KAREN HELEN MERCADO CAICEDO
APRENDIZ
JAIR ALBERTO GUTIERREZ CUELLO
INSTRUCTOR
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
VALLEDUPAR – CESAR
DICIEMBRE 09 DE 2021
GC-F -005 V. 01
3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.3 Evidencia de apropiación
Mapa Conceptual: organización de los documentos de archivo, recibo y despacho de
la documentación.
Fuente: [Link]
En esta ocasión se debe investigar cuidadosamente los términos que a continuación
aparecen y de esa manera debe elaborar un mapa conceptual, preferiblemente con
otra herramienta online, que permita expresar los principales conceptos y significados
que hacen parte de estos resultados de aprendizaje.
Para la información que necesita consultar en el desarrollo de este punto, es
indispensable hacer uso de las fuentes bibliográficas y citas de autores según normas
APA, deberá tener además de otras fuentes de Internet como mínimo una referencia
bibliográfica de la plataforma [Link] y otras que considere
convenientes.
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Unidad de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con
su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y
normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo
del programa de gestión documental y los programas de conservación,
integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e
históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en
cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la
entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la
recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de
correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización
unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y
debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y
controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial,
mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros,
que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración
pública.
Enrutamiento: o ruteo es la función de buscar un camino entre todos los
posibles en una red de paquetes cuyas topologías poseen una gran
conectividad.
Recepción: conjunto de operaciones de verificación y control que una institución
debe realizar para la administración de los documentos que son remitidos por
una persona natural o jurídica.
Distribución: actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a
su destinatario.
Radicación: es el proceso por el cual se asigna un identificador, (numero de
radicado) a un documento y se le asocia cierta información que se considere
relevante a la hora de ingresar, salir o moverse entre departamentos en la
organización, tal como la fecha y hora de recepción.
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Despacho de documentos: conjunto de operaciones de verificación y control
que una institución debe realizar para la administración de los documentos que
le son remitidos por una persona natural o jurídica.
Clasificación de documentos: fase del proceso de organización documental,
en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo
con
la estructura orgánico - funcional de la entidad productora (fondo, sección, series
y/o asuntos)
.
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de
fondos acumulados es pertinente el uso del término "correspondencia", hasta el
momento en que se adoptó la definición de "comunicaciones oficiales" señalada
en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.
Comunicaciones personales: En el artículo 2 del Acuerdo 060/2001 las
define como: correspondencia, y son: “todas las comunicaciones
de carácter privado que IIegan a Ias entidades, a títuIo personaI, citando o no
eI cargo deI funcionario. No generan trámites para las instituciones.”
Es importante anotar que cada entidad por norma interna, autoriza o prohíbe el
trámite de comunicaciones personales.
Tramite: Curso del documento desde su producción o recepción hasta
el cumplimiento de su función administrativa.
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de
documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus
respectivas series documentales.
De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta
los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las
comunicaciones.
Consulta de documentos: Es el acceso a un documento o grupo
de documentos con el fin de conocer la información que contiene.
La consulta garantiza el derecho que tienen los clientes internos y externos de
acceder a la información que se encuentra en los documentos de archivo y
también de obtener copias, si son necesarias.
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Tecnología disponible en una U.C:
Marco normativo de la U.C: El marco normativo que rige a las unidades de
correspondencias es, el Acuerdo 060 de 2001; que en su artículo Tercero dicta
que todas las entidades del país deberán establecer de acuerdo a su estructura,
la unidad de correspondencia
Planilla de control de las comunicaciones: Definir un marco metodológico de
apoyo al Programa de Gestión Documental, implementado en la entidad, para
garantizar la adecuada consulta, préstamo, administración, custodia y
conservación de los documentos en sus diferentes fases de archivo (Gestión,
Central e Histórico).
Registro: es el procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus
sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:
- Nombre de la persona y / o Entidad remitente o destinataria
- Nombre o código de la (s) Dependencia(s) competente(s)
- Numero de radicación
- Nombre del funcionario responsable del tramite
- Anexos
- Tiempos de respuesta (si lo amerita)
-
Referencias bibliográficas
Colombia, Acuerdo 060 del 2001, Por el cual se establecen pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
(octubre 30 de 2001)
[Link]
onDocumental/documentos/[Link]
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El mapa conceptual lo elaborara en la herramienta cmap-tools, es una aplicación
gratuita; en el siguiente link o enlace encontrará disponible un tutorial:
[Link]
Después de elaborar el mapa conceptual se procederá a adjuntarlo en la plataforma en
un archivo de Word, en una imagen el mapa terminado; asimismo los links de las
referencias bibliográficas consultadas y el link donde se puede consultar el mapa
online; como evidencia de la actividad. Se debe adjuntar a través de los enlaces
establecidos en la plataforma.
Nota: No olvide realizar las definiciones de una manera más amplia y detallada de
cada termino, después de haber realizado el mapa conceptual.
Fuente: [Link]
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