Microsoft Excel
Calculando con Excel
Luis Abanto Salazar
Objetivos del curso
• El alumno al finalizar el curso estará en condiciones de:
• OBJETIVO GENERAL
• Reconocer las ventajas de trabajar con una hoja de calculo.
• Utilizar correctamente al Excel para la elaboración de todo tipo de
trabajos que requieran cálculos.
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Objetivos del Curso
• OBJETIVOS PUNTUALES
• Reconocer los elementos de una pantalla de Excel.
• Crear tablas aplicando formulas.
• Conocer las funciones disponibles en Excel.
• Dar Formato a las tablas.
• Representar gráficamente tablas.
• Manejar listas en una tabla.
• Totalizar tablas
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Conceptos Básicos y Pantalla de Excel
01
Objetivos
• Manejar los términos usados en una hoja de calculo
• Identificar los elementos en una pantalla de Excel
• Abrir y cerrar el Excel
• Configuración de pantalla.
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Hoja de Cálculo
• Aplicación especializada en el trabajo de tablas con uso intensivo de
formulas.
• También es llamado hoja electrónica.
• Reemplaza los trabajos realizados sobre una hoja de papel y
calculadora.
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Hojas de Calculo
• Existen una gran variedad:
• Lotus
• Quatro Pro
• Excel de Microsoft.
• Google sheets
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Características
• Facilidad de creación de tablas
• Implementadas con gran variedad de funciones (matemáticas,
financieras, lógicas, etc..)
• Facilidad de representación de datos en forma gráfica.
• Manejo de listas (bases de datos)
• Uso de objetos gráficos
• Herramientas para totalizar tablas
• Soporte de tablas dinámicas.
• Corrección Ortográfica.
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Carga del Excel.
• Como toda aplicación esta se
cargará a través del menú de
inicio.
• A través de Ejecutar
(Windows+R) , digitar EXCEL
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Elegir libro en blanco
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Elementos de la Pantalla
• Como toda aplicación tiene los elementos básicos de una ventana.
• Barra de Titulo
• Las cintas
• Área de Trabajo
• Barras de desplazamiento (lateral y horizontal)
• Barra de estado.
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Particularidades en Pantalla
• Las cintas se pueden ocultar o mostrar presionando Control+F1.
• También configurar mostrar u ocultar desde la barra de titulo.
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Cintas
• Las cintas se dividen en secciones.
• El nombre de la sección figura en la parte inferior.
• Las secciones son una colección de objetos (botones, listas, etc.) que
ejecutan una acción.
• Para mostrar mas opciones de la sección presione el pequeño botón a
la derecha del nombre de la sección.
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Cintas / Mas opciones
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Cinta insertar
• Permite insertar sobre la hoja diferentes tipos de objetos.
• El cuadro de texto es un recurso bastante utilizado para documentar
los procesos en Excel.
• Seleccione la herramienta y arrastre indicando el tamaño inicial y
escriba sobre el.
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Cinta insertar
• ¿Cual es la diferencia entre crear un cuadro de texto arrastrando y
haciendo un clic?
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Cinta Diseño de pagina
• Tiene los controles para modificar la pagina a imprimir.
• Para apreciarlo correctamente, cambie en la barra de estado el modo
de visualización a diseño de página.
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Vista Diseño de pagina
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Vista Diseño de página
• Disminuya el zoom (en la barra de estado) para ver las paginas en
tamaño completo.
• Y pruebe las opciones de la cinta Diseño de página.
• Márgenes
• Orientación
• Tamaño.
• Etc.
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Vista Diseño de pagina
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Cintas
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Cinta / Vista
• La primera sección “Vistas de libro” tiene su equivalente en la barra
de estado.
• De la sección Mostrar, active y desactive las casillas e identifique lo
que muestra u oculta.
• La sección zoom también puede trabajarse desde la barra de estado.
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Barras de acceso rápido
• Colección de botones de uso frecuente ubicados a la izquierda de la
barra de titulo.
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Barras de acceso rápido
• Puede agregar otros botones de la
lista pre establecida.
• Presione el ultimo botón de la
derecha.
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Barras de acceso rápido
• Para agregar una opción que no
esta en la lista elija Mas
comandos.
• Presentará Opciones de Excel.
• Elija de comandos disponibles,
Todos los comandos.
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Barras de acceso rápido
• Elija de comandos disponibles,
Todos los comandos.
• De la lista inferior elija Cuadro
de texto
• Presione el botón “Agregar”
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Elementos Propios
• Cuadro de Nombre: Indica la celda activa.
• Barra de Formulas: Muestra el valor de la celda activa.
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Elementos Propios
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Columnas y filas
• Titulo de columnas: Muestra las etiquetas de la columnas (letras).
• Titulo de Filas: Muestra las etiquetas de la filas (números) .
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• Área de la hoja de calculo: es el área de trabajo compuesto por las
celdas
• Etiquetas de Hojas: Muestra las hojas disponibles en el libro.
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Etiqueta de hojas
• Para crear mas hojas presione el botón + a la derecha de las
etiquetas.
• Para renombrar doble clic sobre el nombre de la hoja.
• Investigue como eliminar, copiar, renombrar, proteger una hoja.
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Estructura de la hoja de calculo
• Las hojas están compuestas por una serie de Celdas, que son la
intersección de las columnas y filas.
• Las filas se denominan por números desde el 1 al 1´048,576
• Las columnas se denominan por letras del alfabeto desde la A hasta
XFD 16,384 columnas)
• Corrobore lo anterior presionando:
• Control + derecha
• Control + Izquierda
• Control + Arriba
• Control + Abajo
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Estructura de la hoja de calculo
• Las columnas una vez terminada el alfabeto, lo inicia nuevamente
pero anteponiendo en secuencia nuevamente el alfabeto, así:
• A, B, C, … Z,
• AA, AB,AC,…AZ,
• BA,BB,BC …BZ
•…
• XFA,XFB,XFC,… XFD
• Corrobore usando las barras de desplazamiento.
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Estructura de la hoja de calculo
• Las celdas se denominan por el identificador de la columna y fila que
la interceptan, así:
• A34
• IV4566
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Conceptos
• Libro: Es el archivo que genera el Excel, su extensión es XLSX o XLS.
• Hoja: Es el área de trabajo, un libro puede contener muchas hojas, y
estas se identifican con un nombre (Hoja1, Hoja2, etc.)
• Bloque o Rango: Conjunto de celdas contiguas y en forma rectangular.
• Grabe el archivo con el nombre de Clase01.xlsx
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Movimiento en una hoja
• Entre celdas: usando las tecla flechas o haciendo clic en la celda
• Entre pantallas: usando AvPg o RePg (Verticalmente)
• A la celda A1: Control + Inicio
• A la ultima celda usada: Control + Fin (intersección de fila abajo
usada y columna mas a la derecha usada)
• A una celda especifica: F5
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Movimiento en una hoja
• Entre hojas: Control + (AvPg o RePg) o haciendo clic sobre la etiqueta
de hoja.
• Entre Bloques: Control + (teclas flecha) o pulsando Fin y luego teclas
flechas.
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Movimiento en una hoja
• Grandes distancias: Usando las barras de desplazamiento mientras se
pulsa shift
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Ingreso de Datos
• Solo active la celda e ingrese el dato luego presione ENTER.
• Si desea cancelar una entrada, presione ESC antes de ENTER.
• O los botones correspondientes en la barra de formulas son Cancelar
e Introducir.
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Edición de Datos
• Si desea modificar el valor de una celda, selecciónela y presione F2 o
haga doble clic sobre ella.
• También puede editar su valor en la barra de Formulas.
• De cualquier de las formas aparecerá el punto de inserción indicando
que puede modificarse el valor de la celda.
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Borrar o suprimir de Datos
• Para borrar o eliminar un dato de una celda basta activar la celda y
presionar la tecla Suprimir
• O llamar al menú contextual de la celda y elegir la opción Borrar
Contenido.
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Eliminar
• El termino eliminar se refiere a una celda, fila o columna, no solo al
contenido de estas.
• Al eliminar las celdas, filas o columnas aledañas ocuparán la posición
de la eliminada.
• Llame al menú contextual y elija la opción deseada.
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Datos en Excel
• Excel admite diferentes tipos de datos:
• Rótulos o etiquetas
• Valores Numéricos
• Fechas y horas
• Valores Lógicos
• Formulas
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Rótulos o etiquetas.
• Conjunto de caracteres alfanuméricos, usados para títulos, nombres,
códigos, etc.
• Por defecto estos siempre se alinean a la izquierda, pero
posteriormente esta alineación puede ser modificada.
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Valores Numéricos.
• Valores con los cuales se pueden
realizar operaciones aritméticas.
• Normalmente estos se alinean a la
derecha.
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Valores Numéricos.
• Si se desea usar separadores de millares usar comas.
• Para fracciones escriba primero el entero (si no hay 0) luego un
espacio y luego la fracción
• Ejemplo: 0 2/3 3 1/2
• La notación científica para números muy grandes o muy pequeños, se
escribe el numero luego una E y luego el exponente.
• Ejemplo 7 millones: seria 7e6 o sea 7x106
• Para los porcentajes el numero y luego el símbolo de porcentaje.
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Notas
• Cuando un valor numérico no se pueda visualizar por que la celda que
lo contiene es muy estrecha, bastara ubicarse en el extremo derecho
del indicador de la columna y ampliar el ancho.
• Cuando sea muy estrecha la columna aparecerá así: ########
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Configuración regional.
• Con los valores numéricos hay que percatarse del uso del punto o la
coma como separador decimal.
• En el Perú se ha establecido al punto como separador decimal y a la
coma como separador de millares.
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Configuración regional.
• Para una configuración correcta se usa la opción configuración
regional del panel de control. (español Perú).
• Active Panel de control desde el escritorio o menú de inicio.
• Elija “Cambiar formatos de fecha, hora o número”
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Configuración regional.
• Para una configuración correcta se
usa la opción configuración regional
del panel de control. (español Perú)
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Fechas y Horas.
• Son valores numéricos, pero tienen un
formato especial de verse.
• Esto es reconocido por el Excel en el
momento de ser ingresados.
• También se alinean a la derecha
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Valores Lógicos.
• Valores que representan solo los valores Falso o Verdadero, su
alineación es normalmente al centro
Falso
Verdadero
=45>56
=6<9
=“Juan”=“Juana”
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Formulas.
• Secuencia de valores, de referencias a celdas, nombres, funciones u
operadores que producen un nuevo valor a partir de valores
existentes.
• Estas siempre empiezan con el signo igual (=).
=15*45
=(2*5)/(12-5)
=2^3
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Operadores aritméticos
• Suma + =4+5
• Resta - =16-3
• Multiplicación * =4*7
• División / =7/4
• Exponenciación ^ =2^8
• El carácter de exponenciación (^) , en castellano es una tilde por lo
que cuando se presiona no aparece si no hasta que se pulsa el
siguiente numero.
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Notas
• Un texto puede ser mas ancho que la celda que lo contiene, y se
podrá visualizar completamente siempre que la celda contigua este
vacía.
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Notas
• Si se desea escribir en una celda varias líneas presione ALT+Enter para
bajar a la siguiente línea, la celda habrá que ampliarla.
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Notas
• Al ingresar un dato, al que Excel reconozca y le de un formato
especial, ejemplo un porcentaje 10%, o un fecha 12-Ene, el formato
permanecerá en la celda hasta que sea eliminado o cambiado.
• Escriba un una celda vacía su fecha de nacimiento
• Borre la celda con suprimir
• Escriba en la celda su edad, lugar de salir su edad salió una fecha
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Notas
• Esto se debe a que el Excel le reconoció un formato de fecha a la
celda y este se mantiene a pesar de que se borre el contenido.
• Para eliminar el formato sin eliminar el contenido:
• Cinta inicio/ Sección Modificar/ Borrar/ Borrar Formatos
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Trabajos básicos con celdas
• Como con otras aplicaciones los trabajos básicos serán , copiar mover,
eliminar, dar formatos, etc.
• Y como siempre se podrán hacer a través de los menús contextuales,
sección portapapeles, uso de las teclas, o usando el arrastre.
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Pegados especiales / Transponer
• Seleccione B1:D4 indique copiar (Control+C)
• Seleccione la celda B6, de las opciones de pegado elija transponer.
• Explique que es transponer.
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Pegados especiales / Operaciones
• Escriba en la celda F2, un valor (5), seleccione la celda e indique
copiar (Control +C)
• Seleccione C2:D4 (los valores numéricos) de las opciones de pegado
elija pegado especial
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Pegados especiales / Operaciones
• De la sección operación elija una (Restar) y aceptar
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