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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento: Compras
CODIGO: MP-FRAC-01
Proceso: Compras
Emite: Área de compras Revisión: (#1) fecha: 27-08-2020
1. OBJETIVO
Facilitar y asegurar la adquisición de bienes y servicios; garantizar el cumplimiento de los principios de
legalidad, transparencia, economía y equidad para el proveedor y la entidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento es responsabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera y debe ser acatado por
los procesos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad.
3. RESPONSABILIDADES
Realizar las compras para abastecer la organización con los insumos y materia prima necesarias para
continuar la producción.
3.1 Responsable: Gerente de compras
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN
1. El procedimiento de compras inicia con la identificación
de la necesidad en el área respectiva
2. El director de área, revisa en registros previos de
compras, si el producto ya ha sido cotizado. En caso de ser
positiva la respuesta continua con la actividad tres (3). De
lo contrario continua con la actividad cuatro (4).
3. El director se comunica con el proveedor, con el
propósito de verificar si éste mantiene precio de venta
vigente de acuerdo con la cotización previa. Si la
respuesta es positiva, se continua con la actividad seis
(6), de lo contrario se continua con la actividad cuatro (4)
4. Se identifican los proveedores que se van a solicitar, una
vez identificados, el director de área responsable diligencia
el formato de solicitud de cotización.
5. Se hace cuadro comparativo de las ofertas presentadas y
se lleva al área Administrativa y Financiera para que sea
aprobada o desaprobada según el caso.
6. Se selecciona la de menor valor, siempre que cumpla con
la totalidad de los requisitos. Si hay un empate se informa
a los proveedores para que se presenten y se realiza el
desempate, el cual quedara soportado mediante un acta.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento: Compras
CODIGO: MP-FRAC-01
Proceso: Compras
Emite: Área de compras Revisión: (#1) fecha: 27-08-2020
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN
7. Una vez Seleccionado el proveedor, el director de área
responsable solicita la orden de servicio o la elaboración de
contrato a través del formato "Solicitud de elaboración de
contratos”
La orden de servicio debe ser entregada por el Asistente de
Tesorería, con los datos de fecha, proveedor y NIT del
proveedor pre-diligenciados. Por su parte, el director de
área la termina de diligenciar con los datos precisos del
producto a comprar, para posterior autorización de la
Dirección Administrativa la orden de servicio con los
respectivos soportes de cotizaciones (Solicitud de
cotización, cotizaciones y Evaluación de cotización de
proveedores) deben ser entregadas al asistente de
tesorería
8. La recepción de los productos comprados con sus
respectivas facturas, la realiza el Asistente de tesorería,
quien se pone en contacto con el Director del área que
realiza la compra, con el fin de inspeccionar el producto
comprado. Cuando el producto comprado cumple con los
requisitos especificados en la Orden de compra, se deja
registro así: El asistente de tesorería firma y recibe la
factura del proveedor y el Director de área que realiza la
compra o su delegado, firma la orden de servicios en el
espacio “recibido a satisfacción” .En caso de que el
producto no cumpla con las especificaciones, se procede a
hace la devolución al proveedor reportando a la Dirección
Administrativa y Financiera la anomalía, con el fin de que
se deje constancia en el registro de No conformidad.
9. Si el producto recibido es conforme a los requisitos
especificados, aprueba la recepción, y se inicia el proceso
de pago en el área financiera.
5. FRECUENCIA DE LAS COMPRAS
Mensual
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del procedimiento: Compras
CODIGO: MP-FRAC-01
Proceso: Compras
Emite: Área de compras Revisión: (#1) fecha: 27-08-2020
6. ANEXOS QUE SE DEBEN INCLUIR EN LA DOCUMENTACIÓN
1. Solicitud de Cotización Anexo
2. Evaluación de cotización proveedores Anexo
3. Solicitud de elaboración de contratos Anexo
4. Formato resultados proceso de cotización Anexo
5. Instructivo Evaluación de proveedores Anexo
6. Formato evaluación de proveedores Anexo
7. Instructivo para la elaboración de contratos Anexo
8. Instructivo de caja menor
