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Caso Lenovo:
La tienda Lenovo INC se dedica a la venta de productos informáticos y desea diseñar un sistema de base
de datos para la automatización de sus procesos. Su modelo de negocio es comercial, y sus operaciones a
grandes rasgos básicamente la compra de productos, la gestión de inventarios y la venta de productos
informáticos. Para lograr hacer eso nos detalla lo siguiente:
En cuanto a los proveedores, estos deberán estar registrados en el sistema para guardar su información al
igual que la de los productos que proporciona. Los proveedores se registrarán mediante su NIT, Nombre,
dirección contacto, teléfono y correo. Generalmente los proveedores tienen más de un teléfono y más de
un contacto, correo o sucursal. Cuando un proveedor tiene disponible un nuevo producto, este deberá ser
registrado previamente en su registro de producto (catalogo) así como su registro de que producto va con
qué proveedor. Es importante notar que un mismo producto puede ser adquirido a diferentes proveedores
y un proveedor proporciona más de un producto. Respecto a las compras, los proveedores deberán recibir
las Órdenes de Compra de parte de Lenovo INC para que más adelante puedan irse actualizando sus
estatus. Estas Ordenes sirven a la vez para tener soporte a la hora de recibirse los bienes, puesto que debe
existir en el sistema una orden de compra sobre la que se cargarán los productos que entreguen los
proveedores. Para poder registrar las órdenes de compra a ser enviadas a un proveedor, se espera que el
sistema se apoye en algoritmos que determinen las existencias a reponer de su registro general de
inventarios, junto con el proveedor y sucursal elegido. Es importante notar que el dpto. de compras NO
recibe los productos ni los documentos fiscales en este caso por temas de auditoria.
Cuando los productos llegan a Lenovo INC, estos deberán ser recibidos en el dpto. de Almacén, quienes
son los encargados de controlar el inventario. Ellos se encargan de recibir las facturas y lista de entrega de
los productos proporcionados, las cuales deben ser contrastadas contra los estatus de dichas compras
enviadas desde el dpto. de compras. Cada entrega recibida genera un nuevo ingreso en forma de registro
de Kardex y un detalle de que nuevos productos fueron entregados En el dpto. Este proceso es
exactamente el mismo, pero a la inversa, cuando se da una entrega hacia un cliente: el dpto. de almacén
actualiza un nuevo registro de movimiento de Kardex, pero de salida de producto, así como su detalle de
productos entregados por el Almacén. En el registro general de Inventarios es donde finalmente se
acumulan los ingresos y salidas al actualizar el inventario. Los atributos que se registran son: productos
comprados con fecha de ingreso, código de ingreso, precio de compra, cantidad y su proveedor, llevándose
por ende el detalle de las existencias de productos en el inventario. Así como para el proceso de Ingresar
productos requiere recibir la factura y entrega del proveedor, en el caso de las entregas, el dpto. de
Almacén requiere el detalle de productos vendidos y los estatus de estos para poder generar las entregas
de productos, pero en este caso particular también generará las facturas (algo que normalmente haría
ventas, pero en este caso se ha decidido que se genere desde el almacén cuando entregue el producto, ya
que no se registrará la máquina de facturación, sino que se contarán con formularios pre-impresos de
facturas con # de registro en el min. De Hacienda).
Los productos que la empresa vende son muy variados, van desde computadoras, impresoras láser,
impresoras matriciales de papel continuo, monitores, retroproyectores, periféricos (cables USB, SVGA,
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etc.). Los detalles que guarda de cada producto varían, puesto que de las computadoras guarda la
velocidad del microprocesador, almacenamiento secundario, RAM, proveedor y Marca (esto con el fin de
poder detallar más adelante listados de computadoras). Para los monitores, guarda el modelo, la
definición, tecnología de video, proveedor y marca. Para el resto de los productos sólo guarda información
de descripción, marca y proveedor.
La empresa trabaja con una serie de cliente con personería jurídica ya establecidos y que deben ser
registrados en su base de registro de clientes por su NIT, pero también puede vender a clientes naturales,
los cuales registra con su DUI, y nombre, aunque detalles adicionales como teléfono y contacto no siempre
se registran, si se intenta guardar el correo electrónico para futuras ventas. Esto implica que, para vender,
el sistema deberá exigir siempre tener un cliente registrado en el sistema.
Los clientes formales (empresas) envían también órdenes de compra por correo electrónico a Lenovo INC.
para detallar sus intenciones de compra. Esas órdenes son registradas con su # de orden de compra de
cliente en el documento de venta, el cuál detalla el cliente, su NIT, su contacto, teléfono, correo, así como
detalle de productos que comprará. Sobre esa venta se genera un documento de Venta, un documento
de entrega y la(s) factura(s), dependiendo si la venta implica una sola entrega o múltiples entregas (una
venta puede ser hecha en partes, con diferentes facturas según las entregas).
Cada Venta debe llevar el detalle del cliente, fecha, lugar de entrega, fecha de entrega etc. así como el
detalle de los productos vendidos, cantidad vendida, precio de venta, importe total sin IVA, IVA y monto
total con impuestos.
Caso Northwind Traders:
La base de datos del sistema Northwind Traders tendrá por función principal apoyar las operaciones de la empresa,
Northwind Inc. Que se encarga de la compra y venta de productos tecnológicos para la industria de la construcción,
Ingenios azucareros, cemento y para toda la industria salvadoreña.
Northwind es esencialmente una importadora y revendedora, y divide más del 60% de su planilla entre Vendedores
y Compradores, siendo el resto administrativos y operarios de Almacén. Los compradores se clasifican según su
antigüedad (Junior o Senior), y según su especialización (Equipo general, Materiales, Químicos restringidos,
Repuestos, Agrícola etc), y pertenecen a una de las 4 divisiones de Northwind. Por su parte, los vendedores se
clasifican en función del nivel del vendedor (Junior o Senior), pero también tienen diferentes niveles de comisión
aprobados y de descuentos máximos autorizados a la hora de vender. En general, todos los empleados
(compradores, vendedores, administrativos y operativos) poseen diversas prestaciones, teniendo todos al menos
las prestaciones de ley básicas (prestación #1), sin embargo, en función de antigüedad pueden incluirse alguna de
las 7 prestaciones adicionales de la empresa, que van desde descuento en cafetería, crédito en cafetería, compra
de lentes etc hasta 15 días extra de vacaciones pagadas).
El proceso de pedidos de compra de Northwind es llevado a cabo exclusivamente por los compradores, quienes
tienen que ser bilingües y entender de términos de importación. Las compras se registran con su detalle respectivo,
incluyendo DAI (importación) o IVA (nacionales), y otras generales como Fecha de compra, fecha de envío, estatus
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del pedido, Gastos de envío y el detalle de los productos comprados (código de producto, cantidad y precio, con su
respectivo descuento si es que aplica) y su monto total de pedido, colocado a proveedores registrados. Es posible
que los productos pedidos se entreguen en diferentes tiempos, por lo que también se registra el estatus individual
del producto pedido en la compra. Es importante hacer notar que Northwind trabaja con proveedores exclusivos
previamente registrados en su sistema, por lo que no existe más que un proveedor por producto, sin embargo, los
proveedores pueden tener más de una sucursal. Los proveedores cuentan con su NIT (los nacionales) o su RC
(registro de comercio, para los internacionales), pero pueden contar con más de una sucursal, contactos etc. en
diferentes países o dentro de El Salvador. Es importante que el sistema registre la nota del proveedor (A, B, C o D)
para efectos de dar de baja aquellos proveedores cuya evaluación anual no sea satisfactoria
El proceso de Venta de Northwind es llevado a cabo a su vez sólo por los vendedores, quienes registran en su venta
las generales comunes de una venta (Fecha de venta, fecha de entrega, Dirección de entrega, Cliente, términos de
venta, estatus de la venta dirección de entrega, costo de flete, IVA, detalle de productos, venta total etc). Para poder
vender, Northwind necesita que el cliente esté debidamente registrado en su sistema con sus generales (nombre,
NIT cliente, razón social, dirección etc). El detalle de los productos vendidos incluye la cantidad, precio, importe total
de venta, y un estatus individual (debido a que también es posible entregar productos de una misma venta en
diferentes tiempos), así como información fiscal de la factura asociada (Con su fecha de emisión, vencimiento,
pedido, cliente, importe, impuestos y total factura).
Respecto a los productos manejados por Northwind, se espera que sea capaz de almacenar no solo la información
relevante al producto como su nombre, descripción, unidad de medida y el proveedor (que en este caso es exclusivo
por producto), sino que también se pueda registrar un catálogo de precios, debido a que podrán existir diferentes
promociones, condiciones de contrato etc con proveedores que se pueden registrar. Igualmente, se espera que los
precios de venta se puedan igualmente registrar cuando se generen campañas y ofertas por tiempo limitado.
El sistema de mantenimiento de stock que llevará Northwind será basado en movimiento de inventario tipo Kardex,
donde cada ingreso individual de compra o salida de venta se registrará debidamente con su # kardex, el documento
de movimiento (# compra o # venta), el código de producto, la cantidad y precio, la fecha del movimiento, la
ubicación física en bodega y algún comentario para documentar cuando sea necesario. Es de notar que
normalmente al ingresar un producto al stock, este se puede ubicar en un solo espacio (idealmente), pero el sistema
está listo para asignar diferentes espacios a un mismo producto ingresado, sobre todo considerando la condición de
sobrepasar la capacidad de estante disponible en el anaquel de la bodega.
Sobre los procesos:
Los procesos de Northwind son variados y detallados, pero pueden dividirse en tres grandes grupos; Proceso de
Gestión de Compras, Procesos de Gestión de Ventas y Proceso de Mantenimiento de Stock.
Respecto al proceso de ventas, los vendedores trabajan recibiendo las Órdenes de Compra desde el cliente, las
cuales referencian a través del # de documento de compra del cliente, el cuál es adicionado al # de Venta generado,
con lo que finalmente envían al cliente un documento electrónico también llamado orden de Venta. El cliente indica
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los productos detallados a comprar en su propia orden de compra (revisando catálogos en línea o impresos
previamente disponibles, pero que no son parte de este sistema), y estos son transcritos al sistema en su equivalente
de productos a vender, adicionando los descuentos que apliquen. Es de notar que para vender se debe verificar
siempre el catálogo de productos disponibles a venta, adicional a las existencias disponibles, puesto que no solo se
vende lo que está en stock, sino que se puede vender productos que aún no se tienen en existencia (venta futura).
Cuando todo se ha verificado y está listo, se genera y guarda una orden de Venta en la base de datos. Para indicar
los precios de venta de dichos productos se toman del catálogo de precios en función de la vigencia de los mismos.
Los vendedores también administran el mantenimiento de la base de datos del cliente (donde registran su
información básica para poder estar en el sistema). Es de notar que los vendedores envían no solo las Ordenes de
Venta al cliente, sino que generan las facturas. Esto lo hacen desde al módulo de compras directamente, el cuál es
alimentado con la información de salida (entrega) desde el módulo de mantenimiento de Stock cuando se prepara
el producto a entregar.
Los compradores trabajarán de igual forma generando las Órdenes de compra que enviarán hacia los proveedores,
las cuales generarán luego de verificar las existencias a reponer, verificando el registro general de Stock. Una vez
han validado el proveedor, la sucursal a la que comprarán, seleccionado los productos, seleccionado los precios
(generalmente en base a contratos de precios con los proveedores, o negociando nuevos precios), son capaces de
generar una Orden de compra, la cual guardan en la base de datos con un estatus de Abierto y envían de manera
electrónica con un documento denominado Orden de Compra a proveedor. Los compradores también están a cargo
de dar mantenimiento al estatus y seguimiento de dicha orden (Abierta, En tránsito, En aduana, entrega parcial,
entrega total sin facturar o cerrada). Una última función de los compradores es la de dar mantenimiento a la base
de datos de proveedores y de productos ofrecidos, la cual debe respetar el criterio de exclusividad por proveedor.
Los compradores también crean en el sistema nuevos códigos de producto, cuando el protocolo de la empresa
autoriza a dar de alta un nuevo producto que será suministrado por un proveedor autorizado. (este es un requisito
básico para poder ingresar cualquier stock). Es de notar que los compradores NO reciben documentos fiscales ni
logísticos (no reciben facturas o notas de entregas), por temas de contraloría.
Los encargados de mantenimiento de stock básicamente trabajan ingresando línea por línea los artículos que llegan
documentados contra pedidos de compra a proveedor, o sacando línea por línea los artículos que son vendidos.
Para ello generan un # de Kardex por cada movimiento logístico (entrada o salida). Los encargados de mtto también
administran las ubicaciones físicas. Una función importante de los encargados de mantenimiento de stock es la de
recibir las facturas y notas de entrega de los proveedores, la cual cruzan en su sistema con el detalle de Productos
comprados en estatus abierto o transito del sistema de Compras. No puede recibirse nada que no esté amparado
en Órdenes de Compra. A su vez, los encargados envían en el sistema una notificación de entrega cuando reciben
del sistema de ventas información de productos vendidos contra Orden de Venta, las cuales son procesadas por el
sistema de ventas para la generación de la factura. En este sistema, el módulo de mantenimiento de stock NO genera
los documentos fiscales, sino que se deja para el sistema de ventas. Solo los encargados del módulo de
mantenimiento de stock pueden actualizar (entrada o salida) las existencias de stock.
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SOLUCION CASO LENOVO INC:
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Parte III (40%):
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