PROYECTO INFORMACIÓN FECHAS

IMPLEMENTACION IM Fecha Inicio: 02-08-2021

MEJORAS PS Fecha Fin: 15-08-2021
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Business BluePrint Modulo Project System PS

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Proyecto de Implementación IM Mejoras PS SAP CONCAYSA/ Business BluePrint Modulo PS / Versión Final
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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3
2. OBJETIVO ............................................................................................................................................ 3
3. SITUACIÓN ACTUAL ASIS ...................................................................................................................... 3
3.1. PROCESO ACTUAL ................................................................................................................................ 3
4. SOLUCIÓN PROPUESTA ...................................................................................................................... 12
4.1. PROCESO FUTURO ............................................................................................................................. 12
4.1.1. ALCANCE ........................................................................................................................... 12
4.1.2. CONDICIONES GENERALES .................................................................................................. 12
4.1.3. GLOSARIO ......................................................................................................................... 12
4.1.4. Marco conceptual del proceso de presupuesto IM ............................................................... 15
4.1.5. Descripción Sub-procesos para Programas de Inversión ........................................................ 16
4.1.6. Definición Programa de inversión........................................................................................ 17
4.1.7. Planificación de presupuesto .............................................................................................. 18
4.1.8. Distribución a proyectos de presupuesto ............................................................................. 26
4.1.9. Suplementos y devoluciones ............................................................................................... 28
4.1.10. Cierre y cambio de año ....................................................................................................... 32
5. REPORTES, INTERFASES, CONVERSIONES, MEJORAS Y FORMULARIOS .................................................... 33
6. GAPS & ISSUES .................................................................................................................................. 35
7. SEGURIDAD ....................................................................................................................................... 36
8. REVISIONES Y APROBACIÓN ................................................................................................................ 37

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1. INTRODUCCIÓN

Dentro del alcance del proyecto de Implementación IM Mejoras PS SAP en CLIENTESA, y en este módulo
especifico de Project System (PS) el cual permite una gestión integrada de proyectos.

La necesidad de tener un sistema consolidado de información de proyectos desde su planeación hasta su

cierre fue una de las variables para considerar en la implementación del módulo IM de presupuesto.

El proceso de planificación de proyectos es crítico para la Compañía y al estar integrado en el módulo PS

también estará integrado con todos los demás módulos logísticos y financieros.

De igual manera la ejecución y control de los proyectos conlleva a una serie de actividades que requieren
del seguimiento adecuado para garantizar el buen resultado de los mismos. Se busca a través del módulo
disminuir el número de herramientas alternas, con el objetivo tener en el mismo sistema ERP (Enterprise
Resource Planning) la trazabilidad de las operaciones y la facilidad de extractar la información oficial por el
Sistema de Información de SAP.

2. OBJETIVO

El objetivo general del documento es identificar y detallar las actividades de planeación, ejecución
presupuestal, control presupuestal y cierre para el proyecto.

Como objetivos específicos tenemos:

• Diseñar un proceso integrado de planeación que permita madurar los proyectos de una manera
integrada.
• Integración de las herramientas actuales de planeación con SAP que permita optimizar el proceso
macro y lograr un mejor análisis de los productos de este proceso.
• Integrar toda la información de planeación en un mismo lugar.
• Agilizar el proceso de análisis de actuales, dado que ahora estaría en un mismo lugar tanto actuales
como plan, con esto se obtienen los reportes de gestión de forma integrada.
• Garantizar la trazabilidad en las operaciones de ejecución y control de los proyectos a través de la
integración de los procesos logísticos y financieros.
• Optimizar y disminuir el uso de herramientas externas a SAP para realizar la gestión de proyectos, de
tal forma que el ERP cubra los requerimientos de información de proyectos y se convierta en la
herramienta principal de análisis.

3. SITUACIÓN ACTUAL ASIS

3.1. PROCESO ACTUAL

Proceso Presupuesto actual:

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La empresa tiene en la actualidad un enfoque de presupuesto encaminado a la gestión de proyectos

actuales, es así como se utilizará como modelo para la implementación de IM para la sociedad FI de
proyectos para CLIENTESA.

Se tienes dos tipos de proyectos uno basado en precio al cliente por avance de proyecto aprobado y otro
precio acordado con el cliente

El presupuesto del proyecto se calcula de forma global con base en materiales genéricos (ZGEN) y es así
como se establecen lo valores de cada proyecto. Esta información se lleva en la actualidad en Excel.

El plan de gerencia consta del plan de gestión de alcance, costos y tiempo, plan de recursos, plan de
comunicaciones

Por último, una vez el proyecto ha sido planeado y el alcance acotado en detalle, se procede a actualizar la
estructura en SAP de acuerdo a una línea base o control para el presupuesto, organigrama, cronograma y
un listado detallado de entregables por disciplina valorado en esfuerzo y dinero.

La estructura del proyecto se maneja por disciplina, para registrar los tiempos se utiliza el EDT (WBS), con
un código de elemento PEP.

Para tal efecto se tienen varios proyectos de construcción para los diferentes clientes de CLIENTESA, este a
su vez está manejando un tipo de proyectos tipo INVERSION.

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Flujo de creación de proyectos:

Para la creación de proyectos se tienen definidos los siguientes perfiles de proyecto siguientes:

ZPS0001 Proyectos
ZPS0002 Uniones Temporales
ZPS0003 Concesiones
ZPS0004 Proyectos Internos

Clase de proyectos:

DI Diseño
IF Infraestructura
IM Inmobiliarios
IN Interno
MI Mineria

Stock para proyecto: Stock no valorado

Como no se tiene el stock para proyecto valorado, los componentes de material se gestionarán según la
cantidad y el valor; todos los movimientos de mercancías conducirán así, en la contabilidad financiera, a
contabilizaciones en cuentas de existencias.

Organizacion de ventas: 1000 CLIENTE

Canal de distribución: 10 Construccion
Sector: 10 Proyectos

Planificación y Presupuestación:

En la actualidad la planificación se lleva directamente sobre la estructura de proyectos existente por cada
proyecto, en resumen, en la transacción CJ20N se llevan los datos de la planeación detallada del proyecto;
se observa que dichos elementos PEPs en la actualidad no tiene habilitado el flag planificación como se
observa en el siguiente gráfico:

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El nivel de detalle de dicha planificación es bastante profundo, en la medida que se indica hasta las
herramientas que cada grupo de trabajo debe tener a la mano y disponible para cada actividad planeada y
programada. El resultado de esta actividad es un cronograma que permite tener una visión bastante clara
del plan del proyecto.

Por otro lado, el gerente del proyecto elabora el inicio del proyecto y entrega el cronograma de trabajo y
permite la planeación del proyecto.

En la actualidad se tienen los siguientes perfiles de planificación:

000001 Perfil plan (valores anuales)

000002 Perfil plan (valores totales)
ZPS001 Perfil plan Proy. Construcción
ZPS002 Perfil plan Proy. Internos

Solicitantes:

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Responsables

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Ejecución:

El gerente del proyecto coordina el inicio de trabajos según cronograma. Lleva a cabo la ejecución del
proyecto alineado con el plan de gerencia. Gestiona las solicitudes de materiales, servicios, mano de obra,
insumos y otros elementos que se requieran adicionales a los inicialmente estimados según los niveles de
cotización establecidos. Estas tareas se reflejan en las actividades u operaciones asociadas a los grafos del
proyecto, estas están configuradas solo como operaciones externas del sistema PS; para lo anterior se tiene
configurado en el sistema el siguiente perfil de Grafo:

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No existen sustituciones ni para PEP ni para grafos así:

Control avance del progreso del proyecto:

En la actualidad se utilizan las configuraciones de progreso existentes por SAP (estándares) para reportar
el seguimiento del proyecto, las cuales se registran con respecto al grafo y numero de operación, así los
costos asociados al proyecto son cargados, se soporta en gran medida por la información suministrada por
la oficina las diferentes áreas que interviene en el proceso de registro del R/3, por lo que se realiza
seguimiento y control de los costos del proyecto con los reportes de Balance de Costos.

Cierre del proyecto:

Cuando finalizan los trabajos, el gerente debe coordinar teniendo el cronograma de trabajos del proyecto,
las actividades de liquidación y cierre del proyecto para asegurar la calidad y condiciones del trabajo y
elaborar el registro respectivo.

Se debe tener en cuenta para la liquidación:

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• La norma de liquidación.
• El activo fijo en curso y el activo fijo definitivo
• Se deben cerrar todas las actividades
• Reportes de facturación.

Cierre y liquidación de proyectos por parte operativa y contractual.

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Liquidación de proyectos:

Para la liquidación de se tiene configurado el siguiente perfil de liquidación:

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4. SOLUCIÓN PROPUESTA

4.1. PROCESO FUTURO

4.1.1. ALCANCE

El presente documento permite conocer cómo estará estructurado y como se relaciona el proceso de
Presupuesto para proyectos para CLIENTE SA con los demás módulos de SAP R/3.
Debe ser aplicado por las áreas, funcionarios y dependencias encargadas de la gestión financiera y operativa
en CLIENTE SA, para el proceso:
• Implementación Presupuesto y control presupuestal IM
• Mejoras al sistema de proyectos (PS)

4.1.2. CONDICIONES GENERALES

Los procesos de presupuesto y gestión de Proyectos, integra diferentes áreas de la compañía y depende del
buen manejo que se haga en cada una, que la gestión y la información almacenada en Proyectos sea correcta
y coherente, por lo tanto, todas las áreas involucradas deben tener claridad de la importancia que esto
conlleva.
En este documento se describen los procesos por realizar por las diferentes áreas para el control
presupuestal de proyectos de CLIENTE SA, su integración y salidas de cada etapa del Proyecto.

4.1.3. GLOSARIO

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AC (Actual Cost): Se refiere al dinero que se ha causado para alcanzar el avance físico del proyecto en una
determinada fecha de corte.
Activo fijo en curso: Constituye toda inversión en bienes capitales de naturaleza permanente que se
encuentra en construcción, tales como edificaciones, plantas y equipos.
Campos de usuario: Campos de entrada de datos que pueden ser definidos libremente para una operación
o elemento PEP
Centro: Es una unidad que produce bienes o que presta servicios. Típicamente representa la localización y
el manejo, administrativo, operaciones/mantenimiento.
Centro de costo responsable: Corresponde a la organización que ejecuta el proyecto, para el caso de
CLIENTESA Proyectos.
Centro de costo solicitante: Corresponde a la organización que solicita el proyecto y es el colector de costos
del mismo.
Centro de Beneficio (CeBe): Unidad organizativa de finanzas que refleja una estructura de Negocios,
Segmentos y Productos, orientada hacia la gestión.
Cierre del proyecto: Consiste en la culminación de todas las actividades relacionadas a un proyecto las
cuales han concluido técnica o administrativamente.
Clase de costo: Posiciones del plan de cuentas relevantes para el cálculo de costo y que permite registrar y
clasificar los costos en el sistema, existen dos tipos primarias y secundarias.
Componente (de material): Corresponde a los materiales, con su cantidad y unidad de medida, que se
asignan a operaciones de grafo que deben ser ordenados para un proyecto y activan los procesos de
planificación y compra de materiales en el módulo MM.
Coste / Cost: Se refiere al valor monetario o precio de los recursos necesarios para realizar y terminar una
actividad o componente del proyecto.
Definición de proyecto: Constituye la primera fase para la creación de un proyecto. Establece el contexto
de un proyecto y define al proyecto como parte de un área específica dentro de un área de negocio. La
definición contiene la data que establece las fronteras y son vinculantes para todo el proyecto, como por
ejemplo: descripción, fecha de inicio y fin, datos organizacionales, áreas de control, código de la compañía,
calendario, organización responsable y organización solicitante.
Elemento PEP: Los elementos que conforman la estructura del proyecto se denominan elementos PEP. Las
características de los elementos PEP se establecen a través de indicadores operativos, los cuales determinan
si el PEP es un elemento de planificación o de imputación. Los elementos PEP describen tareas mayores bien
específicas a ser ejecutadas dentro de un determinado tiempo.
Fechas extremas: Fechas programadas de inicio y fin de un elemento PEP en el proyecto. Corresponde con
las fechas más temprana y más tardía de sus operaciones
Fechas programadas: Son las fechas calculadas por el sistema en función del algoritmo de precedencia y se
dividen en fechas tempranas y fechas tardías de inicio y fin.
Fechas pronóstico: Se usan para guardar el plan original del proyecto, se les debe asociar con fechas
congeladas o fechas originales. Las fechas pronóstico no influyen sobre las reservas, en las solicitudes de
pedido ni en las necesidades de capacidad actuales.

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Grafos: Constituyen un elemento que agrupa las operaciones en forma de lista de actividades relacionadas
entre sí conformando una red lógica. Sólo a este nivel se pueden detallar los recursos asignados a las
operaciones. Constituyen la base operativa para la planificación y el control de costos, recursos y fechas.
Grafos estándar: Es una biblioteca de grafos que comprende estructuras modelos que pueden ser utilizados
como plantillas en varios proyectos.
Hitos: Son eventos que pueden ser asignados a las operaciones o a los elementos PEP. Permiten controlar
el progreso de un proyecto. Estos definen el tiempo en el cual el proyecto debe llegar a una determinada
meta. Pueden establecerse hitos para logros parciales de esa meta. También son utilizados para designar
eventos significativos o fases de un proyecto. En SAP-PS se usan para obtener análisis de valor ganado y
disparar funciones predefinidas.
Interesados (Stakeholders): Todas aquellas personas que se ven afectadas positiva o negativamente con la
ejecución del proyecto, y que tienen influencia en su desarrollo. La omisión en la inclusión de algún
interesado durante cualquier etapa del proyecto puede causar desviaciones del proyecto, e inclusive su
fracaso.
Integración del Proyecto: Es el indicador que indica que los componentes del proyecto se integran
directamente con costos (CO) y finanzas (FI).

Liberación: Proceso que pone a la disposición del responsable el uso de recursos materiales y/o financieros
para la ejecución del proyecto
Método de medición: Permite la distribución del grado de terminación de una operación tanto para
progreso plan como para progreso real.
Existen varios métodos:
• Método 0-100: la operación se calculará con 0% de avance desde el inicio hasta el último período donde
se adquiere el 100%
• Método 20-80: la operación se calculará con 20% de avance desde el inicio hasta el último período
donde se añaden 80% más adquiriendo el 100%
• Estimados: El usuario indica el avance que tendrá cada período.
Proporcional al tiempo: Se realiza un cálculo en relación directa con la duración de la operación
Notificación: Es la actualización de los parámetros reales durante la etapa de ejecución del proyecto, tales
como avance físico, recepción de servicios o materiales, ejecución de actividades internas, etc.
Operación: Una operación es una tarea de un grafo en la cual se define comienzo y fin. Se utilizan para
planificar los recursos necesarios de un proyecto. Hay cuatro tipos de operaciones en PS: Operaciones de
trabajo interno, Operaciones de trabajo externo, Operaciones de Servicio y Operaciones de Costo.
Operación de trabajo interno: Describen las tareas ejecutadas por la empresa. Se utilizan para planificar los
servicios prestados internamente y para realizar el ajuste requerido en función de las capacidades de los
recursos.
Operaciones de costo: Son aquellas que permiten planificar costos primarios sin referirse a otro objeto en
el sistema R/3.
Operaciones de servicio: Describen tareas ejecutadas con recursos de empresas externas. Se utilizan para
planificar los servicios que serán prestados por otras empresas. Mediante estos procesos se generan

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solicitudes de pedido. Con las operaciones de servicio se establece el vínculo con el componente de la
prestación de servicios en MM
Perfil: Contienen valores por defecto y parámetros de control para procesar varios objetos y funciones en
SAP-PS. Se manejan los siguientes perfiles: Perfil de proyecto, perfil de costos, perfil de inversión, perfil de
simulación.
Posición de Almacén “N”: Es la posición que corresponde a los componentes de material que se obtienen
en forma directa. Se crea una solicitud de pedido para el material necesario.
Posición de Almacén “L”: Es la posición que corresponde a los componentes de material que se obtienen a
través del proceso de compras. Se crea una reserva de material según la necesidad del Proyecto.
Status de usuario: Es un status fijado por el usuario y puede fijarse como complemento del status del
sistema. Se pueden definir y activar tantos status de usuario como se desee.
Versiones de Proyecto: Durante las fases de planificación y ejecución, tanto el contexto como la información
del proyecto pueden cambiar en su estructura, duración, costos planificados. SAP-PS guarda estos cambios
como versiones del proyecto que permiten la creación de una documentación organizada del desarrollo del
proyecto. De manera que una versión de proyecto puede verse como una fotografía de un proyecto y a
diferencia de las simulaciones no puede ser modificado.

4.1.4. Marco conceptual del proceso de presupuesto IM

Presupuesto de la gestión de Proyectos contempla la administración y control de los proyectos de CLIENTE

SA, durante sus etapas de Programas de Inversión, Planificación, Distribución, Suplemento, devoluciones y
cierre y cambio de año.

1. Programas de Inversión: Este define la forma como la empresa estable su presupuesto e nivel
empresarial, en dicha estructura se registran los presupuestos que se debe llevar a los diferentes
elementos PEPs del sistema SAP

2. Planificación de presupuestos: En esta fase se realiza el ejercicio de revisión y ajuste de los

diferentes valores del plan de los diferentes rubros de control presupuestal. Esta actividad se
recomienda realizarla como mínimo dos veces por año dentro de la organización

3. Distribución a proyectos de presupuesto: Se debe distribuir o bajar los valores presupuestales de

la asignación en el programa de inversión a los diferentes proyectos, y a su vez es requerido
distribuir dentro de la estructura de proyectos los valores a controlar por los elementos PEPs.

4. Suplementos y devoluciones: Esta etapa se monitorea y se controla el trabajo del proyecto, se

hacen verificaciones al alcance, se hace un seguimiento al cronograma y a los costos, se presentan
informes, se revisan los indicadores, se hace reconocimiento del ingreso.

5. Cierre y cambio año: Cuando se finalicen las actividades del año, se cierran o se trasladan los
presupuestos al año siguiente o posterior, esto con el fin fundamentalmente de cambiar de año.

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Control Políticas internas Plan de cuentas

presupuestal De Tiger-Cos PGCP

Inicio de nuevos proyectos

Liquidación de Proyectos
Entradas de mercancias,
contratos de servicios, Contabilizaciones
mantenimiento
Informes mensuales de
Distribuciones de costos ejecución del Proyecto

Cambios de alcance del Gestión de Proyectos Cierre del Proyecto

Proyecto
Actas de aprobación de
Presupuesto

Costos financieros

SAP R/3 PS

4.1.5. Descripción Sub-procesos para Programas de Inversión

Los Proyectos serán los que CLIENTE SA administre, construya, opere y donde los recursos hagan parte del
Presupuesto anual de la compañía.
Se describirá cada subproceso de acuerdo al siguiente flujo general:

Uno de los aspectos fundamentales en la Gestión de Proyectos es la definición de la estructura del Proyecto.

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La estructura del programa de inversión permite recrear los valores a control en el sistema.
Es necesario tener claridad de los conceptos y facilidades que ofrece SAP PS en este sentido. Esto
determinará las necesidades de preparación de información para carga de los proyectos existentes al
momento de salir en vivo.

4.1.6. Definición Programa de inversión

En esta etapa se formaliza el comienzo del presupuesto para el proyecto y se identifican a las personas u
organizaciones que se vean impactadas por el Proyecto. Se plantea la siguiente estructura de inversiones:

Una ve definida la estructura del programa debemos entender cómo mantener el sistema de presupuesto
bajo un proceso el cual esta ejemplarizado en el siguiente grafico:
REVISIÓN PROYECTOS
TRIMESTRAL

TOPES PRESUPUESTALES
Cantidades actividades
Estimación costos actividades
Estimación cantidades insumos PEP´s ORDENES
DECISIONES ACTUAR PLANEAR Estimación de ingresos
GERENCIALES
TOPES
PRESUPUESTO CANTIDADES
IM
DESVIACIONES

Manejo de versiones
Aprobación de las versiones
BALANCEO PPTO – VERIFICAR HACER
EN COLECTORES

NECESIDAD COMPROMISO DE
PRESUPUESTO
CONSUMO MM PS
COSTOS EJECUCIÓN DE
PRESUPUESTO
REALES

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Para lograr la configuración de configura un perfil de presupuesto para CLIENTE SA nombrado ZPI001

Con las siguientes entradas en el sistema:

•Se determina la planificación de valores anuales.
•Se define los tiempos de la planificación de valores anuales (partiendo del año de inicio):
◦cantidad de años en los que se puede planificar en el pasado el año actual
◦cantidad de años en los que se puede planificar en el futuro 5 años.
◦desplazamiento del año de inicio en comparación con el año actual (0 significa: año de inicio = año actual)
•Especifique la representación de la transacción de planificación:
◦tipo de valor que deben visualizarse además de los valores de presupuesto en la vista de propuesta al
acceder a la función de planificación, se asignara la M que es la conversión normal según la Tasa de
conversión estándar.

4.1.7. Planificación de presupuesto

Descripción del subproceso En la etapa de planificación del presupuesto se hace un

ejercicio de planeación global para el proyecto. En esta etapa
se desarrolla el plan detallado de las actividades y con base
en los valores se logra el presupuesto total para el proyecto.
Mejores Prácticas ➢ Estructuración del Proyecto por sus fases facilitando
el control y visualización.
➢ Planificación detallada del proyecto antes de su
ejecución y control.
➢ Practicas del PMI para elaboración de WBS, definición
de alcance y control de proyecto.

Se define un perfil de planificación para el programa de inversión ZPI001 para CLIENTE así:
•planificación global de órdenes CO
•planificación de costes jerárquica de proyectos
•precálculo del coste de órdenes de fabricación sin estructura cuantitativa (órdenes de fabricación CO)
•planificación de costes de programas de inversión, medidas de inversión y solicitudes de medida
•planificación financiera
Son relevantes las siguientes parametrizaciones:
•horizonte de tiempo
Se puede determinar los valores que se pueden planificar en cada ejercicio. Representación de valores
Se puede determinar la vista estándar que el sistema muestra con el valor plan al acceder a la planificación.
Puede indicar la cantidad de decimales y el factor de escalado como valores propuestos.
La etapa de planificación integra lo siguiente:
• Integración del Proyecto
• Gestión de Alcance del proyecto
• Gestión de los costos del proyecto

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• Gestión de los recursos del proyecto

• Gestión de las adquisiciones del proyecto
• Gestión de equipo del proyecto

Planeación inicial:

Para la planeación inicial se utilizará el componente de PS, Easy Cost Planning el cual permite planificar
costes a nivel de PEP, tomando como base las cantidades y las características.
Sirve para crear una estructura cuantitativa destinada al cálculo de costes, tomando como punto de partida
la estructura de proyecto. El sistema valora las entradas mediante los precios y los tipos definidos en el
sistema. A continuación, distribuye los costes de acuerdo con las fechas extremas por los respectivos
elementos PEP.
Esta herramienta le será de gran utilidad en los procesos siguientes:
• Tratamiento de proyectos centrado en la contabilidad de costes.
• Pre cálculo del coste para proyectos complejos.
La estructura de planeación preliminar se puede construir reflejo de la estimación externa original, que hace
que sea más fácil para los ingenieros de planificación lograr la tarea de conectar el plan en un primer paso.

Modo de carga de la Presupuestación preliminar

En la gráfica vemos la hoja de cálculo de excel y mediante una programa un componente de SAP que permite
cargar estos documentos al proyecto.
Ejemplo de la información que se carga:

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Proceso de Planeación preliminar:

La planeación preliminar o estimación es un proceso externo y se lleva en un formato de Excel,

posteriormente este se carga al sistema en el componente de Easy Cost Planning y al mismo tiempo se
ajustan los tiempos del proyecto
Ejemplo del sistema como queda cargada la estimación:

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Para CLIENTESA el Easy Cost Planning se adecua a las necesidades porque se va a utilizar las plantillas de
costeo de los formatos normalizados, Operaciones, costeo y finanzas, se hace análisis numérico de lo que
da el costeo referente al presupuesto que tiene el cliente o el margen de ganancia que se espera en el
proyecto. Una vez validados los costos se involucra a todas las áreas, Finanzas, procura y se pasan los pliegos
y operaciones va validando todos los recursos que se necesitan.
Planeación de proyectos:
Es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar
todos los planes subsidiarios. El plan para la dirección del proyecto se convierte en la fuente primaria de
información para determinar la manera en que se planificará, ejecutará, monitoreará y controlará, y cerrará
el proyecto.
Antes de definir el proceso de planeación dentro del sistema se debe entender que son las clases de
actividad del módulo de Costos (CO).
La clase de actividad es un valor estadístico que multiplicado por las horas de la planeación da un valor plan
estadístico, y multiplicado por las horas notificadas reales da un valor real estadístico, este control sirve para
en todo momento la cantidad de horas cargadas al proyecto, y así poder hacer el reconocimiento de los
costos estadísticos en el transcurso del proyecto, estos valores quedan cargados en cuentas secundarias de
costos y al liquidar el proyecto no tienen afectación contable, además sirven para que al momento de
distribuir la nómina se sepa el valor exacto a cargar a cada uno de los proyectos.
Cada puesto de trabajo tendrá una clase de actividad diferente la cual contiene el valor de la hora de trabajo,
esto tiene que ir asignado en el dato maestro de los puestos de trabajo.

Para llevar el control de estas tarifas se crearán clases de costo de valores estadístico con unidad como
medida, estas clases de actividad no afectan la contabilidad son solo valores estadísticos. Cumple la misma
función que la clase de actividad, pero con unidades diferentes, y así se puede llevar el control de todas las
tarifas
Para llevar al detalle el control de los costos y de se plantea lo siguiente:
• Que en la estructura se asignen operaciones de grafo para asignar puestos de trabajo solicitar
materiales y servicios desde el proyecto.
• Se puede hacer imputaciones de costos desde otros módulos con autorización a los elementos PEP
del proyecto.

Flujo de planificación

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Actividad: Desarrollar Plan para la dirección del Proyecto

Es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar
todos los planes subsidiarios. El plan para la dirección del proyecto se convierte en la fuente primaria de
información para determinar la manera en que se planificará, ejecutará, monitoreará y controlará, y cerrará
el proyecto.

Actividad: Definición del alcance

En esta etapa se hace el análisis de la oferta y se delimita el alcance del proyecto basado en la misma. En un
proyecto se debe hacer un documento de alcance y un listado de documentos gruesos por disciplina
valorado en esfuerzo (horas hombre) y en costo, se revisan los precios unitarios, los perfiles de cada persona
y los alcances de tiempo.
Y se definen las interfaces con los diferentes departamentos para la correcta administración del proyecto.
(Operaciones, Finanzas, otros)

Actividad: Creación de WBS (Estructura detallada del Proyecto)

En esta actividad se crea la Estructura Detallada de Trabajo, es el proceso que consiste en subdividir el
alcance del proyecto en los componentes que permitan la gestión adecuada del proyecto. Esto se hace
basado en el Project Charter para definir la WBS que deberá basarse en las pautas establecidas por CLIENTE.

Actividad: Creación del Proyecto (PS)

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Se hace la creación del proyecto en el módulo de Sistema de Proyectos según la WBS general para proyectos.
(Estructura definida en el BBP de Estructura organizacional de PS)
La WBS de los Proyectos serán Elemento PEP de primer nivel y la WBS de niveles inferiores serán Elementos
PEP de segundo nivel, tercer nivel, etc. Las actividades que se desarrollen en cada WBS se crearán por medio
de Grafos (manejo de materiales, servicios) y Operaciones de acuerdo a las necesidades del Proyecto. La
creación de los objetos estará a cargo del Administrador de Datos maestros del Proyecto (Planeador), previa
autorización de la Gerencia de Proyectos. Después de crear los datos maestros de grafos para solicitudes de
servicios y reservas, compras de materiales, la información quedara disponible en el módulo de materiales
(MM) para generación de reportes.

Actividad: Definición de las actividades

Es el proceso que consiste en identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los
entregables del proyecto. Además del listado de actividades, luego de este proceso obtendremos también
la lista de hitos.

Actividad: Secuenciar actividades

Es el proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto.

Actividad: Crear puestos de trabajo

Es el proceso de crear un puesto de trabajo en PS que tiene unas características de capacidades y tiempos
de trabajo; A este puesto se le va a asignar a los proyectos y posteriormente a este si se conoce a la persona
se le puede asignar.

Actividad: Planificar los recursos de las actividades

Es el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos, o suministros
requeridos para ejecutar cada actividad. Para tener un control mensualizado se definen 12 versiones de
planificación en integración con el módulo CO, adicionales a la visión de la línea base ( Versión 0 ).

Actividad: Estimar la duración de las actividades

Es el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de periodos de trabajo necesarios

para finalizar cada actividad con los recursos estimados.

Actividad: Desarrollar el cronograma

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Es el proceso que consiste en analizar el orden de las actividades, su duración, los requisitos de los recursos
y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto. Para esto se deberá tener en
cuenta además de los puntos anteriores, los calendarios laborales. Producto de este proceso, se obtendrá
la línea base del cronograma.

Actividad: Actualizar Proyecto según cronograma (PS)

Se actualiza dentro del módulo de Sistema de Proyectos el cronograma desarrollado en la etapa anterior y
si es necesario se crean las actividades que no se hayan contemplado en la creación del Proyecto.

Actividad: Estimar los costos

Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para
completar las actividades del proyecto.

Actividad: Planificar las adquisiciones

Es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar el enfoque
e identificar posibles vendedores. En este proceso el líder del proyecto, junto con el Coordinador de
Compras y el Gerente de Planificación y Control, elaborarán el cuadro “Estrategia de Contratación”, en el
que se define la forma y medio de procura y contratación de las compras y servicios que requiere el
proyecto.

Actividad: Actualización del Proyecto de acuerdo a las necesidades (PS)

Luego de la planificación de las adquisiciones, se actualizan las necesidades del Proyecto dentro del módulo
de Sistema de Proyectos de acuerdo a la fase que lo requiera.

Manejo de AFI´s y AFE´s

Los AFI´s son los costos incurridos o las inversiones que se tengan que hacer antes del proyecto, pueden ser
que se hagan para ganarse un proyecto en el futuro o que queden para la organización.
El manejo que se dará a los AFI´s dentro del sistema será la creación de un proyecto de AFI´s que tendrá en
la máscara un código de dos dígitos que lo identifique como proyecto de ese tipo. El proyecto tendrá
elementos PEP que son los AFI´s y allí se cargaran los costos que se incurran durante este proceso.

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Cuando se haya terminado el ciclo de los AFI´s estos se pueden liquidar a un centro de costo, a un activo
fijo y si se llega a adjudicar el proyecto se liquidaran a este para que todos los costos queden reflejados en
el proyecto. Ademas por medio de la norma de liquidacion se pude indicar los valores o porcentaje del total
que se quiere liquidar a los diferentes receptores de liquidacion del sistema.
Al momento que se liquide los AFI´s a los elemento PEP del proyecto de cliente se convierten estos en AFE´s
y continua el proceso normal de proyecto de cliente.
Los AFE´s son los elementos PEP de los proyectos de cliente, estos se identificaran por la
mascara/codificacion de proyecto que contiene: el pais, la sociedad y un consecutivo y que los identifica
como proyectos de servicio a clientes. Los AFE´s tendran el proceso de: Creacion, Planeacion, Ejecucion,
Control y Cierre descrito en este documento.

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Ejemplo de AFE´s:

Los elementos PEP son los AFE´s

4.1.8. Distribución a proyectos de presupuesto

Descripción del subproceso Durante la distribución del presupuesto se asignas las

posiciones del programa de inversión a las diferentes medidas
(Proyectos y /o Ordenes CO); de esta manera se asignan los
valores que debe bajar o pasar el presupuesto. Una vez
distribuido el presupuesto se procede a distribuir este mismo
a los diferentes niveles entre las medidas (elementos PEPs).
Mejores Prácticas ➢ Sole deben destruir los valores requeridos para el
presupuesto a controlar, por ejemplo si se requiere
controlar valores mensuales, solo deben liberarse esos
presupuestos, permitiendo así controlar y gestionar sus
necesidades, esta actividad es cíclica para cada espacio
de tiempo a controlar.

• Este proceso describe los valores a asignar a las medidas de inversión, eso se realiza asignado la
posición final del programa de inversión a dichas medidas.
• Cada medida de inversión puede recibir valores de manera indiferente a cualquier lugar dentro de
su estructura
Para poder iniciar las operaciones será necesario realizar la operación de liberación en la estructura que
corresponda, basados en la estructura y lo planeado en las versiones anteriores (ver Estimaciones) se
crearan operaciones de grafo internas para cargar la lista de materiales y horas hombre. Al momento de
liberar el proyecto por parte del gerente se generarán solicitudes de pedido y reserva para cada uno de los
materiales / servicios que se necesitan, esta solicitud será tramitada por el módulo MM (materiales).

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Como se menciona en la definición del proceso esta actividad es cíclica y debe realizarse cuantas veces sea
necesario para controlar los espacios de tiempo en el sistema; esto es si se requiere controlar y liberar
presupuestos mensuales, es necesario observar los valores planificados para es mismo espacio de tiempo y
así proceder a liberar y distribuir solo los valores que controlaran la operación.
Se recomienda para los materiales como el acero el concreto crear un PEP superior por proyecto y
mensualmente distribuir a los PEPs item los valores controlar mensualmente, que es donde se realizar en
consumo de los materiales aprovisionados, si el consumo del material es superior al presupuesto defino en
el PEP item el sistema generara un mensaje de error.
Ejemplo:
Paso 1 Plan
PEP Superior
Material generico 1000 1000 1000000
Pep Inferior 1
Material especifico
Pep Inferior 2
Paso 2
PEP Superior Presupuestos mes de compra
Material generico 500 1000 500000
Pep Inferior 1
Material especifico 500 1000 500000
Pep Inferior 2

MES DOS
Paso 1 Plan
PEP Superior
Material genérico 500 1000 500000
Pep Inferior 1
Material especifico
Pep Inferior 2
Paso 2
PEP Superior Presupuestos mes de compra
Material genérico 300 1000 300000
Pep Inferior 1
Material especifico 200 1000 200000
Pep Inferior 2

Va a existir un programa que realizará la verificación contra el presupuesto del PEP superior, si se sobrepasa
la unidades saltará un mensaje de error, y como segundo paso este programa actualizará la cantidad del
material genérico del PEP superior, disminuyéndola en la cantidad de la versión vigente.

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Se recomienda copiar cada versión mes a las 12 versiones de planificación creadas para este fin.
Se debe tener en cuenta que el estándar de SAP controla presupuesto desde los elementos PEP o las ordenes
CO; esto quiere decir que las actividades de compras de materiales, recursos, mano de obra, equipos,
relacionados como actividades que estén por debajo del dicho PEP están controlados por el presupuesto
que tienen asignado dicho PEP.

4.1.9. Suplementos y devoluciones

Descripción del subproceso Esta etapa se permite cambiar los presupuestos asignados que controla
el trabajo del proyecto, esto se realiza fundamentalmente mediante
suplementos y devoluciones de presupuesto.

Mejores Prácticas Integración con el área de planificación ya que los valores a asignar
están basados en la planificación detallada de las medidas de inversión.

El presupuesto es la estructura de costos aprobada para un proyecto. Existen las siguientes clases
de presupuesto en el sistema de proyectos PS SAP :
Presupuesto original
El presupuesto original es el presupuesto originalmente asignado. A partir de un momento que se específica,
este presupuesto se puede modificar únicamente mediante actualizaciones de presupuesto.
Actualizaciones de presupuesto
Los eventos imprevistos y las necesidades adicionales, por ejemplo, aumentos de precios requieren que.
Deba actualizarse el presupuesto original, en forma de:
Suplementos
Devoluciones
Traslados
Presupuesto definitivo
El presupuesto definitivo está constituido
Presupuesto original
+ Suplementos
- Devoluciones
+/- Traslados
= Presupuesto definitivo
Liberación del Presupuesto
La distribución del presupuesto no es igual a la liberación de fondos. Por lo tanto, el sistema de
proyectos permite liberar el presupuesto sucesivamente. La liberación se basa en el presupuesto
definitivo, es decir, el presupuesto original modificado por suplementos, devoluciones o traslados.
Asignación de Presupuesto a Elementos PEP

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Se puede asignar el presupuesto directamente en los elementos PEP.

Se reparte el presupuesto total (utilizando el procedimiento descendente) a los elementos
individuales en Elemento PEP correspondiente

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Reportes

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Diagrama de flujo de control de proyectos

Ejemplo del reporte emitido por SAP:

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4.1.10. Cierre y cambio de año

El proceso de cierre y cambio de año este se realiza en cada período, luego de verificar que todas las
contabilizaciones al Proyecto se hayan hecho. El proceso de cierre final, ocurre cuando se han terminado las
actividades correspondientes al Proyecto.

Descripción del subproceso Cuando se finalicen las actividades se da como culminado el

Proyecto, se cierran las adquisiciones, se verifican los
inventarios sobrantes y se liquida el proyecto. Los cierres
mensuales se hacen al finalizar el mes e incluyen actividades
como distribuciones de costos y liquidación al AFeC.
Mejores Prácticas ➢ Centralización de la información de Proyectos en el
módulo de PS.
➢ Control y manejo adecuado de sobrantes de proyecto
al finalizar las actividades.
➢ Aseguramiento de que no haya más registros en el
proyecto después de terminado.

El cierre de período es la estructura para llevar a cabo operaciones comerciales asociadas a un período. Se
utiliza para asegurar que se especifican todos los datos de un período y que dichos datos están disponibles
para fines de Controlling empresarial.
La liquidación mensual del proyecto transfiere los costos reales generados en el mes, al activo fijo en
construcción a través de una norma de liquidación asignada.
El cierre de Proyecto, estará a cargo del módulo de CO y FI.
• Actualizar norma de liquidación: porcentajes y períodos.
• Liquidar costes según norma de liquidación.
• Actualizar estatus de sistema: CTEC / CERR
El proceso finaliza con la comunicación remitida por Contabilidad especificando la ejecución del cierre
económico del proyecto.
Cierre definitivo: al final del año se evaluarán todos los proyectos con status “cierre técnico”, verificando
que hayan recibido todas las imputaciones y se procederá a modificar manualmente el estatus de sistema a
cierre definitivo (CERR).
Cierre mensual:

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Cierre final:
El cierre de período es la estructura para llevar a cabo operaciones comerciales asociadas a un período. Se
utiliza para asegurar que se especifican todos los datos de un período y que dichos datos están disponibles
para fines de Controlling empresarial.
Para ejecutar el cierre final debe haberse hecho el cierre mensual.

5. REPORTES, INTERFASES, CONVERSIONES, MEJORAS Y FORMULARIOS

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Reportes

COMPLEJIDAD
TÍTULO PRIORIDAD
Alta/Media/Baja

Interfaces

COMPLEJIDAD
TÍTULO PRIORIDAD
Alta/Media/Baja

Conversiones

COMPLEJIDAD
TÍTULO PRIORIDAD
Alta/Media/Baja

Mejoras

COMPLEJIDAD
TÍTULO PRIORIDAD
Alta/Media/Baja
Optimizar la estructura de proyectos Alta Alta
actuales en función del Tipo de proyecto
(Precio Global fijo – Precios Unitarios)
Crear nuevas máscaras de proyectos – con Alta Alta
nuevos perfiles de proyecto que buscan
adelgazar la administración sin perder el
detalle de actividades con sus recursos
asociados
Integración mediante los elementos PEP Alta Alta
entre la facturación existen (SD) y los
proyectos (PS), permitiendo visualizar los
ingresos en los proyectos.

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Desarrollos

COMPLEJIDAD
PRIORIDAD
TÍTULO Alta/Media/Baja
Carga masiva de planificación Media Baja
Carga masiva de presupuesto mensual Media Baja
Control de unidades basado en la planificación Alta Alta
Ajuste estructura PEP y actividades en PRD Media Media
OBYC – Carga y/o actualización masiva Media Baja
Materiales_ para inventario (anular el consumo Media Media
y cargar al inventario + traslado a pep)
Pedidos (depende del volumen) Media Media

Formularios

COMPLEJIDAD
TÍTULO PRIORIDAD
Alta/Media/Baja

Prioridad:

• Prioridad 1: Crítico para el Go-Live. Significa que el objeto debe estar totalmente operativo antes de
la fecha de Go-Live.
• Prioridad 2: Alto impacto para la operación o Requerido para el primer cierre
• Prioridad 3: Medio o Bajo impacto en la Operación
• Prioridad 0: Funcionalidad deseable (Nice to have)

6. GAPS & ISSUES

Gaps
TÍTULO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Creación de dos perfiles de 1. Copia del existente en la sociedad Gabriel Pinzon
proyectos 2. Nuevo incluyendo la nueva
configuración para Stock valorado,
generando reserva de materiales sobre el
inventario para el proyecto.

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Issues
TÍTULO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

7. SEGURIDAD

CONSULTOR DE INFORMACION DE PROYECTOS

EL consultor de proyectos es el responsable de realizar las consultas en línea de los proyectos

PLANIFICADOR DE PROYECTOS
El Planificador de Proyectos es el responsable de realizar la programación y ejecución de las operaciones
internas asociadas al diseño (en sus diferentes etapas: Ing. Conceptual, Básica y de Detalle). Asimismo, es
responsable de especificar los requerimientos de materiales y servicios necesarios para el proyecto.
Este rol está asociado a los Ingenieros que elaboran la Definición de Proyectos y la Ingeniería de Detalle.

LIDER DE PROYECTOS
El gerente del Proyecto es el responsable integral de la gestión, planificación y ejecución del proyecto
representado por el Plan de Estructura de Proyectos. Adicionalmente responde por el desarrollo del
proyecto en el tiempo, costo y calidad. Este rol está asociado a los ingenieros que realizan actividades
Correspondientes a Gerencia de Proyectos.

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8. REVISIONES Y APROBACIÓN

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