DOCUMENTO

Definición técnica

Un documento es la constancia escrita, ya sea de forma física o virtual, que plasma las características
de un hecho o circunstancia.
Es decir, un documento es una evidencia sobre un acontecimiento o situación. Puede tratarse de un
texto redactado en un papel (u otro soporte material como el cartón) o un archivo guardado en un
soporte electrónico.

Un documento puede servir para dejar constancia de un hecho relevante. Por ejemplo, si una persona
finaliza sus estudios universitarios puede solicitar a la entidad educativa un escrito con todas las
materias cursadas y las notas conseguidas.

Asimismo, un documento puede ser el resultado de un trabajo. Por ejemplo, si un investigador realiza
un estudio sobre el posible impacto de la contaminación en la economía mundial, eso se plasmará en
un texto. Este sería un documento académico.

En el ámbito más cotidiano, todas las personas, cuando realizamos trámites antes las autoridades,
utilizamos documentos para sustentar los hechos que queremos demostrar. El más común es el
documento de identidad, donde se pueden visualizar todos los datos personales del individuo como
nombre, apellidos, edad, sexo y domicilio.
El objetivo de crear un documento es dejar testimonio de la materia de interés, pudiendo entonces
preservarse en el tiempo.

Cabe destacar además que la tecnología nos permite guardar y compartir gran cantidad de información
contenida en documentos digitales. Esto, utilizando el correo electrónico, un pendrive o incluso la
nube.
Tipos de documentos
Los documentos pueden clasificarse bajo diferentes criterios. Por ejemplo, según la fuente, pueden
dividirse en los siguientes:
Primarios: Son aquellos que contienen la información original del autor. Por ejemplo, una tesis
publicada por una universidad sobre un tema nunca antes estudiado.
Secundarios: Son aquellos que han sido de algún modo modificados. Por ejemplo, volviendo al tema
de la tesis, puede tratarse de un resumen hecho de la misma.
Terciarios: Son los que resultan del tratamiento de los documentos secundarios. Por ejemplo, un
artículo periodístico en base al resumen de la tesis que ya mencionamos.
Asimismo, según el tipo de entidad que los emite pueden ser:

Públicos: Aquellos emitidos por las entidades del sector público (Administración Pública).
Privados: Están reconocidos por las partes interesadas, pero no ante las autoridades.
Debemos tener en cuenta, además, que ciertos documentos deben ser legalizados para tener validez
antes las autoridades. Nos referimos, por ejemplo, a un testamento o un contrato. De ese modo, si
existe incumplimiento por parte de alguno de los contratantes, el afectado puede proceder a reclamo
ante las entidades de justicia.
Oficio
Antes de empezar

¿Conoces las cartas oficio?

¿Alguna vez has tenido que redactar una?

¿Te resulta un concepto familiar o más bien ajeno a ti?

Acompáñame y revisemos juntos cómo es que, en cualquier

ámbito de nuestra vida, ya sea académico, laboral o inclusive
como ciudadanos, recibiremos o tendremos que enviar un oficio, es
por esto la importancia de estar preparados.

¡Adelante!

Hagamos una pausa antes de entrar de lleno al tema, imagina que quieres ir a un
viaje académico, ¿cómo redactarías un oficio para pedirle apoyo económico a la
Dirección de tu escuela?, ¿cuáles son los datos que no deberían faltar en ese
documento? Escribe tu respuesta.

¿Los tienes todos? Vamos a revisarlos más a detalle, así como las consideraciones
que debes atender en cuanto a la redacción.
Por partes
Para no enredarnos tanto, veamos cuáles son los puntos que abordaremos sobre
los oficios.

Ofici
os
Definición Estructura Esti
lo
 Características  Lugar y fecha  Redacción
 Finalidad  Asunto  Formalidad
 Datos
del destinatario
 Cuerpo del
texto:
introducción,
desarrollo y
cierre
 Firma

Definición
¿Cómo podemos reconocer un oficio?

Poniendo atención a que cumpla con los siguientes criterios:

Cumple con la siguiente descripción:

Es un documento oficial, que ha sido realizado con la finalidad de establecer

comunicación entre particulares, empresas o instituciones.

Sirve para alguno de estos usos:

 Solicitud
 Medio de información
 Reclamación

Se caracteriza por:

Ser breve en el cuerpo principal del oficio, usualmente de no más de una cuartilla,
y en ciertos casos incluye anexos (si es necesario hacer especificaciones).
 Estructura I
Identifiquemos la estructura que debe seguir un oficio

1. Lugar y fecha

2. Asunto

3. Datos del
destinatario

4. Cuerpo
del texto

5. Firma

Conocer y hacer I
Escribe 3 casos en los que podrías tener la necesidad de escribir un oficio, puede
ser pensando desde este momento de tu vida o a futuro.

¡Bien! Recuerda que, como medio de comunicación oficial, también puede servirte para
situaciones tales como:
  Comunicados dentro de una empresa, organización, colonia o escuela.
 Solicitar al municipio que atiendan el problema de recolección de basura de
tu comunidad.
 Petición dirigida al Consejo Estudiantil de tu escuela para apoyo económico de
un evento académico.

Conocer y hacer II
Reflexiona:

¿Recuerdas cuál es el orden que debes seguir en la

estructura de un oficio? ¡Demuéstralo!

Coloca el NÚmero que corresponda

Firma Asunto Datos del destinatario Cuerpo del texto

Lugar y fecha

Al final de este documento encontrarás las respuestas correctas, ¡cotéjalas!

Estructura II
Cuando te pongas a escribir el cuerpo del texto, debes seguir un orden, lo cual
facilitará que la persona a quien te diriges comprenda mejor tu idea.

Es la parte del texto en que se saluda al destinatario y se presenta el asunto

que se abordará posteriormente.

Consiste en establecer con claridad las condiciones de la comunicación, sEGÚN sea el

caso, pues podría ser una petición, una solicitud, un reclamo o hasta una exhortación o
presentación de respetos.
O despedida, es una especie de conclusión para este tipo de textos en la que se
establece de forma muy puntual qué tipo de comunicación se requiere
posteriormente (que devuelvan el mensaje, que otorguen una respuesta, o
simplemente que está abierto el canal de comunicación).

Estructura III
No olvides que todo oficio debe ir acompañado de una copia de respaldo, que servirá
como garantía de entrega1. Al final del documento deberás incluir los nombres de las
personas a quienes se les entregará copia.

Debes saber que estas personas no atenderán directamente el asunto de tu oficio, sino
que ÚNicamente se incluyen como parte del protocolo administrativo.

Así que no pierdas de vista con quién es que tienes que dar seguimiento a tu asunto.

Estilo I
Veamos, si hasta ahora…

 Ya hemos establecido el tipo de asunto del oficio.

 Ya sabemos cuál es la estructura que lo conforma.

¿Qué sigue?

Enfocamos en el estilo del escrito, esto quiere decir que trabajaremos en la redacción.

Estilo II
¿Cómo debe ser la redacción del oficio?

Con oraciones directas

Con un lenguaje estándar2 que integre el lenguaje técnico del área o disciplina en que
se lleva a cabo la comunicación.
Ejemplo:

No es igual un oficio para una oficina gubernamental de deportes, que para un juzgado.

Estilo III
¿Alguna vez has escuchado aquella frase que dice: “En el pedir está el dar”?

Pues te cuento que esto aplica en los oficios, por lo que es primordial que se
apeguen a los requerimientos de formalidad de acuerdo con la situación
comunicativa y las entidades que se interrelacionan.

Revisa un par de ejemplos:

Marco gubernamental

En este caso, los oficios deben estar membretados, sellados y firmados;

asimismo, se busca que tengan el logotipo o los datos formales de la identificación
del emisor (si
representa a una compañía o dependencia).

A título personal

Su estructura es parecida a una carta formal, pero casi siempre se

utilizan para hacer peticiones o requerimientos (por ejemplo,
un grupo de vecinos que solicita a la autoridad correspondiente que
se pode un árbol de un parque PÚBlico).

Conocer y hacer III

Por fin, es tu turno de aplicar lo aprendido y redactar un oficio como debe de ser.
Primero tendrás que leer el caso, para a partir de ahí realizar el escrito.

1. ¡Inspírate!

Sabías que… En junio de 2015, el municipio de Veracruz se sumó a

otros municipios que prohíben los espectáculos taurinos, así como
todos los que incluyen animales.

A partir de esta breve nota, redacta un oficio en el que solicites a tu

diputado una acción para que “tome cartas en el asunto” en tu localidad, sobre este tema.
Hazlo de acuerdo a tu postura personal, ¿le pedirías que tome medidas distintas,
más drásticas o neutrales?

Puedes leer la nota aquí: [Link]

2. ¡Escribe!
 3. ¡Verifica!

AutoEVALÚATE utilizando el siguiente checklist.

Sabías que…
Aunque nos hemos centrado en el hecho de redactar oficios, ten presente
que también puedes ser un receptor, y no solo emisor. Así que…

¡Ojo!

Es importante saber que este tipo de documento, puede comprometerte a

realizar alguna tarea, con tan solo haber firmado de recibido.

Glosario
Oficio: De acuerdo a la Real Academia Española, se refiere a la comunicación escrita,
sobre los asuntos de las administraciones PÚBlicas.

Garantía de entrega: Es cuando se dan copias del oficio, el encargado de aceptar

la entrega deberá firmar la copia como garantía de que la recibió en la fecha
señalada. Así en caso de alguna irregularidad en el proceso, de esta manera se
puede comprobar que el trámite ya está iniciado.

Membretado, da: 1. adj. Arg., El Salv., Hond, Ur. y Ven. Dicho de un papel o de un
sobre: Que tiene impreso el nombre de una persona, una empresa, etc.,
generalmente en la parte superior.

Real Academia Española © Todos los derechos reservados.

Tips

Hasta pronto
¿Recuerdas dónde dijimos que podían requerirse los oficios?

En lugares como…

 Oficinas o departamentos
 Colonias o escuelas
 Organizaciones o empresas

Además, vimos que su uso es muy común como:

Para llevar un control de los comunicados que se desarrollen con las

personas que establezcas relaciones personales.

Dejan un precedente de envío y recepción de comunicados que van haciendo un

historial de notificaciones relevantes para la información que circula en las
dependencias laborales.

Como un intercambio comunicativo en el que se dé formalidad y seguimiento a las

diferentes peticiones o transacciones que se realicen.

Hasta aquí ha llegado el tema de los oficios, espero que te resulte de mucha
utilidad y que ya estés pensando en qué ámbito de tu vida aplicarlo. ¡Suerte!
Transferir
Transfiere a tu vida académica lo aprendido

Para que lo aprendido en esta herramienta sea significativo, te sugerimos utilizarla

en alguna actividad escolar de tus unidades de aprendizaje.

Una vez terminada, evalÚATe TÚ mismo con la lista de cotejo que se encuentra al final
del documento, identificando tus fortalezas y áreas de oportunidad. Este recurso
también puede ser utilizado por tus profesores(as) para evaluarte.

¡Hasta la próxima!
 INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN
LISTA DE COTEJO GENERAL
PARA EVALUAR UN OFICIO
Este instrumento evalúa solo cuestiones relacionadas con la forma (estructura y lenguaje), el cual podrá complementarse con aspectos de
fondo (características del área de conocimiento o disciplina a abordar), así como datos de identificación del profesor, unidad de aprendizaje,
tarea o evidencia, estudiante, fecha, entre otros. En la columna de observación se incluirán comentarios para la mejora y puntuación.

Indicador S N Observaciones
í o
Lugar y fecha
Se indican el lugar y fecha del particular, empresa o institución.
Asunto
Declara el asunto: solicitud, medio de información o reclamación.
Datos del destinatario
Presenta datos del destinatario de forma correcta.
Cuerpo del texto
a) En la introducción se saluda al destinatario y se presenta el asunto que se
abordará posteriormente.
b) En el desarrollo se establece con claridad las condiciones de la
comunicación, según sea el caso, pues podría ser una petición, una solicitud,
un reclamo o hasta una exhortación o presentación de
respetos.
c) En el cierre o despedida se da una conclusión y se establece de forma
muy puntual qué tipo de comunicación se requiere posteriormente: que
devuelvan el mensaje, que otorguen una respuesta, o simplemente que
está abierto el canal de comunicación.
Firma
Redacción y formalidad
Es breve, usualmente de no más de una cuartilla, y en ciertos casos incluye
anexos.
Utiliza oraciones directas pero a la vez formales.
Utiliza un lenguaje estándar que integra el lenguaje técnico del área o
disciplina en que se lleva a cabo la comunicación.
Presenta el oficio en papel membretado, sellado y firmado; asimismo
contiene el logotipo o los datos formales de identificación del emisor.
Presenta garantía de entrega.