INFORME
INVENTARIO DOCUMENTAL
JHANS BUSTOS BETANCOURT
ORGANIZACIÓN DOCUMENTEAL EN EL ENTORNO LABORAL
(2452628)
PRESENTADO A:
PEDRO ABEL MEDINA RIOS
BOGOTÁ D.C.
2021
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad
responsable de la documentación que se va a transferir.
Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la
entidad que produce o produjo los
documentos.
Unid a
d administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o
unidad administrativa de mayor jerarquía de la
cual dependa la oficina productora.
Oficin a
Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce
y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:
Transferencias primarias, transferencias secundarias.
Hoja de : Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente.
De : Se registrará el total de hojas del inventario.
Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias primarias y
transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los
dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes,
día). En NT se anotará el número de la transferencia.
Número de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el número
correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente
corresponde a una unidad documental.
Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las
oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados.
Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al
conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión y/o
supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de
las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento
corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto
aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina
productora.
Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad
descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año.
En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no
tenga fecha se anotará s.f.
Unidad de conservación: Se consignará el número asignado a cada unidad de
almacenamiento; En la columna Correlativo indicar la cantidad de
carpetas de un
expediente ejemplo: Del contrato 147 de 2018 hay 5 carpetas; El correlativo es:
1 de 5 - 2 de 5 - 3 de 5 - 4 de 5 5 de 5, P
ero el número de carpeta puede ser diferente al correlativo asignado. En la
columna otro se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo
el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
No. de folios: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de
conservación descrita.
Soporte: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel,
anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes
electrónicos, soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentación registra un alto,
medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta
los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de
dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el
inventario de fondos acumulados.
Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado
en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente
como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los
siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del
número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares,
actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas,
disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento
principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades
anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías sueltas: luego el
número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características
físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la
información. Especificar programas de sistematización de la información.
A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de
páginas que lo componen.
Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la
documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras,
mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas,
soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).
Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se
realiza la elaboración del mismo.
Entregado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se
realiza dicha entrega.
Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS POR
INVENTARIO.
La Administración ha definido los siguientes casos en los cuales se deberán
diligenciar el
Formato Único de Inventario Documental en cumplimiento de la Normatividad
Vigente.
Inventario Documentales
Dependencias
Para el control de documentos
para el control de expedientes conformados en físico y electrónicos
en las dependencias
para archivos de gestión de la Dependencia
para transferencias Documentales
Inventarios Documentales colaboradores de la
Administración
Retiro de Funcionarios (Formato Paz y Salvo)
Entrega de Cargo
Traslado de Dependencia
Inventarios Documentales Gestión
Documentales
Para hacer traslados de archivo a bodega
Para Transferencias documentales primarias
Para Transferencias documentales secundarias
Para archivos de Gestión
Procedimientos establecidos en la administración Distrital.
