PROTOCOLO PARA LA CONFORMACION Y

REGISTRO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA

LABORAL

AYUDAMOS A LA GENTE A
VIVIR VIDAS MÁS SEGURAS

EMPRESAS AFILIADAS A.R.P. LIBERTY

ADMINISTRADORA DE RIESGOS PROFESIONALES

ARP Liberty – Todos los derechos reservados

 INTRODUCCIÓN

Los comités de Convivencia Laboral se constituyen en una herramienta

fundamental como una medida preventiva de acoso laboral que contribuye a
proteger a los trabajadores contra los riesgos psicosociales que afectan la salud
en los lugares de trabajo.

Estamos seguros que con este protocolo damos a las empresas, bases
fundamentales y prácticas para la organización y desarrollo de los comités de
Convivencia Laboral.

1. OBJETIVOS

 Informar a empresarios y empleados las bases legales en relación con la

organización y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral en las
empresas.
 Orientar a las empresas en la elección y organización del Comité de
Convivencia Laboral de una forma práctica y eficaz.
 Dar a conocer las funciones del Comité, al igual que las funciones del
presidente, secretario y miembros que lo conforman.
 Orientar a los integrantes del Comité de Convivencia Laboral en la
implementación de técnicas eficaces para el desarrollo de las actividades del
mismo.
 Indicar las obligaciones de los patronos y los empleados para con el comité.

ARP Liberty – Todos los derechos reservados

 2. MARCO TEORICO
2.1. LEGISLACION

Históricamente el COMITE DE CONVIVENCIA LABORAL ha sido normalizado a

través de los siguientes actos legislativos:

1. Sugerido como medida preventiva a través de la ley 1010 de 2006.

2. institucionalizado de obligatoria conformación a través de la resolución 652 de

2012 y modificado por la resolución 1356 de 2012, por la cual se establece la
conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia laboral en entidades
públicas y empresas privadas.

2.2 CONCEPTOS Y GENERALIDADES

 Comité de Convivencia Laboral
Es un organismo integrado por número igual de representantes del patrono y de
los trabajadores, cuya función es identificación, evaluación, prevención,
intervención y monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo
psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen de las patologías
causadas por el estrés ocupacional.

 Personas que conforman el Comité de Convivencia Laboral

El comité debe ser conformado por representantes del empleador y de los
trabajadores con sus respectivos suplentes en igual número así:

Menos de 10 Trabajadores un (1) representante por cada una de las partes.

De 11 en adelante dos (2) representantes por cada una de las partes.

 Periodo de los miembros del Comité

El periodo de trabajo del comité será de dos (2) años el cual se podrá reelegir
después de este lapso de tiempo.

 Reuniones del Comité.

El comité deberá reunirse como mínimo una vez trimestralmente, o cuando se

presenten casos que requieran de su inmediata intervención y podrá ser
convocado por cualquiera de sus integrantes.

ARP Liberty – Todos los derechos reservados

Los miembros del comité deben asistir puntualmente a las reuniones, participar
en la deliberación, dar sugerencias y recomendaciones, aprobar actas y ser
voceros de los trabajadores en lo concerniente a Salud Ocupacional.

Las reuniones serán lideradas por el presidente del comité, el cual orientará de
una forma dinámica y práctica.

El quórum para sesionar el comité estará constituido por la mitad más uno de sus
miembros.

El comité se reunirá con carácter extraordinario cuando se presenten casos que

requieran de su inmediata intervención y podrá ser convocado por cualquiera de
sus integrantes.

 Funciones del Comité de Convivencia Laboral

 Recibir y dar tramite a las quejas en las que se describan situaciones que
puedan constituir Acoso Laboral, así como las pruebas que la soportan.
 Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los
que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o
circunstancias de acoso laboral, al interior de la empresa.
 Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que
dieron lugar a la queja.
 Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de dialogo entre las partes
involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución
efectiva de las controversias.
 Formular planes de mejora concertado entre las partes, para construir,
renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el
principio de la confidencialidad.
 Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas
en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.
 En los casos que no se lleguen a un acuerdo entre las partes, no se cumplan
las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de

ARP Liberty – Todos los derechos reservados

 Convivencia Laboral, deberá remitir la queja a la alta dirección de la empresa,
cerrará el caso y el trabajador puede presentar la queja ante el inspector de
trabajo o demandar ante el juez competente.
 Presentar a la alta dirección las recomendaciones para el desarrollo efectivo
de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como el informe
anual de resultados de la gestión del Comité de Convivencia Laboral y los
informes requeridos por los organismos de control.
 Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el
Comité a las dependencias de gestión del recurso humano y salud
ocupacional.
 Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya
estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los
cuales serán presentados a la alta dirección de la empresa.

 Funciones del presidente del comité.

El Comité de Convivencia Laboral elegirá al presidente del comité el cual tendrá
las siguientes funciones:

1. Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y

extraordinarias.
2. Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica
y eficaz.
3. Tramitar ante la administración de la empresa, las recomendaciones
aprobadas en el Comité.
4. Gestionar ante la alta dirección de la empresa los recursos requeridos para el
funcionamiento del Comité.

 Funciones del secretario del comité

El Comité de Convivencia Laboral elegirá al presidente del comité el cual tendrá
las siguientes funciones:

ARP Liberty – Todos los derechos reservados

1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se
describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las
pruebas que las soportan.
2. Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la convocatoria
realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando
el día, la hora y el lugar de la reunión.
3. Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con
el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.
4. Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de
establecer compromisos de convivencia.
5. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar
por la reserva, custodia y confidencialidad de la información.
6. Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité.
7. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las
diferentes dependencias de la empresa.
8. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al
cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes
involucradas.
9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya
estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los
cuales serán presentados a la alta dirección de la empresa.

ARP Liberty – Todos los derechos reservados

 3. GUIA METODOLIGICA

3.1 Elección de los miembros del comité

Los integrantes del comité deben contar con competencias actitudinales y
comportamentales, tales como:
 Respeto
 Imparcialidad
 Tolerancia
 Serenidad
 Confidencialidad
 Reserva en el manejo de la información
 Ética
Habilidades de comunicación:
 Asertividad
 Liderazgo
 Resolución de conflictos

El patrono elegirá libremente sus representantes con sus respectivos suplentes.

Es necesario elegir una persona que se encargue de coordinar el proceso de

elección, deberá informar a todos los trabajadores qué es el comité, sus funciones
y cual será el proceso de elección por medio de charlas, carteleras, folletos,
convocatoria., etc.

Se recomienda que esta persona conozca la reglamentación y legislación

respecto a conformación del Comité de Convivencia Laboral.

A continuación se nombrarán los pasos para la elección de los representantes del

comité por parte de los trabajadores:
 Para realizar la elección de los integrantes del comité se podrá diseñar un
tarjetón o listado que facilite la identificación de los candidatos en el momento
de la elección en una hoja de inscripción. (Anexo1)

ARP Liberty – Todos los derechos reservados

 Para la apertura de las elecciones de los candidatos se realizará un acta, la cual
definirá hora, fecha y los jurados que intervendrán en el proceso. (Anexo 2)
 La persona encargada del proceso llevará un control de los votantes por medio
de un registro específico. (Anexo 3)
 Una vez terminado el proceso de elección se realizará el acta de cierre.
(Anexo 4)
 El conteo de los votos se realizará para dar un resultado final de los
integrantes elegidos (Anexo5). Las personas elegidas serán las que mayor
número de votos obtengan, teniendo en cuenta la cantidad de representantes
que se necesitan para conformar el comité.
 Después de haberse conformado el comité, este se presentará a todo el
personal y se procederá a informarle sobre sus funciones.

3.2 Registro del Comité de Convivencia Laboral

Una vez conformado el comité, los integrantes procederán a diligenciar:

 Acta de constitución del comité (Anexo 6)

En la reunión del comité se elaborará un acta donde se incluirá lo siguiente:

 Número de Acta
 Fecha de la reunión
 Hora de Iniciación y hora de finalización
 Asistentes
 Actividades
 Comentarios, ideas.
 Compromisos (responsables).
 Conclusiones
 Fecha y Hora de la próxima reunión
 Firma de Asistentes. (Anexo 7)

ARP Liberty – Todos los derechos reservados

 ANEXOS

ANEXO 1

HOJA DE INSCRIPCIÓN DE LOS CANDIDATOS AL

ARP Liberty – Todos los derechos reservados

 COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

Empresa :____________________________________________

Período: _____________________________________________

NOMBRE OFICIO SECCIÓN FECHA

Responsable: ______________________ Fecha de cierre: ______________________

ANEXO 2

ACTA DE APERTURA DE ELECCIONES DE LOS CANDIDATOS AL

ARP Liberty – Todos los derechos reservados

 COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

EMPRESA ___________________________________________
PERIODO _____________________

Siendo las _______ del día ______ de ______, se dio apertura al proceso de votación para la
elección de los candidatos al COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL para el período que va de
_________ de _______ a _______ de _________.

En calidad de jurados de votación se encargó a los señores:

________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
__________________________________________________

Nombre y Firma del Coordinador de la mesa Nombre y Firma del Colaborador de la mesa
de votación de votación

ARP Liberty – Todos los derechos reservados

ANEXO 3
REGISTRO DE VOTANTES
COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

EMPRESA _________________________________________________________

No. CÉDULA O REGISTRO

No. NOMBRE
1

10

11

12

13

14

15
16
17
18
19
20
21
22

FECHA: _____________________RESPONSABLE: ________________________

ARP Liberty – Todos los derechos reservados

ANEXO 4

ACTA DE CIERRE DE LAS VOTACIONES PARA ELECCIÓN DE LOS CANDIDATOS

AL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

EMPRESA ___________________________________________
PERIODO _____________________

Siendo las _______ del día ______________ de _______, se dio por finalizado el proceso de
votación para elección de los candidatos al COMITÉ CONVIVENCIA LABORAL para el período
que va de _________ de _________ a ________ de ___________.

Como jurados de mesa estuvieron los señores (as):

________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
__________________________________________________

ARP Liberty – Todos los derechos reservados

ANEXO 5

RESULTADOS OBTENIDOS DEL CONTEO DE VOTOS:

PERSONA NUMERO DE VOTOS

PERSONA 1 (Pedro Pérez)

PERSONA 2 (Pepita Mendieta)

PERSONA 3

PERSONA 4

VOTOS EN BLANCO:

VOTOS ANULADOS:

TOTAL VOTOS:

Resultaron elegidos en ésta votación las siguientes personas:

CATEGORÍA

NOMBRE OFICIO SECCIÓN PRINCIPAL SUPLENTE

Nombre y Firma del Coordinador de la mesa Nombre y Firma del Colaborador de la mesa
de votación de votación

ARP Liberty – Todos los derechos reservados

ANEXO 6

FORMATO ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ (GUIA)

El día..... En las instalaciones de la empresa se reunió el representante legal y sus trabajadores

para conformar el Comité de Convivencia Laboral dando cumplimiento a la resolución 652 de 2012.
El periodo de los miembros del comité es de dos años (2) El representante legal de la empresa
nombró a las siguientes personas:

Por parte de la empresa

Y los trabajadores nombraron a:

# De votos # de votos

# De votos # de votos

Estos últimos nombrados por votación en asamblea general de trabajadores.

Integrado el comité se procedió de acuerdo a la resolución 652 de 2012 a nombrar al presidente y

al secretario del mismo, con el objetivo de mantener la coordinación, organización y
funcionamiento del comité.

Los miembros del Comité designan por votación a: ________

Presidente del comité y a __________________ secretario(a) del mismo.

Firma Presidente Firma Secretario

ARP Liberty – Todos los derechos reservados

ANEXO 7

GUIA PARA LA PRESENTACION DE ACTAS DE REUNIONES DE COMITÉ DE

CONVIVENCIA LABORAL

ACTA # _____________

Fecha de la Reunión _________________________ Hora_____________________

Participantes de la reunión:

Trabajadores

Principales Suplentes

__________________________ __________________________

__________________________ __________________________

__________________________ __________________________

__________________________ __________________________

__________________________ ___________________________

Empleador

Principales Suplentes

__________________________ __________________________

__________________________ __________________________

__________________________ __________________________

__________________________ __________________________

__________________________ ___________________________

ARP Liberty – Todos los derechos reservados

1. Orden del día
2. Aprobación del acta anterior
3. Asuntos pendientes, revisión de compromisos.
 Presentación de informes del comité, sugerencias, informes, propuestas de
prevención.
 Capacitación.
 Ejecución de actividades en tendientes a promover un buen ambiente.
4. Desarrollo de la reunión
5. Proposiciones y sugerencias para la gerencia y para el área de gestión de recurso
humano y a salud ocupacional.
6. Tareas y trabajos a desarrollar.
7. Cierre
8. Firma de los participantes.

NOMBRE CEDULA FIRMA

_________________________ ____________________ ________________

_________________________ ____________________ _________________

_________________________ ____________________ _________________

_________________________ ____________________ _________________

_________________________ ____________________ _________________

Nota:

En cada reunión el secretario tomará nota de todos los temas tratado, redactará la
respectiva guía y elaborará las conclusiones, la cual posteriormente será firmada por los
participantes.

ARP Liberty – Todos los derechos reservados