NOMBRE:
DIANA KARINA GONZALEZ MOYA
MATRICULA:
18-SCTT-1-020
MATERIA:
CONTRALORIA
TEMA:
PROGRAMA DE TRABAJO
PROFESOR:
JOSE EDWIN DURAN
SECCION:
1007
CONTENIDO TEMATICO
TEMA 1: CONSIDERACIONES GENERALES
1.1ORIGEN Y EVOLUCION DE CONTROLORIA.
La Contraloría surgió de la necesidad de coordinar y dirigir las labores de los
distintos departamentos del Área Financiera. El termino CONTRALOR se deriva
de la palabra inglesa CONTROLLER y comenzó a generalizarse en los EE. UU en
la década de 1990 y 1910. El cargo de CONTRALOR es una evolución del de jefe
de Oficina. El jefe de Oficina era el funcionario que tenía a su cargo la dirección
de todas las labores de apoyo administrativo. Incluía las labores que se
segregan en departamento tan diferentes como Ventas, compras, Gerencia
Administrativa, Contraloría, Gerencia Financiera, Tesorería, Etc.
1.2EVOLUCION ESTRUCTURAL DE LA CONTROLORIA.
Con el desarrollo de las empresas y la distribución y especialización del trabajo,
se fueron ampliando sus estructuras organizativas y al jefe de oficina se le
fueron segregando aquellas funciones que requerían de personal especializado
y que revestían importancia para la empresa.
En este sentido se segregaron inicialmente las funciones de ventas y de
servicios administrativos, creándose la Gerencia o Departamento
Administrativo con sus respectivas dependencias. En esta fase del desarrollo
de la especialización del trabajo, todas las labores de carácter financiero
quedan en manos del jefe de oficina, al que comienza al llamarse CONTRALOR,
posteriormente al Contralor se le segregaron otras funciones administrativas y
las operacionales del Área Financiera, así se desagregan las funciones de
compras, cobros, pagos, creándose los departamentos de Compras, Tesorería y
Gerencia Financiera.
1.3CONCEPTOS DE LA CONTROLORIA
La Contraloría como órgano con funciones específicas dentro de la empresa
aún se encuentra en evolución, por lo que no se puede dar una definición
totalmente acabada o precisa; no obstante, a la altura de su evolución y
conforme a los deberes que se le asignan en la actualidad, se pueden dar las
siguientes definiciones:
La Contraloría es el órgano que se encarga de coordinar y dirigir las labores de
los distintos departamentos de control del Área Financiera.
También es la rama de la contabilidad que se encarga de la programación y
sistematización para el control de las operaciones.
La Contraloría es la actividad de programar, procesar, controlar, analizar y
evaluar las operaciones financieras.
1.4 POSICION DEL CONTRATO DENTRO DE LA EMPRESA
Es el contrato mediante el cual, una persona física o moral, contrata a otra,
para que esta ejecute una actividad u obra determinada, por su cuenta y
conforme al acuerdo a que llegaron las partes.
1.5TIPOS DE CONTRALOR
El Contralor Lineal es aquel que está unido a la administración por línea de mando
o de jerarquía; está inserto dentro del organigrama con varios departamentos a su
cargo, a los cuales les da órdenes y de los cuales recibe informaciones.
El Contralor Asesor está unido a la administración por línea de asesoría; no tiene
autoridad lineal ni poder de decisión dentro de la empresa.
1.6CARACTERISTICAS DEL CONTRALOR LINEAL
Las funciones básicas del Contralor Administrativo son de Control e
Información. Sus responsabilidades le exigen una labor de vigilancia y revisión
continua.
1.7 CARACTERISTICAS DEL CONTRALOR ASESOR
Sus funciones son de programación financiera y asesoría a la administración en
problemas relacionados con el Área Financiera. No tiene departamentos bajo
su dependencia. Sus recomendaciones las hace a través de la administración y
por esta misma vía recibe los informes
1.8 CARACTERISTICAS NECESARIAS EN EL CONTRALOR
Las características son innatas y deben desarrollarse con la práctica, educación
y perfeccionamiento de las mismas. Entre las que requiere el Contralor
señalaremos las siguientes:
1. Iniciativa
2. Previsión
3. Intuición
4. Relaciones humanas
5. Don de mando
6. Don de gente
7. Habilidad para interpretar datos financieros, económicos y estadísticos
8. Habilidad para expresar ideas orales y escritas
9. Visión de los negocios
1.9 APTITUDES NECESARIAS EN EL CONTRALOR
Aptitudes del contralor
* Conocimiento en la industria o comercio dentro del que actúa su empresa.
* Conocimientos básicos de: Administración, Mercadotecnia, Producción,
Finanzas, Personal, Contabilidad e Informática.
* Habilidad para interpretar y analizar datos estadísticos y financieros.
* Habilidad para expresar sus ideas tanto verbal como...
EL CONTRALOR PRIVADO Y EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPUBLICA. LEY
QUE RIGE EL SECTOR PUBLICO DE LA CONTROLORIA
¿Qué es un contralor general?
La Contraloría General de la República (CGR) es el máximo órgano de control
fiscal del Estado. Como tal, tiene la misión de procurar el buen uso de los
recursos y bienes públicos y contribuir a la modernización del Estado,
mediante acciones de mejoramiento continuo en las distintas entidades
públicas.
TEMA #2 ORGANIZACIÓN DE LA CONTROLORIA
2.1 ESTRUCTURA INTERNA, AREA FINANCIERA, DE CONTROL Y OPERATIVA.
- ESTRUCTURA INTERNA La estructura de control interno de una entidad
consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una
seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad.
-AREA FINANCIERA El área financiera y de contraloría está constituida por un
conjunto de actividades tendientes a lograr los objetivos de custodiar e invertir
los valores y recursos de una empresa, a mantener los sistemas de información
adecuados para el control de activos y operaciones de dicha empresa ya
proteger el capital invertido.
-AREA DE CONTROL El ambiente de control define al conjunto de
circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva
del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los
principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos
organizacionales.
-AREA OPERATIVA El área de operaciones es la parte o zona de la actividad
económica donde una empresa realiza su actividad. Es decir, es la parte donde
las acciones de la empresa buscan clientes y donde la compañía puede ofrecer
y vender su producto o servicio.
2.2 AREAS FUNDAMENTALES EN LA EMPRESA.
1. Dirección Sobre todo, el área de dirección está relacionada con el proceso
de la operación general de la empresa. En ella se definen los objetivos, se
toman las decisiones más importantes y desde ahí se dirigen todas las
operaciones de la organización. Dado que es la responsable de que todo
funcione bien, se relaciona directamente con todas las otras áreas y las
controla.
2. Recursos humanos Por su parte, el área de recursos humanos tiene a su
cargo los procesos de búsqueda, selección y reclutamiento del personal que la
empresa necesita para ocupar los puestos de trabajo. Es decir, tiene que ver
con todo lo relacionado con las contrataciones y la remuneración del personal.
Adicionalmente tiene que ver todo lo que concierne a las tareas de tipo
administrativo, la comunicación interna, la capacitación y los aspectos legales
del personal a cargo.
3. Producción Naturalmente, en esta área se desarrolla el proceso de
producción de los bienes y servicios que vende la empresa. Específicamente es
el área funcional donde se transforman las materias primas para convertirlas
en productos terminados.
Es responsable de asegurar que se dé el óptimo aprovechamiento de los
recursos en el proceso productivo. Así mismo controla que lo que se produzca
reúna las condiciones de calidad esperada. Para ello se deben seleccionar los
mejores insumos y en las cantidades requeridas eligiendo a los mejores
proveedores.
4. Finanzas o contabilidad Ahora bien, finanzas se encarga de llevar el registro
contable de todas las operaciones que realiza la empresa. Tiene a su cargo
todos los movimientos de dinero que se producen dentro y fuera de la
empresa. En otras palabras, esta área es responsable de los recursos
monetarios y financieros que posee la empresa.
Tiene al cargo el pago de los empleados y proveedores, debe realizar informes
financieros y cuentas; sin olvidar el pago de los impuestos. Además, toma
decisiones de inversión de la empresa, considerando en qué se debe invertir y
buscando el mejor momento para hacerlo.
5. Marketing y ventas Mientras que, las funciones del departamento de
marketing se orientan al exterior de la empresa. En esta área se definen las
estrategias de marketing que se aplicarán y el mercado o segmento del
mercado al que se dirige.
Desde luego para ello se realiza la planificación y el diseño de los nuevos
productos y se establece cuál será el ciclo de vida de los productos que la
empresa comercializa. Busca que se alcancen los objetivos de marketing por
medio de la comunicación efectiva y la captación de clientes.
También tiene a su cargo la planificación de la mezcla de marketing en cuanto
a producto, precio, comunicación y distribución. Esto lo hace basado en los
distintos bienes y servicios que la empresa ofrece al mercado.
2.3 AREA OPERATIVA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.
ÁREA FINANCIERA
El Área Financiera está constituida por un conjunto de actividades tendientes a
lograr los objetivos de custodiar e invertir los valores y recursos de una
empresa, a mantener los sistemas de información adecuados para el control
de activos y operaciones de dicha empresa y a proteger el capital invertido.
El área financiera en el caso de la Policía tiene como la correcta administración
efectiva de los recursos financieros de la policía de manera eficiente
equilibrada y trasparente, garantizando el desarrollo de los planes programas y
proyectos para lograr la meta institucional.
ÁREA ADMINISTRATIVA
Esta área tiene como función principal proporcionar oportunamente recursos
económicos, bienes y servicios que demande la institución, en un marco de
equidad y transparencia; además tiene e1 deber de ejecutar y orientar todas
las actividades de carácter financiero, contable y administrativo de la
institución, planificando estrategias, definiendo procesos y controlando
funciones de cartera, mantenimiento de sistemas y mantenimiento general.
En el caso de la Policía consiste en gerencial y administrar en forma integral
equitativa y oportuna los recursos financieros técnicos y logísticos
respondiendo a las necesidades del mando institucional como apoyo al servicio
policial.
ÁREA OPERATIVA
El área operativa es donde se realiza y/o ejecuta directamente el producto o
servicio, es decir es la que está en contacto con el personal que es la mano de
obra. Es decir es donde se ejecuta la gestión de Calidad, donde se determina
que los procesos funcionen a cabalidad donde se determina que no se generen
fallas y dar soluciones para optimizar los procesos de producción, donde
también se puede encontrar un administrador de operaciones, es decir en el
caso de la P01icía es donde se llevan a cabo cada una de las actividades que
generan bienestar dentro de la misma institución y que a su vez permiten la
buena percepción de servicio por parte del buen empleo de los recursos en pos
de la comunidad.
2.4 DIFERENCIA ENTRE CONTRALOR, GERENTE FINANCIERO Y TESORERO.
-El contralor se encarga de presentar un informe sobre los balances, pudiendo
realizar sugerencias para optimizar la administración. Su responsabilidad
consiste en dirigir la supervisión de la gestión y del uso de los bienes y los
recursos estatales.
-El gerente financiero actúa como un agente de los accionistas de la empresa.
El director financiero tiene la responsabilidad de supervisar y administrar
informes financieros, carteras de inversión, la contabilidad y todo tipo de
análisis financiero de la empresa.
El tesorero es la persona de la empresa encargada de gestionar todo lo
relacionado al movimiento de capital, flujo de caja, flujo monetario o "cash
flow". Gestiona de todo lo relacionado al movimiento de dinero dentro de la
empresa.
2.5 FUNCIONES DE LOS ORGANOS DEPENDIENTES DE LA CONTROLORIA.
2.6 OBJETIVOS Y MEDIDAS DE CONTROLES INTERNOS RELATIVOS A LOS
ORGANOS.
Los objetivos de los controles internos pueden agruparse en cuatro categorías:
Estratégicos.
De información financiera.
De operaciones.
De cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentos.
2.7 DIFERENTES ORGANOS ESPECIALIZADOS DE LA CONTROLORIA.
TEMA #3 FUNCION DE CONTROL
3.1 OBJETIVOS DEL CONTROL Un objetivo de control es un objeto de
evaluación que define las categorías de riesgo para un proceso o subproceso.
Los objetivos de control se pueden clasificar en categorías como Conformidad,
Creación de informes financieros, Estrategia, Operaciones o Desconocido.
3.2 FASES DEL CONTROL
Se deben cumplir las tres fases siguientes:
Planificación. Se inicia con el compromiso formal de la Alta Dirección y la
constitución de un Comité responsable de conducir el proceso. ...
Ejecución. Comprende el desarrollo de las acciones previstas en el plan de
trabajo. Evaluación.
3.3 CONTROLES INTERNOS, CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS
En su sentido más amplio el control interno se refiere tanto al control
administrativo como al control contable.
Los controles administrativos incluyen el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos que facilitan la planeación y el control
administrativo de las operaciones. Algunos ejemplos son los procedimientos
para los presupuestos pro departamentos, los reportes de desempeño y los
procedimientos para el otorgamiento de crédito a los clientes.
Los controles contables incluyen los métodos y procedimientos para autorizar
las transacciones, salvaguardar los activos y asegurar la precisión de los
registros financieros. Los buenos controles contables ayudan a maximizar la
eficiencia ayudan a minimizar el desperdicio, los errores y el fraude.
3.4 CONTROLES INTERNOS CONTABLES BASICOS Y DE DISCIPLINA DE
CONTROL
El control interno contable, es un instrumento que permite alcanzar un nivel
de calidad de la información financiera, económica, social y ambiental en los
entes públicos. Éste ayuda en la toma de decisiones y proyecta
adecuadamente las acciones que la administración pública emprende en
cuanto a la gestión de los recursos públicos.
3.5 FUNCIONES DE CONTROL, SUPERVISION, ASESORIA Y FUNCION LEGAL
La función de control posee una especial importancia en la vida de una
organización ya que le permite determinar el desvío entre lo planeado y lo
realizado y como consecuencia corregir las acciones para el logro de los
objetivos fijados.
SUPERVISION: Muchas empresas locales requieren una supervisión técnica
para la elaboración de sus estados financieros y cuentas específicas, a fin de
obtener reportes financieros de forma oportuna y bajo principios NIIF, a ser
utilizados por la Gerencia de la Compañía para la toma de decisiones.
ASESORIA Una Asesoría o Asesor tienen la función principal de proponer y
recomendar las mejores opciones posibles a sus clientes, en la materia que se
haya especializado, en Assessor asesoramos en materia contable, fiscal y
laboral, principalmente.
FUNCION LEGAL Las principales funciones legales son trabajar de la mano con
la empresa para diseñar y habilitar la nueva estrategia comercial.
3.6 CONTABILIDAD POR AREA DE RESPONSABILIDAD
La contabilidad por área de responsabilidad es una técnica o sistema
administrativo que sirve para controlar los ingresos, costos y gastos, tomando
en consideración las responsabilidades asignadas a cada funcionario o
supervisor de área o departamento.
3.7 LA PLANEACION FINANCIERA Y CONTROL PRESUPUESTAL
La planificación financiera y presupuestaria es un instrumento de vital
importancia para el control de las actividades económicas y financieras de las
empresas, y supone una base fundamental en la toma de decisiones.
3.8 DISEÑO, INSTALACION, MANTENIMIENTO Y MODIFICACION DEL SISTEMA
-Al diseñar un sistema contable, lo primero que se debe analizar son las
necesidades de la empresa u organización y el objetivo del negocio, situaciones
que les permiten a los gerentes tomar decisiones y acciones que lleven a la
consolidación exitosa del negocio o empresa.
- La instalación de los programas computacionales (software) es el proceso
fundamental por el cual los nuevos programas son transferidos a un
computador con el fin de ser configurados, y preparados para ser
desarrollados. Un programa recorre diferentes fases de desarrollo durante su
vida útil:
Programador: profesional encargado de desarrollar el sistema.
Desarrollo: cada programador necesita el programa instalado, pero con las
herramientas, códigos fuente, bancos de datos y etc., para modificar el
programa.
Prueba: antes de la entrega al usuario, el software debe ser sometido a
pruebas. Esto se hace, en caso de software complejos, en una instalación ad
hoc.
Producción: Para ser utilizado por el usuario final.
-MANTENIMIENTO Aquellos en que incurre la empresa como consecuencia de
los servicios externos y trabajos internos que resultan necesarios para
conservar en perfecto estado de uso y presentación de las instalaciones y
elementos utilizados en el ejercicio de la actividad.
-MODIFICACION DE SISTEMA Esta definición debe ser sencilla y sin
ambigüedades: un cambio en un sistema informático es toda modificación de
un elemento que está bajo control, tales como funcionalidades, configuración,
procedimientos, usuarios. Evidentemente, diferentes tipos de cambios pueden
tener distintos tratamientos.
3.9 INFORMES DE AUDITORIA, MANUAL DE AUDITORIA Y PLAN DE
ACTIVIDADES
-El informe de auditoría es un informe realizado por un auditor externo donde
expresa una opinión no vinculante sobre las cuentas anuales o estados
financieros que presenta una empresa. ... El auditor debe ser externo. Un
auditor puede ser externo (si no pertenece a la empresa) o interno (si
pertenece a la misma).
-Los manuales de auditoría constituyen un mecanismo para fomentar el buen
gobierno, toda vez que permiten reflejar la transparencia del ejercicio
profesional de auditoría interna y comunicar a las partes interesadas los
protocolos bajo los cuales se desarrolla dicho proceso.
-Plan de actividades es un documento que recoge un conjunto de tareas
necesarias para la consecución de una acción u objetivo concreto. ... Identificar
cada una de las tareas que debemos completar para alcanzar el objetivo del
proyecto, es primordial y muchas veces, necesitaremos la ayuda de un asesor
técnico.
TEMA#4 ANALISIS FINANCIERO
4.1PUNTO DE EQUILIBRIO
El punto de equilibrio es el volumen de producción y ventas con el cual el
ingreso total compensa exactamente los costos totales, que son la suma de los
costos fijos y los costos variables. El punto de equilibrio es una representación
gráfica o matemática del nivel de apalancamiento.
4.2 INVERSION EN INVENTARIOS
En términos sencillos, es cuando una empresa decide gastar dinero para
comprar inventario que planea vender más adelante. Muchos empresarios
eligen invertir en el inventario de su negocio cuando saben que un producto
tiene una gran demanda.
4.3 INVERSION EN PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Son activos tangibles que posee una entidad para su uso en la producción o el
suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos
administrativos; y que se esperan utilizar durante más de un período.
4.4 ANALISIS DE ESTADOS FINANCIEROS E INDICADORES DE RENDIMIENTO
El análisis de estados financieros es el proceso crítico dirigido a evaluar la
posición financiera, presente y pasada, y los resultados de las operaciones de
una empresa, con el objetivo primario de establecer las mejores estimaciones
y predicciones posibles sobre las condiciones y resultados futuros.
Los indicadores de rendimiento no son más que herramientas de monitoreo
que permiten controlar el desempeño de la empresa en lo que se refiere a su
productividad y a la búsqueda de sus objetivos, todo de una forma
debidamente estructurada y profundizada.
TEMA #5 FUNCIONES DE INFORMACION
5.1 FLUJO DE INFORMACION QUE REQUIERE LA CONTRALORIA
Los informes, reportes, análisis, razones, índices, que requiera el contralor
tendrán una periodicidad acorde a las necesidades de datos de la
administración, así se harán los reportes se harán diarios, semanales,
mensuales según sea requerida.
Los informes relativos al efectivo y en ocasiones los inventarios, cobranza y
compromisos deben hacerse diariamente, para lo cual se habilitaran
formularios partiendo del balance inicial mostrando en las entradas y las
salidas el balance final.
5.2 IMPORTANCIA Y CARACTERISTICAS DEL SISTEMA DE INFORMACION
Los sistemas de información contable reciben, transforman y producen
información financiera con el fin de brindar soportes e informes que permitan
tomar decisiones eficientes y que se encuentren en pro de la operación de la
organización.
Una de las características de la información contable es la de adecuarse al
propósito del usuario. La utilidad de dicha información estar en función de su
contenido y de su oportunidad. Relevancia, veracidad y comparabilidad, de la
información. En una adecuada toma de decisiones para la organización.
5.3 INFORME QUE DEBE SUMINISTRAR LA CONTRALORIA
Informe que debe suministrar la contraloría. Aporte de los informes básicos
que requiere la administración, los cuales la contraloría debe acompañar
siempre con notas explicativas, avaladas por índices, razones y análisis
complementarios.
5.4 UTILIZACION DE LA AUDITORIA INTERNA CON FINES DE VERIFICAR Y
ANALIZAR INFORMACIONES DEFICIENTES
TEMA #6 COORDINACION CON LA AUDITORIA EXTERNA
6.1 DISCUSION Y APROBACION DE LOS AJUSTES PROPUESTOS POR EL
AUDITOR EXTERNO
6.2 LA CARTA DE GERENCIA Y EL ANALISIS DEL INFORME DE AUDITORIA
La carta de gerencia o “carta de representación o manifestaciones de
la gerencia” es un documento necesario como prueba de evidencia válida y
suficiente que documenta los papeles de trabajo del revisor fiscal y los
auditores, sobre los cuales sustentan sus dictámenes o informes de los estados
financieros.
El informe de auditoría es un informe realizado por un auditor externo donde
expresa una opinión no vinculante sobre las cuentas anuales o estados
financieros que presenta una empresa. El informe de auditoría expresa una
opinión no vinculante del auditor.
6.3 EJECUCION DE LAS RECOMENDACIONES
Las Recomendaciones son acciones correctivas y / o preventivas que se pueden
presentar en los Informes de Auditoría o en Informes Especiales de carácter
preventivo, como producto de las deficiencias o incumplimientos resultantes
del proceso de fiscalización y son dirigidas a las autoridades competentes que
tienen la responsabilidad de llevarlas a cabo. Dichas acciones son propuestas
por el Tribunal o la Unidad de Auditoria Interna de cada entidad sujeta al
ámbito de competencia del TSC
