Control
Concepto e importancia de control
El control en el proceso administrativo es la evaluación y medición de la ejecución de los
planes, con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas
necesarias. Permite que las actividades y procesos en las empresas se efectúen de la mejor
manera y se puedan solventar los problemas que surjan, así como obtener aprendizajes a
partir de la realización de estos procesos para poder hacer mejoras a futuro.
Las organizaciones deben tener control administrativo para garantizar su correcto
funcionamiento y eficiencia. Alcanzar esto les permitirá incrementar ganancias, reducir
costos y ofrecer un mejor producto o servicio a sus clientes.
Existen tres tipos de control administrativo: control preventivo, que se realiza antes de
aplicar alguna acción, su función es garantizar que ésta se pueda llevar a cabo sin correr
algún riesgo, se debe verificar que todos los recursos necesarios estén disponibles teniendo
en cuenta los costos que deberán asumirse; control concurrente, que se efectúa durante los
procesos y su función es comprobar que se desarrollen de manera óptima asegurándose que
no se comprometa la calidad o seguridad y, por último, el control posterior, una vez
finalizado el proceso o actividad se obtiene información acerca del desempeño de éste y las
posibles mejoras que se puedan implementar.
Principios de control
1. Equilibrio. Para cada grado de delegación conferido debe establecerse el grado del
control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos para verificar que se cumpla con la responsabilidad conferida y que la
autoridad se ejerza.
2. Indicadores o estándares. Los indicadores de actuación o estándares sirven de
patrón para evaluar los resultados. La efectividad del control está en relación directa
con la precisión de los indicadores, ya que estos permiten la ejecución de los planes
dentro de ciertos límites, minimizando errores y, consecuentemente, evitando
pérdidas de tiempo y dinero.
3. Oportunidad. El control que no es oportuno carece de validez y no cumple con su
propósito: Para que sea eficaz, requiere ser oportuno y propiciar que se aplique
antes de que se efectúen errores, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas con anticipación. Es indispensable que los controles existan en tiempo y
forma.
4. Desviaciones. Las no conformidades o desviaciones que se presentan en relación
con los planes deben ser analizadas, para detectar las causas que las originaron a fin
de tomar las medidas necesarias para evitarlas.
5. Costeabilidad. Un sistema de control debe justificar el costo que representa en
tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Solo deberá
implantarse si su costo se justifica ante los resultados esperados.
6. Excepción. El control debe aplicarse preferentemente a las actividades
excepcionales y representativas a fin de reducir costo y tiempo con la finalidad de
aplicarlo a funciones estratégicas. Es necesario que en una empresa se utilice la
estadística como un medio de control por excepción.
7. Función controlada. El responsable de aplicar el control no debe estar involucrado
con la actividad a controlar. La función controladora por ningún motivo debe
comprender a la función controlada, ya que el control pierde efectividad.
Etapas de control
Determinar estándares y objetivos: en este primer paso se debe establecer el objetivo de
la medición, determinando cuáles son los valores que se esperan obtener al realizar la
evaluación del proceso. A partir de ellos se sabrá si el proceso ha resultado o no.
Hacer la evaluación: tomando en cuenta los valores que se esperan, según lo establecido
en los estándares, se realiza la evaluación del proceso o actividad.
Comparar los valores: una vez que se tiene la medición, es posible comparar los valores
con los estándares o mediciones anteriores, para determinar si se está haciendo bien o no.
Retroalimentación y toma de decisiones: según el resultado al comparar los valores, se
podrán hacer ajustes en los procesos. El objetivo es corregir las debilidades y asegurarse de
mantener las fortalezas del control administrativo.
Tipos del control o fases
Fase 1: Establecer estándares. En esta fase inicial se afinan y definen los parámetros de
medición o evaluación, sin los cuales sería imposible saber qué tan bien o mal sale el
producto. Esto implica cuatro tipos de estándares: de cantidad (volumen de producción,
cantidad de existencias, etc.), de calidad (exactitud, logro del producto), de tiempo (tiempos
de producción) y de costos (costo de ventas, costos de producción, etc.).
Fase 2: Evaluación del desempeño. La medición propiamente dicha de los procesos
organizacionales.
Fase 3: Comparación de desempeño. Se cotejan los márgenes esperados del desempeño
con aquellos obtenidos, se los compara con los estándares iniciales para determinar el
margen de éxito u error.
Fase 4: Acción correctiva. Se elabora un informe que registre todo lo anterior y se arrojan
las acciones necesarias para mejorar o perfeccionar el proceso, como determinar a qué
altura de la estructura empresarial están los problemas y cuáles son sus posibles soluciones.
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