Introducción a las consultas
Con las consultas, es más fácil ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una base de datos de Access. Otros
motivos para usar consultas:
Encontrar datos específicos rápidamente, filtrándolos según criterios concretos (condiciones)
Calcular o resumir datos
Automatizar tareas de administración de datos como, por ejemplo, revisar de vez en cuando los datos
más actuales.
Obtener un conjunto más sólido de opciones de consulta cuando se trabaja con una base de datos de
escritorio de Access, pero aplicaciones de web Access ofrecen algunas de las opciones de consulta que se
muestra a continuación. Para obtener más información acerca de aplicaciones de web Access, la nueva clase
de base de datos de diseño con Access y publicación en línea, vea crear una aplicación de Access.
Nota Si quiere poner en práctica las consultas de los ejemplos, use una base de datos de escritorio de
Access.
Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellos
Crear una consulta de selección
Crear una consulta de parámetros
Crear una consulta de totales
Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas
Crear una consulta de creación de tabla
Crear una consulta de datos anexados
Crear una consulta de actualización
Crear una consulta de eliminación
Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellos
En una base de datos bien diseñada, los datos que se quieren plasmar en un formulario o informe suelen
estar repartidos en varias tablas. Con una consulta, se puede extraer información de diversas tablas y
ensamblarla para mostrarla en el formulario o informe. Una consulta puede servir para pedir resultados de
datos de la base de datos, para llevar a cabo una acción relativa a los datos o para ambas cosas. También
sirve para obtener una respuesta a una pregunta sencilla, efectuar cálculos, combinar datos de distintas
tablas o agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos. Dada su enorme versatilidad, existen
muchos tipos de consulta y el tipo que se cree depende de la tarea que quiera realizarse.
Principales tipos de
Usar
consulta
Seleccionar Para recuperar datos de una tabla o hacer cálculos.
MANUAL AVANZADO ACCESS 2016 – ALFREDO RICO - RICOSOFT 165
Principales tipos de
Usar
consulta
Agregar, cambiar o eliminar datos. Cada tarea tiene un tipo específico de consulta de
Acción
acciones. Las consultas de acciones no están disponibles en las aplicaciones de Access.
Crear una consulta de selección
El tipo de consulta de selección es la opción adecuada si tiene intención de revisar datos de solo algunos
campos de una tabla, revisar datos de varias tablas a la vez o, sencillamente, ver los datos de acuerdo con
determinados criterios. Para más información, vea Crear una consulta de selección.
Revisar los datos de determinados campos
Por ejemplo, si la base de datos tiene una tabla con mucha información sobre productos y quiere repasar
una lista de los productos y sus precios, así es como podría crear una consulta de selección para obtener
únicamente los nombres de producto y sus respectivos precios:
1. Abra la base de datos y, en la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro Mostrar tabla, en la pestaña Tablas, haga doble clic en la tabla Productos y luego cierre
el cuadro de diálogo.
3. Supongamos que en la tabla Productos tenemos los campos Nombre de producto y Precio listado.
Haga doble clic en Nombre de producto y Precio listado para agregar estos campos a la cuadrícula
de diseño de la consulta.
4. En la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y muestra una lista de productos y
sus precios.
Revisar los datos de varias tablas relacionadas a la vez
Por ejemplo, tiene una base de datos de una tienda de comestibles y quiere repasar los pedidos de los
clientes que viven en una determinada ciudad. Los datos de los pedidos y los clientes están almacenados en
dos tablas denominadas Clientes y Pedidos, respectivamente. Cada tabla tiene un campo de Id. de cliente,
que forma la base de una relación de uno a varios entre las dos tablas. Puede crear una consulta que devuelva
los pedidos de los clientes de una determinada ciudad, como Las Vegas, del modo siguiente:
1. Abra la base de datos. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la pestaña Tablas, haga doble clic en Clientes y luego en
Pedidos.
3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Fíjese en la línea (denominada combinación) que conecta
el campo Id. de la tabla Clientes con el campo Id. de cliente de la tabla Pedidos. Esta línea muestra la
relación entre las dos tablas.
4. En la tabla Clientes, haga doble clic en Compañía y en Ciudad para agregar estos campos a la
cuadrícula de diseño de la consulta.
5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Ciudad, desactive la casilla de la fila Mostrar.
6. En la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Las Vegas.
Desactivar la casilla Mostrar hace que la consulta no muestre la ciudad en los resultados, y escribir
Las Vegas en la fila Criterios indica que quiere ver solo los registros en los que el valor del campo
Ciudad sea Las Vegas. En este caso, la consulta devuelve solo los clientes de Las Vegas. No es
necesario mostrar un campo para usarlo con un criterio.
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7. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de pedido y en Fecha de pedido para agregar estos campos
a las siguientes dos columnas de la cuadrícula de diseño de la consulta.
8. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra
una lista de pedidos de los clientes de Las Vegas.
9. Presione CTRL+G para guardar la consulta.
Crear una consulta de parámetros
Si quiere iniciar variaciones de una consulta concreta con frecuencia, considere la posibilidad de usar una
consulta de parámetros. Cuando inicia una consulta de este tipo, la consulta pide los valores de los campos
y, después, usa los valores especificados para crear los criterios de la consulta.
Nota Las consultas de parámetros no se pueden crear en las aplicaciones de Access.
Siguiendo con el ejemplo anterior, en el que aprendió a crear una consulta de selección que devuelve los
pedidos de los clientes de Las Vegas, puede modificar dicha consulta para que le pida que especifique la
ciudad cada vez que se inicie. Para poner esto en práctica, abra la base de datos que creó en el ejemplo
anterior:
1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta denominada Pedidos por
ciudad (que creó en la sección anterior) y después haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, elimine Las Vegas
y después escriba [¿Qué ciudad?].
La cadena [¿Qué ciudad?] es la petición de parámetros. Los corchetes indican que quiere que la
consulta pida información y el texto (en este caso, ¿Qué ciudad?) es la pregunta que aparece en la
petición de parámetros.
Nota No se pueden usar ni puntos (.) ni signos de exclamación (!) como texto en el mensaje de petición de
parámetros.
1. Active la casilla en la fila Mostrar de la columna Ciudad para que se muestre la ciudad en los
resultados de la consulta.
2. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta le pide que escriba
un valor en Ciudad.
3. Escriba Nueva York y presione ENTRAR para ver los pedidos de los clientes de Nueva York.
¿Qué ocurre si no sabe qué valores puede especificar? Puede usar caracteres comodín como parte
del mensaje:
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y después en Vista Diseño.
5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Como
[¿Qué ciudad?]&"*".
En esta petición de parámetros, la palabra clave Como, el símbolo de la Y comercial (&) y el asterisco
(*) entre comillas permiten al usuario escribir una combinación de caracteres, incluidos caracteres
comodín, para que se devuelva una gran variedad de resultados. Por ejemplo, si el usuario escribe *,
la consulta devolverá todas las ciudades; si el usuario escribe L, la consulta devolverá todas las
ciudades que empiecen por la letra “L” y, si el usuario escribe *s*, la consulta devolverá todas las
ciudades que contengan la letra “s”.
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