MICROSOFT EXCEL

Este programa pertenece a Microsoft Office, es una hoja de cálculo que permite ingresar y realizar
operaciones matemáticas a gran velocidad, utilizando formulas y/o funciones. Haciendo uso de sus
herramientas también podemos insertar gráficos, tablas, etc.
Excel está formado por columnas y filas. Las columnas se identifican con letras y las filas con
números, los archivos se llaman libros de trabajo y cada libro puede tener varias hojas

Pasos para Abrir a Excel

1. Clic en menú inicio
2. Clic en todos los programas
3. Clic en la carpeta Microsoft Office
4. Clic en Microsoft Excel
Otra forma:
1. Clic en menú inicio
2. Buscar y abrir la opción Ejecutar
3. Escribir Excel
4. Clic en Aceptar
Otra forma:
1. Clic derecho en cualquier parte vacía del escritorio
2. Ubicarnos en la opción nuevo
3. Clic en hoja de cálculo de Microsoft Excel
4. Escribirle un nombre
5. Presionar la tecla ENTER dos veces para abrirlo
Pasos para guardar una hoja de cálculo o libro de Excel:
1. Clic en la ficha archivo
2. Clic en la opción guardar como
3. Escribirle un nombre a nuestro documento u hoja de cálculo.
4. Seleccionar la dirección o lugar donde deseamos guardarlo.
5. Clic en Guardar.
 Columnas: las columnas son las que están en forma vertical en la hoja de cálculo, se
representan con las letras del abecedario, Iniciando des de la “A” la última columna está
representada con las letras XFD. Haciendo un total de 16,384 columnas
Como llegar a la última columna:
1. Presionar la tecla Ctrl y sin soltar…
2. Presionar la tecla de movimiento que va hacia la derecha.
Filas: las Filas son la que está en forma horizontal en la hoja de
cálculo, son representadas por los números, iniciando des de el “1” y haciendo un total de 1,048,576
que es el número que representa la última fila.
Como llegar a la última fila:
1. Presionar la tecla Ctrl y sin soltar…
2. Presionar la tecla de movimiento que va hacia abajo.
Como movilizarnos en Excel
Para mayor facilidad, en Excel nos movilizamos por medio de las teclas de movimiento, así podremos
colocarnos con mayor precisión en la celda que deseamos utilizar sin necesidad de dar clic.
Pasos para insertar columnas:
1. Clic derecho sobre la letra que deseamos desplazar hacia la derecha.
2. Clic en insertar.
Pasos para eliminar columnas:
1. Clic derecho sobre la letra de la columna que deseamos eliminar
2. Clic en eliminar.
Pasos para insertar filas:
1. Clic derecho sobre el número de la fila que deseamos que se desplace hacia abajo.
2. Clic en insertar.
Pasos para eliminar filas:
1. Clic derecho sobre el número de la fila que deseamos eliminar
2. Clic en eliminar.
Pasos para hacer más grande o más pequeña una columna
1. Ubicarnos en la línea que divide las letras de cada columna, cuando el puntero tome forma de
doble flecha…
2. Presionar clic izquierdo y sin soltar desplazamos hacia la derecha o izquierda.
Otra forma:
1. Clic derecho sobre la letra de la columna
2. Clic en la opción ancho de columna
3. Nos aparecerá una ventana donde debemos ingresar un número o cantidad
4. Clic en Aceptar.
 Pasos para hacer más pequeña o más grande una fila
1. Ubicarnos en la línea que dividen los número de cada fila, cuando el puntero tome forma de
doble flecha
2. Presionar clic izquierdo y sin soltar desplazamos hacia arriba o hacia abajo.
Otra forma
1. Clic derecho sobre el número de la fila
2. Clic en la opción alto de fila
3. Nos aparecerá una ventana donde debemos ingresar un número o cantidad.
4. Clic en Aceptar.
Rango
Es la unión (selección) o conjunto de celdas dentro de una hoja de cálculo.
Pasos para seleccionar un rango:
1. Clic izquierdo sobre la primera celda que deseamos seleccionar
2. Desplazamos el mouse hacia las demás celdas que deseamos seleccionar.
Celda
Es la unión de una fila con una columna, Por Ejemplo: Columna “A” y fila “2”. Las celdas son
representadas o nombradas con la letra de la columna y el número de la fila. La celda del ejemplo
recibirá el nombre de “A2”
Formato de celda
Esta opción nos sirve para especificar el tipo de dato que será insertado, escrito o agregado a la
celda. Por Ejemplo entre estos tenemos, General (es el formato predeterminado), Número, moneda,
contabilidad, porcentaje, entre otros.
Pasos para colocar un formato especifico a las celdas seleccionadas:
1. Ubicarnos sobre la celda o seleccionarlas
2. Clic en la ficha inicio
3. Ubicarnos en el grupo número
4. Cambiar el tipo de formato estableciendo el que deseo.

Crear formulas
Se puede asignar una fórmula y Excel calcula el resultado. Una fórmula es una combinación de
números constantes, referencias a celdas, operaciones aritméticas y/o funciones cuyo resultado
aparece en la celda donde se crea la fórmula.
Para que sirve una fórmula: sirve para realizar un cálculo o una operación matemática.
Fórmulas: Función:
Sumar en Excel: =A1 + B1 =Suma(A1;B1)
Restar en Excel: =A1 - B1 =IM.SUSTR(A1;B1)
Multiplicar en Excel: =A1 * B1 =Producto(A1;B1)
Dividir en Excel: =A1 / B1 =Cociente(A1;B1)
 Fórmula para obtener el promedio:
Formula: Función:
=(A1+B1+C1+D1)/4 =Suma(A1;B1;C1;D1)/4
Fórmula para obtener el Resultado
=SI(Promedio>59;”Aprovado”;”Reprobado”)
Formato condicional
Es utilizado para marcar fácilmente las tendencias y los modelos utilizando colores e iconos para
resaltar valores importantes.
Pasos para colocar formato condicional:
1. Clic en la ficha inicio
2. Buscar el grupo estilos
3. Clic en la opción formato condicional
4. Ubicarnos en la opción resaltar reglas de celda
5. Clic en la opción “es menor que” (o en la opción a utilizar)
6. Escribir el número que deseamos
7. Establecer el color de relleno que se deseamos
8. Clic en Aceptar.
Pasos para quitar Formato condicional.
1. Seleccionar las celdas que tienen establecido formato condicional
2. Ubicarnos en el grupo estilos de la ficha inicio
3. Clic en la opción formato condicional
4. Ubicarnos sobre la opción Borrar reglas
5. Clic en la opción borrar reglas de las celdas seleccionadas
Como mover contenido de celdas:
1. Clic izquierdo sobre la celda que deseamos mover
2. Colocar el puntero sobre la línea o borde de la celda y esperar que tome una forma diferente
3. Clic izquierdo y sin soltarlo arrastramos hacia donde deseamos moverlo.
Pasos para colocar un texto de forma vertical:
1. Clic derecho sobre la celda
2. Clic en la opción formato de celdas
3. Nos aparecerá una ventana en la cual debemos dar clic en la pestaña Alineación
4. Ubicarnos en el apartado orientación y darle la forma deseada a nuestro texto
5. Aceptar.
Otra forma
1. Seleccionar o dar sobre la celda
2. Ubicarnos en el grupo alineación de la ficha inicio
3. Clic en la opción orientación
4. Clic sobre la opción que deseamos.
Pasos para colocar bordes:
1. Clic derecho sobre la celda
2. Clic en la opción formato de celda
3. Clic en la pestaña bordes
4. En la ventana que aparece seleccionar el color y el estilo del borde y dar clic en los botones
de los borde
5. Clic en Aceptar
Nota: También podemos establecer bordes, a nuestras tablas, haciendo uso de la opción que está en el
grupo fuente de la ficha inicio.
Pasos para insertar una hoja:
1. Clic derecho sobre la hoja
2. Clic en insertar
3. Clic en la opción hoja de cálculo
4. Clic en Aceptar o presionar Enter.
Nota: podemos hacer uso del icono u opción que está a un costado de la última hoja, para insertar
otras.
Pasos para eliminar hojas.
1. Clic derecho sobre la hoja que deseamos eliminar
2. Clic en la opción Eliminar
Pasos para cambiarle nombre a una hoja:
1. Clic derecho sobre la hoja
2. Clic en cambiar nombre
3. Escribir el nombre
4. Presionar la tecla Enter, o dar clic en cualquier otra parte
Planilla.
Es llevar el control de información de los empleados de una empresa. A través de una planilla podemos
tener todos los datos correspondientes a los trabajos, una planilla está formada por encabezados.
Encabezados de una planilla
1. Afiliación 10. IRTRA
2. Nombre del empleado 11. INTECAP
3. Fecha de ingreso 12. Horas extras
4. Puesto o cargo 13. Sueldo por hora
5. Sueldo base 14. Total a pagar de horas extras
6. Bono 15. Días laborados
7. IGSS laboral 16. Presupuestado, no presupuestado.
8. Descuento 17. Sueldo liquido
9. IGSS patronal

 Afiliación: Es el número que hace constar que el trabajador está inscrito en el IGSS
 Puesto o cargo: Es el cargo el trabajo que desempeña la persona.
  Sueldo base: Es el sueldo inicial del trabajador del cual se deriva o resta los descuentos de la
ley (Q.1, 500).
 Bono: Es un regalo que se le da al trabajador y consiste en Q. 250.
 IGSS laboral: Es la institución donde se brinda el servicio médico a todas las personas que lo
pagan. El IGSS laboral es pagado por el trabajador.
Formula del IGSS laboral:
=sueldo base*4.83% o =sueldo base*4.83/100
 Descuentos: Es una resta que se hace al sueldo base, no siempre se realiza dependiendo las
circunstancias, como por ejemplo si se hace en: Préstamos, daños provocados, falta de
horario de trabajo, entre otros
Formula de descuento:
=sueldo base*10% o =sueldo base*10/100
 Cuotas patronales: es todo lo que el jefe o patrón está obligado a pagar a beneficio del
trabajador, IGSS, IRTRA, INTECAP, entre otras.
Fórmula para el IGSS patronal:
=Sueldo base*10.67%
 IRTRA: Instituto Recreativo para Trabajadores, es el lugar donde el trabajador puede acudir
para recrearse o divertirse.
Formula de IRTRA:
=sueldo base*1%
 INTECAP: Instituto Técnico de Capacitación
Formula del INTECAP:
=sueldo base*1%
 Horas Extras: Son las horas extraordinarias que se han trabajado después del horario
normal. Este encabezado no requiere formula, simplemente anotar la cantidad de horas que
se han trabajado de más.
 Sueldo por hora: Es la cantidad que se gana por cada hora de trabajo.
Formula de sueldo por hora:
=sueldo base/160
 Total a pagar de horas extras: es la cantidad de dinero que pagan los patrones a los
trabajadores por las horas extras, trabajadas.
Formula de total a pagar por horas extras:
=horas extras*sueldo por hora*1.5%
 Días laborados: Es el total de días que el trabajador o empleado a elaborado.
Fórmula para días laborados:
=Hoy()-fecha de ingreso
Formula de presupuestado, no presupuestado:
=Si(días laborados>1000;”presuestado”;”no presupuestado”)
Nota: Días laborados no se escribe si no se da clic a la celda que contiene la cantidad de días
laborados
Formula de sueldo líquido:
=sueldo base+bono-descuentos-IGSS laboral+total de horas extra.
Pasos para colocar el signo del quetzal a las cantidades:
1. Seleccionar las cantidades o las celdas
2. Clic derecho sobre lo seleccionado
3. Clic en formato de celdas
4. Ubicarnos en la pestaña numero
5. Ubicarnos en la categoría moneda
6. Buscar y seleccionar el signo “Q” (quetzal).
7. Clic en Aceptar.
Pasos para dar formato como tabla a las celdas seleccionadas:
1. Seleccionar la tabla
2. Clic en la ficha inicio
3. Ubicarnos en el grupo estilos y dar clic en la opción Dar formato como tabla
4. Seleccionar y dar clic en el estilo que más nos guste.
Pasos para quitar el formato como tabla
1. Seleccionar la tabla o contenido
2. Clic en la ficha diseño
3. Ubicarnos en el grupo estilo de tabla
4. Cambiar el estilo a la opción ninguno
Auto filtro.
Nos sirve para hacer búsquedas y de esta forma poder encontrar la información que necesitamos,
además de permitirnos ordenar de formas diferentes nuestros datos
Pasos para colocar autofiltros:
1. Seleccionamos los encabezados
2. Clic en pestaña datos
3. Clic sobre la opción filtro
Pasos para quitar autofiltros
1. Seleccionar las celdas que tengan autofiltros
2. Clic en la ficha datos
3. Ubicarnos en el grupo ordenar y filtrar
4. Clic sobre la opción filtro para desactivarlos
Validación de Datos
Sirve para establecer o determinar las cantidades que describimos en el encabezado, a través de las
validaciones no podemos escribir cantidades diferentes a las estimuladas.
Pasos para colocar validaciones:
1. Seleccionar la celda a validar
2. Clic en la ficha datos
3. Clic en la opción validaciones de datos
4. Clic en la pestaña configuraciones
5. En la opción configuración nos permite seleccionar la opción de numero entero
6. Escribir el número mínimo y uno máximo.
7. Clic en Aceptar.
Pasos para quitar validaciones
1. Seleccionar la o las celdas
2. Clic en la ficha datos
3. Clic en la opción validación de datos
4. Cambiar el tipo de dato a cualquier valor
5. Clic en aceptar
Gráficos.
Es utilizado para visualizar los datos de una mejor manera, es una imagen graficada de datos,
independientemente del estilo de grafico que se utilice
Pasos para hacer o insertar gráficos:
1. Seleccionar los datos que deseamos graficar
2. Clic en la ficha insertar
3. Clic en la opción grafica
4. Se nos mostrara una venta donde debemos seleccionar el tipo de grafico que deseamos
5. Clic en siguiente
6. Clic en siguiente
7. Clic en siguiente
8. Activar la opción en hoja nueva
9. Clic en finalizar.
Pasos para convertir la fecha a números y/o letras:
1. Escribir la fecha
2. Clic derecho sobre la celda que contiene la fecha
3. Clic en formato de celda
4. Clic en pestaña número
5. Clic en la opción fecha
6. Seleccionar un tipo de fecha
7. Clic en Aceptar.