Propuesta para Easy Rent:
Aplicación ER Osmos y Solución BI
por Insight Consultora.
Integrantes:
Ariel Beroíza
Marcelo De La Barrera
Ricardo Riveros
Base De Datos Avanzadas, Semestre II, 2021.
Ingeniería en Informática y Gestión, Facultad Vespertina de
Ingeniería.
Índice
Contenido
Capítulo 1. Descripción Proyecto
1.1. Resumen ejecutivo 3
1.2. Introducción 4
1.3. Justificación de Proyecto 5
Capítulo 2. Estructura del Proyecto
2.1. Fuentes de datos 6
2.2. Modelo Relacional 7
2.3. Indicadores 7
2.4. Descripción Gráficos para solución BI 8
2.5. Product Backlog 9
2.5.1 Desarrollo Aplicación ER Osmos - Equipo de Desarrollo 9
2.5.2 Desarrollo solución BI 10
2.5.3 Gestión de plazos 10
2.5.4 Gestión de riesgos 11
2.5.5 Control y monitoreo 12
Capítulo 3. Preparación entorno del proyecto y Conclusión
3.1. Configuración del ambiente para un funcionamiento correcto de la
solución 13
3.2. Manual de Uso 14
3.3. Conclusión 15
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Resúmen Ejecutivo
El presente plan de negocio analiza la viabilidad del proyecto para la empresa Easy Rent
SpA. Una empresa de soluciones digitales para la optimización de procesos ligados a la
industria automotriz chilena, ofreciendo servicios de gestión documental y agilidad con
procesos relacionados a la industria, tales como la inscripción al Registro de Vehículos
Motorizados del Registro Civil de Chile, Homologación de vehículos, entre otros servicios, a
distintas automotoras, notarías, entidades financieras y entidades gubernamentales.
El aumento del parque automotriz en Chile se ha evidenciado con el pasar de los años, en
concreto, las ANAC proyecta que en 2021 el parque ascenderá a 5,44 millones de unidades a
nivel nacional1, por ello Easy Rent necesita del asesoramiento que les permita optimizar sus
gestiones internas, a través de nuevas tecnologías con el fin de conseguir las máximas
utilidades de éstas.
El proyecto surge de la necesidad de actualización a los sistemas con los cuales cuenta la
empresa Easy Rent, con el fin de erradicar problemas administrativos que han significado
pérdidas para la empresa, permitiendo una mejor gestión de sus operaciones, una mejora
en la generación de reportes que sean realmente útiles para puestos de alta gerencia y
directivos, posicionando al mismo tiempo a la vanguardia los servicios ofrecidos por la
empresa y así posicionar a la empresa en el mercado nacional, con miras a una expansión a
mercados internacionales.
Insight Consultora ofrece a Easy Rent una completa actualización de sus sistemas
informáticos, lo que optimizará las gestiones internas de sus ejecutivos en su proceso diario
de trabajo, esto dará un incremento en la productividad, mejorando potencialmente sus
servicios con sus clientes lo que dará pie a una mejora en su imagen corporativa y su
posición el mercado nacional.
1 Parque de autos se acelera y rozará los 5,5 millones de unidades este año», 2021,
[Link] (consultada
el 17 de noviembre de 2021)
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Introducción
La empresa Easy Rent, reconocida en la industria automotriz, requiere de una solución
informática para el proceso de renting y leasing de sus vehículos. Actualmente presenta
dificultades para sus operaciones ya que el sistema actual que utilizan para el registro de las
operaciones y manejo por parte de los ejecutivos se encuentra desactualizado y presenta
varios problemas en la administración de sus operaciones, originando fallos y datos
erróneos en las operaciones lo que ha causado pérdidas para la empresa.
Actualmente Easy Rent cuenta con una plataforma para la gestión de sus operaciones que
opera de forma local en sus oficinas, a través de bases de datos en Excel las cuales
presentan filtros en la información de las operaciones, generando problemas al momento
de gestionar operaciones que no cuentan con toda la información (firma de clientes,
informaciones financieras, entre otras) lo que se traduce en operaciones incompletas y/o
canceladas por parte de sus clientes, produciéndose así pérdidas sustanciales para la
empresa.
Además, por todo lo anterior, Easy Rent ha experimentado una baja de solicitudes, en
cuanto a las ventas, leasing y renting en todas sus sucursales, lo que también se ha visto
reflejado en fugas de clientes.
El área de desarrollo de Insight Consultora estará encargada de crear una plataforma web
para los ejecutivos de EasyRent que les permita crear y gestionar sus operaciones de leasing
y renting, permitiendo realizar la firma de representantes legales, firma de documentos y
creación de contratos, documentos legales y reportes técnicos y administrativos para el
proceso de leasing y renting de sus vehículos, obteniendo un registro de todas sus
operaciones gestionadas desde la plataforma, obteniendo reportes de costos y demases
útiles para puestos directivos y de alta gerencia.
Los ejecutivos de EasyRent ingresarán a la plataforma, ingresarán todos los datos de los
clientes, realizarán la revisión comercial y administrativa de las operaciones, gestiones de
firma y adjuntar documentos legales que formen parte de la operación de leasing, siendo la
plataforma la que creará de forma automática todos los documentos que formarán parte
del ciclo de vida del proceso de leasing o renting del vehículo.
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Justificación de la solución propuesta
El proyecto que ofrecemos a la empresa Easy Rent nace como fruto de la evaluación del
estado actual de la gestión de sus operaciones, los informes de ganancias y pérdidas de la
organización que nos ha facilitado Easy Rent y la necesidad de implementación de nuevas
tecnologías para sus sistemas como parte de un proceso de renovación de su imágen
corporativa y adaptación con los nuevos estándares de aplicaciones y desarrollo de
software.
Por consiguiente, la construcción de una aplicación que les permita a los ejecutivos de venta
gestionar sus operaciones de forma ágil e intuitiva, con los mejores estándares y que
entregue las herramientas necesarias para ofrecer un servicio de calidad, creemos es la
forma de posicionar a Easy Rent en el mercado nacional y aumentar la productividad de sus
operaciones, mejorando por consiguiente el servicio ofrecido a sus clientes.
A pesar de que la aplicación estará orientada al uso de sus ejecutivos de venta, ésta tendrá
como finalidad y enfoque la generación de reportes a través de Power BI con información
relevante para los puestos directivos de la empresa Easy Rent: índices de ventas, vehículos
más vendidos en un periodo determinado, productividad y desempeño de los ejecutivos,
gastos administrativos, tendencias de los clientes, cumplimiento de metas, entre otros. Por
lo tanto, la aplicación también supondrá una optimización en la gestión administrativa de
Easy Rent, lo que supondrá un aumento en la información de entrada y la calidad de este
mismo para la toma de decisiones.
Considerando que debido a la situación nacional, la cantidad de vehículos vendidos en 2020
disminuyó un 30.6% con respecto al año 2019 y se espera que a Diciembre de 2021 las
ventas aumenten 37.7% con respecto al año 2020.
Por lo que entendemos que hay actualmente una necesidad de generar una optimización en
el proceso ya que debido al crecimiento de solicitudes de vehículos esperado, es un
requisito indispensable reducir o eliminar cualquier pérdida de tiempo, obstáculos y errores
que nos impidan llegar a las metas propuestas.
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Fuentes de datos
Las fuentes de datos a ocupar para nuestra solución BI provendrán de 3 tipos de orígenes de
datos distintos; CSV, Excel y Web.
Fuentes CSV:
- Jefes de Sucursal: Esta fuente de datos pasará por un proceso de transformación
posterior a la extracción ya que esta fuente contiene columnas como “Correo”,
“Teléfono Móvil” y “Teléfono Fijo” las cuales deben ser eliminadas ya que no son
requeridas para la solución BI.
- Tipos de Solicitud: Esta fuente de datos pasará por el proceso de extracción, para
posteriormente pasar directamente a la carga de esta fuente ya que todos los datos
de esta fuente son requeridos y son entregados en el formato correspondiente.
- Métodos de Pago: Esta fuente de datos pasará por el proceso de extracción, para
posteriormente pasar directamente a la carga de esta fuente ya que todos los datos
de esta fuente son requeridos y son entregados en el formato correspondiente.
Fuentes Excel:
- Sucursales: Esta fuente de datos pasará por un proceso de transformación posterior
a la extracción ya que esta fuente contiene una columna “Dirección” que no es
requerida para la solución BI, para finalmente realizar la carga de esta.
- Clientes: Pasara por un proceso de transformación donde se convertirá la columna
“Nombre” y se separará por el espacio en dos columnas, que se llamarán “Nombre”
y “Apellido”.
- Vehículos: Se deberá transformar el precio que viene pesos a UF, creando una nueva
columna y utilizando el valor de la UF de la tabla UF, y ya que no está relacionada
con ninguna tabla dentro del modelo, se deberá acceder a ella creando una medida
que podrá ser utilizada en la tabla vehículos para la creación de la columna.
- Solicitud: Esta tabla no requerirá de transformaciones.
- Meta Solicitud: No requerirá de transformaciones.
Fuentes Web:
- Obtendremos el valor de la UF actual desde la página web del SII. Esta fuente pasará
por un proceso de extracción y transformación ya que debemos transformar los
valores a tipos de datos numéricos.
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Modelo Relacional
- Sucursal: ID Sucursal(Relación con tabla Solicitudes), Nombre Sucursal, Dirección, ID
Jefe Sucursal.
- Meta Sucursal: ID Sucursal(Relación con tabla Sucursales), solicitudes actuales,
solicitudes esperadas, avance real, avance esperado, fecha control, solicitudes
esperadas totales mes.
- Jefes Sucursal: ID Jefe Sucursal(Relación con tabla Sucursales), nombre.
- Clientes: ID Cliente(Relación con tabla Solicitudes), nombre, apellido, rut, ID
sucursal.
- Vehículos: ID Auto(Relación con tabla Solicitudes), marca, modelo, patente, precio.
- Métodos de Pago: ID Metodo(Relación con tabla Solicitudes), nombre método.
- Tipo Solicitud: ID Tipo(Relación con tabla Solicitudes), nombre tipo solicitud.
- Solicitud (Tabla Hecho): ID solicitud, ID tipo solicitud, ID cliente, ID sucursal, ID
vehículo, ID método pago, monto, fecha creación, fecha cierre.
- Valor UF: Fecha, valor.
Indicadores
1.- Tipo de solicitud más requerida.
2.- Método de pago más utilizado.
3.- Marca de Vehiculo mas solicitada.
4.- Tiempos de respuesta solicitudes
5.- Número de solicitudes totales(Leasing/Renting y Ventas) por mes y por sucursal
6.- Número de ventas(mes) por sucursal
7- Leasing (mes) por sucursal.
8- Renting (mes) por sucursal.
9.- Número de clientes por sucursal etc.
10.- Autos con mayor y menor demanda por sucursal
11.- Autos con mayor y menor demanda global
12.- Sucursales con mayor y menor cantidad de solicitudes
13.- Sucursales que generan mayor cantidad de ingresos mensuales
14.- Cumplimiento de la meta de solicitudes mes en curso por sucursales
15.- Cumplimiento de la meta de solicitudes mes en curso global
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Descripción Gráficos para solución BI:
Gracias a la herramienta Power Bi, se generarán una serie de gráficos para reflejar la
situación de la empresa en ciertas áreas, tomando en cuenta los indicadores que le
permitirán mejorar la toma de decisiones.
El primer gráfico es de barras, y en él se determinará qué sucursal está teniendo mejor
rendimiento en cuanto a monto por solicitudes. Se podrá observar además el nombre del
jefe de la sucursal.
El segundo gráfico es circular, y en él se podrá observar que tipo de solicitud es la más
requerida, según sucursal. Se podrá aplicar filtro de fecha.
El tercer gráfico es lineal, y en él se podrá ver las proyecciones en cuanto a monto/cantidad
solicitudes comparando las reales vs las esperadas como meta.
El cuarto gráfico de dispersión y en él se podrá observar que marca de vehículo es el más
solicitado, pudiendo filtrar por modelo, así como también por sucursal.
El quinto gráfico es un tablero de indicadores, y en él se podrá visualizar distintas métricas
tales como el desempeño por sucursal, ventas anuales, cumplimiento de metas, entre otros.
El sexto gráfico es un gráfico de línea y en él se refleja la cantidad de solicitudes por mes,
pudiendo filtrar por sucursal.
El séptimo gráfico es circular, y permitirá visualizar cuál método de pago es el más utilizado
por los clientes, según sucursal. Se podrá filtrar adicionalmente según fecha y cliente.
El octavo gráfico será una tabla que permitirá visualizar cuales sucursales han cumplido o no
con la meta esperada o si la han sobrepasado. Se podrá filtrar según fechas de controles.
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Product Backlogs
Desarrollo Aplicación ER Osmos - Equipo de Desarrollo
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Product Backlogs
Desarrollo solución BI
Gestión de Plazos
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Gestión de Riesgos
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Control y Monitoreo
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Configuración del ambiente para un funcionamiento correcto de la solución
Inicialmente, se realizará el proceso de ETL en la aplicación de PowerBI, por lo que se
requiere tener instalada dicha aplicación, en la cual, se podrá realizar la carga de un archivo
csv con nombre “[Link]”. También se cargará un archivo excel con nombre
“[Link]”, y el valor de la uf obtenido desde la web de [Link]. Por lo anterior, se
requiere igualmente de acceso a internet.
El archivo excel “[Link]”, contiene 5 hojas, cada una de ellas representa una tabla.
La tabla Sucursales, tiene las siguientes columnas: ID sucursal, nombre sucursal, dirección,
ID Jefe; la tabla Clientes, tiene las siguientes columnas: ID Cliente, nombre, rut, ID sucursal;
la tabla Vehículos, tiene las siguientes columnas: ID Vehículo, marca, modelo, patente,
precio; la tabla Solicitud, tiene las siguientes columnas: ID solicitud, ID tipo, ID cliente, ID
sucursal, ID vehiculo, ID método de pago, monto, fecha creación, fecha cierre; y finalmente,
la tabla Meta Solicitud, tiene las siguientes columnas: ID sucursal, solicitudes actuales,
solicitudes esperadas, avance real, avance esperado, fecha de control, solicitudes esperadas
totales del mes.
El archivo csv “[Link]”, contiene la tabla Jefes Sucursal, donde las columnas serían: ID
jefe, nombre, correo telefono movil, teléfono fijo; la tabla Tipo Solicitud, con las columnas:
ID solicitud, tipo; la tabla Metodo Pago, con las columnas: ID Metodo, metodo. Cada
columna y dato por columna viene separado por comas.
En cuanto a la web, se utilizará la página del SII, para extraer el valor de la UF, generando
así, en el modelo, la tabla valor UF, que contendrá los campos fecha y valor.
Estas 3 fuentes de datos, serán los datos de entrada del modelo. A partir de lo anterior, se
seleccionarán los datos que serán utilizados en el modelo relacional de los datos, definiendo
las tablas: clientes, vehículos, sucursales, jefes sucursal, tipo solicitud, meta solicitud, valor
UF, método pago y solicitud , siendo esta última la tabla de hecho.
Posteriormente, se realizará la transformación de los datos, donde se filtrarán las columnas
que no sean necesarias para el modelo, así como también se cambiarán los tipos de datos
donde corresponda, y se crearán nuevas columnas, por ejemplo, a partir de la división de
una, como es el caso de aquellas que contengan el nombre de una persona.
Además deberá crearse una medida relacionada al valor de la UF, para obtener el precio de
los vehículos en UF.
Una vez que se tengan todos los datos transformados, se generarán las visualizaciones
necesarias para la solución BI.
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Manual de Uso
Estructura de la solución Power BI:
Vista Operaciones:
El Usuario podrá ingresar a la solución de Power BI y podrá ver en la vista principal la vista
de operaciones, donde podrá observar gráficos con las ventas realizadas por sucursal, donde
podrá filtrar por distintos parámetros como: estado actual de la operación, vehículo que
forma parte de la operación, rango de montos de la operación.
Vista Vehículos:
El Usuario podrá visualizar en la vista Vehículos un listado de la flota de vehículos con la que
cuenta la sucursal, obteniendo el detalle de la cantidad de vehículos disponibles por modelo
y año y su precio. También se podrá visualizar la marca de vehículo más solicitada, tanto de
manera global como filtrando por sucursal.
Vista Metas:
Dentro de la aplicación ER Osmos los Usuarios con perfil de administrador podrán configurar
metas según fechas de control determinadas. El estado actual de estas metas se podrá
observar desde esta vista, teniendo la posibilidad de filtrar por parámetros como: Se
cumplió la meta, porcentaje de cumplimiento, fecha de finalización, avance real vs avance
esperado, entre otros indicadores.
Vista Solicitudes:
Dentro de esta vista el Usuario podrá visualizar el desempeño de los diferentes sucursales
de Easy Rent, teniendo en cuenta detalles como: Nombre del jefe de sucursal, cantidad de
operaciones realizadas, tiempos de respuesta a las solicitudes, y podrá filtrar de manera
global o por sucursal, además de poder visualizar este desempeño mes a mes.
Vista Periodos:
Dentro de esta vista el Usuario podrá visualizar el desempeño de la empresa Easy Rent
según los distintos periodos, existiendo la posibilidad de filtrar por año y periodo,
obteniendo un detalle general de todas las operaciones realizadas.
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Conclusión
Antes de desarrollar el producto final a nuestros clientes, es importante saber identificar y
observar todos los elementos que forman parte del proceso de desarrollo del proyecto
abordado. Para esto, hemos desglosado de forma detallada cada uno de los factores que
impactan de forma directa e indirecta en el transcurso del desarrollo, desde la toma del
requerimiento hasta el fin del ciclo de vida y entrega final al cliente en cuestión, utilizando
como metodología ágil la metodología SCRUM.
Para realizar este análisis se observan las distintas técnicas que nos entrega la metodología
antes mencionada, la cual provee una perspectiva distinta sobre el equipo de desarrollo y
cómo se encuentra en nivel de capacidad, aptitudes, optimización, productividad y
eficiencia, entre otros factores que permiten dar un contexto al proceso diario de trabajo de
nuestros desarrolladores quienes serán artífices de la plataforma que utilizará el cliente
final. Una vez contextualizado el escenario, es necesario adoptar ciertos mecanismos y
decisiones que buscan mejorar la productividad del equipo, con el fin de asegurar un trabajo
de calidad, el cumplimiento de plazos establecidos y el uso eficiente de recursos para el
desarrollo del proyecto.
Nuestra metodología de trabajo apunta a una mejora en el desempeño del área de
desarrollo y sus distintos equipos, a través de procedimientos que permitan una toma de
decisiones consciente y participativa con nuestros cliente, procurando la entrega detallada a
la directiva (jefe de proyecto, jefe área de desarrollo, gerentes del área, etc.) del proceso
llevado a cabo para el desarrollo de la solución propuesta, entregando un diagnóstico previo
de la situación actual de la empresa, los distintos equipos que conformarán parte del
desarrollo de la solución, las distintas problemáticas que surgen a lo largo del proceso de
desarrollo de la solución y que requieren de la toma de decisiones para una solución o
mitigación, asegurando de esta forma una transparencia total con nuestros clientes y una
solución de calidad que le permita a la organización una mejora sustancial en su
productividad y su imágen corporativa con sus clientes.
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