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Principios y Procesos Archivísticos en Colombia

Este documento describe las funciones y principios del Archivo General de la Nación de Colombia, incluyendo custodiar y proteger el patrimonio documental de Colombia y aplicar principios como la procedencia y el orden original. También explica procesos archivísticos clave como la clasificación, valoración, selección, ordenación y descripción documental.

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Principios y Procesos Archivísticos en Colombia

Este documento describe las funciones y principios del Archivo General de la Nación de Colombia, incluyendo custodiar y proteger el patrimonio documental de Colombia y aplicar principios como la procedencia y el orden original. También explica procesos archivísticos clave como la clasificación, valoración, selección, ordenación y descripción documental.

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Fecha: 04 de noviembre 2021

Ficha: 2203585

Competencia: Producir la Documentación

Nombre: Blanco Viloria Ileana Marcela

Actividad: Mapa conceptual AGN

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DE COLOMBIA

El AGN rige la política archivística en Colombia y custodia, resguarda y protege el patrimonio


documental que conserva.

PRINCIPIOS UNIVERSALES QUE REGULAN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

o PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: consiste en separar los documentos, es decir los documentos se


deben se conservar en el fondo documental al que naturalmente pertenece lo que indica que
no se pueden mezclar

Ejemplo.’

En el Archivo General del Municipio, se deben separar los documentos que produce la
Alcaldía, el Juzgado Municipal, el Concejo Municipal, la Personería Municipal y así
sucesivamente los documentos que producen las demás entidades del orden municipal, tal
como se ilustra en la siguiente gráfica.

o PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: se define como la ubicación física de los documentos dentro
de un expediente a el cual se respeta el orden cronológico en que se recibieron, produjeron o
tramitaron, con el fin de solucionar un asunto

Ejemplo:

El expediente correspondiente a un contrato de prestación de servicios, deberá contener en el


siguiente orden los diversos tipos de documentos, respetando así el principio de orden
original.

PROCESOS ARCHIVISTICOS PARA LA CREACION DE ARCHIVOS

o CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: consiste en la clasificación y conformación de las aceptas de


acuerdo con las funciones asignadas a cada una de las dependencias de las entidades que
conforman la administración documental
o VALORACIÓN DOCUMENTAL: consiste en determinar el valor administrativo legal, fiscal,
contable de los documentos con el propósito de establecer su tiempo de conservación en el
archivo de gestión, en su archivo central o su eliminación o conservación
o SELECCIÓN DOCUMENTAL: es el proceso por el cual se identifican y se extraen de una serie
una pequeña cantidad de expedientes o carpetas para ser trasladados al archivo histórico con
fines de conservación permanecía
o ORDENACIÓN DOCUMENTAL: consiste en ubicar los expedientes de una serie documental de
acuerdo a un sistema previamente establecido, el cual puede ser numérico o alfabético.
Ejemplo: para los expedientes que conforman la serie HISTORIAS LABORALES, se puede aplicar
un sistema de ordenación alfabético por apellidos y nombres, de los funcionarios de la
Alcaldía.
o DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL : consiste en identificar las principales características de un
expediente tales como nombre de la serie, contenido del expediente, fechas extremas ,
números de folios entre otros con el fin de elaborar inventarios, guías que permitan localizar
y recuperar la información contenida en los documentos del archivo

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