RESUMEN

El presente trabajo de investigación, surgió de la necesidad de reestructurar los

archivos de la Unidad Educativa “19 de marzo” y conservar su documentación
constituyéndose en un material de apoyo y de gran utilidad, siendo así un eje
transversal para motivar el proceso de gestión documental, de modo que
construyan sus propios conocimientos en cuanto a la importancia de contar con
un archivo físico y la conservación de sus documentos. Con un inició del
diagnóstico, en donde se consiguió resultados precisos acerca del
desconocimiento sobre la valoración de organización y conserva de
documentos, porque al no tener cuidado con la manipulación de los
documentos estos se entre papelan. Tomando en cuenta que la información es
valiosa; mismos actos llevaron a determinar la elaboración del “MANUAL DE
TECNICAS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS”,
para su correcta aplicación, mediante la investigación de campo; aplicando
diferentes tipos de herramientas en el lugar, que se empleó como instrumento
de investigación. Aplicando teorías bibliográficas de índole académicas, de
como archivar correctamente la documentación respectiva; los cuales
justificaron la realización, contribuyendo a la solución del problema
concretándose con el desarrollo y la difusión del Manual, cumpliendo así con los
objetivos propuestos en la investigación de tal forma que con su ejecución se
logre alcanzar altos niveles de eficiencia y buena imagen Institucional.

i
 ii

ÍNDICE

Contenido
Índice.....................................................................................................................6

INTRODUCCIÓN..................................................................................................7

CAPITULO I..........................................................................................................9

1.1 ANTECEDENTES........................................................................................9

1.2 DIAGNOSTICO Y JUSTIFICACION............................................................9

1.3 PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

TÉCNICO/TECNOLÓGICO.............................................................................11

1.3.1. Árbol de problemas............................................................................11

1.3.2 Identificación del problema.................................................................11

1.3.3 Planteamiento del problema...............................................................11

1.4 OBJETIVOS...............................................................................................12

1.4.1 OBJETIVO DE ESTUDIO...................................................................12

1.4.2 OBJETIVO GENERAL........................................................................12

1.4.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:..............................................................13

1.5 ENFOQUE METODOLOGICO..................................................................13

1.5.1 Método de Investigación.....................................................................13

1.5.2 TIPOS DE INVESTIGACIÓN..............................................................13

1.5.2.1 Investigación Bibliográfica...............................................................13

1.5.2.2 Investigación de Campo..................................................................14

1.5.2.3 Investigación Descriptiva.................................................................14

1.5.3 MÉTODO.............................................................................................14

CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO O CONCEPTUAL........................................15

2.1 RESEÑA HISTÓRICA ARCHIVISTA.........................................................15

 iii

2.1.1. DIFUSIÓN DEL CONCEPTO Y ENFOQUES....................................17

2.1.2 RENOVACIÓN....................................................................................20

2.2.3 DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS EN ESCUELAS 21

2.2.4 DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS EN ESCUELA

PRIMARIA....................................................................................................22

2.3 ARCHIVOS DE OFICINA.......................................................................22

2.3.1 VALORES QUE DEBE POSEER UNA SECRETARIA EJECUTIVA.22

2.3.2 VALORES ÉTICOS.............................................................................22

2.3.3 VALORES PROFESIONALES............................................................23

2.4 LA FORMA CORRECTA DE ARCHIVAR DOCUMENTOS......................23

2.5 Beneficios de la gestión documental.........................................................24

2.5 Actividades de la Propuesta......................................................................25

Actividad 1. Participa de cursos de formación en secretariado referente a

archivos........................................................................................................25

Actividad 2. Asiste a capacitación para manejo de sistema de información

educativa SIGED..........................................................................................25

Actividad 3. Asiste a talleres para llenado de carga horaria SICH..............26

Actividad 4. Promover y apoyar a la organización de los archivos en la

Unidad Educativa con actividades realizadas en la dirección.....................26

Actividad 5. Enseñar buenas prácticas de manipulación de material de

oficina para la organización de archivos......................................................27

CAPITULO III PROPUESTA DE INNOVACION O SOLUCION DEL

PROBLEMA........................................................................................................28

3.1 MANUAL DE GESTIÓN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y

DOCUMENTOS...............................................................................................29

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES....................................................42
 iv

CONCLUSIONES...............................................................................................42

Bibliografía..........................................................................................................46

ANEXOS.............................................................................................................47
 v

INTRODUCCIÓN
El presente trabajo tiene por objetivo proponer la aplicación del Tratamiento
Archivístico de la Unidad Educativa “19 de Marzo” y crear un manual para ello.

Para el logro de este objetivo fue importante el análisis de la información recopilada a

través del diagnóstico situacional de la infraestructura, mobiliario y principalmente de la
documentación que custodia el Archivo Central de la institución, donde se detectó
falencias en todos los aspectos mencionados anteriormente y la falta de normalización
en la aplicación de los procesos archivísticos. Se evidencia la necesidad de la
aplicación del Tratamiento Archivístico que facilite la gestión documental para lograr un
correcto manejo de la documentación.

Este proyecto está elaborado con el fin de mejorar y dar nuevas propuestas para
facilitar el trabajo de las secretarias y secretarios del SEP de las unidades educativas,
implementando estrategias que nos brinda el nuevo Modelo Educativo Socio-
Comunitario Productivo vigente de la ley 070 AVELINO SIÑANI ELIZARDOPEREZ, la
cual nos presenta muchas maneras innovadoras y técnicas para realizar los trabajos
de una manera más adecuada, dinámica, organizada y correcta, para demostrar
eficiencia y eficacia en el desempeño de las funciones que realizamos día a día para el
bien de la niñez y adolescencia LEY 070, AVELINO SI;ANI- ELIZARDOPEREZ.

La secretaria o secretario debe ser la primera persona que un padre de familia o

autoridad conozca al entrar a la Dirección de la Unidad Educativa, así que debe
generar una impresión positiva.

En las Organizaciones siempre la prioridad final es el Archivo, pero realmente no se

dan cuenta de la importancia y el ahorro que pueden hacer implementando un Sistema
de Gestión Documental.

El primer punto importante del manejo del Gestión Documental, es tener control,
organización y tener todos los documentos debidamente organizados. Después de
cumplir con estos procesos, la Unidad Educativa tendrán un fácil almacenamiento y
consultas rápidas y recuperaciones eficientes de la información.
 vi

La misión principal de la parte administrativa de una Unidad Educativa en cuanto a

Gestión Documental, es cumplir el ciclo de vida de los documentos, y como objetivo es
volver los documentos físicos a digital como la acción final si posible.

Gracias a la tecnología en Gestión Documental, las Unidades Educativas podrán ser

más rápidas en el uso de la información, reduciendo costos, ahorro en tiempo,
seguridad en los documentos, para así tener una mayor productividad.

Para cumplir con los principales objetivos del presente proyecto, su estructura esta
dividida en 4 capítulos:

Capítulo I: Aborda un Marco introducido

Capítulo II:

Capítulo III:

Capítulo IV:
 CAPITULO I
1.1 ANTECEDENTES
La Unidad Educativa “19 de Marzo”, es un colegio fiscal, está ubicado en la
zona de Plan 3000, en el barrio de Santa Carla, del departamento de Santa
Cruz, en el Estado Plurinacional de Bolivia.

Esta unidad educativa se creó un 19 de marzo de 2005 contando con 75

estudiantes del curso 1ro de primaria y 2do de primaria, en principio funciono en
la casa del vecino Esteban Vidaurre quien presto 2 ambientes para dicho
funcionamiento, como Director invitado el Profesor Efraín Mamani Llanque y
dos maestros normalistas pagados con aportes de padres y como presidente de
la Junta Escolar el Señor Esteban Vidaurre contando con 45 padres de familia.
Al año siguiente se construyeron en el área verde del manzano 47, 4 aulas con
aporte de los padres de familia, ese mismo año se solicitó ítems de docentes,
en donde se les doto 2 ítems.

Actualmente cuenta con 24 docentes, el director el Lic. Prado Alarcón Checa,

una secretaria y la portera, consta de los 3 niveles Iniciales, Primarios y
secundarios con un total 725 estudiantes. Consta de 12 aulas lo que dificulta
pasar clases en un solo turno. No se cuenta con un ambiente para Dirección y
por ende el espacio es compartido con un aula.

A medida que el alumnado crecía, al mismo tiempo la documentación seguía el

mismo ritmo, pero a nivel mucho mayor, llegando a niveles preocupantes.

1.2 DIAGNOSTICO Y JUSTIFICACION

Se observó la necesidad de crear un Manual de técnicas de Archivos para la
unidad educativa, donde se encontró la falencia de ver toda documentación que
ingresa a la dirección; no está debidamente ordenada, archivada ya que esto se
genera por la mala organización y esta acción con lleva a la perdida de

1
documentación. Ocasionando molestias con todo el personal de docentes y así
mismo con la población estudiantil y padres de familia.

En ese contexto los archivos generados por la Unidad Educativa 19 de marzo

poseen testimonio histórico de los alumnos y actividades de suma importancia.

La conservación, organización, sistematización y preservación de estas fuentes

de información histórica es una responsabilidad de las instituciones y
organizaciones que las generan o las tienen en custodia, a fin de que las
acciones como tramites, consulta o simplemente organización trasciendan
como ejemplo y memoria a futuras generaciones, pero también son una
responsabilidad que han asumido tanto en el marco de ley como en la práctica
de las instituciones gubernamentales, o en los archivos históricos de las
Instituciones de Educación donde es frecuente la incorporación de fondos
documentales de personas o instituciones cuya trayectoria y desarrollo histórico
son afines a los fondos resguardados por dichos archivos

El presente trabajo se justifica por lo dicho anteriormente, para que los alumnos,
padres de familia y los propios funcionarios de la Unidad Educativa, posean
archivos y documentos debidamente custodiados y organizados.

2
1.3 PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
TÉCNICO/TECNOLÓGICO

1.3.1. Árbol de problemas

FUETE: Elaboración propia

1.3.2 Identificación del problema

Se identificó que en la “U.E 19 DE MARZO” hay mucha acumulación de
documentos, lo que provoca mayor desorden en lo demora en la ubicación de
documentación, lo que genera retraso en la obtención de información.

1.3.3 Planteamiento del problema

Una vez concluido con los antecedentes, diagnóstico y la situación actual de las
distintas unidades se observó que, no cuentan con un manual de archivos para
toda la documentación que ingresa, y tienen dificultad de obtener cualquier
documento de manera rápida y ágil. Este motiva a realizar una formulación del
problema.

3
1.3.4 Formulación Del Problema

La mala organización de archivos puede llevar a un verdadero colapso por los

riesgos que pueden provocar, pérdida de documentación. Es unos de los
principales problemas que acontecen.

¿Por qué no existe una adecuada organización de archivos Administrativos en

la Unidad Educativa 19 de marzo?

¿Cómo podemos mejorar la demora de ubicación documental?

¿Cuáles son los beneficios de un manual de archivos?

¿Cómo es posible mejorar la demora en la ubicación de cualquier documento?

1.4 OBJETIVOS

1.4.1 OBJETIVO DE ESTUDIO

El presente trabajo de Proyecto se realizó en la Unidad Educativa “19 DE
MARZO”, del departamento de Santa Cruz, con objeto de coadyuvar en la
organización física de los archivos existentes dentro de la dirección,
documentación de vital importancia para todo el alumnado en general

1.4.2 OBJETIVO GENERAL

Mejorar la organización de archivos de la secretaria de la Unidad Educativa 19
de marzo. Y así mantener ordenado, clasificado los archivos, y reducir el tiempo
de ubicación de los mismos.

4
1.4.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

 Aplicar un sistema de organización de archivos Alfabéticos, numéricos,

Temático y Cronológico para brindar una información más adecuada y
oportuna a la comunidad educativa.

 El Manual de Archivo y Correspondencia tiene por objetivos establecer

la reglamentación que permita la adecuada administración documental
en materia de trámite y su correspondiente archivo en la unidad
educativa.

 Garantizar la adecuada organización, administración, conservación,

armonización, y custodia de la documentación institucional.

1.5 ENFOQUE METODOLOGICO

1.5.1 Método de Investigación
Esta investigación presenta un diseño de investigación no experimental,
observacional y bibliográfico porque no ejerceremos ninguna intervención nos
basaremos en la recolección de información, observación y revisión bibliográfica
para respaldo.

1.5.2 TIPOS DE INVESTIGACIÓN

1.5.2.1 Investigación Bibliográfica
Se realizó a través de una investigación bibliográfica porque utilizare un amplio
marco bibliográfico respecto al tema de archivos desde una perspectiva
objetiva, practica y actualizada, información que nos servirá para poder archivar
adecuadamente los documentos de unidad educativa.

Se utilizará fuentes primarias consultando libros, informes y Paginas oficiales

académicas sobre el tema.

5
También se utilizará fuentes secundarias de carácter académico como tesis,
trabajos técnicos y paginas oficiales que relacionan el tema.

1.5.2.2 Investigación de Campo

Se realizó una investigación en el lugar, es decir, en acceso a los archivos de
los diferentes documentos, con el fin de conocer con objetividad la mala
organización de los archivos.

1.5.2.3 Investigación Descriptiva

Investigación Descriptiva es una investigación que tiene el propósito de
describir e identificar el problema que se encontró en un tiempo determinado, y
porque enfoca los aspectos cualitativos definidas de la situación observada e
investigada.

1.5.3 MÉTODO
Es un conjunto de procedimientos y elementos que están ligados entre sí para
la consecución de objetivos previamente determinados

El método implementando para este proyecto fueron las encuestas individuales

tanto a los docentes, para saber que opinan sobre la organización de archivos
en el desempeño de la secretaria en la unidad educativa.

1.5.3.1 Población Y Muestreo

La población que se llevó a los resultados fue en una encuesta realizada a los
docentes.

6
 CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO O CONCEPTUAL

2.1 RESEÑA HISTÓRICA ARCHIVISTA.

Las raíces de programa de gestión de registros podrían, si quisieran, volver al tiempo
colonial, cuando los archivos estaban organizados de acuerdo con el sistema de
archivos del Inglaterra, España u otros países colonialistas, (LLANSÓ I SANJUAN,
1993. ).

Ya en 1810, el Congreso Americano emitió la Ley de Archivos, que señaló la necesidad

de espacio para almacenar documentos públicos una vez que, hasta la instalación del
gobierno en Washington, los archivos eran itinerantes.

Desde principios del siglo XIX hasta el final de la Guerra Civil en 1865, los Estados
Unidos no tuvieron muchos problemas con respecto al almacenamiento y preservación
de documentos públicos.

A partir de entonces y durante las primeras décadas del siglo XX, un vertiginoso
crecimiento de la documentación debido a la prohibición legal de destruirla. Debido a
esta situación, se crearon comisiones, actividades censales se desarrollaron y se
emitieron actos legislativos, con el objetivo de autorizar la eliminación de documentos,
procedimientos de estudio para la aplicación de las técnicas de administración
moderna al gobierno federal, registrar el volumen de documentos acumulados en
agencias federales, así como autorizar la construcción de un edificio al archivo
nacional.

El desarrollo del área de gestión de registros en la administración federal entre el año

1934, cuando se votó la Ley de Archivos Nacionales, y el año 1941, cuando se
proyecta la instalación de una propiedad para almacenamiento documentos temporales
(centros de registros), (LLANSÓ I SANJUAN, 1993. ).

Con la entrada de Estados Unidos en la Segunda Guerra Mundial, la situación, antes

controlable, se vuelve crítico, gigantesco para algunos, lo que lleva a la creación de
nuevas comisiones y la emisión de actos legislativos específicos.

7
Destacan las actuaciones de las Comisiones Hoover (1947 y 1953, respectivamente) y
la Ley de Registros Federales de 1950, que determinó que las agencias los gobiernos
deberían tener un programa de gestión de registros.

Penn (1984) y Ricks (1985) (apud LLANSÓ I SANJUN, 1993, p. 75), afirman que la ley
proporcionó los pilares de la gestión de documentos en los Estados Unidos, a saber:

1) El concepto de ciclo de vida,

2) Programas de acción continua,

3) Control de gestión y

4) La especialización de quienes la practicaban.

E Norton lo identifica como el "punto de nacimiento" de una nueva profesión: el

administrador de registros (records manager), (LLANSÓ I SANJUAN, 1993. ).

En cuanto al desempeño de las Comisiones Hoover, se puede destacar que estas

establecieron las prácticas para la consolidación del área, en el período 1950-1960,
introducir acciones destinadas a controlar la producción de documentos,
racionalización de eliminaciones y conservación económica y concentrada de
documentos de custodia intermedia, así como la difusión de manuales de
procedimientos.

En cuanto a los marcos legislativos que fortalecieron el área en el período de 1970 a

1990, tenemos: la Ley de Gestión de Registros, de 1975, que consagra la definición de
gestión de documentos; las Enmiendas a la Ley Federal de Gestión de Registros de
1976, que requiere que cada agencia federal sea responsable de su programa de
gestión, documentos, a través de un informe anual, a los Archivos Nacionales de los
Estados Unidos y la reorganización de la administración de los archivos, cuando en
medio de la 1980, el NARS (Servicio Nacional de Archivos y Registros) pasó a llamarse
NARA (Administración Nacional de Archivos y Registros).

8
El gobierno federal de Canadá, en paralelo, también desarrolló acciones que estimuló
la aplicación de la gestión documental en los órganos departamentales, una a medida
que la administración y conservación de documentos públicos se hizo cada vez más
caro, como lo demuestran los diagnósticos y evaluaciones, llevada a cabo tanto por la
Comisión Massey (1951) como por la Comisión Glassco (1961-1962).

A partir de sus recomendaciones, en 1956, la construcción de un repositorio central de

los Archivos Públicos de Canadá y, en 1966, en la gestión de los documentos
gubernamentales ahora está coordinada por el archivero, federal (Archivero del
dominio), (ATHERTON, 1979).

La evolución y las prácticas de la gestión de documentos en Canadá son, ampliamente

explicado en dos artículos de los archiveros canadienses Croteau (1977) y Atherton
(1979), presentado aquí, en forma resumida, solo para señalar la importancia que tuvo
el desempeño de estas Comisiones tanto en Estados Unidos como en el Canadá,
(ATHERTON, 1979).

2.1.1. DIFUSIÓN DEL CONCEPTO Y ENFOQUES

No se puede hablar de la gestión documental como un concepto único y aplicación
universal, ya que participaron en su elaboración y desarrollo factores determinantes, en
los que se destaca una tradición archivística dada y específica, también administrativo,
y un contexto histórico e institucional.

No se puede hablar, todavía, de un modelo de gestión documental, sino de

diversidades que se produjeron con prácticas en diferentes países.

Los elementos economía, eficacia y eficiencia, sin olvidar el factor productividad,

generalmente se destacan en casi todos los conceptos una vez que los cambios por
los que atravesaban las organizaciones, gubernamentales o no, en el principio del siglo
XX, tanto en el proceso de producción como en la organización racional del trabajo,
comenzó a exigir la adopción de los principios de la administración científica, defendido
por el taylorismo1.

1
Modelo de administración desarrollados por los americanos Frederick Winslow Taylor (1856-1915) y
Frank Bunker Gilbreth (1868-1924)

9
Dichos principios, como la planificación, el control y la supervisión de la ejecución, la
estandarización de procedimientos, la división y especialización del trabajo y la
formación de los trabajadores, orientada a la consecución de los beneficios y ventajas
promovido por los capacitados en la modernización del proceso administrativo.

Yves Pérotin, teórico francés que participó en misiones de estudio en Inglaterra y

Estados Unidos, siempre destacó la dificultad de traducir (para el Francés) tanto el
término registros [documentos o archivos] como el término gestión [gestión], de ahí su
definición para la gestión de registros de expresión para intentar un adecuación de la
terminología.

Artel Ricks, en una ponencia presentada en el VIII Congreso Internacional de Archives,

que tuvo lugar en Washington en 1976, afirma que la gestión de documentos creó, en
el caso del gobierno de Estados Unidos, una mayor conciencia del significado de los
documentos, cualquiera que sea su soporte, teniendo los archivos nacionales, Estados
Unidos y Canadá, asumiendo el rol de órganos de apoyo administrativo con la
competencia para orientar programas de gestión documental en organismos
gubernamentales.

Para Michel Duchein, las necesidades nacieron con la crisis económica, de la década
de 1930, y con la Segunda Guerra Mundial que obligó a los gobiernos y archiveros
para hacer frente a los problemas planteados por el aumento de masa documental,
cuyas causas fueron suficientemente explicadas y cuyas consecuencias en el plano de
los archivos, no pueden tratarse con métodos tradicionales.

A partir de entonces surgieron varios modelos nacionales, estrechamente vinculados a

condiciones culturales, económicas, administrativas e históricas. Siendo las
motivaciones de orden económico-administrativo, se implementó el modelo americano
orden histórico y archivístico, siguió el modelo europeo.

Sin embargo, Duchein afirma qué:

[...] ningún [modelo] es exportable porque está fuera de su propio contexto, y ninguno
puede considerarse ejemplar in abstracto. Sin embargo, puedes decir que, además,

10
ningún país puede, hoy, escapar de la necesidad de definir su propia doctrina en este
campo, (DUCHEIN, 1993.).

La diversidad de modelos existentes, en términos internacionales, ha llevado a

UNESCO, a través de RAMP2, para presentar una definición del concepto de La
gestión documental como "dominio de la gestión administrativa general con vistas a
asegurar la economía y eficiencia de las operaciones desde la creación, mantenimiento
y uso, hasta el destino final de los documentos”.

A través de este Programa, la comunidad archivística tuvo contacto con el trabajo de

James Rhoads (1983) sobre El papel de la gestión de documentos y archivos en los
sistemas de información nacionales, en los que el autor describe las fases y elementos
que componen un programa de gestión documental, que debe llevar a cabo el ciclo de
vida de los documentos de manera eficiente y eficaz, así como formular los niveles de
implementación de este programa.

Según la descripción, las tres fases básicas de la gestión de documentos son lo

siguiente:

1) Diseño,

2) Uso y mantenimiento,

3) Eliminación de documentos.

2.1.2 RENOVACIÓN
Si a finales del siglo XX, los conceptos de gestión documental y ciclo de vida están
consolidadas, a pesar de las diferentes aplicaciones y prácticas, experimentado tanto
en América del Norte, Europa y también en América Latina, es posible decir que los
avances científicos y el impacto de las nuevas tecnologías dela comunicación y la

2
RAMP (Programa de Gestión de Documentos y Archivos): programa de la UNESCO establecido en
1979 que buscaba hacer que el público en general y los tomadores de decisiones prestaran atención
(despertado) a la importancia de los documentos y archivos, así como asesorar a los
gobiernos en el establecimiento de una infraestructura eficiente para la gestión de documentos y
archivos, y participar en el debate internacional sobre los problemas que enfrentan los archivos.

11
información han desafiado a la archivología a revisar y renovar, más una vez, sus
principios y métodos de trabajo.

Si la explosión documental, en los años 40 y 50 del siglo XX, había llevado a

Archivología una redefinición de la disciplina y los profesionales que trabajaron en ella,
en la actual, la era de la información, la creciente automatización del proceso de
producción y uso intensivo de recursos las tecnologías han producido tantos efectos en
la generación, procesamiento, almacenamiento, el uso y el acceso a la información de
archivo, cuyos nuevos, mayores y complejos desafíos se han ido imponiendo a los
profesionales, los archivos y esta área del conocimiento. Algunos teóricos discuten
cambio de paradigma, otros buscar, en la perspectiva del pensamiento
contemporáneo, las bases de sus reflexiones, otros buscaron en Diplomática el
significado de validación y el contexto de producción de documentos electrónicos.

Muchos serían los nombres significativos que se citarían como ejemplos de

Renovación epistemológica de la zona.

Desde esta perspectiva, más que intentar romper con los modelos tradicionalmente
aceptados, estos autores han buscado apoyar sus estudios, propuestas de
investigación y trabajo en el control efectivo del ciclo de vida de la información, basado
en la gestión de archivos de documentos, independientemente del soporte, formato o
soporte en el que se producen, almacenan y que necesitan ser preservados, para ser
efectivos y continuos de fácil acceso.

Este creciente volumen de documentos de archivo electrónicos o digitales como se les

ha llamado más recientemente, presentes en los sistemas informáticos, ha aumentado
la preocupación por su gestión, conservación y acceso a largo plazo.

Para garantizar la longevidad, es fundamental incluir requisitos de la naturaleza archivo

desde el momento en que estos sistemas fueron concebidos, convirtiéndose un control
cuidadoso a lo largo de su ciclo de vida es fundamental para garantizar autenticidad,
fiabilidad, integridad y accesibilidad, (MELLO, 1988).

2.2. DEFINICIÓN DE ARCHIVOS EN LA ACTUALIDAD.

12
Consideramos que los archivos es el proceso que consiste en identificar y agrupar
adecuadamente las actividades de una empresa o institución, delineando y
escalonando las responsabilidades, y estableciendo un buen sistema de comunicación
y control entre los distintos sectores de la estructura a efecto de lograr los objetivos
propuestos.

Es el proceso de combinar el trabajo con los elementos necesarios para su ejecución,

de tal manera que las labores que si se ejecuten sean los mejores medios para la
aplicación eficiente, sistemática, positiva y coordinadas de los esfuerzos disponibles.

Las organizaciones son estructuras administrativas y sistemas administrativos creados

para lograr metas u objetivos con apoyo de los propios seres humanos, y/o con apoyo
del talento humano o de otras características similares
(www.wikipedia/sistemasadministrativos).

2.2.3 DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS EN ESCUELAS

Se refiere a estructurar lo planeado y llevarlo a la práctica, ya que son elementos que
integran el puesto y su relación con el desempeño en las escuelas y su relación con la
efectividad de la organización, para desarrollar sistemas de manera que las metas y
objetivos planeados se lleven a cabo.

La organización de archivos es una labor fundamental para mantener unos criterios de

calidad y eficacia en el acceso a la documentación generada… Para conseguir la
eficiencia en las estanterías de archivos es necesario aplicar una normalización
adecuada al tipo de documentación. (Tratamiento de archivos –
normadathttps://www.normadt).

2.2.4 DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS EN ESCUELA PRIMARIA.

Se refiere a las diferentes maneras en las que puede ser organizada la información de
los archivos, así como las diferentes maneras que esta puede ser procesada. Dado
que hay dos niveles de visión de los archivos (físicos y lógicos), se puede hablar
también de dos aspectos de organización de archivos.

13
2.3 ARCHIVOS DE OFICINA.
Se define como archivo al conjunto de documentos que se forman en un ambito de una
persona fisica o juridica en el ejercicio de sis actividades, los archivos son parte
escencial de los recursos de informacion de una instittucion ya que expresa en forma
original el desarrollo de la mision y funcion de sus actividades.

Los archivos de oficina o gestion estan formados por los documentos producidos y
recibidos por las oficinas en el desarrollo de las funciones y actividades que tienen
encomendadas y que son conservados para la toma de desicones y apoyo en la
tramitacion de asuntos.

2.3.1 VALORES QUE DEBE POSEER UNA SECRETARIA EJECUTIVA.

Una secretaria debe contar con varios valores o principios eticos que la identifiquen
con las demas compañeras de su profesion, estos son las caracteristicas principales
que debe llevar una secretaria para ser digna y respetable.

2.3.2 VALORES ÉTICOS.

a) Lealtad.- es guardar fidelidad y respeto a los valores y obfetivos de las secretaria
preservando su buena imagen en todo tiempo y lugar, la secretaria debe abstenerse
de cualquier comportamiento que desacretite el ejercicio de su profesion con honra y
dignidad.

b) Fidelidad.- es el valor etico mas importante hacia la institucion en la que trabaja, por
ello debe estar siempre pendiente de las acciones de terceros que pretendan hacer
algun tipo de daño a la institucion.

2.3.3 VALORES PROFESIONALES

a) Disponibilidad.Un horario secretarial esta estrechamente ligado a las exigencias de
su jefe, afrontando con prontitud a un imprevisto, debe involucrarse a fondo en su
trabajo lo que le ayudara a tomar desiciones, trabajar con interes para llegar al final de
la jornada satisfecha de haber alvanzaso los objetivos trazados.

b) Organización.Para organizar el trabajo de oficina es preciso realizarlo; especificar

materialmente sus partes y esto se lograra la conocer detalladamente la rutina de la

14
direcion de la U.E. osea las acttividades propias de estas y el tiempo que nos llevara
efectuarlo, evitar toda interrupcion, teniendoo a mano el material y la informacion, no
cambiar de trabajo sin terminar el anterior, el orden es indispensable para trabajar sin
estrés y sin perdidas de tiempo.

2.4 LA FORMA CORRECTA DE ARCHIVAR DOCUMENTOS

La organización de los archivos de oficina:

Se va ejecutar en práctica todos los conocimientos adquiridos sobre las materias que
están relacionadas que son: Archivística, ofimática, redacción y correspondencia

Ser reflejo de las actuaciones de la institución o entidad y de la unidad responsable del

archivo de oficina.

Reproducir el orden original de la creación /recepción de los documentos y

expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.

Considerar como piedra angular de la actuación administrativa y por ello del archivo, el
expediente administrativo de la oficina encontramos documentos, expedientes y series.

Archivos. Archivar significa almacenar o preservar información diariamente, las

organizaciones convierten documentos en papel a archivos C para aumentar su
duración.

Organización de archivo en la escuela.

 El modo que deben de estar ordenados los archivos de una escuela es tener
gavetas con las lotas de forma alfabética de la A a la Z.

 El KARDEX de los docentes por niveles y por gestión

 El RUDE de los estudiantes por nivel, por curso y paralelo

15
  El PSP de los docentes por trimestre y por docente, área.

 Documentación bachilleres por gestión

 Partes mensuales por orden cronológico

2.5 Beneficios de la gestión documental.

Entre los principales beneficios

que una organización puede esperar una vez implementado un proyecto de gestión de
archivos y documento en la Unidad Educativa son:

 Reducción del volumen documental. Disminución de documentos que se

producen en la organización, en particular aquellos documentos considerados
innecesarios o que no aportan ningún valor informativo o de otra naturaleza.

 Mejoras en la eficiencia administrativa. La revisión de los procesos

organizacionales permite reducir procesos innecesarios y muy complejos.

 Incremento de la productividad organizacional. Aumento de la productividad de

los empleados, gracias a la racionalización de los documentos donde las
actividades se vuelven menos dependientes de la producción, consulta,
validación, archivo, etc., de documentos y facilitan la dedicación a labores
propias del negocio.

 Aprovechamiento de las tecnologías de la información. La aplicación de los

conceptos de gestión documental permite un mayor aprovechamiento de las
tecnologías de la información y el mejor uso de los sistemas de información, la
ofimática, la automatización de oficina, etc.

 La gestión documental permite mejorar los niveles de rentabilidad de la

organización, por cuanto reduce costos operativos y aumenta la disponibilidad
de los recursos para ser invertidos en áreas claves del negocio, incluida la
gestión de información.

16
2.5 Actividades de la Propuesta
Actividad 1. Participa de cursos de formación en secretariado referente a
archivos.
 (Ver anexo Nº 2).
 Identificar las necesidades y requerimientos de la Unidad Educativa para
conseguir los distintos materiales de apoyo y facilitar a la población escolar la
documentación necesaria.
 Para facilitar el trabajo de los diferentes tipos de archivos que manejamos
dentro de la unidad educativa ordenamos por nombre y apellido del estudiante
fecha y ano de ingreso.
 Todos deben tener su RUDE correspondiente con su documentación de
fotocopia de carnet de los estudiantes y tutores.
 Es importante trabajar en la organización de archivos para tener un mejor
desempeño de las actividades en dirección de la unidad educativa.

Actividad 2. Asiste a capacitación para manejo de sistema de información

educativa SIGED.
 Concientizar a las y los maestros para hacer conocer la importancia de la
organización para un mejor desempeño. (Ver anexo Nº 3).
 El sistema de información educativa de registro de notas el cual la secretaria lo
obtiene cada bimestre, su deber es crear sucursales del SIGED para luego
centralizar información y enviar por internet a la página SIG.SIE.GOB.BO Y LA
PAGINA ACADEMICO. GOB.BO, dicha información de las notas de ese
trimestre de la unidad educativa vigente. Posteriormente se imprimen los
boletines por nivel y por curso. Esta información es vital para el trabajo de
docentes, estudiantes, padres de familia, etc.
 Se trabaja en equipo con profesores, estudiantes y padres de familia sobre la
importancia de la organización de archivos en una unidad educativa.
 También se recibirán documentos, se tendrá actualizado la agenda telefónica,
como de direcciones y de reuniones.
 Se tendrá conocimiento en el manejo de maquinaria de oficina, desde
calculadoras hasta fotocopiadora pasando por ordenadores personales y los
programas informáticos.

17
  Se tendrá amplio conocimiento en cuanto al protocolo institucional en la unidad
educativa.

Actividad 3. Asiste a talleres para llenado de carga horaria SICH.

 Trabajar creativamente la organización de los archivos para que perduren los
hábitos durante la etapa de proceso. (Ver anexo Nº 4).
 Este documento es de inicio de gestión el cual tiene la ubicación de la unidad
educativa en cual está el FODA los horarios distribución de horas materias
solicitud de horas déficit.
 Debilidades y fortaleza de unidad educativa.
 Problemática que le rodea a la unidad.
 Se prestará apoyo administrativo para realizar reuniones y gestionar programas
en la unidad educativa.
 Se archivará y se recuperará documentos, correspondencias, registros e
informes y se establecerá sistema de archivados.
 Se prepara el orden del día para las distintas reuniones, ya sean con los
profesores o con la junta escolar.
 Llevar a cabo tareas generales de oficina.

Actividad 4. Promover y apoyar a la organización de los archivos en la Unidad

Educativa con actividades realizadas en la dirección.
 Realizar lista de cotejo para los alumnos.
 Realizar lista de kardex del plantel docente y estudiantes.
 Realiza llenado de acta en reuniones.
 Ordenar por ficheros los nombres de los estudiantes. (Ver anexo Nº 5).
 Decidir y rellenar los certificados de traslado del estudiante.
 Rellenar y solicitud de corrección de nombre del estudiante.
 Rellenar certificados de estudios.
 Solicitud de los bachilleres para la obtención de su título de egreso.

Actividad 5. Enseñar buenas prácticas de manipulación de material de oficina

para la organización de archivos.
 Ordenamos los libros por año.

18
 Ordenamos y colocamos los libros de asistencia por día y fecha para controlar
la asistencia de los alumnos.
 Tener formato de cartas y solicitudes.
 Leer y tener información por medio de las circulares del internet para informar la
unidad educativa de las diferentes convocatorias del distrito para participar de
las diferentes actividades.
 Donde se informa también a los docentes del escalafón y otros estudios que se
dan durante la gestión.
 Concientizar a los estudiantes y padres de familia sobre la importancia de la
organización de archivo en la unidad educativa 19 de marzo. (Ver anexo Nº 6).

19
 CAPITULO III PROPUESTA DE INNOVACION O SOLUCION DEL
PROBLEMA

Descripción Literal Del Proyecto

Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las
organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado
ni futuro. Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o
la de los demás.
De acuerdo a nuestra propuesta en el presente trabajo, se identificó la
problemática en la Unidad Educativa, posteriormente se desarrollará una
manual de archivo y documento. Finalmente se capacitará al plantel
administrativo para el manejo adecuado de los archivos y documentos.

Análisis de Factibilidad
Nuestro Manual de técnicas de archivo administrativo adecuado para cada
etapa del proyecto. Su aplicación de criterios de evaluación tanto financiera
como económica, social y ambiental, que permita allegar argumentos para la
decisión de realización del proyecto.
No se requiere una inversión que no este al alcance de la unidad educativa.

Descripción Del Trabajo

El presente trabajo tiene una visión en la función social de los archivos, y la
aborda desde la perspectiva de las enseñanzas, la etapa educativa en la que es
más fácil influir positivamente en el espíritu de las personas, que se están
formando, y transmitirles los valores que conducen al conocimiento y respeto
del patrimonio documental conservado en los archivos.

20
3.1 MANUAL DE GESTIÓN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y
DOCUMENTOS.
3.1.1 Recepción de Documentos Para la recepción de documentos se observan
las siguientes directrices.

Calificación de Documentos

La calificación de las comunicaciones recibidas consiste en determinar el

carácter oficial o personal de los mismos.

Documentos Oficiales: Se califican como documentos oficiales en los

siguientes casos:

 Cuando el sobre va dirigido a nombre de la Institución

 Cuando el sobre va dirigido al cargo del servidor o servidora

 Cuando el sobre va dirigido a nombre y cargo del servidor o servidora

Documentos Personales: Se califican como documentos personales en los siguientes

casos:

 Cuando el sobre va dirigido al nombre de la persona y la Institución donde

labora (el nombre de la Institución se entiende como referencia de dirección).

 Cuando está impreso en el sobre la leyenda “PERSONAL”. Los documentos

calificados como personales, se entregarán cerrados al destinatario, previo
registro de los principales datos de referencia del sobre.

Apertura

Todas las comunicaciones recibidas y calificadas como oficiales, serán abiertas y

revisadas por la secretaria designado para esta labor, quien determinará si el

21
documento cumple con los requisitos establecidos por la Institución de acuerdo al tipo
de trámite, igualmente verificará si el documento tiene la firma de responsabilidad, la
dirección para la respuesta, existencia de anexos, fechas, etc.

Registro y Control de Trámite de los Documentos Externos

 El Registro de documentos constituye un acto jurídico y administrativo que

responsabiliza a la Institución en el cumplimiento eficiente de un trámite.

 El Registro de documentos garantiza al usuario el control y seguimiento de la

documentación recibida, la distribución al proceso que se encargará del trámite
en forma ágil y oportuna, la organización de la documentación generada y la
conservación y el acceso para futuros requerimientos.

 El Archivo General en Administración Central y los procesos de Gestión

Documental en cada Dirección recibe la documentación oficial, elabora
inmediatamente el registro y control de trámite de los documentos,
estableciendo el mecanismo de seguimiento administrativo del trámite.

 El registro y control de trámite de los documentos externos se lo realizará a

través del formato establecido denominado “REGISTRO Y CONTROL DE
TRAMITE DE DOCUMENTOS EXTERNOS”

Distribución de Comunicaciones Recibidas de la Direcciones

 Los documentos oficiales registrados a los Procesos administrativos y/o

técnicos que les corresponde atender el trámite, de acuerdo a procedimientos
internos establecidos en el formato denominado “REGISTRO Y DISTRIBUCION
DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA DE LAS DIRECCIONES ZONALES”

DEL PROCESO DE LA GESTION DEL DOCUMENTO

A efectos de garantizar un seguimiento y control de los documentos en trámite y un

adecuado manejo documental por parte de los diferentes procesos, se considerará:

22
A. Trámite y Control Interno del Documento en una Unidad Administrativa

1. El seguimiento y control del documento en trámite que pasa a otra Unidad

Administrativa, se efectuará por medio de un control interno de documentos, de
conformidad con las directrices de manejo del Sistema de Gestión Documental
QUIPUX.

2. El éxito del control y seguimiento de los trámites implica la coordinación y

colaboración de las Direcciones y/o Procesos, a través de las Asistentes de
Dirección con el Archivo General.

B. Siglas de Identificación y Numeración del Documento

1. Los procesos deberán utilizar en sus comunicaciones una sigla que la

distinga de las demás, pudiendo ser numérico, alfabético o alfanumérico de
conformidad con el formato preestablecido en el Sistema de Gestión
Documental QUIPUX

2. La numeración de documentos creados internos y externos será consecutiva

ANUAL, manteniendo una relación correlativa completa.

C. Elaboración de Respuestas

1. En el caso de comunicaciones que se remitan por físico a través de Archivo

General en Administración Central y procesos de Gestión Documental en cada
Dirección Zonal, se enviarán 2 originales (para usuario y recepción) y
dependiendo del número de destinatarios, copias con la firma original.

2. Toda respuesta oficial al igual que los anexos llevará en las copias y al pie
del documento las siglas de los servidores que intervienen en la elaboración.

3. En caso de que el documento contenga anexos impresos y/o medios

magnéticos, se deberá adjuntar los mismos.

23
DE LA SALIDA DEL DOCUMENTO

a) Control y Despacho de los Documentos

1. El Archivo General en Administración Central y el proceso de Gestión

Documental en cada Dirección Zonal es responsable del despacho de los
documentos de la Institución con la máxima agilidad, siendo el único autorizado
para distribuir a nivel nacional la correspondencia de salida de los diferentes
procesos y subprocesos.

2. El Archivo General en Administración Central y el proceso de Gestión

Documental en cada Dirección Zonal establecerá un Registro de Salida de
correspondencia, debiendo utilizar el formato establecido denominado “HOJA
DE RUTA DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIAEXTERNA”.

3. El mensajero es el responsable de la entrega y cuidado de los documentos que

se entregue, debiendo reducir al máximo el tiempo establecido para cada tipo
de trámite, sobre todo para el caso de correspondencia urgente.

4. En el caso de entrega de correspondencia a través de empresas de correos

nacionales o internacionales, se utilizará el mismo registro denominado
“REGISTRO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA POR VALIJA” indicando los
datos de: transporte utilizado y nombre de la empresa, fecha y número de guía
de envío.

5. De la correspondencia de salida, en caso de haber respuesta oficial, conservará

en todos los casos una copia que será integrada al expediente respectivo y una
copia para el Archivo General.

DE LA RETROALIMETACION DE LA INFORMACION

1. El Archivo General en Administración Central y el proceso de Gestión

Documental en cada Dirección Zonal es fuente de información institucional y del
usuario externo, siendo responsable de llevar eficientemente el Control del
Trámite iniciado.

24
 2. El Archivo General es el responsable de actualizar la Salida de la
documentación

a) Archivo y Control de Trámite

1. En el caso de que exista respuesta oficial, la copia de la comunicación o respuesta

que reciba el Archivo General, será archivada en orden numérico o cronológico por
procedencia a nombre del proceso, en orden orgánico estructural.

2. El Archivo General en Administración Central y el proceso de Gestión Documental

en cada Dirección Zonal, reportará a la máxima autoridad o al director Zonal
respectivamente, aquellos trámites que no han sido atendidos a través de un “Reporte
de Trámites Pendientes”. La máxima autoridad o el director(a) tomará las acciones o
sanciones del caso de conformidad a las normativas vigentes.

b) Control de Préstamo Interno de Documentos

1. El préstamo interno de documentos se refiere al servicio que los diferentes procesos

deberán cumplir hacia los servidores y funcionarios que trabajan en la Institución y que
por el cumplimiento de sus funciones necesitan consultar documentos, para el efecto
se deberá utilizar el formato establecido denominado “REGISTRO DE CONTROL DE
PRESTAMOS DE DOCUMENTOS” siendo su función controlar la documentación
prestada, identificar a la persona que se proporciona este servicio y recuperar en un
plazo de 15 días laborables.

2. El responsable de esta función deberá utilizar señalizadores en los sitios que ha

localizado el material documental, retirándolo sin alterar el orden en que se guarda la
documentación restante, verifica la información que se encuentre completa y en buen
estado.

3. El responsable de Archivo General, al momento de la devolución del documento (s),

se cerciorará de que se encuentra completo y en buen estado. De no haber
irregularidades que ameriten otra gestión, procede a sellar la solicitud “DEVUELTO”,

25
haciendo constar la fecha y hora de devolución en presencia del usuario. En caso de
existir observaciones se incluirán en el recuadro correspondiente.

4. El responsable del archivo, determina el lugar correspondiente del material devuelto

y procede a reintegrarlo, retirando el señalizador, cerciorándose de no alterar el orden
de la documentación ubicada en la caja de depósito.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Los archivos se organizarán de acuerdo a los siguientes criterios:

1. Los documentos se clasificarán y ordenarán en series documentales.

2. Los documentos se clasificarán respetando laprocedencia del documento.

3. Los documentos se ordenarán en base al siguiente orden:

cronológico, numérico y alfabético.

ETIQUETACIÓN DE CARPETAS y CARTONES

Cada carpeta o fólder se etiqueta tomando de base la PROCEDENCIA del archivo, en

el siguiente orden: Unidad Educativa 19 de
marzo

Documento: …………..………

Tipo: …………………………….

Nombre y/o Número del

Expediente

Ejemplo. 0001 – 89 / A - Z

26
CONFORMACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

Definición. - Es un grupo de documentos que se forma como producto de los

procedimientos técnicos o administrativos dentro de la direcciones o procesos de una
Institución.

La conformación de series documentales, permite formar expedientes o unidades

documentales, que regulan la generación, trámite y conservación de las mismas,
acorde a las necesidades de Información.

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN QUE FORMAN EXPEDIENTES

Expediente es la unidad archivística en la que se reúnen los documentos relacionados

con un mismo asunto, tema o persona, los cuales deben organizarse sucesivamente,
en el orden en que se producen las actuaciones administrativas que dan lugar a su
producción. Un expediente puede estar contenido en una o varias carpetas (unidades
de conservación) y la foliación se efectuarán de manera consecutiva, numerando la
totalidad de folios del expediente; y para la formación del mismo se deberá tomar en
cuenta el siguiente procedimiento:

1. Se abrirá una sola carpeta por expediente y más carpetas adicionales en caso de
sobrepasar el volumen de documentos, debiendo ser rotulada igual que la primera e
indicando la continuación de volumen o carpeta. (Ej. Sumarios administrativos);

2. Cada expediente inicia su formación y finaliza así:

2.1. Documento que inicia el trámite;

2.2. Anexos y/o antecedentes (de haberlos);
2.3. Toda la documentación que se genera en el proceso; y,
2.4. Documento(s) que finaliza el proceso.

Todo expediente debe ser foliado para asegurar su integridad y facilitar el acceso a la
información.

27
ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN QUE NO FORMARÁN
EXPEDIENTES

Para la organización de los archivos de oficina, de la documentación enviada y recibida

(memorandos, oficios, y otros), que no son parte de los expedientes, y que deban
permanecer en el Proceso y/o subproceso durante dos años siguientes al que
transcurre, previo al envío al Archivo General, se deberá tomar en cuenta el siguiente
procedimiento:

1. Archivar: En cada carpeta con un máximo de 250 folios.

2. Clasificación: Identificar y establecer series documentales.

3. Depuración: Proceso que permite separar y eliminar documentos inservibles de un

grupo de documentos, de acuerdo a su período de conservación, obteniendo un
archivo con pleno valor legal.

4. Ordenación: Consiste en fijar secuencias en las agrupaciones (series) documentales

definidos en la clasificación, estableciendo al interior de cada una de las unidades
documentales (carpetas), los diferentes tipos documentales, siguiendo el principio de
orden original, teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite.

El primer documento generado, estará al inicio del empastado. El sistema que se

utilizará dentro de la Institución, será el orgánico-funcional y luego se utilizará el
archivo numérico o cronológico, teniendo en cuenta las series y subseries.

5. Codificación: Designar la serie y subseries documental correspondiente.

6. Carátula principal: Se elaborará la carátula respectiva que estará al inicio del

empastado,

6.1 Sello y Nombre del Fondo Documental (Instituto Nacional de Estadística y Censos);
6.2 Nombre y sigla del proceso y subproceso;
6.3 Nombre de la Serie (Agrupamiento de expedientes similares);
6.4 Nombre de la sub serie (de ser necesario);
6.5 Nombre del expediente (Agrupamiento de documentos relacionados entre sí);

28
6.6 Fechas (desde- hasta);
6.7 Número de fojas;
6.8 Número de tomos; y,
6.9 Año.

ELABORACIÓN DE SEPARADORES INTERNOS

Cada proceso o subproceso, deberá elaborar los respectivos separadores para los
grupos documentales, de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la
localización física de la documentación.

Pestañas. También se deberá elaborar las pestañas para cada una de las series y
subseries, que permita la ubicación y localización inmediata de la documentación.

Foliación: Acto de enumerar las hojas (fojas) utilizadas; para ello la numeración será
en el extremo superior derecho con números arábigos, con bolígrafo azul en forma
legible y sin enmendaduras, empezando al abrir la carpeta por el documento con fecha
de producción inicial, hasta el documento final de la carpeta.

TRANSFERENCIA FISICA DE LA DOCUMENTACIÓN

Una vez que la documentación de los Procesos o subprocesos se considera pasiva

será transferida al Archivo General en Administración Central y a Gestión Documental
en las Direcciones Zonales, para lo cual se utilizará el formato denominado
“REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS”, cumpliendo el siguiente
procedimiento:

1. Se coordinará con el Archivo General en Administración Central y Gestión

Documental en las Direcciones, la transferencia a efectuarse, a fin de que
prepare el espacio físico necesario;

2. No se aceptarán unidades de conservación identificadas como documentos

“varios” o “misceláneos”

29
3. Las transferencias se harán de acuerdo al cronograma establecido por el
Archivo General y Gestión Documental; aplicando el registro de transferencia de
archivos y tabla de plazos de conservación documental.

El registro de transferencia de archivos, se elabora por duplicado, original para

el Archivo General o Gestión Documental y copia para el proceso o subproceso.

Se legaliza la transferencia documental con la suscripción del Acta de Entrega-

Recepción de Bienes Documentales, que será elaborada por duplicado, original
para el Archivo General o Gestión Documental y copia para la Dirección que
transfiere.

30
 CONSERVACION, CUSTODIA Y SEGURIDAD DE LA DOCUMENTACION

VIGENCIA ADMINISTRATIVA DE LA DOCUMENTACIÓN

La vigencia administrativa-legal de la documentación es el período en que un

documento tiene utilidad, para que, a través de él, se ordene, testifique, o
informe. El valor de los documentos durante su vigencia, es servir para la toma
de decisiones en los trámites corrientes de la oficina, y para la defensa de
derechos. El plazo de vigencia es diferente, según cada tipo documental y se
define, en base a la tabla de conservación documental definida por la
institución.

CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS

La Institución está en la obligación de establecer programas de seguridad para

proteger y conservar los documentos en cada una de las unidades archivísticas,
pudiendo incorporar tecnologías de la Información y Comunicación de última
generación en la protección, administración y conservación de sus archivos,
empleando cualquier medio electrónico, informático, óptico o telemático,
siempre y cuando se hayan realizado estudios técnicos como conservación
física, condiciones ambientales, operacionales, de seguridad, perdurabilidad y
reproducción de la información así como del funcionamiento razonable del
sistema.

Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y

eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos
por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e
inalterabilidad de la información.

Toda información debe contar con respaldos a través de soportes informáticos o

magnéticos de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas
nacionales o internacionales dictadas para el efecto.

31
Los documentos de conservación permanente (Históricos) podrán ser copiados
en nuevos soportes, debiendo preverse un programa de transferencia de
información para garantizar la preservación y conservación de la misma.

Los respaldos de los documentos, considerados indispensables para la

institución, son archivados en diferentes sitios a los originales con las
seguridades del caso.

Ningún documento original puede ser eliminado, aunque haya sido

reproducidos por cualquier medio; excepto aquellos documentos que consten
en la Tabla de Plazos de Conservación, elaborados por la institución y puestos
a consideración del Consejo Nacional de Archivos para su autorización de
eliminación o traslado al Archivo Intermedio.

VALORACIÓN DE DOCUMENTOS

Es el proceso que permite determinar el valor que tienen los documentos en el

tiempo y definir los plazos de conservación en años. El valor se aplica a los
documentos en un contexto que tenga en cuenta la relación esencial existente
entre la Institución y los documentos que se ha generado en el marco de sus
actividades.

Para la valoración documental se deben observar los parámetros en el orden

técnico, administrativo, financiero, jurídico e histórico, teniendo en cuenta su
utilidad. La valoración inicial estará a cargo de los responsables del manejo del
archivo de cada proceso o subproceso; y, la valoración final será
responsabilidad del Comité Institucional de Valoración y Eliminación
Documental, quien ratificará o definirá los plazos de conservación. La valoración
se establecerá por cada serie documental; esto es, un conjunto de expedientes
o unidades documentales identificados por tipos documentales, que varían de
acuerdo con el trámite que cumple cada proceso y subproceso, en relación a su
función.

32
El objetivo principal de la valoración, es proteger el Patrimonio Documental, ya
que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su
permanencia en cada una de las fases de archivo.

PARAMETROS DE VALORACIONES Y PLAZOS DE VIGENCIA

1. Valoración Transitoria: Dentro de esta clasificación estarán aquellos

documentos de simple administración que pueden eliminarse cuando hayan
cumplido al menos un (1) año contado desde fecha de su creación, por cada
Dirección.

2. Valoración Temporal: Dentro de están clasificación estarán aquellos

documentos que pueden eliminarse, cuando hayan cumplido de 2 a 10 años.

3. Valoración Permanente: Dentro de esta clasificación se encierra a toda la

documentación histórica para la Institución, como por ejemplo: Valor jurídico o
legal, que es el valor que tienen los documentos que se refieren a derechos u
obligaciones legales o jurídicas y le confiere calidad de testimonio ante la ley; la
documentación que es considerada única fuente de información.

10. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

El procedimiento de eliminación de documentos está constituido por las

actividades que permiten que las series documentales que hayan perdido su
valor técnico, administrativo, financiero, legal o cumplido su plazo de
conservación documental, sean retiradas de los archivos en los que se
encuentren para proceder con su eliminación.

33
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES
Él ha desarrollado experiencias más conocimientos y sobre todo que ya no haremos el
trabajo de manera mecánica como muchas estábamos acostumbradas si no que
trabajamos en conjunto con la comunidad para mejora en todos los conocimientos que
se nos brinde para así llegar hacer personas bien preparadas y brindar al público un
excelente servicio siempre con responsabilidad en coordinación con el director, las y
los maestros, estudiantes y padres de familia.

Fue viable conocer las posibles causas que inciden de manera directa en el
desempeño de la organización de documentos que se lleva a cabo en la Unidad
Educativa “19 de marzo’’. Y se obtuvo un diagnóstico preciso de la situación actual que
permitió diseñar nuevas estrategias para tomar decisiones afines objetivos y metas
planteadas.

De esta manera aprendimos a corregir las falencias y manejar de manera adecuada

nuestra documentación de la unidad educativa, las planillas, los archivos y el sistema
con el que trabajamos cada operativo de los 4 bimestres requeridos por Ministerio de
Educación Plurinacional, para su respectiva emisión de informe de los estudiantes de
nuestra unidad educativa.

La propuesta es parte de una herramienta de trabajo con base humanística técnica

capaz de ser utilizada para efectuar correctamente la organización de archivos de la
Unidad Educativa “19 de Marzo” con manejo y eficaz en la que se ve la necesidad de
utilizar todas las herramientas tecnológicas y modernas, para estar siempre
actualizado en cada situación que se nos presente, con habilidades en la aplicación de
nuevas e innovadoras técnicas de archivo, con buena atención a la comunidad
Educativa, demostrando responsabilidad e idoneidad en cuanto al trabajo que nos
llevan a desempeñar dicha función.

Expresando sentido de confiabilidad que nos ser de ayuda en las relaciones

interpersonales y demostrando buena ética profesional.

34
Como también aprendimos a manejar siempre una base de datos para poder registrar
todos los documentos más importantes y datos de las y los maestros en general todos
estos métodos que quizás para muchas son nuevos, nosotras los mejoraremos para
beneficios de nuestra carrera administrativa.

Con esta propuesta nos hemos permitido desarrollar cada una de las participantes
nuevas capacidades para desenvolvernos en nuestras funciones ejecutivas, aplicando
los conocimientos de Psicología social derechos humanos, laboral de legislación y
seguridad social para coadyuvar a la resolución de los problemas que se me presenten
en la Unidad Educativa ’19 de Marzo’’.

35
RECOMENDACIONES

Para ayudar a cumplir con estos principios fundamentales y facilitar el cumplimiento de

las funciones administrativas que tiene asignadas los archivos de oficina de la Unidad
‘’19 de Marzo’’ les ofrezco una serie de recomendaciones básicas:

Todos los documentos que se gestiona en la oficina de la Unidad Educativa forman

parte de un expediente administrativo, entendido como conjunto ordenado de
documentos generados por una unidad (productor) en la resolución administrativa de
un asunto.

Cada Unidad Educativa debe mantener su archivo correctamente organizado mediante

la formación de expedientes o serie de documental, de acuerdo a criterios archivísticos
para garantizar una gestión rápida durante el periodo inicial en el que los documentos
se utilizan o custodian.

Esta organización debe basarse exclusivamente en mantener diferenciados los

distintos tipos de asuntos en los que se dividen las competencias que se tiene
asignada en la oficina de la Unidad Educativa.

Es aconsejable que en cada sección de la Oficina de la Unidad Educativa haya un

responsable de archivar los documentos que se gestionan a diario en este caso la
secretaria institucionalizada que a su vez sea el punto de conexión entre la Unidad
Educativa y la comunidad en general.

Los documentos e soporte distinto al papel (fotografías, carteles CD, etc.) que
pertenecen a un determinado expediente, se deben separar físicamente de los
documentos archivados, pero dejando constancia en el mismo de la relación con estos,
con los datos de su localización.

Los criterios para formar un expediente cuando organizamos y archivamos documentos

deben ser constantes, uniformes y conocidos por todo el personal de la Unidad
Educativa.

36
Realizar periódicamente actualizaciones y revisar la funcionalidad e integridad de los
archivos registrados.

Implementar las estrategias recomendadas con la finalidad de reducir los problemas y

por ende aumentar la eficacia y la satisfacción de forma que se estandarice la rutina
del trabajo.

37
Bibliografía
ATHERTON, J. (1979). The Origins of the Public Archives Records Centre,
1897-1956. . En O. Archivaria, summer (págs. 35-59,). n. 8, p. .

Brown, D. (2017). La Voz. Obtenido de La Voz:

https://pyme.lavoztx.com/objetivos-del-trabajo-de-una-secretaria-
8293.html

DUCHEIN, M. P. (1993.). Gestión de documentos: definición y analisis de

modelos. . En Bergara, Centro de Patrimonio Documental de Euskadi, .
Euskadi, : IRARGI, .

LLANSÓ I SANJUAN. ( 1993. ). Joaquim. Gestión de documentos: . En C. d.

IRARGI, definición y analisis de modelos. Bergara:. Euskadi, 1993.

MELLO, J. E. ( 1988). Gestão de documentos para a administração pública: a

experiência de modernização arquivística no governo federal mexicano. .
Acervo, Rio de Janeiro, , 11-31.

M. Ministerio N 1 Modelo Educativo Sociocomunitario Productivo Dirigido a Secretarias

de SEP. La Paz-Bolivia.

Ministerio de Educación Modulo N 3 Sistema de procesos administrativos de

información Educativa en el MESCP. Dirigido a secretarias y secretarios del SEP. La
Paz- Bolivia.

Autor Denise Brown/traducido por Eduardo Moguel http://pyme .kaviztx.com/objetivos

del trabajo de una secretaria-8293.ht. www.wikipedia/sistemasadministrativos

38
ANEXOS

39
 A N E XO 1

ANEXO “UNO”

LA UNIDAD EDUCATIVA “19 DE MARZO”

Fuente: Elaboración Propia

Se encuentra ubicada en el Distrito municipal 14 Cantón Paurito de la Provincia Andrés

Ibáñez del departamento de Santa Cruz de la Sierra, Barrio Santa Carla.
 A N E XO 2

Fuente: Elaboración Propia

Vista de adentro de la unidad educativa

 A N E XO 3

Fuente: Elaboración Propia

 A N E XO 4

Actividad 1

Fuente: Elaboración Propia

Participa de curso de formación en secretariado referente a archivos

 ANEXO Nº 5

Actividad 3

Identificación del Problema

Fuente: Elaboración Propia

 A N E XO 6

Fuente: Elaboración Propia

Trabajar creatividad la organización de los archivos para que perduren los hábitos
 A N E XO 7

Fuente: Elaboración Propia