31 de agosto de 2021

CLASE 1. ACTA DE PROTOCOLACIÓN O PROTOCOLIZACIÓN

Régimen Legal de las Protocolaciones o Protocolizaciones

- CÓDIGO DE NOTARIADO TÍTULO VIII
- ARTÍCULO 63 AL 65

Acta de Protocolación o Protocolización

Definición
Es un instrumento público protocolar o matrizado, consistente en la incorporación
material y jurídica que hace el Notario en el protocolo a su cargo de un
documento, por mandato legal, a solicitud de parte interesada o por orden de un
tribunal competente.
Naturaleza Jurídica del Acta de Protocolización

En el ámbito doctrinario se estima que el Acta de Protocolación o Protocolización

es una especie sui generis de escritura-acta

¿Por qué escritura o acta?

Esa naturaleza de este instrumento público se da en atención a que técnicamente,
dentro del protocolo no van actas notariales mas se entiende que el legislador le
dio ese nombre; pero tampoco es una escritura pública típica, pues su objeto no lo
constituye ningún negocio jurídico. Su denominación podría ser: INSTRUMENTO
PÚBLICO DE PROTOCOLACIÓN O PROTOCOLIZACIÓN.

Nuestro Criterio
Dada la circunstancia que la protocolación o protocolización no es ni puede ser
acta notarial ni escritura pública, nuestro punto de vista es que dicho documento
debió identificarse técnica y jurídicamente como INSTRUMENTO PÚBLICO DE
PROTOCOLACIÓN o bien INSTRUMENTO PUBLICO DE PROTOCOLIZACIÓN.
Esta denominación que proponemos es congruente con el contenido,
característica del referido documento.
Diferencia y relación entre protocolación y protocolización (protocolar-protocolizar)
Doctrinariamente
Según el Autor Ferrari Ceretti
Protocolar se refiere a la acción física y material de incorporar materialmente un
documento al protocolo
Protocolizar consiste en dotar de plenitud jurídica a esa incorporación, mediante el
faccionamiento y autorización de la denominada Acta de Protocolización.
Para efectos prácticos y en congruencia con lo que establece el Código de
Notariado guatemalteco, no se hace distinción entre ambos conceptos y se les
considera sinónimos.
A la luz de la explicación anterior, protocolar y protocolizar es el acto que realiza
un notario, consiste en incorporar física (o materialmente) y jurídica (o legalmente)
un documento dentro del protocolo .

Procedencia de los documentos que se protocolizan

a) Documentos autorizados por el propio Notario.
b) Documentos privados elaborados por particulares, con o sin firmas legalizadas,
cuya protocolización la solicitan las personas interesadas.
c) Documentos judiciales o administrativos cuya protocolización la ordena la propia
ley o bien una autoridad judicial o administrativa.

Conforme al artículo 63 CN
1. Se deben protocolizar los documentos o diligencias cuya protocolación esté
ordenada por la ley o por tribunal competente. (El Notario autoriza por sí y ante sí)
en 3ª. Persona singular, lo cual equivale a: Por mí y ante mí en 1ª. Persona
singular.
2. Se pueden protocolizar los documentos privados cuyas firmas hubieren sido
previamente legalizadas y que los particulares solicitan su protocolación. (Basta la
comparecencia de la persona a cuyo favor se suscribió el documento).
3. Se pueden protocolizar los documentos privados sin reconocimiento o
legalización de firmas cuyos signatarios requieren la protocolización
(indispensable que comparezcan todos los signatarios).
Documentos que deben protocolarse o protocolizarse por disposición de la ley
- Acta de matrimonio, art. 101 CC.
- Acta de protesto, art. 480 CCom.
- Acta de Inventario de aportaciones no dinerarias, art. 27 CCom.
- Acta de constitución de colegio profesional, art. 4 Ley de Colegiación
Profesional Obligatoria.
- Los mandatos y demás documentos provenientes del extranjero que no
consten en escritura pública pero que deben inscribirse en los registros
públicos, art. 38 LOJ.
Documentos que deben protocolizarse por disposición de tribunal competente
- Auto que apruebe la división de la cosa común, art. 222 CPCYM
- Testimonio del testamento común cerrado, art. 472 CPCYM
- Testimonio del testamento especial una vez formalizado, art. 477 CPCYM

¿Dónde se realiza la incorporación física de los documentos que se protocolizan?

Se realizan entre las hojas de papel sellado especial para protocolos,
inmediatamente después de aquellas hojas del referido papel en que se inicia la
redacción de la respetiva Acta de Protocolación o Protocolización.
Modalidades de la Protocolación o Protocolización (Art. 65 CN)
a) Mediante acta de protocolización y;
b) Mediante cláusula de protocolización, esta última se realizar cuando en una
escritura pública se convenga la protocolización de documentos o diligencias
relacionadas con ella.

Requisitos del Acta de Protocolización – art. 64 Código de Notariado (ver art. 29

CN)
- El número de orden del instrumento (porque se redacta y autoriza en papel
sellado especial para protocolo)
- El lugar y la fecha;
- Los nombres de los solicitantes, o transcripción en su caso, del mandato
judicial;
 - Mención del documento o diligencia, indicando el número de hojas que
contiene y el lugar que ocupa en el protocolo, según la foliación, y los
números que correspondan a la primera y última hojas;
- La firma de los solicitantes, en su caso, y la del Notario.
- Cuando el mismo Notario es el otorgante, su firma debe ir precedida de las
palabras POR MÍ Y ANTE MÍ y si firmaren los otorgantes y el notario,
únicamente la palabra ANTE MÍ.
Efectos Jurídicos de la Protocolación o Protocolización
a) Si el documento es protocolizado por orden de ley o de tribunal competente,
sus efectos serán plenos.
b) Si se trata de documentos privados, el único efecto jurídico que produce la
ptrocolización es la fecha cierta de cuándo fue protocolizado y la garantía de
perdurabilidad y reproducción.

Materiales de Estudio
Libro El Instrumento Público y el Documento Notarial, capítulo 5to “Acta de
Protocolización, págs. 49 a 58, capítulo 12 La Apostilla, págs. 111 a la 118

ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN CLASE 2

DIFERENCIAS ENTRE ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN Y
ESCRITURA PÚBLICA
ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN ESCRITURA PÚBLICA
1. Su contenido sustantivo es la 4. Su contenido sustantivo es un
declaración del notario de que acto jurídico o un negocio
inserta material y jurídicamente, jurídico.
un documento al protocolo. 5. Formaliza actos y negocios
2. Es la alteración legal del orden jurídicos, en lo que así lo
de la serie del papel sellado requiere la ley sustantiva.
especial para protocolos. Está 6. Dentro de la forma escrita de los
permitido por la ley, lo garantiza actos y negocios jurídicos, se
(Art 9 CN). Las hojas de papel encuentra la escritura pública.
sellado especial para protocolos 7. Es posible autorizarla por la
tienen dos tipos de numeración, antefirma POR MÍ Y ANTE MÍ
un número de orden y un (solo ante mí escritura pública)
número de registro (Art 29 CN En los casos:
requisitos instrumentos
públicos). (Art 13 numeral 6, la Testamento o donación por causa de
numeración fiscal del papel muerte del notario, y las
 sellado no podrá interrumpirse modificaciones y revocaciones de los
más que para la intercalación de mismos.
documentos que se protocolen,
o en el caso de que el notario los poderes que confiera el notario y
hubiera terminado la serie). sus prórrogas, modificaciones y
3. No formaliza actos ni revocaciones.
negocios jurídicos.
4. NO ES ESCRITURA PÚBLICA la sustitución total o parcial de poderes
5. No convierte en escritura que le hayan sido conferidos al notario,
pública los documentos cuando esté estuviera autorizado para
agregados al protocolo. ello.

¿Se convierte en escritura pública un los actos en que le resulten sólo

plano protocolizado? obligaciones al notario y no derecho
alguno, y
1. Es posible autorizarla con la
antefirma POR MÍ Y ANTE MÍ, las escrituras de ampliación o adición
cuando es por disposición de la que tenga por objeto único, enmendar
ley, como la protocolización de errores u omisiones de formalidades.
matrimonio o del protesto.
2. Comparecerán los otorgantes
del documento protocolizado
cuando se trate de documentos
privados, ya sea de la persona a
cuyo favor se suscribió el
documento o de todos los
signatarios del documento si las
firmas no están legalizadas.
3. Puede formar parte de una
escritura pública Art 65 CN

FORMALIDADES DEL ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN

1. El número de orden del instrumento; (tiene la categoría de instrumento
público) 64 CN, 29 CN
2. El lugar y la fecha; 29 CN
3. Los nombres de los solicitantes, o transcripción en su caso, del mandatario
judicial;
4. Mención del documento o diligencia, indicando el número de hojas que
contiene y el lugar que ocupa en el protocolo, según la foliación, y los
números que correspondan a la primera y última hojas; (no se refiere a la
transcripción del documento a protocolizar, sino del mandato de los
solicitantes) (del documento que se protocoliza sólo se hace mención, no se
transcribe)
 5. La firma de los solicitantes, en su caso, y la del notario. (Artículo 64 código
de Notariado)
Dentro de una escritura de partición extrajudicial de la herencia, ¿se puede
protocolizar los planos de las fracciones que corresponden a los herederos?
CITA LEGAL.
Sí, mediante una cláusula diferente para claridad, pero esta cláusula debe
contener:
mención de los planos, indicando el número de hojas que contiene, el lugar que
ocupa en el protocolo, según la foliación, y los números que correspondan a la
primera y última hojas.
La formalidad de “firma de los solicitantes y del notario” se satisface en el
momento en que se firme la escritura que la contiene. Art 65 CN

LA CLÁUSULA DE PROTOCOLIZACIÓN NO DEBE CONTENER:

1. Número de orden
2. Lugar y fecha
3. Nombres de los solicitantes, si fuera el caso, porque ya se indicaron en la
introducción y comparecencia de la escritura
4. Además, debe tomarse en cuenta que los documentos o diligencias
protocolizadas se considerarán como parte de las escrituras respectivas, y
en consecuencia, se insertarán en el testimonio. si el documento
protocolado contuviera un plano, el testimonio se acompañará, además de
una copia del mismo, certificada, con una razón sellada y firmada por el
notario, en que se hará constar su identidad. artículo 71 código de
Notariado
Indique que formalidades debe observar el notario al protocolizar un documento
privado SIN legalización notarial de firmas. Cita legal.
1. El número de orden del instrumento
2. El lugar y la fecha
3. Comparecencia de todos los signatarios del documento
4. Mención del documento privado sin legalización indicando el número de
hojas que contienen, el lugar que ocupa en el protocolo, según la foliación,
y los números que corresponden a la primera y última hoja
5. La firma de los solicitantes y la del notario
Artículos 63 y 64 del código de Notariado.

DOCUMENTOS QUE SE PROTOCOLIZAN POR DISPOSICIÓN DE

LA LEY:
1. Acta notarial de matrimonio, artículo101 Código Civil
 2. Documentos provenientes del extranjero que surtirán efectos en Guatemala
que deban ser presentados a los registros sean estos autorizados o
no por notario guatemalteco. artículos 38 y 41 ley del organismo judicial
3. Acta notarial de protesto, artículo 480 código de Comercio de Guatemala
4. Inventario de aportación pones no dinerarias a sociedades mercantiles.
artículo 27 código de Comercio de Guatemala.
5. Acta notarial de Constitución de un colegio profesional. Artículo 4 ley de
colegiación profesional obligatoria

POR DISPOSICIÓN JUDICIAL:

1. Certificación del proyecto de partición de la cosa común dentro del juicio
oral de esta naturaleza. Artículo 222 código procesal civil y Mercantil
2. El testamento cerrado. Artículo 472 código procesal civil y Mercantil
La formalización del testamento cerrado se produce al fallecer el testador y se
lleva a cabo de conformidad con el procedimiento establecido en los artículos del
467 al 473 del código procesal civil y Mercantil

PROTOCOLIZACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS:

1. Es documento público notarial el proveniente del extranjero autorizado por
notario y que debe ser presentado a los registros, por lo que debe
protocolizarse. artículo 38 y 41 de la ley del organismo judicial
2. En el caso que, con el fin de tramitar la reposición de alguna partida del
Registro Civil, por pérdida o destrucción del libro en que se hallaba, se
procede a protocolizar la única certificación de la misma con la que cuenta
el interesado.

CLASES DE ACTAS DE PROTOCOLIZACIÓN:

1. Por disposición de la ley
2. a requerimiento de los interesados
3. por disposición judicial
por los documentos protocolizados:
1. de documentos privados con o sin legalización de firmas
2. de documentos públicos

OBJETO DE LA PROTOCOLIZACIÓN
Aparte de la incorporación del documento al protocolo, con la protocolización se
persigue la conservación del documento; se evita su deterioro, perdida, alteración
o destrucción.
También evita que la escritura en la que se hace necesario insertar algún otro
documento, como el inventario de las aportaciones no dinerarias en la sociedad
Mercantil, sea demasiado larga.
Mas, no tiene por objeto que el documento protocolizado, se convierta o adquiera
categoría de instrumento público o de escritura pública.

CLASE 3. DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL

EXTRANJETO QUE VAN A SURTIR EFECTOS EN
GUATEMALA
Un documento proveniente del extranjero, que haya sido debidamente autorizado
por un notario extranjero o una entidad pública, deberá ser sometido a un
procedimiento para poder obtener validez legal en la República de Guatemala.
Para que un documento proveniente del extranjero puedo surtir efectos dentro de
la república de Guatemala, primero debe ser debidamente legalizado por el
Ministerio de Relaciones Exteriores.
Cuando un documento proviene del extranjero, autorizada por notario extranjero o
autoridad extranjera y necesita hacerse valer en Guatemala, debe sufrir los pases
legales, que son actos concatenados cuyo objeto es cumplir con las distintas
legalizaciones de firmas de los funcionarios por los que ha pasado el documento.
Además, deben traducirse al español por traductor jurado, si vinieren escrito en
otro idioma. Estos documentos deben ser legalizados por el Ministerio de
Relaciones Exteriores.

PROTOCOLIZACION DE DOCUMENTOS PROVENIENTES

DEL EXTRANJERO QUE VAN A SURTIR EFECTOS EN
GUATEMALA.
Cuando se trate de documentos provenientes del extranjero en que constan
mandatos y cuestiones registrables, deben protocolizarse notarialmente, y las
autoridades y los particulares actuarán con los testimonios respectivos, en donde
el notario hará constar en el documento original se han satisfecho los impuestos
correspondientes. Si no se trata de un mandato ni es registrable el documento, no
es necesaria la protocolización, a menos que lo solicite el interesado.

LEGALIZACION DE DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL

EXTRANJERO QUE VAN A PRODUCIR EFECTOS EN
GUATEMALA.
Un requerimiento esencial para que un documento proveniente del extranjero
pueda cumplir sus funciones en territorio guatemalteco e la legalización del mismo
ante el Ministerio de Relaciones Exteriores que es el encargado de legalizar los
documentos que provengan de naciones ajenas a la República de Guatemala.
Este aspecto se encuentra regulado en el artículo 38 de la Ley del Organismo
Ejecutivo (Decreto 114-97 del Congreso de la República de Guatemala), en el cual
e regulan las obligaciones que el Ministerio de Relaciones Exteriores tiene en el
marco de las relaciones del Estado de Guatemala con otros Estados y personas o
instituciones jurídicas de derecho internacional.

TRADUCCION DE DOCUMENTOS REDACTADOS EN

IDIOMA DISTINTO AL ESPAÑOL QUE VAN A SURTIR
EFECTOS EN GUATEMALA.
Un documento proveniente del extranjero que se encuentra en un idioma que no
fuese el español deberá ser convertido al español por un traductor jurado
debidamente autorizado por el Ministerio de Educación de la República de
Guatemala. Si en dado caso no existiera un traductor para determinado idioma,
entonces se aplicará la acción contemplada en el artículo 37 de la Ley del
Organismo Judicial, la cual consiste en: “juramentar a dos personas que tengan
conocimientos de escritura y entendimiento lingüístico, sintáctico y gramatical en
ambos idiomas, para poder traducir estos documentos..”

COMENTARIO:
No obstante lo anterior, lo idóneo, técnico y conveniente sería contratar a un
traductor jurado que posea el valor legal y fe pública, y de tal manera evitar
obtener traducciones de mala calidad, debido a que una personal que sea bilingüe
no posee las mismas destrezas que un traductor jurado posee en cuanto a la
aplicación de técnicas de traducción y usa de léxico que se adapte al contacto del
documento.

PASES DE LEY: ARTICULO 37 DE LA LEY DEL

ORGANISMO JUDICIAL
En Guatemala se conoce como pases de ley O PASES LEGALES a la cadena de
legalizaciones sucesivas de firmas de notarios extranjeros o autoridades públicas
extranjeras en los documentos que autorizan, para que estos puedan surtir efectos
en el territorio de Guatemala.
Se entiende como pase legal, al conjunto de actos entrelazados entre sí, que son
de carácter indispensable y fundamental en los documentos que provienen del
extranjero, cuya finalidad es legalizar las firmas de los notarios y funcionarios
públicos extranjeros que sucesivamente firmaron y autorizaron dichos documentos
y de esta forma poder hacerlos valer legalmente en república de Guatemala

CAUSAS Y EFECTOS DE LOS PASES DE LEY:

A) Asegurar la autenticidad de los documentos provenientes del extranjero que
surtirán efectos en Guatemala
B) Asegurar la legitimidad de los documentos provenientes del extranjero que
surtirán efectos en Guatemala

LA APOSTILLA (APOSTILLE):
Convenio Suprimiendo la Exigencia de la Legalización de los Documentos
Públicos Extranjeros (Convención de la Haya o Convención de la Apostilla-
Apostille-) de fecha 5 de octubre de 1961
Con la entrada en vigor de la Apostilla “en Guatemala, formalmente a partir del 19
de febrero de 2016, se suprime la exigencia de la legalización de los documentos
públicos provenientes del extranjero, en el caso de que dichos documentos
procedan de países suscriptores de la denominada “Convención de la Haya”. Es
un certificado que acredita el origen de un documento público y la autenticidad de
la firma del funcionario local del país en el que se ha emitido. Únicamente se
puede extender por un estado que es parte del Convenio para que el documento
respectivo surta sus efectos en otro estado que también es parte.

LA APOSTILLA EN GUATEMALA
GUATEMALA: ¿PARTE O ADHERENTE DE LA
CONVENCION DE LA HAYA?
Pese a que la Convención de la Haya que regula lo concerniente a la Apostilla o
Apostille, se adoptó durante la novena sesión de la Conferencia de la Haya de
Derecho Internacional Privado el 5 de octubre de 1961, el Estado de Guatemala
mediante el Decreto número 1-20006 de fecha 15 de febrero de 2016, del
Congreso de la Republica, se adhirió a tal convención, la cual debía entrar en
vigor en nuestro país el 19 de marzo de 2016.
EFICAZ ENTRADA EN VIGOR DE LA APOSTILLA EN
GUATEMALA
No obstante que en Guatemala, la Convención de la Haya (APOSTILLA O
APOSTILLE) entró formalmente en vigor el 19 de marzo de 2016, real y
efectivamente inicio su vigencia el 18 de septiembre de 2017, pues en ese lapso
de suspensión de la aplicación de dicha convención, el Ministerio de Relaciones
Exteriores de Guatemala, designado como autoridad competente para la emisión
de apostillas de documentos guatemaltecos que surtirían efectos en el extranjero,
argumento que no podía iniciar funciones por falta de presupuesto.

FUNCION DE LA APOSTILLA EN LA AUTENTICACION DE

DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL EXTRANJERO QUE
DEBEN SURTIR EFECTOS EN GUATEMALA.
Para los documentos provenientes del extranjero que deben surtir efectos en
Guatemala sean auténticos, es necesario una apostilla, que es una anotación para
dar fe y legalidad de los mismos. Este proceso es para documentos provenientes
del extranjero y los emitidos en Guatemala para que surtan efectos en otro país.
La apostilla consiste en colocar sobre un documento público una anotación que
certifica la autenticidad de la firma que va en os documentos públicos expedidos
en un país firmante y que deban surtir efectos en otro país miembro de la
Convención. Así, los documentos emitidos en un país firmante del convenio que
hayan sido certificados por una apostilla deberán ser reconocidos en cualquier otro
país del Convenio sin necesidad de otro tipo de autenticación
La Apostilla es aplicable
1. Si el país del que proviene el documento público es parte de la convención
2. Si el país donde surta efectos el documento público también es parte de la
convención
3. Si el país en donde el documento público e utilizara requiere una apostilla
para reconocerlo como un documento público extranjero
4. Si la ley del Estado de origen del documento lo clasifica como un
documento público.
El decreto 1-2016 del Congreso de la Republica designa al Ministerio de
Relaciones Exteriores como autoridad competente para aplicar el convenio
suprimiendo l exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros
acordado en la Haya el 5 de octubre de 1961

PROCESO DE LEGALIZACION:
 a) Obtener el documento
b) Se realiza la auténtica de la firma de la autoridad superior que lo firmó
c) Autentica del ministerio de relaciones
d) Autentica de la embajada o consulado del país de destino
e) Autentica del ministerio de relaciones
f) Documento listo para utilizarse en el país destino
¿A qué documentos les es aplicable la convención?

APLICA A:
1. Los documentos emanados de un autoridad o funcionario vinculado a una
jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio Público,
de un secretario, Oficial o Agente Judicial
2. Los documentos administrativos
3. Documentos notariales
4. Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos
privados tales como tazones de registro. Comprobaciones sobre la certeza
de una fecha y autenticación de firmas
5. Documentos emitidos por establecimientos de educación media, superior y
otros diplomas académicos extendidos por instituciones publicas
6. Certificaciones de registros mercantiles y patentes

NO APLICA A:
1. Los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares
2. Los documentos administrativos que se refieren directamente a una
operación mercantil o aduanera.

¿EN DONDE SE SOLICITA UNA APOSTILLA?

Cada país parte de la convención debe designar a una o varias autoridades para
apostillar, estas se denominan “Autoridades Competentes”. Algunos países han
designado varias autoridades competentes dentro de su territorio. En el caso de
Guatemala la única autoridad competente es el ministerio de relaciones exteriores.

¿CUÁL ES EL CALOR DE LA APOSTILLA?

La convención no hace referencia al valor de una apostilla y varía según cada
estado. Algunos Estados cobran por la emisión de una apostilla y los precios
varían entre países. En el caso de Guatemala la Apostilla no tiene costo, sin
embargo, debe satisfacerse el impuesto al que se refiere el numeral 2 del Artículo
5 de la Ley de Timbres Fiscales y Papel Sellado Especial para Protocolo Decreto
número 37-92 del Congreso de la Republica, el cual debe cubrirse adhiriéndose a
cada certificado especiales fiscales por el valor de Q 10.00
El formato de la Apostilla no es igual para todos los países, pero debe contener
como mínimo los datos que exige la convención:
1. Se debe titular “APOSTILLE”
2. Se debe incluir el título del instrumento en idioma francés (Convention de la
haye du 5 octobre 1961)
3. El certificado incluye los datos que establece la convención, tales como el
país que lo emite, el nombre de la persona que firma, la calidad con que
actúa, entre otros.

¿Cómo SE FIJA LA APOSTILLA A UN DOCUMENTO

PUBLICO?
La Apostilla debe ir colocada directamente en el documento público o bien en una
hoja adicional. Puede ser por medio de sello de hule, calcomanía, sellos impresos,
etc.
Si las Apostillas se colocan en hoja separada se puede unir al documento público
con goma, grapas, listones, sellos de cera, entre otros. La autoridad competente
debe utilizar metidos seguros con el objeto de salvaguardar la integridad de la
apostilla. Sin embargo, si existiera algún desperfecto en el modo de fijación de la
Apostilla, esto no es motivo de rechazo.

EFECTOS DE LA APOSTILLA:
La Apostilla únicamente certifica:
a) El origen del documento publica
b) La autenticidad de la firma
c) La autenticidad del sello
d) La capacidad que se tiene para apostillar.

¿LA APOSTILLA REQUIERE ALGO MAS PARA

DEMOSTRAR QUE LA FIRMA Y/O SELLO SON
AUTENTICOS?
No, únicamente se requiere que sea emitida por la autoridad competente

¿LAS APOSTILLAS PUEDEN SER RECHAZADAS POR EL

PAIS DESTINO?
La aportilla debe ser reconocida por el país de destino si cumple con los requisitos
que exige la convención. La apostilla únicamente puede ser rechazada en los
casos siguientes:
a) Si su origen no se puede verificar
b) Si los elementos formales difieren radicalmente del modelo establecido en la
convención.
La Apostilla no puede ser rechazada si varía en diseño, tamaño, color o en
información adicional.
Los “CERTIFICADOS DE APOSTILLA” emitidos por países que no son parte de la
Convencion deben ser rechazados.

PROCESO DE LA APOSTILLA:
a) Obtener el documento en donde corresponda
b) Realizar autentica en la autoridad superior de la entidad que lo emite o la
que sea competente
c) Apostillar en el Ministerio de Relaciones exteriores
d) Documento listo para utilizarse en el país destino
FIN DE LA TERCERA PARTE DEL ACTA DE PROTOCALIZACION Y LA
APOSTILLA

CLASE 4. PROTOCOLIZACION DE DOCUMENTOS AUTORIZADOS

EN EL EJERCICIO PROFESIONAL DE NOTARIOS
GUATEMALTECOS EN EL EXTRANJERO. (LOJ ARTÍCULOS 37 AL
44)

 La excepción al debe de residencia o la extraterritorialidad de la

función notarial
Si bien es cierto que confirme al artículo 2 del Código de Notariado se requiere
estar domiciliado en la República (Deber de Residencia), también es cierto que de
acuerdo al inciso 2 del artículo 6 del Código de Notariado, pueden ejercer su
profesión los notarios guatemaltecos hábiles que se desempeñen como cónsules
o agentes diplomáticos, acreditados y residentes en el exterior.
  Ejercicio notarial por notarios guatemaltecos que se desempeñan
como cónsules o agentes diplomáticos en el extranjero.
Según lo preceptuado en el primer párrafo del artículo 43 de la ley del organismo
judicial los funcionarios diplomáticos y consulares guatemaltecos cuando sean
notarios hábiles, están facultados para hacer constar hechos que presencien y
circunstancias que les consten y autorizar actos y contratos en el extranjero que
hayan de surtir efectos en Guatemala, y lo harán en papel simple surtiendo sus
efectos legales Cómo acto notarial a partir de la fecha en que fueron
protocolizados en Guatemala. La protocolización se hará en la forma que
establece el artículo 38 de esta ley. ( Artículo 63 al 65 del Código de notariado.)
 El ejercicio de la función notarial por notarios guatemaltecos en el
extranjero
Conforme a lo que preceptúa el segundo párrafo del artículo 43 de la ley del
organismo judicial los notarios guatemaltecos en tránsito por país extranjero o
requeridos específicamente para prestar sus servicios profesionales en otro país
están facultados para hacer constar hechos que presencien y circunstancias que
les consten y autorizar actos y contratos que hayan de surtir efectos en Guatemala
y lo harán en papel simple surtiendo sus efectos legales como acto notarial a partir
de la fecha en que fueron protocolizados en Guatemala la protocolización se hará
en la forma que establece el artículo 38 de esta ley artículos 63 al 65 código de
notariado
 Papel que utilizan los notarios guatemaltecos para autorizar
instrumentos públicos en el extranjero.
Artículo 43. actuación notarial en el extranjero. Los funcionarios diplomáticos y
consulares guatemaltecos cuando sean notarios, están facultados para hacer
constar hechos que presencia y circunstancias que les gusten y autorizar actos y
contratos en el extranjero que hayan de surtir efectos en Guatemala. Así mismo
podrán autorizar los notarios guatemaltecos y todos logran en papel simple,
surtiendo sus efectos legales como acto notarial a partir de la fecha en que fueron
protocolizados en Guatemala. La protocolización se hará en la forma que
establece el artículo 38 de esta ley.
 Entonces: los notarios guatemaltecos para faccionar y autorizar
instrumentos públicos en el extranjero.
Se utiliza papel simple conforme al artículo 43 de la ley del organismo judicial,
Aunque… el código de notariado preceptúa lo siguiente:
 artículo 9. las escrituras matrices actas de protocolización y razones de
legalización de firmas se extenderán en papel sellado especial para
protocolos.
  artículo 10. el protocolo del escribano del gobierno los de los agentes
diplomáticos y consulares y los testimonios e índices respectivos se
extenderán en papel de Lino o similar, sin perjuicio del impuesto fiscal
correspondiente
 Protocolacion o Protocolización.
En este tema, lo más relevante es el requerimiento de la protocolización de los
documentos provenientes del extranjero, de acuerdo al artículo 38 de la ley del
organismo judicial, que preceptúa: los poderes o mandatos así como los
documentos que proceda inscribir en los registros públicos como deberán ser
protocolizados ante notario y las autoridades actuarán con base a los respectivos
testimonios.
 Protocolización de documentos autorizados por notarios
guatemaltecos en el extranjero
Al tenor de lo que preceptúa el artículo 43 de la ley del organismo judicial los
instrumentos públicos autorizados tanto por los cónsules o diplomáticos
guatemaltecos en el extranjero, que son notarios y se encuentran hábiles, así
como por los notarios guatemaltecos en tránsito por país extranjero o requeridos
específicamente para autorizar un instrumento público, por disposición de la ley,
deben protocolizarse.
Ya en Guatemala, la Protocolacion o protocolización puede hacerla el mismo
notario autorizante, o bien otro notario a requerimiento de la persona interesada.

 Testimonios de la Protocolacion o protocolización de documento

proveniente del extranjero.
El primer testimonio ser extendido en papel Bond y el notario debe dar fe de que el
impuesto respectivo ha sido pagado en el documento original.
En el testimonio especial, deben transcribirse o reproducirse íntegramente el
documento protocolizado y deberá adherirse un timbre fiscal de Q.0.50 a cada
hoja y en la primera hoja se adhiere un timbre notarial de Q.10.00.
 Aviso notarial posterior.
Después de cada protocolización de documento proveniente del extranjero, dentro
de un plazo de 10 días, el notario deberá enviar un aviso al archivo general de
protocolos como con los datos indicados en el artículo 40 de la ley del organismo
judicial.
El archivo general de protocolos emitir recibo por cada aviso y llevara un registro
anual de ellos de manera alfabética.
 Datos del aviso notarial: dirigido al director del archivo general de
protocolos dentro de los diez días posteriores a cada protocolización
de documento proveniente del extranjero. Artículo 40 de la ley del
organismo judicial.
 Lugar y fecha en que fue expedido el documento
 Funcionario quien lo autorizó
 Obejto del acto
 NOMBRES y apellidos de los otorgantes a que se refiere
 Descripción comandando fe el notario de que los impuestos satisfechos en
el documento original en el acto de protocolización

 Casos:
1. Documentos que van a surtir efectos en Guatemala, autorizados por notario
extranjero o por funcionario extranjero.

Casos de extraterritorialidad de la función notarial:

2. Documentos que van a surtir efectos en Guatemala, autorizados por
dentarias guatemaltecos que ejercen en el extranjero funciones consulares
o diplomáticas
3. Documento que van a surtir efectos en Guatemala autorizados por la
otarios guatemaltecos en el ejercicio liberal, que no son cónsules ni
diplomáticos.

 EJEMPLO DE TESTIMONIO ESPECIAL

Dentro de los 25 días hábiles siguientes al otorgamiento

Testimonio especial del instrumento Público número dieciséis (16) que

autorice en esta ciudad el 15 de agosto de 2021 que para entregar al
director del archivo general de protocolos, lo extiendo en tres hojas de
fotocopias tamaño oficio impresas solo en el anverso debidamente
numeradas, firmadas y selladas. En la ciudad de Guatemala, 31 de agosto
de 2021.
 FIRMA Y SELLO DEL NOTARIO

En la primera hoja del testimonio se nota clave del notario y se adhiere

timbre notarial de 10 quetzales y en cada hoja del testimonio se adhiere un
timbre fiscal de 50centavos todos los timbres inutilizados.

CLASE 5. REQUISITOS DEL ACTA DE PROTOCOLIZACION ART. 64 DEL

CÓDIGO DE NOTARIADO (VER ART. 29 C.NOT.)
1. El número de orden del instrumento ( porque se redacta y autoriza en papel
sellado especial para protocolo)
2. Lugar y fecha
3. Los nombres de los solicitantes o transcripción en su caso de mandato
judicial o resolución administrativa.
4. Mención del documento o diligencia, indicando el número de hojas que
contiene y el lugar que ocupa en el protocolo, según la foliación y los
números que correspondan a la primera y última hojas ( de papel sellado
especial para protocolos)
5. La firma de los solicitantes, en su caso y la del notario
6. Cuando el mismo notario es le otorgante, su firma debe ir precedida de las
palabras POR MI Y ANTE MI y si firmaren los otorgantes y el notario,
únicamente las palabras ANTE MI.

EJEMPLO DE ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN DE ACTA DE MATRIMONIO

POR EL MISMO NOTARIO QUE AUTORIZO EL MATRIMONIO

Quince (15) en la ciudad de Guatemala, el treinta y uno de agosto de dos mil

veintiuno yo, EDGAR OSVALDO AGUILAR RIVERA, NOTARIO, POR MI Y ANTE
MI, en cumplimiento de lo preceptuado en el artículo ciento uno del código Civil,
procedo a PROTOCOLIZAR EL ACTA NOTARIAL DEL MATRIMONIO DE ANGEL
ADRIAN ARIAS ARCE con NORMA NOEMI NAVAS NATARENO, el cual autorice
el veinte de agosto del año en curso, de dieciocho horas con treinta minutos a
diecinueve horas con quince minutos, en el Salón los arcos del Hotel Dream
Plaza, ubicado en avenida la Revolución, once guion cero nueve de la zona trece
de esta ciudad Dicha acta está contenida en dos hojas de papel bond tamaño
oficio impresas en ambos lados, las cuales ocupan los folios cien (100) y ciento
uno (101) del Registro Notarial a mi cargo durante el presente año, entre las hojas
de papel sellado especial para protocolos, números de orden A cuatro millones
doscientos sesenta mi ( A 4260000) y A cuatro millones doscientos sesenta mil
uno ( A 4,260001) y números de registro tres mil ciento veinte ( 3120) y tres mil
ciento veintiuno ( 3121), respectivamente. Leo lo escrito, y enterado de su
contenido, objeto, valor y efectos legales, lo acepto, ratifico y firmo. DOY FE
POR MI Y ANTE MI

FIRMA SELLO DEL

NOTARIO

(AVISO CIRCUNSTANCIADO)
SEÑORES REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS RENAP REPUBLICA
DE GUATEMALA, GUATEMALA
Para los efectos legales correspondientes atentamente entrego lo siguiente,
AVISO CIRCUSNTANCIADO
Autorice matrimonio notarial el veinte de agosto del año en curso de dieciocho
horas con treinta minutos a diecinueve horas con quince minutos, en el Salón los
arcos del Hotel Dream Plaza, ubicado en avenida la Revolución, once guion cero
nueve de la zona trece de esta ciudad

LOS CONTRAYENTES
a) ANGEL ADRIAN ARIAS ARCE: de treinta años, soltero, guatemalteco,
maestro de enseñanza media en Matemáticas, originario de la ciudad
Guatemala, de este domicilio, quien se identifica con Documento Personal
de Identificacion DPI. Número (1897 90113 0101). Extendido por el
RENAP, partida de nacimiento número 80, folio 590, del libro 5027 del
Registro Civil del Municipio de Guatemala, Departamento de Guatemala del
Registro Nacional de las personas –RENAP-, Guatemala, Guatemala.

b) NORMA NOEMI NAVAS NATARENO: De veinte años, soltera,

guatemalteca, Maestra de Educación Primaria Urbana de este domicilio,
quien se identifica con Documento Personal de Identificación DPI. Número
(1996 67420 0101). Extendido por el RENAP, partida de nacimiento
 número 91, folio 56, del libro 74 LAV. del Registro Civil del Municipio de
Guatemala, Departamento de Guatemala del Registro Nacional de las
personas –RENAP-, Guatemala, Guatemala.

c) DEL RÉGIMEN ECONÓMICO: los contrayentes se otorgaron capitulaciones

y optaron por el régimen de COMUNIDAD DE GANANCIALES.

Guatemala 31 de agosto de 2021

Firma y sello de Notario

DENTRO DE LOS 25 DIAS HÁBILES SIGUIENTES AL OTORGAMIENTO

SE REALIZA UN TESTIMONIO OFICIAL.
TESTIMONIO ESPECIAL: del instrumento público número quince, que autoricé en
esta ciudad el veinte de agosto de dos mil veintiuno, que para entregar al
DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS, lo extendido en tres
hojas de fotocopia tamaño oficio, impresa solo en el anverso, debidamente
numeradas, firmadas y selladas, con la indicación de que en la primera hoja se
adhiere timbre notarial del valor de diez quetzales y a cada hoja de este testimonio
se adhiere un timbre fiscal de cincuenta centavos de quetzal. En la ciudad de
Guatemala, el treinta y uno de agosto de dos mil veinte. (Razón final del
testimonio especial)
FIRMA Y SELLO DEL NOTARIO.

EN LA PRIMERA HOJA DEL TESTIMONIO SE ANOTA CLAVE DEL NOTARIO

Y SE ADHIERE UN TIMBRE NOTARIAL DE Q.10.00; Y EN CADA HOJA DEL
TESTIMONIO SE ADHIERE UN TIMBRE FISCAL DE Q. 050.00 T0DOS LOS
TIMBRES INUTILIZADOS YA SEA CON PERFORACION O CON SELLO.

PROTOCOLIZACION DE INSTRUMENTO PÚBLICO AUTORIZADO EN EL

EXTRANJERO POR EL MISMO NOTARIO GUATEMALTECO QUE REALIZA LA
PROTOCOLIZACION
DIECISEIS (16) en la ciudad de Guatemala, el treinta y uno de agosto de dos mil
veintiuno YO, BERNARDINO BATRES BARRIOS, NOTARIO, POR MI Y ANTE
MI, en cumplimiento de los artículos treinta y ocho y cuarenta y dos de la ley del
Organismo Judicial, Procedo a protocolizar un documento proveniente del
extranjero de conformidad con lo siguiente. PRIMERO: El veinticinco de agosto del
presente año, en la ciudad de Alabama, Estados Unidos de América, autorice un
MANDATO GENERAL CON REPRESENTACION, en el cual fue otorgado, por el
señor FELIPE FERNANDEZ FONSECA, a favor del señor DIONISIO DARDON
DAVILA, el cual consta en dos hojas de papel bond tamaño oficio. SEGUNDO: en
virtud de lo anterior proceso a protocolizar el documento antes identificado, el cual
ocupa los folios doscientos (200) y doscientos uno (201) del registro notarial a mi
cargo, entre las hojas de papel sellado especial para protocolos, números de
orden B un millón trescientos veinte mil uno ( B 132001); y números de registro un
mil doscientos sesenta (1260) y un mil doscientos sesenta y uno (1261),
respectivamente. Leo lo escrito y enterado de su contenido, objeto, validez y
efectos legales, lo acepto, ratifico y firmo, haciendo constar que el impuesto de ley
correspondiente fue satisfecho en el documento original mediante el timbre fiscal
del valor de diez quetzales, número cuatro mil cuatrocientos de este año. DOY FE.
POR MÍ Y ANTE MÍ

FIRMA Y SELLO DEL NOTARIO

MANDATO GENERAL: impuesto de 10.00
TESTIMONIO ESPECIAL: 2 quetzales.

PRIMER TESTIMONIO PARA ENTREGAR A NOMBRE DEL INTERESADO (EN

ESTE CASO EL MANDATARIO)
PRIMER TESTIMONIO del instrumento público número dieciséis, que autorice en
esta ciudad el veinte de agosto de dos mil veintiuno, que para entregar al señor
DIONISIO DARDON DAVILA, lo extiendo en tres hojas de fotocopia tamaño oficio,
impresas en ambos lados, más la presente de papel bond tamaño oficio impresa
solo en el anverso, debidamente numeradas, firmadas y selladas. Hago constar
que el impuesto correspondiente fue satisfecho en el documento original, mediante
un timbre fiscal de diez quetzales identificado con el número cuatro mil
cuatrocientos del presente año. En la ciudad de Guatemala, el treinta y uno de
agosto de dos mil veintiuno.
FIRMA Y SELLO

EN LA ULTIMA HOJA DEL TESTIMONIO SE ADHIERE UN TIMBRE FISCAL DE

Q. 0.50 PARA LA RAZON REGISTRAL CORRESPONDIENTE.

DENTRO DE LOS 25 DIAS HABILES SIGUIENTES AL OTORGAMIENTO

TESTIMONIO ESPECIAL del instrumento público número dieciséis, que autoricé
en esta ciudad el quince de agosto de dos mil veintiuno, que para entregar al
DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS, lo extendido en tres
hojas de fotocopia tamaño oficio impresa solo en el anverso, debidamente
numeradas, firmadas y selladas. Con la indicación de que en la primera hoja se
adhiere un timbre notarial de diez quetzales y a cada hoja se le adhiere un timbre
fiscal de cincuenta centavos de quetzal. En la ciudad de Guatemala, treinta y uno
de agosto de dos mil veintiuno.
FIRMA Y SELLO
EN LA PRIMERA HOJA DEL TESTIMONIO SE ANOTA CLAVE DEL NOTARIO
Y SE ADHIERE TIMBRE DE Q. 10.OO Y EN CADA HOJA DEL TESTIMONIO SE
ADHIERE UN TIMBRE FISCAL DE Q. 0.50 TODOS LOS TIMBRES
INUTILIZADOS.
(AVISO)
CLAVE B-777
SEÑOR DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS
BERNANDINO BATRES BARRIOS, notario, de datos de identificación
registrados en esa institución, en cumplimiento de lo preceptuado en el
artículo 40 de la ley del Organismo Judicial, atentamente:
AVISO

Que el 15 de agosto de 2021, mediante el instrumento público número 16 del

Protocolo a mi cargo en el presente año, protocolice documento proveniente del
extranjero, cuyos datos son los siguientes:
1. Fecha y lugar: expedido el 05 de agosto de 2021, en el estado de Alabama,
Estados Unidos de América
2. Funcionario que lo autorizo: Bernandino Batres Barrios, el infrascrito notario
3. Objeto del acto: Mandato General con Representación.
4. Nombres y apellidos de los otorgantes: FELIPE FERNANDEZ FONSECA, a
favor del señor DIONISIO DARDON DAVILA
5. El impuesto correspondiente: fue satisfecho en el documento original,
mediante timbre fiscal del valor de Q. 10.00 identificado con el número 4400
del año 2021.

Guatemala, 31 de agosto de 2021

Firma y sello del notario (no lleva ningún timbre)
PROTOCOLIZACION DE UN DOCUMENTO PROVENIENTE DEL EXTERIOR,
AUTORIZADO POR NOTARIO EXTRANJERO.
SESENTA (60). En la ciudad de Guatemala, el cinco de septiembre de dos mil
veinte, ANTE MI: CARLOS CASTELLANOS CANO, NOTARIO, comparece la
señora: ARACELY ARMAS ACEVEDO, quien dice ser de cincuenta años, casada,
Secretaria Bilingüe, guatemalteca, de este domicilio, persona de mi conocimiento.
La compareciente me asegura encontrarse en el libre ejercicio de sus derechos
civiles, ser de los datos de identificación personal relacionados y me manifiesta
que requiere mis servicios notariales para la protocolización de un documento
autorizado y proveniente del extranjero, procediéndose de la forma siguiente
PRIMERO: la compareciente me hace entrega de un documento compuesto de
tres hojas, dos son de papel bond tamaño oficio en el que está contenido un
PODER ESPECIAL DE REPRESENTACION, en idioma español, otorgado por el
señor ANTONIO ARMAS ACEVEDO a favor de su hermana ARACELY ARMAS
ACEVEDO en la ciudad de Montevideo, República Oriental del Uruguay, el uno de
septiembre de dos mil veinte, autorizado por el Notario Público de dicha ciudad,
EDSON SUAREZ FERREIRA; y la tercera es una hoja de papel membretado y
con sello de agua que contiene la apostilla expedida por el Ministerio de
Relaciones Exteriores de la República Oriental del Uruguay, con fecha dos de
septiembre del año en curso. SEGUNDO: Los documentos descritos pasan a
formar parte del protocolo a mi cargo en el presente año y ocupan los folios ciento
quince (115), ciento dieciséis (116) y ciento diecisiete (117), entre las hojas de
papel sellado especial para protocolos Z tres millones doscientos cuarenta mil (Z
3240000) Y Z tres millones doscientos cuarenta mil uno ( Z 3240001); y de
registro cuatrocientos mil tres (400003) y cuatrocientos mil cuatro ( 400004).
Respectivamente. YO, el notario doy fe: a) de todo lo expuesto; b) de que el
impuesto respectivo fue cubierto en el documento original mediante un timbre
fiscal de dos quetzales identificado con el número cinco millones seiscientos
veintisiete mil cuarenta (5627040) del año en curso c) de que advierto a la
requirente los efectos legales respectivos así como lo relativo a la presentación de
este testimonio para su registro y d) que leo íntegramente lo escrito a la
requirente, quien enterada de su contenido, objeto, validez y efectos legales, lo
acepta, ratifica y firma. DOY FE
ANTE MÍ
SELLO Y FIRMA

PARA ENTREGAR A NOMBRE DE LA INTERESADA (EN ESTE CASO LA

MANDATARIA)
PRIMER TESTIMONIO del instrumento público número sesenta, que autoricé en
esta ciudad el veinticinco de agosto del año en curso, que para entregar a la
señora ARACELY ARMAS ACEVEDO, lo extiendo en cuatro hojas de fotocopia
tamaño oficio, impresa solo en el anverso, todas debidamente numeradas,
firmadas y selladas. Hago constar que el impuesto fiscal correspondiente fue
satisfecho en el documento original, mediante un timbre fiscal de dos quetzales,
identificado con el número cinco millones seiscientos veintisiete mil cuarenta
(5627040). En la ciudad de Guatemala, el treinta y uno de agosto de dos mil
veintiuno.
Firma y sello
EN LA ULTIMA HOJA DEL TESTIMONIO SE ADHIERE UN TIMBRE FISCAL DE
Q. 0.50 PARA LA RAZON REGISTRAL QUE CORRESPONDE.

DENTRO DE LOS 25 DIAS HABILES SIGUIENTES AL OTORGAMIENTO

TESTIMONIO ESPECIAL del instrumento público número sesenta, que autoricé
en esta ciudad el veinticinco de agosto del año en curso, que para entregar al
DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS, lo extendido en cuatro
hojas de fotocopia tamaño oficio impresas en ambos lados, más la presente de
papel bond tamaño oficio, impresa solo en el anverso, todas debidamente
numeradas, firmadas y selladas. Se indica que en la primera hoja se adhiere
timbre notarial de diez quetzales y todas las hojas llevan adherido un timbre fiscal
de cincuenta centavos de quetzal. En la ciudad de Guatemala, el treinta y uno de
agosto de dos mil veintiuno.
Firma y sello

EN LA PRIMERA HOJA DEL TESTIMONIO SE ANOTA CLAVE DEL NOTARIO,

Y SE ADHIERE TIMBRE NOTARIAL DE Q. 10.00 Y EN CADA HOJA DEL
TESTIMONIO SE ADHIERE UN TIMBRE FISCAL DE Q.0.50. TODOS LOS
TIMBRES INUTILIZADOS.

DENTRO DE LOS 10 DIAS SIGUIENTES A LA PROTOCOLIZACION

CLAVE C-9999
SEÑOR DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS
CARLOS CASTELLANOS CANO, Notario, de datos de identificación registrados
en esa institución, en cumplimiento de lo preceptuado en el artículo 40 de la ley
del Organismo Judicial, atentamente:
AVISO
Que el 15 de agosto de 2021, mediante el instrumento público número 45 del
Protocolo a mi cargo en el presente año, protocolice documento proveniente del
extranjero, cuyos datos son los siguientes.
1. Fecha y lugar: Expedido el 10 de agosto de 2021, en la ciudad de
Montevideo, República del Uruguay.
2. Funcionario que lo autorizó: Edson Suarez Ferreira, Notario Público de
Montevideo, República Oriental del Uruguay.
3. Objeto del acto. Mandato Especial con Representación.
4. Nombres y apellidos de los otorgantes: ANTONIO ARMAS ACEVEDO a
favor de su hermana ARACELY ARMAS ACEVEDO.
5. El impuesto correspondiente: fue satisfecho en el documento original
mediante timbre fiscal del valor de Q. 200, identificado con el número cinco
millones seiscientos veintisiete mil cuarenta (5627040) del año 2021.
Guatemala, 31 de agosto de 2021
Firma y sello

CLASE 6. REGULACIÓN LEGAL DE LAS LEGALIZACIONES O AUTENTICAS

DE FIRMAS
Código de notariado TITULO VI. Legalizaciones
Artículo 54. (Reformado por el Artículo 1 del Decreto 28-87 del Congreso de la
República). -Los notarios podrán legalizar firmas cuando sean puestas o
reconocidas en su presencia. Asimismo, podrán legalizar fotocopias, fotostáticas y
otras reproducciones elaboradas por procedimientos análogos, siempre que las
mismas sean procesadas, copiadas o reproducidas del original, según el caso, en
presencia del Notario autorizante.
Artículo 55. (Reformado por el Artículo 2 del Decreto 28-87 del Congreso de la
República). -El Acta de Legalización contendrá:
a) Cuando sea de firmas: El lugar y la fecha; los nombres de los signatarios; su
identificación por medios establecidos en el inciso 4o. del artículo 29 de esta ley, si
no fueren conocidos por el Notario; fe de que las firmas son auténticas; firmas de
los signatarios; y las firmas de los testigos, si las hubiere;
b) Cuando sea de fotocopias, fotostáticas u otras reproducciones elaboradas por
procedimientos análogos: El lugar y la fecha; fe de que las reproducciones son
auténticas y una breve relación de los datos que consten en las hojas anteriores a
aquella en que se consigne el acta o de todo el documento legalizado, cuando
materialmente sea imposible levantarla sobre el propio documento. Todas las
hojas anteriores a la última deberán ir firmadas y selladas por el Notario.
En ambos casos el acta deberá llevar la firma y el sello de Notario precedidas, en
el primer caso de las palabras: “ante mí” y en el segundo caso de las palabras:
“por mí y ante mí”.
Artículo 56. -Si la firma hubiere sido puesta por una persona a ruego de otra que
no supiere o no pudiere firmar, ambas comparecerán al acto; para el caso de
reconocimiento, será suficiente la concurrencia del obligado, lo que hará constar el
Notario. La persona que no supiere o no pudiere firmar pondrá su impresión digital
al pie del acta.

RESPONSABILIDAD NOTARIAL
En el caso de la auténtica de firmas
Artículo 57. -La auténtica no prejuzga acerca de la validez del documento, ni
de la capacidad ni personería de los signatarios o firmantes.

Artículo 58. -El Notario firmará y sellará la o las hojas anteriores a la en que se
encuentre suscrita el acta de auténtica, haciendo constar en la misma esta
circunstancia. Si el acta de auténtica se escribiere en hoja independiente del
documento, se hará relación de ésta en el acta.
RAZÓN DE LEGALIZACIÓN DE FIRMAS
Artículo 59. -De cada acta de legalización (de firma) el Notario tomará razón en
su propio protocolo, dentro de un término que no excederá de ocho días, haciendo
constar:
1º Lugar y fecha;
2º Nombre y apellidos de los signatarios;
3º Descripción breve y substancial del contenido del documento que autoriza la
firma o firmas que se legalizan, con indicación del valor, números y quinquenios de
las hojas de papel sellado en que estén escritos, tanto el documento, como el acta
de auténtica o mención de la clase de papel en que estén escritos. Estas razones
se asentarán siguiendo el orden y numeración del protocolo y serán firmadas
únicamente por el Notario.

ACTAS DE LEGALIZACIÓN O AUTENTICAS

DEFINICIÓN GENÉRICA
“Son los instrumentos públicos extraprotocolares, por medio de los cuales el
notario da fe de la autenticidad, ya sea de una firma o de varias firmas; o de la
copia de un documento, lo cual supone que las verdaderas son legítimas”

ACTA DE LEGALIZACIÓN O AUTENTICA DE FIRMA

DEFINICIÓN
“El acta de legalización o autentica de firmas, es el instrumento público que el
notario autoriza fuera del protocolo, en ejercicio de la fe pública que lo inviste, para
dar fe de la autenticidad de la firma de una persona individual pone o reconoce
ante él, satisfaciendo los impuestos notariales y fiscales de conformidad con la ley”
“Es el instrumento público mediante el cual, el notario, en ejercicio de la fe pública
de que está invistiendo, da fe de que una firma es autentica, por haber sido puesta
o reconocida ante él (en su presencia), por la persona signataria, y por lo tanto
dicha firma debe tenerse como verdadera, original, legítima.

FUNDAMENTO LEGAL ARTÍCULO 54 CÓDIGO

LEGALIZACIÓN DE FIRMAS PUESTAS ANTE EL NOTARIO:

De conformidad con el articulo 56 del Código de Notariado:
Si las firmas que se van a legalizar aún no se han puesto en el documento, todas
las personas interesadas que van a firmar deben comparecer al cato de
legalización, incluidas las personas que no saben firmar o que no pueden firmar
con su respectivo testigo que firmará a su ruego; y entonces todos firman en
presencia del notario, y las personas que no saben o que no pueden firmar deben
poner su impresión digital (huella digital) al pie del acta de legalización respectiva.

LEGALIZACIÓN DE FIRMAS RECONOCIDAS ANTE EL NOTARIO:

De conformidad con el articulo 56 del Código de Notariado:
Si las firmas que se van a legalizar ya van puestas en el documento entonces
deben comparecer con los interesados que firmaron personalmente, más los
testigos que firmaron a ruego de personas que no saben o que no pueden firmar, y
entonces todos reconocen su firma en presencia del notario. Por lo tanto, para el
acto de la legalización de firmas no es necesaria la presencia de las personas que
no saben firmar, pues para eso están presentes los testigos rogados.

CLASES DE ACTAS DE LEGALIZACIÓN DE FIRMAS EN LA PRÁCTICA

1) Firmas puestas o reconocidas en presencia del notario, por personas
conocidas por el notario.
2) Firmas puestas o reconocidas en presencia del notario por personas que no
son de su conocimiento y se identifican con el documento correspondiente
3) Firmas puestas o reconocidas en presencia del notario por personas que no
son de su conocimiento y que tampoco portan documento de identificación
personal (2 testigos de conocimiento)
4) Firmas puestas o reconocidas en presencia del notario por testigos rogados
que son de su conocimiento.
5) Firmas puestas o reconocidas en presencia del notario por testigos rogados
que no son de su conocimiento.
6) Firmas puestas o reconocidas en presencia del notario por testigos rogados
que no son de su conocimiento y que tampoco portan documento personal
de identificación (2 testigos de conocimiento)
7) Firmas puestas o reconocidas por personas conocidas por el notario y que
actúan representando a una persona individual mediante mandato.
8) Firmas puestas o reconocidas ante el notario por personas que no son de
su conocimiento, se identifican con el respectivo documento y que actúan
en representación de una persona individual mediante mandato.
9) Firmas puestas o reconocidas ante el notario por personas que no son de
su conocimiento ni portan documento personal de identificación y que
representan a una persona individual mediante mandato (2 testigos de
conocimiento)
10) Firmas puestas o reconocidas en presencia del notario por personas de su
conocimiento, y que actúan representando a un ente colectivo.
11) Firmas puestas o reconocidas en presencia del notario, por personas que
no son de su conocimiento, se identifican mediante el documento respectivo
y que actúan representando a un ente colectivo
12) Firmas puestas o reconocidas por personas que no son de conocimiento
del notario, no portan documento personal de identificación y actúan
representando a una persona colectiva (2 testigos de conocimiento)

REQUISITOS DEL ACTA O AUTENTICA DE LEGALIZACIÓN DE FIRMAS

Artículo 55. (Reformado por el Artículo 2 del Decreto 28-87 del Congreso de la
República). -El Acta de Legalización contendrá:
 1) Lugar y la fecha
2) Nombres de los signatarios
3) Identificación de los signatarios por medios establecidos en el inciso 4to.
Del articulo 29 del Código de Notariado; si no fueren conocidos por el
notario:
4) Fe de que las firmas son autenticas
5) Firmas de los signatarios (en el acta de legalización) y
6) Firmas de los testigos (rogados) si las hubiere
7) Las personas que no saben o no pueden firmar y acudieron con su testigo a
ruego, deben estampar la impresión o huella digital (no se especifica de que
dedo ni de que mano)
8) Finalmente anteponiendo la expresión “ANTE MI” firma, y sello del notario.

LUGAR DONDE SE PUEDE REDACTAR Y AUTORIZAR LA LEGALIZACIÓN O

AUTENTICA DE FIRMAS
a) EN EL PROPIO DOCUMENTO, si cabe, si tiene espacio disponible y
suficiente, a continuación de la (s) firmas que se legaliza.
b) EN HOJA ADICIONAL, si no cabe, se agrega hoja de papel bond tamaño
carta u oficio.

IMPUESTOS QUE SE SATISFACEN EN EL ACTA DE LEGALIZACIÓN O

AUTENTICA DE FIRMAS
- TIMBRE NOTARIAL: Del valor de diez quetzales (Q10.00). Inciso c) del
numeral II, del Artículo 3 de la Ley de Timbre Forense y Timbre Notarial

- TIMBRE FISCAL: Del valor de cinco quetzales (Q5.00), Inciso 7 del Articulo
5 de la Ley del Impuesto de timbres Fiscales y papel sellado especial para
protocolos.

CLASE 7. ACTAS DE LEGALIZACIÓN DE FIRMAS.

OBLIGACIONES DEL NOTARIO POSTERIORES A LA AUTORIZACIÓN DE UNA

LEGALIZACIÓN AUTÉNTICA DE FIRMA
 A. TOMA RAZÓN EN EL PROTOCOLO DE CADA ACTA DE LEGALIZACIÓN
AUTÉNTICA DE FIRMAS
Conforme al artículo 59 del código de Notariado, de cada acta de legalización (de firma).
el notario tomará razón en su propio protocolo, dentro de un término que no excederá de
8 días, haciendo constar:
1. Número correlativo del instrumento (Art 29 numeral 1 CN)
2. Lugar y fecha
3. Nombre y apellidos de los signatarios (aquí se deduce que esta obligación es
únicamente para las actas de legalización de firmas auténticas de firmas).
4. Descripción breve y sustancial del contenido del documento que autoriza la firma o
firmas que se legalizan, con indicación del valor, números y quinquenios de las
hojas de papel sellado en que estén escritos, tanto el documento, como el acta de
auténtica o mención de la clase de papel en que estén escritos. estas razones se
asentarán siguiendo el orden y numeración del protocolo y serán firmadas
únicamente por el notario.

B. TESTIMONIO ESPECIAL
de acuerdo con el inciso a) del artículo 37 del código de Notariado, dentro de los 25 días
hábiles posteriores al otorgamiento de la razón de legalización de firmas, el notario debe
enviar al director del Archivo General de protocolos, el respectivo testimonio especial que
en derecho corresponde.

***Ejemplo de instrumento público de toma de razón en el protocolo en un

acta de legalización de firma:
CIEN. En la ciudad de Guatemala, el diecisiete de septiembre de dos mil veinte, Yo,
Rosalynn Andrea Hernández Valiente, Notario, tomó razón de que el catorce de
septiembre del año en curso, autentique la firma del señor Horacio Hernández Heredia,
que la puso en mi presencia en un documento privado de esa misma fecha, que contiene
reconocimiento de deuda. a favor de la señora Fátima Fernández falla. documento que
consta en una hoja de papel Bond tamaño carta impresa en ambos lados. DOY FE.

TESTIMONIO ESPECIAL. El instrumento público número cien, que autorice en esta

ciudad el diecisiete de septiembre del año en curso, que, para entregar al director del
Archivo General de protocolos, lo extiendo fotocopiado en esta única hoja de papel Bond
tamaño oficio, la cual enumero, firmó y selló. en la ciudad de Guatemala el dieciocho de
septiembre de dos mil veinte.
firma y sello del notario
1 timbre notarial de 10 quetzales
1 timbre fiscal de 5 quetzales
1 timbre fiscal de 50 centavos por hoja

EJEMPLO DE ACTA DE LEGALIZACIÓN DE FIRMAS EN EL

TRASPASO DE VEHÍCULOS EN FORMA DIGITAL

ACTA DE LEGALIZACIÓN DE FIRMA PUESTA ANTE EL NOTARIO POR

PERSONA QUE NO ES DE SU CONOCIMIENTO EN UN MEMORIAL DE
DESISTIMIENTO, FORMA CORRECTA:

ACTA DE LEGALIZACIÓN DE FIRMA DE UNA PERSONA QUE NO

ES DE CONOCIMIENTO DEL NOTARIO Y SE IDENTIFICA POR
MEDIO DE 2 TESTIGOS CONOCIDOS POR EL NOTARIO
 28 de septiembre de 2021

CLASE 8. ACTA DE LEGALIZACIÓN O AUTÉNTICA DE COPIAS DE

DOCUMENTOS

Definición
Es el instrumento público extraprotocolar que se redacta en el propio documento
en hoja adicional, en el que el propio documento o en hoja adicional (de papel
bond tamaño carta u oficio), en el que el notario, da fe de que la copia de un
documento ES AUTÉNTICA, por haber sido reproducida de su original en su
presencia en determinada fecha (hoy) del documento original satisfaciendo los
impuestos notariales y fiscales correspondientes.
Requisitos Legales
Código de Notariado
Art. 55. (Reformado por el Artículo 2 del Decreto 28-87 del Congreso de la
República). El Acta de Legalización contendrá (copias de documentos)… b)
Cuando sea de fotocopias, fotostáticas u otras reproducciones elaboradas por
procedimientos análogos:
- El lugar y la fecha;
 - Fe de que las reproducciones son auténticas; (expresando el fundamento
de la autenticidad: haber realizado la copia en presencia del notario (hoy) y
del documento original) y;
- Si se ha en hoja adicional: una breve relación de los datos que consten en
las hojas anteriores a aquella en que se consigne el acta o de todo el
documento legalizado, cuando materialmente sea imposible levantarla
sobre el propio documento.
- Todas las hojas anteriores a la última deberán ir firmadas y selladas por el
Notario
- El acta deberá llevar la firma y el sello del Notario precedidos de las
palabras POR MÍ Y ANTE MÍ
Clases de Actas de Legalización de Copias de Documentos
1. La que consta en el propio documento copiado (de una o varias hojas). Por
razones de seguridad, en la práctica notarial cotidiana guatemalteca, los notarios,
aunque el acta de legalización de la copia de un documento conste en el propio
documento (en una sola hoja o varias hojas), hacemos una breve descripción del
contenido del documento original.
2. Si se hace constar en hoja adicional: una breve relación de los datos que
consten en las hojas anteriores a aquella en que se consigne el acta o de todo el
documento legalizado, cuando materialmente sea imposible levantarla sobre el
propio documento. Aunque en la práctica la mayoría de veces, aunque haya
espacio en el propio documento, muchos notarios faccionan y autorizan el acta de
legalización de la copia de dicho documento, en hoja adicional.

Impuestos que se Satisfacen en el Acta de Legalización de Copias de

Documentos
Timbre Notarial de Q10.00: inciso c) numeral II, artículo 3 de la Ley de Timbre
Forense y Timbre Notarial.
Timbre Fiscal de Q5.00: numeral 7, artículo 5, Ley del Impuesto de Timbres
Fiscales y Papel Sellado Especial para Protocolos.
Debidamente inutilizados mediante perforación o estampando el sello profesional
del notario, artículo 7 del Reglamento de la Ley del Timbre Forense y Timbre
Notarial.
Artículo 7 del Reglamento de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y Papel
Sellado Especial para Protocolos.
Ejemplo de Acta de Legalización de la Copia de un Documento Redacta y
Autorizada en la Propia Copia

FIRMA Y SELLO 1/1

En la ciudad de Guatemala, el veintidós de septiembre de dos mil veinte, yo,

______________, Notario, DOY FE: de que la fotocopia que antecede, impresa en
el anverso de esta hoja, la cual enumero, firmo y sello, ES AUTÉNTICA, por haber
sido reproducida hoy en mi presencia, de su original consistente en documento
personal de identificación código único de identificación número un mil seis cientos
espacio ochenta mil espacio cero ciento dos, extendido por el Registro Nacional
de las Personas de la República de Guatemala a la señora Irene Irías Rojas

POR MÍ Y ANTE MÍ

FIRMA Y SELLO DEL NOTARIO

TN DE Q10.00 TF DE Q5.00

Ejemplo de Acta de Legalización de la Copia de un Documento Redactada y

Autorizada en Hoja Adicional a la Propia Copia

FIRMA Y SELLO 5/5

En la ciudad de Guatemala, el veintidós de septiembre de dos mil veinte, yo,

___________, Notario, DOY FE: de que las cuatro fotocopias que anteceden,
impresas en ambos lados, las cuales enumero, firmo y sello, SON AUTÉNTICAS,
por haber sido reproducidas hoy en mi presencia de su original, consistente en
contrato de obra contenido en documento privado, de esa misma fecha, firmado
por los señores Juan Jiménez Jacinto y Ovidio Ortega Ospina
POR MÍ Y ANTE MÍ

FIRMA Y SELLO DEL NOTARIO

TN Q10.00 Y TF Q5.00

CLASE 9. EL ACTA DE PROTOCOLACION O PROTOCOLIZACION Y LA

APOSTILLA
Régimen legal de las protocolaciones o protocolizaciones
Código de notariado: TITULO VIII ARTÍCULO 63, 64 Y 65.
Ley del organismo judicial: CAPITULO IV Documentos Provenientes del Extranjero
artículos del 37 al 44
EL ACTA DE PROTOCOLACION O PROTOCOLIZACION: Es un instrumento
publico protocolar o trizado, consistente en la relación de la incorporación material
y jurídica de un documento, que el notario realiza en el protocolo a su cargo, por
mandato legal, a solicitud de parte interesada o por orden de un tribunal
competente o de un órgano administrativo.

NATURALEZA JURIDICA
En el ámbito doctrinario se estima que el acta de protocolacion o protocolización
es una especie SUI GENERIS de: ¿-ACTA-ESCRITURA-?
¿POR QUÉ ACTA O ESCRITURA? Esa naturaleza de este instrumento público
se da en atención a que técnicamente, dentro del protocolo no van actas
notariales, más se entiende que el legislador le dio ese nombre; pero tampoco es
una escritura pública, pues su objeto no lo constituye ningún negocio jurídico. Se
denominación podría ser: INSTRUMENTO PUBLICO DE PROTOCOLACION O
PROTOCOLIZACION.
Nuestro criterio: Dada la circunstancia que la protocolacion o protocolización no es
ni puede ser acta notarial ni escritura pública, nuestro punto de vista es que dicho
documento debió identificarse técnica y jurídicamente como INSTRUMENTO
PUBLICO DE PROTOCOLACION o bien INSTRUMENTO PUBLICO DE
PROTOCOLIZACION. Esta denominación que proponemos es congruente con el
contenido, objeto y características del referido documento.
DIFERENCIA DOCTRINARIA Y RELACION ENTRE “PROTOCOLACIÓN” Y
“PROTOCOLIZACION”; “PROTOCOLAR”- “PROTOCOLIZAR”
PROTOCOLAR Y PROTOCOLIZAR- DOCTRINARIAMENTE. SEGÚN EL
AUTOR FERRARI CERETTI
1. Protocolar: se refiere a la acción física y material de incorporar
materialmente un documento al protocolo.
2. Protocolizar: Consiste en dotar de plenitud jurídica a esa incorporación,
mediante el faccionamiento y autorización de un documento notarial
denominado acta de protocolización

CRITERIO PRÁCTICO Y LEGAL ACERCA DE LOS VOCABLOS

“PROTOCOLACION” Y “PROTOCOLIZACION”; “PROTOCOLAR” Y
“PROTOCOLIZAR”
Para efectos prácticos y en congruencia con lo que establece el código de
notariado guatemalteco, no se hace distinción entre ambos conceptos, y se les
considera sinónimos.
DEFINICION DE PROTOCOLAR O PROTOCOLIZAR: A la luz de la explicación
anterior, protocolar o protocolizar es el acto que realiza un notario, consistente en
incorporar física (o materialmente) y jurídica (o legalmente) un documento dentro
del protocolo.

PROCEDENCIA DE LOS DOCUMENTOS QUE SE PROTOCOLIZAN:

A) Documentos autorizados por el propio notario u otros notarios
B) Documentos privados elaborados por particulares, con o sin firmas
legalizadas, cuya protocolización la solicitan las personas interesadas
C) Todo tipo de documentos públicos, documentos judiciales o administrativos
cuya protocolización la ordena la propia ley o bien una autoridad judicial o
un órgano administrativo.
DOCUMENTOS QUE DEBEN PROTOCOLIZARSE artículo 63 DEL CODIGO DE
NOTARIADO

DOCUMENTOS QUE DEBEN PROTOCOLARSE O PROTOCOLIZRSE POR

DISPOSICION DE LA LEY
- Acta de matrimonio art 101 Código civil
 - Acta de protesto articulo 480 Código de comercio
- Acta de inventario de aportaciones no dinerarias. Artículo 27 del código de
comercio
- Acta de constitución de colegio de profesional. Artículo 4 de la ley de
Colegiación Profesional obligatoria
- Los mandatos y demás documentos provenientes del extranjero que no
consten en escritura pública pero que deben inscribirse en los registros
públicos. Artículo 38 de la ley el organismo judicial
DOCUMENTOS QUE DEBEN PROTOCOLIZARSE POR RESOLUCION DE
TRIBUNAL COMPETENTE:
- Auto que apruebe la división de la cosa común. Artículo 222 del código
procesal civil y mercantil
- Testimonio del testamento común cerrado. Artículo 472 del código procesal
civil y mercantil
- Testimonio del testamento especial una vez formalizado. Artículo 477 del
código procesal civil y mercantil.

¿DONDE SE REALIZA LA INCORPORACION FISICA DE LOS DOCUMENTOS

QUE SE PROTOCOLIZAN?
Se realiza entre las hojas del papel sellado especial para protocolos,
inmediatamente después de aquella hoja del referido papel en que se inicia la
redacción de la respectiva acta de protocolacion o protocolización.
MODALIDADES DE LA PROTOCOLIZACION O PROTOCOLACION: ARTICULO
65 DEL CODIGO DE NOTARIADO.
- Mediante acta de protocolización
- Mediante cláusula de protocolización, esta última se realiza cuando en una
escritura pública se convenga en la protocolización de documentos o
diligencias relacionadas con ella.
REQUISITOS DEL ACTA DE PROTOCOLIZACION ARTICULO 64 DEL CODIGO
DE NOTARIADO, VER ARTICULO 29 DEL CODIGO DE NOTARIADO.
º El número de orden del instrumento;
2º El lugar y la fecha;
3º Los nombres de los solicitantes, o transcripción en su caso, del mandato
judicial;
4º Mención del documento o diligencia, indicando el número de hojas que contiene
y el lugar que ocupa en el protocolo, según la foliación, y los números que
correspondan a la primera y última hojas; y
5º La firma de los solicitantes, en su caso, y la del Notario.
6. Cuando el mismo notario es el otorgante su firma debe ir precedida de las
palabras POR MI Y ANTE MI y si firmares los otorgantes y el notario, únicamente
las palabras ANTE MI.

EFECTOS JURIDICOS DE LA PROTOCOLIZACION O PROTOCOLACION

A) Si el documento es protocolizado por orden de ley o de tribunal competente
o por resolución administrativa sus efectos serán plenos
B) Si se trata de documentos privados, el único efecto jurídico que produce la
protocolización es la fecha cierta de cuando fue protocolizado y la garantía
de perdurabilidad y reproducción.
FIN DE LA PRIMERA PARTE DEL ACTA DE PROTOCOLIZACION Y DE LA
APOSTILLA
DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL EXTRANJETO QUE VAN A SURTIR
EFECTOS EN GUATEMALA
Un documento proveniente del extranjero, que haya sido debidamente autorizado
por un notario extranjero o una entidad pública, deberá ser sometido a un
procedimiento para poder obtener validez legal en la República de Guatemala.
Para que un documento proveniente del extranjero puedo surtir efectos dentro de
la república de Guatemala, primero debe ser debidamente legalizado por el
Ministerio de Relaciones Exteriores.
Cuando un documento proviene del extranjero, autorizada por notario extranjero o
autoridad extranjera y necesita hacerse valer en Guatemala, debe sufrir los pases
legales, que son actos concatenados cuyo objeto es cumplir con las distintas
legalizaciones de firmas de los funcionarios por los que ha pasado el documento.
Además, deben traducirse al español por traductor jurado, si vinieren escrito en
otro idioma. Estos documentos deben ser legalizados por el Ministerio de
Relaciones Exteriores. Y actualmente se puede utilizar la apostilla en lugar de
pases de ley, en países parte del convenio de la Haya

PROTOCOLIZACION DE DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL EXTRANJERO

QUE VAN A SURTIR EFECTOS EN GUATEMALA.
Cuando se trate de documentos provenientes del extranjero en que constan
mandatos y cuestiones registrables, deben protocolizarse notarialmente, y las
autoridades y los particulares actuarán con los testimonios respectivos, en donde
el notario hará constar en el documento original se han satisfecho los impuestos
correspondientes. Si no se trata de un mandato ni es registrable el documento, no
es necesaria la protocolización, a menos que lo solicite el interesado.

LEGALIZACION DE DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL EXTRANJERO QUE

VAN A PRODUCIR EFECTOS EN GUATEMALA.
Un requerimiento esencial para que un documento proveniente del extranjero
pueda cumplir sus funciones en territorio guatemalteco e la legalización del mismo
ante el Ministerio de Relaciones Exteriores que es el encargado de legalizar los
documentos que provengan de naciones ajenas a la República de Guatemala.
Este aspecto se encuentra regulado en el artículo 38 de la Ley del Organismo
Ejecutivo (Decreto 114-97 del Congreso de la República de Guatemala), en el cual
e regulan las obligaciones que el Ministerio de Relaciones Exteriores tiene en el
marco de las relaciones del Estado de Guatemala con otros Estados y personas o
instituciones jurídicas de derecho internacional. O también se admite la apostilla
en lugar de la legalización.

TRADUCCION DE DOCUMENTOS REDACTADOS EN IDIOMA DISTINTO AL

ESPAÑOL QUE VAN A SURTIR EFECTOS EN GUATEMALA.
Un documento proveniente del extranjero que se encuentra en un idioma que no
fuese el español deberá ser convertido al español por un traductor jurado
debidamente autorizado por el Ministerio de Educación de la República de
Guatemala. Si en dado caso no existiera un traductor para determinado idioma,
entonces se aplicará la acción contemplada en el artículo 37 de la Ley del
Organismo Judicial, la cual consiste en: “juramentar a dos personas que tengan
conocimientos de escritura y entendimiento lingüístico, sintáctico y gramatical en
ambos idiomas, para poder traducir estos documentos..”

COMENTARIO:
No obstante lo anterior, lo idóneo, técnico y conveniente sería contratar a un
traductor jurado que posea el valor legal y fe pública, y de tal manera evitar
obtener traducciones de mala calidad, debido a que una personal que sea bilingüe
no posee las mismas destrezas que un traductor jurado posee en cuanto a la
aplicación de técnicas de traducción y usa de léxico que se adapte al contacto del
documento.
LEGALIZACION DE DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL EXTRANJERO
(PASES DE LEY): ARTÍCULO 37 DE LA LEY DEL ORGANISMO JUDICIAL
En Guatemala se conoce como pases de ley O PASES LEGALES a la cadena de
legalizaciones sucesivas de firmas de notarios extranjeros o autoridades públicas
extranjeras en los documentos que autorizan, para que estos puedan surtir efectos
en el territorio de Guatemala.
Se entiende como pase legal, al conjunto de actos entrelazados entre sí, que son
de carácter indispensable y fundamental en los documentos que provienen del
extranjero, cuya finalidad es legalizar las firmas de los notarios y funcionarios
públicos extranjeros que sucesivamente firmaron y autorizaron dichos documentos
y de esta forma poder hacerlos valer legalmente en república de Guatemala
CAUSAS Y EFECTOS DE LOS PASES DE LEY:
C) Asegurar la autenticidad de los documentos provenientes del extranjero que
surtirán efectos en Guatemala
D) Asegurar la legitimidad de los documentos provenientes del extranjero que
surtirán efectos en Guatemala

LA APOSTILLA (APOSTILLE):
Convenio Suprimiendo la Exigencia de la Legalización de los Documentos
Públicos Extranjeros (Convención de la Haya o Convención de la Apostilla-
Apostille-) de fecha 5 de octubre de 1961
Con la entrada en vigor de la Apostilla “en Guatemala, formalmente a partir del 19
de febrero de 2016, se suprime la exigencia de la legalización de los documentos
públicos provenientes del extranjero, en el caso de que dichos documentos
procedan de países suscriptores de la denominada “Convención de la Haya”. Es
un certificado que acredita el origen de un documento público y la autenticidad de
la firma del funcionario local del país en el que se ha emitido. Únicamente se
puede extender por un estado que es parte del Convenio para que el documento
respectivo surta sus efectos en otro estado que también es parte.

LA APOSTILLA EN GUATEMALA
GUATEMALA: ¿PARTE O ADHERENTE DE LA CONVENCION DE LA HAYA?
Pese a que la Convención de la Haya que regula lo concerniente a la Apostilla o
Apostille, se adoptó durante la novena sesión de la Conferencia de la Haya de
Derecho Internacional Privado el 5 de octubre de 1961, el Estado de Guatemala
mediante el Decreto número 1-20006 de fecha 15 de febrero de 2016, del
Congreso de la Republica, se adhirió a tal convención, la cual debía entrar en
vigor en nuestro país el 19 de marzo de 2016.

EFICAZ ENTRADA EN VIGOR DE LA APOSTILLA EN GUATEMALA

No obstante que en Guatemala, la Convención de la Haya (APOSTILLA O
APOSTILLE) entró formalmente en vigor el 19 de marzo de 2016, real y
efectivamente inicio su vigencia el 18 de septiembre de 2017, pues en ese lapso
de suspensión de la aplicación de dicha convención, el Ministerio de Relaciones
Exteriores de Guatemala, designado como autoridad competente para la emisión
de apostillas de documentos guatemaltecos que surtirían efectos en el extranjero,
argumento que no podía iniciar funciones por falta de presupuesto.

FUNCION DE LA APOSTILLA EN LA AUTENTICACION DE DOCUMENTOS

PROVENIENTES DEL EXTRANJERO QUE DEBEN SURTIR EFECTOS EN
GUATEMALA.
Para los documentos provenientes del extranjero que deben surtir efectos en
Guatemala sean auténticos, es necesario una apostilla, que es una anotación para
dar fe y legalidad de los mismos. Este proceso es para documentos provenientes
del extranjero y los emitidos en Guatemala para que surtan efectos en otro país.
La apostilla consiste en colocar sobre un documento público una anotación que
certifica la autenticidad de la firma que va en os documentos públicos expedidos
en un país firmante y que deban surtir efectos en otro país miembro de la
Convención. Así, los documentos emitidos en un país firmante del convenio que
hayan sido certificados por una apostilla deberán ser reconocidos en cualquier otro
país del Convenio sin necesidad de otro tipo de autenticación

PROTOOLIZACION DE DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL EXTRANJERO:

A) DOCUMENTOS QUE VAN A SURTIR EFECTOS EN GUATEMALA,
AUTORIZADOS POR NOTARIO EXTRANJERO O FUNCIONARIO
EXTRANJERO
B) DOCUMENTOS QUE VAN A SURTIR EFECTOS EN GUATEMALA,
AUTORIZADOS POR NOTARIOS GUATEMALTECOS QUE EJERCEN EN
EL EXTRANJERO LAS FUNCIONES CONSULARES O DIPLOMATICAS
C) DOCUMENTO QUE VAN A SURTIR EFECTO EN GUATEMALA,
AUTORIZADOS EN EL EXTRANJERO POR NOTARIOS
GUATEMALTECO EN EJERCICIO LIBERAL, QUE NO SON CONSULES O
DIPLOMATICOS.
CASOS DE EXTRATERRITORIALIDAD DE LA FUNCION NOTARIAL O
EXCEPCION AL DEBER DE RESIDENCIA (DOMICILIO)
1. Documentos que van a surtir efectos en Guatemala, autorizados por
notarios guatemaltecos que ejercen en el extranjero funciones consulares o
diplomáticas.
2. Documento que van a surtir efectos en Guatemala, autorizados por notarios
guatemaltecos en el ejercicio liberal, que no son cónsules ni diplomáticos.

LA EXCEPCION AL DEBER DE RESIDENCIA ES UNA FORMA DE

EXTRATERRITORIALIDAD DE LA FUNCION NOTARIAL
Si bien es cierto que conforme al articulo 2 del código de notariado para ejercer el
notariado se requiere estar domiciliado en la republica (es lo que doctrinariamente
se denomina DEBER DE RESIDENCIA) también es cierto que de acuerdo al
inciso 2 del artículo 6 del código de notariado, pueden ejercer su profesión los
notarios guatemaltecos, hábiles que se desempeñan como cónsules o como
agentes diplomáticos, acreditados y residentes en el exterior.

EJERCICIO NOTARIAL POR NOTARIO GUATEMALTECOS QUE SE

DESEMPEÑAN COMO CONSULES O AGENTES DIPLOMATICOS EN EL
EXTRANJERO
LEY DEL ORGANISMO JUDICIAL
Según lo preceptuado en el primer párrafo del artículo 43 de la ley del organismo
judicial, los funcionarios diplomáticos y consulares guatemaltecos, cuando sean
notarios hábiles, están facultados para hacer constar hechos que presencien y
circunstancias que les consten y autorizar actos y contratos en el extranjero que
hayan de surtir efectos en Guatemala y lo harán en papel simple, surtiendo sus
efectos legales como acto notarial a partir de la fecha en que fueren
protocolizados en Guatemala. La protocolización se hará en la forma que
establece el artículo 38 de esta ley. (ARTIUCLO 63 AL 65 DEL CODIGO DE
NOTARIADO)

EL EJERCICIO DE LA FUNCION NOTARIAL POR NOTARIOS

GUATEMALTECOS EN EL EXTRANJERO CUANDO NO SON CONSULES NI
DIPLOMATICOS Y EJERCEN LIBERALMENTE EL NOTARIADO.
LEY DEL ORGANISMO JUDICIAL
Según lo preceptuado en el primer párrafo del artículo 43 de la ley del organismo
judicial, los funcionarios diplomáticos y consulares guatemaltecos, cuando sean
notarios hábiles, están facultados para hacer constar hechos que presencien y
circunstancias que les consten y autorizar actos y contratos en el extranjero que
hayan de surtir efectos en Guatemala y lo harán en papel simple, surtiendo sus
efectos legales como acto notarial a partir de la fecha en que fueren
protocolizados en Guatemala. La protocolización se hará en la forma que
establece el artículo 38 de esta ley. (ARTIUCLO 63 AL 65 DEL CODIGO DE
NOTARIADO)

PAPEL QUE UTILIZAN LOS NOTARIOS GUATEMALTECOS PARA

AUTORIZAR INSTRUMENTOS PUBLICOS EN EL EXTRANJERO ley del
organismo judicial
Artículo 43. Actuación notarial en el extranjero. (Reformado por el artículo 3 del
Decreto Ley 64-90). Los funcionarios diplomáticos y consulares guatemaltecos.
Cuando sean notarios, están facultades para hacer constar hechos que
presencien y circunstancias que les consten y autorizar actos y contratos en el
extranjero que hayan de surtir efectos en Guatemala.
Asimismo podrán autorizarlos los notarios guatemaltecos y todos lo harán en
papel simple. Surtiendo sus efectos legales como acto notarial a partir de la fecha
en que fueren protocolizados en Guatemala. La protocolización se hará en la
forma que establece el Artículo 38 de esta Ley.(artículos 63 al 65 del código de
notariado)

ENTONCES LOS NOTARIOS GUATEMALTECOS PARA FACCIONAR Y

AUTORIZAR INSTRUMENTOS PUBLICOS EN EL EXTRANJERO
UTILIZAN PAPEL SIMPLE (BOND CARTA U OFICIO) CONFORME AL
ARTÍCULO 43 DE LA LEY DEL ORGANISMO JUDICIAL

AUNQUE

EL CODIGO DE NOTARIADO PRECEPTUA LO SIGUIENTE:

Artículo 9º -Las escrituras matrices, actas de protocolación y razones de
legalización de firmas se extenderán en papel sellado especial para protocolos
Artículo 10. -El protocolo del Escribano del Gobierno, los de los agentes
diplomáticos y consulares, y los testimonios e índices respectivos, se extenderán
en papel de lino o similar, sin perjuicio del impuesto fiscal correspondiente

En este tema lo más relevante es el requerimiento de la protocolización de los

documentos provenientes del extranjero, de acuerdo al artículo 38 de la ley del
organismo judicial, que preceptúa:” los poderes o mandatos. Así como los
documentos que proceda inscribir en los registros públicos. Deberán ser
protocolizados ante notario y las autoridades actuarán con base en los respectivos
testimonios.”

PROTOCOLIZACION DE DOCUMENTOS AUTORIZADOS POR NOTARIO

GUATEMALTECOS EN EL EXTRANJERO
Al tenor de lo que preceptúa el artículo 43 de la ley del organismo judicial, los
instrumentos públicos autorizados tanto por los cónsules o diplomáticos
guatemaltecos en el extranjero que son notarios y se encuentran hábiles, así como
los autorizados por los notarios guatemaltecos que no son cónsules ni
diplomáticos y se encuentran en tránsito por país extranjero o han sido requeridos
específicamente para autorizar un instrumento público, por disposición de la ley,
deben protocolizarse.
Ya en Guatemala la protocolacion o protocolización puede hacerla el mismo
notario autorizante, o bien notario a requerimiento de la persona interesada.

AVISO NOTARIAL POSTERIOR:

Después de cada protocolacion de documentos proveniente del extranjero, dentro
de un plazo de 10 días, el notario deberá enviar un AVISO al Archivo general de
Protocolos, con los datos indicados en el artículo 40 d la ley del Organismo
Judicial.
El archivo general de protocolos emitirá recibo por cada aviso y llevara un registro
anual de ellos de manera alfabética

DATOS DEL AVISO NOTARIAL

DIRIGIDO AL DIRECTOS DEL ARCHIVO GENRAL DEL PROTOCOLOS,
DENTRO DE LOS 10 DIAS POSTERIORES A CADA PROTOCOLIZACION DE
DOCUMENTO PROVENIENTE DEL EXTRANJERO. ARTICULO 40 DE LA LEY
DEL ORGANISMO JUDICIAL
1. Lugar y fecha en que fue expedido el documento que se protocolizo
2. Funcionario que autorizo el documento protocolizado
3. Objeto del documento protocolizado
4. Nombres y apellidos de los otorgantes o personas a que se refiere el
documento protocolizado
5. Descripción, dando fe el notario de que los impuestos fueron satisfechas,
en el documento original en el acto de protocolización.

TESTIMONIO DE LA PROTOCOLIZAICON O PROTOCOLACION DE

DOCUMENTO PROVENIENTE DEL EXTRANJERO
El primer testimonio será extendido en papel bond y el notario debe dar fe de que
el impuesto respectivo ha sido pagado en el documento original
En el testimonio especial que se envía al Archivo general de protocolos debe
transcribirse o reproducirse íntegramente el documento protocolizado y deberá
adherirse un timbre fiscal de Q0.50 a cada hoja y a la primera hoja se adhiere un
timbre notarial de Q10.00