Posteriormente, el día 5 del mismo mes, compra a un gran
contribuyente (auto - retenedor de renta e IVA) en efectivo, mercancías
facturadas en $700.000.

El 14 de abril le vende a la compañía Sur S.A., la mitad de las mercancías que

tenía en existencia, por $1.000.000 a crédito.

Diez días después, la compañía Sur devuelve la cuarta parte de la mercancía

comprada el 14 de abril, a la compañía Jalisco.

El día 26 de abril, la compañía Sur le paga a la compañía Jalisco el saldo que le

adeuda en la fecha.

Si la compañía Jalisco utiliza inventario periódico y la compañía Sur tiene

inventario permanente, se pide registrar en Diario las operaciones anteriores,
para ambas compañías, suponiendo que las dos están inscritas en el régimen
común y no son grandes contribuyentes.

 La compañía Petrobas S.A., comercializa escritorios de madera y utiliza

inventario permanente, valorando con PEPS. La compañía Petrobas y sus
clientes están inscritos en el Régimen Común aunque no son grandes
contribuyentes, pero sus proveedores sí son grandes contribuyentes.

El día 1 de octubre de 1996 tenía 150 escritorios por un valor de $3 millones,

durante octubre efectuó las siguientes operaciones a crédito.

 Octubre 15. Compra 110 escritorios a $23.000 cada uno.

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CONTABILIDAD III 68

 Octubre 20. Devuelve 20 escritorios de los comprados en Oct. 15.

 Octubre 25. Vende 160 escritorios facturados a $38.000.
 Octubre 29. Le devuelven el 10% de la venta de Oct. 25.
 Octubre 30. Paga el saldo de la deuda por la compra de Oct. 15.
 Octubre 31. Cobra el saldo de la venta de Oct. 25.

Se pide: registrar en diarios las transacciones de octubre de 1996 y presentar

el balance de prueba en octubre 31 de 1996.

 El 1 de enero de 1991 se autorizó a la compañía Beta S.A., para colocar 7.500

bonos por un valor total de $15.000.000 con interés trimestral anticipado del
27% a 24 meses.

El 10 de enero de 1991 se vendieron 6.000 bonos al 108%.

Se pide registrar en diario, los asientos necesarios desde la venta hasta la

redención de los bonos.

 Sigma S.A., solicitó autorización para una emisión de bonos por valor de
9.000.000 a tres años, con valor nominal de $1.000 cada bono e interés del
24% anticipado pagadero semestralmente.

 El 31 de diciembre de 1993 fue autorizada la emisión de los bonos.

 El 1 de enero de 1994 se vendieron 4.000 bonos al 106 %.
 El 15 de febrero de 1994 se vendieron 3.000 bonos al 104%.
 El resto de bonos se vendieron el 31 de marzo de 1994 al 96%.

 Se requiere registrar en diario los asientos necesarios.

Síntesis Creativa y Argumentativa

Argumentar las respuestas a las siguientes preguntas:

 ¿Por qué cree que en Colombia están tan poco desarrollados los mercados de
capitales?
 ¿Por qué los movimientos de la tasa de interés en el mercado afectan el valor
de un bono?

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CONTABILIDAD III 69

 ¿Por qué se dice que los bonos tienen cierto parecido con las acciones
preferentes y con las acciones comunes?
 Un bono de $500.000 al 22% anual, con intereses pagaderos cada trimestre
que se vence en tres años. ¿Cuánto deberíamos pagar por el bono si
deseáramos comprarlo obteniendo una rentabilidad del 25% efectivo anual?
 La empresa Moderna S.A., planea emitir bonos al 26% anual con intereses
pagaderos semestralmente con el fin de financiar un importante proyecto de
expansión de sus instalaciones. El vencimiento propuesto es de 8 años. Si se
desea que los compradores obtengan una rentabilidad del 30% efectivo anual,
¿Cuál debería ser el valor de redención de cada bono?

Autoevaluación
 La compañía Coasmedas Ltda., cancela el día 31 de mayo de 1995 la suma de
$343.820 en efectivo por los sueldos del mes, después de haber deducido la
suma de $34.180 por los siguientes conceptos:

 Por ISS $21.450

 Por anticipo de sueldos $7.500
 Por retención en la fuente $5.230

 Se pide registrar en forma de diario los asientos por el pago de la nómina, los
aportes de nómina y las obligaciones laborales.

 La compañía Parmenio S.A., presenta los siguientes saldos en algunas de sus

cuentas, al día 30 de noviembre de 1994.

 Aportes nómina por pagar, ICBF, SENA, Caja compensación familiar $42.000
 Aportes nómina por pagar, ISS $87.000
 Cuentas por cobrar a trabajadores $27.000
 Provisiones obligaciones laborales $1.295.000
 El 5 de diciembre se pagan los aportes del mes anterior.
 El 12 de diciembre se pagan $273.000 correspondientes a la prima de servicios
del segundo semestre del año.
 El 15 de diciembre se pagan $479.500 por la nómina de todo el mes de
diciembre, luego de deducir los siguientes valores:

 Préstamos a los empleados $24.000

 Por aportes al ISS $36.500

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CONTABILIDAD III 70

 EL 16 de diciembre se registran los aportes de nómina por los salarios de

diciembre.

 El 31 de diciembre se calcula la porción corriente de las cesantías consolidadas

en un valor de $378.000 y las cesantías consolidadas a largo plazo, en
$562.000; también se liquidan los intereses sobre las cesantías que deberán
pagarse al mes siguiente.

 Se pide efectuar los registros que sean más necesarios, en diario.

 Registrar en diario las transacciones llevadas a cabo durante el presente año,

por la que compra a grandes contribuyentes y vende mercancías a crédito con
plazo de 30 días a clientes que no son grandes contribuyentes. La compañía
California Ltda.., está inscrita en el régimen común.

 Ene 8. Vende mercancías a varios clientes por $2.116.000 durante la primera

semana de enero.
 Ene 14. Compra mercancías por valor de $487.000.
 Ene 20. Devuelve parte de las mercancías compradas en enero 14, por un
valor facturado de $163.000.
 Ene 26. Un cliente devuelve mercancías por un valor facturado de $82.000.
 Feb 9. Cobra el saldo de las ventas del mes anterior.
 Feb 10. Paga el saldo de las mercancías compradas en enero 14, antes de la
fecha de vencimiento, obteniendo un descuento del 5% por pronto pago.
 Feb 17. Compra mercancías por valor de $1.440.000.
 Feb 22. Vende mercancías por un valor facturado de $832.000.
 Feb 25. Devuelve mercancías compradas en febrero 17 por $255.000.
 Feb 28. Compra mercancías compradas $326.000.
 Mar 15. Paga el saldo de las compras de febrero 17.
 Mar 17. Presenta la declaración del IVA y paga el saldo a cargo.

 El 31 de julio de 1995 es autorizada la compañía Macaregua S.A., para vender

bonos por $1.000.000 de pesos con plazo de 18 meses y valor nominal de
$250 c/u. Los bonos rendirán un interés vencido del 18% pagadero cada tres
meses.

 El 1 de agosto vende 1.200 bonos al 115%.

 En agosto 15 vende otros 1.400 bonos al 95%.

 Se pide registrar en diario los asientos necesarios por el año 1995 teniendo en
cuenta que la compañía cierra libros en diciembre 31.

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CONTABILIDAD III 71

 La compañía Rosario S.A., recibió el 1 de abril de 1993 autorización para emitir

500 bonos, con plazo de 12 meses e intereses anticipados del 24 % pagaderos
cada 4 meses. El valor nominal es de $5.000 cada bono.

 Se vendieron 300 bonos al 105% el 1 de mayo de 1993.

 El 15 de junio de 1993 se vendieron los bonos restantes al 94%.
 Se pide registrar en diario los asientos por los años 1993 y 1994.

Repaso Significativo
Amplíar los conocimientos obtenidos en esta unidad conceptuando y elaborando un
glosario donde se consideren entre otros los siguientes enunciados:

 Consolidación de cesantías
 IVA por pagar
 Obligaciones laborales
 Pasivos contingentes
 Pasivos diferidos
 Pasivos estimados
 Retención en la fuente
 Bonos

Bibliografía Sugerida
SINISTERRA V, Gonzalo. Contabilidad Sistema de Información para las
Organizaciones. Segunda Edición. Bogotá. 1994.
MEIGS Robert F y otros. Contabilidad La base para la toma de decisiones. Cuarta
Edición. Mc Graw Hill. Bogotá. 2000.
HARGADON, Bernard J y MUNERA C Armando. Principios de Contabilidad.
Editorial Norma, Bogotá. Pág. 301 – 321.

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CONTABILIDAD III 72

UNIDAD 2: Patrimonio
Descripción Temática

En general el patrimonio de una empresa está constituido por tres grandes grupos
de cuentas, “el capital” que está constituido por lo que los socios o accionistas
aportan y su tratamiento varía dependiendo del tipo jurídico de la empresa; las
“utilidades retenidas” que como su nombre lo indica son aquellas utilidades que la
empresa ha obtenido a través del tiempo pero que no ha repartido entre los socios
y el “superávit de capital” que representa un aumento del patrimonio como
consecuencia de un aumento en el valor de los activos.

De lo anterior podemos tomar en cuenta que ésta es la parte del balance general
que hace especial referencia a los propietarios, debido a que estos estarán
interesados en conocer, como usuarios de la información financiera que se obtiene
a través de la contabilidad, el riesgo de su inversión y si se está viendo
compensado con la rentabilidad que ofrece el negocio como tal.

En esta unidad se podrán apreciar las diferentes transacciones que se realizan en

una sociedad anónima con las acciones y su presentación en el balance general.

Horizontes
 Conocer la estructura, la conformación y el registro de la cuentas del
patrimonio según la constitución del ente económico.
 Ilustrar las normas técnicas relativas al registro de las cuentas del patrimonio.
 Identificar los diferentes grupos de las cuentas de patrimonio para los
diferentes tipos de sociedades.
 Comprender la dinámica de registro en cada una de las transacciones en las
sociedades de personas.
 Diferenciar los tipos de acciones y su registro contable.

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CONTABILIDAD III 73

Núcleos Temáticos y Problemáticos

 Patrimonio
 Actas de Asambleas de Accionistas

Proceso de Información
2.1 PATRIMONIO

2.1.1 Concepto

El patrimonio representa los derechos que los propietarios tienen sobre los bienes
de la compañía, conformado por los aportes efectuados en dinero o en especie y
los beneficios obtenidos, como retribución al riesgo asumido por los dueños al
realizar tal inversión.

Desde el punto de vista comercial hay personas naturales y personas jurídicas; la

persona natural es todo ente capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones; es
decir, todos los individuos de la especie humana sin importar su edad, sexo o
condición8. La persona Jurídica se entiende como un ente ficticio capaz de ejercer
los derechos y contraer obligaciones civiles y se representa legal y judicialmente.

Las sociedades constituidas legalmente son sociedades de derecho creadas con un

objetivo específico. Desde el punto de vista contable las sociedades se clasifican
en dos grupos:

 Sociedades de personas o por cuotas o partes de interés social, entre las que
se encuentran las sociedades de responsabilidad limitada, las sociedades
colectivas, sociedades en comandita simple y las empresas unipersonales.
 Sociedades de capital, también conocidas como sociedades por acciones,
incluyen las sociedades en comandita por acciones y las sociedades anónimas.

Dependiendo de la conformación jurídica de la sociedad, el patrimonio tiene un

tratamiento particular en cada caso. A continuación se explica la naturaleza de
cada cuenta, los registros contables y su forma de presentación en el Balance, en
primer lugar para las sociedades de personas y posteriormente para las sociedades
de capital.

8
Código Civil.

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CONTABILIDAD III 74

2.1.2 Constitución de una Sociedad Anónima

Las sociedades que se consideran de capital o sociedades por acciones, son la

sociedad anónima y la sociedad en comandita por acciones, las cuales deben
cumplir las formalidades legales correspondientes, para la venta de las acciones,
pago de dividendos, readquisiciones y venta de acciones propias, etc.

Para la constitución de estas sociedades, no se requiere la calidad de las personas,

sino el valor del capital que se aporta.

La ley establece que toda sociedad de capital requiere para su funcionamiento, la

autorización respectiva de la Superintendencia de Sociedades, quien define el
monto máximo de aportes que la sociedad está en capacidad de recibir de sus
socios.

Estos documentos están respaldados por un documento llamado Acción, cuyo valor
nominal es igual para todas las acciones y representan un título valor que es
negociable en las bolsas de valores.

Quién adquiere una acción se constituye en un propietario o accionista de la

sociedad, tiene derecho a un voto en la asamblea de accionistas y también le da
derecho a una porción proporcional de las utilidades anuales de la sociedad,
denominada Dividendo.

Características

 Su capital esta expresado en acciones.

 La responsabilidad de cada socio está limitada hasta el monto de sus aportes.
 Las acciones son negociables fácilmente en las bolsas de valores, con
excepción de las acciones privilegiadas.
 No se requieren cambios o transformaciones en la escritura de constitución
cada vez que ingresen nuevos socios.
 Posee diferentes tipos de acciones.
 El número de accionistas es ilimitado.
 En su estructura organizacional el máximo órgano es la asamblea general de
accionistas.

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CONTABILIDAD III 75

2.1.3 Clases de Capital en la Sociedad Anónima

En estas sociedades el patrimonio esta constituido por:

 Capital autorizado: corresponde al monto total del capital fijado en la escritura

de constitución o reformas posteriores. Cuenta de naturaleza crédito.
 Capital por suscribir: es el valor del capital autorizado menos el valor de las
acciones suscritas por los accionistas. Cuenta de naturaleza débito.
 Capital suscrito por cobrar: es el valor pendiente de pago de los accionistas
cuando se hace la suscripción respectiva de acciones. Cuenta de naturaleza
débito.
 Capital suscrito: es el valor que se obligan a pagar los accionistas, que no
puede ser inferior al 50% del capital autorizado de la sociedad. Es la diferencia
que resulta entre el capital autorizado y el suscrito por cobrar o por suscribir.

Cuando se efectúen aportes en especie deberá registrarse ese aporte por el valor
pactado por los accionistas o socios, previa autorización de la entidad que ejerza la
vigilancia y control si es el caso.

Cuando se suscriben acciones o cuotas de interés social por encima del valor
nominal, la diferencia se deberá registrar como una prima en colocación de
acciones o cuotas, cuenta que forma parte del superávit de capital.

En esta autorización se definen: cantidad de acciones comunes y privilegiadas,

valor nominal de las mismas, porcentaje del derecho de suscripción por cada
accionista, términos de suscripción y pago, iniciación del goce de dividendos
etcétera. Es necesario, además, establecer un reglamento para la emisión de las
acciones.

2.1.4 El Capital en Otra Clase de Sociedades

Esta cuenta representa el valor de los aportes iniciales efectuados por los socios al
momento de constituir la sociedad, respaldado por la escritura o acto de
constitución respectivo, así como los incrementos posteriores, previo el
cumplimiento de todos los requisitos.

Para las sociedades de personas o por aportes o cuotas de interés social, empresas
unipersonales, la constitución y los aportes se registran en el patrimonio tomando
en cuenta lo siguiente:

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CONTABILIDAD III 76

 Una vez constituida legalmente la sociedad, forma una persona jurídica

diferente de los socios considerados individualmente. En el aspecto contable,
el control y la propiedad de estas empresas están relacionados con los
propietarios.
 Se debe utilizar la cuenta capital para cada uno de los socios por separado.
 El patrimonio está conformado por la cuenta aportes o cuotas sociales.

Ejemplo Nº 1. En enero 20 del año 01 se constituye la empresa el Armadillo Ltda.,

sociedad de responsabilidad limitada, cuyo objeto social será la compra y venta de
mercancías con un capital de $15.000.000. Los aportes de sus tres socios son los
siguientes:

 Socio 1: aporta $7.000.000 representados así: en efectivo $3.000.000 y

mercancías por valor de $4.000.000.
 Socio 2: aporta $5.000.000 representados en un local comercial.
 Socio 3: aporta $3.000.000 representados en mercancías.

Se recomienda que en la cuenta de capital se lleve un control sobre el aporte de

cada uno.

Los registros contables serán los siguientes:

Parcial Débito Crédito

Caja general $3.000.000
Inventario de mercancías $7.000.000
Construcciones y edificaciones $5.000.000
Local comercial

Capital social
Cuotas o partes de interés social $15.000.000
Socio 1 $7.000.000
Socio 2 $5.000.000
Socio 3 $3.000.000

Con base en este registro del capital, se determina la participación de cada socio
de la siguiente forma:

Socios Valor del aporte Participación

Socio 1 $7.000.000 46.67%

Socio 2 $5.000.000 33.33%

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CONTABILIDAD III 77

Socio 3 $3.000.000 20%

Total del capital social $15.000.000 100%

Esta participación se tiene en cuenta para la distribución de utilidades y para la

conformación del quórum en la toma de decisiones.

Si algún socio propone aumentar sus aportes o un socio nuevo inversionista desea
vincularse en calidad de socio, después que la sociedad ha iniciado operaciones, es
necesario definir el valor del aporte y la participación que tendrá cada socio
después de formalizar dicha transacción.

El procedimiento y los registros contables respectivos son los siguientes:

 Situación patrimonial anterior: consiste en determinar el derecho que tiene

cada socio actual, sobre el patrimonio en general y sobre cada cuenta
patrimonial en particular.

 Cálculo de la propuesta: una vez definido el valor del aporte nuevo, se suma al
patrimonio anterior y se le resta el saldo que tiene la Reserva Legal; el
resultado es el valor patrimonial distribuible en cabeza de los socios en la
proporción que ellos acuerden.

 Capitalización de las utilidades: es el traslado del saldo de la cuenta utilidades

acumuladas a las sub - cuentas de Aportes sociales de cada socio.

 Registro del nuevo aporte: se deben efectuar los registros contables

respectivos, de tal modo que la participación patrimonial de cada socio sea la
acordada y respaldada en la respectiva escritura.

 Situación patrimonial posterior: consiste en establecer los derechos

patrimoniales de cada socio luego de efectuados los pasos anteriores.

Ejemplo Nº 2. Después de dos años de iniciadas las operaciones de la sociedad

Belhorizonte Ltda., el patrimonio en diciembre 31 de 1995 asciende a $100.000
conformado por unos Aportes sociales de $50.000, utilidades acumuladas de
$44.000 y reserva Legal de $6.000.

Los socios Julio Jaramillo y Víctor Rosas, quienes poseen cada uno el 50% de la
sociedad desde su creación, han recibido el 2 de enero de 1996 la propuesta del
señor Tomás Torres de aportar $50.000 en efectivo, con la condición de tener el
derecho de un tercio de la sociedad.

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CONTABILIDAD III 78

Como los socios Jaramillo y Rosas requieren el dinero ofrecido por el señor Tomás
para aumentar la liquidez de la sociedad, aceptan la propuesta aunque sus
derechos se vean reducidos para cada uno, a una tercera parte de la sociedad.

El procedimiento y los registros contables son los siguientes:

 Situación Patrimonial Anterior

Socio JJ Socio VR Total

Aportes sociales 25.000 25.000 50.000

Utilidades acumuladas 22.000 22.000 44.000
Reserva legal 3.000 3.000 6.000
Total 50.000 50.000 100.000

 Calculo de la Propuesta

Patrimonio actual 100.000

Más: aporte de T. T 50.000
Nuevo patrimonio 150.000
Menos: reserva legal (6.000)
Aporte total de socios 144.000

Aporte de cada socio: 4144.000/3 = $48.000

 Capitalización de las Utilidades

Utilidades acumuladas $44.000

Aportes sociales JJ. $22.000
Aportes sociales VR. $22.000

2/01/96. Para capitalizar las utilidades acumuladas a dic. 31/95.

 Registro del Nuevo Aporte

Caja $50.000
Aportes sociales JJ. $1.000
Aportes sociales VR. $1.000
Aportes sociales TT. $48.000

2/01/96. Registro de los aportes del nuevo socio, quedando cada socio con
iguales derechos sociales.

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CONTABILIDAD III 79

 Situación Patrimonial Posterior

Socio JJ Socio VR Socio TT Total

Aportes sociales 48.000 48.000 48.000 144.000

Reserva legal 2.000 2.000 2.000 6.000
Total 50.000 50.000 50.000 150.000

2.1.5 Presentación en el Balance General

Con base en los datos del ejercicio Nº 1 veamos su presentación en el balance

general:

El Armadillo Ltda.
Balance General al 20 de enero del año 01

Activo Pasivo
Disponible:
Caja $3.000.000 Pasivo - 0 -
Inventario de mercancías 7.000.000
Total disponible 10.000.000 Total pasivo - 0 -

Propiedad, planta y equipo: Patrimonio

Construcciones y edificaciones Capital social
Locales comerciales 5.000.000 Capital o partes de interés15.000.000
Total activo $15.000.000 Total patrimonio 15.000.000
Total pasivo y patrimonio15.000.000

2.1.6 Acciones Comunes

En las sociedades de capital como en las sociedades anónimas se presentan este

tipo de acciones:

Acciones Ordinarias o Comunes

Otorgan los siguientes derechos:

 Participación en las deliberaciones de la asamblea general de accionistas con

voz y voto.
 Negociar libremente las acciones en el mercado de valores.
 Derecho a inspeccionar los libros de contabilidad en los plazos fijados.

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CONTABILIDAD III 80

 Recibir los beneficios económicos cada año.

 Recibir la parte proporcional de los activos en caso de liquidación.

2.1.7 Acciones Privilegiadas

Conceden a sus dueños, además de los derechos de las acciones comunes, los
siguientes privilegios:

 Preferencia de reembolso hasta por el valor nominal de la participación en la

sociedad en caso de liquidación.
 Destinación en primer término de cuotas determinadas sobre las utilidades.
 Mayores dividendos.

2.1.8 Acciones Privilegiadas sin Derecho al Voto

Acciones de goce o de industria: aquellas que se entregan como compensación de

aportes en trabajo, conocimientos, tecnologías, secretos industriales, etcétera;
estas les confieren a sus dueños los siguientes derechos:

 Asistir a las asambleas con voz pero sin voto.

 Participar proporcionalmente de las utilidades decretadas.
 En caso de liquidación de la sociedad, participar de las reservas y valorizaciones
acumuladas.

2.1.9 Acciones Readquiridas

Cuando una sociedad readquiere algunas acciones expedidas se dice que tiene
acciones propias readquiridas. Si la empresa va a retirar esas acciones (como en
el caso de la liquidación o reorganización de una sociedad), dejan de ser “acciones
propias readquiridas”. En los demás casos, mientras dure su posesión por parte
de la empresa, se llaman y se contabilizan como “acciones propias readquiridas”.

En igual forma mientras dure esta posesión por parte de la empresa, se suspenden
todos los derechos correspondientes a estas acciones (tales como dividendos que
se declaran periódicamente).

El registro de las acciones readquiridas se debe hacer por su costo y su

presentación debe hacerse en el Balance dentro del Patrimonio, como factor de
resta de la reserva respectiva. Para el registro se utiliza la cuenta de Acciones
Propias Readquiridas.

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CONTABILIDAD III 81

La venta de tales acciones puede hacerse por un valor mayor al costo, en cuyo
caso el excedente se registra como Prima en Colocación de acciones.

Si la venta se hace por un valor menor al costo, la diferencia debe afectar la

reserva correspondiente.

2.1.10 Requisitos para Readquirir Acciones

La legislación en Colombia le permite a las sociedades anónimas readquirir

acciones de las que se encuentran en circulación, siempre y cuando se dé
cumplimiento a algunas condiciones como las siguientes:

 La transacción debe ser aprobada en asamblea con el voto favorable de no

menos del 70% de las acciones suscritas.
 La operación empleará fondos tomados de las utilidades no apropiadas, para lo
cual se constituirá una reserva con tal fin.
 El monto de la reserva debe ascender, al menos, a la cuantía de la negociación.
 La reserva debe mantenerse mientras los aportes permanezcan en poder de la
empresa.
 La autorización de la asamblea tendrá vigencia sólo por el ejercicio en el cual se
haga.
 Mientras las acciones readquiridas pertenezcan a la sociedad, quedarán en
suspenso los derechos de ellas.

2.1.11 Recolocación de las Acciones

Cuando la compañía dispone o pone en venta las acciones propias readquiridas, los
asientos que se necesitan son exactamente el reverso de los que se hicieron
cuando se adquirieron las acciones, a menos que se vendan por más o por menos
de lo que se compraron, en cuyo caso se puede acreditar la diferencia a una
cuenta de pérdida o ganancia, según el caso. De todas formas habrá que hacer
dos asientos: uno para devolver la reserva para readquisición de acciones propias
a superávit ganancias retenidas y otro para registrar la venta.

Ejemplo Nº 3. La compañía Genios S.A., que había comprado 1.000 de sus

acciones de valor de $10, al valor nominal, las vende después por $10.000.

Reserva readquisición de acciones $10.000

Superávit ganancias retenidas $10.000

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CONTABILIDAD III 82

Para devolver el saldo de la cuenta de reservas a superávit - ganancias retenidas:

Caja $10.000
Acciones propias readquiridas $10.000

Para registrar la venta de 1.000 acciones propias readquiridas al valor nominal.

Ejemplo Nº 4. La compañía Genios S.A., que había comprado 1.000 de sus

propias acciones (de valor nominal de $10) por un total de $10.300, las vende
después por $10.300.

Reserva readquisición de $10.300

acciones $10.300
Superávit ganancias retenidas

Para devolver el saldo de la cuenta de reservas a superávit ganancias retenidas.

Caja $10.300
Descto o Prima acciones propias $300
Readq.
Acciones propias readq. $10.000

Para registrar la venta de 1.000 acciones propias readquiridas por lo que costaron
a la compañía.

Puesto que las acciones se readquirieron originalmente por $10.300, la cuenta de

reserva se habría establecido por esta cantidad y por tanto la cancelación de la
cuenta de reserva en el primer asiento que antecede es por $10.300. El segundo
asiento, como el primero, es tan solo el reverso del asiento que se hizo cuando se
compraron las acciones. En la adquisición se cargo la cuenta acciones propias
readquiridas por el valor nominal de las acciones adquiridas y por tanto se había
debitado Descuento o prima acciones propias readquiridas por los $300 restantes.

Cuando se venden, entonces ambas cuentas se acreditan quedando canceladas y

no hay pérdida o ganancia en la transacción.

2.1.12 Contabilización con Readquisición de Acciones

Con respecto a la manera de contabilizar la adquisición de las acciones propias

readquiridas, se emplean dos procedimientos diferentes: el primero consiste en
registrar la adquisición al costo; el segundo emplea el valor nominal como base

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CONTABILIDAD III 83

para el asiento de adquisición. En Colombia se usa el segundo procedimiento del

valor nominal debido a que es el procedimiento exigido por la Superintendencia de
Sociedades.

Ejemplo Nº 5. La asamblea de accionistas de la sociedad Industrial S.A., autoriza

a la gerencia para readquirir acciones propias el día 8 de junio de 1996, hasta por
un monto de $70.000.

 Diez días después se readquieren 60 acciones propias a razón de $1.150 cada

una. El 10 de agosto de 1996 se venden 20 acciones propias readquiridas en
$22.000. El día 5 de septiembre de 1996 se venden las demás acciones
propias readquiridas, en la suma de $48.000.

Los registros contables son:

Utilidades acumuladas $70.000

Reserva readquisición de acciones $70.000

8/06/96. Autorización para readquirir acciones propias.

Acciones propias readquiridas $69.000

Caja $69.000

18/06/96. Compra de 60 acciones propias a $1.150 cada una.

Caja $22.000
Reserva readquisición de acciones $1.000
Acciones propias readquiridas $23.000

10/08/96. Venta por menor valor al costo de 20 acciones propias readquiridas.

Caja $48.000
Prima en colocación de acciones $2.000
Acciones propias readquiridas $46.000

5/09/96. Venta por mayor valor al costo, de 40 acciones propias readquiridas.

Reserva readquisición de acciones $69.000

Utilidades acumuladas $69.000

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CONTABILIDAD III 84

5/09/96. Restitución de las utilidades, por eliminación de la reserva creada el 8 de

junio de 1996.

2.1.13 Prima en Suscripción de Acciones

Aunque casi nunca ocurre con la primera venta de acciones, es decir, cuando se
constituye la sociedad anónima, con frecuencia sucede que las ventas
subsiguientes son por un precio que excede su valor nominal, lo que hace que
surja una nueva cuenta de patrimonio llamada prima de acciones. El valor nominal
de una acción establece un precio límite y ninguna sociedad anónima pude vender
sus acciones por debajo de ese precio, sin embargo no existe prohibición alguna
de que se vendan por valor superior al nominal, de modo que cuando están en
demanda puede esperarse que se suscriban a precios que exceden de ese valor.

Ejemplo Nº 6. La compañía Saramanta S.A., dos años después de haber sido

constituida, expidió 2.000 acciones (valor nominal, $100 c/u.) a un precio de $107
c/u. Antes de esta transacción, diremos que había acciones vendidas por
$400.000, según lo indican las dos cuentas que aparecen a continuación:

ACCIONES AUTORIZADAS ACCIONES EN RESERVA

$1.000.000 $1.000.000 $400.000

$600.000

Ahora se están vendiendo otras 2.000 acciones (a $107 c/u) y el asiento que se
hace para esto será el siguiente:

Caja $214.000
Acciones en reserva $200.000
Prima en acciones $14.000

Para registrar venta de contado y expedición de 2.000 acciones a $107 c/u, según
el asiento anterior, caja se debitará por la suma recibida $214.000. El lado crédito
del asiento, sin embargo, se hace en dos partes: el valor nominal de las acciones
vendidas se acredita a Acciones en reserva y la diferencia, a prima de acciones.

Las dos cuentas son necesarias por cuanto acciones en reserva, debido a que
originalmente fue debitada por el valor nominal de las acciones autorizadas, solo
puede acreditarse por el valor nominal de cualquier acción que se expida.

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CONTABILIDAD III 85

La cuenta prima de acciones sólo sirve para absorber la diferencia. Es una cuenta
de capital permanente como lo son las cuentas de acciones mismas y permanecerá
sin ser tocada (salvo los casos en que se presenten primas adicionales) hasta el
día en que la compañía deba ser liquidada.

2.1.14 Prima en Acciones Readquiridas

Cuando se da la venta por más del costo, de acciones propias readquiridas por
menos del valor nominal.

Ejemplo Nº 7. La compañía Saramago S.A., que había comprado 1.000 de sus

propias acciones (de valor nominal de $10) por un total de $9.600, las vende
después por $9.800.

Reserva readquisición de acciones $9.600

Superávit ganancias retenidas $9.600

Para devolver el saldo de la cuenta de reservas a superávit ganancias retenidas:

Caja $9.800
Descto o Prima acciones propias $400
Readq.
Acciones propias readq. $10.000
Ganancia en venta de acciones $200
Propias readq.

Para registrar la venta de 1.000 acciones propias readquiridas (costo $9.600) por
$9.800.

Las acciones costaron a la compañía $9.600 y por tanto el asiento inicial devuelve
a Superávit - ganancias retenidas la reserva establecida por esta cantidad. En el
segundo asiento lo primero que hay que observar es que las dos cuentas
establecidas al tiempo de la compra quedaron eliminadas. Estas son: descuento o
prima acciones propias readquiridas que había sido debitada en la compra por
$400 y acciones propias readquiridas que se había debitado cuando la compra era
por $10.000. Ahora, como el efectivo recibido ascendió a $9.800 o sea $200 más
que el costo, se equilibra el asiento acreditando una cuenta tal como ganancia en
venta de acciones propias readquiridas.

Esta cuenta se cerrará al final del periodo contable produciendo en última instancia
un aumento de $200 en la cuenta Superávit ganancias retenidas.

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CONTABILIDAD III 86

2.1.15 Ajustes por Inflación al Patrimonio

Dentro de la cuenta revalorización de patrimonio se lleva la cuenta ajustes por

inflación que registra el ajuste por inflación del patrimonio del ente económico, así
como de los activos en periodo improductivo, de conformidad con las disposiciones
legales vigentes. El saldo de esta cuenta forma parte del patrimonio de los
periodos siguientes para efectos del cálculo del ajuste por inflación y no podrá
distribuirse como utilidad a los socios o accionistas, hasta tanto se liquide el ente
económico o se capitalice tal valor. El ajuste del patrimonio se determinará con
base en las normas legales vigentes.

En el evento en que el ente económico emita acciones y/o cuotas o derechos

sociales como resultado de la capitalización de algunas de las cuentas que
conforman el grupo revalorización del patrimonio, deberá efectuar
simultáneamente el respectivo registro en la cuenta capitalización por
revalorización del patrimonio; en consecuencia, los saldos que registre el ente
económico en esta cuenta deberán disminuirse efectuando la contrapartida
correspondiente según el caso.

2.1.16 Presentación en el Balance General

La presentación en el Balance General de las cuentas tratadas en esta unidad y en

particular la composición del Patrimonio de una sociedad anónima, se muestra con
el siguiente ejemplo ilustrativo:

Patrimonio de Sociedad Anónima

Capital Social
Capital autorizado 1.000
Menos: capital por suscribir (200)
Capital suscrito y pagado 800
Más: Dividendos decretados en acciones 30 830
Superávit de Capital
Prima en colocación de acciones 100
Donaciones 50 150
Reservas
Reserva Legal 80
Reserva para readquisición de acciones 90
Menos: Acciones propias readquiridas (40) 50
Reserva ocasional 70 200

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CONTABILIDAD III 87

Revalorización del Patrimonio

Ajuste por inflación 90

Resultados
Utilidad del ejercicio 140
Utilidades acumuladas 110 250

Superávit por Valorizaciones

Valorización de inversiones 50
Valorización de propiedades, planta y equipo 130 180

TOTAL PATRIMONIO 1.700

2.2 ACTAS DE ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

El acta de la reunión respectiva deberá contener, como mínimo, en su cuerpo:

número de acta; tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria); fecha, hora y lugar
de la reunión, forma y antelación de la convocatoria y órgano que convoca de
acuerdo con los estatutos; número de asociados convocados y número de
asociados o delegados asistentes; constancia del quórum deliberatorio; orden del
día; asuntos tratados; nombramientos efectuados bajo el sistema de elección
establecido en los estatutos; decisiones adoptadas y el número de votos a favor,
en contra, en blanco o nulos; constancias presentadas por los asistentes; fecha y
hora de la clausura, entre otros.

Una vez concluida la asamblea y elaborada el acta, ésta debe ser firmada por
quienes hayan actuado como presidente y secretario y por todos los asociados
elegidos como integrantes de la comisión para la aprobación del acta.

Las actas correspondientes a reuniones de asamblea general serán sentadas,

dentro del menor tiempo posible, en los libros respectivos. En todo caso, estos
libros deberán ser inscritos ante las correspondientes cámaras de comercio. Lo
anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en las normas legales respecto de la
obligación de inscribir en la cámara de comercio determinados actos y
documentos, y del envío a los organismos de estos últimos para el control de
legalidad posterior, en los casos y dentro de los términos establecidos en las
resoluciones y circulares expedidas por la misma.
Para todos los efectos, las copias de las actas que se presenten ante los
organismos de control y vigilancia, deberán ser, indefectiblemente, fotocopias
tomadas del libro inscrito en cámara de comercio o extractos de la parte

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CONTABILIDAD III 88

pertinente; en ambos casos, certificados por el secretario de la reunión o, en su

defecto, por el representante legal.

Proceso de Comprensión y Análisis

Responder las siguientes preguntas:

 ¿Qué expresan las cuentas de patrimonio?

 ¿En qué se divide el capital en las sociedades anónimas?
 ¿A qué corresponde el capital suscrito?
 ¿En que está representado el capital de las sociedades anónimas y las
sociedades de personas?
 ¿Cómo se denomina el valor asignado a cada acción y cual es su diferencia con
el valor de mercado?
 ¿Como se registra el exceso en el valor cuando se suscriben acciones por un
valor superior al nominal?
 ¿Qué es el capital autorizado?

Solución de Problemas
 La compañía Yoyo S.A., presenta la siguiente información a 31 de diciembre
del año 01:

Valor nominal de las acciones $100/acción.

Acciones autorizadas 500.000 acciones.
Prima en colocación de acciones $1.000.000.
Reserva legal el 30% del capital suscrito y pagado a diciembre del año 01.
Acciones suscritas y pagadas 300.000 acciones.
Utilidad neta del ejercicio del año 01 $30.000.000.

Datos año 02: durante el año 02 emitió el 20% de las acciones en reserva al
valor de mercado ($120/acción).

En julio 20/02 así: la mitad de contado y el resto con plazo de 6 meses; a

diciembre 20/02 no había cobrado.

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CONTABILIDAD III 89

Septiembre 20/02: readquiere 20.000 acciones al valor de mercado

($1.200/acción) de contado.

Marzo 31/99: distribuye la utilidad del año 000 así: reserva legal 10%.
Dividendo en efectivo 20% pagadero a tres meses. Dividendo en acciones al
valor nominal 30%. Dividendos en acciones al valor de mercado 10% (valor
de mercado 120$/acción). Reserva futuros ensanches 30%.

Noviembre 25/02. Vende de contado 10.000 acciones de las que había

readquirido a $125, de contado.

La utilidad neta del año es de $255.000.000; durante el año 2002 se aumentó

el capital autorizado en $20.000.000 (en junio 30).

Se requiere:

 Registrar contablemente las transacciones del año 02.

 Presentar la sección de patrimonio clasificado a diciembre 31/02.

 La compañía Centromed Ltda., Obtuvo utilidades antes de impuestos en 1992

por $ 48.000.000.

Los propietarios de la sociedad son los señores Carlos Niño y Luis López, cuyos
aportes son $18.000.000 y $2.000.000 respectivamente, han decidido
repartirse en efectivo el 10 de enero de 1993 la mitad de las utilidades de
1992.

Se pide registrar en libros diario y mayores los asientos necesarios en diciembre

31 de 1992 y enero 10 de 1993.

 El señor Carlos Caicedo desea ingresar el 1 de enero de 1997 a la sociedad el

Peñón Ltda., la cual inició operaciones dos años antes con un capital de
200.000 aportado en partes iguales por Gustavo Gómez y Mario Montoya.

Al 31 de diciembre de 1996 la cuenta Utilidades acumuladas tiene en su saldo

un valor de $80.000 y la Reserva legal es de $40.000.

El señor Caicedo ofrece aportar una suma igual al Patrimonio actual de la

sociedad, siempre y cuando a partir de la fecha, él participe de la mitad de los
derechos sociales.

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CONTABILIDAD III 90

Los socios Gómez y Montoya le proponen al señor Caicedo que sólo $160.000
de contado y a partir de la fecha. Él participa de la mitad de los derechos
sociales.

Los socios Gómez y Montoya le proponen al señor Caicedo que aporte sólo
$160.000 de contado y a partir de la fecha cada socio participará en un tercio
de la sociedad.

Se pide registrar en libros Diario y Mayores:

 La capitalización de las utilidades acumuladas a dic. 31/96.

 La propuesta del señor Caicedo y mostrar cuál sería el nuevo saldo y la
participación de cada socio.
 La propuesta de los señores Gómez y Montoya y mostrar cuál sería el saldo y la
participación de cada socio.

 El 20 de agosto de 1994 la compañía Agrícola S.A., lanza una nueva emisión de

20.000 acciones con un valor nominal de $10.

El 30 de agosto vende de contado 4.000 acciones con una prima del 20% por
acción.

En septiembre 20 coloca una suscripción de 6.000 acciones a $14 cada una, el

comprador hace un pago parcial del 50% y se compromete a para el saldo
antes de tres meses.

El 20 de noviembre entrega 4.000 acciones a cambio de un motor avaluado en

la suma de $44.000.

Se recibió el 15 de diciembre el pago de la mitad pendiente de la suscripción

de septiembre 20.

El 31 de diciembre declara un dividendo en efectivo de $2 por cada nueva

acción emitida. Además, declara un dividendo de una acción por cada 35
acciones suscritas y pagadas. El valor de colocación de dichas acciones es de
$15 cada una.

El 2 de enero de 1995 la asamblea de accionistas autoriza readquirir acciones

propias hasta por $5.000. El 5 de enero readquiere 400 acciones propias por
$4.800. El 18 de enero paga el dividendo en efectivo. El 1 de febrero paga el
dividendo en acciones. El 20 de febrero vende el 60% de las acciones propias

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CONTABILIDAD III 91

readquiridas recibiendo $1 más de lo pagado por cada una. Se requiere

registrar en Diario las transacciones que considere necesarias.

 La compañía La Sierra S.A., inició operaciones a mediados de 1990 y cierra

libros en diciembre 31. Al finalizar 1995, la sección de Patrimonio mostraba las
siguientes partidas:

PATRIMONIO

Capital autorizado (10.000 acc. A $10 c/u) $100.000

Capital por suscribir 50.000
Capital suscrito y pagado $150.000
Reserva legal 10.000
Utilidades acumuladas 80.000
Total Patrimonio $140.000

Durante 1996, realizó las siguientes transacciones relacionadas con su

patrimonio:

 Vendió en efectivo 1.000 acciones a $13 cada una.

 La compañía recibió como donación, un terreno avaluado en la suma de
$25.000 y los bienes raíces fueron revaluados oficialmente en $50.000 más.
 Se suscribieron 2.000 acciones las cuales fueron vendidas a $15 cada una,
cubriéndose el 60% de contado.
 Los suscriptores pagaron el resto de las acciones suscritas en el literal anterior,
en efectivo.
 Se obtuvo de las entidades oficiales la autorización para emitir otras 10.000
acciones, con el mismo valor nominal.
 Se adquirieron en la bolsa de valores 500 acciones propias a $12 y otras 200 a
razón de $9, luego de la respectiva autorización de la asamblea de accionistas.
 Se vendieron 300 de las acciones que se habían readquirido a $12 cada una. El
valor de venta fue de $15 cada una.
 Durante 1996 obtuvo utilidades netas antes de impuestos de $80.000; los
impuestos de renta se estimaron en un 30%. La reserva legal es del 10% y se
crearon dos reservas más: para futuros ensanches del 5% y para
investigaciones del 2%.
 Se declararon y pagaron dividendos así: en efectivo 10% sobre el capital
suscrito y pagado; en acciones: 1 acción por cada 50 acciones suscritas y
pagadas.

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CONTABILIDAD III 92

Se requiere:

 Registrar las transacciones anteriores en diario y mayores.

 Presentar la sección de Patrimonio al 31 de diciembre de 1996.

 La compañía se servicios La Colina S.A., realizó las siguientes operaciones

durante 1998:

 Marzo 1. Recibe autorización para emitir 60.000 acciones con un valor nominal
de $10.000 cada una.
 Marzo 10. Vende 40.000 acciones al valor nominal, recibiendo el 40% en
efectivo y el resto a 4 meses.
 Abril 15. Vende 5.000 acciones a $12.000 cada una, de contado.
 Mayo 20. Recibe $45 millones de contado, por gastos hasta la fecha.
 Junio 25. Paga $23 millones de contado, por gastos hasta la fecha.
 Junio 30. Cierra libros y determina resultados del periodo (no se necesita
calcular impuestos, ni reservas legal).
 Julio 10. Recibe el saldo de las acciones vendidas a crédito.
 Agosto 25. La asamblea de accionistas aprueba readquirir acciones propias
hasta por un monto de $4 millones.
 Agosto 26. Se compran 300 acciones propias, así: 200 a $9.000 c/u.
 Septiembre 15. Se decretan dividendos de $100 en efectivo por acción.
 Octubre 20. Se reciben $1.800.000 de contado, por la venta de 150 acciones
propias readquiridas que habían costado a razón de $9.000 c/u.
 Noviembre 10. Se recibe un lote por valor de 8 millones, donado por un socio.
 Noviembre 25. Se venden 5.000 acciones al valor nominal, recibiendo el 50 %
de contado y el resto a 3 meses.
 Diciembre 15. Recibe $40 millones por servicios prestados a varios clientes y
paga $20 millones por gastos. Ambas transacciones se realizan de contado.
 Diciembre 31. Calcula el impuesto de renta y la reserva legal, con base en la
utilidad de todo el año.

Se pide:

 Registrar las transacciones en el libro diario.

 Elaborar el balance general en diciembre 31 de 1998.

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CONTABILIDAD III 93

 La compañía se servicios La Colina S.A., presenta en enero 1 de 1993, el

siguiente balance general:

Caja 100.000
Propiedades, Planta y Equipo 130.000
Total activo 230.000

Pasivo y Patrimonio
Impuesto de renta por pagar 60.000
Capital autorizado 100.000
Capital por suscribir 20.000
Reserva legal 9.000
Utilidades acumuladas 81.000
Total pasivo y patrimonio 230.000

Durante el año de 1993 realizó las siguientes transacciones:

 Feb 10. Vende 50 acciones al 110% del valor nominal recibiendo el 40% de
contado. (Valor nominal $100).
 Marzo 12. La asamblea de accionistas aprueba readquirir acciones propias
hasta por un costo global de $20.000
 Marzo 15. Readquiere 100 acciones propias por $9.500 de contado.
 Abril 20. Recibe muebles pro $40.000 donados por un socio.
 Mayo 7. Decreta un dividendo en acciones, de una acción por cada 5 acciones
en circulación.
 Junio 10. Recibe el saldo de las acciones vendidas en febrero 10.
 Agosto 22. Venden 40 de las acciones propias readquiridas en marzo 15. La
venta se realiza de contado a $115 cada una.
 Septiembre 16. Paga el dividendo declarado en mayo 7.
 Octubre 25. Recibe autorización para una nueva emisión de 1.000 acciones de
$100.
 Noviembre 30. Crea una reserva para contingencia por $20.000.
 Diciembre 31. Durante el año se prestaron servicios a varios clientes por
$220.000 y se causaron gastos por $110.000. Ambas operaciones se pagaron
de contado.

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CONTABILIDAD III 94

Se pide:

 Registrar las transacciones en libro diario.

 Elaborar balance general en diciembre 31 de 1993.

 Los siguientes son los saldos de las cuentas de la compañía La Loma S.A., al 31
de diciembre de 1994, después de ajustes, con los cuales se debe elaborar:

 El estado de resultados por el año 1994.

 El balance general al 31 de diciembre de 1994.
 El estado de cambios en el patrimonio.

Caja 43.000
Dividendos decretados 20.000
Reserva Legal 15.000
Gastos operacionales 40.000
Superávit por donaciones 34.000
Capital autorizado 100.000
Reserva para readquisición de acciones 35.000
Utilidades acumuladas 85.000
Capital por suscribir 30.000
Prima en colocación de acciones 17.000
Ingresos por venta de servicios 190.000
Capital suscrito por cobrar 3.000
Dividendos decretados en acciones 15.000
Acciones propias readquiridas 35.000
Propiedades, Planta y equipo 320.000

Síntesis Creativa y Argumentativa

Argumentar las respuestas a las siguientes preguntas:

 ¿Qué representa el patrimonio?

 ¿Cuales son las diferencias en la presentación del patrimonio de una sociedad
de capital y una sociedad de personas?
 ¿En que momento se otorgan los títulos de las acciones?
 ¿A qué grupo del patrimonio pertenece la prima en colocación de acciones?

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CONTABILIDAD III 95

 ¿Qué documento se debe elaborar en el incremento del capital de una sociedad

de personas?
 ¿Qué representa el capital suscrito por cobrar?
 ¿Pueden las sociedades anónimas vender acciones por más de su valor
nominal?
 ¿Pueden las sociedades anónimas vender acciones por menos de su valor
nominal?
 ¿Pueden negociarse las acciones en el mercado de valores por menos de su
valor nominal?
 ¿Es prima de acciones una cuenta de patrimonio temporal o permanente?

Autoevaluación
Responder el siguiente cuestionario de evaluación:

 Enunciar tres características que diferencien a las sociedades anónimas de los

demás tipos de asociación empresarial.
 ¿Por qué cree que en Latinoamérica están tan poco desarrollados los mercados
de capitales?
 ¿Por qué los movimientos de la tasa de interés en el mercado afectan al valor
de un bono?
 ¿Por qué se dice que las acciones preferentes tienen cierto parecido con los
bonos y cierto parecido con las acciones comunes?
 Asociar la forma de calcular la rentabilidad de una acción con la forma de
calcular la rentabilidad de una empresa que no sea una sociedad anónima.
 ¿Qué limitación le encontraría a la relación precio - valor en libros de la acción
para efectos de realizar comparaciones entre empresas?

Resolver los siguientes ejercicios:

 La Cumbre Ltda, adquirió de contado en abril 20 de 1995, 4.000 acciones de

Cotextil S.A., por un valor total de $5.278.000, incluida la comisión del 1.5% al
corredor de bolsa. Estas acciones tienen un valor nominal de $1.200.

 El 10 de julio de 1995, Cotextil paga un dividendo en efectivo de $80 por

acción; treinta días después, La Cumbre vendió 1.500 acciones de Cotextil de
contado a $1.330 c/u.

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CONTABILIDAD III 96

 En octubre 8 del mismo año, Cotextil pagó a sus accionistas un dividendo

extraordinario del 10% en acciones, al valor nominal.
 Al 31 de diciembre de 1995, las acciones de Cotextil se cotizaron oficialmente a
$1.400 cada una.
 EL 14 de febrero de 1996 La Cumbre vendió de contado en $3.600.000 las
restantes acciones de Cotextil.
 Se pide registrar en diario las transacciones descritas, para ambas compañías.

 La Roca S.A., tiene 50.000 acciones emitidas de un valor nominal de $1.000, al

31 de diciembre de 1995.

 El 1 de enero de 1996 fue autorizada por la Súper Sociedades para emitir

10.000 nuevas acciones al mismo valor nominal.
 En la misma fecha se le autorizó emitir bonos por un monto de $2.000.000 a 2
años, con valor nominal de $1.000 e intereses del 24% trimestre anticipado.
 El 10 de enero de 1996 vendió 5.000 bonos al 108%
 El 15 de enero vende de contado 3.000 acciones al 125%
 El 25 de enero coloca una suscripción de 4.000 acciones a $1.100 cada una. El
comprador pagó el 60% y el saldo a 30 días.
 El 31 de enero vende 6.000 bonos al 95% del valor nominal.
 El 25 de febrero recibió el pago del resto de la suscripción de acciones de
enero 25.
 El 20 de Agosto entregó 2.000 acciones a cambio de un terreno cuyo valor
avaluó es de $2.400.000.
 El 30 de diciembre declaró un dividendo en efectivo de $8 por acción y un
dividendo en acciones de 1 acción, al valor de mercado, por cada 50 acciones
en circulación; el valor de mercado en esa fecha era de $1.100.
 El 15 de enero de 1997 pagó el dividendo en efectivo.
 El 1 de febrero la asamblea de accionistas aprobó la compra de acciones
propias hasta por un monto de $600.000.
 El 18 de febrero pagó el dividendo en acciones. Al día siguiente adquiere 500
acciones propias por %560.000.
 El 15 de marzo vende el 60% de las acciones readquiridas el 20 de febrero, a
un precio de $30 menos de lo que pago por c/u de ellas.
 En abril 10 vendió en $228.000 el resto de las acciones adquiridas.

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CONTABILIDAD III 97

Se pide registrar en diario los asientos por los años 1996 y 1997.

Repaso Significativo
Amplíar los conocimientos obtenidos en esta unidad conceptuando y elaborando un
glosario donde se consideren entre otros los siguientes enunciados:

 Acciones comunes
 Acciones de goce
 Acciones ordinarias
 Capital autorizado
 Capital por suscribir
 Capital social
 Capital suscrito y pagado
 Prima en colocación de acciones
 Reservas estatutarias
 Reservas obligatorias
 Utilidades acumuladas
 Utilidad del ejercicio

Bibliografía Sugerida
CEDEÑO, Omar y JIMENEZ, Ángela. Contabilidad Financiera. Universidad del
Valle. Pág. 102 - 114, 1996.

HARGADON, Bernard J y MUNERA C. Armando. Principios de Contabilidad.

Editorial Norma, Bogotá. Pág. 235 – 260.

Díaz Moreno, Hernando. Contabilidad General. Pearson Educación de Colombia

Ltda. Editorial. Bogotá. Pág. 246 – 270.

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CONTABILIDAD III 98

UNIDAD 3: Distribución de Utilidades

Descripción Temática

Las corporaciones o sociedades anónimas se diferencian de aquellas sociedades de

personas, en que su capitalización vía patrimonio puede llevarse a cabo a través de
operaciones públicas en las denominadas bolsas de valores, en las que
inversionistas interesados en comprometer fondos en una determinada S.A.
adquieren paquetes de lo que se denomina acciones de la sociedad.

El patrimonio de la S.A. está conformado, por lo tanto, por un determinado

número de acciones de igual valor nominal, donde cada una representa un
derecho. Dichas acciones pueden ser transferidas a otros propietarios sin que ello
afecte el normal desarrollo de las operaciones.

Otras características que diferencian a la corporación son:

 Vida ilimitada. Es decir que la sociedad no desaparece si se da el evento de

que sus propietarios originales o administradores fallezcan.
 Separación entre la dirección y la propiedad, es decir, que los accionistas no
administran directamente la sociedad. Para ello nombran en su representación
una junta directiva, que es la que vela por que los ejecutivos mantengan el
adecuado equilibrio de intereses entre los diversos grupos de interés, entre los
cuales se destacan como los más importantes, los accionistas, los trabajadores
y los clientes.
 Mayor posibilidad de acceso a los mercados de dinero y a los mercados de
capitales, lo cual le brinda mayores oportunidades de crecimiento con respecto
a otros tipos de sociedad.
 Responsabilidad limitada. Lo cual significa que los propietarios no son
personalmente responsables de las obligaciones de la empresa.

En esta unidad analizaremos los conceptos de participación, dividendos,

capitalización y proyectos de distribución de utilidades.

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CONTABILIDAD III 99

Horizontes
 Conocer los procedimientos para el registro de los dividendos.
 Comprender los registros de distribución de utilidades.
 Ilustrar el procedimiento para la elaboración del proyecto de distribución de
utilidades.
 Diferenciar los conceptos de participación de utilidades en los tipos de
sociedades.

Núcleos Temáticos y Problemáticos

 Concepto de Participación
 Concepto de Dividendos
 Contabilizaciones de Utilidades Distribuidas
 Distribución de Utilidades en Especie y/o en Efectivo
 Presentación en el Balance General
 Cancelación de las Utilidades
 Capitalización de las Utilidades
 Proyecto de distribución de Utilidades

Proceso de Información
3.1 CONCEPTO DE PARTICIPACIÓN

Las participaciones representan las utilidades que reciben los socios por el aporte
de capital para la operación normal de la empresa. Todos los socios, al efectuar
sus aportes en una sociedad, se proponen distribuirse entre sí las utilidades o
pérdidas que resulten.

Las sociedades de personas deben distribuir no menos del 50% de las utilidades
líquidas del período a título de participación y cubrir primero las pérdidas de
ejercicios anteriores con la autorización de la junta de socios.

Ejemplo Nº 1. Para ilustrar esta distribución de utilidades, supóngase que para la

sociedad El Domenico Ltda., la utilidad neta del ejercicio al cierre del año 2001 fue
$9.800.000.

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CONTABILIDAD III 100

La empresa decidió distribuir utilidades por valor de $5.400.000 tomando como

base de distribución el capital aportado.

El valor de las participaciones se calcularía de la siguiente forma:

Socios Aportes Participación

Pedro Pérez 7.000.000 35%

Juan Valdez 5.000.000 25%
Ramiro Parada 3.000.000 15%
Carlos Portilla 5.000.000 25%

La utilidad para distribuir son $5.400.000 así:

Pedro Pérez 5.400.000 X 35% = 1.890.000

Juan Valdez 5.400.000 X 35% = 1.350.000
Ramiro Parada 5.400.000 X 15% = 810.000
Carlos Portilla 5.400.000 X 25% = 1.350.000

El registro contable sería el siguiente:

Cuenta Parcial Debe Haber

Utilidades acumuladas $5.400.000

Participaciones por pagar $5.400.000

Pedro Pérez 1.890.000
Juan Valdez 1.350.000
Ramiro Parada 810.000
Carlos Portilla 1.350.000

Se ha creado un pasivo de la empresa a favor de los socios denominado

participaciones por pagar. En el momento de su pago, el registro contable será:

Cuenta Parcial Debe Haber

Participaciones por pagar $5.400.000
Pedro Pérez 1.890.000
Juan Valdez 1.350.000
Ramiro Parada 810.000
Carlos Portilla 1.350.000
Bancos $5.400.000

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CONTABILIDAD III 101

3.2 CONCEPTO DE DIVIDENDOS

Estos dividendos los decreta únicamente la asamblea general de accionistas, la

cual determina un valor nominal por cada acción que se posea.

En el momento de ser decretados se genera un pasivo de la empresa con los

accionistas. Los dividendos pueden pagarse en efectivo o en acciones o en
especie.

3.3 CONTABILIZACIONES DE UTILIDADES DISTRIBUIDAS

La porción de utilidades que le corresponde a cada socio debe estar indicada en la

escritura o en proporción a los derechos sociales. En el caso del socio industrial, si
en la escritura no se indica su porcentaje, tiene derecho a una proporción de las
utilidades, equivalente a la porción que le corresponde al socio que mayor valor
haya aportado en dinero o especie9.

De todas maneras, el registro contable afecta la cuenta utilidades acumuladas,

debitándose por el monto de las utilidades que se reparten y acreditándose la
cuenta caja.

Ejemplo Nº 2. Los socios de la sociedad Portuguesa acordaron el 1 de febrero de

1994 repartirse $200.000 de las utilidades obtenidas el año anterior. Los socios
son tres y cada uno respectivamente posee el 40%, 40% y 20%.

El reparto se efectúa en proporción a los aportes de los socios. El registro

contable es el siguiente:

Utilidades acumuladas $200.000

Caja $200.000

1/02/94. Registro del reparto de utilidades en efectivo, así: Socio A $80.000;

Socio B $80.000; Socio C $40.000.

9
Código de Comercio. Artículo 150.

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CONTABILIDAD III 102

3.4 DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES EN ESPECIE Y/O EN EFECTIVO

Dividendos Pagados en Efectivo

Se sabe que los dividendos son declarados por la Asamblea general de accionistas
sobre las utilidades líquidas del ejercicio luego de constituirse todas las reservas
obligatorias y estatutarias. El primer paso es la declaración de dividendos y el
segundo, el pago de los mismos.

Ejemplo Nº 3. La compañía Torcoroma S.A., ha emitido 100.000 acciones al

mercado y en su asamblea general de accionistas del 31 de marzo del año 2002
declaró el pago de un dividendo de $250 por acción, que serán pagados en
efectivo en el término de un mes.

Los registros contables serán los siguientes para la declaración de dividendos

Utilidades acumuladas $25.000.000

Dividendos por pagar $25.000.000

Pago de dividendos

Dividendos por pagar $25.000.000

Bancos $25.000.000

En caso de existir cuentas por cobrar a los accionistas éstas deben cruzarse antes
de efectuar el pago.

Dividendos Decretados en Acciones

Corresponde al valor apropiado de las utilidades o ganancias acumuladas, mientras

se emiten las acciones o se reforma la escritura de constitución del ente
económico.

Esto se da cuando las empresas no tienen efectivo suficiente o no conviene

descapitalizarlas. Una vez decretados, se acostumbra pagar los dividendos en
especie o mediante la emisión de acciones disponibles de la misma sociedad.

Con ello no se modifica el valor de los activos ni el patrimonio de la empresa,

porque solamente se da un traslado de las cuentas utilidades acumuladas al capital
social y al Superávit.

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CONTABILIDAD III 103

Ejemplo Nº 4. En asamblea general el 20 de marzo la Compañía Torcoroma S.A.,

decidió declarar el pago de dividendos en acciones por un equivalente al 20% de
las utilidades, las cuales ascienden a $30.000.000. Al efectuar el cálculo y
considerar un valor nominal de la acción en $1.000, este porcentaje equivale a
6.000 acciones que serán distribuidas en 30 días.

El registro contable en el momento de decretar los dividendos será el siguiente:

Utilidades acumuladas $6.000.000

Dividendos decretados en $6.000.000
Acciones

En el momento de la emisión de las acciones, el registro contable será el siguiente:

Dividendos decretados en $6.000.000

acciones $6.000.000
Capital por suscribir

El ejemplo anterior tendría variación en caso de que las acciones que se emitan
lógicamente tengan un valor de mercado diferente del valor nominal.

Supóngase que las acciones anteriores tienen un valor de mercado equivalente a

$1.100 por unidad y su valor nominal de $1.000.

El registro contable para la emisión será diferente del anterior:

Dividendos decretados en $6.600.000

acciones $600.000
Prima en colocación de acciones $6.000.000
Capital por suscribir

En el caso de decretarse el pago de la participación de utilidades en cuotas o

partes de interés social, se deberá calcular el incremento correspondiente para
cada uno de los socios y efectuar los cambios correspondientes en el valor del
capital.

El 25 de marzo La Rosa Ltda., en su junta de socios, decidió decretar el pago de

participaciones sobre utilidades acumuladas por valor de $10.000.000 pagaderos
en cuotas o partes de interés social.

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CONTABILIDAD III 104

El registro contable será el siguiente:

Utilidades acumuladas $10.000.000

Participaciones decretadas en $10.000.000
Cuotas

Estas participaciones corresponden a la siguiente distribución:

Socio A: 35%; socio B: 25%; socio C: 40%. Una vez efectuada la modificación
en la escritura pública, supóngase 30 días después, el incremento en el capital que
debe efectuarse con el siguiente registro:

Participaciones decretadas en $10.000.000

cuotas

Cuotas o partes de interés $10.000.000

Social
Socio A $3.500.000
Socio B $2.500.000
Socio C $4.000.000

3.5 PRESENTACIÓN EN EL BALANCE GENERAL

Para la presentación en el balance general es preciso tener en cuenta los tres

componentes del patrimonio de una empresa:

 El capital
 Las utilidades retenidas
 El superávit de capital

3.5.1 El Capital

El capital esta constituido por lo que los socios o accionistas efectivamente aportan
y su tratamiento varía dependiendo del tipo jurídico de la empresa.

El capital de las sociedades anónimas y similares está constituido por acciones de

igual valor y en el balance de este tipo de sociedad podemos encontrarlo
clasificado en tres clases: autorizado, suscrito y pagado.

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CONTABILIDAD III 105

El capital autorizado es el que la ley le permite como máximo a la sociedad de

acuerdo con solicitud previa que los socios han hecho a la entidad estatal de
control correspondiente.

El capital suscrito es el que los socios se comprometen a pagar en un término no

mayor de un año, para lo cual contraen una obligación legal con la empresa.

El capital pagado corresponde al valor de las acciones cubiertas en su totalidad por

los socios.

En las sociedades de personas (limitadas y similares), el capital está conformado

por “cuotas partes” que pagan los socios y su tratamiento contable es bien
diferente al de las anónimas.

3.5.2 Utilidades Retenidas

Como su nombre lo indica, son aquellas utilidades que la empresa ha obtenido a

través del tiempo pero que no ha repartido entre los socios. Se clasifican a su vez
en dos categorías: “apropiadas” y “no apropiadas”.

Las apropiadas, más conocidas con el nombre de “reservas”, son aquellas que por
algún motivo no se pueden repartir.

Se definen las reservas como las apropiaciones de las utilidades retenidas con
algún propósito específico. Dicho propósito puede adoptar tres formas: legal,
estatutaria u ocasional.

La reserva legal es aquella que por ley debe apropiar la empresa periodo tras
periodo hasta alcanzar un determinado tope, por encima del cual ya no se requiere
más apropiación.

Las reservas estatutarias son aquellas estipuladas por los socios al momento de
conformar la empresa, o sea en el contrato social o escritura de constitución y son
de obligatorio cumplimiento por parte de todos ellos hasta que la Asamblea
General determine algo en contrario. Por ejemplo, al fundar una sociedad, los
socios podrán estipular que con el 30% de las utilidades se constituya una reserva
para futuros ensanches en la fábrica.

Las reservas ocasionales son las que se constituyen en un momento determinado

con un fin especial. Por ejemplo, al terminar el año la asamblea podrá determinar
que se apropie el 5% de las utilidades con el fin de patrocinar actos culturales para
celebrar el décimo aniversario de creación de la empresa que será el año siguiente.

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CONTABILIDAD III 106

Es importante que constituir reservas no equivale a que la empresa retiene dinero

en efectivo y lo guarda en algún lugar con el fin de llevar a cabo el propósito para
el cual se constituyo dicha reserva. “Constituir reservas” equivale simplemente a
que la empresa no distribuye una parte de las utilidades con el fin de que los
fondos que ellas representan permanezcan en ella, participando en la operación,
generando por lo tanto, más utilidades con las cuales se supone que la empresa
lleva a cabo el fin propuesto por la reserva.

La otra categoría de utilidades retenidas, o sea las “utilidades no apropiadas”, son

aquellas que en cualquier momento y por disposición de los socios pueden ser
repartidas entre ellos, mientras haya, obviamente, la posibilidad financiera de
hacerlo. También se les conoce con el nombre de “utilidades a disposición de los
socios”.

3.5.3 El Superávit de Capital

Representa un aumento del patrimonio como consecuencia de un aumento de los

activos. Las valorizaciones de éstos y la prima en venta de acciones propias son
los casos más comunes.

Las valorizaciones de los activos pueden ser registradas como tales de acuerdo con
las normas fiscales, pero en ningún momento ser mostradas conformando el valor
del activo particular sino como un rubro especial del activo que se coloca al final de
éste. Como dichas valorizaciones pertenecen a los socios, deberán mostrase como
contrapartida en el patrimonio utilizando la cuenta denominada “Superávit de
Capital”.

Igualmente se emiten acciones para aumentar el capital y se venden por encima

del valor nominal, que es lo que normalmente ocurre, la diferencia que se
denomina “prima en colocación de acciones” no se puede contabilizar como una
utilidad sino como un superávit de capital.

Es de anotar que tanto las valorizaciones como la prima en colocación de acciones

no pueden repartirse como dividendos entre los socios, debido a que en cualquier
momento podría disminuir el valor de mercado de los activos valorizados o que al
readquirir acciones propias tenga que hacerse pagando una prima superior a la
recibida al momento de la emisión, haciendo que estas cuentas disminuyan.

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CONTABILIDAD III 107

3.6 CANCELACIÓN DE LAS UTILIDADES

Al finalizar el ejercicio contable o cierre de periodo, los registros de las operaciones

realizadas por el ente económico deben arrojar resultados que pueden ser utilidad
o pérdida.

3.6.1 Utilidad del Ejercicio

Esta cuenta registra los beneficios obtenidos por el ente económico por las
operaciones realizadas en el periodo.

Ejemplo Nº1. Al finalizar el año 2002, la compañía Moderna S.A., presenta la

siguiente información en sus cuentas de resultados:

Ingresos operacionales (ventas) $80.000.000

Costo de la mercancía vendida (27.500.000)
Gastos operacionales de administración (12.500.000)
Utilidad antes de impuesto 40.000.000
Provisión para impuesto de renta 35% (14.000.000)
Utilidad neta del ejercicio $26.000.000

El procedimiento de cierre de cuentas de resultados como veremos en unidades

posteriores, implica la cancelación de los saldos de las cuentas contra la cuenta de
ganancias y pérdidas así:

Ingresos operacionales en ventas $80.000.000

Ganancias y pérdidas $80.000.000

Ganancias y pérdidas $12.500.000

Gastos de administración $12.500.000

Ganancias y perdidas $ 27.500.000

Costo de las mercancías vendidas $ 27.500.000

Ganancias y pérdidas $14.000.000

Impuesto de renta
Impuesto de renta por pagar $14.000.000

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CONTABILIDAD III 108

El efecto de estos registros se observa en la siguiente cuenta T:

Ganancias y Pérdidas

Débito Crédito
Cancelación ingresos operacionales $80.000.000
Cancelación costo de venta $27.500.000
Cancelación gastos de administración 12.500.000
Registro impuesto de renta 14.000.000
Saldo de la cuenta 54.000.000 $80.000.000
Saldo de la cuenta 26.000.000

La cuenta ganancias y pérdidas presenta un saldo crédito de $26.000.000, lo que

corresponde a una utilidad del ejercicio después de impuestos; este saldo que
debe ser cancelado en la siguiente forma:

Ganancias y perdidas $26.000.000

Utilidad del ejercicio $26.000.000

Con este registro la cuenta ganancias y pérdidas quedará con saldo cero como
consecuencia de comparar las cuentas ingresos y egresos. En este caso el saldo
es crédito por ser mayores los ingresos.

La cuenta utilidad del ejercicio se disminuye en el momento de su distribución, ya

sea para constituir reservas o para declarar dividendos o participaciones. El saldo
restante normalmente se cancela con el traslado a utilidades acumuladas.

Supóngase que en marzo la asamblea general de la Compañía Moderna S.A.,

decide distribuir las utilidades netas del ejercicio; constituye la reserva legal del
10% y decreta dividendos por un porcentaje del 20%. Esto origina los siguientes
registros contables:

Utilidad del ejercicio $7.800.000

Reserva legal $2.600.000
Dividendos por pagar $5.200.000

Se ha efectuado una distribución del 30%, o sea $7.800.000 entre dividendos y

reserva legal, y queda un saldo por distribuir de $18.200.000, que debe ser
trasladado a la cuenta utilidades acumuladas mediante el siguiente registro:

Utilidad del ejercicio $18.200.000

Utilidades acumuladas $18.200.000

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CONTABILIDAD III 109

3.7 CAPITALIZACIÓN DE LAS UTILIDADES

En determinadas situaciones al finalizar el ejercicio económico los accionistas

pueden decidir capitalizar parte de las utilidades, en este caso sencillamente se
incrementaran los aportes de cada uno de los socios. Un ejemplo del asiento a
registrarse sería el siguiente:

El 2 de enero la compañía Moderna S.A., capitalizó parte de sus utilidades en un

valor de $44.000.000 en cada uno de los dos socios Pedro Pérez y Juan Jaramillo,
que tienen una participación igual en el patrimonio de la compañía.

El registro es el siguiente:

Utilidades acumuladas $44.000.000

Aportes sociales Pedro Pérez $22.000.000
Aportes sociales Juan Jaramillo $22.000.000

2/01/02. Para capitalizar las utilidades acumuladas a dic. 31 de 2002.

3.8 PROYECTO DE DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES

Por norma general en las sociedades anónimas, la administración debe presentar a

consideración de la Asamblea General de Accionistas el proyecto de distribución de
utilidades, veamos un ejemplo claro de lo que debe contener una propuesta a
presentarse en una asamblea en la que se colocará a consideración el proyecto de
distribución de utilidades.

ENTIDAD: Banco Anglo Colombiano

TEMA: Proyectos de utilidades a presentar a la asamblea

INFORMACION: Proyecto de distribución de utilidades a presentar en la Asamblea

General de Accionistas a reunirse el 25 de septiembre de 1998.

EJERCICIO DE ENERO 1 A JUNIO 30 DE 1998.

 Utilidad Liquida a Distribuir: [Link].04

 Superávit por revalorización del patrimonio: $[Link].46

 Total para distribuir: [Link].50

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CONTABILIDAD III 110

Para apropiarse así:

 A dividendos pagaderos en efectivo: $[Link]

 Para las [Link] acciones suscritas y pagaderas: un dividendo ordinario

de $0,30 (Treinta Centavos Moneda Corriente) por cada una de las acciones
poseídas por los accionistas en la fecha de la Asamblea General de Accionistas,
pagadero a partir del 26 de octubre de 1998.

 Reserva legal: [Link].04

 Capitalización de la Cuenta de Revalorización del Patrimonio: para distribuir en

acciones de la cuenta Revalorización del Patrimonio a razón de 0.252234 (cero
punto veinticinco, veintidós, treinta y cuatro) acciones por cada una de las
acciones poseídas por los accionistas en la fecha de la Asamblea General de
Accionistas.

 La fracción de acción que no alcance a completar la unidad se mantendrá en la

cuenta de Revalorización del Patrimonio.

 El valor nominal de las acciones que se entregarán como Capitalización de la

cuenta Revalorización del Patrimonio será de $10.

 Los títulos de las acciones producto de la capitalización de la cuenta

Revalorización del Patrimonio se emitirán y entregarán a los accionistas a partir
del 26 de octubre de 1998.

 Número total de acciones a emitir 581.340.806 X $10 = [Link], para

mantener en la cuenta de Revalorización Patrimonio: 7.789,46.

Proceso de Comprensión y Análisis

Responder las siguientes preguntas:
 ¿A qué corresponden las reservas?
 ¿Qué se debe hacer cuando se decreta un dividendo?
 ¿Qué indica el rendimiento de dividendos?
 ¿Debe ser el saldo de la cuenta utilidades retenidas de una compañía al final
del periodo contable, necesariamente igual a su ganancia neta para dicho
periodo?. Explicar.
 ¿Cuál es la relación entre el estado de rentas y gastos y el estado de utilidades
retenidas?. ¿Entre este último y el balance general?

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CONTABILIDAD III 111

 ¿Cuál es el efecto de los dividendos sobre: los activos netos de una compañía,
y la sección de patrimonio en el balance general?
 ¿Será el aumento neto en la cuenta de utilidades retenidas de una compañía
en un periodo contable necesariamente igual a su ganancia neta para dicho
periodo?. Explicar.
 ¿Por que se necesita el estado de resultados?
 ¿En que caso una empresa que esté dando utilidades podría mostrar una
disminución en el saldo de la cuenta utilidades retenidas de un periodo a otro?
 ¿Puede debitarse el pago de dividendos directamente a la cuenta de utilidades
retenidas?. Explicar.

Solución de Problemas
 La compañía Asereje S.A., terminó el año con un saldo crédito en ganancias
retenidas de $550.000 y un saldo crédito de $840.000 en utilidad del ejercicio,
el cual dejo abierto hasta la asamblea de febrero 20 del año siguiente. En este
año tuvo las siguientes transacciones:
 Febrero 20: la asamblea declaró dividendos pagaderos en efectivo por un total
de $300.000 y aprobó la reserva legal adicional de $200.000 para
contingencias.
 Marzo 20: pagó dividendos en efectivo de $150.000.
 Junio 15: una asamblea extraordinaria decretó dividendos en acciones del
10% sobre un total de 50.000 expedidas de valor nominal de $200 cada una,
pagadera el 15 de julio.
 Julio 15: pagó el dividendo en acciones.
 Septiembre 20: pagó el saldo de dividendos en efectivo.
 Diciembre 31: cerró la cuenta de dividendos en acciones.
 Realizar las transacciones correspondientes a cada fecha.

 La compañía Carbones S.A., terminó el año 2001 con un saldo crédito en

utilidades retenidas de $55.000.000 y un saldo crédito de $84.000.000 en
resumen del estado de resultados, el cual dejó abierto hasta la asamblea de
febrero 20 de 2002. En 2002 tuvo las siguientes operaciones:

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CONTABILIDAD III 112

 Febrero 20: la asamblea declaró dividendos pagaderos en efectivo por un total

de $30.000.000, aprobó la reserva legal de $8.400.000 y una reserva adicional
de $20.000.000 para protección de inventarios.
 Marzo 20: pago dividendos en efectivo $15.000.000
 Junio 15: una asamblea extraordinaria decretó un dividendo en acciones del
10% sobre un total de 50.000 acciones expedidas de valor nominal de $10.000
c/u, pagadero el 15 de julio.
 Julio 15: se pagó el dividendo en acciones.
 Septiembre 20: se pagó el saldo de dividendos en efectivo.
 Diciembre 31: se cerró la cuenta de dividendos en acciones.

Se requiere:

 El asiento de febrero 20, suponiendo que se cierra el saldo del estado de

resultados de 2001.
 Los demás asientos enumerados.

 Efectuar los asientos relacionados con el dividendo en acciones del problema

anterior, suponiendo que no se usa el valor nominal sino un valor de mercado
de $10.500 por acción.

 La compañía Cementos S.A., mostraba las siguientes cuentas en la sección de

patrimonio de su balance a junio 30 de 2001.

Acciones autorizadas (10.000 de valor nominal $2.000 c/u). $20.000.000

Acciones en reserva ____-0-____
Capital pagado $20.000.000
Utilidades retenidas 10.000.000
Total patrimonio $30.000.000

Una asamblea extraordinaria aprobó la readquisición de 500 acciones las

cuales estaban en el mercado al valor nominal. Después de la readquisición,
se utilizaron estas mismas acciones para pagar un dividendo en acciones.

Se requiere:

Efectuar los asientos de diario separadamente para la readquisición de

acciones y el dividendo posterior en acciones.

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CONTABILIDAD III 113

 Efectuar el problema anterior suponiendo que el valor de mercado de las

acciones era (a) $21.000 y (b) $19.000 cada una.

Síntesis Creativa y Argumentativa

Argumentar su respuesta a las siguientes preguntas:

 Explicar lo que se entiende con la afirmación de que el pago de un dividendo

en acciones no es otra cosa que una “reducción” permanente de la cuenta
Utilidades retenidas.

 ¿Por qué se considera más razonable contabilizar el pago de un dividendo en

acciones al valor “equitativo” y no al valor nominal?

 Explicar la razón por la cual se restringe la cuenta de Utilidades retenidas en

una suma igual al costo de las acciones propias readquiridas.

Autoevaluación
Realizar los siguientes ejercicios:

 La compañía Daewoo S.A., presenta la siguiente información a 31 de diciembre

del año 2001:

 Valor nominal de las acciones $100/acción

 Acciones autorizadas 500.000 acciones
 Prima en colocación de acciones $1.000.000
 Reserva legal el 30% del capital suscrito y pagado a diciembre del año 2001.
 Revalorización del patrimonio $15.000.000
 Reserva capital de trabajo $10.000.000
 Acciones suscritas y pagadas 300.000 acciones
 Utilidad neta del ejercicio del año 2001 $30.000.000

Datos del año 2002:

 Durante el año 2002 emitió el 20% de las acciones en reserva al valor de

mercado (120 $/acción), en julio 20 de 2002 así:
 La mitad de contado y el resto con plazo de 6 meses; a diciembre /02 no había
cobrado.

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CONTABILIDAD III 114

 Septiembre 20/02: readquiere 20.000 acciones al valor de mercado

($1.200/acción) de contado.
 Marzo 31/99: distribuye la utilidad del año 2000 así:
 Reserva legal 10%, dividendos en efectivo 20% pagadero a tres meses,
dividendos en acciones al valor nominal 30%, dividendos en acciones al valor
de mercado 10% (valor de mercado 120$/ acción), reservas futuros ensanches
30%.
 Noviembre 25/02: vende de contado 10.000 acciones de las que había
readquirido a $125, de contado. La utilidad neta del año es de $25.000.000;
durante el año 2002 se aumento el capital autorizado en $20.000.000 (en junio
30).

Se requiere:

 Registrar contablemente las transacciones del año 2002.

 Presentar la sección del patrimonio clasificado a diciembre 31/02.

 La compañía Verdes S.A., realizó las siguientes operaciones durante 2001:

 Marzo 1. Recibe autorización para emitir 60.000 acciones con un valor nominal
de $10.000 cada una.
 Marzo 10. Vende 40.000 acciones al valor nominal, recibiendo el 40% en
efectivo y el resto a 4 meses.
 Abril 15. Vende 5.000 acciones a $12.000 cada una, de contado.
 Mayo 20. Recibe $45 millones de contado, por servicios prestados a varios
clientes.
 Junio 25. Paga $23 millones de contado, por gastos hasta la fecha.
 Junio 30. Cierra libros y determina resultados del periodo (no se necesita
calcular impuestos, ni reserva legal).
 Julio 10. Recibe el saldo de las acciones vendidas a crédito.
 Agosto 25. La asamblea de accionistas aprueba readquirir acciones propias
hasta por un monto de $4 millones.
 Agosto 26. Se compran 300 acciones propias, así: 200 a $9.000 c/u.
 Noviembre 10. Se recibe un lote por valor de 8 millones, donado por un socio.
 Noviembre 25. Se venden 5.000 acciones al valor nominal, recibiendo el 50%
de contado y el resto a 3 meses.

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CONTABILIDAD III 115

 Diciembre 15. Recibe $40 millones por servicios prestados a varios clientes y
paga $20 millones por gastos. Ambas transacciones se realizan de contado.
 Diciembre 31. Cierra libros y determina la utilidad del periodo.
 Diciembre 31. Calcula el impuesto de renta y la reserva legal, con base en la
utilidad de todo el año.

Se pide:

 Registrar las transacciones en libro diario.

 Elaborar el balance general en diciembre 31 de 2001.

 La compañía La morena S.A., inició operaciones a mediados de 1990 y cierra

libros en diciembre 31.

Al finalizar 1995, la sección de Patrimonio mostraba las siguientes partidas:

PATRIMONIO

Capital autorizado (10.000 acc. A $10 c/u) 100.000

Capital por suscribir 50.000
Capital suscrito y pagado 50.000
Reserva legal 10.000
Utilidades acumuladas 80.000
Total patrimonio 140.000

Durante 1996, realizó las siguientes transacciones relacionadas con su

patrimonio:

 Vendió en efectivo 1.000 acciones a $13 c/u.

 La compañía recibió como donación, un terreno avaluado en la suma de
$25.000 y los bienes raíces fueron revaluados oficialmente en $50.000 más.
 Se suscribieron 2.000 acciones las cuales fueron vendidas a $15 cada una,
cubriéndose el 60% de contado.
 Los suscriptores pagaron el resto de las acciones suscritas en el literal anterior,
en efectivo.
 Se obtuvo de las entidades oficiales la autorización para emitir otras $10.000
acciones con el mismo valor nominal.
 Se adquirieron en la bolsa de valores 500 acciones propias a $12 y otras 200 a
razón de $9, luego de la respectiva autorización de la asamblea de accionistas.

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CONTABILIDAD III 116

 Se vendieron 300 de las acciones que se habían readquirido a $12 cada una,
por un valor de $15 cada una.
 Durante 1996 obtuvo utilidades netas antes de impuestos de $80.000; los
impuestos de renta se estimaron en un 30%. La reserva legal es del 10% y se
crearon dos reservas más: para futuros ensanches del 5% y para
investigaciones del 2%.
 Se declararon y pagaron dividendos así: en efectivo 10% sobre el capital
suscrito y pagado; en acciones: 1 acción por cada 50 acciones suscritas y
pagadas.

Se requiere:

 Registrar las transacciones anteriores en diario y mayores.

 Presentar la sección de patrimonio al 31 de diciembre de 1996.

Repaso Significativo
Ampliar los conocimientos obtenidos en esta unidad conceptuando y elaborando un
glosario donde se considere entre otros los siguientes enunciados:

 Dividendos
 Participaciones
 Valor nominal
 Valor de mercado
 Impuesto de renta
 Reserva legal
 Participaciones decretadas
 Dividendos en acciones
 Dividendos en efectivo
 Utilidades retenidas
 Dividendos por pagar

Bibliografía Sugerida
CEDEÑO Omar y JIMENEZ Ángela. Contabilidad Financiera. Universidad del Valle.
Pág. 102 - 114, 1996.

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CONTABILIDAD III 117

HARGADON, Bernard J y MUNERA C Armando. Principios de Contabilidad.

Editorial Norma, Pág 235 – 260. Bogotá.

Díaz Moreno, Hernando. Contabilidad General. Pearson Educación de Colombia

Ltda. Editorial. Pág. 246 – 270. Bogotá

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CONTABILIDAD III 118

UNIDAD 4: Superávit
Descripción Temática

Al final de cada periodo o ejercicio económico las empresas llevan a cabo el cierre
contable con el fin de conocer el resultado de su gestión, dentro de las actividades
que toda sociedad de capital realiza una vez obtenido este resultado, están las de
constituir las reservas obligatorias, de otra parte la administración de la
organización puede someter a aprobación de la asamblea general de accionistas la
constitución de otro tipo de reservas, previendo futuras ampliaciones de la
capacidad instalada o nuevas inversiones.

Durante esta unidad conoceremos más a fondo las diferentes clases de reservas y
su forma de contabilizarlas, además del efecto que tienen éstas sobre el
patrimonio de la sociedad, además ampliaremos los conceptos sobre los diferentes
tipos de superávit que se obtienen al practicar las valorizaciones pertinentes.

Horizontes
 Conocer los procedimientos para el registro del superávit por valorizaciones.
 Comprender los registros para contabilización de las reservas legales,
estatutarias y ocasionales.
 Ilustrar el procedimiento para la contabilización de valorizaciones por
inversiones y propiedades, planta y equipo.
 Diferenciar los diferentes conceptos empleados para la elaboración del estado
de cambios en el patrimonio.

Núcleos Temáticos y Problemáticos

 Conceptos
 Clasificación
 Presentación en el Balance General
 Reservas Obligatorias

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CONTABILIDAD III 119

 Contabilizaciones
 Estado de Cambios en el Patrimonio

Proceso de Información
4.1 CONCEPTO

El superávit por valorizaciones corresponde al incremento de los activos con el

transcurrir del tiempo, se da en aquellos países afectados por la inflación, la
devaluación u otros fenómenos económicos. Estas valorizaciones se presentan en
las inversiones, bienes inmuebles y otros activos.

4.2 CLASIFICACIÓN

4.2.1 Superávit por Valorización de Inversiones

Es el valor correspondiente a la valorización de las inversiones que posee el ente

económico, generada por la diferencia entre el valor en libros de las inversiones,
ya sea en acciones, cuotas o aportes en sociedades y el valor intrínseco o valor en
bolsa o de mercado.

Como se anotó, esta valorización representa una utilidad potencial toda vez que no
se ha realizado.

Esta cuenta se debita por la venta de inversiones valorizadas, por la disminución

de la valorización de la inversión, por el saldo registrado a la liquidación de la
sociedad; y se acredita por el valor de la valorización efectuada con cargo a la
cuenta de valorización en el activo.

Ejemplo Nº 1. El Orito Ltda., compró el 1 de junio del año 2000 acciones de la

sociedad La Almeja S.A., con un costo de $2.500 cada una. Al cierre del 31 de
diciembre, las acciones se cotizaron en la bolsa a $3.200.

El registro de la inversión, que debe hacerse a costo histórico, será el siguiente:

Inversiones - acciones $5.000.000

Bancos $5.000.000

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CONTABILIDAD III 120

Al cierre de 31 de diciembre, las acciones tienen un incremento de $700 cada una,

lo que origina una valorización total de $1.400.000; su registro contable será el
siguiente:

Valorizaciones por Inversiones $1.400.000

Superávit por valorizaciones de $1.400.000
Inversiones

Esta diferencia positiva en el valor de la inversión en acciones no puede

contabilizarse como un ingreso financiero pues no se ha realizado el ingreso.

Así como se presentó un incremento en el valor, también es posible que se

reduzca en cualquier momento y origine una disminución en su valorización.

4.2.2 Superávit por Valorización de Propiedades, Planta y Equipo

En esta cuenta se registra la diferencia entre el valor neto en libros y el avalúo de

carácter técnico que se le haya practicado por personas o entes idóneos al activo.

Por valor neto en libros se entiende el saldo que resulta de descontarle al costo
ajustado del activo el valor de la depreciación acumulada.

Esta cuenta se debita por la venta del bien valorizado, por haber sido dado de baja
el bien, por la disminución en la valorización y por el saldo al momento de la
liquidación del ente económico; se acredita por el valor de la valorización
efectuada con cargo a la cuenta de valorización de propiedad, planta y equipo.

Ejemplo Nº 2. La perla S.A., dentro del grupo propiedad, planta y equipo,

presenta un edificio cuyo valor el 3 de diciembre aparece en el balance general así:

Costo ajustado $25.800.000

Depreciación acumulada $3.870.000

El avalúo comercial practicado por una empresa afiliada a la Lonja de Propiedad

Raíz dice que el activo tiene un valor de $28.000.000.

El valor neto en libros del activo es de $21.930.000, comparado con el avalúo

técnico practicado al activo de $28.000.000 da un exceso o valorización de
$6.070.000.

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CONTABILIDAD III 121

El registro para contabilizar esa valorización será el siguiente:

Valorizaciones $6.070.000
Construcciones y edificaciones
Superávit por valorización
Construcciones y edificaciones $6.070.000

4.3 PRESENTACIÓN EN EL BALANCE GENERAL

En lo que respecta a los bienes raíces, existe en Colombia el avalúo oficial

denominado “avalúo catastral”. Cuando el avalúo catastral es superior al costo
del bien, la diferencia se carga a una cuenta separada denominada valorizaciones,
con crédito de contrapartida a la cuenta “Superávit por valorización -
construcciones y edificaciones”.

Como se observa, tanto las cuentas de inversiones como las de bienes raíces
permanecen a su costo original, ya que las re - valuaciones se contabilizan en
cuentas separadas.

En cuanto a la presentación en el balance general de las cuentas de valorizaciones

estas se mostraran en el balance dentro del activo y su contrapartida en el
patrimonio.

Por norma técnica contable, estos avalúos se deben realizar por lo menos cada
tres años por personas de reconocida y comprobada idoneidad profesional.

4.4 RESERVAS OBLIGATORIAS

Las pérdidas eventuales se cubrirán con las reservas que hayan sido destinadas
para ese propósito o en su defecto con la reserva legal.

Estas reservas son apropiaciones de las utilidades obtenidas por el ente

económico; entre ellas están:

 Reservas obligatorias
 Reservas estatutarias
 Reservas ocasionales

En esta cuenta se registran las apropiaciones de las utilidades líquidas del ejercicio,
con el fin de cumplir disposiciones legales y proteger el patrimonio social.

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CONTABILIDAD III 122

Entre estas está: la reserva legal, la reserva para readquisición de acciones y las
reservas por disposiciones fiscales.

La reserva legal, en nuestro medio, corresponde a la apropiación del 10% de las

utilidades líquidas del ejercicio. Esta reserva la deben constituir las sociedades de
responsabilidad limitada, las sociedades de capital y las sucursales de sociedades
extranjeras.

La reserva para readquisición de acciones y cuotas o partes de interés social

corresponde al valor de las utilidades líquidas del ejercicio, destinado para cubrir la
totalidad de la adquisición de las mismas.

Registra también el valor pagado por la compra de sus propias acciones o cuotas
de interés social en desarrollo de la operación de readquisición aprobada
previamente por el órgano social competente.

4.4.1 Reservas Estatutarias

Se registran en esta cuenta los valores correspondientes a aquellas partidas

apropiadas de las utilidades de acuerdo con lo establecido o contemplado en los
estatutos sociales.

Por estar establecidas en la escritura de constitución, estas reservas, son de

obligatorio cumplimiento hasta cuando sean suprimidas mediante reforma de la
misma escritura.

Ejemplos de estas reservas son: reserva para futuros ensanches, reserva para
reposición de activos, entre otros.

4.4.2 Reservas Ocasionales

Corresponden a los valores apropiados de las utilidades líquidas del ejercicio,

ordenados por el máximo órgano social o por disposiciones legales con fines
específicos y debidamente justificados, por ejemplo, reserva para reposición de
activos, reserva para protección de inversiones, entre otras:

Estas reservas solamente serán obligatorias para el ejercicio en el cual se hagan y

el mismo órgano podrá cambiar su destinación o distribuirlas cuando resulten
innecesarias.

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CONTABILIDAD III 123

4.5 CONTABILIZACIONES

Para observar la forma de contabilizar las diferentes transacciones que se realizan

con estas cuentas veamos el siguiente ejemplo:

Ejemplo Nº 3. El valor de las utilidades obtenidas durante el año 2001 por la

sociedad La Finca S.A., antes de impuestos fue de $52.000.000.

Ante la asamblea general de accionistas del 31 de marzo del año 2002, se

presentó el siguiente proyecto de distribución de utilidades, en el que se incluyen
reservas obligatorias, estatutarias y ocasionales de acuerdo con lo visto
anteriormente, el cual fue aprobado:

Reserva legal 10%

Reserva para readquisición de acciones 10%
Reserva para protección de inversiones 5%
Reserva para futuros ensanches 5%
Pago de dividendos 50%
El saldo quedará como utilidades acumuladas 20%

En el ejemplo, en primer lugar, debe efectuarse el cálculo del valor de la provisión

para impuestos sobre la renta de la siguiente forma:

Utilidad antes de impuestos $52.000.000

Provisión para impuestos $18.200.000
Utilidad neta del ejercicio $33.000.000

El registro contable será el siguiente:

Ganancias y pérdidas $18.200.000

Impuesto de renta por pagar $18.200.000

El saldo de $33.800.000 debe trasladarse a la cuenta de utilidad del ejercicio.

Ganancias y pérdidas $33.800.000

Utilidad del ejercicio $33.800.000

Para el cálculo de las reservas se toma el valor de la utilidad líquida de

$33.800.000 y se calculan los porcentajes propuestos así:

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CONTABILIDAD III 124

Tipo de Reserva Porcentaje Valor Apropiación

Legal 10% $3.380.000

Readquisición de acciones 10% $3.380.000
Protección de inversiones 5% $1.690.000
Futuros ensanches 5% $1.690.000
Pago de dividendos 50% $16.690.000
Total apropiación 80% $27.040.000

Los registros contables para cada reserva serán los siguientes:

Reserva legal

Utilidad del ejercicio $3.380.000

Reserva legal $3.380.000

Reserva para readquisición de acciones

Utilidad del ejercicio $3.380.000

Reserva para readquisición de $3.380.000
Acciones

Reserva para protección de inversiones

Utilidad del ejercicio $1.690.000

Reserva para readquisición de $1.690.000
Acciones

Reserva para futuros ensanches

Utilidad del ejercicio $1.690.000

Reserva para futuros ensanches $1.690.00

En la asamblea general se decidió, además pagar a título de dividendos en efectivo

a los accionistas el 50% sobre las utilidades líquidas; su registro contable será el
siguiente:

Utilidad del ejercicio $16.900.000

Dividendos por pagar $16.900.000

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CONTABILIDAD III 125

Obsérvese entonces que de las utilidades netas del ejercicio por $33.800.000, se
aplicó entre las reservas y dividendos el 80% de las utilidades equivalentes a
$27.040.000 y quedó un saldo pendiente de $6.760.000, que debe trasladarse a
utilidades acumuladas de la siguiente forma:

Utilidad del ejercicio $6.760.000

Utilidades acumuladas $6.760.000

4.6 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

El estado de cambios en el patrimonio mide la variación, los aumentos y/o

disminuciones del patrimonio originados por las transacciones comerciales
realizadas por la empresa entre el principio y el final del periodo contable.

La determinación del cambio en el patrimonio se obtiene: sumando el monto

inicial del patrimonio, los aumentos en sus diferentes componentes y restando las
disminuciones en los mismos para llegar al monto final.

El simple cambio en el patrimonio es poco representativo y ningún beneficio tiene

para la empresa. La importancia de éstos es conocer las causas del cambio en el
patrimonio.

Las siguientes transacciones cambian al patrimonio:

 Los aportes de un nuevo socio que aumenta la cuenta capital y prima en

colocación de acciones.
 El retiro de un socio que origina la disminución de la cuenta capital.
 El cambio de bonos convertibles por acciones origina un aumento de la cuenta
capital tanto, la utilidad o la pérdida son cambios netos en el patrimonio.
 Las utilidades tienen la siguiente distribución:
 Provisión para impuestos
 Apropiación para reservas
 Declaración de dividendos
 Las valorizaciones de bienes de propiedad, planta y equipo e inversiones
aumentan el patrimonio.
 En lo relativo a los cambios en el patrimonio, debe revelarse:
 Distribución de utilidades o excedentes decretados durante el periodo.
 Utilidades no apropiadas

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CONTABILIDAD III 126

 Reservas u otras cuentas incluidas en utilidades apropiadas.

 Prima en colocación de acciones y las valorizaciones.
 Revalorización del patrimonio.
 Otras cuentas integrantes del patrimonio.

Un modelo de estado de cambios en el patrimonio es el siguiente:

Saldo inicial Aumentos Disminuciones Saldo final

Capital suscrito y pagado 30.000 10.000 40.000
Superávit de capital 6.000 3.000 9.000
Reservas 2.000 1.500 3.500
Revalorización de patrimonio 1.200 950 2.150
Resultado del ejercicio 5.000 6.000 5.000 6.000
Totales 44.200 21.450 5.000 60.650

Proceso de Comprensión y Análisis

Responder las siguientes preguntas:

 ¿Definir el estado de cambios en el patrimonio?

 ¿Definir que son Utilidades retenidas?
 ¿Explicar cuales son las diferentes tipos de Superávit?
 ¿Enunciar tres tipos de aumentos en el patrimonio?
 ¿Definir los diferentes tipos de reservas, obligatorias, estatutarias y
ocasionales?

Solución de Problemas
 La compañía Textiles Orca S.A., presenta los siguientes datos correspondientes
a dos años:

Compañía Textiles Orca S.A.

Balance General
A diciembre 31

Patrimonio Año 01 Año 02

Capital suscrito y pagado
14.000 acciones a $10 c/u 140.000 150.000

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CONTABILIDAD III 127

Prima en colocación de acciones 9.000 14.000

Reservas obligatorias 35.000 44.865
Reservas estatutarias 18.000 22.932
Revalorización de patrimonio 40.000 95.338
Utilidades acumuladas 28.000 8.000
$270.000 $335.135

Información adicional: el resultado del ejercicio antes de impuestos fue $151.775,

se liquidó el impuesto de renta del 35%; una reserva obligatoria del 10%, reservas
estatutarias del 5%. El resto de la ganancia se decreto en dividendos. De las
utilidades acumuladas se decretaron $20.000 en dividendos en el mes de marzo;
se vendieron 1.000 acciones de capital a $15 c/u, en el mes de octubre. Con la
información anterior preparar el estado de cambios en el patrimonio.

 La compañía La Moderna Ltda., compró el 1 de junio del año 2000 acciones de

la sociedad La Paramédica S.A., con un costo de $3.500 cada una. Al cierre
del 31 de diciembre, las acciones se cotizaron en la bolsa a $4.200.

Al cierre de 31 de diciembre, las acciones tienen un incremento de $700 cada

una, lo que origina una valorización total de $1.400.000. Se pide registrar los
asientos de diario para las anteriores transacciones.

 La Ponderosa S.A., dentro del grupo propiedad, planta y equipo, presenta un

edificio cuyo valor el 3 de diciembre aparece en el balance general así:

Costo ajustado $35.800.000

Depreciación acumulada $4.870.000

 El avalúo comercial practicado por una empresa afiliada a la Lonja de

Propiedad Raíz, dice que el activo tiene un valor de $38.000.000.

 El valor neto en libros del activo es de $30.930.000, comparado con el avalúo

técnico practicado al activo de $38.000.000 da un exceso o valorización de
$7.070.000. Se pide registrar los asientos de diario para estas transacciones.

Síntesis Creativa y Argumentativa

Argumentar su respuesta a las siguientes preguntas:

 Explicar lo que se entiende con la afirmación “en países con economías

inflacionarias es preciso realizar avalúos técnicos por lo menos una vez cada

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CONTABILIDAD III 128

tres años a fin de llevar a precios de mercado el valor de las inversiones y de

los activos fijos que posee la empresa”.

 Relacionar el superávit por valorizaciones con un principio de contabilidad

generalmente aceptado en Colombia y explicar las razones de su apreciación.

Autoevaluación
 Corina S.A., mostraba los siguientes datos al 31 de diciembre de 2001, en su
sección de patrimonio:

Capital autorizado (100.000 acciones a $15) $1.500.000

Capital por suscribir $60.000
Capital suscrito y pagado $1.440.000
Superávit por valorizaciones $37.500
Acciones propias readquiridas 12.300
Prima en colocación de acciones $4.900
Utilidades acumuladas $101.500
Utilidades del ejercicio $214.300
Reserva legal $70.000
Reserva para readquisición de acciones $14.500
Total $1.895.000

Se pide:

 Presentar correctamente la sección de patrimonio.

 Calcular el valor de las acciones en circulación y su valor en libros, al 31 de
diciembre de 2001.

 La compañía La Morena Ltda., compró el 1 de Agosto del año 2001, 3000

acciones de la sociedad La Paramédica S.A., con un costo de $1.500 cada una,
al cierre del 31 de diciembre, las acciones se cotizaron en la bolsa a $1.800.

Al cierre de 31 de diciembre, las acciones tienen un incremento de $500 cada

una, lo que origina una valorización total de $1.500.000. Se pide registrar los
asientos de diario para las anteriores transacciones.

 La Potranca S.A., dentro del grupo propiedad, planta y equipo, presenta un

edificio cuyo valor el 31 de diciembre aparece en el balance general así:

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CONTABILIDAD III 129

Costo ajustado $85.000.000

Depreciación acumulada $14.500.000

El avalúo comercial practicado por una empresa afiliada a la Lonja de

Propiedad Raíz dice que el activo tiene un valor de $88.000.000.

El valor neto en libros del activo es de $70.500.000, comparado con el avalúo

técnico practicado al activo de $88.000.000 da un exceso o valorización de
$17.500.000.

Se pide registrar los asientos de diario para estas transacciones.

 Con los siguientes datos en diciembre 31 de 1996 de la compañía Alameda

S.A., se debe elaborar el Estado de cambios en el Patrimonio por el año de
1996.

Dividendos decretados durante el año $2.293.000

Superávit por valorización en dic. 31/95 $2.262.000
Utilidades del ejercicio después de impuestos $6.410.000
Capital social $12.355.000
Reserva legal anterior $1.738.000
Utilidades acumuladas anteriores $4.585.000
Valorización obtenida durante 1996 $812.000

 La compañía Tequendama S.A., presenta la siguiente información, para

elaborar el Estado de Cambios en el Patrimonio por el año de 1994.

Utilidades del ejercicio $2.330.000

Revalorización del patrimonio en 1994 $3.110.000
Capital social en Dic. 31/93 $15.600.000
Dividendos decretados durante el periodo $1.745.000
Utilidades acumuladas anteriores $6.084.000
Acciones suscritas y pagadas en 1994 $4.200.000
Reserva legal anterior $2.544.000
Prima en colocación de acciones en 1994 $210.000

Repaso Significativo
Preparar el estado de cambios en el patrimonio de una compañía de su región,
recordar que debe utilizar la información de dos periodos consecutivos, en su

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CONTABILIDAD III 130

defecto si no le es posible obtener información en la cámara de comercio de su

localidad, entonces utilizar la información de Internet.

Bibliografía Sugerida
CEDEÑO, Omar y JIMENEZ, Ángela. Contabilidad Financiera. Universidad del
Valle. Pág. 102 - 114, 1996.

HARGADON, Bernard J y MUNERA C Armando. Principios de Contabilidad.

Editorial Norma, Pág. 235 – 260. Bogotá.

Díaz Moreno, Hernando. Contabilidad General. Pearson Educación de Colombia

Ltda. Editorial. Bogotá. Pág. 246 – 270.

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CONTABILIDAD III 131

UNIDAD 5: Cuentas de Orden

Descripción Temática

Las cuentas de balance y de resultados tienen por objeto registrar los valores
reales, es decir, aquellos que afectan el activo, el pasivo o el capital del
comerciante.

No obstante, hay cierto tipo de operaciones que al efectuarse, no afectan ninguno

de los tres elementos del balance, debido a ciertas contingencias que pueden que
a la fecha en que se hayan celebrado, pueden convertirse en valores de activo, de
pasivo o de resultados; por tanto, es pertinente que las mismas se registren en la
contabilidad.

El problema es saber en que cuentas deben anotarse estas operaciones, ya que al

no afectarse los valores de balance o de resultados, cabria pensar que no es
necesario registrar tales operaciones en la contabilidad.

Las cuentas de orden son aquellas que sirven para el registro de operaciones que
no afectan al activo, el pasivo o el capital pero de las que es necesario llevar un
registro, con fines de recordatorio, de control, o bien, para anotar situaciones
contingentes que pueden, o no, presentarse en el futuro.

Se les designa también con otros nombres:

 Cuentas de saldos compensados

 Cuentas de registro

 Cuentas de memorando

 Cuentas de secretaria

Las cuentas de orden por su naturaleza, solamente tienen aplicación en los casos
específicos que a continuación se indican:

 Para registrar valores ajenos

 Para registrar valores contingentes

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CONTABILIDAD III 132

 Para el registro de operaciones, con fines de control o de simple recordatorio.

Dentro de la operación normal de los negocios se suelen presentar este tipo de

situaciones en la que la empresa lleva a cabo operaciones donde no tiene la
tenencia de los bienes o compromisos sociales que afecten directamente la
estructura financiera del negocio, este tipo de situaciones de todas formas
requieren que la organización las controle de alguna manera, es por esto que se
usan este tipo de cuentas de orden.

En esta unidad estudiaremos este tipo de cuentas denominadas cuentas de orden

deudoras y acreedoras junto con las diferentes situaciones que se puedan
presentar para su manejo.

Horizontes
 Conocer los procedimientos para el registro de las cuentas de orden.
 Comprender los registros para contabilización de las cuentas de orden
deudoras y acreedoras.
 Ilustrar el procedimiento para la contabilización de bienes y valores entregados
en garantía y en custodia.

Núcleos Temáticos y Problemáticos

 Cuentas de Orden Deudoras
 Cuentas de Orden Acreedoras
 Concepto
 Clasificación
 Contabilización
 Ajustes por Inflación
 Utilidad de las Cuentas de Orden
 Bienes y Valores Entregados en Custodia
 Bienes y Valores Entregados en Garantía
 Bienes y Valores en Poder de Terceros
 Litigios y Demandas
 Promesas de Compraventa
 Propiedades Planta y Equipo Depreciados, Agotados y Amortizados
 Créditos a Favor no Utilizados
 Responsabilidades Contingentes
 Bienes y Valores Recibidos en Custodia

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CONTABILIDAD III 133

 Bienes y Valores Recibidos en Garantía

 Bienes y Valores Recibidos de Terceros

Proceso de Información
5.1 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

Esta clasificación agrupa las cuentas que reflejan hechos o circunstancias de los
cuales se pueden generar derechos afectando la estructura financiera del ente
económico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para
efectos del control interno de activos. Información gerencial o control de futuras
situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros
contables de los activos y las declaraciones tributarias.

De conformidad con las disposiciones legales vigentes, las cuentas de orden

consideradas monetarias deberán ajustarse por inflación, dicho ajuste se efectuará
registrando el mismo como un mayor del código respectivo y un crédito en las
cuentas correlativas de los grupos de cuentas llamados Derechos Contingentes por
Contra (Crédito) y la cuenta Deudores Fiscales por el contrario, Deudoras de
Control.

5.2 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

A este grupo pertenecen las cuentas que registran los compromisos o contratos
que se relacionan con posibles obligaciones y que por tanto puedan llegar a afectar
la estructura financiera del ente económico. Igualmente, se incluyen aquellas
cuentas de registro utilizadas para efectos de control de futuras situaciones
financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de
los pasivos y patrimonio y las declaraciones tributarias.

De conformidad con las disposiciones legales vigentes, las cuentas de orden

consideradas no monetarias deberán ajustarse por inflación, dicho ajuste se
efectuará registrando el mismo como un mayor del valor de la cuenta respectiva y
un débito a las cuentas correlativas de los grupos de Obligaciones contingentes por
contra (débito), Acreedores fiscales por el contrario y Acreedoras de control por el
contrario.

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CONTABILIDAD III 134

5.3 CONCEPTO

Las cuentas de orden buscan fundamentalmente controlar los derechos y

obligaciones donde la empresa resulta inmersa por operaciones realizadas donde
no tiene la tenencia de los bienes o compromisos sociales que en cualquier
momento pueden afectar la estructura financiera, como por ejemplo:

La empresa tiene derechos sobre inventarios entregados a otros comerciantes en

consignación y que no están bajo el control directo de la empresa; sobre la cartera
activa cuando se entrega el cobro al abogado; o bienes que se entregan en
custodia o fideicomiso a instituciones financieras y no están bajo la acción de
control de la Auditoria de la empresa.

También tiene responsabilidades que no ameritan erogación directa de dinero pero

que adquiere la empresa cuando sirve de garante de otras sociedades o de los
mismos socios.

Este tipo de cuentas tienen gran importancia desde el punto de vista de la

Revisoría Fiscal en las grandes empresas.

Estas cuentas figuran en el balance general pero representan bienes de propiedad

de terceros que con intervención de la empresa prestan servicios especiales, como
mercancías recibidas en consignación, valores en custodia, entre otras.

5.4 CLASIFICACIÓN

Las cuentas de orden pueden clasificarse en:

 Cuentas de orden de activo

 Cuentas de orden de pasivo
 Cuentas de orden de resultados deudoras
 Cuentas de orden de resultados acreedoras

También tomando como base la finalidad para la cual fueron creadas. La

clasificación es la siguiente:

 Cuentas de orden para valores ajenos

 Cuentas de orden para valores contingentes
 Cuentas de orden para valores de registro

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CONTABILIDAD III 135

O se puede dar la clasificación según la norma Colombiana10:

 Contingentes: las cuentas de orden contingentes reflejan los hechos o

circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente
económico.

 Fiduciarias: las cuentas de orden fiduciarias reflejan los activos, los pasivos, el
patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas
legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente
económico.

 Fiscales: las cuentas de orden fiscales deben reflejar las diferencias de valor
existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados,
y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal
que unas y otras puedan conciliarse.

 De control: las cuentas de orden de control son utilizadas por el ente

económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su
naturaleza no afectan la situación financiera de aquél. Se usan para ejercer
control interno.

5.5 CONTABILIZACIÓN

En vista de que las cuentas de orden se llevan dentro de un sistema de partida

doble, se deben abrir siempre en grupos de cuando menos de dos, siendo la una
correlativa de la otra y debiendo tener forzosamente movimientos y saldos
compensados en todo momento.

El saldo de una será siempre deudor y el de la correlativa, acreedor por igual

cantidad.

De hecho es una característica invariable de las cuentas de orden, el que se

establezcan en grupos de dos, por lo que siempre habrá una cuenta de orden
deudora y otra acreedora, a la cual también se le puede llamar “contra cuenta”.

Para registrar determinada clase de operaciones a veces se requiere la apertura de

más de dos cuentas de orden en un grupo; pero aún en estos casos, entre las
cuentas que se abran, existirá el movimiento compensado, así como igualdad de
saldos, aún cuando sea de naturaleza contraria.

10
Decreto Reglamentario 2649/93. Artículo 42 - 45.

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CONTABILIDAD III 136

5.5.1 Movimiento de las Cuentas de Orden

Una vez establecidas las cuentas de orden bajo los principios mencionados, el
movimiento de ellas puede realizarse de dos maneras:

Movimiento Directo.

Se dice que el movimiento de las cuentas de orden es directo, cuando el asiento

que se practique en una de ellas tenga su replica en otra cuenta de orden y sin
que intervengan cuentas de balance. Es decir, cuando al efectuarse un cargo a
una cuenta de orden, el crédito, necesariamente, corresponda a otra cuenta de
orden, o viceversa.

Movimiento Cruzado

Se dice que el movimiento de las cuentas de orden es cruzado, cuando se alterna

un cargo a una cuenta de orden, con crédito a una cuenta de balance o de
resultados y un crédito a una cuenta de orden, con cargo a una cuenta de balance
o de resultados.

Después de corridos ambos asientos, las cuentas de orden se deberán mostrar

igual al saldo, aunque de naturaleza contraria.

Si en algún momento están descompensadas, des - balanceadas, es evidente que

les falta algún movimiento de regularización.

Los asientos en un grupo de cuentas de orden pueden cruzarse también con otro
grupo de cuentas de orden.

Si bien el movimiento directo es más fácil, se recomienda que en lo posible se

operen por movimiento cruzado, porque con esto se evitan olvidos en su manejo,
además de que sirve como auto prueba, ya que si al verificar la igualdad de saldos
se observa una diferencia, saltara más a la vista, el movimiento faltante o mal
aplicado.

Podríamos resumir, que a consecuencia de su típico movimiento, las cuentas de

orden se caracterizan por arrojar siempre saldos numéricamente iguales, aunque
de naturaleza contraria.

De no subsistir la igualdad en los saldos, quedaría demostrado, por este solo

hecho, que los asientos en que se hubieran afectado esta clase de cuentas, se han
ejecutado en forma incorrecta.

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CONTABILIDAD III 137

Su Presentación en el Balance

Atendiendo a la naturaleza de las cuentas de orden, la costumbre aceptada es que

su saldo se anote al pie del balance, es decir, después de las sumas del activo, del
pasivo y del capital.

Cuando el número de estas cuentas es reducido, se anotan debajo del activo

aquellas que tengan saldo deudor indicando el nombre de las mismas y el saldo
correspondiente y debajo del pasivo y capital, las cuentas de orden de naturaleza
acreedora, mencionando también su nombre y el saldo respectivo.

La práctica mas generalizada es la de agrupar las cuentas de orden bajo los tres
rubros que al principio se habían señalado, o sea, valores ajenos, valores
contingentes y cuentas de registro.

5.6 AJUSTES POR INFLACIÓN11

Para las cuentas de orden deudoras, de conformidad con las disposiciones legales
vigentes, las cuentas de orden consideradas no monetarias deberán ajustarse por
inflación, dicho ajuste se efectuará registrando el mismo como un mayor valor del
código respectivo y un crédito en las cuentas correlativas de los grupos de cuentas
de derechos contingentes por el contrario, deudoras fiscales por el contrario,
deudoras de control por contra.

5.7 UTILIDAD DE LAS CUENTAS DE ORDEN

Las cuentas de orden, entonces, son aquellas que se abren para registrar un
movimiento de valores, cuando este no afecta o modifica el balance de la empresa,
pero cuya incorporación en libros es necesaria con fines de recordatorio contable,
de control en general sobre aspectos administrativos, o bien, para consignar sus
derechos o responsabilidades contingentes que puedan o no presentarse en el
futuro.

Con la idea de clarificar el objeto y funcionamiento de las cuentas de orden, es

necesario precisar la diferencia que existe entre “valores reales” y “valores
contingentes”.

Los valores reales, son los derechos y obligaciones de la empresa que figuran
dentro del activo y pasivo.
11
Decreto reglamentario 2650/93.

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CONTABILIDAD III 138

Los valores contingentes, son derechos y obligaciones probables o que están

sujetos a una “contingencia”, la cual si llegara a sobrevenir o a realizarse,
entonces convierte dichos valores en reales.

Mientras la contingencia no se realice, los valores contingentes deberán

consignarse en cuentas de orden, tales cuentas se cancelaran si la contingencia
llegara a realizarse o si la contingencia deja de ser probable.

A esta clase de cuentas se les denomina también con el nombre de cuentas de

memorando, por constituir un recordatorio contable.

Como los conceptos son muy generales, conviene precisar las operaciones que
determinan su apertura.

5.8 BIENES Y VALORES ENTREGADOS EN CUSTODIA

Cuenta de orden deudora dentro del grupo de los derechos contingentes. Esta
cuenta registra el valor de los bienes de propiedad del ente económico, entregados
a terceros para su custodia y que por consiguiente siguen siendo parte de sus
activos.

Esta cuenta se debita por los bienes entregados en custodia y por el valor del
ajuste por inflación con abono a las cuentas respectivas del grupo derechos
contingentes por el contrario; y se acredita por el retiro de los bienes entregados
en custodia.

5.9 BIENES Y VALORES ENTREGADOS EN GARANTÍA

Cuenta de orden deudora dentro del grupo de los derechos contingentes. Esta
cuenta registra el importe de los bienes inmuebles, valores mobiliarios y otros
bienes muebles que siendo parte de sus activos, son entregados por el ente
económico a terceros en garantía de créditos obtenidos o por otras obligaciones
contraídas.

Esta cuenta se debita por el importe de los bienes propios entregados en garantía
y por el valor del ajuste por inflación con abono a la cuenta respectiva del grupo
de derechos contingentes por contra; y se acredita por la devolución de los bienes
propios entregados en garantía y por la venta pública, subasta, adjudicación y/o
efectivización de los bienes o valores entregados en garantía.

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CONTABILIDAD III 139

5.10 BIENES Y VALORES EN PODER DE TERCEROS

Cuenta de orden deudora dentro del grupo de los derechos contingentes. Esta
cuenta registra el valor de los bienes de propiedad del ente económico entregados
a terceros en calidad de arrendamiento, préstamo, comodato, depósito o
consignación. Estas situaciones no implican que dichos bienes dejen de ser
considerados como activos del ente económico.

Esta cuenta se debita por el importe de los bienes entregados a terceros y por el
valor del ajuste por inflación con abono a la cuenta respectiva del grupo de
cuentas de derechos contingentes por contra; y se acredita por el retiro de los
bienes entregados a terceros, ajustados.

5.11 LITIGIOS Y DEMANDAS

Cuenta de orden deudora dentro del grupo de los derechos contingentes. Esta
cuenta registra el valor de las pretensiones en denuncias penales, litigios o
demandas civiles, laborales, comerciales y administrativas, entablados por el ente
económico contra terceros.

Se debita por el valor o importe de las pretensiones y se acredita por la

culminación del proceso o extinción de la causa que dio origen al litigio o
demanda.

5.12 PROMESAS DE COMPRAVENTA

Cuenta de orden deudora dentro del grupo de los derechos contingentes. Esta
cuenta registra el valor por el cual el ente económico ha suscrito promesa de
compraventa de bienes que promete vender.

Se debita por el valor o importe acordado de los bienes que en el han sido
prometidos en venta; y se acredita por la venta del bien materia de la promesa o
resolución de la misma.

5.13 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO DEPRECIADOS, AGOTADOS Y/O

AMORTIZADOS

Cuenta de orden deudora dentro del grupo de las cuentas deudoras de control,
ésta cuenta registra el valor comercial de las propiedades, planta y equipo que no

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CONTABILIDAD III 140

obstante pueden encontrarse totalmente depreciados, el ente económico no les ha

dado de baja en libros en razón a que aún están en condiciones de uso o cambio.

Se debita por el valor comercial del activo técnicamente determinado y por el

ajuste por inflación; y se acredita por la baja en libros.

5.14 CRÉDITOS A FAVOR NO UTILIZADOS

Cuenta de orden deudora dentro del grupo de las cuentas deudoras de control,
ésta cuenta registra el valor de las líneas de crédito individuales contratadas por el
ente económico, en instituciones del país o del exterior bajo las diferentes
modalidades de crédito. El saldo corresponde a la porción no utilizada del crédito
obtenido.

Se debita por el valor del crédito no utilizado, por el ajuste por diferencia en
cambio a que haya lugar; y se acredita por la utilización parcial o total del crédito.

5.15 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES

Cuenta de orden acreedora. Comprende los compromisos o contratos de los

cuales se pueden derivar obligaciones a cargo del ente económico.

5.16 BIENES Y VALORES RECIBIDOS EN CUSTODIA

Cuenta de orden acreedora, dentro del grupo de cuentas de responsabilidades

contingentes.

Esta cuenta registra los bienes recibidos por el ente económico para su custodia,
se debita por el importe de los bienes recibidos en custodia; y se acredita por la
devolución de los bienes recibidos en custodia.

5.17 BIENES Y VALORES RECIBIDOS EN GARANTÍA

Cuenta de orden acreedora, dentro del grupo de cuentas de responsabilidades

contingentes.

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CONTABILIDAD III 141

Esta cuenta registra el importe de los bienes inmuebles, valores mobiliarios y otros
bienes inmuebles que han sido recibidos en garantía de operaciones realizadas por
el ente económico, así como los valores equiparables a garantía real.

Se debita por el valor de los documentos recibidos, por el valor de la hipoteca o de

la prenda, por el valor de otros tipos de garantía recibida y por el valor del ajuste
por inflación con cargo a la respectiva cuenta del grupo responsabilidades
contingentes por contra; y se acredita por la cancelación de las garantías a favor
del ente económico.

5.18 BIENES Y VALORES RECIBIDOS DE TERCEROS

Cuenta de orden acreedora, dentro del grupo de cuentas de responsabilidades

contingentes.

Esta cuenta registra el valor de los bienes recibidos de terceros por el ente
económico en calidad del arrendamiento, préstamo, comodato, depósito o
consignación.

Esta cuenta se debita por el valor de los bienes recibidos y por el valor del ajuste
por inflación con cargo a la cuenta respectiva del grupo responsabilidades
contingentes por contra y se acredita por el retiro parcial o total de la mercancía

Proceso de Comprensión y Análisis

Responder las siguientes preguntas:

 ¿Qué finalidad tienen las cuentas de orden?

 ¿Que son los “valores reales” de la empresa?
 ¿Qué son los “valores contingentes”?
 ¿Qué tipo de operaciones se prestan en cuentas de orden?
 ¿Cómo se clasifican las cuentas de orden?

Solución de Problemas
 La compañía Mundos S.A., entrega $10.000.000 en mercancías en
consignación para la venta a la empresa Cacharrería Mundial Ltda. Esta vende
las mercancías con un 25% de utilidad y descuenta comisión por venta del 5%
sobre el valor de la venta.

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CONTABILIDAD III 142

Cacharrería mundial vende durante el mes de enero la mitad de la mercancía y

en febrero la otra mitad.

Se pide: efectuar los asientos de diario para contabilizar las transacciones

dadas.

 La compañía Cementos del Norte S.A., entrega 10.000 bultos de cemento a la

distribuidora para el Hogar Ltda., a razón de $35.000 cada uno, como
mercancía en consignación con un precio de venta fijado de $48.000 cada
bulto.

La distribuidora vende en Junio 15, 200 bultos al precio fijado y cobra la

comisión por venta de $4.500 por cada bulto vendido. En Junio 22 vende
1.800 bultos al precio y cobra su comisión pactada. En Junio 30 vende el resto
de los bultos.

Se pide: registrar en diario los asientos de las transacciones anteriores.

Síntesis Creativa y Argumentativa

Argumentar su respuesta a las siguientes preguntas:

 ¿Cuando se registra un derecho para la sociedad?

 ¿Cuándo se registra una obligación para la sociedad?

Autoevaluación
Responder las siguientes preguntas:

 ¿Cómo se establecen las cuentas de orden?

 ¿Qué características en cuanto a saldos debe mostrar cada grupo de cuentas
de orden?
 ¿Qué tipos de movimiento se pueden realizar en cuentas de orden?
 ¿En que consiste el tipo de movimiento directo?
 ¿En que consiste el tipo de movimiento cruzado?
 ¿Cuál tipo de movimiento en cuentas de orden es más recomendable?
 ¿Cómo deben nombrarse las cuentas de orden?
 ¿Dónde deben presentarse las cuentas de orden?
 ¿Por qué deben presentarse las cuentas de orden en el balance?

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CONTABILIDAD III 143

 ¿Cómo deben presentarse las cuentas de orden en el balance?

Repaso Significativo
Indagar en la Cámara de Comercio de su localidad los Estados Financieros de las
principales compañías de su región, revisar si estos contienen cuentas de orden de
algún tipo y preparar un informe ejecutivo en el que se de su opinión acerca de los
motivos por los cuales esta compañía tiene cuentas de orden en sus Estados
Financieros.

Bibliografía Sugerida
HARGADON, Bernard J y MUNERA C Armando. Principios de Contabilidad.
Editorial Norma, Bogotá. Pág. 235 – 260.

Díaz Moreno, Hernando. Contabilidad General. Pearson Educación de Colombia

Ltda. Editorial. Bogotá. Pág. 246 – 270.

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CONTABILIDAD III 144

BIBLIOGRAFÍA GENERAL
CEDEÑO, Omar y JIMENEZ, Ángela. Contabilidad Financiera. Universidad del
Valle. Pág. 102 - 114, 1996.
DÍAZ MORENO, Hernando. Contabilidad General. Pearson Educación de Colombia
Ltda. Pág. 246 – 270. Editorial Bogotá.
HARGADON, Bernard J y MUNERA C Armando. Principios de Contabilidad.
Editorial Norma, Pág 235 – 260. Bogotá.
MEIGS Robert F y otros. Contabilidad La base para la toma de decisiones. Cuarta
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SINISTERRA V, Gonzalo. Contabilidad Sistema de Información para las
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UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia