Este formato se considera
SERVICIO un borrador,
NACIONAL no es un documento
DE APRENDIZAJE legal del SIG
SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
FORMATO NORMA SECTORIAL DE COMPETENCIA LABORAL
Código NSCL: 210602021
Título de la Norma Sectorial de Competencia Laboral (NSCL) Organizar archivos de gestión de acuerdo con normativa.
Versión NSCL 1
Proyecto Definitivo Avalado Aprobado
Fecha de Revisión 31/12/2021
Estado Producto 31/12/2023
X (dd/mm/aa):
Fecha de Aprobación Consejo Directivo
3/02/2016 No. Acta de Aprobación CDNS 1527
Nacional (dd/mm/aa)
Mesa Sectorial Gestión Documental Código Mesa 10602
Centro de Formación Centro de Comercio y
Extensión
Regional (Seleccionar
Se extiendeen lista) fecha
norma hastade revisión
31/12/2021 a 31/12/2023 Cauca
(Seleccionar en lista) Servicios
Análisis funcional en el que se soporta la Norma Sectorial de Competencia Laboral (NSCL)
(Diagrama Mapa Funcional)
Implementar el
Gestionar el proceso sistema de gestión Organizar archivos de
Proveer información de los documentos de
documental según normativa y documental de gestión de acuerdo con
archivo de acuerdo con tecnologías y normativa.
condiciones tecnológicas. acuerdo con normativa.
normativa.
Términos Técnicos Utilizados
Términos Definición
Herramientas con propósitos específicos que tienen por objeto apoyar el desarrollo e implementación de la gestión documental, entre ellos se encuentran Tabla de Retención Documental
Instrumentos Archivísticos
(TRD), Cuadro de Clasificación Documental (CCD), Programa de Gestión Documental (PGD) e Inventario Documental.
Procesos Técnicos Conjunto de actividades archivísticas orientadas a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de archivo de una institución.
Fundamentación de la teoría archivística, la cual establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras y que la disposición
Principios Archivísticos
física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo.
Documento de Archivo Aplica para documento de archivo físico y documento de archivo electrónico.
Traslado Envío de documenos del archivo de gestión al archivo central.
Actividades Clave
Criterios de desempeño específicos
Las acciones fundamentales que se desarrollan Consecutivo
Los resultados esenciales de la actividad son:
para cumplir con la función son:
1.1 La identificación de las agrupaciones documentales está acorde con la tabla de retención documental y el cuadro de clasificación documental.
1.2. La clasificación de los documentos de archivo corresponde con la tabla de retención documental y el cuadro de clasificación documental.
1.3. La ordenación de los documentos de archivo cumple con principios archivísticos y normativa.
1.4. La foliación de los documentos de archivo cumple con procedimientos técnicos y normativa.
1 Aplicar Instrumentos Archivísticos. 1.5. La descripción documental cumple con los procedimientos técnicos y normativa.
1.6. La selección de las unidades de conservación cumple con procedimientos técnicos y normativa.
1.7. La elaboración de instrumentos de descripción cumple con procedimientos técnicos y normativa
1.8. El control de documentos de archivo cumple con procedimientos técnicos y normativa
1.9. El préstamo de documentos de archivo cumple con normativa.
2.1. El alistamiento de los documentos de archivo cumple con el programa de gestión documental y tabla retención documental.
2.2. La elaboración del inventario documental cumple con procedimientos técnicos y normativa.
2 Consolidar la transferencia documental
2.3. El traslado de los documentos de archivo cumple con procesos técnicos y normativa.
2.4. La entrega de los documentos de archivo cumple con principios archivísticos procedimientos técnicos y normativa.
Aplica
Descripción
Criterios de desempeño generales Consecutivo (Relacione el No. No aplica
Los resultados esenciales que aplican a toda la función son:
de la actividad)
1 X
A Gestión de contingencias
2 X
1
1y2 El uso de elementos de protección personal cumple con normas de seguridad y salud en el trabajo.
B Seguridad y salud en el trabajo
2
1
1y2 El manejo de residuos cumple con normas de gestión ambiental.
C Gestión ambiental
2
1
1y2 El uso de la información cumple con normas técnicas y legales.
D Gestión de la información
2 1y2
El uso de tecnologías de la información cumplen con normativa
GICL-F-012 V.03
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SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
FORMATO NORMA SECTORIAL DE COMPETENCIA LABORAL
Conocimientos esenciales: Código NSCL:
Los conocimientos aplicados en el desarrollo de la función son: (Asociar los criterios de desempeño con los conocimientos)
Título de la Norma Sectorial de Competencia Laboral (NSCL) Organizar archivos de gestión de acuerdo con normativa.
Documento: concepto, caracteres internos, caracteres externos, clases, documento de archivo. (1.1, 1.2, 1.4, 2.1)
Archivos de gestión: concepto, organización, foliación, principios archivísticos, elementos de protección personal y normas relacionadas. (1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.6, 1.7, 2.4)
Instrumentos archivísticos: Concepto, clases, uso y aplicación. (1.1, 1.2, 1.7, 2.1, 2.2)
Tablas de retención documental: concepto, uso, aplicación, series documentales, importancia en los procesos técnicos de archivo . (1.1, 1.2, 1.7, 2.1; 2.2)
Cuadros de clasificación documental: concepto, uso, aplicación. (1.1, 1.2)
Procesos técnicos: clasificación documental, ordenación documental y descripción documental. (1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7, 2.2, 2.3, 2.4)
Agrupaciones documentales: concepto, clases. (1.1, 1.7, 2.2)
Transferencias documentales primarias: concepto, cronograma, formatos, elementos de protección personal, normas de gestión ambiental, series documentales. (2.1, 2.2, 2.3, 2.4, B.1, C.1)
Unidades de conservación: concepto, clases y uso. (1.6)
Normativa relacionada con la organización de archivos de gestión. (1.3, 1,4, 1.5, 1.6, 1.7, 2.2, 2.3, B.1, C.1, D.1)
Principios archivísticos: concepto, clases, aplicación. (1.3, 2.4)
Foliación: concepto, procedimiento técnico y aplicación. (1.4)
Procedimientos técnicos: concepto y uso. (1.4, 1.5, 1.6, 2.2)
Programa de Gestión Documental: concepto y aplicación. (2.1)
Información: concepto, normas, uso, seguridad. (D.1)
Instrumentos de descripción: concepto, elaboración, uso, aplicación (1.5, 1.7 )
Seguridad y salud en el trabajo: concepto, uso, elementos de protección (B.1)
TIC: Tecnologías aplicadas a la organización de archivos. (1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7, 2.1, 2.2, 2.4. D.2)
Evidencias
El desarrollo competente de la función se demuestra a través de:
1. Proceso de clasificación de documentos.
Directo: 2. Proceso de ordenación documental.
3. Procedimiento de foliación.
4. Serie documental organizada.
Evidencias de desempeño
5. Inventario documental.
De producto:
6. Rótulo de carpeta.
7. Índice (hoja de control).
Conceptos de: documento, documento de archivo, archivo de gestión e instrumentos archivísticos.
Tablas de retención documental: concepto, uso y aplicación.
Cuadros de clasificación documental: concepto y aplicación.
Agrupaciones documentales: concepto, clases.
Evidencias de conocimiento
Unidades de conservación: concepto, tipos y uso.
Transferencias documentales: concepto y clases.
Procesos técnicos de archivo: Concepto y aplicación.
Principios archivísticos: Concepto y aplicación.
En la elaboración/actualización de la Norma participaron:
Experto Cargo Empresa/Organización Ciudad
Ileana Medina Villani Instructora SENA Popayán
Luisa Figueroa Consultora Documental Innovar documental Popayán
Betty Ordóñez Coordinadora de archivo Gobernación del Cauca Popayán
Maritza Dorado Jefe de archivo Universidad Autónoma del Cauca Popayán
Wilson Cuéllar Coordinador de archivo Alcaldía de Popayán Popayán
Carlos Pino Presidente Sociedad Colombiana de Archivistas Popayán
Martha Magnolia Tenorio Asesora documental Comfamiliar del Cauca Popayán
GICL-F-012 V.03
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NACIONAL no es un documento
DE APRENDIZAJE legal del SIG
SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
FORMATO NORMA SECTORIAL DE COMPETENCIA LABORAL
En la validación técnica participaron representantes de: Código NSCL:
Título de la Norma Sectorial
Expertode Competencia Laboral (NSCL) Cargo Organizar archivosEmpresa/Organización
de gestión de acuerdo con normativa. Ciudad
Raúl Cartagena Vergara Docente Pía Sociedad Salesiana Medellín
Gloria Socorro Angel Instructora IME Medellín
Norma Lucía Jimenez Instructora SENA Medellín
Nelly del Ca Panesso Arias Docente Universidad de Antioquia Medellín
Ana Leyda Gómez de Echeverry Profesional Independiente Cali
Amanda Acosta Consejera Consejo Departamental de Archivos Cali
Mary Alejandra Aponte Funcionaria EMCALI- Cali
Nancy Torres Klinger Profesional Independiente Cali
Gustavo Pedroza Gerente Cero papel Cali
Carmen Rosa Díaz Instructora SENA Bogotá
Ignacio Epinayu Secretario Sociedad Colombiana de Archivistas Bogotá
Edilberto Umaña Funcionario Archivo General de la Nación Bogotá
Gloria María Parra Docente UNINPAHU Bogotá
Juan Manuel Morales Funcionario Archivo General de la Nación Bogotá
Jorge William Triana Funcionario Archivo General de la Nación Bogotá
La orientación metodológica estuvo a cargo de: Ana María Chaves Chaux Regional Cauca Centro de Formación: Centro Comercio y Servicios
La norma fue avalada en el Consejo Ejecutivo de la Mesa Sectorial conformado por Representantes de:
Nombre de la Organización Nombre del Integrante del Consejo Ejecutivo Rol en el Consejo Ejecutivo Ciudad
EMCALI Rafael Antonio Castro Presidente Cali
Archivo General Nación Clara Inés Beltrán Vicepresidente Bogotá
Sociedad Colombiana de Archvistas Carlos Pino Delegatario Popayán
Asociación de Empleados Contraloría de Colombia Martha Colina Delegatario Cali
Pensionados Ana Leyda Gómez Delegatario Buga
Alcaldía de Popayán Wilson Cuellar Holl Delegatario Popayán
Archivo Histórico de Medellín Claudia Vásquez Delegatario Medellín
Esta norma toma como referente la norma: 21060209 elaborado por (Organismo o entidad): SENA del año: 2010 y se puede consultar en: www.observatorio. sena.edu.co
Control de Cambios
Tipo de Cambio Síntesis Cambio Realizado
GICL-F-012 V.03
