Alcance del producto vs. alcance del proyecto
Por Miguel Ramos Bernales [ acerca del autor ]
Alcance del proyecto y alcance del producto son dos conceptos
importantes dentro de la Gestión de Proyectos que muchas veces se
confunden y no se sabe qué enmarca cada uno de ellos, ambos
conceptos están estrechamente relacionados y vinculados, por lo
tanto, es primordial para el Líder de Proyecto conocer sus
significados.
Todo proyecto que se lleva a cabo es con la finalidad de obtener un
resultado. Este resultado puede ser un producto o servicio que se crea
con el objetivo de cubrir o satisfacer una necesidad específica que ha
sido identificada.
El alcance del
producto lo
podemos entender
como las
características o
funcionalidades
que tendrá el
producto o servicio
que se obtiene
como resultado de
un proyecto. Estas
características son de tipo técnico, características relacionadas al
plazo de finalización (plazo de entrega) y características de costo final
del producto o servicio. Las funcionalidades que tendrá el producto o
servicio se originan a partir de una serie de requisitos dados por el
cliente o la organización ejecutante, que indican cómo se quiere el
producto o servicio. Por lo tanto, para saber si el alcance del producto
se cumplió, se verifica y evalúa que todos los requisitos dados están
incluidos dentro del producto o servicio resultante, es decir que sea
tal cual el cliente lo solicitó. De esta forma se certifica que el alcance
del producto sea el correcto y se logre la satisfacción final del cliente.
El alcance del proyecto por su parte son las actividades o trabajo que
deben llevarse a cabo para poder entregar el producto o servicio con
las características o funcionalidades requeridas de acuerdo a los
requisitos dados por el cliente o la organización ejecutante. Es decir,
es todo el esfuerzo que debe realizarse para cumplir con el alcance
del producto. Entre las distintas actividades que incluye el alcance del
proyecto se pueden encontrar, por ejemplo: gestión de tiempos,
gestión de costos, adquisición del personal necesario, gestión de
calidad, gestión de proveedores, etc.
Además de estas actividades, se encuentran las actividades para
elaborar el producto o servicio en sí. Para saber si el alcance del
proyecto se cumplió, se mide contra el plan de dirección del
proyecto (también conocido como plan de gestión del proyecto), que
contiene lalínea base del alcance. El plan de dirección del proyecto es
el documento principal que contiene los planes de cada área de
conocimiento (llamados planes subsidiarios) y que guía todo el
proyecto.
Por lo tanto se puede decir que como las actividades para elaborar el
producto o servicio son una de las diferentes actividades que se
ejecutarán en el proyecto, el alcance del producto está contenido
dentro del alcance del proyecto, tal como lo muestra el siguiente
gráfico:
Para aclarar más el tema, veamos un ejemplo.
Un importante ejecutivo nos ha encomendado la realización de un
proyecto el cual tiene como objetivo final la construcción de un
escritorio para la nueva oficina que quiere implementar.
Durante las distintas reuniones con el ejecutivo, éste nos ha dado una
serie de características que debe tener el escritorio que desea, las
cuales son las siguientes:
- Escritorio de 4 patas
- 2 cajones, que tenga llave cada uno
- De color negro
- Base de vidrio templado.
Todas esas características mencionadas son los requisitos del cliente
que deben ser plasmados en el producto final, en este caso el
escritorio. Estas características forman parte del alcance del producto.
Al final del proyecto, el ejecutivo revisará y verificará el producto para
comprobar que sea tal y como lo pidió. Si el escritorio fue fabricado
como se solicitó, se puede decir que se cumplió con el alcancel del
producto. De lo contrario se tendrán que volver a revisar los
requisitos del cliente para construirlo apegado a ellos.
Para la construcción del producto, además de realizar las actividades
para construir el escritorio, se deben considerar otras actividades
como por ejemplo: determinar el tiempo y costos de fabricación del
escritorio; conseguir al personal necesario como carpinteros,
ebanistas, ayudantes; buscar proveedores para conseguir los
materiales como madera, clavos, pegamento, pintura, etc. Todas
estas actividades forman el alcance del proyecto, es decir todo el
esfuerzo que se realizará para finalmente entregar el escritorio.
Como conclusión se puede decir que:
Todo proyecto se origina a partir de la identificación de una
necesidad que debe ser satisfecha y tendrá como resultado
final un producto o servicio.
El producto o servicio que se quiere obtener tendrá
características y funcionalidades que deben ser cubiertas para
satisfacer al cliente.
Las características del producto o servicio forman el alcance
del producto, el cual será verificado contra los requisitos
dados por el cliente para comprobar que se cumplieron.
Todo el esfuerzo o actividades que se realizarán para la
elaboración del producto o servicio forman el alcance del
proyecto, el cual se verificará contra el plan de dirección del
proyecto que es el documento principal que guía todo el
proyecto.
El alcance del proyecto contiene el alcance del producto.
